Proje Paydaşları Nedir ve Nasıl Yönetilir?

Bu makalede, proje yönetiminde paydaşların kimler olduğunu, proje paydaşlarının türlerini, örneklerini ve bunları nasıl analiz edeceğinizi öğreneceksiniz. Ayrıca, proje paydaş yönetimini gerçekleştirmenin en verimli yolunu da öğreneceksiniz.

Hadi, proje paydaşları hakkında her şeyi öğrenelim. 🔍

Proje Paydaşı Nedir?

Proje paydaşı, proje faaliyetlerinde aktif rol alan veya bu faaliyetlere faiz gösteren, proje çıktıları ve/veya proje ortamı üzerinde potansiyel etkisi olan ve projenin sonucundan etkilenen veya projeden etkilenebilecek diğer kişilere yakın olan kişi, kuruluş veya gruptur.

Temel olarak, paydaşlar projeden kazanç (veya kayıp) elde edecek kişiler veya gruplardır. Proje Yönetimi Enstitüsü, proje paydaşını "projeye aktif olarak katılan veya projenin yürütülmesi veya başarıyla tamamlanması sonucunda faizleri olumlu veya olumsuz yönde etkilenebilecek bireyler ve kuruluşlar" olarak tanımlamaktadır

Böylece projeler başarılı olursa, paydaşlar da bundan faydalanacaktır.

Ancak, proje kötüye giderse, paydaşlar da onunla birlikte batar... 😅

Proje Paydaşları Kimlerdir?

Proje yönetimindeki paydaşları iki türe ayırabilirsiniz: iç ve dış paydaşlar.

Proje yönetimindeki bu iki paydaş türü, paydaşların kuruluşla olan ilişkisine dayanır:

İç paydaşlar

Adından da anlaşılacağı gibi, iç paydaşlar kuruluşun veya işin içinden gelir. Proje risklerine odaklanırlar ve proje süreci boyunca doğrudan dahil olurlar. Bu şirket takım üyeleri genellikle hedef kitleleri, müşterileri ve şirket hakkında derin bilgiye sahiptir ve genellikle otorite olarak görülürler, istenen sonuçları elde etmek için farklı operasyon seviyelerinde doğrudan çalışan üst düzey liderlik pozisyonlarında bulunurlar.

Bir proje yöneticisi olarak, karşılaşabileceğiniz bazı yaygın iç paydaşlar şunlardır:

Dış paydaşlar

Dış paydaşlar ise kuruluşunuza veya işinize ait değildir. Bu proje yönetimi paydaşları, müşteriler veya son kullanıcılar gibi dışarıdan kişilerdir. Diğer bir deyişle, tüm taraflar için gerekli olana kadar kritik bilgileri gizli tutarken, önemli paydaşlar ve dış müşterilerle iletişimi yönetmek sizin sorumluluğunuzdadır.

Farklı türdeki etkili paydaşların beklentilerini karşılamak, onlara görünürlük sağlamak ve farklı paydaşları bilgilendirmek, paydaş yönetimi planının yarısıdır. Ancak proje yöneticileri olarak, öncelikle bu paydaşları adlandırabilmeli ve proje sponsorlarının ihtiyaçlarını anlamalısınız. Unutulmaması gereken en önemli şey, proje kapsamını açıkça iletmek ve paydaşların beklentilerini ve bazen liderlikten gelen uzun talep listelerini yönetmektir.

*Bu harika. Peki, bir projenin paydaşları kimlerdir? Proje yöneticisi olarak, proje paydaşlarını en başından itibaren belirlemeniz ve proje yürütmeye odaklanmanız önemlidir. Kaynak yöneticileri, fonksiyonel yöneticiler ve diğer üst düzey yöneticiler proje aşamasına ve proje yaşam döngüsü planlamasına daha fazla odaklanırken, destekleyici paydaşlar tüm proje takım üyelerini aynı düzeyde görür ve proje ilerlemesi ve müşteri geri bildirimleri hakkında güncel bilgi sahibi olmak ister.

İşte bazı yaygın dış paydaşlar:

Paydaş Analizi Nasıl Yapılır?

Paydaş analizi veya bazılarının deyimiyle paydaş haritalama ÖNEMLİDİR, çünkü:

Proje başarısına giden en iyi yol, ilgili paydaşlara proje beklentilerini açıkça tanımlamak, riskleri belirlemek ve proje paydaşlarını ve onların

Anahtar proje paydaşlarını içeren güçlü bir takım oluşturmak, bir projede başarılı olmanın tek yoludur.

Paydaş Analizi Bağlam Diyagramı Örneği:

Ayrıca, paydaşların katılımındaki kalıpları belirlemek, gelecekte paydaşların olumsuz etkisini önlemenize yardımcı olacaktır. Yüksek faiz, yüksek etkiye sahip paydaşlar, sahipler ve diğer takımlardan ve/veya diğer departmanlardan yöneticiler gizli gündemleri olabilir veya sizinle ve takımınızla aynı sayfada olmayabilirler.

Olumlu ya da olumsuz, fikirlerinizi, ana hatlarınızı ve genel bilgileri iletmek ve yatırımcıların ve anahtar paydaşların proje zaman çizelgelerinden, süreçlerinden ve takım üyelerinin işbirliğinden memnun olmalarını sağlamak için elinizden gelen her şeyi yapmanız çok önemlidir.

Paydaş analizini üç adıma ayıralım:

1. Potansiyel paydaşları belirleyin

İlk adım, paydaşların belirlenmesi.

Hem iç hem de dış paydaşlarınızı belirlemelisiniz.

Ve anlıyoruz. Bazen oldukça açık olabilir.

Elbette, müşterinizin SPOC'u ve proje takımının üyeleri anahtar paydaşlardır.

Peki, hikayenin devamı var mı?

Bunun için proje şartnamenize ve diğer önemli proje belgelerinize ihtiyacınız olacak. Proje başlamadan önce, bir proje şartnamesi oluşturulmalı ve tüm paydaşlara sunulmalıdır. Projenin sonucunu etkileyebilecek çevresel faktörler dahil olmak üzere, önemli paydaşları olası riskler hakkında bilgilendirmelisiniz.

Bazı zor paydaşları belirlemek, saatler süren beyin fırtınası oturumları ve belgeleri gözden geçirmeyi gerektirebilir.

Bu öğelerden topladığınız veriler, tüm paydaşlarınızı listelemenize yardımcı olacaktır.

Dünyanın en yüksek puanlı verimlilik ve proje yönetimi araçlarını kullanarak bu analize başlayabilirsiniz; size nasıl yapacağınızı gösterelim!

ClickUp ile tanışın.

ClickUp Belgeleri'ni kullanarak, afişler, başlıklar, yazı tipleri vb. dahil olmak üzere zengin metin düzenleme özelliği ile paydaş listenizi oluşturabilirsiniz. İlgilendiğiniz her şeyi ekleyin!

Belgeler kategoriye göre düzenlenmiştir: Tümü, Bana atananlar, Paylaşılanlar ve Gizli

Belgeler'in gelişmiş kataloglama ve wiki işlevlerini kullanarak proje belgelerinin her birine erişin. Kelime veya kelime öbeği ile arama yapın ve tüm paydaşlarınızın adlarını bulun!

En iyi yanı ise, tüm 'paydaşları belirleme süreci'ni proje takımınızın üyeleri arasında bölüştürebilmenizdir.

Hepiniz paydaşları belirleyebilir, bunları gerçek zamanlı olarak Belgeler dosyasına ekleyebilir ve bir proje paydaş kaydı oluşturabilirsiniz.

Proje paydaşları kaydı, farklı paydaşların tüm isimlerini, rollerini, yetkilerini ve faizlerini içerir.

Takım işbirliği, ftw!

2. Proje Yöneticisi Olarak Paydaşlara Öncelik Vermeyi Öğrenin

Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI), "Bir kişi veya grubun paydaş olarak sınıflandırılabilmesi için, projeyi etkileyebilecek bir faiz veya etki düzeyine sahip olması gerekir" diyor

Bir projede belirlenen tüm paydaşlar eşit değildir.

Bazıları, etkilerinden dolayı daha önemlidir.

İkinci adım, paydaşlarınızı öncelik sırasına koymaktır.

Proje takımınızın birincil paydaşları ikincil paydaşlardan ayırt etmesine yardımcı olacak bazı sorular şunlardır:

Bu soruların cevabı "evet" ise, bunlar birincil paydaşlardır.

Birincil ve ikincil paydaş listeniz, paydaş zihin haritası oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Bunun için ClickUp Zihin Haritaları'na ihtiyacınız olacak.

ClickUp Zihin Haritaları'nda referans noktaları için istediğiniz kadar düğüm oluşturun

Projenizi etkileyebilecek tüm kişileri veya bunların birbirleriyle olan bağlantılarını görselleştirmek için Boş modu kullanarak paydaşlarınızı taslak olarak çizin.

3. Paydaşları dahil edin

Artık tüm önemli paydaşları ve öncelik vermeniz gerekenleri bildiğinize göre, paydaş katılımı zamanı geldi.

Önceki adımlardan farklı olarak, paydaşları dahil etmek projeniz boyunca devam eden bir süreçtir. Paydaşların beklentilerini belirlemeniz ve endişelerini gidermeniz gerekir.

ClickUp, her adımda size destek olmak için burada.

Proje Paydaşlarını Yönetme

Paydaşların beklentilerini yönetmek, çoğunlukla onları memnun etmekle ilgilidir.

Şeffaf paydaş iletişimi yoluyla bilgiye ihtiyaç duyarlar.

Ayrıca, bu konuda bir paydaş yönetimi süreci oluşturmanıza yardımcı olacağız.

1. Onlara proje planınızı gösterin

Paydaşları restoranınıza gelen misafirler olarak düşünün.

İlk olarak ne yapacaksınız? Onlara bugünün menüsünü gösterin.

Benzer şekilde, paydaşları yönetmek, onlara aşağıdakileri içeren proje planınızı göstererek başlamalıdır:

Bugünün özel konusu: İletişim!

Ama önce bir proje planı oluşturmalısınız.

ClickUp'ın Gantt grafiği, proje planlaması için mükemmeldir ve sadece üç basit adımda oluşturulabilir.

İşte bu kadar. Kendinize güzel bir Gantt grafiği oluşturdunuz.

İçerilen tüm görevlerin başlangıç ve son teslim tarihlerini yeniden planlayın

2. Herkesin bir takım olarak işbirliği yapabileceği başarılı ve olumlu bir ortam oluşturmak, uyum sağlamak ve netlik sağlamak için bir iletişim planı oluşturun.

Anahtar paydaşlar için proje yönetimi, zamanında yapılan güncellemelerle ilgilidir.

Her paydaş grubunu ve bireyi bilgilendirmelisiniz ve bunun için bir iletişim planı gerekir.

E-postalar, başlangıç toplantıları, video konferanslar ve muz görüşmeleri yoluyla mı olacak?

ClickUp'ın Sohbet Görünümü gibi. Proje yönetimi platformunuzdan ayrılmadan her şey hakkında konuşabilirsiniz.

Ne kadar kullanışlı, değil mi?

İletişim kurmak için uygulamalar veya sekmeler arasında geçiş yaparak zaman kaybetmenize gerek kalmayacak.

Sohbetlerinize misafir (harici paydaşlar) ekleyin ve bir Sohbet Görünümü oluşturabileceklerine karar verin.

Sohbet sizin için uygun değil mi?

Zoom entegrasyonu sayesinde, ClickUp'tan doğrudan Zoom toplantıları düzenleyin ve katılın.

ClickUp görevinden doğrudan bir Zoom toplantısı başlatın

E-postalardan ayrılamayanlardansanız, sizin için de bir çözümümüz var.

E-posta ClickApp'i kullanarak ClickUp'tan doğrudan e-posta gönderebilir ve alabilirsiniz.

E-postalardan bahsetmişken, değişiklik yapılması gereken yasal belgeler veya sözleşmeler göndermeniz gerekiyorsa, başka yere bakmanıza gerek yok.

Proofing özelliklerimiz PDF açıklama eklemeyi de sunar.

3. İş yükü dağıtımınızı paylaşın

İş yükü dağıtımınızı paylaşmak, paydaş yönetimi planınızın önemli bir parçasıdır çünkü paydaşlarınıza şunları gösterir:

Ardından, İş Yükü görünümüyle paydaşlarınıza üzerinde çalıştığınız işleri gösterin.

Ve işte bu kadar!

Paydaşlar artık karanlıkta kalmayacak.

Ayrıca, iş yükü dağıtımınıza göre daha fazla zaman, kaynak veya uzmanlık talep edebilirsiniz.

4. Liderlik ve anahtar paydaşların sorumlulukları görünümünü ve içgörülerini elde edin

İğnenin hareket ettiğini görmekten hoşlanmayan var mı? Proje liderleri ve diğer paydaşlar her zaman projenin ilerlemesine ve özellikle de projenin başarıyla tamamlanmasına katılmaya faiz duyarlar.

Projenizin paydaşları, projenin ne kadar iyi gittiğini ve bitiş çizgisine ne kadar uzak olduğunu bilmek ister. Siz ve paydaşlarınıza proje ilerlemesi hakkında bilgi vermek için proje gösterge panelinden daha iyi bir araç olamaz.

İlk adım, ClickUp Gösterge Panellerini denemek.

Özelleştirilebilir bileşenleri kullanarak ClickUp Gösterge Panellerinde görev kontrol merkezinizi oluşturun

Gösterge panelinize proje içgörülerini eklemek için aşağıdaki gibi bileşenler ekleyebilirsiniz:

Ve daha fazlası!

ClickUp'ın Sprint Bileşenleri, projenizin ilerlemesini görselleştirmek için bu yararlı proje yönetimi grafiklerini sunar:

Dahili paydaşlar için, İzinler'i kullanarak görüntüleme veya düzenleme erişimini paylaşın.

Kararı siz verin.

Harici paydaşlar için, gösterge paneli bileşenlerinden verileri PDF, JPEG, CSV vb. dahil olmak üzere çeşitli biçimlerde her zaman dışa aktarabilirsiniz.

Tek Çatı Altında Eksiksiz Paydaş Yönetimi

Paydaşların etkisi, projenizin sonucunu belirleyebilir. Bu, paydaşlarla ilişkiler üzerinde olumlu veya olumsuz bir etki yaratabilir.

İşte bu kadar güçlüler.

Paydaşların ihtiyaçlarını karşılamalı, onları bilgilendirmeli ve tüm kuruluşlardaki diğer anahtar oyuncuları da dikkate almalısınız.

Ve tüm bunları yapmanın tek yolu, sağlam bir paydaş yönetimi stratejisi ve güçlü bir proje yönetimi aracıdır.

İşte burada ClickUp devreye giriyor.

Proje görevlerini yönetmek, görevleri atamak, zaman takibi yapmak ve hatta proje paydaşlarını yönetmek için hepsi bir arada bir araçtır!

Siz ve paydaşlarınız birbiri ardına başarılı projeler üretebilmeniz için ClickUp'ı bugün ücretsiz edinin!