Was braucht es, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen? Menschen, Zeit und Geld? Ja, aber es gibt noch mehr. Für einen erfolgreichen Projektabschluss ist eine ordnungsgemäße Ressourcenplanung erforderlich, damit die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit in einer logischen Reihenfolge ausgeführt werden.
Kein Wunder auch, dass Geschäfte durch Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen Millionen von Dollar an realen Kosten und Opportunitätskosten verlieren können.
Als Projektmanager ist eine effektive Ressourcenplanung der Schlüssel zum Erfolg.
Was ist Ressourcenplanung?
Die Ressourcenplanung ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, bei dem verfügbaren Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zugewiesen werden, die innerhalb einer vorgegebenen Zeit abgeschlossen werden müssen. Es gibt im Wesentlichen zwei Methoden der Ressourcenplanung: zeitgebunden oder ressourcengebunden.
Zeitlich begrenzte Ressourcenplanung
Wenn es eine festgelegte Frist für ein Projekt gibt, weisen Sie Ressourcen zu, um die Arbeit innerhalb dieses Zeitplans abzuschließen. In diesem Fall gibt es eine feste Frist, aber die Ressourcen sind flexibel. Professionelle Dienstleistungsunternehmen oder Agenturen mit zusätzlichen Ressourcen, die auf Projekte warten, verwenden in der Regel eine zeitgebundene Ressourcenplanung.
Dies gilt auch für Projekte mit einem festgelegten Starttermin. Wenn Sie beispielsweise einen Start zu Weihnachten planen, sind Sie zeitlich auf den 25. Dezember (oder früher) beschränkt.
Planung bei begrenzten Ressourcen
Wenn Sie hingegen nur über eine begrenzte Anzahl von Ressourcen verfügen, planen Sie das Projekt entsprechend der Verfügbarkeit und Kapazität der Ressourcen.
Diese Methode des Ressourcenmanagements erfordert Flexibilität bei den Zeitleisten. Die ressourcenbeschränkte Planung wird in der Regel von Produktunternehmen oder internen Teams verwendet, bei denen Sie zusätzliche Teammitglieder oder Auftragnehmer einstellen. Wenn ClickUp beispielsweise KI-Features zu unserer Plattform hinzufügt, planen wir das Projekt unter Berücksichtigung unserer Ressourcenbeschränkungen.
In jedem Fall wird ein Ressourcenplan grundsätzlich von Ressourcen und Zeit bestimmt. Nehmen wir das Beispiel eines Content-Produktionsteams. Es besteht aus SEO-Analysten, Autoren, Editors, Designern und Verlegern. Hier führt jede Person ihre Aufgabe aus, nachdem sie die vorherige fertiggestellt hat. Sie müssen also die Ressourcen sequenziell als zweiwöchentlichen Sprint planen.
- SEO-Recherche und Briefing von Tag 1 bis 3
- Schreiben von Tag 4 bis 9
- Bearbeitung von Tag 10 bis 12
- Entwurf vom 13. bis 15. Tag
Selbst diese einfache Ressourcenplanung birgt Herausforderungen. Wie Sie dem obigen Diagramm entnehmen können, benötigt ein SEO-Analyst oder ein Editor drei Tage, um seine Aufgabe abzuschließen, während der Autor sechs Tage benötigt.
Wenn dieses Team also nur eine Ressource mit jeder Fähigkeit hätte, wären alle außer dem Autor nicht ausgelastet. Genau dieses Problem versucht eine effektive Ressourcenplanung zu lösen.
Warum ist die Ressourcenplanung im Projektmanagement wichtig?
Laut einer Studie des Human Capital Management Institute (HCMI) machen Personalkosten bis zu „70 % der gesamten Betriebskosten eines Unternehmens“ aus. Das bedeutet, dass Mitarbeiter zwar Ihr größtes Kapital sind, aber auch Ihren größten Kostenfaktor darstellen. Daher müssen Sie sie optimal und effektiv einsetzen.
Ressourcen optimieren
Sie werden feststellen, dass wir nicht von einer „Maximierung der Personalressourcen” sprechen, da die optimale Nutzung der Fähigkeiten einer Person nicht immer einer 100-prozentigen Auslastung ihrer Zeit entsprechen muss. Tatsächlich „zeigt eine Studie von Gartner, dass Teams mit geringerer Auslastung die Zeit bis zur Erzielung des Wertes des Geschäfts um 30 % oder mehr reduzieren können”.
Die Ressourcenplanung ermöglicht es Projektmanagern, die Zeit ihrer Team-Mitglieder effektiv zu nutzen. So können sie die verfügbaren Mitarbeiter und Fähigkeiten optimal einsetzen, um die Ergebnisse zu maximieren.
Pünktliche Lieferung innerhalb des Budgets
Nutzen Sie die Ressourcenplanung, um sicherzustellen, dass Sie das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens abschließen.
So können Sie den zukünftigen Verlauf des Projekts visualisieren und rechtzeitig die notwendigen Notfallpläne erstellen. Wenn ein unerwartetes Ereignis eintritt, passen Sie sich nach Bedarf an oder ändern Sie Ihren Kurs.
Qualitativ hochwertige Dienstleistungen erbringen
Die Projektplanung ist mehr als nur ein Ressourcenkalender. Sie ist eine transparente Visualisierung der Projektabwicklung. Sie umfasst Projektaufgaben, Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten, Übergaben, Zusammenarbeit, Feedback-Zyklen usw.
Dank dieser umfassenden Ansicht versteht jedes Team-Mitglied seine Rolle im Projektlebenszyklus. Auf diese Weise können sie effektiver mit ihren Kollegen zusammenarbeiten, erhalten ganzheitliche Übergaben und geben klare Anweisungen weiter. Gemeinsam liefern sie Dienstleistungen, die den erwarteten Standards entsprechen.
Kosten sparen
Wenn Sie Ihre Ressourcen im Voraus planen, lassen sich Lücken in Ihrem Plan leicht erkennen. So haben Projektmanager Zeit und Gelegenheit, rechtzeitig neue Mitarbeiter einzustellen oder ihre Teams umzustellen, um die Lücken zu schließen.
Ohne einen Ressourcenplan treten während des Projekts häufig Lücken auf, sodass alle nach Lösungen suchen müssen und unnötige Kosten entstehen. Lücken in Ihrem Projektplan verursachen auch Probleme beim Ressourcenmanagement in Bezug auf das Engagement, die Leistung und die Bindung Ihrer Mitarbeiter.
Starke Bewertungen und Rückblicke
Eine gute Überprüfung ist eine, bei der Sie die Ergebnisse anhand eines Plans messen, wobei der Ressourcenplan als Plan dient. Überprüfungen helfen Ihnen zu verstehen, ob es Verzögerungen, Budgetüberschreitungen, Probleme bei der Zusammenarbeit oder andere zwischenmenschliche Herausforderungen gab. Strukturieren Sie Ihre Pläne zur kontinuierlichen Verbesserung für zukünftige Projekte auf dieser Grundlage.
Vorteile der Ressourcenplanung
Das Ziel jedes Projekts ist es, Umsatz zu generieren oder zu steigern. Die Ressourcenplanung stellt sicher, dass Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Für Team-Mitglieder
Mit einem klaren, sichtbaren und transparenten Ressourcenplan weiß jedes Team-Mitglied genau, was es zu erledigen hat, nach welchen Standards und bis wann. Dadurch haben sie:
- Klarheit über ihre Rolle, um ihre beste Arbeit zu leisten und Verantwortung für ihre Ergebnisse zu übernehmen
- Der Weg zum Abschließen, um Urlaube, Pausen, Sabbaticals und andere wichtige Lebensereignisse zu planen
- Ein Gefühl der Sinnhaftigkeit, um ihre Aufgaben mit den Geschäftszielen zu verbinden und so das Engagement zu fördern
- Engagement am Arbeitsplatz für eine bessere Zusammenarbeit
- Sichtbarkeit der Leistung, um ihre Ziele während des gesamten Projekts zu erreichen und zu verstehen, wie ihr Erfolg bewertet wird
Für Projektmanager im Bereich des Projektmanagements
Führungskräfte verwalten Projekte, Aufgaben, Teams und Ergebnisse effektiv mit einer robusten Ressourcenzuweisung, um Folgendes zu erreichen:
- Ein klarer Überblick darüber, wer was zu erledigen hat, zur Optimierung der Auslastung und des Engagements der Mitarbeiter
- Übersicht über die Lücken oder Überlastungen, um diese zu beheben und das Projekt auf Kurs zu halten
- Fähigkeit, Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen vorherzusehen, um Probleme zu vermeiden und sich auf unvermeidbare Probleme vorzubereiten
- Anpassungsfähigkeit an Veränderungen, wenn sich Marktanforderungen, Kundenbedürfnisse oder Organisationsstrukturen weiterentwickeln
- Die Freiheit, den Projektstatus genau und regelmäßig an die Führungskräfte zu kommunizieren
Für die Organisation
Eine effektive Ressourcenplanung hilft dem Unternehmen, das Team optimal einzusetzen.
- Stellen Sie die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit ein
- Berechnen Sie dem Kunden den richtigen Preis auf der Grundlage einer nahezu genauen Schätzung des Aufwands und der Zeit.
- Identifizieren Sie Lücken in den Fähigkeiten oder Kompetenzen, um die Lern- und Entwicklungsstrategie zu planen.
- Prognostizieren Sie den Ressourcenbedarf genau
- Verhindern Sie Scope Creep
Wie erstellt man einen Ressourcenplan?
1. Legen Sie den Umfang des Projekts und den Ressourcenbedarf fest
Bevor Sie mit der Ressourcenplanung beginnen, legen Sie zunächst den Umfang des Projekts fest und bestimmen Sie, welche Ressourcen Sie benötigen, um es abzuschließen. Berücksichtigen Sie dabei die folgenden Punkte.
Die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit: Denken Sie über die Anzahl der Arbeitstage hinaus. Berücksichtigen Sie auch, ob es andere freie Tage gibt, an denen Mitarbeiter ein langes Wochenende verbringen könnten, oder große interne Ereignisse, an denen Ihr Team beteiligt sein könnte.
Erforderliche Fähigkeiten: Identifizieren Sie alle Fähigkeiten, die Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen, einschließlich technischer, operativer und managementbezogener Fähigkeiten.
Benötigte Ressourcen: Eine Person kann über mehr als eine Fähigkeit verfügen. Mehrere Personen können dieselbe Fähigkeit haben. Stellen Sie die optimale Kombination von Team-Mitgliedern zusammen, um die benötigten Fähigkeiten abzudecken.
Projektstrukturplan (PSP): Unterteilen Sie das Projekt in kleine, hierarchische und überschaubare Komponenten, d. h. Aufgaben.
Abhängigkeiten: Legen Sie fest, in welcher Reihenfolge Ihre Teams Aufgaben abschließen müssen und wie sich diese auf vor- oder nachgelagerte Aktivitäten auswirken.
Einschränkungen: Ist der Zeitplan für das Projekt eng? Gibt es weniger Mitarbeiter, als Sie Ihrer Meinung nach benötigen? Ist das Budget begrenzt? Arbeitet Ihr Team in verschiedenen Zeitzonen, die sich nicht überschneiden?
Identifizieren Sie alle Hindernisse, auf die Sie wahrscheinlich stoßen werden. Bewerten Sie außerdem den Ressourcenbedarf innerhalb Ihres Unternehmens, um den Austausch von Fachwissen zu verbessern.
Projektleistungen und Erfolgskriterien: Notieren Sie, was Sie von jedem Mitglied des Teams erwarten und wie Sie dessen Leistung messen werden. So stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und gemeinsam Ergebnisse erzielen.
2. Wählen Sie ein tool für das Ressourcenmanagement
Unternehmen verwenden seit langem Tabellen und Spreadsheets, um Ressourcen zu planen. Das funktioniert bei einfachen, sequenziellen Aufgaben wie der oben gezeigten. Wenn Teams jedoch größer werden, Aufgaben komplexer werden und Abhängigkeiten zunehmen, benötigen Sie eine Ressourcenplanungssoftware, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
Alle Features, die Sie für die Ressourcenplanung benötigen, sind Teil der App für Projektmanagement von ClickUp.
- Projekt-Aufgaben
- Benutzer können bestimmte Aufgaben zuweisen an
- Möglichkeit, Workloads einzusehen und an aktuelle Bedürfnisse anzupassen
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Projekten
- Zeiterfassung und Timesheets für eine einfachere Verwaltung
- Listen-, Kanban-, Kalender- und Gantt-Diagramm -Ansichten
- Dashboards für schnelle Leistungsbewertungen
- Dokumentation, Kommentare und Whiteboards für die Zusammenarbeit
ClickUp verfügt außerdem über einfache Drag-and-Drop-Funktionen, eine benutzerfreundliche Oberfläche, Benachrichtigungen und anpassbare Workflows, um Ihre Projektplanung einfach und effektiv zu gestalten.
3. Aufgaben erstellen
Nachdem Sie sich für ein Ressourcenmanagement-Tool entschieden haben, richten Sie das Projekt als Sammlung von Teilprojekten, Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten ein. Mit ClickUp haben Sie vollständige Flexibilität bei Ihrer Aufgabenverwaltung.
Anpassung: Erstellen Sie die erforderliche Struktur mit Automatisierung, Sprint-Punkten, Benutzerdefinierten Feldern und mehr.
Hierarchie: Erstellen Sie geschachtelte Unteraufgaben und ordnen Sie diese ganz einfach neu an oder führen Sie eine große Bearbeitung durch. Legen Sie dabei auch Abhängigkeiten fest.
Gruppierung: Ordnen Sie Aufgaben nach Kategorien, erstellen Sie benutzerdefinierte Status, weisen Sie Prioritäten zu und fügen Sie Tags hinzu. Verknüpfen Sie Aufgaben, Dokumente und Integrationen, um jedem Mitglied des Teams den Zugriff auf Wissen zu ermöglichen.
Wiederholende Aufgaben: Legen Sie wöchentliche Meetings oder tägliche Erinnerungen als wiederholende Aufgaben fest, die automatisch zu Ihrer Liste hinzugefügt werden.
Vorlagen: Verwenden Sie Aufgabenvorlagen, um einen Workflow für sich wiederholende Aufgaben zu erstellen. Sie können beispielsweise eine Vorlage für Kandidatenbeziehungen einrichten, die Sie immer dann wiederverwenden können, wenn jemand eine neue Einstellungsanfrage stellt.
Meilensteine: Setzen Sie sich Ziele, die den Abschluss wichtiger Phasen Ihres Projekts markieren. Nehmen Sie sich auch die Zeit, diese zu feiern.
4. Projektressourcen zuweisen
Weisen Sie jeder Aufgabe/Unteraufgabe einzelne Personen zu. Mit dem Ressourcenmanagement-Tool von ClickUp können Sie einer Aufgabe mehrere Personen zuweisen. Sie können auch Betrachter hinzufügen, die bei Aktualisierungen oder Änderungen am Status Benachrichtigungen erhalten.
Verwenden Sie die ClickUp-Team-Ansicht, um zu sehen, wie ausgelastet oder verfügbar Ihre Teammitglieder sind. Verwenden Sie die Workload-Ansicht, um zu beurteilen, ob jedes Teammitglied über- oder unter der Kapazität liegt. Aktivieren Sie die Zeiterfassung und Schätzungen, um den Überblick über den Fortschritt zu behalten.
5. Machbarkeit bewerten
Sobald Sie alles eingerichtet haben, ist es an der Zeit, zu überprüfen, ob alles in Ordnung ist. Nutzen Sie dazu die mehr als 15 Ansichten, die ClickUp bietet, um dies zu erledigen.
Kalenderansicht: Verwenden Sie die Kalenderansicht (Tage, Wochen oder Monate) für das Zeitmanagement und um zu sehen, ob die Meilensteine mit den Fristen des Projekts übereinstimmen.
Gantt-Ansicht: Verwenden Sie die Gantt-Ansicht, um sicherzustellen, dass parallel ausgeführte Aufgaben nicht voneinander abhängig sind. Verschieben Sie sie, um einen reibungslosen Übergang von einer Phase zur nächsten zu gewährleisten und so das Ressourcenmanagement zu verbessern. In ClickUp können Sie auch den kritischen Pfad und die Pufferzeit identifizieren, um einige Arbeiten neu zu planen, ohne größere Termine zu beeinträchtigen.
Zeitleistenansicht: Visualisieren Sie den Fahrplan, fertiggestellte Aufgaben und zukünftige Ereignisse auf einer linearen Projektzeitleiste, um Anomalien zu erkennen.
6. Richten Sie Ihr Team auf Erfolg aus
Bringen Sie alle notwendigen Projektressourcen an einem Ort zusammen. Mit ClickUp Docs können Sie Projekte dokumentieren. Wenn Sie Ressourcen in anderen Tools wie Figma oder Google Tabellen haben, binden Sie diese ebenfalls in Ihren ClickUp-Workspace ein. Nutzen Sie ClickUp Whiteboard für Brainstormings. Aktivieren Sie Kommentare, damit das Team miteinander kommunizieren kann, oder wandeln Sie Kommentare schnell in Aufgaben um!
7. Überwachen und verbessern
Die Ressourcenplanung endet nicht mit dem Start des Projekts. Während die Teams ihre Aufgaben täglich abschließen, müssen Projektmanager den Fortschritt überwachen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Verwenden Sie hierfür die ClickUp-Dashboards.
Erstellen Sie Ihr benutzerdefiniertes Dashboard mit den für Sie wichtigen Projektindikatoren. Fügen Sie Widgets für Teammitglieder, kritische Pfade, Sprints, Status und andere Aspekte an einem Ort hinzu.
Wenn Sie einen leeren Arbeitsbereich suchen, verwenden Sie die Ressourcenplanungsvorlage von ClickUp. Passen Sie sie mühelos an Ihre Bedürfnisse an. Hier finden Sie weitere Ressourcenplanungsvorlagen in Excel und Google Tabellen, die Ihnen bei Ihrer Entscheidung helfen.
6 Strategien für eine effektive Ressourcenplanung
Nachdem wir uns die Details angesehen haben, die für eine effektive Ressourcenplanung erforderlich sind, finden Sie hier einige effektive Strategien für das Projektmanagement.
Definieren Sie Standards klar und eindeutig
Ein Projekt gilt als fertiggestellt, wenn Sie alle Aufgaben ausgeführt und alle Spezifikationen Ihres Kunden erfüllt haben. Nutzen Sie Ihr Ressourcenplanungssystem daher für folgende Zwecke:
- Definieren Sie Anforderungen, Erwartungen, Erfolgskriterien und Qualitätsstandards.
- Bringen Sie das gesamte Team des Projekts zusammen und besprechen Sie die Standards mit ihm.
- Veröffentlichen Sie dies in einfacher Sprache und machen Sie es für alle zugänglich, damit es später verwendet werden kann.
Planen Sie zusätzliche Zeit und Ressourcen ein
Planen Sie Ihre Ressourcen mit etwas Spielraum für plötzliche Änderungen oder Entwicklungen. Nutzen Sie Ihre personellen Ressourcen nicht zu 100 %. Eine Auslastung von 75–80 % gibt allen Beteiligten etwas Luft zum Atmen.
Die zusätzliche Zeit schont die kognitiven Ressourcen, insbesondere bei kreativer Arbeit wie Schreiben, Design und Softwareentwicklung, was insgesamt zu besseren Ergebnissen führt.
Planen Sie außerdem nicht bis zur letzten Minute. Lassen Sie am Ende 1–2 Tage Zeit, um unerwartete Verzögerungen auszugleichen. Wenn Ihre neu entwickelte Website abstürzt oder Ihre Bannerwerbung einen Tippfehler enthält, rettet Ihnen diese zusätzliche Zeit den Tag.
Planen Sie unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten
Jedes Projekt, egal wie einfach es auch erscheinen mag, hat inhärente Abhängigkeiten. Planen Sie diese ein, um sicherzustellen, dass niemand überlastet wird. Achten Sie darauf, dass Sie die Mitglieder der Teams gegen Ende des Workflows nicht mit Verzögerungen überlasten.
Wenn Ihr kleines DevOps-Team beispielsweise am letzten Tag Hunderte von Features in die Produktion bringen muss, werden Sie wahrscheinlich mit technischen und emotionalen Zusammenbrüchen konfrontiert sein. Verteilen Sie solche Aktivitäten stattdessen sorgfältig.
Überwachen Sie jederzeit
Behalten Sie den Fortschritt, die Team-Kapazität und die Auslastung jede Woche, wenn nicht sogar täglich, genau im Auge. Vermeiden Sie eine Überlastung oder Unterauslastung Ihrer Ressourcen. Verteilen Sie Ressourcen neu auf wichtige Aufgaben oder unerwartete Hindernisse wie persönliche Notfälle oder Krankheiten.
Kommunizieren Sie proaktiv
Halten Sie die Kommunikationskanäle offen, um die Zusammenarbeit zwischen den Teams zu fördern. Halten Sie alle Beteiligten entsprechend ihren Bedürfnissen über den Fortschritt auf dem Laufenden. Der Chief Technology Officer (CTO) benötigt beispielsweise wöchentliche Updates über den Fortschritt des gesamten Projekts auf hoher Ebene.
Mitglieder des Teams unterhalb der Führungsebene benötigen detaillierte Updates zu ihren vorgelagerten Aufgaben. Führen Sie dies manuell durch oder implementieren Sie Automatisierungen für die Berichterstellung in regelmäßigen Abständen.
Bringen Sie ein Projekt zu einem sinnvollen Abschluss
- Fragen Sie den Kunden, ob er mit allen Aspekten des Projekts zufrieden ist.
- Holen Sie sich Feedback dazu, was Sie gut gemacht haben und was verbessert werden muss.
- Feiern Sie den Erfolg mit Ihrem Team
- Führen Sie Retrospektiven oder Leistungsbewertungen durch, um den Erfolg der Aufgabe oder des Projekts als Team zu besprechen.
- Schließen Sie alle Aufgaben im Projektmanagement-Tool ab und archivieren Sie sie entsprechend.
Maximieren Sie das Potenzial Ihres Teams mit effektiver Ressourcenplanung
Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, müssen alle Mitglieder des Teams ihre Aufgaben kennen und sich bei Bedarf gegenseitig vertreten. Es ist wichtig, Abhängigkeiten und die Notwendigkeit, eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erledigen, deutlich zu machen. Eine effektive Ressourcenplanung spielt dabei eine zentrale Rolle.
Nutzen Sie die Ressourcenplanungs-Features von ClickUp, um jedem Projektmanager die Tools an die Hand zu geben, mit denen er sein Team von Anfang bis Ende in die richtige Richtung lenken kann. Ob es darum geht, die richtige Person für die richtige Aufgabe zuzuweisen oder eine Aufgabe zu übernehmen, um sie voranzutreiben – mit ClickUp können Sie all das tun. Entdecken Sie, wie Sie das Potenzial Ihres Teams maximieren können, indem Sie sich noch heute kostenlos anmelden.