ClickUp'ın Profesyonel Hizmetler takımında Müşteri İlişkileri Müdürü olarak, birçok müşterinin platformumuzu kuruluşlarında başarıyla kullanmaya başlamasına yardımcı oldum. ClickUp'ı kurmanın herhangi bir projenin en kolay kısmı olduğunu öğrenince şaşırabilirsiniz.
İyi yapılandırılmış bir hiyerarşi ve anlamlı görünümler ile sağlam bir temel oluşturmak önemlidir! Ancak kuruluşunuzun değişimi deneyimleme şekli, herhangi bir dijital dönüşümün başarısını doğrudan etkileyebilir.
Değişim yönetimi, paydaşlarınızın ihtiyaçlarını değerlendirerek ve buna göre değişim girişimine hazırlanarak bireysel düzeyde değişimi kolaylaştırmakla ilgilidir.
Değişim Yönetimi İş Operasyonlarının Neden Kritik Bir Yönüdür?
Bu noktada bazı iş liderleri kendilerine şu soruyu sorabilir: Neden uğraşalım ki? Değişim yönetimi sürecini olabildiğince çabuk tamamlayalım ve en iyisini umalım.
Biraz zaman ayırmanın, herkesin değişim girişimlerinden daha kolay geçmesine ve büyük faydalar elde etmesine yardımcı olacağını belirtmek isterim.
İlk ve belki de en önemlisi, değişiklik yönetimini etkili bir şekilde uygulamak, yatırımınızın geri dönüşünü garanti etmeye yardımcı olur. Çalışanlarınızın ürünü hızlı bir şekilde benimsemesini, etkin bir şekilde kullanmasını ve başarılı bir değişiklik için yeterlilik kazanmasını sağlar.
Ayrıca, paydaşlarınız projenin başından sonuna kadar sürece dahil oldukları için süreçleri yeniden düzenleme veya gözden geçirme ihtiyacını da azaltır.
Son olarak, değişiklik yönetimi stratejiniz, ClickUp'ı bir ürün olarak ilk kez seçtiğinizde belirlediğiniz hedeflerinize ve başarı ölçütlerinize ulaşmanıza yardımcı olabilir. Bu, başarılı değişiklik yönetiminin faydalarını gerçekleştirmek için bir nevi sigorta gibidir.
Kurt Lewin'in Değişim Yönetimi Modeli
Kurt Lewin 'in değişim yönetimi modeli, bir kuruluşun geçirdiği her değişimin üç aşamalı bir döngüden geçtiğini varsayar:
- Çözme: Takımınız değişime hazırlanır ve değişimin geleceğini kabul eder. Normalde yaptıkları şeyler erimeye başlar
- Değişiklik: Değişiklik girişimlerinin gerçekten gerçekleştiği yer
- Yeniden dondurma: Değişikliği sağlamlaştırıp işlerin olağan seyrine dönerek değişikliği dondurma
Bu değişiklik yönetimi sürecini uygulamanın amacı, insanları değişiklik eğrisinde daha hızlı ilerletmektir. Sonuçta, iş liderleri, değişiklik eğrisinin en alt kısmında geçirilen zamanı ve belirsizliği azaltmak ister.
Herkes değişim eğrisinde farklı hızlarda ilerler, bu nedenle planlamanızın bir parçası olarak stratejik vizyonunuzda tüm farklı paydaş türlerini göz önünde bulundurmanız gerekir. Aşağıda, değişimi yönetebilmeniz ve süreçlerinizi daha etkili bir şekilde tamamlayabilmeniz için farklı aşamaların her birini ele alacağız.
Ayrıca, paydaşlarla görüşme soruları, Değişim Yönetimi Planı ve İletişim Planı içeren bir Değişim Yönetimi şablonu da hazırladık.
Aşama 1: Dondurmayı kaldırma
Değişim yönetimi sürecinizin bu aşaması tamamen keşif ve planlama ile ilgilidir.
Değişikliğin etkisini değerlendirin
Öncelikle, doğrudan veya dolaylı olarak etkilenen paydaşlarınız üzerinde değişikliğin etkisini belirlemek önemlidir. Dijital dönüşüm projelerinde üç ana değişiklik türü vardır:
1. Sistem değişiklikleri
ClickUp uygulamasında, yeni sistem ClickUp'tır! Sistemin mevcut durumdan ne kadar farklı olacağını düşünün, çünkü bu, takımınızın ihtiyaç duyacağı eğitim miktarını ve türünü etkileyebilir.
2. Süreç değişiklikleri
Yeni bir sistem başlatırken, takımınızın izlediği süreçlerin veya iş akışlarının da buna bağlı olarak değişmesi doğaldır. Standart Çalışma Prosedürleri belgeleri (Belgeler'de!) oluşturmak, takımınız için harika bir kaynak olabilir.
3. Personel değişiklikleri
Bu tür değişiklikler, dijital dönüşüm sırasında insanların en çok endişe duyduğu konulardır: Yeni sistem benim yerimi alacak mı? Organizasyonel değişiklik yönetimi sırasında çalışanlarınız üzerindeki etkisini göz önünde bulundurmak ve beklentileri açıkça iletmek önemlidir.
Takımınızın en çok etkileneceğini düşündüğünüz alanları belirledikten sonra, onlara sorma zamanı geldi! Paydaşlarla görüşmeler yaparak takım üyelerine ana endişelerinin neler olduğunu sorun ve mevcut duruma geri dönmek için organizasyonel değişim eksikliklerini belirleyin.
Örneğin, takımınız süreçlerine gelen değişiklik girişimlerinin nispeten küçük olduğunu düşünebilir, ancak sizin değerlendirmenize göre bunlar büyük değişikliklerdir. Bu, proje sırasında takıma değişikliği yönetme konusunda bilgi vermek için ek eğitim oturumları eklemeniz gerekeceği anlamına gelir.
Ayrıca, görüşmelerde çalışanlarınızın yeni sistemin işten çıkarmalara yol açacağından endişe duydukları ortaya çıkabilir. Bu durumda, bu endişeleri gidermek için iletişim planınıza güçlü mesajlar eklemeniz gerektiğini anlarsınız.
Direnenleri, şüphecileri ve destekçileri belirleyin
Paydaşlarla görüşmeler yaparsanız, direnç gösterenleri, şüphecileri ve destekçileri kısa sürede belirleyebileceksiniz.
Şampiyonlar, değişime zaten ikna olmuş ve ClickUp'ın elçileri olacak kişilerdir. Bu kişiler daha önce ClickUp kullanmış olabilir veya sadece takımınızda çok ilgili kişiler olabilir.
Şampiyonlar, takımın geri kalanını motive etmek için kullanılmalı ve ClickUp'ı uygulama sürecine konu uzmanları olarak dahil edilmelidir.
Direnenler, bir değişim girişimi veya herhangi bir tür değişim konusunda çok tereddütlü olan kişilerdir. Bu kişileri kabul etmek önemlidir, ancak projenin sabote edilmemesi için olumsuz duygularını yaymalarını sınırlamanız gerekir. Olumsuzluk önyargısını unutmayın: olumsuzluk, olumlu olmaktan daha güçlüdür.
Son kategori ise Şüpheciler. Aslında bunlar, proje yönetimi için ClickUp'ı uygulamak üzere gereksinimleri toplarken atölye çalışmalarına dahil etmek istediğim en favori insanlardır!
Burada, projenin sonucuna en çok yatırım yapan kişiler bulunur ve süreçleri sorgulayıp buna göre değişiklikler yaparlar. Yönetimin düşünmeyeceği şeyleri düşünürler.
Yukarıdaki kişi türlerini belirleyin ve proje yönetimi süreci veya değişiklik girişimi sırasında bunlara göre onlarla iş yapın!
Değişiklik için plan yapın
Tüm bu bilgileri topladığınıza göre, artık bunları işe koyma zamanı! Değişim yönetimi stratejisiyle başarılı bir proje için önerdiğim iki kaynak var.
- Değişim yönetimi süreci planı
- İletişim planı
Neyse ki, ClickUp bu planları oluşturmak ve sürdürmek için harika bir araçtır. Değişim yönetimi şablonumuzda, kullanıma hazır örnek planlar bulunmaktadır. Değişim yönetimi stratejinizde, takımınızın ClickUp'ı benimsemesine yardımcı olmak için gerçekleştirmeyi planladığınız tüm faaliyetleri dahil etmek isteyeceksiniz.
Bu faaliyetlerden bazıları şunlar olabilir:
- Yeni standart çalışma prosedürleri oluşturma
- Eğitim kaynakları geliştirme
- Kullanıcı kabul testi
- Eğitim oturumları
- Lansman kutlaması
İletişim planı, değişiklik sırasında gerçekleşecek planlanan iletişimler için görevleri ayarlayacağınız yerdir. Bunlar şunları içerebilir:
- İlk duyuru
- Haftalık çalışma saatleri
- Lansman duyurusu
- Canlıya Geçiş Sonrası Teşekkürler
Şablonumuzda, bu tür iletişimlerde kullanabileceğiniz bazı taslak metinler bulunmaktadır. ClickUp'ta bu ayarları yapmanıza yardımcı olacak birçok özellik bulunmaktadır!
Birden çok listedeki görevler
İletişim planımdaki tüm planlanmış görevleri değişiklik yönetimi planına eklemeyi seviyorum, böylece her şeyin bütünsel bir görünümünü görebiliyorum.
Yinelenen görevler
Haftalık güncellemeler ve yönlendirme komitesi toplantıları gibi şeyler için, bu etkinlikleri tamamlamanızı hatırlatmak üzere Yinelenen görevler özelliğini kullanın.
Aşama 2: Değişim
Değişim aşaması, değişikliklerin gerçekten gerçekleştiği zaman ortaya çıkar. Bu, takımınız için en çalkantılı dönem olabilir, ancak Dondurmayı Kaldırma aşamasında sıkı bir şekilde çalıştıysanız, bu dönemi atlatmak için bir planınız olmalıdır.
Bu süre zarfındaki en büyük zorluğunuz, herkesi değişim eğrisinden geçirmek ve kimsenin takılıp kalmasını önlemektir. Proje sırasında ortaya çıkan durumlar karşısında planlarınızı değiştirmeye hazır olun.
ClickUp formu veya Slack kanalı gibi bazı geri bildirim süreçleri oluşturduysanız, ortaya çıkabilecek bazı sorunları duymaya başlamalısınız. Liderlik ekibiniz de takımınızın moralini izlemek ve gözlemlerini paylaşmak açısından önemlidir.
Onlar, takımlarıyla birlikte sahada çalışır ve genel havayı yakından takip eder. Aşağıda, insanların değişim sürecinde takılabileceği bazı nedenler ve bunlarla nasıl başa çıkılabileceği anlatılmaktadır:
Nedenini anlamamak
Birisi ClickUp'ı veya herhangi bir yeni sistemi kuruluşunuza getirmenin amacını anlamazsa, proje sırasında muhtemelen katılım göstermeyecek ve sistemi benimsemesi yavaş olacaktır. Takımınıza "neden"ini açıklamak için zaman ayırın ve başarılı bir değişimin değerini savunacak şampiyonlar belirleyin.
Bilinmeyenden korkma
Değişim korkutucu olabilir!
Yaklaşan değişiklik girişiminden korkanlar için, iletişiminizi artırın ve sürecin çok şeffaf olmasını sağlayın. Bu şüpheleri ortadan kaldırmak ve nihayetinde her şeyin eski durumuna dönmesini sağlamak için paydaşlarınızı değişiklik yönetimi sürecine dahil edin.
Kendi yetkinlikleriyle ilgili endişeler
Yeni bir sistemi öğrenirken, insanlar onu kullanmaya başlamak için gerekli teknik beceriye sahip olup olmadıkları konusunda endişelenebilirler. Eğitim oturumlarının sadece lansman için değil, lansmanı takip eden haftalar ve aylar için de planlandığından emin olun. Değişiklikleri yönetmek için tutarlılık çok önemlidir.
Akran baskısı (olumsuz önyargı)
Daha önce belirlediğimiz Dirençlileri hatırlıyor musunuz? Dirençlilerin sesleri çok yükselirse, değişiklikleri yönetirken takımın geri kalanını da aşağı çekebilir. Bu kişilere yöneticileri aracılığıyla gizli geri bildirim kanalları sağlayarak kesintileri en aza indirin.
Amaç ve otorite kaybı
Takımınızın JIRA uzmanı sizseniz ve JIRA aniden ortadan kalkarsa, bu kişi kendi amacı ve takımdaki önemi konusunda çok endişelenebilir. Bu endişeleri olan herkesi ClickUp'ın kullanıma sunulması sürecine daha fazla dahil ederek bu endişeleri giderin.
Geçmiş deneyimler hakkında endişelenmek
Takımınız daha önce kuruluşunuzda bir değişiklik yaşamış ve bu değişiklik büyük bir kargaşa ve sıkıntıya neden olmuşsa, takımınız bir sonraki değişikliğin ne anlama gelebileceği konusunda endişeli olabilir. Geçmişteki sorunları kabul etmeli ve önceki projelerden alınan dersleri uygulamak için alınan önlemler hakkında konuşmalısınız.
Değişimin geçici olacağına inanın
Benzer şekilde, kuruluşunuz sürekli bir değişim sürecinden geçiyorsa, insanlar yeni sistemin modası geçecek geçici bir heves olduğunu düşünebilir. ClickUp için uzun vadeli planları vurgulayarak, bunun sadece yeni bir moda olmadığını insanlara anlatın.
Bu aşamada değişiklikleri yönetirken, ortaya çıkabilecek sorunlara karşı planınızı değiştirmeye hazır olun ve takımlarınızı mümkün olduğunca sürece dahil edin. Her şeyi gülümseyerek atlatacaksınız!
Aşama 3: Yeniden Dondurma
Son aşama, ClickUp'ın yeni iş rutini haline gelmesi için değişikliği "dondurmak" ile ilgilidir. Bu aşama genellikle en çok ihmal edilen aşamadır, çünkü lansman gerçekleştiğinde proje kapanır ve herkes bir sonraki işe geçer.
ClickUp'ın benimsenmesini teşvik etmede bu aşamanın önemini ne kadar vurgulasam azdır. Takımınız büyük bir dönüşümden geçti ve çok çaba sarf etti; şimdi bunu takdir etme zamanı!
Dahil etmeniz gereken bazı sürdürülebilirlik faaliyetleri aşağıda listelenmiştir. Burada dünya sizin istiridyenizdir ve kuruluşunuzun kültürüne ve genel iş stratejinize en uygun olanı sadece siz bilebilirsiniz.
Canlıya geçiş kutlaması
Değişikliği kapatmak için, lansman sonrası bir kutlama düzenlemeyi düşünün. Bu, takımınıza değişiklik döneminin sona erdiğini belirtmenin ve ClickUp'a geçişi pekiştirmenin harika bir yolu olabilir.
Kutlama, takımınıza öğle yemeği ikram etmek veya herkese birer kek vermek gibi birçok formda olabilir. Değişiklikleri yönetirken, hemen elde edilen kısa vadeli başarılar bile tanıtım için harikadır.
Çalışma Alanı puanları rekabeti
ClickUp ayrıca, Gösterge Panellerimizde bulunan Çalışma Alanı Puanları adlı çok kullanışlı bir raporlama bileşenine sahiptir. Bu bileşen, çalışanların üzerinde çalıştıkları görevlerin sayısı, tamamladıkları görevler ve ekledikleri yorumlara göre puanlar atar.
Başarılı müşterilerimden birçoğunun, Çalışma Alanı Puanı en yüksek olan çalışanlarına hediye çeki vermek için iç rekabet düzenlediğini gördüm. Bunu lansman sırasında uygulamak, çalışanları erken aşamada ClickUp'a alışmaya ve mevcut tüm işlerini sisteme taşımaya teşvik ettiği için çok akıllıca bir hamledir.
Canlıya alma sonrası değerlendirme
Çalışanlarınızın değişikliği kabul edip etmediğini öğrenmenin en kolay yolu, onlara sormaktır! Lansmandan birkaç hafta sonra, herkese tekrar anket uygulayarak ClickUp hakkındaki düşüncelerini, geri bildirimlerini ve iyileştirme önerilerini dinleyin.
Keşif aşamasında düşünmediğimiz ve burada ortaya çıkan, ürünle ilgili sürekli iyileştirme duygusu uyandırabilecek istisnai durumlar sıklıkla ortaya çıkar. Ek eğitimle giderilebilecek bilgi eksiklikleri olup olmadığını da öğreneceksiniz.
Ekstra eğitim, çalışma saatleri, öğle yemeği ve öğrenme etkinlikleri
Takımınız size ek eğitime ihtiyaçları olduğunu söylüyorsa, onlara bu eğitimi sağlayın! Size söylemeseler bile, soru sormak ve daha fazla bilgi edinmek için ek fırsatlar sunmak faydalı olacaktır.
Bu konuda gördüğüm en başarılı yöntemler, insanların eğitim oturumlarında ele alınmayabilecek belirli ClickUp sorularını getirebilecekleri Ofis Saatleri gibi yöntemlerdir.
Üstelik, ClickUp şampiyonlarınızın Lunch and Learns gibi toplantı ve oturumlarda ClickUp'ı nasıl kullandıklarını sunmalarını sağlarsanız, çalışanlarınızın birbirlerinden ipuçları ve püf noktaları öğrendiklerini göreceksiniz.
Ödüller ve takdirler
Değişimin tam olarak olumlu bir deneyim olmasını sağlamak için, projeye katkıda bulunan şampiyonlarınızı ve konu uzmanlarınızı takdir edin. Bir değişim girişiminden geçmek büyük bir olaydır, bu yüzden herkesi buna göre ödüllendirin.
Değişim Yönetimi Planından Kimler Yararlanır?
Kuruluşlar: İşlerde değişiklik kaçınılmazdır. Aslında, bu tek sabit olan şeydir. Kuruluşlar için, bir değişiklik yönetimi planı, geçişleri sorunsuz bir şekilde yönetmek için anahtardır. Şirketi olası kesintilerden korur ve yönetilmeyen ayarlamaların neden olabileceği kayıpları en aza indirir. Bu plan, kuruluş içinde iyileştirme, yenilik ve büyümeyi teşvik edebilir.
Çalışanlar: Kapsamlı bir değişiklik yönetimi planından büyük fayda sağlayanlar sadece kuruluşlar değil, çalışanlardır da. Değişikliklerin getirdiği yabancılık ve endişe, genellikle personel arasında moral ve verimlilik düşüşüne yol açabilir. Uygun bir değişiklik yönetimi planı ile çalışanlar, geçiş süreci boyunca gerekli desteği ve rehberliği alır, direnç azalır ve yeni senaryonun kabulü artar.
Değişim Yönetimi ile Değişim Eğrisini Daha Hızlı Aşın
Değişiklik Yönetimi, takımınızın ClickUp uygulamasını sorunsuz bir şekilde tamamlamasını sağlar. Ayrıca, uygulamanın benimsenmesini teşvik eder ve yatırımınızın mümkün olan en hızlı şekilde geri dönüşünü sağlar.
Üç aşamayı da (Dondurmayı Kaldırma, Değiştirme ve Yeniden Dondurma) ihmal etmeyin. Her aşamaya hazırlanmak, personelinizden ve ClickUp'tan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlayacaktır.