Optimierung des Projektmanagements durch Automatisierung

Ein Projektmanager ist fast immer ein Multi-Tasking-Talent - ellenbogentief in kilometerlangen Zu erledigen-Listen, ertrinkend in Haftnotizen und Tabellenkalkulationen. Ist das auch Ihre Realität als Projektleiter? Würden Sie gerne organisierter und produktiver sein?

Automatisierung kann helfen!

Die Automatisierung hat in der Marketingwelt bereits große Erfolge erzielt. A Umfrage des Small Business & Entrepreneurship Council ergab, dass 75 % der befragten kleinen Geschäfte die Automatisierung für Marketingzwecke nutzen. Und sie sind dadurch klüger und reicher geworden.

Jedes Jahr werden Billionen in Projekte gesteckt. Und doch, Nur ein schockierend geringer Anteil von 35 % werden als erfolgreich angesehen! Stellen Sie sich vor, wie viele Ressourcen verschwendet werden und wie viel ungenutztes Potenzial in diesen gescheiterten Projekten steckt. Die Automatisierung des Projektmanagements kann der Schlüssel zum Erfolg sein und diese 35 % in eine viel höhere Zahl verwandeln.

Lösungen zur Automatisierung von Projekten können Ihnen dabei helfen, ein System einzurichten, das rechtzeitig Berichte erstellt und versendet, wiederkehrende Meetings einrichtet, Erinnerungen versendet und andere sich wiederholende Aufgaben für Sie erledigt. Auf diese Weise können sich Projektleiter und Mitglieder des Teams auf strategischere Arbeiten konzentrieren.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie die Automatisierung von Workflows das Projektmanagement umgestalten und Teams zufriedener und effizienter machen kann.

Projektmanagement-Automatisierung verstehen

Automatisierung ersetzt manuelle Aufgaben durch Computerprogramme, die in der Lage sind, Routineaufgaben ohne menschliches Zutun zu erkennen und zu wiederholen. Automatisierung des Projektmanagements wendet dieses Konzept auf Projektmanagement tools an und ermöglicht es ihnen, Routineaufgaben automatisch zu erledigen.

Beziehung zur agilen Softwareentwicklung und zum Softwareentwicklungsprozess

Das Projektmanagement des Softwareentwicklungsprozesses soll eine sanfte Integration der agilen Methodik und eine qualitativ hochwertige und schnellere Lieferung gewährleisten. Bei der agilen Softwareentwicklung geht es im Wesentlichen darum, ein Produkt in Phasen auszuliefern, die auf Feedback und Iteration basieren. Dadurch entstehen wiederkehrende Zyklen von Entwicklungsschritten. Projektmanager können solche wiederholenden Aufgaben leicht identifizieren und eine Automatisierung einführen, um sie zu bewältigen.

Ein typischer agiler Softwareentwicklungsprozess umfasst Projektmanagement-Schritte wie Initiierung, Planung, Exploration, Anpassung und Abschluss. In jedem dieser Schritte müssen die Projektmanager Möglichkeiten zur Automatisierung identifizieren, z. B. die Nachverfolgung der Zeitleisten, die Aktualisierung des täglichen Fortschritts anhand der vom Team bereitgestellten Berichte, die Überwachung der Problemlösung und die Planung von Meetings zur Überprüfung.

Automatisierungstools können die sich wiederholenden Aufgaben rationalisieren, die agile Teams ausbremsen. Denken Sie dabei an Aufgaben wie die automatische Aktualisierung von Fortschrittsberichten nach einem Code committen, die Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage vordefinierter Kriterien und Abhängigkeiten, das Versenden von Erinnerungen für anstehende tägliche Stand-up-Meetings und das Erstellen von Notizen für Meetings.

Auf diese Weise hat das Team mehr Zeit, sich auf kreative Problemlösungen zu konzentrieren, die das Projekt wirklich voranbringen.

Automatisierung des Projektmanagements und KI KI-Tools für das Projektmanagement können große Mengen von Projektdaten analysieren, manuelle Eingriffe reduzieren, Muster erkennen, Risiken verwalten und die Kommunikation verbessern. Dies ermöglicht eine proaktive Risikominderung und Kurskorrektur, verbesserte Genauigkeit, Nachverfolgung von Aufgaben, Synchronisierung des Teams und Einhaltung des Budgets für das Projekt.

Bei einem geplanten 30% Kostenreduzierung für KI-gestützte Automatisierung ist dies ein guter Zeitpunkt für Unternehmen, in KI-gestützte Tools für das Projektmanagement zu investieren.

Prädiktive Analysen können für datengesteuerte und unvoreingenommene Entscheidungen genutzt werden. KI-Tools können bei der Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften in der Softwareentwicklung wertvolle Hilfe leisten. Durch die Analyse von Daten und die Identifizierung potenzieller Probleme hilft KI den Entwicklungsteams, informiert zu bleiben und Compliance-Probleme proaktiv anzugehen.

Vorteile und Nachteile von Tools zur Automatisierung des Projektmanagements

Was sind die Vorteile der Automatisierung des Projektmanagements? Projektmanager verstricken sich oft in Details und verlieren die Aktivitäten aus den Augen, die die Metriken tatsächlich voranbringen. Automatisierung kann helfen, sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren:

• Gesteigerte Effizienz und Produktivität: Durch Automatisierung werden sich wiederholende Aufgaben wie das Planen von Meetings, das Erstellen von Berichten und das Versenden von Status-Updates eliminiert. Die Projektleiter und Mitglieder des Teams können sich dann auf höherwertige Aktivitäten wie strategische Planung, Problemlösung und Zusammenarbeit konzentrieren
• Verbesserte Genauigkeit und Konsistenz: Menschliche Fehler sind ein natürlicher Bestandteil jedes manuellen Prozesses. Automatisierte Systeme hingegen folgen konsequent den vordefinierten Regeln und Workflows, minimieren Fehler und stellen sicher, dass die Projektdaten genau und zuverlässig bleiben
• Erhöhte Sichtbarkeit und Transparenz: Dashboards in Echtzeit und automatisierte Tools zur Berichterstellung vermitteln ein klares Bild vom Fortschritt des Projekts, der Ressourcenzuweisung und potenziellen Risiken. Diese Transparenz fördert eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Projekt Teams
• Reduzierte Kosten: Automatisierung kann die mit dem Projektmanagement verbundenen Verwaltungskosten erheblich senken. Sie kann auch zu einem schnelleren Abschluss des Projekts führen und so die Gesamtkosten des Projekts senken
• Verbessertes Risikomanagement: KI-gestützte Tools für das Projektmanagement können Verlaufsdaten analysieren, um potenzielle Risiken frühzeitig im Projektlebenszyklus zu erkennen. Auf diese Weise können Projektmanager proaktiv Schritte unternehmen, um diese Risiken zu mindern

Die Automatisierung des Projektmanagements kann eine echte Zeitersparnis bedeuten, aber es gibt auch ein paar Nachteile zu beachten.

• Vorabinvestitionen: Einführung des Projektmanagementsautomatisierung tools kann eine erhebliche Anfangsinvestition in Software und Schulung erfordern. Dies kann ein Hindernis für kleinere Organisationen mit begrenzten Budgets darstellen
• Eingeschränkte Anpassungsfähigkeit in komplexen Projekten: Hochkomplexe oder dynamische Projekte mit häufigen Änderungen eignen sich möglicherweise nicht gut für eine starre Automatisierung von Geschäftsprozessen. Diese Projekte erfordern möglicherweise einen flexibleren Ansatz, der Anpassungen nach Bedarf zulässt
• Sicherheitsaspekte: Wie bei jeder Technologie ist die Sicherheit ein wichtiger Aspekt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Tools zur Automatisierung des Projektmanagements über starke Sicherheits-Features verfügen, um sensible Projektdaten zu schützen
• Übermäßiges Vertrauen in die Automatisierung: Automatisierung ist zwar wertvoll, sollte aber das menschliche Urteilsvermögen nicht vollständig ersetzen. Projektmanager müssen immer noch kritisch denken können, um strategische Entscheidungen zu treffen, unvorhergesehene Herausforderungen zu bewältigen und ihre Teams zu motivieren

**Warum und wann die Automatisierung des Projektmanagements eingesetzt werden sollte

Unser Gehirn ist für Kreativität und komplexe Problemlösungen ausgelegt, nicht für das tägliche Abarbeiten sich wiederholender Aufgaben. Durch Automatisierung können sich Teams auf die eigentliche Arbeit im Projekt konzentrieren: das Brainstorming von Lösungen, die Zusammenarbeit bei Ideen und die Bewältigung einzigartiger Herausforderungen.

Sie sollten in Erwägung ziehen, einen automatisierten Assistenten für das Projektmanagement in die Phase zu bringen, in der Sie sich befinden:

• Wiederkehrende administrative Aufgaben: Aufgaben wie Terminplanung, Berichterstellung und Dateneingabe bestehen aus einfachen Schritten, die sich leicht automatisieren lassen. Ein Beispiel: Ein Marketing-Team verwendet ein Automatisierungstool, um tägliche Benachrichtigungen über Aufgaben an die Mitglieder des Teams zu senden, um sie an Fristen und zugewiesene Aufgaben zu erinnern
• Rationalisierte Workflows: Das manuelle Aktualisieren des Status von Aufgaben auf einem Kanban Board nach jedem Schritt kann lästig sein. Automatisierung sorgt für einen reibungslosen Workflow, indem Aufgaben auf der Grundlage vordefinierter Kriterien automatisch zwischen Phasen verschoben werden. Angenommen, ein Software-Entwicklungsteam verwendet ein Tool zur Automatisierung des Projektmanagements, das eine Aufgabe auf der Kanban-Tafel automatisch von "In Bearbeitung" auf "Code Review" verschiebt, sobald der Code abgeschlossen ist und die Unit-Tests bestanden wurden
• Standardisierung und Konsistenz: Bei gut definierten Prozessen sorgt die Automatisierung dafür, dass alle Beteiligten die gleichen Schritte befolgen, wodurch Fehler minimiert und die Qualität verbessert werden. Nehmen wir als Beispiel ein Software-Entwicklungsteam, das an einer mobilen App arbeitet und bereit ist, mit den Unit-Tests des Codes zu beginnen. Einige Entwickler schreiben vielleicht ausführlichere Tests als andere. Das Entwicklungsteam implementiert ein automatisiertes Projektmanagement-Tool, um vordefinierte Vorlagen für Unit-Tests zu verwenden und so den gleichen Detaillierungsgrad zu gewährleisten
• Datengestützte Entscheidungsfindung: Automatisierung hilft bei der Erfassung von Echtzeitdaten und der Erstellung von Berichten, um Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Ein Projektmanager verwendet ein Automatisierungstool, um datenzentrierte Berichte oder Fortschrittsberichte und wichtige Metriken wie das ausgegebene Budget und die abgeschlossenen Aufgaben zu erstellen, um Engpässe zu erkennen

In bestimmten Fällen ist es jedoch besser, auf Automatisierung zu verzichten.

• Instabile oder sich entwickelnde Prozesse: Wenn sich Ihre Arbeitsabläufe im Projektmanagement ständig ändern oder noch nicht genau definiert sind, kann eine Automatisierung zu Frustrationen führen. Die Automatisierungstools selbst müssen möglicherweise häufig angepasst werden, wodurch der zeitsparende Vorteil zunichte gemacht wird
• Hochgradig kreative oder strategische Aufgaben: Wenn es darum geht, schnelle strategische Entscheidungen zu treffen, unvorhergesehene Herausforderungen zu lösen oder Design Thinking anzuwenden, sind menschliche Kreativität und Urteilsvermögen unersetzlich
• Projekte mit begrenztem Budget: Die Implementierung eines Automatisierungstools und die Anmeldung bei einem solchen Tool können die Kosten für ein bereits begrenztes Budget erhöhen. Wenn Ihr Budget knapp bemessen ist, ist es vielleicht sinnvoller, die KI außen vor zu lassen
• Kurzer Zeitrahmen: Die Einstellung der Automatisierung für ein Projekt erfordert Zeit. Dies kann die Vorteile überwiegen, wenn das Projekt innerhalb einer engen Zeitleiste abgeschlossen werden muss

Beispiele für Ideen zur Automatisierung von Projektmanagement

Die Automatisierung des Projektmanagements kann die Veränderung sein, nach der Sie suchen, um Abläufe zu vereinfachen Beispiele für Automatisierung um zu zeigen, wie es helfen kann.

Intelligente Aufgabenverwaltung Automatisierung bei der Verwaltung von Aufgaben umfasst Maßnahmen wie die automatische Umwandlung von E-Mails in Aufgaben, die routinemäßige Delegation von Aufgaben und die Einstellung spezifischer Auslöser, um Personen mit weniger Workload zu identifizieren und die Umverteilung von Aufgaben zu optimieren.

Fallstudie

Trinetix kann eine beeindruckende Liste von Clients vorweisen, darunter Coca-Cola, McDonald's und Procter & Gamble. Das Unternehmen bietet Design- und Entwicklungslösungen für den gesamten Zyklus an, doch sein florierendes Geschäft stellte eine Herausforderung dar: die nahtlose Durchführung von Projekten.

Auf der Suche nach dem am besten geeigneten Tool für Aufgabenmanagement und Zeiterfassung entschied man sich für ClickUp .

Das sagt Kateryna Sipakova, Portfolio Managerin bei Trinetix über ihre Erfahrungen mit ClickUp berichten:

_Jede Aufgabe, die von 'In Bearbeitung' auf 'Überprüfung' übergeht, löst eine Benachrichtigung an den Design Lead aus, der die Aufgabe überprüfen muss, nachdem der Designer sie abgeschlossen hat. Danach wird die Aufgabe automatisch dem Business-Analysten des Projekts zugewiesen.

Kateryna Sipakova, Portfolio-Managerin bei Trinetix

Nach der Automatisierung hat der neue Prozess dazu beigetragen, den Workflow von Trinetix zu optimieren, die Mitarbeiter von der Kommunikationsflut zu befreien und die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Arbeit durch die Maschen fällt.

Rationalisierung der Übergaben zwischen den Mitgliedern des Teams Automatisierung von Business-Prozessen funktioniert wie eine gut geölte Maschine und erleichtert den Übergabeprozess zwischen den Mitgliedern eines Teams. Die Automatisierung kann die Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage von vordefinierten Regeln auslösen. Beispiel: Sobald ein Designer ein Mockup fertiggestellt hat, weist die Automatisierung die Aufgabe einem Entwickler zur Codierung zu, sodass der Designer sich nicht mehr an den nächsten Schritt erinnern oder ihn manuell zuweisen muss.

Fallstudie

Nehmen wir den Fall von Laden-Affe, eine Cloud-basierte All-in-One-Plattform für die Verwaltung von Autowerkstätten, die es Eigentümern von Werkstätten ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und ihr Geschäft besser zu verstehen.

Während sich das Geschäft weiterentwickelte und mehrere neue Mitarbeiter eingestellt wurden, kam es im Marketing-Team bei der Übertragung von Zuständigkeiten zu erheblichen Problemen bei der Kommunikation und Zusammenarbeit. ClickUp half bei der Automatisierung und konnte die Fehler bei der Übergabe reduzieren.

Durch den Wegfall menschlicher Fehler und das Verlassen auf Automatisierungen, die uns über die nächsten Schritte informieren, kann unser Team sicher sein, dass es keine wichtigen Meilensteine des Projekts verpasst

Rachel Gilstrap, Marketing-Projektleiterin bei Shomonkey

Der Einsatz von Automatisierung zur Bewältigung der anfallenden Arbeit hat Shopmonkey dabei geholfen, Missverständnisse und vergessene Aufgaben zu vermeiden, was zu einem reibungsloseren Projektmanagement geführt hat.

Automatische Updates und Benachrichtigungen

Mit einer Projektmanagement-Software müssen Sie sich nicht mehr an Termine und wichtige Meilensteine erinnern. Stellen Sie sich vor, Sie werden benachrichtigt, wenn ein Termin näher rückt oder wenn Informationen in einer Projekttabelle hinzugefügt oder aktualisiert werden - und das alles, ohne dass Sie ständig nachschauen müssen.

Projektmanagement-Software ist nicht nur für interne Teams geeignet. Sie können sie auch nutzen, um Erinnerungen für Ihre Klienten oder Kunden zu erstellen, die sich auf anstehende Zahlungen oder die Erneuerung von Verträgen beziehen.

Verbesserte datengesteuerte Entscheidungsfindung

Projektmanager wenden sich zunehmend an Software zur Automatisierung von Workflows um neue Erkenntnisse zu gewinnen.

Projekte erzeugen eine Fülle von Daten - Zeiten für das Abschließen von Aufgaben, Muster für die Ressourcenzuweisung, Kommunikationsprotokolle und vieles mehr. Automatisierungstools fungieren als Datenschürfer, die diese Informationen automatisch sammeln und speichern. Automatisierte Dashboards können in Echtzeit Einblicke in den Fortschritt des Projekts, die Ressourcennutzung und mögliche Engpässe geben. So können Projektmanager fundierte Entscheidungen treffen und bei Bedarf Kurskorrekturen vornehmen, um die Effizienz des Projekts zu maximieren.

Fallstudie

Chaya Fischman, von der Firma für Webdesign und -designdienstleistungen Brand Right Marketing Group guthaben ClickUp für den Erfolg, den sie mit der Expansion ihres Unternehmens hatten.

_ClickUp hat unser Spiel verändert und uns ermöglicht, Daten zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen, wie wir es vorher nicht konnten.

Chaya Fischman, Webdesign- und Designdienstleistungsunternehmen Brand Right Marketing Group

Diese neu gewonnene Klarheit hat ihnen geholfen, profitable Bereiche zu identifizieren, die Personalbesetzung zu optimieren und ihr ClickUp Setup kontinuierlich an ihr wachsendes Geschäft anzupassen.

Reibungsloses Onboarding und Offboarding

Das Onboarding und Offboarding von Clients sind kritische Phasen im Lebenszyklus eines jeden Projekts. Erledigt man sie schlecht, können sie einen bleibenden negativen Eindruck hinterlassen und künftigen Beziehungen schaden. Die Automatisierung des Projektmanagements kann jedoch als unsichtbare Hand fungieren, die beide Prozesse nahtlos steuert, um die Erfahrungen der Clients zu verbessern und bessere Projektergebnisse zu erzielen.

Formulare und Fragebögen können automatisiert werden, so dass der Client wichtige Informationen in seinem eigenen Tempo einreichen kann. Die automatisierte Datenerfassung minimiert Fehler und stellt sicher, dass alle notwendigen Details im Vorfeld erfasst werden.

Vorgefertigte E-Mail-Sequenzen können bei der Anmeldung des Clients automatisch ausgelöst werden. Diese Sequenzen können personalisierte Begrüßungen, die Vorstellung wichtiger Mitglieder des Teams und eine Übersicht über die Zeitleiste des Projekts enthalten - alles ohne manuellen Aufwand.

Fallstudie CEMEX , ein großes Baustoffunternehmen mit Marketingbedarf in der ganzen Welt, beschließt, ein zentrales Team für kreative Projekte zu schaffen. Doch dies stieß schnell auf Herausforderungen.

Die Mitarbeiter schrieben sich gegenseitig E-Mails, und es gab kein klares System für die Beantragung von Projekten. Oscar, der Marketing Operations Manager, wusste, dass dies nicht funktionieren würde. Er brauchte eine Möglichkeit, die Einreichung von Projekten zu rationalisieren.

Die Plattform ClickUp half, den Prozess zu standardisieren. Jetzt gibt es keine E-Mails mehr, sondern nur noch Formulare! Diese Formulare lösen die Erstellung neuer Projekte aus, weisen sie automatisch dem richtigen Team zu und verwenden eine benutzerdefinierte Vorlage, um alles zu organisieren. Kein Chaos mehr bei der Projektaufnahme!

Einstellung und Einführung neuer Mitglieder in das Team

Projektmanagement tools können bei der Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter eine entscheidende Rolle spielen. Sie können Schritte wie die Nachverfolgung von Bewerbern und die Planung von Vorstellungsgesprächen sowie Aufgaben wie Checklisten für das Onboarding und das Freigeben von Dokumenten und Schulungsunterlagen automatisieren. So sparen Sie Zeit und sorgen für einen reibungsloseren Übergang für neue Mitarbeiter.

Fallstudie Pigment ist ein Softwareunternehmen, das Geschäften hilft, die Zukunft zu planen. Das Unternehmen wuchs sehr schnell und verdreifachte sein Team in nur sechs Monaten! Das war großartig, aber es bedeutete auch, dass das Onboarding all dieser neuen Mitarbeiter zu einem Albtraum wurde.

Sie nutzten eine Reihe verschiedener Tools zur Kommunikation und Nachverfolgung von Aufgaben, wie E-Mails, Slack-Nachrichten und sogar Listen. Das machte es für die neuen Mitarbeiter schwierig, sich einzuarbeiten und auf derselben Seite zu bleiben.

Das war es, was sich Alexis Valentin, Global Head of Business Development bei Pigment, von einem Projektmanagement tool erhoffte:

_Wir wollten sicherstellen, dass alle verschiedenen Teams eine gemeinsame Plattform freigeben, auf der wir zusammenarbeiten können und nichts durch die Maschen fällt. Wir wollten eine hohe Effizienz in unseren täglichen Abläufen beibehalten, während wir in einer globalen Umgebung, in der wir zuerst aus der Ferne arbeiteten, aufgestockt haben

Alexis Valentin, Global Head of Business Development bei Pigment

Hier kam ClickUp ins Spiel, um den Tag zu retten! Diese Projektmanagement-Software wurde zum zentralen Hub von Pigment. ClickUp half ihnen, die Einarbeitung mit Features wie Vorlagen und Automatisierungen zu rationalisieren. Jetzt erhalten neue Mitarbeiter sofort alle Infos und tools, die sie brauchen, und Pigment kann sich auf das konzentrieren, was sie am besten erledigen: Software entwickeln.

Wie diese Beispiele und Fallstudien zeigen, gibt es viele Möglichkeiten für die Automatisierung verschiedener Abläufe im Projektmanagement. Sie fragen sich, wo Sie anfangen sollen? Lassen Sie uns helfen.

Automatisierung im Projektmanagement einführen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das einfache Jonglieren mit mehreren Projekten, eine klare und präzise Kommunikation, eine produktive Zusammenarbeit, die Aufrechterhaltung der Work-Life-Balance und die Schaffung einer kreativen und fruchtbaren Arbeitsumgebung sind nur einige der vielen Vorteile, die Sie mit der Automatisierung des Projektmanagements entdecken können.

Hier finden Sie einen Leitfaden für die Verwendung von ClickUp, einem branchen- und anwendungsübergreifend bevorzugten Tool zur Automatisierung des Projektmanagements, mit dem Sie einen leistungsstarken Workflow für Manager einrichten können.

1. Projekt-Einführung

Die Automatisierung der Projektinitiierungsphase kann das Projekt von Anfang an auf Erfolg trimmen. Als Projektleiter besteht Ihre erste Aufgabe darin, Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert werden können. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, wenn es darum geht, Projekte schnell und effizient an Bord zu holen, nutzen Sie einfach die Automatisierung KI.

Zu erledigen ist dies bei ClickUp durch die Verknüpfung von ClickUp Brain mit ClickUp Automatisierungen .

Erstellen Sie benutzerdefinierte Automatisierungen mit ClickUp Brains KI-Tools. Geben Sie einfach eine Eingabeaufforderung ein und passen Sie die Einstellungen an, um beliebige Aufgaben, E-Mail-Kampagnen, benutzerdefinierte Felder, Tags, Mitarbeiter oder Ziele zu automatisieren

Beschreiben Sie einfach, was Sie automatisieren möchten, und die KI-Tools setzen es in eine leistungsstarke Automatisierung um.

So funktioniert KI mit Automatisierung bei ClickUp:

Sie können ein Ereignis oder einen Auslöser in ClickUp mit einer natürlichsprachlichen Eingabeaufforderung über ClickUp Brain beschreiben. Wenn die im Auslöser beschriebenen Bedingungen erfüllt sind, führt ClickUp automatisch eine vordefinierte, automatisierte Aktion aus.

Definieren Sie benutzerdefinierte Automatisierungen für eine Vielzahl von Aufgaben mit ein oder zwei Klicks

In der Onboarding-Phase eines Projekts gibt es einige Ideen für die Automatisierung:

• Alle willkommen heißen: Wenn ein neues Mitglied einem Projekt beitritt (Auslöser), senden Sie automatisch eine Willkommens-E-Mail mit Projektdetails und Teamvorstellungen (Aktion)
• Sofortigen Zugriff gewähren: Wenn ein neues Mitglied einem Projekt beitritt (Auslöser), gewähren Sie ihm automatisch Zugriff auf die entsprechende Wissensdatenbank (Aktion)
• Auslösen von Aufgaben: Bei der Erstellung eines neuen Projekts (Auslöser) automatisch eine Checkliste mit den wichtigsten Onboarding-Aufgaben erstellen (Aktion) und diese bestimmten Mitgliedern des Teams zuweisen (Aktion)
• Automatisierung von Meetings: Wenn ein neues Projekt beginnt (Auslöser), planen Sie automatisch ein Meeting zum Projektstart mit den wichtigsten Mitgliedern des Teams und dem Ansprechpartner des Clients (Aktion)
• Sofortiges Feedback einholen: Nach einem bestimmten Zeitraum im Projekt (Auslöser) senden Sie eine automatisierte Feedback-Umfrage an neue Mitglieder des Teams (Aktion), um wertvolle Erkenntnisse zu sammeln (Aktion)

2. Planung des Projekts

Die Projektplanung ist die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Sie umfasst die Definition von Zielen, die Festlegung von Aufgaben, die Zuweisung von Ressourcen und die Erstellung einer realistischen Zeitleiste. Die traditionelle Planung kann jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Hier ist der ClickUp Vorlagen für die Automatisierung können Ihren Aufwand bei der Planung von Projekten unterstützen.

Automatisieren Sie Ihre Arbeit; wählen Sie aus einer Bibliothek von Automatisierungsvorlagen, um die Planung von Projekten zu rationalisieren, ohne bei Null anfangen zu müssen

Hier erfahren Sie, wie Sie mit den über 100 Vorlagen für die Automatisierung von ClickUp Ihr Projekt von Anfang bis Ende planen können:

• Automatisierte Aufgabenvorlagen: Erstellen Sie Vorlagen für wiederholende Aufgaben und fügen Sie diese einfach zu neuen Projekten hinzu. Erstellen Sie z. B. eine vorgefertigte Vorlage für das Projekt Kick-off Meeting", die automatisch Blöcke für relevante Elemente der Tagesordnung, Überprüfungen und Aufgabenzuweisungen hinzufügt
• Automatische Zuweisung auf der Grundlage von Fähigkeiten: Verknüpfen Sie die Profile von Teammitgliedern mit deren Fähigkeiten und Kenntnissen. Die Automatisierung kann dann automatisch Aufgaben auf der Grundlage vordefinierter Kriterien zuweisen. Zum Beispiel könnten alle Aufgaben im Bereich Design automatisch Teammitgliedern zugewiesen werden, in deren Liste "Grafikdesign" als Fähigkeit aufgeführt ist
• Intelligente Einstellung von Fristen: Automatisieren Sie Fristen auf der Grundlage der Abhängigkeiten von Aufgaben. Stellen Sie eine Automatisierung ein, um die Frist der abhängigen Aufgabe auf der Grundlage des Abschlussdatums der ersten Aufgabe zu planen
• Automatisierte Nachverfolgung des Fortschritts: Erstellen Sie automatisierte Dashboards, die den Fortschritt des Projekts in Echtzeit verfolgen. Diese Dashboards sind eine zentrale Quelle für die Aktualisierung des Projektfortschritts für das gesamte Team, so dass jeder auf dem Laufenden bleibt und sichergestellt wird, dass die Projekte auf dem richtigen Weg sind
• Meeting-Planer auf Autopilot: Synchronisieren Sie den ClickUp-Kalender mit jedem anderen Terminplanungs-Tool wie Calendly, Apple Kalender oder Google Kalender. Erstellen Sie eine Automatisierungssequenz, die automatisch eine Kalenderverknüpfung zu Aufgabenbeschreibungen hinzufügt, so dass Teammitglieder problemlos Zeit für Brainstorming-Sitzungen buchen oder den Status von Projekten freigeben können

3. Projektdurchführung

In der Phase der Projektausführung werden Ihre Pläne zum Leben erweckt. In dieser Phase werden die Aufgaben für das Projekt verteilt, die Fristen eingehalten und die Ergebnisse produziert. In dieser Phase geht es darum, das Projekt fristgerecht, im Rahmen des Budgets und unter Einhaltung der festgelegten Qualitätsstandards abzuschließen.

Der leitende Projektmanager kann eine benutzerdefinierte Automatisierung erstellen, indem er eine Aktion hinzufügt, um eine Aufgabe in einer separaten Liste für Projektmanager zu erstellen, um das angenommene Projekt zu planen und anzustoßen

Hier sehen Sie, wie das Format Auslöser-Bedingung-Aktion der ClickUp Automatisierung die Ausführungsphase erheblich rationalisieren kann:

1. Aufgaben-Fortschritt

Auslöser: Die Aufgabe in der Liste 'In Bearbeitung' wird als 'Abgeschlossen' markiert.

Aktion: Die Aufgabe wird automatisch in die Liste "Fertiggestellt" verschoben und eine Benachrichtigung an den Stakeholder ausgelöst

2. Abhängigkeitsmanagement

Auslöser: Abhängige Aufgabe wird als "fertiggestellt" markiert

Aktion: Automatische Zuweisung der nächsten Aufgabe im Workflow und Einstellung eines Fälligkeitsdatums.

3. Automatisierte Fortschrittsberichte

Auslöser: Täglich zu einer bestimmten Uhrzeit

Aktion: Generieren Sie einen Bericht, der die fertiggestellten Aufgaben, die Ressourcenzuweisung und mögliche Hindernisse zusammenfasst. (Dies kann erreicht werden durch ClickUp Dokumente oder Integrationen mit tools zur Berichterstellung)

4. Automatische Erinnerungen an Tests

Auslöser: Die zum Testen zugewiesene Aufgabe erreicht eine bestimmte Zahl von Tagen vor der Frist

Aktion: Senden einer Benachrichtigung an die Tester und das Entwicklungsteam, um sie an bevorstehende Tests zu erinnern

5. Dynamische Ressourcenzuweisung

Auslöser: Die Kapazität der Ressourcen erreicht einen vordefinierten Schwellenwert

Aktion: Senden einer Warnung an den Projektleiter mit Vorschlägen zur Anpassung der Ressourcen oder zur Neuzuweisung von Aufgaben

4. Überwachung und Steuerung von Projekten

Die Phase der Projektüberwachung und des Projektcontrollings ist entscheidend dafür, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt. Hier verfolgen Sie aktiv den Fortschritt, stellen Abweichungen vom Plan fest und ergreifen bei Bedarf Korrekturmaßnahmen. Diese Phase läuft parallel zur Ausführungsphase, in der der Zustand des Projekts ständig bewertet wird.

Ziehen Sie eine beliebige Aufgabe in die nächste Spalte, um ihren Status automatisch mit ClickUps Kanban-ähnlicher Ansicht des Boards zu aktualisieren

Lassen Sie uns nun untersuchen, wie die Automatisierung von ClickUp-Features wie benutzerdefinierte Status, wiederholende Aufgaben und Dashboards Ihnen in dieser wichtigen Überwachungs- und Steuerungsphase helfen.

• ErstellenBenutzerdefinierte Status um verschiedene Phasen des Fortschritts jenseits von 'Zu erledigen', 'In Bearbeitung' und 'Erledigt' darzustellen Beispiele: "In Prüfung", "Testen", "Muss überarbeitet werden"
• Automatisierung von Statusaktualisierungen auf der Grundlage bestimmter Auslöser. Beispiel: Eine Aufgabe, die in der Liste "Entwicklung" als "Fertiggestellt" markiert ist, wird in der Liste "Qualitätssicherung" automatisch als "Zur Überprüfung anstehend" markiert
• SeinrichtenWiederholende Aufgaben in ClickUp für routinemäßige Überwachungsaktivitäten wie Status-Updates, Risikobewertungen oder Budgetüberprüfungen. Dies gewährleistet eine konsistente Überwachung während des gesamten Projekts
• ErstellenBenutzerdefinierte Dashboards die die für Ihr Projekt relevanten Schlüssel-Leistungsindikatoren (KPIs) anzeigen. Beispiele: Raten für das Abschließen von Aufgaben, Ressourcenzuweisung und Budgetabweichung
• Verwenden Sie ClickUp Widgets in Ihren Dashboards. Diese bieten Echtzeit-Updates zu Fortschritt, Risiken und Kommunikation innerhalb des Projekts

Besonders für agile Teams ist Automatisierung von Vorteil, da agile Methoden von Flexibilität und schneller Iteration leben. Manuelle Aufgaben können zu Engpässen führen und den gesamten Prozess verlangsamen.

Mit ClickUp's Software Projekt Management Plattform können Sie Ihre IT-Teams in die Lage versetzen, Automatisierung mit Tools wie Kanban-Boards, Sprint, Scrum-Boards, Whiteboards und sogar Gantt-Diagrammen an einem einzigen Ort zu integrieren.

5. Projektabschluss

Der Projektabschluss kann eine ebenso große Herausforderung darstellen wie die übrigen Phasen. Die Projektabschlussphase markiert den formellen Abschluss Ihrer Projektbemühungen. Es ist wie der letzte Akt eines Theaterstücks, in dem lose Enden verbunden werden, Lektionen gelernt werden und die Phase für zukünftige Unternehmungen eingestellt wird.

Mit Automatisierung hilft ClickUp Ihnen, Projekte pünktlich abzuschließen. Hier sind einige Beispiele, wie Sie Schritte in dieser Phase automatisieren können:

• Automatisierung der Benachrichtigung über zu liefernde Ergebnisse: Nach dem Abschluss einer kritischen Aufgabe, die als zu lieferndes Ergebnis gekennzeichnet ist, senden Sie eine Benachrichtigung an die Beteiligten mit einem Link zum Herunterladen oder mit Zugriffsanweisungen. Dies kann auch Aufforderungen von Tools zur Zeiterfassung enthalten, die den Zeitaufwand der Mitglieder des Teams überprüfen können
• Automatisierte Projektüberprüfung: Wenn das Projekt den Status "fertiggestellt" erreicht, lösen Sie eine Aufgabe oder Checkliste für das Meeting zur Projektrückschau aus
• Automatisierte Archivierung der Projektarbeit: Richten Sie eine Automatisierung ein, um die Projektdokumentation bei Projektabschluss in einen bestimmten Ordner "Archivierte Projekte" zu verschieben. Dies gewährleistet einen geordneten Speicher und ein einfaches Wiederauffinden
• Automatisierung von Rechnungserinnerungen: Planen Sie eine automatische Benachrichtigung, um den Client an ausstehende Rechnungen zu erinnern, mit Links, die mit den einzelnen Leistungen verknüpft sind

Tipp: Hart arbeiten? Feiern Sie härter und erfolge des Teams feiern . Automatisieren Sie E-Mail-Erinnerungen an Meetings mit dem Team, sobald das Projekt abgeschlossen ist!

Die Zukunft der Automatisierung des Projektmanagements

Die Automatisierung des Projektmanagements verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten, rapide. Wenn Sie der Entwicklung immer einen Schritt voraus sind, können Ihre Projektmanager mit der Zukunft Schritt halten. Eine Studie von Gartner besagt, dass 80 % der heutigen Aufgaben im Projektmanagement bis 2030 wegfallen werden, da künstliche Intelligenz die Arbeit übernimmt.

Hier sind einige Trends, auf die man sich freuen kann, zumal einige Unternehmen bereits zu den Vorreitern gehören:

Automatisiertes Bestandsmanagement

Automatisierte Bestandsverwaltung bezeichnet den Einsatz von Software und Technologie zur Rationalisierung und Automatisierung verschiedener Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Lagerbeständen. Im Wesentlichen werden dabei manuelle Prozesse durch digitale Systeme ersetzt, um eine größere Genauigkeit, Effizienz und Kosteneinsparungen zu erzielen.

Laut einer Pressemitteilung von Retail Insight Network globalData's Bericht über Robotik: Unternehmen wie die Shandong Heavy Industry Group, NEC und Walmart melden aktiv Patente im Space für automatisiertes Bestandsmanagement an und zeigen damit ihren Fokus auf Innovation. Einzelhändler auf der ganzen Welt setzen aus mehreren Gründen auf eine automatisierte Bestandsverwaltung. Dazu gehören Zeitersparnis, Zugang zu Echtzeitdaten, verbesserte betriebliche Effizienz und die Möglichkeit, Lagerhäuser effektiv aus der Ferne zu verwalten.

Ressourcenzuweisung in Echtzeit mit KI

Bei der Ressourcenzuweisung in Echtzeit mit KI wird künstliche Intelligenz eingesetzt, um Aufgaben und Projekte automatisch den am besten geeigneten Teammitgliedern auf der Grundlage ihrer aktuellen Verfügbarkeit und ihres Fachwissens zuzuweisen.

Ein Beispiel, Workfront der Adobe Experience Cloud bietet Features, mit denen Teammitglieder Profile erstellen können, in denen ihre Fähigkeiten und Erfahrungen hervorgehoben werden. Ein solcher wertvoller Datenpool kann mithilfe von KI für fach- und verfügbarkeitsbasierte Zuweisungen analysiert werden, sodass menschliche Manager weniger Zeit damit verbringen müssen, mehrere Profile zu durchsuchen, um die beste Person für die Aufgabe auszuwählen.

Prädiktive Einsatzplanung mit maschinellem Lernen

Die vorausschauende Planung mit maschinellem Lernen nutzt Algorithmen des maschinellen Lernens, um zukünftige Workloads und Ressourcenbedürfnisse zu prognostizieren, was eine proaktive Planung von Projekten und eine verbesserte Planungsgenauigkeit ermöglicht. Dies kann sich auf mehrere Branchen auswirken, darunter das Gesundheitswesen, die Verkehrsüberwachung und die Gastronomie.

Zum Beispiel, eine von Restaurant365 durchgeführte Umfrage ergab, dass fast 41 % der Restaurants planen, in KI-Verkaufsprognosen und -planung zu investieren, 33 % könnten KI-gesteuertes Gästemarketing einführen, und 31 % wollen KI für Inventar und Einkauf nutzen.

Nach Angaben von Offshore-Energie das auf maritime Informationen spezialisierte Unternehmen Global Spatial Technology Solutions (GSTS) wurde vom kanadischen Ocean Supercluster's Core Technology Leadership Program beauftragt, das weltweit erste vorausschauende, vollständig kollaborative, dynamische Liegeplatzplan-Management-System zu entwickeln und zu implementieren.

Durch die Bereitstellung von Echtzeitdaten aus unserer kanadischen Flotte wollen wir den Aufwand für die Nutzung künstlicher Intelligenz zur Unterstützung der Dekarbonisierung der Großen Seen und des Sankt-Lorenz-Stroms durch die Optimierung von Just-in-Time-Routing und ETAs für Fahrten fördern

Julie Gascon, Geschäftsführerin, Hafenbehörde von Montreal

Wenn Sie sich über diese Trends informieren und die Möglichkeiten der Automatisierung in Ihren Projektmanagement-Tools ausloten, können Sie Ihr Team für mehr Effizienz, bessere Projektergebnisse und einen Wettbewerbsvorteil in der Zukunft der Arbeit positionieren.

Risiken und Vermeidungsstrategien bei der Automatisierung des Projektmanagements

Die Automatisierung bietet viele Vorteile für das Projektmanagement, ist aber nicht ohne Risiken. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung einiger gängiger Herausforderungen und Strategien zu deren Abmilderung:

• Übermäßige Abhängigkeit von der Automatisierung: Eine übermäßige Abhängigkeit von der Automatisierung kann dazu führen, dass das menschliche Element des Projektmanagements vernachlässigt wird. Kritisches Denken, Kreativität und die Kommunikation mit den Beteiligten sind immer entscheidend für den Erfolg.

Minderungsstrategie: Halten Sie ein Gleichgewicht. Nutzen Sie Automatisierung für sich wiederholende Aufgaben, aber geben Sie den Projektmanagern die Möglichkeit, sich auf die strategische Entscheidungsfindung, die Führung des Teams und die Beziehungen zu den Clients zu konzentrieren.

• Mangel an Flexibilität: Automatisierung kann starr werden, wenn sie nicht sorgfältig geplant wird. Sie kann unerwartete Änderungen oder unvorhergesehene Umstände nicht bewältigen

Abhilfestrategie: Eingebaute Features für Flexibilität. Entwerfen Sie Workflows mit Entscheidungspunkten, die bei Bedarf ein menschliches Eingreifen ermöglichen. Verwenden Sie anpassbare Automatisierungstools, um sich an die wechselnde Dynamik eines Projekts anzupassen.

• Probleme mit der Datenqualität: Die Effektivität der Automatisierung hängt stark von genauen Daten ab. Eine schlechte Datenqualität kann zu fehlerhaften Ergebnissen der Automatisierung und ungenauen Erkenntnissen über das Projekt führen

Abhilfestrategie: Implementieren Sie Datenqualitätsprüfungen und Bereinigungsprozesse. Ermutigen Sie die Mitglieder des Teams, genaue und aktuelle Informationen in das System einzugeben.

• Arbeitsplatzverschiebung: Durch Automatisierung können möglicherweise Aufgaben automatisiert werden, die derzeit von Teammitgliedern ausgeführt werden, was zu Arbeitsplatzverlusten führt

Abhilfestrategie: Konzentrieren Sie sich auf die Umschulung und Höherqualifizierung. Investieren Sie in Schulungsprogramme, um Teammitglieder mit den Fähigkeiten auszustatten, die sie benötigen, um in einer automatisierten Umgebung erfolgreich zu sein. Jede Automatisierung erfordert letztendlich menschlichen Einsatz.

• Sicherheitsrisiken: Durch die Automatisierung von Workflows können neue Sicherheitslücken entstehen, z. B. durch unbefugten Zugriff oder Datenverletzungen

Strategie zur Risikominderung: Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen. Wählen Sie Automatisierungstools mit starken Sicherheits-Features und führen Sie regelmäßige Systemprüfungen durch, um potenzielle Schwachstellen zu erkennen und zu beseitigen.

Wenn Sie sich dieser Risiken bewusst sind und geeignete Strategien zur Risikominderung umsetzen, können Sie einen reibungslosen Übergang zu einer stärker automatisierten Projektmanagement-Umgebung gewährleisten.

Automatisierung des Projektmanagements mit ClickUp

Automatisierung prägt die Form, in der wir heute Projekte managen. Die Auswahl eines umfassenden Tools für das Projektmanagement, wie z. B. ClickUp, ist jedoch entscheidend, um alle Vorteile der Automatisierung zu nutzen.

ClickUp ist eine Projektmanagement-Software mit robusten Automatisierungsfunktionen, die es Ihnen ermöglicht, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen. Von der automatischen Zuweisung von Aufgaben und Status-Updates bis hin zu benutzerdefinierten Benachrichtigungen und der Erstellung von Berichten können Sie sich auf Ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren - Ihr Team zum Erfolg zu führen.

Denken Sie daran: Projektmanagement-Software ist nur ein Teil des Puzzles. Das menschliche Element bleibt unersetzlich. Sehen Sie die Automatisierung als Tool an, um Ihr Team zu unterstützen, nicht um dessen Fachwissen zu ersetzen. In Kombination mit einer starken Kommunikation, einer klaren Führung und dem Fokus auf kontinuierliche Verbesserung kann die Automatisierung das wahre Potenzial Ihrer Projekte freisetzen. Anmeldung bei ClickUp heute!