Süreçler, iş akışları sayesinde hayata geçer. Ancak bazen bu süreçler o kadar karmaşık veya o kadar büyük ölçekli olabilir ki, bunları yönetmek hiç de kolay olmaz.
Diğer zamanlarda ise proje yöneticileri, görevlerin denizinde yolunu bulma konusunda deneyim eksikliği yaşar. Takımların bir sonraki adımda ne yapması gerektiği konusunda kafaları karışır ve en olumsuz kararları almak için bloklar oluşturur veya aceleci davranır.
İşte bu yüzden süreçleri ve projeleri yönetmek hem çok önemli hem de oldukça zordur! Neyse ki, tam bir kaosun yaşanmasını önlemek için iş akışı yönetimine güvenebilirsiniz.
Bu blog, iş akışı yönetimi yolculuğunuzda size katkıda bulunmak amacıyla hazırladık. İş akışı yönetiminin ne olduğunu, ihtiyacınız olan araçları ve kendinize özel iş akışları oluşturmak için kullanabileceğiniz şablonları öğreneceksiniz.
Hadi başlayalım!
Ş Akışı Yönetimi nedir?
İş akışı yönetimi, iş akışlarını oluşturma ve optimize etme sürecidir ve takımların verimliliğini artırmak amacıyla işlerin koordinasyonuna yardımcı olur.
Şimdi, bir iş akışı, bir dizi görevden oluşan bir süreci (veya bir sürecin bir bölümünü) temsil eder. Bu görevler, bir veya daha fazla rol tarafından gerçekleştirilir ve bir çıktı üretir, böylece bir proje dönüm noktasına ulaşmak gibi bir hedefe ulaşılır.
Görsel olarak, iş akışı yönetimi bir proje yönetimi yöntemi açısından bir diyagram veya akış şeması gibi görünür. Ancak iş akışının kısa bir metin açıklaması aşağıda verilmiştir:
- Süreç: çalışan işe alımı
- Hedef: belirli bir ihtiyaca uygun çalışanları işe almak
- Görevler: İş tanımı oluşturun, yetenekleri bulun, başvuru sahiplerini izleyin, mülakat yapın
İş akışlarını oluşturduktan sonra, bunları iş akışı yönetimi yazılımının desteğiyle uygulamanızı öneririz. Çeşitli proje yönetimi yazılımları, iş akışlarını otomatikleştirmeye ve dolayısıyla daha kolay yönetmeye yardımcı olur.
İşte bu, iş süreçlerinizin performansını izlemenizi sağlar. Ancak şunu unutmayın: İş akışı yönetimi ile iş süreci yönetimi aynı şey değildir. İş akışları ile iş süreçleri arasındaki fark şudur:
- İş akışı yönetimi, iş süreci yönetiminin bir alt kümesidir. Görevleri yerine getirmek için izlemeleri gereken talimatları belirleyerek insanların davranışlarını düzenler.
- İş süreci yönetimi , operasyonel verimliliği artırmak için bir şirketin iş süreçlerini koordine etmeye yönelik üst düzey bir yaklaşımdır.
İş Akışı Yönetimi Türleri
Ş Akışları şu kategorilerden birine aittir:
Sıralı iş akışları
Adından da anlaşılacağı gibi, sıralı iş akışı, bir dizi görevi içeren bir diyagramdır. Süreç, bir görevden diğerine ilerler. Ancak bu iş akışının ayırt edici özelliği, görevlerin birbirine bağımlı olmasıdır. Bu, mevcut görev tamamlanmadan bir görevden diğerine geçilemeyeceği anlamına gelir. Yani, geriye dönük bir hareket yoktur.
BU Ş AKIŞININ ÖRNEĞİ Üretim hattı imalat süreçlerini ele alalım, çünkü bu süreçlerde ürün önceki istasyonlara geri dönemez. Tek yönlü bir nehir gibi işler.
Durum makinesi iş akışları
Sıralı iş akışlarının aksine, durum makinesi iş akışları ileri geri akış yapabilir. Bunlar, "görev" yerine "durum" kavramı etrafında döner. Diğer bir deyişle, süreç bir görevden diğerine değil, bir durumdan diğerine geçer. Bunlar etkinlik odaklı süreçlerdir, yani bir şey (mutlaka bir görevin tamamlanması olması gerekmez) gerçekleştiğinde bir duruma ilerlerler.
BU Ş AKIŞININ ÖRNEĞİ Bir sosyal medya ş akışını düşünün. Sonuçları, değişiklikler için içerik parçalarının yazarlara geri gönderilmesi olabilecek içerik inceleme görevlerini içerir. Başka bir örnek ise çevik ş akışlardır. Örneğin, Scrum tabanlı bir yazılım geliştirme projesi, belirli bir noktada ürünün kullanıcı tarafından kabul edilmesini gerektirir. Ve bu, sürecin o noktada ilerlemesini engelleyebilir.
Kurallara dayalı iş akışları
Sıralı bir süreç gibi, bu iş akışı da sürecin yürütülmesini belirleyen bir dizi kural ile birleştirilir ve işte! Kural odaklı bir iş akışı yönetim sistemi oluşturdunuz.
Bu kurallar, otomatikleştirilebilen iş akışları olma potansiyeline sahip "eğer, o zaman" koşullarıdır. Sürecin akışını yapılandıran alternatifleri ifade ederler. Bu nedenle, süreç sadece görevlerin tamamlanmasına değil, aynı zamanda alternatiflerin seçimine de bağlı olarak ilerler.
BU Ş AKIŞININ ÖRNEĞİ Müşterinin istediği eti, sosu ve sosu seçebileceğini düşünerek, bir yemek kamyonunda yemek hazırlayacağınızı düşünün.
Bu blogda birkaç iş akışı örneği * bulabilir ve size en uygun iş akışı yönetim araçlarının hangileri olduğunu görebilirsiniz!
İş Akışı Yönetimi Neden Önemlidir?
İş akışı yönetiminin takımların verimliliğini artırdığını zaten biliyorsunuz. Ancak iş akışlarını yönetmenin avantajlarını ayrıntılı olarak sıralayacak olursak, listemiz şöyle olur:
Kolaylaştırılmış süreçler
İş akışlarıyla süreçleri temsil ederek veya modelleyerek şunları tespit edebilirsiniz:
- Gerekli olmayan görevleri atın
- tek bir göreve indirgemek zorunda olduğunuz tekrar edilebilir görevler
Aksi takdirde, takımınızın zamanını ve çabasını boşa harcarlar ve sonuçta verimliliğiniz düşer.
Bu nedenle, gereksiz tekrarlar ve tekrarlayan süreçler yaratacak şekilde zaman kaybetmeyi göze alamazsınız. İş akışı yönetimi, süreci kolaylaştırdığınızda veya iş akışı otomasyonunu uyguladığınızda en iyi sonuçları verir.
Manuel işlerin ve insan hatalarının azaltılması
Manuel süreçlerde, özellikle de elektronik tablolarda tutulanlarda, her şey sürekli güncellenir ve bu da hatalara veya yinelenen girdilere yol açar. Doğru iş akışı yönetimi, zaman kaybını önleyerek başarılı olur!
En iyi iş akışı yönetimi süreci, otomatikleştirilmiş iş akışları ile çözülür. Elektronik tablolar kullanmak yerine, iş akışı otomasyon tetikleyicileriyle takımlarınızın görevlerini otomatik olarak takip edin, bir kişi atayın, önceliği değiştirin veya yorum bırakın ve manuel süreçleri ortadan kaldırın.
Daha fazla şeffaflık ve hesap verebilirlik
İş akışı yönetimi yazılımının masaya koyduğu tek bir şey varsa, o da bir sürü süreç verisidir. Bu, takımlarınızın görevlerinin durumunu bilmeniz için harikadır, böylece iş akışınızda kimlerin geride kaldığını, kimlerin planın içinde olduğunu veya kimin ne üzerinde çalışacağını görebilirsiniz.
Yukarıdaki süreç verileriyle, yönetici ekibinin işindeki ilerlemeyi kontrol edebilir. Ve bu bilgilerle, yönetici iş akışındaki olası engelleri belirleyebilir.
Ayrıca, her görevin atanan kişileri olduğundan, iş akışı yönetim sisteminiz proje yöneticisinin her takım üyesini teslimatlarından sorumlu tutmasını sağlar.
Etkili iletişim
Herkesin işleri görünür olduğunda, takım üyeleri birbirlerinin endişelerini daha iyi ve daha hızlı anlar. Bu da etkili iletişim ve ş Akışı yönetimi için büyük bir adımdır.
Ayrıca, takım üyeleri bir proje yönetim aracında ne yapmaları gerektiğini görebildiklerinde endişelenmezler. Takımınızın yapılacak görevler veya giderilmesi gereken hatalar hakkında tahminlerde bulunmasını önleyin. Görev atamaları, takım üyelerinin kontrol edebilmesi için iş akışı yönetim sisteminde bulunur.
Kolay ölçeklenebilirlik ve daha yüksek kaynak kullanılabilirliği
Bir iş akışı yönetim sistemi ile otomatikleştirilmiş genel bir çalışan işe alım sürecini hayal edin. Ve her yeni çalışan bir işe alım görevini tamamladığında, sistem onu otomatik olarak süreçteki bir sonraki göreve yönlendirir.
Şimdi, proje yöneticisinin her yeni işe alımda bunu manuel olarak yapmasının ne kadar baş ağrıtıcı olacağını hayal edin. Ve şirketin her ay düzinelerce çalışanı işe aldığını düşünün. İşte iş akışı yönetimi ölçeklenebilirliği bu şekilde destekler.
Ayrıca, otomatikleştirilmiş iş akışlarında görevler tamamen bir kişiye bağlı değildir. Örneğin, proje yöneticisi her çalışanı işe almak için İK yöneticisine güvenmek zorunda değildir. Bunun yerine, iş akışı otomasyon yazılımı bu işi yapar ve personeli ve diğer kaynakları kendi girdilerine bağlı görevler için serbest bırakır.
5 İş Akışı Yönetimi İpucu
İş akışlarını yönetmenin sırlarını sizinle paylaşacak olursak, şunları paylaşırdık:
1. İş akışı yönetimi yazılımını kullanın
İş akışı yönetim sistemleri, birden fazla iş akışını zahmetsizce otomatikleştirmeye ve yönetmeye yardımcı olur. Ancak piyasada o kadar çok iş akışı uygulaması var ki, bir iş akışı aracında nelere dikkat etmeniz gerektiğini bilmeniz gerekir. İşte bu nedenle, sizin için bu olmazsa olmaz özelliklerin listesini hazırladık:
- Ş Akışı otomasyonu: Tekrarlayan görevleri otomatik olarak yürütmek için, çünkü aksi takdirde yazılımla iş akışlarını uygulamak ne anlam ifade eder ki? Örnek: Bir görevin son teslim tarihinin yaklaştığını atanan kişiye otomatik olarak hatırlatma
- Son teslim tarihi izleme: proje çıktılarını kontrol etmek ve son teslim tarihlerinde eylemleri gerçekleştirmek için, örneğin görevleri teslim tarihlerine göre filtrelemek veya zaman çizelgesinde sürükleyip bırakarak son teslim tarihlerini ayarlamak
- Performans yönetimi: Takımınızın verimliliğini ve süreç etkinliğini izlemek için. Bu, tamamlanan görevler veya takım üyesi tarafından yapılan toplam görev sayısı gibi raporlar ve süreç verileriyle mümkündür
- Özel görev durumları: ihtiyaçlarınıza göre oluşturabilir ve yapılandırabilirsiniz. Örneğin, "Test" durumu, işe alım iş akışı yönetiminde anlamlı değildir, ancak yazılım geliştirmede çok anlamlıdır.
- Entegrasyonlar: iletişim, dosya paylaşımı ve depolama, program yönetimi, zaman takibi ve video konferans gibi üçüncü taraf yazılımlar gibi çeşitli platformlarda işleri yönetmek için. Örnek: uzak takımlarla proje ayrıntılarını tartışmak için bir iş akışı yönetim aracından bir konferans görüşmesi düzenleyin
İş akışı otomasyonunda mükemmel bir performans sergileyen proje yönetimi aracımız ClickUp'ı inceleyin!
2. Görev ve ş Akışı şablonlarını kullanın
Aynı görevi tekrar tekrar oluşturup atamanın ne kadar sıkıcı ve verimsiz olacağını bir düşünün. Bunun yerine, size aşağıdakileri sağlayan bir iş akışı yönetimi yazılımı seçmelisiniz:
- Şablondan görev oluşturun
- Şablondan bir görev yükleyin
- Şablondan bir göreve adımlar ekleyin
- Bir görevi şablon olarak kaydedin (veya kendi görev şablonlarınızı oluşturun)
Ancak iş akışı yönetimi yazılımındaki şablonlarla yapmanız gerekenler bununla sınırlı değildir. Kendi iş akışı şablonunuzu oluşturma seçeneğiniz olmalıdır. İşte ClickUp'ın Süreç Akış Grafiği Şablonu örneği .
Herhangi bir süreci temsil etmek için ihtiyacınız olan grafik öğeleri içeren bir akış şeması şablonu. Sağ tarafta, bir işe alım sürecini görebilirsiniz. Sürecin bir yüzme şeridinden diğerine nasıl aktığını not edin. Her yüzme şeridi, süreçteki bir müdahaleciyi ve sorumluluklarını simgeler.
3. Proje bağımlılıklarını ayarlayın
Proje bağımlılıkları olmadan iş akışı yönetimi yazılımı verimli olamaz. Örneğin, görevler birbirine ve belgelere bağlı olabilir. Seçtiğiniz aracın, birbiriyle ilişkili görevleri bir şekilde birbirine bağlayabildiğinden emin olun.
Aksi takdirde, siparişleri müşterilere veya hata raporlarını kullanıcılara bağlayamazsınız. İş akışı yönetim yazılımınız, görevler arasındaki doğru sırayı tanımlamalıdır. İş akışı yönetimi bağımlılıkları şunları içerir:
- Bekleyen bağımlılıklar: mevcut görev başlamadan önce tamamlanması gereken görevleri gösterir
- Bağımlılıkları bloklama: mevcut görev tamamlanmadan başlatılamayan görevler için
- Bağımlılıklara bağlantı: birbiriyle ilişkili ancak birbirine bağlı olmayan görevleri birbirine bağlamak için
4. Gantt grafiği ile ilerlemeyi kontrol edin
İş akışı yönetim sistemlerinin ilerlemesini doğru bir şekilde takip etmek için, eski usul Gantt grafiği gibisi yoktur. Bu araç, ürün planınızı bir proje zaman çizelgesinde görsel olarak gösterir. Ayrıca çok yönlüdür, aşağıdakiler gibi iş akışı yönetim yazılımınızda Gantt grafiği görünümüyle tüm bunları yapabilirsiniz:
- Görevleri planlayın ve sürükle ve bırak yöntemiyle otomatik olarak yeniden planlayın
- Görevleri bağımlılıklar aracılığıyla birbirine bağlayın
- Görevleri sıralayın ve önceliklendirin
- İş akışındaki olası darboğazları vurgulayın
- İlerleme yüzdelerini elde edin
5. Sprint planlamasına destek
Son ipucumuz, işinize yarayabilecek bir iş akışı şablonunu öne çıkarıyor. ClickUp Agile Scrum Yönetim Şablonu'ndan bahsediyoruz. Böyle bir şablon içeren iş akışı yönetim yazılımı, diğerlerinden bir adım önde.
Çünkü şablondan sprintler oluşturarak sprint planlama toplantılarınıza başlamak, omuzlarınızdan bir yük kalkmış gibi olacaktır. Ayrıca, Gantt grafiği iş akışının bir görünümü olduğu için, görevler gibi iş akışının kendisinden gelen verileri içerir.
Bu nedenle, okunması ve düzenlenmesi kolay özel Gantt grafik görünümlerine sahip en iyi iş akışı yönetim yazılımını kullanmak önemlidir.
Bonus İş Akışı Yönetimi Şablonları
- ClickUp'ın Zihin Haritaları Şablonu
- Ş Akışı Şablonları
- Proje Yol Haritası Şablonları
- Çevik İş Akışı Şablonları
İş Akışı Yönetiminizi İşinize Uygun Hale Getirin
İş akışı yönetimi, takımınızın inanılmaz verimlilik seviyelerine ulaşması için son derece etkilidir. Ancak iş akışı yazılımı olmadan, görevler, takım kaynakları ve mevcut kullanılabilirlikler için proje yönetimi süreçleri daha da zor hale gelir.
Doğru iş akışı yönetim aracını kullanırsanız, proje yönetimi çok daha kolay hale gelir. Neyse ki, ClickUp iş akışı yönetiminizi kolaylaştırmak için çok sayıda özelleştirme ve otomasyon şablonu sunar.
ClickUp'ın 15'ten fazla özelleştirilebilir iş akışı yönetimi görünümü ve ayrıntılı otomasyon özelliklerinden birini seçin ve süreçleri otomatikleştirin, böylece manuel işleri yapmak zorunda kalmayın!
Sürücü koltuğuna geçmek ister misiniz?
Çalışma alanınızı bugün ClickUp'ta tamamen ücretsiz olarak oluşturun! Diğer proje yönetimi veya iş akışı yönetimi yazılımlarından görevleri içe aktarın ve ClickUp'ı istediğiniz gibi özelleştirebileceğinizi daha iyi anlayın.