Ortalama olarak, bir çalışan iş gününün %26'sını idari görevlere veya eski iş süreçlerine harcar.
Verimsiz iş operasyonları ve belirsiz sorumluluklar, verimliliği ve morali hızla düşürebilir. İşte bu noktada iş akışları devreye girer.
Bir projeyi yönetiyor, yeni bir çalışanı işe alıyor veya bir pazarlama kampanyası yürütüyor olsanız da, iyi planlanmış bir iş akışı, takımınızın çabalarını düzenler, netleştirir ve kolaylaştırır.
Bu kılavuzda, iş akışları hakkında bilmeniz gereken her şeyi keşfedeceksiniz: iş akışları nedir, nasıl oluşturulur ve farklı departmanlardan gerçek hayattan iş akışı örnekleri. Ayrıca, iş akışlarını uygularken karşılaşabileceğiniz yaygın zorlukların üstesinden nasıl gelebileceğinizi de göstereceğiz.
Sonunda, takımınızın iyi yağlanmış bir makine gibi çalışmasını sağlayan iş akışları oluşturmak için gerekli araçlara ve stratejilere sahip olacaksınız. 😍
Başlıyoruz! 🙂🚗
İş Akışı Nedir?
İş akışı, belirli bir sonuca ulaşmak için tasarlanmış bir dizi tekrarlanabilir işlem adımlarıdır. İş akışını, herhangi bir sürecin omurgası olarak düşünün; görevlerin, bilgilerin veya kaynakların bir adımdan diğerine nasıl geçtiğini gösterir. İş akışları, herkesin ne yapacağını, ne zaman yapacağını ve kimin sorumlu olduğunu bilmesini sağlayarak kaosa düzen getirir.
Örneğin, bir çalışanın işe alım sürecini düşünün. Teklif mektubunun gönderilmesinden iş istasyonunun kurulmasına ve ilk eğitim oturumunun planlanmasına kadar her adım bir iş akışının parçasıdır.
Bir iş akışının bileşenleri
Her iş akışı beş farklı bölümden oluşur:
- Görevler: Tamamlanması gereken belirli eylemler veya adımlar
- Paydaşlar: Her bir görevden sorumlu kişiler
- Kaynaklar: Görevleri tamamlamak için gereken araçlar, veriler veya bilgiler
- Sıra: Görevlerin gerçekleşme sırası
- Kurallar: İş akışını yönlendiren koşullar veya tetikleyiciler
İş akışı türleri
Dört ana iş akışı türü vardır:
- Sıralı iş akışları: Bu tür iş akışlarında, görevler katı ve doğrusal bir sipariş sırasına göre tamamlanır
- Paralel iş akışları: Bu iş akışları, birden fazla görevin aynı anda yapılmasına olanak tanır
- Durum makinesi iş akışları: Bu tür iş akışlarında, görevler mevcut "durum" veya koşullara göre akar
- Kural tabanlı iş akışları: Eylemlerin belirli kurallar veya mantık tarafından tetiklendiği otomatikleştirilmiş iş akışlarıdır
İş Akışı Kullanım Örnekleri
Bir kuruluşun her departmanı, kendi süreçleri için belirli iş akışlarından yararlanır. İş akışı kullanım örneklerinden bazıları şunlardır:
- Proje yönetimi iş akışları görev atamalarını kolaylaştırır, takımların ve paydaşların uyum içinde çalışmasını sağlar, son teslim tarihlerinin karşılanmasını garanti eder ve projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar net bir yol haritası sunar
- Müşteri desteği iş akışları bilet yönlendirme, eskalasyon ve çözüm işlemlerini otomatikleştirerek yanıt sürelerini ve müşteri memnuniyetini artırın
- Pazarlama iş akışları fikir oluşturmadan uygulamaya kadar pazarlama kampanyalarını ve diğer etkinlikleri standartlaştırarak hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar
- BT iş akışları destek taleplerini, sistem güncellemelerini ve olay yanıtlarını verimli bir şekilde yönetin
- Ürün geliştirme iş akışları takımlar arasındaki çabaları koordine etmeye, dönüm noktalarını izlemeye ve tasarım, geliştirme ve kalite güvencesi arasında sorunsuz geçişler sağlamaya yardımcı olur
- İnsan kaynakları iş akışları işe alımdan çıkış görüşmelerine kadar çalışanların yaşam döngüsünü kapsar ve İK süreçlerinde tutarlılık ve uyumluluk sağlar
Daha fazla bilgi: İş Akışı Otomasyonu: Verimliliği Artırmak için İş Akışlarını Otomatikleştirin
farklı Takımlar için 16 İş Akışı Örneği
Temel bilgilerle başlayalım: İş akışı yönetimi nedir?
İş akışı yönetimi, bir hedefe ulaşmak veya daha büyük bir görevi tamamlamak için izlemeniz gereken eylemlerin sırasını haritalama sürecidir. Bu iş sürecinde, bir iş akışı yönetim aracının yardımıyla otomatikleştirilebilecek eylemleri de belirleyebilirsiniz.
Bu, süreçlerinizdeki adımlar arasındaki gecikmeleri azaltacak veya önleyecek ve iş akışınızın mümkün olduğunca verimli olmasını sağlayacaktır. Çok proaktif! 👏
Bu iş akışı diyagramları ve örnekleri, farklı takımların süreçlerini nasıl düşündükleri, bu iş süreçlerini optimize etmek için kullanılan platformlar ve kendi iş akışınızı nasıl oluşturacağınız hakkında size fikir verecektir. 💯
İnsan kaynakları takımları için iş akışı örnekleri
1. İşe alım iş akışı
Mükemmel adayı bulduğunuzda, onu mümkün olan en kısa sürede takımınıza katmak istersiniz.
Bu geçişin sorunsuz ve organize bir şekilde gerçekleşmesi için iş akışının düzgün bir şekilde yürütülmesi çok önemlidir. Ayrıca, adaylara şirketinizin işini ciddiye aldığını ve onlara olan ilginizin samimi olduğunu gösterir.
Ayrıca, sorunsuz bir iş akışı, doğru potansiyel müşterilerin fırsatlarınızı bulmasını ve hiçbir adayın gözden kaçmamasını sağlamanın sırrıdır.
İşe alım sürecinin arka planındaki yoğun işleri otomatikleştirerek, yetenek ekibiniz en önemli şeylere, yani adayın becerilerine, değerlerine ve rolde başarılı olma olasılığına odaklanabilir. İşte ClickUp'ta bunun nasıl göründüğüne bir örnek. 👉
- İşe alım yöneticisi bir ihtiyacı belirler ve iş gereksinimlerini ayarlar
- İşe alım yöneticisi uygun iş tanımını oluşturur ve işe alım takımına gönderir
- İşe alım ekibinin bir üyesi, açık pozisyon için bir görev oluşturur ve bunu ClickUp'ta departmana göre düzenlenmiş ve önceliğe göre sıralanmış bir Listeye ekler
- İşe alım ekibi üyesi, ClickUp Formuna bağlantı içeren bir iş ilanı oluşturur
- Pozisyon, şirketin web sitesinde, sosyal medyada ve iş ilan panolarında yayınlanır
- Bir aday bu ilanlardan birine başvurur ve Form'daki bilgiler otomatik olarak işe alım takımının incelemesi gereken bir görev haline gelir
- Aday, işe alım yöneticisinin tüm kriterlerini karşılıyorsa, ilk görüşme ayarlanır
- Değilse, adaya kibarca red e-postası gönderilir
💡Profesyonel İpucu: ClickUp'ın İşe Alım Eylem Planı Şablonu, işe alım sürecinizi basitleştirebilir ve kolaylaştırabilir. Takımların iş ilanı, özgeçmiş tarama, mülakat planlama ve iş teklifi prosedürleri dahil olmak üzere işe alım sürecini baştan sona özetlemelerine yardımcı olan adım adım bir kılavuz içerir.
2. Çalışanların işe alım iş akışı
Şirketinize en iyi yetenekleri çekmek için dikkatli düşünmek ve çaba sarf etmek gerekir, ancak mükemmel adayı bulmak işin sadece yarısıdır.
Oryantasyon süreci, yeni işe alınan çalışanların ilk deneyimidir ve şirketin onlara nasıl davranacağını belirleyen ilk izlenimdir.
El kitabını okumak veya bir yığın kağıdı imzalamak için bir günden fazla süren yalnızlık süreci olan çalışanların işe alım süreci, kritik bir ilk izlenimdir. Bunu, şirketinizin aşağıdaki konulardaki tutkusunu ve yeteneklerini sergileme fırsatı olarak düşünün:
- Çalışanların gelişmesine yardımcı olun
- Sağlıklı bir fiziksel ve zihinsel refahı teşvik edin
- Destek sunun
- Yeni bir takıma sorunsuz geçişi kolaylaştırın
- Önemli konularda konuşmalara katılın
Ve çok daha fazlası!
Oryantasyon, mümkün olduğunca bilgilendirici, ilgi çekici ve verimli olmalıdır. Bu da, her yeni çalışanın doğru bir başlangıç yapması için iyi planlanmış bir iş akışı analizi gerektirir. Teklif gönderilmeden önce, ClickUp'ta oryantasyon öncesi süreç şöyle görünebilir:
- Bir aday, açık bir pozisyon için ClickUp Başvuru Formu gönderir
- Form, inceleme için ClickUp'ta potansiyel adayların bulunduğu bir Listeye yönlendirilir
- Form, ALINDI durumundaki bir göreve dönüştürülür
- Mülakat süreci tamamlandığında, adayın görevi YENİ İŞE ALINAN durumuna taşınır ve bu, ClickUp'ın Onboarding takımının devralması için yeni bir görev oluşturulmasını tetikler
İster inanın ister inanmayın, çalışanların işe alım süreci teklifin verilmesinden önce, ilk temastan itibaren başlar. İş akışı uygulamaları, tüm işe alım süreci boyunca iletişimi, güncellemeleri ve sonraki adımları takip etmek için çok önemlidir.
ClickUp'ta, özel bir görev durumundaki değişiklikler, yeni bir görev otomasyonları setini tetikleyerek, yeni başlayan takımın iş yükünden manuel işleri kaldırır.
- HIRED durumunda, Onboarding Eğitmeni ve işe alım yöneticisinin bağlantı kurması için bir yorum görüntülenir
- TEKLİF İMZALANDI durumunda, yeni çalışan ilk günü için hazırlık yapması gereken bilgileri içeren otomatik bir "Hoş Geldiniz" e-postası alır
- EKİPMAN durumunda, gerekli tüm iş ekipmanları için görev içinde bir Malzeme Kontrol Listesi doldurulur. Tüm öğeler tamamlandı olarak işaretlendiğinde, başka bir otomasyon görev durumunu İNCELEME
- İNCELEME durumunda, Onboarding Eğitmeni tüm ön-onboarding eylem öğelerinin tamamlandığını bilir
- DİZİN durumunda, yeni çalışanın görevi, ClickUp'ta çalıştığı süre boyunca Dizin Listesi'nde kalır
Burada gördüklerinizi beğendiniz mi? ClickUp'ın Onboarding takımının ClickUp'ı nasıl kullandığı hakkında daha fazla bilgi için blogumuzu ziyaret edin. 💜
💡Profesyonel İpucu: ClickUp'ın Çalışan Oryantasyon Şablonu, yeni çalışanların oryantasyon sürecini kolaylaştırmak için kullanılabilecek önceden hazırlanmış bir şablondur. Bu şablon, İK evrakları, şirket politikaları ve prosedürleri, eğitim programları ve daha fazlasını içeren oryantasyon sürecinin tüm yönlerini kapsayan adım adım bir kılavuz sağlar.
Pazarlama ve CRM iş akışı örnekleri
3. Müşteri kazanma iş akışı
Müşteri kazanma süreci, çalışan süreçleriniz kadar önemlidir.
Düzensiz bir müşteri kazanma iş akışı, müşterilerinizin ürününüzü tam olarak kullanmaya başlamasının önündeki engel olabilir, özellikle de ürünü takımlarına tam olarak entegre etmek için ek öğrenme araçları gerekiyorsa.
Flokzu'da Dijital Pazarlama Analisti olan Belén Papa, müşteri kazanma iş akışını optimize etmek için iş akışı otomasyonunu nasıl kullanıyor?
İş akışınıza bağlı olarak hatırlatıcıları, e-postaları ve raporları otomatikleştirebilirsiniz. Yeni bir müşteri kaydederken, tüm bilgilerini sisteminize girebilirsiniz: ülke, dil, şirket vb. Flokzu ile bu bilgileri değerli metriklere ve istatistiklere dönüştürürüz.
İş akışı, yeni müşteriyi kaydettiğinizde başlar. Müşterileri karşıladığınız ve bir Müşteri Başarı Yöneticisi ile ilk toplantıya davet ettiğiniz otomatik bir kişiselleştirilmiş e-posta ayarlayabilirsiniz. Bu ilk toplantıda, müşteriye hizmetten en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğini göstermek için ortak hedefler ve planlar belirleyebilirsiniz.
Bu andan itibaren CSM, müşterilerin başarısında bir ortak haline gelir ve süreci devam ettirmek için müşteriye bir Yönetici atar.
Flokzu ile yönetici, takip edilecek son teslim tarihlerini içeren otomatik hatırlatıcılar ayarlayabilir ve her hedefin gerçekleştirilmesini sağlayabilir. İşe alım süreci sona erdiğinde ve müşteri istikrar kazandığında, CEO ve COO'yu otomatik olarak bilgilendirebilirsiniz.
İş akışınıza bağlı olarak hatırlatıcıları, e-postaları ve raporları otomatikleştirebilirsiniz. Yeni bir müşteri kaydederken, tüm bilgilerini sisteminize girebilirsiniz: ülke, dil, şirket vb. Flokzu ile bu bilgileri değerli metriklere ve istatistiklere dönüştürürüz.
İş akışı, yeni müşteriyi kaydettiğinizde başlar. Müşterileri karşıladığınız ve bir Müşteri Başarı Yöneticisi ile ilk toplantıya davet ettiğiniz otomatik bir kişiselleştirilmiş e-posta ayarlayabilirsiniz. Bu ilk toplantı sırasında, müşteriye hizmetten en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğini göstermek için ortak hedefler ve planlar belirleyebilirsiniz.
Bu andan itibaren CSM, müşterilerin başarısında bir ortak haline gelir ve süreci devam ettirmek için müşteriye bir Yönetici atar.
Flokzu ile yönetici, takip edilecek son teslim tarihlerini içeren otomatik hatırlatıcılar ayarlayabilir ve her hedefin gerçekleştirilmesini sağlayabilir. Onboarding süreci sona erdiğinde ve müşteri istikrar kazandığında, CEO ve COO'ya otomatik olarak bildirim gönderebilirsiniz.
💡Profesyonel İpucu: ClickUp'ın Müşteri Kaydı Şablonunu kullanarak müşterileriniz için verimli ve tutarlı bir kayıt deneyimi oluşturun. Bu şablon, işletmelerin müşteri kayıt sürecini özel ihtiyaç ve gereksinimlerine göre özelleştirerek müşterilerin ihtiyaç duydukları bilgileri ve desteği almalarını sağlar.
4. E-posta kampanyası iş akışı
Frfr, e-posta kampanyaları zordur. 🥵
Ancak iyi yürütülen bir e-posta kampanyası, işinize çok sayıda yeni ilgi ve gelir getirebilir. Ayrıca, dönüşüm hunisinin daha aşağısına çekmek istediğiniz abonelerle veya müşterilerle etkileşim kurmanın harika ve daha kişiselleştirilmiş bir yoludur.
E-posta iş akışı trenine henüz binmediyseniz, şimdi binmenin tam zamanı. 🚂
E-posta pazarlamasının müşteri ilişkileri yönünün ötesinde, e-posta kampanyası iş akışınız zaman kazanmanıza, birden fazla kanalda müşterileri yönetmenize ve her bir kampanya hedefine göre özelleştirilmesine yardımcı olmalıdır.
Diyelim ki yeni bir kullanıcı blogunuza abone oldu. Bir hoş geldiniz e-postası kampanyası iş akışı, bu yeni aboneyle bağlantı kurmanıza, ilişkinizi biraz daha ileriye taşımanıza ve blogunuzda beğenecekleri içeriğe yönlendirmenize yardımcı olacaktır.
İşte bu iş akışının nasıl görünebileceğine dair bir örnek:
- E-posta listenize yeni bir abone katıldı
- Önceden yazılmış bir hoş geldiniz e-postası aboneye gönderilir
- İki gün sonra, hoş geldiniz e-postasındaki bağlantılardan herhangi birine tıklanıp tıklanmadığını kontrol edin
- Tıkladıkları bağlantılara göre faizlerine göre kişiselleştirilmiş içerik içeren başka bir e-posta gönderin
5. İçerik oluşturma iş akışı
İlgi çekici içerik oluşturmak için birden fazla paydaş ve net iletişim gerekir.
Bu iş akışı, her bir içeriğin fikir oluşturma, oluşturma, düzenleme ve yayınlama aşamalarından sorunsuz bir şekilde geçmesini sağlar. Takımların yüksek kaliteli içeriği zamanında sunmasına yardımcı olur.
ClickUp'ta örnek:
- İçerik özeti bir Form kullanılarak gönderilir ve bir yazara atanır
- Yazar bir taslak oluşturur ve inceleme için gönderir
- Düzenleyici, ClickUp Belgeleri'ni kullanarak belge üzerinde doğrudan geri bildirim sağlar
- İçerik yayınlanmak üzere planlanmıştır ve ClickUp'ın Takvim görünümünde izlenmektedir
6. İçerik pazarlama iş akışı
Benim için çok değerli ve önemli bir iş akışı. 💓
Yüksek kaliteli içerik üretmek, markanızı sektörünüzde lider olarak konumlandırmak için çok önemlidir. Yeni potansiyel müşteriler çeker, mevcut müşterilerinizle güveni daha da pekiştirir ve ürün ve hizmetlerinizi tanıtmak için başka bir fırsat sunar.
Burada sürpriz yok, ancak ClickUp'ta, düzenli olarak mümkün olduğunca fazla içerik yayınlamak için net ve işlevsel bir içerik pazarlama iş akışı oluşturmak için ClickUp'ı kullanıyoruz. Ancak, farklı takımların benzersiz içerik hedeflerine ulaşmaları için tek bir yol yoktur.
Salesmate'de Büyüme Pazarlamacısı olan Kashyap Trivedi, içerik pazarlama iş akışını nasıl oluşturdu ve uyguladı?
Pazarlama ekibimizin içerik akışını yönetmek için Salesmate'in Pipeline Management (Kanban) özelliğini kullanıyoruz. Temel olarak, tüm içerik yolculuğunu bir dizi adıma ayırdık ve bunu bir boru hattına dönüştürdük.
Anlaşma (içerik kartı) bir sonraki aşamaya taşındığında, ilgili kişilere Salesmate İş Akışı Otomasyonu kullanılarak bir sonraki görevleri atanır.
Pazarlama ekibimizin içerik akışını yönetmek için Salesmate'in Pipeline Management (Kanban) özelliğini kullanıyoruz. Temel olarak, tüm içerik yolculuğunu bir dizi adıma ayırdık ve bunu bir boru hattına dönüştürdük.
Anlaşma (içerik kartı) bir sonraki aşamaya taşındığında, ilgili kişilere Salesmate İş Akışı Otomasyonu kullanılarak bir sonraki görevleri atanır.
Farklı içerik pazarlama iş akışları hakkında daha fazla bilgi edinmek ve ClickUp'ta blog süreçlerimizi nasıl özelleştirdiğimizi görmek ister misiniz?
LevelUp verimlilik konferansımızdaki bu seminerden başka bir yere bakmanıza gerek yok! Yazarlar, tasarımcılar ve geliştiriciler gibi web tasarım iş akışının farklı bölümlerini yönetmek için ClickUp'ın sunduğu en iyi uygulamaları ve araçları öğrenin.
💡Profesyonel İpucu: Pazarlama ekipleri, ClickUp'ın İçerik Takvimi Şablonunu kullanarak içerik pazarlama stratejilerini oluşturabilir ve yönetebilir. Bu şablon, takımların içerik oluşturma, yayınlama ve tanıtım planlarını organize etmelerine yardımcı olarak içerik pazarlama hedeflerine ulaşmalarını sağlar.
7. Tasarım onay ş akışı
Her tasarım, metin, pazarlama ve ürün seçiminin markanıza uygun olmasını sağlamak, tam zamanlı ve kapsamlı bir iştir.
Herhangi bir İK talebi veya yemekhane atıştırmalık önerisi gibi, tüm tasarımlar da onaylanmadan önce belirli bir onay sürecinden geçmelidir. 🚦
Bu tasarım süreci aşağıdaki gibi görünebilir:
- Planlanan tasarım için genel bir fikir ve olası bir maket ile tasarım talebi yapılır
- Tasarım konsepti veya maket onaylandı
- Tasarımcı talebi alır ve onaylanan konsepte göre bir görüntü veya grafik oluşturur
- Tasarım yönetici tarafından incelenir ve onaylanır veya küçük düzenlemeler için belirli notlarla geri gönderilir
İş akışı örnekleri
8. Tedarik iş akışı
Tedarik yönetimi, tedarikçilerle koordinasyon, satın alma siparişlerinin izlenmesi ve zamanında teslimatın sağlanmasını içerir.
Bu iş akışı, tedarik sürecinin her adımını düzenli ve verimli tutarak gecikmeleri ve hataları azaltır.
ClickUp'ta örnek:
- Bir departman başkanı, bir Form aracılığıyla satın alma talebinde bulunur
- Talep, finans takımı tarafından incelenir ve onaylanır
- Bir satın alma siparişi oluşturulur ve tedarik takımına atanır
- Siparişin durumu, tamamlanana kadar ClickUp'ın Pano görünümünde izlenir
9. Tatil talebi iş akışı
Sınırsız izin ve tatil süresi olan havalı bir startup şirketinde çalışıyor olsanız bile, talebinizin bir yönetici tarafından onaylanması gerekir.
Verimli bir tatil talebi iş akışı, tatil taleplerinizi takım sohbetinden veya yoğun e-posta gelen kutularından uzak tutarak tüm yöneticilerinizin (ve İK'nın) gözünde iyi bir izlenim bırakmanıza yardımcı olur. Ayrıca, otomatikleştirilmiş bir süreç, talebinizin daha hızlı işlenmesini sağlar! Böylece, plaj planlarınızı mümkün olan en kısa sürede yapmaya başlayabilirsiniz.
Belén Papa tarafından paylaşılan, çalışanlarının tatil talebi iş akışını nasıl uyguladığını gösteren başka bir iş akışı örneği:
Tatil talebi sürecimizde, Flokzu gibi bir BPM yazılımı ile süreci otomatikleştirdiğinizde iş akışının ne kadar basitleşebileceğini görebilirsiniz.
Çalışanlar, otomatik olarak İK'ya kabul veya red için gönderilen kişiselleştirilmiş genel formu doldurur. İK'nın hızlı karar vermesini sağlamak için hatırlatıcılar ve son teslim tarihleri ayarlayabilirsiniz.
Bu karar verildikten sonra, çalışanın talebinin kabul edilip edilmediğini bildiren bir e-posta gönderilir. Bu seçenek, yüzlerce çalışanı olan şirketler için son derece yararlıdır.
Tatil talebi sürecimizde, Flokzu gibi bir BPM yazılımı ile süreci otomatikleştirdiğinizde iş akışının ne kadar basitleşebileceğini görebilirsiniz.
Çalışanlar, kabul veya red için otomatik olarak İK'ya gönderilen kişiselleştirilmiş genel formu doldurur. İK'nın hızlı karar vermesini sağlamak için hatırlatıcılar ve son teslim tarihleri ayarlayabilirsiniz.
Bu karar verildikten sonra, çalışanın talebinin kabul edilip edilmediğini bildiren bir e-posta gönderilir. Bu seçenek, yüzlerce çalışanı olan şirketler için son derece yararlıdır.
Bonus: BPM Yazılımı
Satış takımı iş akışı örnekleri
10. Satış siparişi iş akışı
Satış siparişleri teklifler, faturalar, tahminler, iadeler, ürün bilgileri ve daha fazlasını içerir. Yönetilecek çok şey var. 😳
İşinizin boyutu veya sektörünüz ne olursa olsun, tüm satış siparişlerini takip etmek için dijital bir iş akışına sahip olmak zorunluluktur. Bu, sadece düzenli olmanızı sağlamakla kalmaz, dağınıklığı azaltır ve karlılığınızı doğru bir şekilde takip etmenize yardımcı olur, aynı zamanda bunu daha hızlı yapar.
Dijital satış sipariş sürecinden vazgeçmek, görevleri manuel olarak yönlendirirken imza veya belge onaylarını beklerken önemli gecikmelere neden olabilir ve otomatikleştirilmiş bir iş akışından vazgeçmek de aynı derecede sorunlu olabilir.
İş akışı yönetimi yazılımında tamamlanan dijital formlar ve e-imzalar, tamamlandıklarında yeni görevleri veya bildirimleri tetikleyerek takımların siparişleri daha hızlı ve neredeyse her yerden işleme almasına yardımcı olur.
Satış siparişi iş akışının nasıl görünebileceğine dair bir örnek:
- Bir satış elemanı veya müşteri, ClickUp Formları'nı kullanarak bir sipariş oluşturur
- Form gönderimi, gerekli tüm müşteri ve sipariş bilgilerini içeren, o siparişe karşılık gelen bir görevi otomatik olarak oluşturur
- Satış temsilcisinin yöneticisi siparişi onaylar ve müşteriye gönderilir
- Müşteri siparişi onaylar ve muhasebe departmanı uyarılır
- Muhasebe, müşteriye fatura keser
- Müşteri siparişi alır
- İlgili görev tamamlanır ve kayıt tutma amacıyla düzenli bir Listede kalır
İlgili: CRM İş Akışları
11. Yeni kişi ekleme iş akışı
Veritabanına yeni kişiler eklemek, güçlü müşteri ilişkileri kurmak ve sürdürmek için çok önemlidir. Bu iş akışı, tüm ilgili bilgilerin yakalanmasını, düzenlenmesini ve takip için hazır olmasını sağlar.
ClickUp'ta örnek:
- Bir satış temsilcisi, potansiyel bir müşteriyle görüşür ve kartvizit veya dijital form aracılığıyla bilgilerini toplar
- Temsilci, isim, şirket, e-posta, telefon numarası ve toplantı notları gibi alanları yakalamak için özelleştirilmiş bir ClickUp Formu kullanarak iletişim bilgilerini gönderir
- Form, ClickUp'ta otomatik olarak bir görev oluşturur ve inceleme için satış yöneticisine veya CRM uzmanına atanır
- Yönetici bilgileri doğrular ve kişiyi CRM sistemine veya satış veritabanına ekler
- ClickUp'ta bir takip görevi oluşturulur ve toplantı veya arama planlamak için son teslim tarihi ile birlikte temsilciye atanır
- Takip işlemlerinden alınan notlar ve güncellemeler göreve eklenir, böylece veritabanının güncel kalması sağlanır
Ürün iş akışı örnekleri
12. Özellik geliştirme iş akışı
Yeni özellikler oluşturmak, tasarım, geliştirme ve kalite güvencesi dahil olmak üzere birden fazla takım arasında koordinasyon gerektirir.
Bu iş akışı, özelliklerin son teslim tarihlerine uyularak sorunsuz bir şekilde geliştirilmesini, test edilmesini ve dağıtılmasını sağlar.
ClickUp'ta örnek:
- Ürün takımı bir özellik talebi gönderir ve bu talep, birikmiş işler listesinde önceliklendirilir
- Tasarım takımı maketler oluşturur ve onay için sunar
- Geliştiriciler özellik üzerinde çalışır ve kod incelemesi için görevler atar
- QA özelliği test eder ve dağıtım takımı bunu üretime alır
13. Ürün lansmanı iş akışı
Her başarılı ürün lansmanının arkasında birçok hareketli parça vardır ve belki de bazı noktalarda birkaç gözyaşı da.
Agile takımları, ürünün piyasaya sürülmesinden önce tüm süreçler, mesajlaşma ve hedefler konusunda uyumlu hale getirmek çok önemlidir ve bu işi tamamlamak için ayrıntılı bir kontrol listesinden fazlası gerekecektir.
Unito'da Ürün Pazarlama ve Ortaklıklar Başkanı Gabrielle Lafontaine, ürün lansmanı iş akışını nasıl oluşturdu ve uyguladı?
Ürün lansmanları zordur, bu nedenle planlamayı (Miro'da gerçekleşir) ClickUp'a (işin gerçekten dağıtıldığı ve izlendiği yer) birleştirmeyi kolaylaştırmak için bu şablonu tasarladık.
Lansmanımız, aylarca süren araştırma, planlama, tasarım, geliştirme ve nihayet lansman aşamalarını içeren yoğun bir çalışma sürecini gerektirdi. Bu da ürün yöneticileri, geliştiriciler, tasarımcılar, pazarlama ve müşteri ile iletişime geçen takımlar arasında çok sayıda işlevler arası işbirliği anlamına geliyordu.
Her departmandaki herkesi yönetmek ve hiçbir şeyin gözden kaçmadan zamanında teslim edilmesini sağlamak çok çaba gerektirebilir. En büyük ve en karmaşık ürün lansmanlarını gerçekleştirmek için bu iş akışını oluşturmak üzere Unito'yu kullandık.
Ürün lansmanları zordur, bu nedenle planlamayı (Miro'da gerçekleşir) ClickUp'a (işin gerçekten dağıtıldığı ve izlendiği yer) birleştirmeyi kolaylaştırmak için bu şablonu tasarladık.
Lansmanımız, aylarca süren araştırma, planlama, tasarım, geliştirme ve nihayet lansman aşamalarını içeren yoğun bir çalışma sürecini gerektirdi. Bu da ürün yöneticileri, geliştiriciler, tasarımcılar, pazarlama ve müşteri ile iletişime geçen takımlar arasında çok sayıda işlevler arası işbirliği anlamına geliyordu.
Her departmandaki herkesi yönetmek ve hiçbir şeyin gözden kaçmadan zamanında teslim edilmesini sağlamak çok çaba gerektirebilir. En büyük ve en karmaşık ürün lansmanlarını gerçekleştirmek için bu iş akışını oluşturmak üzere Unito'yu kullandık.
💡Profesyonel İpucu: Ürün ekipleri, başarılı bir ürün lansmanı planlamak ve gerçekleştirmek için ClickUp'ın Ürün Lansmanı Şablonunu kullanabilir. Bu şablon, pazar araştırması, ürün geliştirme, test ve tanıtım dahil olmak üzere ürün lansmanı sürecinin tüm yönlerini kapsayan adım adım bir kılavuz sağlar.
BT iş akışı örnekleri
14. Olay yönetimi iş akışı
BT olaylarını hızlı bir şekilde çözmek, işlerin sorunsuz bir şekilde devam etmesi için çok önemlidir.
Bu iş akışı, sistem kesintileri veya teknik aksaklıklar gibi sorunların verimliliği etkilemeden verimli bir şekilde çözülmesini sağlar.
ClickUp'ta örnek:
- Bir çalışan, bir Form aracılığıyla destek bileti gönderir
- Bilet, önceliğe göre bir BT takım üyesine atanır
- Takım üyesi sorunu çözer veya gerekirse üst yönetime iletir
- Çözüm, ileride başvurmak üzere ClickUp'ta belgelenir
15. Yazılım dağıtım iş akışı
Yeni yazılım veya güncellemeleri dağıtmak, kesinti veya aksaklıkları önlemek için dikkatli planlama ve uygulama gerektirir.
Bu iş akışı, riskleri en aza indirirken yazılımı verimli bir şekilde test etmek, onaylamak ve dağıtmak için gerekli tüm adımların izlenmesini sağlar.
ClickUp'ta örnek:
- BT takımı, planlanan bir yazılım dağıtımı için bir görev oluşturur
- Bir hazırlık ortamı kurulur ve yazılımda hata ve uyumluluk testleri yapılır
- Dağıtım planı paydaşlar tarafından incelenir ve onaylanır
- Yazılım, planlanan kesinti süresi boyunca dağıtılır ve ilerleme ClickUp'ın Gantt grafiğinde izlenir
- Dağıtım sonrası kontroller tamamlandı ve tüm sorunlar çözüm için ClickUp'ta belgelendi
Müşteri hizmetleri iş akışı örnekleri
16. Destek süreci iş akışı
Müşteri başarısı veya destek iş akışları, her müşterinin sorularının yanıtlanmasını ve ihtiyaçlarının zamanında karşılanmasını sağlamak için mükemmel bir yoldur.
Müşteriler, seslerinin duyulduğunu ve ürün veya hizmetinizle ilgili deneyimlerinin sizin için önemli olduğunu bilmek isterler. Güvenilir bir destek süreci, bunu başarmanın anahtarıdır.
Bu iş akışı, temel olarak her müşteri desteği temsilcisinin bir müşterinin şikayet, soru veya sorunlarını çözmek için gerçekleştirdiği otomatik eylemlerin sırasıdır. Sorun çözme, müşteri desteği temsilcilerinin günlük olarak karşılaştıkları en yaygın durumlardan biridir ve bu sorunların bu kadar önemli olmasının nedenlerinden biri, genellikle zaman sınırlaması olmasıdır.
Yani, bu sorunları bir an önce çözmek isteyeceksiniz.
ClickUp'ta bir destek süreci iş akışı şöyle görünebilir:
- Bir müşteri, temel bilgilerini, sorunun ayrıntılı açıklamasını ve önceliğini içeren bir sorun formu doldurur
- Bu Form, ClickUp'ta bir görev haline gelir ve Müşteri Başarısı takımının bir üyesine atanır
- Müşteri Başarısı takımı bir çözüm sunacak veya sorunu uygun kişiye iletecektir
Bonus: RACI Grafik Örnekleri!
ClickUp ile Verimli İş Akışları Oluşturma
Adım 1: Hedefi belirleyin
İş akışının hedefini belirleyin. Tekrarlayan bir süreci otomatikleştiriyor mu yoksa görev koordinasyonunu mu iyileştiriyor? Hedef, ne tür bir iş akışı oluşturmanız gerektiğini belirleyecektir. ClickUp Hedefleri'ni kullanarak iş akışlarını doğrudan takımınızın hedeflerine bağlayın
Adım 2: Adımları listeleyin
Süreci tek tek görevlere ayırın ve hiçbir adımın atlanmadığından emin olun. ClickUp'ın Zihin Haritaları ile adımlarınızı net bir şekilde görselleştirin. ClickUp Zihin Haritaları, herhangi bir proje veya iş akışının adım adım sürecini görselleştirmek için mükemmeldir.
Sürükle ve bırak işlevselliği ile fikirlerinizi haritalayabilir ve düzenleyebilirsiniz. Ardından, dalları sürükleyerek görev ilişkilerini ve bağımlılıkları gösterebilir veya düğümlerin konumlarını ayarlayarak çalışma alanınızı düzenleyebilir ve yeniden düzenleyebilirsiniz.
ClickUp Beyaz Tahtaları, her türlü iş akışını çizmek için sonsuz bir tuval sağlar — hatta Zihin Haritaları bile! ClickUp, zaman kazanmanıza yardımcı olmak için işbirliğine dayalı Beyaz Tahtaları için özel olarak tasarlanmış çok sayıda iş akışı şablonu sunar.
Doğrudan ClickUp görevlerine dönüştürülebilen şekiller ekleyin ve bunları iş akışınıza bağlayın, ardından görevlerin sırasını kolayca göstermek için aralarında bağlantılar çizin.
Adım 3: Sorumlulukları atayın
Net sahiplik, hesap verebilirliği sağladığından, her görevden kimin sorumlu olduğunu belirleyin. ClickUp Görevleri'ni kullanarak görevleri atayın ve önceliklendirin, izleyiciler ekleyin ve daha fazlasını yapın
Adım 4: Kurallar ve tetikleyiciler belirleyin
İş akışının her adımını neyin başlatacağına karar verin. Tamamlanan bir görev, belirli bir tarih mi yoksa harici bir girdi mi? Bunu belirledikten sonra, ClickUp Otomasyonları ile tetikleyicileri otomatikleştirin.
Adım 5: İş akışını test edin
Süreç boyunca ilerleyerek darboğazları veya eksik adımları belirleyin. Boşlukları veya hataları bulun ve düzeltin. Tüm gereksinimleri karşıladığınızdan emin olmak için takım üyelerinizi ve paydaşlarınızı sürece dahil edin.
Adım 6: Belgelendirin ve iyileştirin
Kolayca başvurabilmek için iş akışını yazın ve ilgili tüm paydaşlarla paylaşın. Geri bildirim ve deneyimlere dayanarak iş akışlarınızı optimize etmeye devam edin.
Tüm takım üyelerinin senkronizasyonunu sağlamak için iş akışı belgelerinizi ClickUp Belgeleri 'nde merkezileştirin.
Daha fazla bilgi: Tekrarlayan Görevleri Otomatikleştirme
İş Akışları Oluşturma ve Uygulama Konusunda Sık Karşılaşılan Zorluklar
Süreçlerde netlik eksikliği
Takımlar, bir iş akışının adımlarını veya hedeflerini tam olarak anlamayabilir ve bu da karışıklığa ve verimsizliğe yol açabilir. Bu durum, süreçler açıkça tanımlanmamış veya belgelenmemiş olduğunda ortaya çıkabilir.
Çözüm: Süreçleri açıkça tanımlayın. İş akışını kullanacak takım üyelerinin girdileriyle iş akışının her adımını haritalandırın. Süreci görselleştirmek için akış şemaları veya ClickUp Zihin Haritaları gibi araçlar kullanın.
Değişime direnç
Çalışanlar, özellikle mevcut yöntemlere alışkınlarsa veya değişiklikleri gereksiz veya aşırı karmaşık buluyorlarsa, yeni iş akışlarını benimsemeye direnebilirler.
Çözüm: Takıma iş akışının arkasındaki "neden"i açıklayın. Bunun nasıl zaman kazandıracağını, hataları azaltacağını ve işlerini kolaylaştıracağını vurgulayın.
Aşırı karmaşık iş akışları
Çok fazla gereksiz adım içeren iş akışları oluşturmak, takım üyelerini zorlayabilir, verimliliği düşürebilir ve hatalara yol açabilir.
Çözüm: İş akışlarını gereksiz yere karmaşıklaştırmayın. Süreçleri yönetilebilir adımlara bölün ve minimum karmaşıklıkla istenen sonucu elde etmeye odaklanın.
Yetersiz araçlar veya teknoloji
Takımlar, proje yönetimi yazılımı, otomasyon araçları veya mevcut sistemlerle entegrasyonlar gibi iş akışı uygulamasını desteklemek için uygun araçlara sahip olmayabilir.
Çözüm: ClickUp gibi güvenilir proje yönetimi ve iş akışı otomasyon araçlarını kullanın. Mevcut sistemlerle entegre olan ve kullanıcı dostu platformları tercih edin.
Kötü iletişim
Bir iş akışının amacını, faydalarını ve ayrıntılarını takıma iletmemek, uyumsuzluk ve yetersiz benimsemeye sonuçlanabilir.
Çözüm: Takım üyelerinin iş akışları hakkında geri bildirim paylaşmasını teşvik edin. Düzenli kontroller, iş akışlarının takip edildiğinden ve gerektiğinde iyileştirildiğinden emin olmanızı sağlar.
Daha fazla bilgi: Proje yönetiminizi iyileştirmek için en iyi 15 iş akışı uygulaması
İş akışı siloları
İş akışları, ekipler arası işbirliğini hesaba katmazsa, önemli bilgiler veya görevlerin departmanlar arasında etkili bir şekilde paylaşılmadığı silolar oluşturabilir.
Çözüm: Takımlar arası işbirliğini teşvik edin ve departmanlar arası bağımlılıkları hesaba katan iş akışları tasarlayın. Paylaşılan gösterge panelleri veya ClickUp gibi merkezi araçlar, siloları ortadan kaldırabilir.
Tutarlı olmayan yürütme
Düzenli izleme yapılmazsa, takım üyeleri iş akışından sapabilir ve bu da sonuçlarda tutarsızlıklara veya proje zaman çizelgelerinde gecikmelere neden olabilir.
Çözüm: Şablonları ve otomasyonu kullanarak iş akışlarını standartlaştırın. Gösterge panelleri aracılığıyla ilerlemeyi izleyerek herkesin işlerini zamanında tamamladığından emin olun.
Eğitim eksikliği
Takım üyeleri, araçların nasıl kullanılacağı konusunda yeterli eğitim almamışlarsa veya ilgili süreçleri anlamamışlarsa iş akışlarını takip etmekte zorlanabilirler.
Çözüm: İş akışlarını belgelendirin ve ilgili araçlar ve süreçler için uygulamalı eğitimler sunun. Referans olması için kolay anlaşılır belgeler veya video eğitimleri hazırlamayı düşünün.
İş akışlarını uyarlayamama
İş akışlarını düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin. İş ihtiyaçları değiştikçe, iş akışlarının da gelişmesi gerekir. Mevcut iş akışlarını gözden geçirip güncellemeyen takımlar, zamanla bunların modası geçmiş veya etkisiz olduğunu fark edebilir.
Çözüm: Düzenli incelemeler planlayarak darboğazları, gereksiz işlemleri veya eski adımları belirleyin. Bu incelemelerden elde ettiğiniz bilgileri kullanarak iş akışlarını optimize edin.
Belirsiz sahiplik
Bir iş akışındaki roller ve sorumluluklar açıkça belirlenmemişse, görevler gözden kaçabilir ve bu da gecikmelere ve hayal kırıklığına yol açabilir.
Çözüm: Net roller ve sorumluluklar atayın. Her göreve sahiplik atamak için ClickUp'ın görev yönetimi gibi araçları kullanın. Sorumlulukları net bir şekilde tanımlamak, her adımda hesap verebilirliği sağlar.
Bonus iş akışı yönetimi kaynakları:
- ClickUp'ın Zihin Haritaları Şablonu
- İş Akışı Şablonları
- Proje Yol Haritası Şablonları
- Çevik İş Akışı Şablonları
ClickUp ile En Yüksek Verimlilik İçin İş Akışları Oluşturun ve Yönetin
Kelimenin tam anlamıyla her şey için bir iş akışı örneği vardır. Ancak, her bir süreci gerçekleştirmek için iş akışı yazılımları arasında geçiş yapmak istemezsiniz. Bunun yerine, takımınızın veya sektörünüzün boyutuna bakılmaksızın tüm iş akışlarınızı merkezileştiren tek bir verimlilik platformu kullanın. AKA, ClickUp. 🤓
ClickUp'ın tamamen özelleştirilebilir özellikler içeren kitaplığında, her türlü kullanım durumu için son derece görsel, ilgi çekici ve otomatikleştirilmiş iş akışları oluşturmaya yarayan Zihin Haritaları ve dijital Beyaz Tahta aracı bulunmaktadır. Tüm bunları başka bir sekme açmanıza gerek kalmadan yapabilirsiniz.
Dijital beyaz tahta yazılımları şu anda büyük bir patlama yaşıyor, ancak ClickUp'ın beyaz tahta özelliğini kendi bünyesinde geliştiren birkaç platformdan biri olduğunu biliyor muydunuz? 🏡
İş veya sektör ne olursa olsun, ClickUp, süreç ve iş akışıyla ilgili her şey için yeni favori adresiniz olacak.
Ve bu özelliklerin tamamen ücretsiz olduğunu bahsetmiş miydik?
ClickUp ile süreçlerinizi otomatikleştirip kolaylaştırarak zamandan tasarruf etmeye başlayın. ♻️
Bugün ücretsiz kaydolun.