Başarılı projeler kendiliğinden gerçekleşmez; sağlam bir temel, yani bir proje şartı ile başlar.
Proje şartı kavramı bir süredir var olsa da, Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) bu kavramın önemini ancak yakın zamanda Proje Yönetimi Bilgi Birikimi (PMBOK) Kılavuzunda vurgulamıştır.
PMBOK Kılavuzu'nun üçüncü baskısında, yeni bir "Proje Şartı Geliştirme" süreci eklenerek, bu süreç proje yönetiminde daha görünür ve önemli bir çıktı haline getirilmiştir.
Ancak, proje şartnamesi oluşturmak zordur. Takip eden paydaşlar, yaklaşan son tarihler ve koordine etmeniz gereken profesyonellerden oluşan bir takım vardır.
Bu kadar çok şey söz konusu olduğunda, işleri şansa bırakamazsınız. En son isteyeceğiniz şey, projenizi yavaş yavaş tüketebilecek küçük kararlarla boğuşmak ve korkunç "bin kağıt kesiği ile ölüm"e maruz kalmaktır.
Projenizi başarıya ulaştırmak istiyorsanız, bu makale proje sözleşmesi oluşturma konusunda adım adım rehberlik edecektir.
Proje tüzüğünün temellerini ve en iyi uygulamalarını anlamaktan diğer proje tüzüğü alternatiflerine kadar her şeyi ele alıyoruz.
Proje Şartı Nedir?
PMBOK Kılavuzu, 3. Baskı, proje şartnamesini "projeyi resmi olarak yetkilendiren belge" olarak tanımlar
Temel olarak, bir proje tüzüğü projenin amacını listeler, ilgili kişilerin rollerini ve sorumluluklarını belirler, beklenen bütçeyi sunar, riskleri tanımlar ve projenin başarısını ölçmek için bir zaman çizelgesi ve ölçütler sağlar.
Peki, neden bir proje şartnamesine ihtiyacımız var? Proje şartnamesi:
- İlgili tüm paydaşlar için netlik ve şeffaflık sağlayarak daha sorunsuz iletişim ve daha uyumlu bir ekip çalışması sağlar
- Projenin yolunda ilerlemesine yardımcı olur, yanlış anlaşılma, teslim tarihlerinin kaçırılması veya bütçe aşımlarının olasılığını azaltır
- Tek bir referans noktası sağlayarak, tüm paydaşların aynı bilgilere erişebilmesini ve projenin kapsamını ve hedeflerini anlayabilmesini sağlar
Her bir proje şartı bileşenini ayrıntılı olarak inceleyelim.
Proje Şartnamesinin Oluşumu
Proje sözleşmesi, projenin karmaşıklığına ve uzunluğuna bağlı olarak genellikle 2-4 sayfa içinde projeye genel bir bakış sunmalıdır.
İşte iyi yazılmış ve ayrıntılara odaklı bir proje tüzüğü oluşturan anahtar bileşenler.
1. Proje adı ve açıklaması
Proje adı kısa ve açıklayıcı olmalıdır. Adın yanında, fikrinizin özünü yansıtan birkaç satırlık kısa bir proje açıklaması da yazmalısınız.
İşte bir örnek:
Proje Adı: Müşteri Portalı Yeniden Tasarımı
Açıklama: Kullanıcı deneyimini, performansı ve etkileşimi iyileştirmek için müşteri portalını yenileyin.
2. Vizyon ve amaç (hedefler)
Vizyon, projenin yönünü ve daha geniş bir hedef olarak ulaşmak istediklerinizi belirler. Bu bilgiler, projenin neden gerçekleştirildiğini anlamak için çok önemlidir.
Amaç, bu vizyonu daha küçük, ulaşılabilir ve uygulanabilir görevlere dönüştürerek daha net bir bakış açısı sunmaktır.
Örneğin,
Vizyon: Çevrimiçi varlığımızı güçlendirin ve altı ay içinde müşteri etkileşimini %25 artırın.
Amaç:
- İlgi çekici pazarlama videoları oluşturun ve dağıtın
- Müşteri anketleri düzenleyerek içgörüler toplayın ve etkileşimi artırın
3. Proje kapsamı
Bir projeye başlamadan önce, daha sonra karışıklık veya proje kapsamının genişlemesini önlemek için projenin kapsadığı her şeyi tanımlamak en iyisidir. Bu bölümde, projenin kapsamına giren ve girmeyen faaliyetler veya yapılacaklar ayrıntılı olarak açıklanmaktadır
Yenilenen bir proje tüzüğü için bu bölüm şöyle görünecektir:
Kapsam: Ana sayfa, ürün sayfaları ve gezinme menüsünün yeniden tasarlanması
Kapsam dışı: Blogları yeniden yazma
4. Anahtar paydaşlar
Anahtar paydaşlar listesi, projenin başarısı için yatırım yapan veya gerekli olan herkesi içerir. Proje boyunca iletişimin sorunsuz olmasını sağlar ve her paydaşın rol ve sorumluluklarını netleştirir.
İşte bir inşaat projesi için tipik bir paydaş listesi:
Baş Mimar (Ad, e-posta adresi)
Baş Mühendis (Ad, e-posta adresi)
İnşaat Proje Yöneticisi (Ad, e-posta adresi)
Saha Süpervizörü (Ad, e-posta adresi)
5. Belirlenen riskler ve kısıtlamalar
Projeyi etkileyebilecek olası zorlukları belirlemek ve bütçe kısıtlamalarını tanımak çok önemlidir. Bu hususları ele almak, takımın acil durum planları geliştirip bunları projenin beklentilerine dahil etmesini sağlar
Bir inşaat projesinde tespit edilen riskler arasında hammadde maliyetlerinin artması veya inşaat işçisi bulamama gibi riskler olabilir.
6. Proje bütçesi
Bir projeyi sunarken, ilgili maliyetleri iletmek çok önemlidir. Proje bütçesi, finansal gereksinimleri özetler ve giderlerin ayrıntılı bir dökümünü sunarak proje maliyet yönetimi hakkında bilgi verir.
Bir yazılım şirketine yeni bir ürünün geliştirilmesini önerdiğinizi varsayalım. Proje bütçesi bölümü şöyle görünecektir:
Tasarım – 20.000 $
Geliştirme – 15.000 $
Test – 10.000 $
Pazarlama – 5.000 $
7. Proje takımının rolleri ve sorumlulukları
Projenin yürütülmesinde yer alan herkesi tanıyorsunuz. Peki ya görevler çakışırsa veya karışırsa? Bu bölümde, herkesin görevlerini bilmesi için takımın iç rolleri ve sorumlulukları tanımlanmaktadır.
Bu bölüm genellikle şöyle görünür:
Sarah Parker (Proje Yöneticisi) – proje zaman çizelgesini * denetlemek ve görevleri koordine etmekten sorumlu
John Williamson (SEO Uzmanı) – Web sitesi sıralamasını iyileştirmekten sorumlu
8. Proje zaman çizelgesi ve dönüm noktaları
Şu iki ifadeyi düşünün.
Bildirim 1: "Sosyal medya etkileşimini ve marka görünürlüğünü artırın. "
İfade 2: "Önümüzdeki altı ay içinde sosyal medya etkileşimini %30 artırın ve marka görünürlüğünü %40 artırın. "
İkisi arasından hangisini onaylama olasılığınız daha yüksek? İkincisi, çünkü size takip etmeniz gereken bir zaman çizelgesi ve dönüm noktaları sunuyor.
Bir projeyi sunarken, tamamlanması için gereken toplam süreyi özetlemek ve anahtar dönüm noktalarını belirlemek çok önemlidir. Bu, paydaşların ilerlemeyi izlemesini ve projenin zaman çizelgesi hakkında bilgi sahibi olmasını sağlar
Bunu açıklamak için, kapsamlı bir proje yönetimi yazılımı olan ClickUp 'ı uygulayan bir pazarlama ajansını ele alalım. Net dönüm noktaları içeren bir proje zaman çizelgesi şöyle görünebilir:
- Aşama 1 (Hafta 1): Gereksinimleri toplamak ve proje kapsamını tanımlamak için paydaşlarla derinlemesine görüşmeler yapın
- Aşama 2 (Hafta 2): ClickUp'ı ajansın iş akışına uyacak şekilde yapılandırın ve ilk proje şablonlarını oluşturun
- Aşama 3 (3. Hafta): Tüm takıma rollerine uygun ClickUp özellikleri hakkında eğitim verin
- Aşama 4 (4. Hafta): Yeni sistemi test etmek ve geri bildirim toplamak için bir pilot proje başlatın
9. Başarı için performans göstergeleri
Son olarak, projenin başarılı olduğunu nasıl kanıtlayabilirsiniz? İşte burada performans göstergeleri devreye girer. Performans göstergeleri, başarıyı ölçülebilir bir şekilde değerlendirir ve iyileştirme yönünü belirler.
Örneğin, başarı, kurumsal bir etkinlikten sonra kayıtlarda %30 artış ve ücretli aboneliklerde %10 artış ile ölçülecektir.
Proje Şartı Oluşturma Adımları
Çok sayıda bileşen olması nedeniyle, nereden başlayacağınızı belirlemek zor olabilir. Bunu basitleştirmek için, proje tüzüğü oluşturma prosedüründe size yol gösterecek adım adım bir kılavuz hazırladık.
1. Şartname toplantısı düzenleme
Diğer paydaşlara danışmadan bir proje yönetimi şartnamesi oluşturamazsınız. Pazarlama takımı doğrudan müşteriyle iletişime geçip gereksinimlerini ayrıntılı olarak anlasa ne olur?
Bu nedenle, başlamadan önce hızlı bir toplantı düzenlemek ve sponsorlardan takım liderlerine kadar projede önemli rol oynayan herkesi davet etmek çok önemlidir.
Toplantıda hangi konuları ele alacaksınız?
Fikirler üretin, herkesin aynı sayfada olduğundan emin olun ve proje için sağlam bir temel oluşturmak üzere değerli içgörüler toplayın.
2. Proje hedef ve amaçlarını belirleme
Bu adımda, bu projeden ne elde etmek istediğinizi kendinize sorarsınız. Hedeflerinizi ve amaçlarınızı tanımlamanıza ve ölçülebilir hale getirmenize yardımcı olur.
Önümüzdeki altı ay içinde web sitesi trafiğini %30 artırmayı hedefliyorsanız, bu hedefi daha küçük ve ölçülebilir hedefler halinde bölerek nasıl gerçekleştirebilirsiniz?
3. Kapsam, roller, bütçe ve zaman çizelgesini tanımlama
Hedefe karar verdikten sonra, proje planının kapsamında hangi faktörleri ele alacağınızı belirleyin. Ayrıca, takım üyelerinin rollerini ve sorumluluklarını ve neyden sorumlu olduklarını da yazın.
Net bir resim elde ettikten sonra, netlik ve gelişmiş yönetim için geçici bir bütçe ve zaman çizelgesi oluşturmak çok kolay olacaktır.
4. Risk yönetimi ve risk belirleme
Bu, proje planınızın "A" kısmıdır. Ancak, iyi bir proje yöneticisi her zaman yedekleme olarak bir proje planı "B" hazırlar
Bütçe kısıtlamaları, teknik zorluklar veya iş gücü sınırlamaları gibi sorunlar olsun, önceden durumu test etmeli ve proje planı A başarısız olursa ne yapacağınızı bilmelisiniz.
Takımınızla bir araya gelin, projenin ilerlemesini ve başarıyla tamamlanmasını engelleyebilecek tüm potansiyel sorunları ele alın ve proje tüzüğünüzü kusursuz hale getirmek için bir risk yönetimi çözümü tasarlayın.
5. Onay süreci: İnceleme, uyumlaştırma ve nihai onayın alınması
İşte proje tüzüğünüzün ilk taslağı.
Diğer bir deyişle, nihai olarak üstlerinize sunmadan önce paydaşlardan bilgi almanın zamanı geldi. Geri bildirim alın, gerekli ayarlamaları yapın ve projenin kuruluşun hedefleriyle senkronize olduğundan emin olun
Herkesin katılımını sağladıktan sonra, proje sponsorlarından veya üst yönetimden nihai onayı alın. Bu adım, projenin başlangıcını resmileştirir ve size yeşil ışık yakar!
Proje yönetim yazılımının proje şartnameleri oluşturmadaki rolü ve yararı
Proje paydaşlarıyla koordinasyon sağlamak, tüm kritik noktaları listelemek ve dönüm noktalarını ve zaman çizelgelerini tahmin etmek bazen karmaşık olabilir ve kaçınılmaz olarak proje tüzüğünün oluşturulmasını geciktirebilir.
Proje yönetimi yazılımı bu noktada harikalar yaratabilir.
Projeyi daha küçük görevlere ve eyleme geçirilebilir öğelere bölerek proje planlamasına, organize edilmesine ve yürütülmesine yardımcı olur. İşi bölerek ve görevleri sistematik hale getirerek, kendinizi bunalmış hissetmekten kaçınabilir ve proje boyunca kontrolü elinizde tutabilirsiniz.
ClickUp, verimlilik çözümleri sunan, takım üyeleri arasındaki işbirliğini geliştiren ve genel proje verimliliğini artıran hepsi bir arada bir proje yönetimi yazılımıdır. Çok çeşitli özellikleri sayesinde proje tüzükleri oluşturmak çocuk oyuncağı haline gelir.
Proje tüzüklerini sorunsuz bir şekilde oluşturmanıza yardımcı olacak benzersiz özelliklerin her birine kısaca göz atın.
ClickUp Belgeleri ile gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın
Bir proje sözleşmesi oluştururken, birçok kez gidip gelmek kaçınılmazdır. Farklı kişiler tarafından oluşturulan birçok sürümü idare etmek zaman alıcı, kafa karıştırıcı ve hatalara açıktır. Tüm takımın aynı anda başvurabileceği bir belge olsaydı ne olurdu?
ClickUp Belgeleri bunu mümkün kılar! Takımınızı bir araya getirerek ortak bir belge üzerinde çalışmanızı sağlar. Bu, proje tüzüğünüzü taslak haline getirmek ve saklamak için ideal bir yerdir, çünkü üyelerden herhangi biri tarafından yapılan tüm düzenlemeler herkes tarafından gerçek zamanlı olarak görülebilir.
Bu işbirliğine dayalı platform sayesinde, tüm proje paydaşları katkı sağlayabilir ve diğerlerinin görebileceği yorumlar ve geri bildirimler ekleyebilir.
En iyi yanı nedir? ClickUp Belgeleri, zengin metin biçimlendirme ve taslak oluşturma özellikleriyle donatılmıştır. Şunları yapabilirsiniz:
- Sayfalara URL'leri ekleyin ve görünümlerini özelleştirin
- Daha iyi kategorizasyon için Docs'ta proje tüzüğü içinde farklı sayfaları iç içe yerleştirin
- Ek güvenlik ve verilerinizin gizliliğini korumak için erişim denetimlerini yönetin
ClickUp Görevleri ile proje tüzüğünü daha küçük görevlere bölün
Proje şartnamenizi zamanında tamamlamak için bir ipucu: devasa projeyi daha küçük görevlere bölün ve bunları ilgili kişilere atayın.
Bunun faydası nedir? Herkes ne yapması gerektiğini ve kendisine atanan görevleri tamamlaması gereken zaman çizelgesini bilir.
ClickUp Görevleri, şartnamenin bölümlerini görevlere ve alt görevlere dönüştürmenize olanak tanır. Örneğin, şartname proje çıktıları ile ilgili bir bölüm içeriyorsa, her çıktı için görevler oluşturabilir ve bunları takım üyelerine atayabilirsiniz.
Daha fazlası mı?
Takım üyelerine metinler gönderip, projenin bütçesini tamamladıklarını veya kapsamını belirlediklerini öğrenmek için uğraşmaya son verin. ClickUp Özel Görev Durumu , görevin ilerleme durumu veya tamamlanıp tamamlanmadığı gibi mevcut durumuna hızlı bir şekilde göz atmanızı sağlar.
İşte en önemli nokta.
Bütçe takımınızın aynı anda birkaç proje tüzüğü üzerinde çalıştığını, ancak bu akşam bir tanesini göndermeniz gerektiğini varsayalım. Öncelik etiketleri ekleyerek bütçe takımına önce ne üzerinde çalışması gerektiğini bildirebilirsiniz.
Son olarak, adımları içeren bir ClickUp Görev Kontrol Listesi oluşturun ve görevlerinizi ve alt görevlerinizi düzenleyin. Bu şekilde, her görevi işaretleyebilir ve proje şartnamesinin hiçbir yönünün atlanmadığından emin olabilirsiniz.
ClickUp Hedefleri ile proje ilerlemesini izleyin
Bir proje tüzüğü oluştururken, proje başarılarını ve hedeflerini izlemenin bir yolunu bulmak da çok önemlidir. ClickUp Hedefleri tam da bunu yapmanıza yardımcı olur.
Yeni bir ürünün lansmanı için bir şartname oluşturduğunuzu varsayalım. Hedef, lansmandan sonraki ilk çeyrekte 10.000 ön sipariş almaktır. Pazarlama kampanyalarını tamamlamak, ürün tasarımlarını sonlandırmak ve ön sipariş sayfalarını yayınlamak gibi hedefler belirleyebilirsiniz.
ClickUp, hedef ilerlemesini izlemek için aşağıdakiler gibi birçok benzersiz özellik sunar:
- İlerleme özeti: Görevleri ve hedefleri gruplandırın ve ilerleme yüzdesini bir bakışta görselleştirin
- Sayı hedefleri: Beş Instagram gönderisi oluşturmak gibi ölçülebilir görevler için sayısal hedefler oluşturun
- Parasal görevler: Satış veya gelirle ilgili proje tüzükleri için parasal görevler aracılığıyla ilerlemeyi izleyin
- Doğru veya yanlış hedefler: Lansman partisi için mekan rezervasyonu, catering şirketine ödeme yapma gibi görevler için basit Evet ve Hayır hedefleri kullanın
ClickUp Otomasyonları ile süreçleri kolaylaştırın ve hızlandırın
Yapılacak çok sayıda görev varken, her birinin üstesinden gelmek zor olabilir. Nasıl bilgilendirilir ve her zaman zamanında tamamladığınızdan nasıl emin olursunuz? Tabii ki ClickUp Otomasyonları ile!
ClickUp, herkese son teslim tarihlerini otomatik olarak hatırlatır ve proje bildirimlerini gönderir. Şartname inceleme son tarihleri için hatırlatıcılar gönderebilir veya şartnameyle ilgili görevlerin durumunu otomatik olarak güncelleyebilir.
Ayrıca, ekip üyelerinin tüzükteki değişikliklerden haberdar olması için otomatik bildirimler ayarlayabilirsiniz. Bu, yeni bir değişiklik olduğunda bütçe ekibine proje tüzüğünü güncellemesini otomatik olarak hatırlatır.
Pontica Solutions, ClickUp ile ilgili deneyimleri hakkında şunları söylüyor.
Artık takımımız aynı proje üzerinde birlikte çalışabilir ve tüm paydaşlarla nerede olurlarsa olsunlar anında iletişim kurabilir. ClickUp, önceki, mevcut ve gelecekteki tüm projelerimizi barındırır.
Artık takımımız aynı proje üzerinde birlikte çalışabilir ve tüm paydaşlarla nerede olurlarsa olsunlar anında iletişim kurabilir. ClickUp, önceki, mevcut ve gelecekteki tüm projelerimizi barındırıyor.
ClickUp Proje Şartı Şablonu ile proje şartı oluşturmayı kolaylaştırın
Tüzüğü tamamen kendiniz oluşturmak çok iş gerektiriyorsa ve hazır bir çözüme ihtiyacınız varsa, hepsini atlayın ve bir proje tüzüğü şablonu indirin.
Takım tüzüğü şablonunda tüm alanlar zaten mevcuttur, bu nedenle iyi yapılandırılmış ve kapsamlı bir proje tüzüğü oluşturmak için yalnızca belirli ayrıntıları girmeniz yeterlidir.
ClickUp'ın Proje Şartı Şablonu, önemli proje ayrıntılarını özetlemek ve yönetmek için yapılandırılmış bir biçim sağlar. Proje hedefleri, kapsam, teslim edilecekler, paydaşlar ve zaman çizelgesi için bölümler içerir.
Ayrıca, risk yönetimi, bütçe planlama ve onay süreci alanları da bu özelliğin bir parçasıdır.
Bu proje şartı şablonu, başlangıçtan itibaren netlik ve düzeni sağlamak için en uygun seçimdir.
Bu ücretsiz proje şartı şablonuyla şunları yapabilirsiniz:
- Proje hedeflerini, kapsamını, amaçlarını ve sonuçlarını açıkça tanımlayın
- Paydaşları ve proje takımını çeşitli proje hedefleri konusunda uyumlu tutun
- Görevleri delege edin ve atayın iş akışlarını kolaylaştırın ve iş bölümü düzenleyin
- Anahtar oyuncular arasında sorunsuz ve etkili işbirliği ve iletişim sağlayın
- Proje ilerlemesini izleyin ve proje son teslim tarihlerini takip edin
Gerçek dünyada proje şartnamesini uygulama
Doğru araçlar elinizin altında. Proje şartnamesini gerçek dünyada nasıl etkili bir şekilde uygulayabilirsiniz?
Anahtar, stratejik vizyonu eyleme geçirilebilir adımlara dönüştürmektir.
Ayrıntılı ve iyi tanımlanmış bir proje tüzüğüne sahip olmak sadece başlangıçtır. Uygulama aşaması, geri bildirimleri dahil etmek, uyumu sürdürmek ve proje yönetimi yaşam döngüsü boyunca tutarlı destek sağlamak için paydaşların sürekli katılımını gerektirir.
Etkili iletişim ve uyarlanabilirlik, zorlukların üstesinden gelmek ve projeyi yolunda tutmak için çok önemlidir. Bu uygulamaları entegre ederek, proje tüzüğü statik bir belgeden, projeyi başarılı sonuçlara yönlendiren dinamik bir çerçeveye dönüşür.
Proje sözleşmesinin oluşturulmasında proje yöneticisinin rolü
Alanlarında uzmanlaşmış farklı uzmanlar, bir proje fikri üretmek için özenle çalışıyor. Bu parçaları bir araya getirip, reddedilemeyecek benzersiz yönlerini vurgulayan nihai bir planı kim hazırlayacak? Tabii ki proje yöneticisi!
Paydaşlar veya sponsorlar proje fikrini genel olarak beğeniyor ancak bütçenin aşılmasından endişe duyuyor. Bu endişeleri kim giderecek ve gerekli ayarlamaları kim yapacak? Yine proje yöneticisi!
Proje yöneticisi tüm gevşek uçları birleştirir ve nihai anlaşmayı oluşturur. Takım ve paydaşlar arasında aracı, sorun çözücü, müzakereci ve hatta koordinatör görevi görürler.
Proje yöneticisinin temel rolleri şunlardır:
- Tartışmaları kolaylaştırmak, öncelikleri müzakere etmek ve geri bildirimleri tek bir vizyon altında birleştirmek dahil olmak üzere paydaşların katkılarını toplayın ve entegre edin
- Proje mimarı, saha yöneticisi ve güvenlik görevlisi gibi rolleri atayın ve sorumlulukları belirleyin
- Daha geniş organizasyonel vizyonu desteklemek için organizasyonel hedeflerle uyumu sağlayın
- Proje belgesini taslak olarak hazırlayın ve son halini verin ve gerektiğinde gerekli düzeltmeleri yapın
Proje yöneticisi, proje tüzüğü üzerinde tam yetkiye sahip olan ve projenin yürütülmesinde takımı yönlendiren, projenin dayanak noktasıdır.
Proje Şartnameleri ve Diğer Belgeler
Proje şartnamesinin proje planı, iş gerekçesi veya proje özetinden farkı nedir? Birbirinin yerine kullanılabilir gibi görünseler de, her belgenin iş operasyonlarını kolaylaştırmada belirli bir amacı vardır.
Aralarındaki farkları ayrıntılı olarak inceleyelim.
Proje şartı ile proje planı arasındaki fark
| Aspect | Proje Şartı | Proje Planı |
| Derinlik | Minimum ayrıntıyla genel bakış | Proje yürütmenin tüm yönlerini kapsayan derinlemesine ve ayrıntılı proje açıklaması |
| Kapsam | Geniş kapsamı ve üst düzey çıktıları tanımlar | Özel görevleri, zaman çizelgelerini ve dönüm noktalarını ayrıntılı olarak belirtin |
| Amaç | Projeyi yetkilendirir ve üst düzey hedefler ve kapsam sağlar | Projenin nasıl yürütüleceğini ve kontrol edileceğini özetler |
| Hedef kitle | Proje onayına faiz sahibi yöneticiler ve paydaşlar | Günlük yönetimde yer alan proje takımı ve paydaşlar |
Proje şartnamesi ile iş vakası arasındaki fark
| Aspect | Proje Şartı | İş Durumu Analizi |
| Derinlik | Temel proje ayrıntılarını içeren genel bakış | İş ihtiyaçlarının, faydalarının ve finansal gerekçelerinin ayrıntılı analizi |
| Amaç | Projeyi yetkilendirir ve hedeflerini ve kapsamını ana hatlarıyla belirtir | Projenin değerini ve faydalarını göstererek projenin gerekliliğini haklı çıkarır |
| Bileşenler | Proje hedefleri, kapsam, paydaşlar ve üst düzey riskler dahil | Maliyet-fayda analizi, risk değerlendirmesi ve stratejik uyum dahil |
| Hedef kitle | Proje onayına faiz sahibi yöneticiler ve paydaşlar | Karar vericiler, yöneticiler ve finansal destekçiler |
Proje şartnamesi ile proje özeti arasındaki farklar
| Aspect | Proje Şartı | Proje Özeti |
| Derinlik | Temel proje ayrıntılarını ve yetkilendirmeleri içeren üst düzey belge | Kısa ve odaklanmış, projenin ana noktalarının bir özetini sunar |
| Zaman çerçevesi | Projeyi resmi olarak yetkilendirmek için proje başlangıcında oluşturulur | Genellikle projenin başlangıç aşamasında, projenin temel unsurlarını hızlı bir şekilde aktarmak için oluşturulur |
| Yetki | Projeye devam etmek için resmi onay ve yetki verir | İlk anlayış için bir özet sağlar; resmi yetki vermez |
| Alaka | Proje boyunca kılavuz belge olarak kullanılır | Genellikle ilk aşamalarda kullanılır, proje ilerledikçe önemi azalır |
Proje Şartı Örnekleri
Son olarak, ilham alabileceğiniz bazı proje tüzüğü örneklerine göz atın ve kendi proje tüzüğünüzü oluşturmaya başlayın.
Öncelikle, yeşil alan ofis binası inşa etmeyi amaçlayan bir inşaat projesi için örnek bir proje tüzüğü belgesi:
Proje Şartı: Yeşil Alan Ofis Binası İnşaatı
Operasyonel kapasiteyi artırmak ve sürdürülebilirlik hedeflerini desteklemek için 10 katlı yeşil alan ofis binasının inşası.
Vizyon ve Proje Hedefleri
Operasyonel verimliliği artıran ve LEED Gold sertifikası alan bir ofis alanı oluşturun. Projeyi 18 ay içinde ve 25 milyon dolarlık bütçeyle tamamlayın.
Proje Kapsamı
İçerikler: Saha hazırlığı, temel, iskelet, kaplama, iç donanım, peyzaj ve otopark
Hariç tutulanlar: Mobilya alımı ve devam eden tesis yönetimi
Anahtar Paydaşlar
Proje Sponsoru: XYZ Corporation Yönetim Kurulu
Proje Yöneticisi: David Smith
Mimar: ABC Design Architects
Genel Müteahhit: BuildRight Construction Inc.
Belirlenen Proje Riskleri
Hava koşullarına bağlı gecikmeler
Beklenmedik saha koşulları nedeniyle olası maliyet aşımları
Proje Bütçesi
Toplam: 25 milyon dolar
Başlıca Maliyetler: Arazi satın alma, inşaat malzemeleri, işçilik, izinler
Proje Takımının Rolleri ve Sorumlulukları
Proje Yöneticisi: İnşaatı denetleyin, bütçeyi ve zaman çizelgesini yönetin
Mimar: Binayı tasarlayın ve LEED standartlarına uygunluğunu sağlayın
Genel Müteahhit: İnşaat faaliyetlerini ve şantiye operasyonlarını yönetin
Proje Zaman Çizelgesi ve Dönüm Noktaları
Başlangıç Tarihi: 15 Ocak 2024
Tamamlanma Tarihi: 15 Temmuz 2025
Dönüm noktaları: Mart 2024'e kadar saha hazırlığı tamamlanacak, Temmuz 2024'e kadar yapısal çerçeve tamamlanacak, Aralık 2024'e kadar dış kaplama tamamlanacak, Nisan 2025'e kadar iç donanım tamamlanacak, Temmuz 2025'e kadar son denetim ve kullanım izni alınacak.
Başarı için Performans Göstergeleri
LEED Gold sertifikasının alınması
18 ay içinde tamamlanacak ve 25 milyon dolarlık bütçe
Şimdi konuyu biraz değiştirip bir şirketin web sitesi proje sözleşmesi örneğine bakalım.
Proje Şartı: XYZ için Web Sitesi Geliştirme
XYZ'nin çevrimiçi varlığını ve müşteri etkileşimini geliştirmek için yeni ve kullanıcı dostu bir web sitesi geliştirin.
Vizyon ve Proje Hedefleri
Kullanıcı deneyimini iyileştiren ve altı ay içinde web trafiğini %30 oranında artıran, duyarlı ve SEO için optimize edilmiş bir web sitesi tasarlayın ve yayınlayın. Toplam bütçe: 100.000 dolar.
Proje Kapsamı
Kapsam: Web sitesi tasarımı, geliştirme, SEO optimizasyonu, içerik entegrasyonu, kullanıcı testi ve lansman.
Hariç tutulanlar: Lansman sonrası bakım ve içerik güncellemeleri
Anahtar Paydaşlar
Proje Sponsoru: XYZ Pazarlama Direktörü
Proje Yöneticisi: Jane Smith
Web Tasarımcısı: ABC Web Solutions
SEO Uzmanı: SEO Pro Hizmetleri
Belirlenen Proje Riskleri
İçerik tesliminde gecikmeler
Tarayıcılar arasında web sitesi uyumluluğuyla ilgili olası sorunlar
Proje Bütçesi
Toplam: 100.000 $
Başlıca Maliyetler: Tasarım, geliştirme, SEO, test ve lansman giderleri
Proje Takımının Rolleri ve Sorumlulukları
Proje Yöneticisi: Proje görevlerini koordine edin, bütçeyi ve zaman çizelgesini yönetin
Web Tasarımcısı: Web sitesi tasarımını ve kullanıcı arayüzünü oluşturun
Web Geliştirici: Web sitesi işlevselliğini oluşturun ve içeriği entegre edin
SEO Uzmanı: Sitenizi arama motorları için optimize edin
Proje Zaman Çizelgesi ve Dönüm Noktaları
Başlangıç Tarihi: 1 Şubat 2024
Tamamlanma Tarihi: 1 Ağustos 2024
Dönüm noktaları: Mart 2024'e kadar tasarım onayı, Haziran 2024'e kadar geliştirmenin tamamlanması, Temmuz 2024'e kadar testler ve Ağustos 2024'e kadar lansman.
Başarı için Performans Göstergeleri
Planlanan tarihte web sitesi lansmanı
Web trafiğinde %30 artış sağlanması
Olumlu kullanıcı geri bildirimleri ve performans ölçümleri
Proje Şartnamelerinin Avantajları ve Olası Dezavantajları
Proje şartı oluşturmak, fikirlerinizi hayata geçirmenize yardımcı olabilir. İşte size yardımcı olabilecek tüm özelliklerin kısa bir özeti:
- Proje hedeflerinin ve kapsamının netleştirilmesi: Proje hedefleri ve kapsamı için tek bir kaynak olarak başvurabileceğiniz yazılı bir belge sağlar. Bu, hem takımın hem de diğer paydaşların beklentileri anlamasını ve planı takip etmesini kolaylaştırır
- Tanımlanmış roller ve sorumluluklar: Anahtar proje yöneticilerinin ve liderlerinin rollerini ve sorumluluklarını açıkça belirleyerek, görevlerin kolayca takip edilebilmesini ve projelerin sorunsuz bir koordinasyon ve işbirliği ile yürütülmesini sağlarsınız
- Net zaman çizelgesi ve bütçe: Başlangıçtan itibaren iyi tanımlanmış bir zaman çizelgesi ve bütçe oluşturmak, projenin yönetiminin ve takibinin kolay olmasını sağlar. Bu netlik sayesinde, bütçeyi karşılayan ve son teslim tarihine uyan bir proje planını proaktif olarak tasarlayabilirsiniz
Proje tüzüğü oluşturmanın birçok avantajı vardır; ancak, sınırlamaları da yoktur. Proje tüzüğü oluştururken ortaya çıkabilecek bazı potansiyel sorunlar şunlardır:
- Paydaşların uyumsuzluğu: Proje tüzüğünde tüm paydaşların beklentileri açıkça listelenmemişse, beklentilerde uyumsuzluk olabilir ve bu da çatışmaya yol açabilir
- Kapsam genişlemesi: Proje tüzüğü ile ilgili en yaygın zorluklardan biri, ek görevlerin ortaya çıkmasına ve sonuçta hem son teslim tarihlerinin hem de bütçenin aksamasına neden olabilecek kapsamın yeterince tanımlanmamasıdır
- Takım odaklanması ve uyumsuzluk: Bazen, şartname takım üyelerinin sorumluluklarına iyi bir genel bakış sunmayabilir, bu da kafa karışıklığına ve odaklanma eksikliğine yol açarak sonuçta gecikme veya çatışmalara neden olabilir
Planlama, detaylandırma ve görevlendirme işlemlerinin hatasız olmasını sağlamak için takım tüzüğü oluştururken bu sınırlamaları göz önünde bulundurun.
ClickUp ile Etkili Bir Proje Şartı Hazırlayın
İyi hazırlanmış bir proje tüzüğü, projenin sorunsuz, başarılı ve karışıklıkların yaşanmadığı bir şekilde ilerlemesini sağlayan bir şablondur. Bu belge, yalnızca önemli bir onay belgesi değil, aynı zamanda paydaşların ve proje takımının güvendiği kapsamlı bir kaynaktır.
ClickUp gibi etkili proje yönetimi araçları, çeşitli özellikleri ve proje yönetimi şablonlarıyla soyut fikirleri eyleme geçirilebilir bir proje planına dönüştürmenize yardımcı olur. Gerçek zamanlı işbirliğini ve görev dağılımını kolaylaştırarak projenizi başarıyla tamamlamanızı sağlar.
Kapsamlı proje tüzüklerini zahmetsizce oluşturmak için bugün ClickUp'a kaydolun.