E-posta proje yönetimi hakkında bilgi edinmek ister misiniz?
E-posta proje yönetimi, proje yöneticilerinin ve takımların e-posta gelen kutularında iletişim kurup işlerini yapmalarına olanak tanıyarak daha verimli çalışmalarına yardımcı olur.
Ancak, proje yönetimi için tonlarca e-postayı sıralamak, saçınızı yolmak isteyeceğiniz bir iş gibi görünebilir. 🤯
Keşke sizi bu sıkıntıdan kurtaracak bir araç olsaydı..
Bu bir kuş mu? Bir uçak mı? Hayır, bu bir e-posta proje yönetimi aracı!
E-posta proje yönetimi araçları gelen kutularını işbirliğine dayalı çalışma alanlarına dönüştürerek değerli zamandan tasarruf edin ve takım verimliliğini artırın.
Peki, sizin için en iyi e-posta proje yönetimi aracı hangisi?
Merak etmeyin, yardım için hemen yanınızdayız. 🦸
Bu makalede, e-posta proje yönetiminin ne olduğunu, Gmail ve Outlook proje yönetimi için en iyi aracı ve e-posta proje yönetiminin avantajlarını ele alacağız.
Başlayalım.
E-posta Proje Yönetimi Nedir?
E-posta proje yönetimi, projeleri yönetmek için e-posta gelen kutunuzu kullanmayı içerir. Bu, görevleri oluşturmak ve atamak, son teslim tarihlerini yönetmek ve göreve özel iletişim kurmak için kullanmayı içerir.
Ancak Gmail ve Outlook gibi e-posta istemcileri proje yönetimi için tasarlanmamıştır, değil mi?
Hayır, değil. Bu yüzden e-posta tabanlı proje yönetimi araçları var!
E-posta tabanlı proje yönetimi yazılımı ile görevleri izleyebilir, takım üyeleri ve dış paydaşlarla iletişim kurabilir ve hatta e-postanızdan yapılacaklar listesi ekleyebilirsiniz.
Sonuçta, posta ile ne kadar uzağa gidebilirsiniz ki?
İyi dostlarımız Gmail ve Outlook aslında proje yönetimi için tasarlanmamış olsa da, e-posta proje yönetimi yazılımı bu boşluğu doldurmaya yardımcı olur.
Nasıl yapıldığını öğrenelim..
A. Gmail proje yönetimi
Gmail, e-postaları görevlere dönüştürebilir, ancak bunu yalnızca Google Apps ile entegre olan özel bir proje yönetimi aracının yardımıyla yapabilirsiniz.
Gmail proje yönetimi ile yapabileceğiniz diğer şeyler şunlardır:
- Takım üyelerini bir Grup e-posta listesine ekleyin, böylece takımdaki herkes tek bir e-posta adresi üzerinden güncellemeleri alır
- Proje güncellemeleri ve toplantı programları için paylaşılan takvimleri kullanın
- Belgelerinizi güvenli bir paylaşımlı sürücüde saklayın
- Google'ın öncelikli gelen kutusu özelliğini kullanarak önemli e-postaları otomatik olarak kategorilere ayırın
- Google Meet'in yerleşik ekran paylaşımını kullanın
- Google Dokümanlar ve Google E-Tablolar'ı kullanarak gerçek zamanlı işbirliği yapın ve dosyalar içinde sohbet edin
- Çevrimiçi anketler ve formlar oluşturmak ve paylaşmak için Google Formlar'ı kullanın
- Sürüm kontrolünü kullanarak bilgileri kaybetmeden önceki belge sürümlerine geri dönün
- Google E-Tablolar'da Gantt grafiği kullanarak görevleri izleyin ve üzerinde işbirliği yapın
- Hatta Alexa ve Google Assistant'ı bağlayabilir ve yapılacaklar listenizi sesli olarak söyleyebilirsiniz!
B. Outlook proje yönetimi
Outlook'un yerleşik proje yönetimi araçlarıyla, takımınız sorumluluklarına daha iyi bir bakış açısı kazanacak. Microsoft Outlook, ek yazılım olmadan hatırlatıcılar, son teslim tarihleri ve yapılacaklar listeleri* içeren görevler oluşturmanıza olanak tanır.
Ancak, özel bir Outlook proje yönetimi aracı ile ayrıca şunları da yapabilirsiniz:
- Görev izleme için paylaşılan takvime proje görevleri ekleyin
- E-postaları, iletişim bilgilerini ve randevuları bir araya getirmek için birleştirme özelliğini kullanın
- E-postaları ait oldukları projeye göre otomatik olarak gruplandırın
- Proje planlama için günlüğü kullanın
- Proje takım üyelerine görevler atayın
- Bir projeye harcanan faturalandırılabilir ve toplam zamanı izleyin
- Verileri farklı dosya biçimlerine aktarın
- Microsoft Teams ile proje toplantıları yapın
Özetle, bağımsız bir proje yönetimi aracı olarak Outlook pek başarılı değildir.
Tost makinesiyle kek pişirmek gibi bir şey. Deneyebilirsiniz, ama en iyi yol bu değil, değil mi?
Size çok daha fazla işlevsellik sunan Outlook destekli bir proje yönetimi aracını tercih etmeniz en iyisidir.
Bonus: E-posta Alternatifleri!
Bir e-posta proje yönetimi aracında nelere dikkat etmelisiniz?
Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok e-posta proje yönetimi aracı vardır, ancak takımınız için en iyisini bulmak için hangi özelliklere ihtiyacınız olduğunu ve izlemek istediğiniz e-posta pazarlama KPI'larını göz önünde bulundurun.
E-posta proje yönetimi uygulamasının bazı temel özellikleri şunlardır:
Bu özelliklere hızlıca göz atalım:
1. E-posta entegrasyonları
E-posta entegrasyonu olmadan bir e-posta proje yönetimi aracına sahip olamazsınız, değil mi?
Seçtiğiniz araç, Gmail veya Outlook gibi popüler platformlarla entegre olmalıdır.
İki yönlü entegrasyon, proje yönetim aracınızdaki güncellemelerin kişisel e-posta hesabınızda da görünmesini sağlar.
Takımınızın NSYNC gibi (senkronize, anladınız mı?) olmasına yardımcı olacaktır
2. Planlama ve zamanlama
E-posta proje yönetimi çoğunlukla proje planlamayla ilgilidir. Bu nedenle, seçtiğiniz aracın planlama ve zamanlama özelliklerine sahip olması gerektiği açıktır.
Takım üyelerine görevler atamanıza, son tarihler belirlemenize ve e-postalar aracılığıyla proje görevlerini düzenlemenize olanak tanır.
Bu e-posta verimlilik araçlarını inceleyin!
3. Takım işbirliği
İdeal e-posta proje yönetimi yazılımı, bir göreve e-posta yoluyla yorum eklemenize olanak sağlamalıdır. E-postaya yazdığınız veya eklediğiniz her şey, otomatik olarak o göreve yorum olarak eklenir.
Ek olarak, yerleşik sohbet odaları, takımınıza görevlere özel tartışmalar yapabileceğiniz kişiselleştirilmiş bir alan sağlar. @bahsetmeler de, belirli takım üyelerini hızlı bir şekilde bilgilendirerek harekete geçmelerini sağlaması nedeniyle, herhangi bir e-posta proje yönetimi aracında olmazsa olmaz bir özelliktir.
Endişelenmeyin, tüm bu güncellemeler ve daha fazlası için e-posta uyarıları alacaksınız!
Yararlı takım işbirliği ipuçları için bu yazıya göz atın !
4. Görev oluşturma
E-posta proje yönetimi uygulaması, e-postanız üzerinden görevler oluşturmanıza izin vermelidir. Ek dosyaları, son teslim tarihlerini ve görev açıklamalarını tek seferde ekleyebilmelisiniz.
Evet, doğru, "E-postanızı almadım" ve "E-postanızı unuttum" yanıtlarına veda edin!
En İyi E-posta Proje Yönetimi Aracı: ClickUp
Çoğu takım günlerine e-postalarla başlar ve e-postalarla bitirir, bu nedenle proje yöneticilerinin mükemmel bir e-posta tabanlı proje yönetimi çözümüne ihtiyaç duymaları şaşırtıcı değildir.
İşte bu yüzden, her takım için mükemmel e-posta proje yönetimi yazılımı olan ClickUp'ı kullanmalısınız.
ClickUp dünyanın önde gelen proje yönetimi aracıdır.
Sınırsız proje oluşturmaktan şirket içi veya uzaktaki takımların verimliliğini izlemeye kadar, ClickUp takımlara en karmaşık projeleri bile yönetmek için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlar.
ClickUp'ın en iyi e-posta proje yönetimi yazılımı olmasının nedenleri
ClickUp'ı Robin, e-postalarınızı ise Batman olarak düşünün.
Robin, namı diğer ClickUp, e-postalarınızın karanlık tarafa geçmesini engeller:
(Batman'in sesini taklit edin)
"Kayıp e-postalar ve takım karışıklığı."
İşte nasıl yapacağınız:
1. Görevlerden doğrudan e-posta gönderin ve alın
Sekmeleri değiştirmenize gerek kalmadan, ilgili işlerin yanında e-postaları anında gönderebilir veya yanıtlayabilirseniz ne kadar zaman kazanırsınız?
ClickUp'taki E-posta ile tam olarak bunu yapabilirsiniz!
- E-posta mesajlarını doğrudan ClickUp görevlerinden gönderin ve alın
- Ek dosya, form, şablon yanıtlar ve daha fazlasını ekleyin
- E-posta konuşmalarınızı Yorumlar veya Konulu Yorumlar olarak düzenleyin
- ClickUp'taki etkinliklere göre damla kampanyaları ve haber bültenleri için e-posta otomasyonları ayarlayın
Örneğin, e-postaları takım üyelerine atayabilir, gönderme ve yanıtlama konusunda işbirliği yapabilir ve Özel Alanlar, müşteri etkinlikleri ve hatta hata izleme temelinde otomasyonları tetikleyebilirsiniz. Olasılıklar neredeyse sınırsız!
E-postalarınızı ClickUp ile entegre etmek size şu avantajları sağlar:
- Zamandan tasarruf edin (artık sekmeler arasında gidip gelmenize gerek yok)
- İletişimi düzenli tutun
- E-posta konuşmalarında görünürlük sağlayın
ClickUp şu anda Outlook, IMAP, Office 365 ve Gmail'i desteklemektedir. ClickUp'tan gönderdiğiniz tüm e-postalar, doğrudan e-postanızdan gönderilmiş gibi görünecektir — garip yönlendirme adresleri yok!
2. E-postadan görevler oluşturun
ClickUp'ın e-posta proje yönetimi özellikleri , ClickUp'taki Listelere e-posta göndererek veya ileterek görevler oluşturmanıza olanak tanır.
Görev, aşağıdaki gibi ayrıntılarla oluşturulacaktır:
- Görev adı, e-postanızın konu satırına eklenecektir
- E-postanın gövdesi görev açıklaması olarak eklenecektir
- Görevleri atayın konu satırında
, gibi etiketler kullanarak. İstediğiniz kadar atanan kişi veya etiket ekleyin!, - E-postadaki ek dosyaları (resimler dahil) otomatik olarak görev ekleri olarak eklenir
- Konu satırında
etiketini kullanarak görev son tarih ekleyin
3. Yorum yapın ve dosya ekleyin
Mevcut bir göreve ek bilgi veya ek dosya eklemek mi istiyorsunuz?
Bu göreve bir e-posta gönderin veya ilet, yorum ve ek dosya görev içinde görünecektir.
Görseller ve tasarımlar konusunda endişeleriniz varsa, ClickUp HTML e-postayı tamamen yakalar, böylece içeriğiniz yeni gibi görünür.
Endişelenmeyin grafik tasarımcılar, biz sizin arkanızdayız!
4. Bildirimlere yanıt verme
ClickUp'ın e-posta proje yönetimi yazılımı, ClickUp görevleriyle ilgili bildirimlere yanıt vermenizi sağlar.
Bildirim e-postasına ClickUp hesabınızla ilişkili e-posta ID'sini yanıtlayın, yanıtınız ek dosyalarıyla birlikte yorum olarak eklenecektir.
Ne kadar kullanışlı, değil mi? 😉
5. E-posta iletme otomasyonu
Popüler bir kişiyseniz ve çok sayıda e-posta alıyorsanız, e-posta yönlendirme otomasyon kuralı oluşturarak birden fazla projeyi yönetebilirsiniz.
Bu özellik, gelen kutunuza yeni bir e-posta geldiğinde sizin için otomatik olarak görevler oluşturur.
Sonuçta, Batman'in sayısız e-postayla uğraşmaktan daha iyi işleri var, değil mi?
6. Gmail ve Outlook entegrasyonları
Unutmayın, Gmail ve Outlook entegrasyonları olmadan bir e-posta proje yönetimi uygulaması hiçbir işe yaramaz.
Batman ve Robin'in gadget'ları (ve tabii ki ikonik kostümleri) olmadan kötü adamlarla savaşamayacağı gibi.
Bu nedenle ClickUp, e-posta proje yönetimini çocuk oyuncağı haline getiren güçlü Gmail ve Outlook entegrasyonları sunar.
Şunları yapabilirsiniz:
- Gmail veya Outlook hesabınızın rahatlığından görevler oluşturun
- E-postaları anında görevlere dönüştürün
- E-postaları görevlere ekleyin
- E-posta ek dosyalarını göreve otomatik olarak yükleyin
7. Hareket halindeyken görevler ekleyin
ClickUp, görevleri kolaylıkla kaydedip adresleri kişi defterinize eklemenizi sağlar. Böylece, kahve molanızda tek bir tıklama ile e-postalardaki görevleri ve yorumları görev listenize ekleyebilirsiniz. 🍵
8. Güçlü bir Chrome uzantısı
Gelen kutunuzu kontrol altına almak mı istiyorsunuz?
ClickUp'ın güçlü Chrome uzantısını kullanın!
Bu uzantı, e-postalardan görevler oluşturmanıza ve hatta e-postaların tamamını görevlere eklemenize olanak tanır.
E-postalarınızı kolaylıkla görüntüleyin, geri dönün veya indirin!
Projeleri ve görevleri verimli bir şekilde yönetmek için ClickUp Chrome uzantısı ayrıca şunları yapmanızı sağlar:
- Görevlerin ne kadar sürdüğünü izleyin
- Ekran görüntülerini yakalayın, düzenleyin ve ekleyin
- Web sitelerini kırpın ve ClickUp görevlerine veya belgelere ekleyin
Ancak ClickUp'ın size sunduğu avantajlar bununla sınırlı değil!
Harika bir ücretsiz planın yanı sıra, bu e-posta proje yönetimi yazılımı aşağıdakiler gibi birçok başka özellik de sunar:
- 50'den fazla görev otomasyonu: Yineleyen görevleri otomatikleştirin ve ş Akışınızı kolaylaştırın
- Gösterge paneli: Hız, Burnup, Burndown ve Kümülatif Akış grafikleri gibi özelleştirmelerle kendi proje gösterge panelinizi oluşturun ve tüm takımınızla paylaşın
- Zihin Haritaları: görevleri görselleştirin, projeleri ve fikirleri kolaylıkla planlayın
- Özel Alanlar: içerik oluşturma, işe alım, satış ve daha fazlası için özel bir alan oluşturun
- Şablonlar: Hazır şablonları kullanarak belirli bir projede bir adım öne geçin
- Çoklu Görünüm: Zaman Çizelgesi, İş Yükü, Kanban panosu ve daha fazlası gibi görünümleri kullanarak projeleri nasıl görüntülemek istediğinizi seçin
- Özel Görev Durumları: ihtiyaçlarınıza göre bir proje durumu oluşturun
- Görev Öncelikler: aciliyetine göre görev öncelikleri oluşturun
- Görev Bağımlılıkları: takımınızın görevleri doğru sırayla tamamlamasına yardımcı olun
- Özel Erişim Hakları: gizlilikten ödün vermeden ClickUp çalışma alanınızı paydaşlarınızla paylaşın
Şeker dükkanındaki bir çocuk gibi hissedeceksiniz; denemek isteyeceğiniz pek çok tatlı özellik var!
E-posta Proje Yönetiminin Avantajları Nelerdir?
Takımların merkezi bir alanda iletişim kurmasına ve çalışmasına yardımcı olmanın yanı sıra, e-posta proje yönetimi yazılımının diğer avantajları şunlardır:
1. Merkezi bilgi merkezi
E-posta proje yönetimi araçları, takımlara proje bilgilerine kolayca erişebilecekleri ve bunları saklayabilecekleri bir alan sağlar. Takım üyeleri, proje görevleri ve ilerleme... hepsi tek bir merkezi alanda saklanır.
Bunun ne anlama geldiğini biliyor musunuz?
Artık ihtiyacınız olan şeyi bulmak için milyonlarca sekme arasında geçiş yapmak zorunda kalmayacaksınız! 😍
2. Minimum öğrenme eğrisi
E-posta tabanlı proje yönetimi araçları, temel olarak orijinal gelen kutunuzun üzerine ek bir katman ekledikleri için gezinmesi kolaydır.
Takım üyeleri hızlı bir şekilde uyum sağlayabilir ve aracı normal ş Akışınıza entegre etmek çok uzun sürmez.
İş akışlarını daha iyi yönetmeyi öğrenmek ister misiniz? Buradan ayrıntılı kılavuzumuzu okuyun .
3. İletişimi kolaylaştırır
E-posta proje yönetimi yazılımı ile, her takım üyesi ve proje yöneticisi birbirleriyle iletişim kurmak için kolay bir yol bulacaktır.
Ayrıca, çoğu proje yönetimi aracı, takımlara etkili iletişim için daha kişiselleştirilmiş bir alan sağlayan sohbet odalarına sahiptir.
Takım üyeleri bu ortamda daha fazla katılım gösterir ve yanıt verir. Ayrıca, düşüncelerinizi aktarmak için eski dost emojileri kim sevmez ki? 😁
4. Etkili görev delegasyonu
Bir görev alırsınız, bir görev alırsınız, herkes bir görev alır!
E-posta yoluyla görev oluşturma ve atama sayesinde, herkesin görevleri mükemmel bir şekilde düzenlendiği için takımda karışıklık azalır.
Bir görevle ilgili güncellemeleri almak için bir takım üyesine e-posta gönderip şirketin yarısını CC'ye eklemenize gerek yok.
Proje yönetimi uygulamanızı açarak projenin ilerlemesini görebilirsiniz!
5. Zamandan tasarruf sağlar
E-posta proje yönetimi yazılımı ile artık içimizdeki Dr. Evil'i ortaya çıkarmak ve o uzun e-posta zincirini yok etmenin yollarını aramak zorunda kalmayacaksınız!
Nasıl?
Proje yönetimi araçları, uzun e-posta zincirlerinden, kağıt izlerinden ve belge sıralamadan kurtulmanıza yardımcı olarak zaman kazanmanızı sağlar.
Tüm şirket ve projeyle ilgili belgeler tek bir yerde saklandığından, proje takımınız artık yönetici görevlerini tamamlamak için saatler harcamak zorunda kalmayacak; yaşasın! 🥳
Sonuç
Her zaman eski usul gelen kutusunu kullanmaya devam edebilirsiniz, ancak bu size merkezi bir veri merkezi veya görevleri, ilerlemeyi ve son teslim tarihlerini izleme olanağı sağlamaz.
Ancak, doğru e-posta proje yönetimi aracıyla, bunu ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz.
Görev yönetiminizi bir üst seviyeye taşımak için en iyi e-posta proje yönetimi aracını arıyorsanız, ClickUp'tan başka yere bakmayın.
E-posta entegrasyonundan otomatik görev oluşturmaya kadar uzanan özellikleriyle ClickUp, takımların en zorlu projeleri bile kolaylıkla yönetmesine yardımcı olur.
ClickUp'ı bugün ücretsiz edinin ve e-posta proje yönetiminin gücünden yararlanın!
