Projektmanagement ist eine komplexe Aufgabe, die die Fähigkeit erfordert, mehrere Verantwortlichkeiten gleichzeitig zu übernehmen. Erfolgreiche Projektmanager sind versiert im Umgang mit Stakeholdern, in der Planung von Aktivitäten, der Überwachung von Ressourcen und Budgets sowie in der Analyse von Berichten, um den Fortschritt des Projekts sicherzustellen.
Mit zunehmender Komplexität der Projekte wird die Workload jedoch immer größer. Das Jonglieren mehrerer Projekte und Aufgaben in einem großen Team kann selbst für erfahrene Projektmanager eine Herausforderung sein.
Laut einem Bericht bearbeiten über 52 % der Projektmanager zwischen 2 und 5 Projekte gleichzeitig.
Stellen Sie sich einen endlosen Aufstieg vor, multipliziert mit der Nummer der Projekte, die Sie bearbeiten.
Sie benötigen die richtigen Tools, um Ihr Arbeitsleben zu vereinfachen und den Berg an Aufgaben zu bewältigen. Eine funktionsreiche Cloud-Projektmanagement-Software kann Ihnen die schwere Arbeit abnehmen.
Wenn Sie sich fragen, welche Features einer Projektmanagement-Software am wichtigsten sind, haben wir die Vorarbeit für Sie erledigt.
Das sollten Sie bei der besten Projektmanagement-Software beachten.
Auswahl einer Projektmanagement-Software für Ihr Team
Nur 23 % der Unternehmen nutzen heute ein Projektmanagement-Tool. Der Rest verlässt sich weiterhin auf Legacy-Tools wie Tabellenkalkulationen und Excel als Projektmanagementsystem.
Was passiert, wenn Sie Projekte über Tabellenkalkulationen verwalten?
- Da nur wenige Mitarbeiter über überdurchschnittliche Excel-Kenntnisse verfügen, bleiben diese Tabellen ungenutzt auf einem Netzlaufwerk liegen, und Projektinformationen sind schwer zu verwalten und zu interpretieren
- Mit einem projektmanagement auf Basis von Tabellenkalkulationen können Projektteams keine Dateien, Unterhaltungen, Anmerkungen und zugehörige Informationen speichern – ein wichtiger Bestandteil der Projektzusammenarbeit
- Legacy-Tabellenkalkulationen verfügen nicht über Versionskontrolle und Prüfpfade, um zu verfolgen, wie sich Informationen und Prozesse im Laufe der Zeit ändern
- Ohne Echtzeit-Bearbeitung und Bearbeitung durch mehrere Benutzer entstehen Informationssilos
Eine Projektmanagement-Lösung mit erweiterten Features kann Ihrem Team viel Ärger ersparen und die Arbeit an Ihren Projekten verbessern.
Zu den Vorteilen einer Projektmanagement-Software gehören:
1. Standardisierung von Arbeitsprozessen
Ein Projektmanagementsystem verfügt über Standardvorlagen, die als Blaupausen für die Projektdurchführung dienen.
Die Vorlagen beschreiben die Schritte, die die Mitglieder des Teams von der Planung über die Ausführung bis zum Abschluss befolgen müssen, um einen strukturierten Ansatz zu gewährleisten und einen Standardrahmen zu schaffen.
Ihr Team hat eine klare Vorstellung davon, wie die Arbeit funktioniert, wodurch Geschäftsprozesse effizienter werden.
2. Bessere Qualitätskontrolle
Mit Projektmanagement-Tools wird die Qualitätskontrolle systematischer.
Beispielsweise können Projektmanager Zeitleisten für jede Aufgabe festlegen und benachrichtigt werden, wenn die Fristen näher rücken.
Jedes Team-Mitglied kennt die allgemeinen Ziele, Aufgaben und Abhängigkeiten sowie seine Kollegen.
Teamleiter können den Fortschritt von Projekten nachverfolgen, Probleme frühzeitig erkennen und umgehend beheben.
Dieser systematische Ansatz stellt sicher, dass die Ergebnisse die Erwartungen der Clients erfüllen oder übertreffen. Das Ergebnis ist ein höheres Vertrauen der Clients und der Führungsetage, was zu einem besseren Ruf des Unternehmens führt.
3. Verbesserte Kommunikation im Team
Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen, denen Tools für die Teamkommunikation fehlen, sorgen Features von Projektmanagement-Software wie Echtzeit-Messaging, Dateifreigabe und Aufgabenverteilung dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Außerdem kennen alle Mitglieder des Teams ihre Rollen, Verantwortlichkeiten und den Gesamtfortschritt ihrer Arbeit. Diese Transparenz sorgt für Klarheit, verhindert Missverständnisse und fördert die Zusammenarbeit und Koordination der Teammitglieder.
4. Verbesserte Zusammenarbeit
Projektmanagement-Tools bieten eine zentrale Arbeitsplattform, auf die Sie von überall aus zugreifen können, wenn Sie über eine Internetverbindung verfügen. Dieses Feature ermöglicht Teams in verschiedenen Zeitzonen eine nahtlose Zusammenarbeit auch von unterwegs.
Die meisten kostenlosen Cloud-basierten Projektmanagement-Softwareprogramme verfügen über virtuelle Arbeitsbereiche, in denen Benutzer auf Aufgaben zugreifen, Dokumente freigeben und effektiv kommunizieren können. Solche kollaborativen Systeme werden immer wichtiger, da alternative Arbeitsmodelle, Remote-Teams und hybride Kommunikation am Arbeitsplatz zur Norm werden.
5. Messbare Ergebnisse und reduzierte Kosten
Features von Projektmanagement-Software wie Fortschrittsverfolgung, Festlegung von Meilensteinen und Ressourcenzuweisung bieten Teams und Managern Echtzeit-Einblicke in die Projektleistung und helfen ihnen, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Diese Erkenntnisse verbessern die Effizienz und identifizieren Prozesse, die sich auf die Produktivität des Teams auswirken, wodurch die Betriebskosten gesenkt werden.
8 wesentliche Schlüssel-Features, auf die Sie bei einem Projektmanagement-Tool achten sollten
1. Aufgabenverwaltung
Zu Beginn eines neuen Projekts werden die Eigentümerschaft und Priorisierung von Aufgaben leicht vernachlässigt. Mit dem Aufgabenmanagement können Sie Aufgaben innerhalb eines Projekts organisieren, verfolgen und überwachen, um sicherzustellen, dass sie effizient und termingerecht abgeschlossen werden. Benutzer können Aufgaben erstellen, sie Teammitgliedern zuweisen, Fristen festlegen und den Fortschritt der Aufgaben verfolgen.
Beispielsweise können Sie ClickUp Aufgaben verwenden, um alle Ihre Aufgaben in einem zentralen hub zu planen, zu terminieren und nachzuverfolgen. Optimieren Sie Ihre Arbeit, indem Sie Unteraufgaben zuweisen, Checklisten erstellen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festlegen.
Die besten Projektmanagement-Tools bieten außerdem:
- Priorisierung von Aufgaben: Damit können Sie Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine Reihenfolge bringen
- Erinnerungen an Aufgaben: Richten Sie automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen für Teammitglieder zu anstehenden oder überfälligen Aufgaben ein
- Aufgabenfilterung und -sortierung: Dies wird häufig durch eine Suchleiste oder Tags unterstützt, mit denen Sie bestimmte Aufgaben nach Priorität, Fälligkeitsdatum oder zugewiesenem Teammitglied suchen können, sodass Sie keine Zeit mit der Suche nach wichtigen Informationen verschwenden
- Vorlagen für Aufgaben: Erstellen Sie Vorlagen für das Aufgabenmanagement und verwenden Sie diese für wiederholende Aufgaben. Sie müssen nicht jedes Mal von vorne beginnen, sondern lediglich Ihre Daten in die Projektvorlagen einfügen und loslegen
Die Projektmanagement-Vorlagen von ClickUp werden von Projektmanagern häufig verwendet, da sie zahlreiche Automatisierungen, vorgefertigte Workflows und agile Features zur Organisation von Aufgaben, Nachverfolgung von Projektleistungen und zur Erstellung eines besser verwaltbaren Systems bieten.
2. KI-Funktionen
Als Projektmanager haben Sie täglich viel mehr zu tun, als nur ein Projektmanagement-Tool zu bedienen. Hier kommen KI-Funktionen ins Spiel – sie ermöglichen es Ihrer Lösung, im Autopilot-Modus zu laufen.
Die Wahl eines Projektmanagement-Tools mit KI-Funktionen ist entscheidend für die Zukunftssicherheit Ihrer Investition. Der weltweite Markt für KI im Projektmanagement wird voraussichtlich von 2,5 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 auf 5,7 Milliarden US-Dollar im Jahr 2028 wachsen, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 17,3 % ab 2023 entspricht.
Zu den Schlüssel-KI-Funktionen, die Sie von einem guten Projektmanagement-Tool erwarten sollten, gehören:
- Automatisierte Aufgabenverteilung: Integrierte KI-Assistenten weisen Team-Mitgliedern Aufgaben basierend auf ihrer Expertise, Workload und Verfügbarkeit zu
- Unterstützung beim Schreiben und Bearbeiten: KI-Tools für Projektmanager helfen bei der Erstellung von Projektzusammenfassungen, Projektberichten und E-Mail-Entwürfen, beim Korrekturlesen von Berichten auf Rechtschreibfehler und bei der Automatisierung der Erstellung von Projektbeschreibungen
- Predictive Analytics: KI analysiert Projektdaten, um zukünftige Trends, Risiken und Ergebnisse vorherzusagen, und hilft Projektmanagern so, fundierte Entscheidungen zu treffen
- Intelligente Terminplanung: Durch die Berücksichtigung von Abhängigkeiten und der Ressourcennutzung optimiert KI die Projektzeitpläne, um Verzögerungen zu minimieren und die Effizienz zu maximieren
- Risikomanagement: Auf Grundlage von Verlaufsdaten und Echtzeitinformationen identifiziert KI Risiken und schlägt Strategien zu deren Minderung vor
- Anpassung: KI ermöglicht Ihnen die Erstellung und Optimierung benutzerdefinierter Workflows. Mit anpassbaren Vorlagen kann jeder wiederholbare Workflow-Prozesse erstellen, unabhängig von seinem technischen Hintergrund
KI-Funktionen sind weit mehr als nur ein Trend im Projektmanagement: Sie maximieren die Effizienz von Teams, identifizieren Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und helfen dabei, wiederholbare und anpassbare Workflows zu erstellen, um die Geschäftsziele zu erreichen.
Die ChatGPT-Eingabeaufforderungen für Projektmanagement von ClickUp enthalten eine Vorlage mit über 190 Eingabeaufforderungen, mit denen Sie Projektideen und Strategien für ein erfolgreiches Projektmanagement entwickeln können.
Ein Beispiel: "Ich suche nach Strategien, um den Erfolg meiner Projekte sicherzustellen und die mit einem Softwareentwicklungsprojekt verbundenen Risiken zu minimieren. "
3. Projektplanung und Terminierung
Bei der Arbeit an einem komplexen Projekt mit vielen sich überschneidenden Phasen kann man sich leicht in Details verlieren und versäumen, die richtigen Meetings oder Aktivitäten zum richtigen Zeitpunkt zu planen.
Die Zuweisung von Aufgaben, die Nachverfolgung von Fortschritten und sogar Projekt-Zeitleisten können unter den Tisch fallen, und wenn verschiedene Team-Mitglieder voneinander abhängig sind, kann jeder Ausrutscher zu einem massiven Chaos führen.
Mit einem definierten Projektplan verfügen Sie über einen klaren Fahrplan und eine klare Richtung für das Projekt, wodurch die Ausrichtung auf die übergeordneten Unternehmensziele sichergestellt wird. Alle Teammitglieder kennen ihre Aufgaben, die übergeordneten Projektziele und den Arbeitsumfang und halten den Projektzeitplan in der richtigen Reihenfolge ein.
Die besten Projektmanagement-Tools bieten außerdem:
- Budgetierungs-Features
- Die Möglichkeit, Ziele/Vorgaben festzulegen
- Ein Planer, der die verschiedenen Projekte, an denen Sie arbeiten, übersichtlich darstellt und die Planung neuer Aktivitäten erleichtert
- Gemeinsame Kalender, die für die Organisation von Meetings und die Sicherstellung, dass alle darüber informiert sind, unerlässlich sind
Verwenden Sie Vorlagen für Projektpläne, um Ihre lang- und kurzfristigen Ziele zusammen mit zusätzlichen Ressourcen, Zeitleisten und Budgetbeschränkungen zu erreichen.
Suchen Sie nach einer Vorlage für die Projektplanung, die sich in Ihre Projektmanagement-Software integrieren lässt und Ihnen die Eingabe von wichtigen Meilensteinen, Terminen sowie Rollen und Verantwortlichkeiten ermöglicht.
4. Berichterstellung und Nachverfolgung von Projekten
Es kann schwierig sein, einen Überblick über den Flow komplexer Projekte von einer Phase zur nächsten zu bekommen.
Die Berichterstellung und Projektverfolgung helfen Ihnen, die Projektentwicklung in Echtzeit zu überwachen und den Status des Projekts zu visualisieren (mithilfe von Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards und Prozent-/Fortschrittsbalken).
Ohne dieses Feature können Sie nicht:
- Proaktive Risikominimierung, bevor diese eskalieren
- Erkennen und vermeiden Sie potenzielle Verzögerungen sowie Terminüberschreitungen
- Identifizieren und beheben Sie Engpässe, die die Effizienz Ihrer Projekte beeinträchtigen
- Legen Sie Schlüssel-Leistungsindikatoren fest und verfolgen Sie diese, um den Fortschritt effektiv zu verwalten
- Kommunizieren Sie den Status von Projekten an die Geschäftsleitung, Team-Mitglieder und Stakeholder
- Überwachen Sie den Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben oder das gesamte Projekt und optimieren Sie zukünftige Projekte entsprechend
- Sorgen Sie für Verantwortlichkeit und Rechenschaftspflicht unter den Mitgliedern Ihres Teams, indem Sie die erwartete mit der tatsächlichen Leistung vergleichen
Bonus: Das Handbuch für das Management großer Projekte
5. Priorisierung
Projektmanager wissen, welche Aufgaben am wichtigsten sind und bei der Planung von Projekten den Ausschlag geben.
Die Kommunikation dieser Informationen an das Team kann jedoch eine Herausforderung sein, wenn Sie dies manuell tun, insbesondere bei dynamischen Projekten, die eine agile Reaktion erfordern.
Zu den Features einer Projektmanagement-Software gehört die Priorisierung, mit der Sie Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zuweisen und ordnen können, sodass Ihr Team die wichtigsten Aktivitäten visualisieren und sich zuerst darauf konzentrieren kann.
Die Priorisierungsfunktion wird in der Regel in Form von Beschreibungen (z. B. "Hoch", "Mittel" und "Niedrig") angezeigt, die neben jeder Aufgabe gut sichtbar sind. Benutzer können auch benutzerdefinierte Kriterien für die Priorisierung festlegen, wie z. B. Fristen, Kundenanforderungen oder die Korrelation mit Meilensteinen des Projekts.
Wenn sich Prioritäten oder Projektanforderungen in Ihrer Branche häufig ändern, können sich Ihre Teammitglieder dank dieses Features schnell anpassen.
Damit die Priorisierung von Aufgaben gelingt, erstellen Sie eine To-Do-Liste in Ihrer Projektmanagement-Software. Mit der Aufgabenverwaltungsfunktion können Sie in der Regel größere Aufgaben in Teilaufgaben unterteilen. In ClickUp können Sie beispielsweise Teilaufgaben in großen Mengen neu anordnen und bearbeiten und Prioritäten im Bereich von "dringend" bis "niedrig" hinzufügen.
6. Workflow-Management
Es ist eine Sache, eine allgemeine Vorstellung davon zu haben, wie das Projekt ablaufen wird. Für eine effiziente und fehlerfreie Ausführung benötigen Sie jedoch eine detaillierte, schrittweise Aufgabenabfolge.
Workflow-Management umfasst die Gestaltung, Ausführung und Optimierung der Abfolge von Aufgaben. Auch wenn es ähnlich klingt wie Aufgabenmanagement, Projektplanung und Priorisierung, ist es doch etwas anderes.
So geht's:
- Die Projektplanung konzentriert sich auf das "Was" der Gleichung (Definition großer Teile Ihres Projekts wie Projektziele und Zeitleisten), während das Workflow-Management sich auf das "Wie" der Gleichung konzentriert (Skizzierung der detaillierten Schritte, die zum Abschluss jeder Phase des Projekts erforderlich sind)
- Die Priorisierung und Aufgabenverwaltung konzentriert sich auf einzelne Aufgaben, während das Workflow-Management Ihnen eine Gesamtansicht bietet. Es ist sequenziell und repetitiv und hilft Ihnen zu verstehen, wie Aufgaben miteinander verbunden sind und was als Nächstes zu tun ist
Mit anderen Worten: Das Workflow-Management visualisiert den gesamten Projektverlauf einschließlich aller Schritte. Visuelle Projektmanagement-Tools stellen Workflows häufig als visuelle Diagramme oder Flussdiagramme dar, die Ihnen helfen, die Abfolge von Aufgaben und Abhängigkeiten bei der Verwaltung komplexer Projekte zu verstehen.
7. Integration mit anderen Plattformen
Sie müssen ein Tool für die Zusammenarbeit im Projektmanagement mit Integrationsfunktionen wählen, um Frustrationen und Ineffizienzen durch die Verwendung mehrerer Apps zu vermeiden.
Ein typischer Tag im Leben eines Projektmanagers umfasst die Verwaltung mehrerer Apps für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team, die Berichterstellung, die Automatisierung von Workflows und andere Arbeits-Tools.
Um Ihre Arbeit zu vereinfachen, benötigen Sie eine einzige Projektmanagement-App, die alle anderen Tools in Ihrem Tech-Stack miteinander verbindet, von Zoom und Slack bis hin zu Google Drive, Jira und GitHub.
ClickUp lässt sich mit über 1.000 Tools integrieren, um:
- Erleichtern Sie den fehlerfreien Informationsaustausch zwischen verschiedenen Systemen,
- Eliminieren Sie Fehler bei der Datenübertragung zwischen nicht verbundenen Apps,
- Führen Sie alle Ihre Daten in einer einzigen Datenbank zusammen, um die Sichtbarkeit zu verbessern und
- Sparen Sie Zeit, indem Sie Aufgaben in einem einzigen System ausführen, anstatt mehrere Quellen zu jonglieren
8. Unterstützung für agile Projektmanagement-Teams
Wenn Ihr Team agile Managementmethoden für kontinuierliche Produktverbesserungen durch eine Reihe von Sprints einsetzt, sollten Sie auf die folgenden Features achten:
- Sprint-Planung: Erstellen und priorisieren Sie Aufgaben, schätzen Sie den Aufwand und definieren Sie Sprint-Ziele
- Kanban-Boards: Zur Visualisierung des Projektstatus
- Backlog-Management: Gewährleistet eine stetige Arbeitsversorgung für jeden Sprint
- Burndown-Diagramme: Helfen Ihnen, die verbleibende Arbeit im Verhältnis zur Zeit zu visualisieren, um den Überblick zu behalten
- Vorlagen: Agile Meeting-Vorlagen für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit im Team und zur Förderung der Transparenz im Projekt
Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektmanagement-Tool mit der agilen Software Ihres Tech-Teams kompatibel ist.
Beispielsweise optimiert die Integration von ClickUp und Jira die Nachverfolgung von Problemen und Fehlern, die Erstellung von Aufgaben und andere agile Workflows durch eine bidirektionale Synchronisierung.
Ein typisches Beispiel: Wenn in Jira ein neues Problem mit einem bestimmten Tag erstellt wird, wird automatisch eine neue Aufgabe in ClickUp erstellt.
Ein All-in-One-Tool für das Projektmanagement finden
Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software für Ihr Team berücksichtigen sollten:
- Speicherort des Teams: Wenn sich die Mitglieder Ihres Teams in verschiedenen Zeitzonen befinden, benötigen Sie robuste Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, z. B. einen integrierten Chat, die gemeinsame Bearbeitung und anpassbare und gemeinsam nutzbare To-Do-Listen
- skalierbarkeit*: Sie benötigen ein Tool, das sich je nach Bedarf skalieren lässt, sei es in Bezug auf Features oder Teammitglieder. Eine effektive Plattform sollte in der Lage sein, Geschäftsbereiche unterschiedlicher Größe zu bedienen, abteilungsübergreifend skalierbar zu sein und auch bei wachsendem Unternehmen eine einfache Bedienung und konsistente Leistung zu gewährleisten
- Integrationen und Benutzerfreundlichkeit: Achten Sie bei der Bewertung der verschiedenen Optionen auf die Benutzeroberfläche, die einfache Navigation und die Integration in die von Ihren Teams verwendeten Technologien
- Preise: Der beste Weg, um festzustellen, ob ein Tool versteckte Kosten hat, ist das Lesen von echten Benutzerbewertungen auf G2, Capterra, Reddit und anderen Bewertungsseiten. Versteckte Kosten in Projektmanagement-Software können zusätzliche Gebühren für Features, die nicht klar im Preisplan angegeben sind, oder unerwartete Gebühren für technischen Support umfassen
- Integrierter KI-Support: Sie können zwar auch andere KI-Plattformen wie ChatGPT, Claude, Google Gemini usw. verwenden, aber es ist praktischer, wenn das von Ihnen gewählte Tool über eine integrierte KI verfügt. Wählen Sie eine Projektmanagement-Plattform, die die Leistungsfähigkeit eines KI-Tools nutzt. Dies ist eines der wichtigsten Features, auf die Sie heute bei einer Projektmanagement-Software achten sollten
ClickUp: Die beste Software für Projekt- und Aufgabenmanagement
Was ClickUp zu einer der besten Projektmanagement-Lösungen macht, ist, dass es für Teams jeder Größe und Branche konzipiert ist.
Sehen wir uns die Schlüssel-Features der Projektmanagement-Software ClickUp an, die jedes Projekt-Team liebt.
Erhöhte Effizienz durch eine skalierbare Hierarchie-Struktur
ClickUp bietet ein skalierbares Hierarchie-Framework, mit dem selbst komplexeste Projekte übersichtlich in Ordnern, Aufgaben, Unteraufgaben und Listen organisiert werden können. Mit mehr als 15 benutzerdefinierten Ansichten in ClickUp können Sie Ihre Arbeit an Ihren Projektmanagement-Ansatz und Ihre individuellen Workflows anpassen.
Wenn Ihr Team beispielsweise Gantt-Diagramme für Projektzeitleisten zur Planung und Durchführung von Projekten verwendet, können Sie die Gantt-Diagrammansicht wählen, um den Fortschritt zu visualisieren und zu überwachen.
In Verbindung mit über 50 Aufgabenautomatisierungen, die jeden Projektmanagementprozess optimieren können, erhalten Sie ein Tool, mit dem Sie komplexe Projekte visualisieren und automatisieren können, wodurch Sie die Effizienz Ihres Projektmanagements steigern.
ClickUp Brain für KI-gestütztes Projektmanagement
Die täglichen Aufgaben der meisten Projekt-Teams umfassen sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Erstellung wöchentlicher Berichte, Anforderung von Details von den Produkt- und Marketing-Teams, Erstellung von Produktbeschreibungen und anderer Dokumentation, Verfassen von E-Mails und Zusammenfassung von Meetings.
ClickUp Brain unterstützt Ihr Team durch die Automatisierung der oben genannten Routineaufgaben, sodass es mehr Zeit für strategische und wirkungsvolle Arbeit aufwenden kann.
Mit dem integrierten KI-Wissensmanager von ClickUp können Sie schnell und präzise Antworten aus dem Kontext jeder Aufgabe oder jedes Projekts in Ihrem ClickUp-Workspace abrufen. Dank der automatisierten Projektverwaltung müssen Sie Teammitglieder nicht mehr nach bestimmten Details fragen, da ClickUp Brain diese automatisch abruft.
Darüber hinaus können Sie ClickUp Brain als KI-Assistenten verwenden, um Projekt- und Statusberichte zu erstellen, die Planung von Teilaufgaben zu automatisieren und Daten automatisch auszufüllen. Es kann Aufgaben wie das Erstellen von Projektbeschreibungen, das Verfassen von E-Mails, das Zusammenfassen von Meeting-Notizen und das Generieren von Projektideen übernehmen.
Vorlagen für das Projektmanagement
Die Projektmanagement-Vorlage von ClickUp bietet erweiterte Funktionen, die auf komplexe Anforderungen zugeschnitten sind, sowie einen anpassbaren Workspace, der an jedes Projekt angepasst werden kann. Sie eignet sich besonders für die Überwachung großer, funktionsübergreifender Projekte und hilft Managern, Hindernisse bei der Zusammenarbeit und Koordination zu überwinden.
Die Vorlage bietet Ihnen benutzerdefinierte Status wie "In Bearbeitung", "Risikobehaftet", "Abgeschlossen" usw. Darüber hinaus können Sie Ihre Informationen in verschiedenen Ansichten anzeigen, z. B. als Kanban-Board, Dokumente, Formular zur Erfassung von Stakeholder-Beiträgen und als detaillierte Listenansicht.
Verbesserte Zusammenarbeit mit ClickUp Chat-Ansicht und ClickUp Docs
Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass die Teams isoliert arbeiten oder mit einer verstreuten Kommunikation über verschiedene Kanäle zu kämpfen haben, insbesondere wenn die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg für große Projekte ist.
Die Chat-Ansicht von ClickUp vereint die Teamzusammenarbeit in der App unter einem Dach, sodass Teammitglieder innerhalb des Projektmanagementsystems Elemente mit Tags versehen und zuweisen können.
Fügen Sie Webseiten, eingebettete Links und Tabellen ein, um den Zugriff zu vereinfachen, und formatieren Sie jede Nachricht mit umfangreichen Bearbeitungsfunktionen wie Code-Blöcken und Aufzählungen.
Darüber hinaus sind ClickUp-Dokumente eine zentrale Quelle für alle Informationen – sie enthalten alle Ihre Projektdokumente und Details. Arbeiten Sie in Echtzeit mit Ihren Team-Mitgliedern zusammen, fügen Sie Video-Links, PDFs und Tabellen hinzu, markieren Sie wichtige Abschnitte mit umfangreichen Formatierungsoptionen und verknüpfen Sie die Dokumente mit Ihren Workflows, um die Effizienz und Zusammenarbeit zu verbessern.
Arbeitsmanagement mit Vorlagen
ClickUp bietet Projektvorlagen, mit denen Sie Projektkosten überwachen, die Ressourcenzuweisung optimieren, Aufgaben nachverfolgen und Ineffizienzen oder Kostenüberschreitungen vermeiden können.
Die Vorlage "Projektressourcen-Matrix" von ClickUp schätzt beispielsweise Ressourcenkosten wie Arbeitsaufwand, Gemeinkosten und Rohstoffe, visualisiert die Kapazität der Workload und erleichtert die Kommunikation mit den Beteiligten.
Ebenso können Sie die Vorlage für Projektleistungen von ClickUp verwenden, um die Projektkosten nach Leistungen aufzuschlüsseln und so erfolgreiche Projektergebnisse sicherzustellen.
Diese anpassbare Vorlage hilft Ihnen dabei, alle Projektinformationen, Aktivitäten und Ergebnisse im Blick zu behalten. Verwenden Sie sie, um Aufgaben zuzuweisen, Prioritäten zu setzen und deren Fortschritt nachzuverfolgen.
Die Vorlage bietet Ihnen bis zu sechs verschiedene Ansichten. In der Listenansicht können Sie den Status, den Eigentümer, das Fälligkeitsdatum usw. jeder Aufgabe anzeigen, und in der Board-Ansicht werden die Aufgaben nach Status gruppiert angezeigt. Projektmanager profitieren außerdem von der Gantt-Diagramm-Ansicht, die einen Überblick über das gesamte Projekt bietet.
Erhöhte Produktivität mit ClickUp Whiteboards
Um während eines Projekts produktiv zu bleiben, sind häufiges Brainstorming, optimierte Kommunikation und die Priorisierung von Aufgaben erforderlich. Ganz gleich, ob Sie Teil eines virtuellen Teams sind oder vor Ort arbeiten, ClickUp Whiteboards dienen als kreative digitale Leinwand, auf der Sie Brainstorming betreiben und Ideen zum Leben erwecken können.
ClickUp Whiteboards schaffen eine integrativere Arbeitserfahrung für Stakeholder, Clients und Teams.
Verwenden Sie Whiteboards in ClickUp, um Ihre Ideen festzuhalten, sie mit Ihren Workflows zu verknüpfen und Team-Mitgliedern innerhalb des digitalen Whiteboards Aktionselemente zuzuweisen.
Einfachere Integration neuer Mitglieder
Wir werden dieses Feature anhand einer Fallstudie etwas näher erläutern.
Die Geschäftsplanungsplattform Pigment nutzte ClickUp, um eine hervorragende Onboarding-Erfahrung für Mitarbeiter zu entwickeln und bereitzustellen.
Nach der Serie-B-Finanzierungsrunde verdreifachte das Unternehmen seine Mitarbeiterzahl innerhalb von 6 Monaten. Die alten Onboarding-Prozesse, die Notion-Checklisten und die Kommunikation über Slack-Nachrichten und E-Mails umfassten, waren ineffizient und mussten überarbeitet werden.
Das Arbeitsmanagementsystem von ClickUp zentralisierte die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
Die Lösungen von ClickUp zur Optimierung des Onboardings bei Pigment:
- Verbessert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit, indem Teams die Gantt-Ansicht nutzen, um alles zu planen, zu verwalten und zu priorisieren
- Schnelle und einfache Delegierung mit ClickUp Chat, wobei Aufgaben auch mehreren Eigentümern zugewiesen werden können, was die Zusammenarbeit an einem Ort ermöglicht
- ClickUp-Formulare zum Sammeln von Informationen über neue Mitarbeiter und zum Einholen von Feedback zum Onboarding-Prozess
- ClickUp-Vorlagen und Automatisierungen, um jedem neuen Mitarbeiter spezifische Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit er schnell zu einem leistungsstarken Mitwirkenden werden kann
Das Ergebnis?
- 88 % Steigerung der Onboarding-Effizienz
- 83 % Reduzierung der Zykluszeit für Fehler
- 20 % Steigerung der Effizienz der Teamkommunikation
Wir wollten sicherstellen, dass alle Teams eine gemeinsame Plattform nutzen, auf der wir zusammenarbeiten können und nichts unter den Tisch fällt. Wir wollten in unserem Tagesgeschäft eine hohe Effizienz aufrechterhalten, während wir in einer Remote-First- und globalen Umgebung expandierten.
Wir wollten sicherstellen, dass alle Teams eine gemeinsame Plattform nutzen, auf der wir zusammenarbeiten können und nichts unter den Tisch fällt. Wir wollten bei der Skalierung in einer Remote-First- und globalen Umgebung eine hohe Effizienz in unseren täglichen Abläufen aufrechterhalten.
Wesentliche Features für das Projektmanagement vereinfacht
Mit den richtigen Features einer Projektmanagement-Software kann Ihr Team mehrere Projekte unabhängig von ihrer Komplexität verwalten und gleichzeitig Kostenüberschreitungen und Verzögerungen vermeiden.
Mit der Projektmanagement-Lösung von ClickUp können Sie einfache und komplexe Projekte mühelos verwalten.
Features wie ClickUp Brain, ClickUp Chat-Ansicht, ClickUp Whiteboards und vorgefertigte Vorlagen helfen Ihnen dabei, selbst die schwierigsten Projekte zu meistern.
Klingt gut? Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an, um Ihr Projektmanagement auf ein neues Level zu heben.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
1. Was sind die Features einer Projektmanagement-Software?
Die Funktionen einer Projektmanagement-Software beziehen sich auf die spezifischen Funktionen oder Fähigkeiten, die ein Tool bietet, um mehrere Projekte effektiv zu planen, auszuführen und zu überwachen. Zu diesen Features gehören Aufgabenverwaltung, Terminplanung, Tools für die Zusammenarbeit, Berichterstellung, Budgetverfolgung und ein integrierter KI-Projektmanager.
2. Was ist eine wichtige Anwendung von Projektmanagement-Software?
Eine wichtige Anwendung von Projektmanagement-Software ist die Optimierung von Projekt-Workflows und die Verbesserung der Produktivität von Teams.
Wenn Sie beispielsweise ein Softwareentwicklungsprojekt leiten, hilft Ihnen eine Projektmanagement-Software bei der Entwicklung einer Produkt-Roadmap. Sie können den gesamten Softwareentwicklungszyklus planen, von der Planung über das Ressourcenmanagement, die Budgetierung, die Erstellung von Aktionsplänen, die Zuweisung von Aufgaben, die Nachverfolgung von Meilensteinen, die Nachverfolgung von Ergebnissen und Fortschritten bis hin zur Projektübergabe.