Projektmanager und Führungskräfte tragen mindestens drei Ängste in sich: Budgetüberschreitungen, entgleiste Projektfortschritte und künstliche Intelligenzsysteme, die die Kontrolle übernehmen!
Die ersten beiden gehören zum Job, aber müssen Sie sich um die letzte Angst kümmern?
Gartner hat vorausgesagt, dass künstliche Intelligenz die Kontrolle übernehmen wird und 80 % der Aufgaben des Projektmanagements eliminieren .
Doch bevor die KI-Angst die Oberhand gewinnt, denken Sie daran: KI wird Projektmanager nicht ersetzen.
Stattdessen können Sie mit künstlicher Intelligenz zusammenarbeiten und Aufgaben delegieren, um Ihren Workload zu verringern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie künstliche Intelligenz dazu bringen können, für Sie zu arbeiten und nicht gegen Sie.
Die Rolle der KI im Projektmanagement
Haben Sie sich nicht schon immer einen Assistenten gewünscht, der die "nicht so angenehmen" administrativen Aufgaben übernimmt, damit Sie es nicht tun müssen? KI im Projektmanagement bietet genau diesen Vorteil.
Ein Beispiel, ClickUp ist ein All-in-One projektmanagement-Lösung das:
- Mitarbeiter dazu motiviert, mehr zu erledigen, indem sie alltägliche Aufgaben für sie abschließt
- Die Kosten durch die Vermeidung von Fehlern und Nacharbeit und die Freisetzung von Ressourcen senkt
- Konsistente Markenerlebnisse mit einheitlichen Ergebnissen liefert - schulen Sie die KI gut, und sie wird ihr Gedächtnis mit dem richtigen Kontext aktualisieren, um es auf alle ähnlichen Projekte anzuwenden
Diese "neue Technologie" wird Ihren Workflow effizienter machen und die Produktivität steigern. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, "wie".
1. Automatisierung von Routineaufgaben
Künstliche Intelligenz eignet sich hervorragend zur Beseitigung von Routineaufgaben. Durch die Integration von KI-Technologien können Unternehmen Prozesse wie Zeitplanung, Ressourcenzuweisung und Risikomanagement rationalisieren und so letztlich die Effizienz und Produktivität im Projektmanagement verbessern.
Beispiele aus der Praxis für die Automatisierung von Aufgaben durch KI
- Siemens: Siemens setzt KI ein, um die Planung von Projekten und die Ressourcenzuweisung zu verbessern. Durch die Analyse von Verlaufsdaten können ihre KI-Systeme die Zeitleisten von Projekten genau vorhersagen und den Ressourceneinsatz optimieren, was zu besseren Projektergebnissen und höherer Effizienz führt
- Shell Oil Company: Shell setzte KI ein, um die Wartungsplanung bei Offshore-Bohrungen zu optimieren. Die KI analysiert Sensordaten und Verlaufsdaten, um Ausfälle von Anlagen vorherzusagen, was eine proaktive Wartung ermöglicht und Ausfallzeiten erheblich reduziert
- JPMorgan Chase: Die Bank setzt KI für Vertragsprüfungen ein. Mithilfe der Verarbeitung natürlicher Sprache extrahiert die KI schnell Schlüsselinformationen aus Rechtsdokumenten, was die Verhandlungen beschleunigt und den Zeitaufwand für Überprüfungen reduziert
Die Auswahl der richtigen Tools für bestimmte Aufgaben zu automatisieren kann eine Herausforderung sein. Vergessen wir nicht, dass die manuelle Integration jedes Modells in verschiedene Workspaces nicht den Workload eines Projektmanagers nicht verringert .
Aber ClickUp Automatisierungen kann! Die kostenlose Projektmanagement-Software bietet mehr als 100 Vorlagen für die Automatisierung verschiedener Geschäftsabläufe. Nachdem Sie sich bei ClickUp angemeldet haben, können Sie sogar benutzerdefinierte Automatisierungssequenzen ohne Code mit einfachen Wenn-Dann-Anweisungen erstellen.
Instanzen, die auf Kundenfeedback reagieren oder Lieferanten auf dem Laufenden halten, sind zeitaufwändig. Mit ClickUp können Sie E-Mail-Automatisierungen einrichten, um Autoresponder für eingehende E-Mails zu versenden und so Zeit zu sparen.
Nutzen Sie ClickUp Automatisierungen als Komplettlösung für alle sich wiederholenden Aufgaben
ClickUp Automatisierungen übernehmen auch Aktionen wie das Verschieben von Aufgaben in neue Listen, wenn sich ihr Status ändert. Sie können automatisch Aufgaben zuweisen, Kommentare posten und Status aktualisieren und so effiziente Arbeitsabläufe sicherstellen.
Automatisieren Sie Marketingkampagnen, generieren Sie KI-Chat-Zusammenfassungen, schreiben Sie automatische StandUps, richten Sie Audit-Protokolle ein und führen Sie KI-gesteuerte Analysen durch - alles in einem einzigen Tool!
Und was noch? Sie müssen wiederholende Aufgaben nicht jedes Mal neu erstellen. Mit ClickUp wiederholen sie sich in festgelegten Intervallen, was Zeit spart und menschliche Fehler reduziert.
Als Projektmanager wissen Sie vielleicht nicht, wie Sie Workflows überhaupt automatisieren können. ClickUp Gehirn ist hier, um zu helfen! Schreiben Sie einfach eine Aufforderung in einfachem Englisch, und ClickUp Brain wird eine detaillierte, benutzerdefinierte Automatisierung des Workflows erstellen, die Ihren Anweisungen entspricht.
ClickUp Brain
Mit ClickUp Brain können Sie auch:
- Zugriff auf den KI Knowledge Manager, um Ihre Fragen zu Aufgaben, Dokumenten und sogar Personen in Ihrem ClickUp-Workspace zu beantworten
- Fortschrittsaktualisierungen und Kommunikation mit dem AI Project Manager automatisieren
- Generieren Sie Inhalte mit dem AI Writer for Work, egal ob es sich um den Projektumfang, Projektchartas, Projektziele oder andere wichtige Dokumentationen handelt
- Erstellen benutzerdefinierter Vorlagen zur schnellen Nachverfolgung von Routineaufgaben und zur Steigerung der Produktivität
Zu erledigen, ohne den Datenschutz zu verletzen, sicher automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben mit vollständiger Sicherheit abschließen.
Nutzen Sie ClickUp Brain, um informiert zu bleiben, Aufgaben zu automatisieren und den Fortschritt in Ihrem ClickUp-Workspace zu überwachen, ohne die Sicherheit Ihrer Daten zu gefährden
2. Datenanalyse und Berichterstellung
Projektmanager verbringen unzählige Stunden damit, Budgets zu planen, den Fortschritt des Teams zu überwachen und Herausforderungen zu meistern. Auch wenn das Chaos unvermeidlich ist, können Sie den Fortschritt des Projekts ständig überwachen und schnell handeln, um mögliche Verzögerungen zu vermeiden.
KI-Tools können beispielsweise den Budgetierungsprozess automatisieren, indem sie Verlaufsdaten analysieren, um künftige Kosten vorherzusagen und mögliche Überschreitungen zu erkennen, bevor sie auftreten. Sie können auch die Nachverfolgung des Projektfortschritts in Echtzeit ermöglichen, so dass Projektmanager Verzögerungen oder Probleme erkennen können, sobald sie auftreten. Sie können automatische Warnungen erhalten, wenn die Ausgaben vom Budget abweichen oder Meilensteine des Projekts nicht eingehalten werden.
Hier kommen Tools wie ClickUp Dashboards kommen herein. Dashboards helfen Ihnen, Daten durch Listen, Karten, Diagramme und Grafiken zu visualisieren. Sie können benutzerdefinierte Dashboards zur Nachverfolgung von Projekten, zur Überwachung der Abwanderungsrate und zur Umsatzprognose erstellen - ohne die monotone (und schwierige) Arbeit mit Tabellenkalkulationen.
Benutzerdefinierte ClickUp Dashboards zur Kommunikation und Visualisierung von Daten
Dashboards nehmen Ihnen die mühsame Datenanalyse ab und ermöglichen es Ihnen, vorausschauende Analysen durchzuführen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. So können Sie beispielsweise die Zeitleisten von Projekten nachverfolgen und wichtige Metriken wie die Ressourcenzuweisung in Echtzeit überwachen.
Sie können Ihre ClickUp Benachrichtigungen benutzerdefiniert einstellen, um Benachrichtigungen zu erhalten, die auf bestimmten Auslösern basieren. Dazu gehören Benachrichtigungen für wichtige Aufgaben, Kommentare, Fälligkeitsdaten und Änderungen der Priorität. Jeder Benutzer kann seine Präferenzen auf seine Bedürfnisse in jedem Workspace abstimmen und so gezielt festlegen, was für ihn eine "kritische" Benachrichtigung darstellt.
3. KI-Assistent für die Erstellung von Projektdokumentation
Ein Projektmanager muss Daten sammeln, um potenzielle Herausforderungen, Fallstricke und Engpässe vorherzusagen. Vielleicht kennen Sie bereits den mühsamen Prozess der Sammlung und Organisation von Berichten aus 20 Jahren.
In diesen Fällen ist die Verwendung von KI für die Dokumentation kann die Erfassungs- und Kompilierungszeit um die Hälfte oder mehr reduzieren.
Nehmen wir als Beispiel die Aufgabe der Erstellung von Berichten über Geschäfte.
Die Projektleiter müssen Daten sammeln, Trends analysieren und Schwachstellen aufdecken. Dieser Prozess dauert mehrere Tage und kann immer noch unvollständig sein.
Mit ClickUp Brain können Sie jedoch Finanz- und Marketingdatenbanken, CRM-Systeme, Mitarbeiterleistungen und andere notwendige Bereiche in wenigen Minuten analysieren.
Die KI durchforstet diese Daten fein säuberlich und reduziert dabei den manuellen Arbeits- und Zeitaufwand. Anschließend fasst sie die wichtigsten Erkenntnisse und Einsichten zusammen und präsentiert einen tiefen Einblick in die Daten. Das Ergebnis ist ein fehlerfreier Geschäftsbericht mit Trends, Erkenntnissen, Projektzusammenfassungen, Finanzen und detaillierten Arbeitsabläufen.
Darüber hinaus können Sie KI-gestützte Korrektur-Tools wie Grammarly verwenden, die auf natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) basieren, um die Klarheit der projektbezogenen Kommunikation zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass KI datengestützte Erkenntnisse liefert, die Projektmanagern helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie kann mehrere Szenarien analysieren und auf der Grundlage der aktuellen Projektdynamik optimale Vorgehensweisen empfehlen.
Aber bedenken Sie, dass dies kein einmaliger Vorteil ist. KI-Systeme lernen aus jedem Projekt und verfeinern ihre Algorithmen mit der Zeit. Dieser kontinuierliche Lernprozess trägt dazu bei, künftige Projektergebnisse zu verbessern, indem Lehren aus vergangenen Erfahrungen gezogen werden.
*Lesen Sie auch: 6 Arten von Methoden zur Prozessverbesserung
Grenzen der KI im Projektmanagement
Obwohl die Anwendungen von KI im Projektmanagement geradezu revolutionär erscheinen, sind wir noch weit davon entfernt, dass KI die Projektmanager ersetzt. Sie glauben uns nicht? Wir zeigen Ihnen, warum:
1. Mangelndes menschliches Urteilsvermögen
KI-Systeme sind hervorragend in der Lage, sich wiederholende Aufgaben im Projektmanagement zu bewältigen, aber im Gegensatz zu menschlichen Projektmanagern können sie keine komplexen, fundierten Entscheidungen treffen. KI kann nur mit den ihr zur Verfügung gestellten Daten arbeiten und ist nicht in der Lage, ethische Nuancen, den Kontext oder die emotionale Intelligenz zu berücksichtigen - alles Dinge, die für eine effektive Entscheidungsfindung in Echtzeit entscheidend sind.
Wenn zum Beispiel ein Entwickler ständig mit Aufgaben überlastet ist, erkennt eine KI möglicherweise nicht das Potenzial für Burnout oder eine sinkende Arbeitsmoral. Ein menschlicher Projektmanager würde diese emotionalen und ethischen Faktoren in Betracht ziehen und sich möglicherweise für eine Umverteilung der Aufgaben entscheiden, um das Wohlbefinden des Teams zu erhalten.
Projektleiter sollten Folgendes beachten KI als tool für Produktivität aber jede Aktion genau überwachen, um sicherzustellen, dass menschliche Intuition und Fachwissen im Mittelpunkt bleiben.
2. Kreativität und Innovation
Wie Fei-Fei Li, ein amerikanischer Computerwissenschaftler, sagt:
Künstliche Intelligenz ist kein Ersatz für menschliche Intelligenz; sie ist ein tool, um menschliche Kreativität und Erfindungsgabe zu verstärken.
Fei-Fei Li, amerikanischer Informatiker
KI kann Aufgaben erfüllen und Arbeitsabläufe optimieren, aber sie kann nicht selbständig innovativ sein. Es liegt an Ihnen, dem Projektleiter, KI-Tools kreativ einzusetzen, um Ziele zu erreichen.
KI kann die Entscheidungsfindung unterstützen, aber das Management von Interessengruppen und die Pflege von Beziehungen sind Rollen, die am besten von Menschen wahrgenommen werden.
Die Grenzen der KI sind klar, wenn es um unabhängige Kreativität geht.
Zum Beispiel in einem Beitrag über die Insider-Geschichte von ChatGPT die in der MIT Technology Review veröffentlicht wurde, erörterten die Entwickler von OpenAI die Grenzen von ChatGPT:
- ChatGPT ist voreingenommen und weiß es nicht besser, wenn man es ihm nicht sagt
- Es kann zwar schlechte Anfragen ablehnen, ist aber sehr leicht zu manipulieren, indem man verschiedene Prompts verwendet
- Es kann sachlich falsch sein
Es ist bekannt, dass das OpenAI Team ständig die Eingaben der Benutzer überwacht, um das Innenleben von ChatGPT zu verbessern. So wird die KI durch die Notwendigkeit eingeschränkt, ihr vorhandenes Wissen anzupassen, um Erkenntnisse und Antworten zu produzieren.
In der Zwischenzeit können Manager spontan neue Ansätze entwickeln, um unvorhergesehene Herausforderungen zu lösen, was sie unglaublich vielseitig und wertvoll macht.
3. Sicherheit der Daten
Projektmanagement tools haben oft mit sensiblen Daten zu tun, z. B. mit Finanzunterlagen oder internen Unternehmensrichtlinien. KI-Systeme lernen aus Daten, um Prozesse zu optimieren, weshalb Projektmanager der Integration von KI-Anwendungen mit vertraulichen Informationen skeptisch gegenüberstehen.
Um den Ruf des Geschäfts zu schützen, sollte die Unternehmensleitung auf Datenverschlüsselung achten und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherstellen. Wählen Sie nur KI-Tools aus, die mit den Datenschutzprotokollen übereinstimmen.
Lesen Sie auch: 3 Projektmanagement-Tipps für vielbeschäftigte Manager + eine kostenlose Vorlage
Das menschliche Element im Projektmanagement
Projektmanager spielen eine entscheidende Rolle für das Wachstum, den Umsatz und den Gesamterfolg eines Unternehmens. KI kann zwar zur Entlastung beitragen, aber menschliche Eigenschaften wie Führung, Kreativität und emotionale Intelligenz nicht ersetzen:
1. Führungsqualitäten und Motivation
Beim Projektmanagement geht es nicht nur um Tabellenkalkulationen und Fristen, sondern auch um Menschen. Projektmanager bringen Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Hintergründen zusammen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Hier erfahren Sie, wie effektive Projektleiter ihre Teams inspirieren:
- Sie beteiligen sich aktiv an Projekten, um alle Beteiligten zu einer gemeinsamen Vision zu führen
- Ermutigen Sie Gruppenbeiträge gegenüber individuellem Aufwand
- Hören Sie aufmerksam zu, um die Sichtweise der einzelnen Mitglieder des Teams zu verstehen
- Kommunizieren Sie mit den Beteiligten, um Missstände zu beheben und Vertrauen aufzubauen
Die Rolle des Projektmanagers bei der Motivation des Teams kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. KI kann viele Prozesse automatisieren, aber sie kann die emotionale und psychologische Unterstützung eines menschlichen Leiters nicht ersetzen.
Projektmanager schaffen Vertrauen und steigern die Moral, indem sie die Leistungen des Einzelnen anerkennen und auf die Belange des Teams eingehen.
Stellen Sie sich ein Projektteam vor, das vor einer bedeutenden Veränderung steht, z. B. der Einführung einer neuen Technologie oder der Verlagerung von Projektzielen. Ein KI-Tool könnte Effizienzgewinne oder Produktivitätssteigerungen aufzeigen, aber nur der Projektleiter kann dem Team helfen, Unsicherheiten und Ängste im Zusammenhang mit der Veränderung zu überwinden.
Ein Projektmanager kann das Team effektiv durch den Übergang führen, indem er die Vision hinter der Veränderung vermittelt, Beruhigung bietet und das Gefühl der Beteiligung fördert.
KI kann diese Art von emotionalem Support nicht bieten.
2. Lösung von Konflikten
Konflikte sind unvermeidlich, wenn man mit einer Gruppe unterschiedlicher Menschen zusammenarbeitet. Eine wirksame Kommunikation ist für die Beilegung von Meinungsverschiedenheiten und den Zusammenhalt im Team unerlässlich.
Die ClickUp Vorlage für interne Kommunikation kann Projektmanagern helfen, dies zu erreichen, indem sie Aktualisierungen, Änderungen, Herausforderungen und Ergebnisse organisiert.
Sie können diese Vorlage benutzerdefiniert an Ihre Bedürfnisse anpassen, und Projektmanager können sie nutzen, um Konflikte am Arbeitsplatz mit einem einzigen Update zu minimieren.
ClickUp Vorlage für interne Kommunikation
Die Vorlage hilft Ihnen:
- Nachverfolgung der internen Kommunikation mit Beschreibungen wie "genehmigt" oder "geplant"
- Visualisierung von Kommunikationsdaten zum besseren Verständnis
- Datenattribute nach Ihren Bedürfnissen benutzerdefiniert zu gestalten
Die Vorlage kann helfen, Anzeichen von Konflikten frühzeitig zu erkennen, indem sie die Kommunikationsmuster des Teams analysiert und negative Stimmungen aufzeigt. Die Lösung dieser Konflikte erfordert jedoch eine menschliche Note.
Projektmanager können den Kontext hinter dem Konflikt interpretieren, die Beweggründe der einzelnen Parteien verstehen und eine Lösung vermitteln, die KI möglicherweise nicht erreichen kann.
3. Emotionale Intelligenz
KI kann weder emotionale Nuancen interpretieren noch Intuition einsetzen - Eigenschaften, die für eine effektive Führung grundlegend sind. Projektmanager hingegen können ihre emotionale Intelligenz nutzen, um die Dynamik von Teams zu verstehen, Einzelpersonen zu motivieren und ein gesundes Arbeitsumfeld zu fördern.
KI kann zum Beispiel nicht erkennen, wenn ein Mitglied des Teams aufgrund persönlicher Probleme Probleme hat. Ein Projektmanager hingegen kann sie unterstützen und auf ihre Bedürfnisse eingehen und so einen einfühlsamen Arbeitsplatz schaffen.
Einfühlungsvermögen ist der Eckpfeiler einer effektiven Führung. Projektmanager müssen sich mit den Erwartungen und Bedenken der Beteiligten auseinandersetzen, konkurrierende Anforderungen ausgleichen und gleichzeitig das Projekt auf Kurs halten.
Dies erfordert ein tiefes Verständnis des menschlichen Verhaltens, das KI nicht nachbilden kann.
Lesen Sie auch: 9-Punkte-Checkliste zum Projektmanagement für Manager
Wie KI die Zukunft des Projektmanagements gestaltet
KI prägt bereits die Art und Weise, wie wir Projekte managen; es wird noch viel mehr kommen.
Die jüngste McKinsey Global Survey ergab, dass 65% der Befragten gaben an, dass ihre Unternehmen regelmäßig generative KI einsetzen.
Die Hälfte der Befragten gab außerdem an, dass ihre Unternehmen KI in mindestens zwei Funktionen des Business eingesetzt haben und mit den daraus resultierenden Kostensenkungen und Umsatzsteigerungen zufrieden sind.
Die KI-Revolution wird das Projektmanagement in den kommenden Jahren nachhaltig beeinflussen:
1. KI als Ergänzung, nicht als Ersatz
👀 Wussten Sie schon? 51% der Arbeitnehmer weltweit über alle Sektoren und Rollen hinweg glauben, dass sich KI in den nächsten fünf Jahren positiv auf ihre Arbeit auswirken wird.
Die Menschen haben KI entwickelt, um Menschen zu unterstützen, nicht um sie zu ersetzen. Projektmanager können KI nutzen KI-Tools für das Projektmanagement wie ClickUp Brain, um effizienter zu arbeiten, sich wiederholende Aufgaben zu erledigen und sich auf strategischere Aspekte ihrer Projekte zu konzentrieren.
ClickUp Brain kann zum Beispiel automatisch Notizen für Meetings erstellen oder Diskussionen zusammenfassen. Anstatt Zeit mit dem Durchsuchen von Notizen zu verschwenden, kann KI dabei helfen, prägnante und formatierte Inhalte in wenigen Minuten zu erstellen, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf Innovationen zu konzentrieren.
_ClickUp Brain ist für uns der nächste Schritt, um die Effizienz in jedem Team zu steigern. Die Anwendungen für das Wissensmanagement sind enorm
alexander Haywood, Geschäftsführer, Yggdrasil Gaming
2. Integration von KI-Tools
Sie können Ihre KI-Tools in Ihren Arbeitsplatz integrieren, um Folgendes zu automatisieren aufgabenverwaltung für Ihr Team und sich selbst.
Informieren Sie die Mitglieder des Teams, welche Aufgaben eine hohe Priorität haben. Die ClickUp Eisenhower Matrix Vorlage können Sie Aufgaben zur besseren Entscheidungsfindung in die Kategorien "Zu erledigen", "Planen", "Delegieren" oder "Löschen" einteilen.
Auch die Verwaltung täglicher Aufgaben ist eintönig und zeitaufwändig. ClickUp's 1000+ Integrationen machen es mühelos möglich, ClickUp mit anderen beliebten Tools zu koppeln, um eine bessere Zusammenarbeit zu gewährleisten und Verwirrung zu vermeiden.
Steigern Sie die Produktivität am Arbeitsplatz mit 1000+ ClickUp Integrationen
Das Ergebnis? Sie müssen nicht mehr mit mehreren Tools und Plattformen jonglieren, um KI zu nutzen.
Im Zuge der Weiterentwicklung der KI sind sogar noch fortschrittlichere Features zu erwarten, z. B. KI-gestützte virtuelle Assistenten für Projektmanager oder völlig autonome Projektüberwachungssysteme. Diese Integrationen verbessern die Effizienz und versetzen Teams in die Lage, wirkungsvolle Ergebnisse zu erzielen, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen.
*Lesen Sie auch: Ressourcenplanung: Ein umfassender Leitfaden für Projekt-Manager
Wählen Sie ClickUp, um Projektmanagement richtig zu machen
Obwohl KI das Projektmanagement verändert hat, ist es klar, dass menschliche Fähigkeiten unersetzlich sind und die Arbeit von Projektmanagern nicht vollständig automatisiert werden kann. ClickUp unterstützt Projektmanager, indem es Fehler bei Routineaufgaben reduziert und die Entscheidungsfindung beschleunigt.
ClickUp organisiert alle Aktivitäten des Projektmanagements und bietet eine einfache Integration mit anderen Tools. Es bietet anpassbare Dashboards und vorlagen für das Projektmanagement um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden - unter Wahrung des Datenschutzes und der Anonymität.
Mit Features wie KI-gesteuerter Automatisierung, Ressourcenmanagement, verbesserter Zusammenarbeit, prädiktiver Analytik und Kompetenzentwicklung ist ClickUp der ideale Partner für Projektmanager, die in der sich schnell entwickelnden digitalen Landschaft des Projektmanagements erfolgreich sein wollen.
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