Een project op tijd afronden is een hele kunst. Het uitvoeren van taken, het beheren van budgetten en het halen van deadlines zijn de belangrijkste aspecten van vele andere.
Als projectmanager ben ik de tel kwijtgeraakt van het aantal keren dat een client naar me toe kwam met 'slechts één kleine toevoeging' of 'één wijziging' die helaas niet in het projectplan was opgenomen.
Ze kunnen snel oplopen, en voor u het weet zijn de tijdlijn en het budget van het project in gevaar.
Dat is scope creep. Zelfs de meest strak geplande projecten worden er slachtoffer van, waardoor uw project niet succesvol kan worden voltooid.
Ik heb verschillende software voor projectmanagement (PM) getest om u te helpen met deze verstoringen om te gaan. Ze helpen u om vangrails te plaatsen, zodat u uw marge niet verliest aan onverwachte werkzaamheden.
Top 3 PM-software voor het beheren van scope creep bij klanten in één oogopslag
Ik heb genoeg tools voor projectmanagement getest om te weten dat ze niet allemaal op dezelfde manier omgaan met scope creep. Hier zijn de tools die uw aandacht verdienen:
| Tool | Het meest geschikt voor | Belangrijkste functies | Voor- en nadelen | Prijzen |
| ClickUp | AI-aangedreven projectmanagement voor teams van elke grootte | ClickUp Brain (contextuele AI en door AI gegenereerde samenvattingen), sjabloon voor werkbereik, taken, automatiseringen, vooraf gebouwde agents | Voordelen:🌟 Geconvergeerde AI-werkruimte voor al uw werk🌟 Centraliseert alle projectcommunicatie🌟 Vergemakkelijkt capaciteitsbeheer🌟 Maakt teamsamenwerking mogelijkNadelen:🧐 Steile leercurve voor nieuwe gebruikers vanwege de uitgebreide functieset | Free Forever; aanpassingen beschikbaar voor ondernemingen |
| Teamwork | Projectmanagement met ingebouwde tijdsregistratie en facturering voor bureaus | Resourcebeheer, Teamwork AI, automatisering, winstgevendheidsdashboards | Voordelen:🌟 Vereenvoudigt tijdsregistratie en beheer van de werklast🌟 Automatiseert vervelende taken🌟 Maakt soepeler klantbeheer mogelijkNadelen:🧐 Dashboard heeft beperkte bedieningsmogelijkheden, wat van invloed is op het visualisatieproces | Gratis abonnement beschikbaar; betaalde abonnementen vanaf $ 13,99/gebruiker/maand |
| Asana | Gestroomlijnd taak- en werkstroombeheer voor kleine tot middelgrote teams | Geautomatiseerde werkstroomen op regels gebaseerde triggers, dashboards voor werklast en voortgang, meer dan 270 integraties, AI Studio | Voordelen:🌟 Maakt het bijhouden van deadlines eenvoudig🌟 Ondersteunt teamsamenwerking🌟 Automatiseert routinematige goedkeuringen en updatesNadelen:🧐 Rapporten zijn eenvoudig🧐 Notificaties kunnen overweldigend worden | Gratis abonnement beschikbaar; betaalde abonnementen vanaf $ 10,99/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd) |
👀 Wist u dat: Scope creep wordt ook wel 'kitchen sink syndrome' of 'requirement creep' genoemd en komt voor bij meer dan de helft van alle projecten. En er zijn geen tekenen dat dit zal afnemen. De impact van scope creep is de afgelopen tien jaar gestegen van 43% naar 52% voor alle projecten.
Waar moet u op letten bij PM-software die scope creep bij klanten beheert?
Niet alle PM-software is geprogrammeerd om extra werk aan te pakken dat voortkomt uit scope creep bij klanten. Op papier ziet het er misschien perfect uit, maar de werkstroom is mogelijk niet zo intuïtief.
Dit is waar ik op let bij het evalueren van software die me helpt betere planningen te maken en werk sneller aan klanten te leveren:
- Bepaal vroeg in het project de omvang en de basislijnen: U wilt de te leveren resultaten, uitsluitingen en aannames vastleggen voordat u met het project begint. Kies een projectmanagementtool met werkverdelingsstructuren (WBS) en basislijnregistratie, zodat u de geplande en werkelijke omvang kunt vergelijken naarmate het project vordert.
- Zet formele werkstroom voor wijzigingsverzoeken op: Uw PM-software moet een wijzigingscontroleproces bieden dat helpt bij het beoordelen en goedkeuren van nieuwe vereisten. Met ingebouwde goedkeuringsprocessen voor wijzigingen in de scope weet u hoe elke wijziging van invloed is op de kosten, tijd en middelen.
- Maak communicatie met klanten mogelijk: uw team en klanten moeten rechtstreeks binnen de werkruimte kunnen communiceren, waarbij gesprekken worden gekoppeld aan specifieke taken, feedbackthreads en deliverables.
- Houd tijd, kosten en inspanningen per deliverable bij: Zorg ervoor dat uw software taken koppelt aan budgetten en toewijzing van middelen. Zo kunt u direct zien wat de kosten zijn van 'extra' werk en kunt u op basis van gegevens met klanten gesprekken voeren over uitbreiding van de scope.
- Automatiseer waarschuwingen en het bijhouden van afwijkingen: Kies PM-software om scope creep te beheren door u te waarschuwen wanneer deadlines, budgetten, werklasten of projectomvang buiten de drempels vallen. Met realtime waarschuwingen en dashboards kunt u scope creep opmerken voordat het een groot probleem wordt.
- Tijdsregistratie voor verantwoordingsplicht: De software moet u in staat stellen om tijd rechtstreeks binnen taken te registreren en die uren te koppelen aan specifieke deliverables. U moet rapporten kunnen genereren waarin de werkelijke versus de geschatte inspanning wordt weergegeven, zodat u deze tijdens evaluatiegesprekken met klanten kunt delen.
- Op regels gebaseerde triggers: kies een PM-platform dat automatisch veranderingen in de werklast detecteert en vervolgacties aanstuurt met AI-aangedreven werkstroomautomatisering.
🧠 Leuk weetje: Het woord 'deadline' werd voor het eerst gebruikt in 19e-eeuwse Amerikaanse gevangenissen, waar het verwees naar een fysieke grens die gevangenen niet mochten overschrijden op straffe van doodschieten. Tegen het midden van de 20e eeuw evolueerde de term naar de moderne betekenis die we vandaag gebruiken: een tijdstip dat je niet mag overschrijden.
⭐ Bonus: Maakt u nog steeds elke taak helemaal zelf, waarbij u alle briefings en details handmatig intypt? Met de Talk-to-Text-functie van ClickUp Brain MAX kunt u gewoon over de taak 'praten', zeggen wat u in de briefing nodig hebt, en Brain MAX zet uw stem direct om in tekst.
En het is niet alleen voor taken! U kunt feedback achterlaten in documenten of chatten met uw team door gewoon te zeggen wat u denkt, en onze AI zal dit automatisch transcriberen, de juiste mensen op de hoogte brengen/taggen, uw favoriete woorden onthouden en vervolgens de getranscribeerde tekst dienovereenkomstig bewerken.
De beste software voor projectmanagement die scope creep bij klanten beheert
Laten we nu eens kijken naar de drie toonaangevende programma's voor projectmanagement om scope creep in uw projecten te beheren:
Hoe we software beoordelen bij ClickUp
Ons redactieteam volgt een transparant, door onderzoek ondersteund en leveranciersonafhankelijk proces, zodat u erop kunt vertrouwen dat onze aanbevelingen zijn gebaseerd op de werkelijke productwaarde.
Hier volgt een gedetailleerd overzicht van hoe we software beoordelen bij ClickUp.
1. ClickUp (het beste voor AI-aangedreven projectmanagement)
ClickUp, de alles-in-één-app voor werk, combineert projectmanagement en teamsamenwerking met AI-gestuurde automatisering. Plan uw projecten, wijs taken toe, chat met uw team, deel deliverables met de client en monitor de prestaties van uw team, allemaal binnen ClickUp! Dit voorkomt scope creep en minimaliseert de kans dat uw project uit balans raakt.
Maar het belangrijkste is dat de projectmanagementsoftware van ClickUp is gebouwd om te schalen. Kleine teams kunnen meteen aan de slag met het Free Forever-abonnement van ClickUp, terwijl grotere organisaties beschikken over de geavanceerde weergaven, rapportages en AI-ondersteuning die ze nodig hebben om complexe projecten te beheren.
Stel duidelijke verwachtingen met de Scope of Work (SOW)-sjabloon van ClickUp.
Een belangrijke oorzaak van scope creep is een discrepantie tussen het project en de visie en verwachtingen van de client.
De Scope of Work (SOW)-sjabloon van ClickUp lost dat op door u een kant-en-klaar raamwerk te bieden om te definiëren wat wel en, net zo belangrijk, wat niet onder de projectscope valt.
U kunt dit sjabloon gebruiken om:
- Definieer vooraf de doelen van het project om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden op één lijn zitten.
- Maak een lijst van deliverables, resultaten, tijdlijnen en belangrijke mijlpalen om een duidelijk stappenplan van deliverables te bieden aan de client en uw teamleden.
- Beheer de eigendom van documenten en wijs verantwoordelijkheden toe voor elke deliverable.
- Voeg aangepaste velden, aangepaste statussen voor taken en aangepaste weergaven toe voor flexibel projectmanagement.
Verdeel de projectscope in duidelijke taken en subtaaken voor een beter beheer.
De beste manier om scope creep onder controle te houden, is door het project op te splitsen in kleine, traceerbare stappen. Met ClickUp-taaken kunt u:
- Maak voor elke deliverable een hoofdtaak en voeg daar subtaaken aan toe. Als de scope bijvoorbeeld 'Ontwikkel een website' omvat, is de hoofdtaak 'Websiteontwikkeling' en kunnen de subtaaken 'Ontwerp homepage', 'Ontwikkel contactformulier', 'Zet hosting op' enz. zijn.
- Voeg gedetailleerde instructies, projectvereisten, acceptatiecriteria of checklists toe aan elke taak.
- Wijs taakverantwoordelijken toe en voeg deadlines toe om verwarring over tijdlijnen en verantwoordelijkheden te voorkomen.
- Stel afhankelijkheden tussen taken in, zodat het werk in de juiste volgorde wordt uitgevoerd en pas nadat aan alle voorwaarden in het projectplan is voldaan.
Een functie van ClickUp-taaken die ik erg handig vind, is ClickUp-taak Prioriteiten. Door de prioriteit in te stellen (urgent, hoog, normaal, laag), weet het team precies welke taken onmiddellijke aandacht vereisen en welke later kunnen worden afgehandeld.
Blijf alle veranderingen voor met contextbewuste AI
ClickUp Brain is een krachtige AI-assistent die uw team kan helpen om scope creep in de gaten te houden. Gebruik Brain om de grenzen van het project te verduidelijken, verzoeken van klanten voor belangrijke stakeholders samen te vatten, impactanalyses uit te voeren of taken te identificeren die mogelijk niet in overeenstemming zijn met het oorspronkelijke projectplan.
Brain is ook contextbewust. Wanneer er een nieuw verzoek van een client binnenkomt, beoordeelt Brain of dit binnen of buiten de scope valt, markeert het en stelt het zelfs voor om een Taak voor wijzigingen aan te maken ter goedkeuring.
U kunt potentiële scope creep in de commentaarfase opmerken, in plaats van pas nadat u uren aan het nieuwe werk hebt verspild.
Automatiseer goedkeuringen en notificaties met aangepaste regels
Deze tool voor scope management heeft een opvallende functie: ClickUp Automations, de no-code builder waarmee u met 'if this, then that'-regels binnen enkele minuten aangepaste geautomatiseerde werkstroomen kunt maken. Stel de regels eenmaal in en het systeem handelt automatisch notificaties, taakroutering en zichtbaarheid voor belanghebbenden af.
U kunt bijvoorbeeld een automatisering maken om:
- Stuur een goedkeuringsverzoek naar de projectleider wanneer de status van een taak verandert in 'In afwachting van goedkeuring'.
- Breng de client of accountmanager op de hoogte wanneer er een nieuw wijzigingsverzoek wordt ingediend.
- Wijs automatisch beoordelaars toe wanneer een deliverable naar de lijst 'Beoordeling door client' wordt verplaatst.
- Werk een aangepast veld bij naar 'Goedgekeurd' zodra de client bevestiging geeft in de chatthread.
Zorg dat iedereen op dezelfde pagina zit met ingebouwde samenwerkingstools
De PM-software van ClickUp centraliseert alle communicatie over projecten, waardoor het gemakkelijk is om iedereen op één lijn te houden en scope creep te beheren.
- Laat teamleden vereisten verduidelijken en feedback geven met ClickUp Assigned Comments.
- Houd gesprekken contextueel met threaded replies en voer relevante stakeholders met @vermeldingen in.
- Centraliseer alle gesprekken met klanten en interne gesprekken binnen de projectruimte — rechtstreeks gekoppeld aan taken, deliverables of documenten, met ClickUp Chat.
- Verander elk chatbericht in een Taak: wijs het toe, voeg deadlines toe of koppel het aan een client-levering.
- Breng alle projectdocumentatie, zoals het projectcharter, documenten over de projectomvang, wijzigingsverzoeken, enz. samen met behulp van de collaboratieve ClickUp Docs.
Volg de voortgang ten opzichte van de projectdoelen in realtime
ClickUp Dashboards bieden realtime inzicht in wat is voltooid, wat nog moet gebeuren, de obstakels, enz. AI Cards geven u direct een overzicht, waardoor u tijd bespaart die u anders zou verspillen aan het analyseren van gegevens.
De beste functies van ClickUp
- Met ClickUp's tijdsregistratie voor projecten kunt u vanaf elk apparaat timers starten, handmatige invoer toevoegen en gedetailleerde rapporten genereren per toegewezen persoon, project of tag. Log uren rechtstreeks in taken, vergelijk ze met de oorspronkelijke schattingen en identificeer wanneer het werk voor klanten de geplande inspanning begint te overschrijden.
- Visualiseer projecten op uw eigen manier met meer dan 15 ClickUp-weergaven, waaronder lijstweergave, gantt, bord en tijdlijn.
- Gebruik ClickUp's werklastweergave om de werklast van het team te bekijken en te zien wie over- of onderbezet is, zodat u uw middelen kunt optimaliseren en burn-out kunt voorkomen.
- Pas werkstroommen aan uw projectvereisten aan met aangepaste velden voor budget, clientgegevens, enz. en aangepaste statussen.
- Vind bestanden, taken en gesprekken in ClickUp en geïntegreerde apps zoals Google Drive of Slack met behulp van ClickUp's Connected Search.
- Beheer taken, houd tijdsregistratie bij en blijf onderweg op één lijn met de iOS- en Android-apps van ClickUp, ongeacht of uw projectteamleden ter plaatse, offshore of hybride werken.
Limieten van ClickUp
- Nieuwe gebruikers kunnen overweldigd raken door het brede bereik aan functies dat beschikbaar is in de app-suite van ClickUp.
- Sommige gebruikers vinden de desktopversie soepeler en sneller dan de mobiele app.
Prijzen van ClickUp
ClickUp-beoordelingen en recensies
- G2: 4,7/5 (meer dan 10.500 beoordelingen)
- Capterra: 4,6/5 (meer dan 4500 beoordelingen)
Wat zeggen echte gebruikers over ClickUp?
Deze recensie van een projectmanager zegt genoeg over projectmanagement:
ClickUp biedt een indrukwekkend bereik aan functies waarmee u eenvoudig werkstroomprocessen kunt aanpassen, taken kunt beheren en de voortgang op één plek kunt volgen. Ik vind het geweldig dat ik voor elk project aangepaste weergaven kan maken, automatiseringen kan instellen en het kan integreren met andere tools die ik al gebruik. Het is zeer veelzijdig, zowel voor het bijhouden van persoonlijke taken als voor complexe bedrijfsactiviteiten. De sjablonen en dashboards zijn vooral handig om alles georganiseerd en overzichtelijk te houden.
ClickUp biedt een indrukwekkende reeks functies waarmee u eenvoudig werkstroomprocessen kunt aanpassen, taken kunt beheren en de voortgang op één plek kunt bijhouden. Ik vind het geweldig dat ik voor elk project aangepaste weergaven kan maken, automatiseringen kan instellen en het kan integreren met andere tools die ik al gebruik. Het is zeer veelzijdig, zowel voor het bijhouden van persoonlijke taken als voor complexe bedrijfsactiviteiten. De sjablonen en dashboards zijn vooral handig om alles georganiseerd en overzichtelijk te houden.
📮 ClickUp Insight: Slechts 15% van de managers controleert de werklast voordat ze nieuwe taken toewijzen. Nog eens 24% wijst taken uitsluitend toe op basis van projectdeadlines.
Het resultaat? Teams raken overwerkt of onderbenut, en in de meeste gevallen uitgeput.
Zonder realtime zichtbaarheid op de werklasten is het niet alleen moeilijk om deze in evenwicht te houden, het is bijna onmogelijk.
De AI-aangedreven functies Assign en Prioritize van ClickUp helpen u om het werk gelijkmatig over het team te verdelen door taken toe te wijzen aan teamleden op basis van realtime capaciteit, beschikbaarheid en vaardigheden. Probeer onze AI Cards voor directe, contextuele overzichten van de werklast, deadlines en prioriteiten.
💫 Echte resultaten: Lulu Press bespaart 1 uur per dag per medewerker door ClickUp-automatiseringen te gebruiken, wat leidt tot een toename van 12% in werkefficiëntie.
🧠 Leuk weetje: Het Sydney Opera House wordt beschouwd als een van de grootste mislukkingen op het gebied van projectmanagement van onze tijd. Het project liep 10 jaar vertraging op, het budget werd 14 keer overschreden en de architect heeft het nooit voltooid gezien.
2. Teamwork (het meest geschikt voor het beheren van projecten en middelen met ingebouwde tijdsregistratie en facturering)
Teamwork is PM-software die is ontwikkeld voor bureaus en klantenserviceteams die tijdgevoelige projecten met een krap budget moeten uitvoeren, zelfs wanneer ze worden geconfronteerd met uitdagingen zoals scope creep.
Deze projectmanagementsoftware biedt u projectborden om tijdlijnen te maken, mijlpalen vast te stellen en alle deliverables op één plek in kaart te brengen. Zo bent u er zeker van dat het team en de client op één lijn zitten.
Voor klantbeheer helpt een gecentraliseerde proefdrukhub om de huidige status van elke proefdruk te zien, met een historisch logboek van alle feedback van begin tot eind. Om scope creep te voorkomen, kunt u met de tool interne en externe feedback monitoren en beoordelen, of deze nu afkomstig is van klanten of van uw team.
Een functie in deze PM-software die me helpt om scope creep te beheren, is budgettering en winstgevendheid.
Door de tijd bij te houden en deze te koppelen aan ons projectbudget, geeft Teamwork me realtime rapporten over de winstgevendheid van projecten. Als een nieuwe aanvraag ons in de rode cijfers dreigt te duwen, heb ik de gegevens bij de hand om de noodzaak van een wijzigingsopdracht uit te leggen. Bovendien kan ik winstmargedoelstellingen instellen en bijhouden.
Aangezien ik meerdere projecten tegelijkertijd beheer, is het maken van spreadsheets voor elk project erg tijdrovend. Teamwork helpt me om snel aanpassingen te doen aan deliverables, prijzen, tijdlijnen en middelen.
De beste functies voor teamwork
- Zet rommelige klantbriefings om in volledig uitgewerkte projectvoorstellen, compleet met tijdlijnen, taken en teamsuggesties, met behulp van Teamwork AI.
- Voorspel de capaciteit van uw team nauwkeurig om de werklast in evenwicht te houden en burn-out te voorkomen. Visualiseer aankomende projecten, houd de beschikbaarheid in realtime bij en wijs middelen opnieuw toe voordat knelpunten de levering beïnvloeden.
- Stel op gebeurtenissen of tijd gebaseerde triggers in om vervelende taken, zoals het bijhouden van de voortgang van taken, te automatiseren. Met de gecentraliseerde hub voor automatiseringen kunt u uw automatiseringen maken, bewerken en controleren.
- Krijg live zichtbaarheid in de voortgang van projecten, signaleren risico's op het gebied van middelen en benutting, en vergelijk geplande en werkelijke resultaten.
- Gebruik ingebouwde timers, urenregistratie en realtime winstgevendheidsdashboards om de tijd nauwkeurig bij te houden, kosten en factureerbare tarieven te koppelen en automatisch een waarschuwing te geven wanneer budgetdrempels worden overschreden.
Beperkingen van teamwork
- Het dashboard heeft beperkte bedieningsmogelijkheden, wat van invloed is op het visualisatieproces.
- Om toegang te krijgen tot extra functies zoals AI en integraties moeten gebruikers meer betalen, wat de kosten van projectmanagementsoftware aanzienlijk verhoogt.
Prijzen voor teamwork
- Free
- Deliver: $ 13,99/gebruiker/maand
- Grow: $ 25,99/gebruiker/maand
- Schaal: Aangepaste prijzen
- Onderneming: Aangepaste prijzen
Beoordelingen en recensies van teamwork
- G2: 4,4/5 (meer dan 1000 beoordelingen)
- Capterra: 4,5/5 (meer dan 900 beoordelingen)
Wat zeggen echte gebruikers over Teamwork?
Dit zegt een G2-gebruiker over het gebruik van Teamwork voor het beheren van meerdere projecten:
We hebben een team van vier leidinggevenden, die elk tussen de 5 en 15 projecten tegelijkertijd in verschillende fases van voltooiing hebben lopen. Dit zijn projecten die een jaar duren en zoveel bewegende delen hebben dat we zonder onze projectmanager en Teamwork niet zoveel zouden kunnen doen als we nu doen. We krijgen niet alleen alles voor elkaar, we doen het ook op tijd en binnen het budget.
We hebben een team van vier leidinggevenden, die elk tussen de 5 en 15 projecten tegelijkertijd in verschillende fases van voltooiing hebben lopen. Dit zijn projecten die een jaar duren en zoveel bewegende delen hebben dat we zonder onze projectmanager en Teamwork niet zoveel zouden kunnen doen als we nu doen. We krijgen niet alleen alles voor elkaar, we doen het ook op tijd en binnen het budget.
🧠 Leuk weetje: Het gantt-diagram, een favoriet van PM'ers, is meer dan 100 jaar oud (uitgevonden in 1910!). Het is ouder dan het internet, tv en zelfs gesneden brood.
3. Asana (het beste voor gestroomlijnd beheer van taak- en werkstroom)
Asana vereenvoudigt het beheer van taken en werkstroom voor teams van elke grootte, met name teams die op afstand samenwerken. Als PM-tool maakt Asana het gemakkelijk om dagelijkse werkzaamheden te verbinden met bredere bedrijfsdoelen, waardoor scope creep wordt verminderd en uw projecten overzichtelijker worden.
Organiseer uw projecten in Asana met behulp van vooraf gemaakte sjablonen, wijs taken toe met eigenaars en deadlines, visualiseer de voortgang en houd alles op één plek bij om last-minute wijzigingen in uw tijdlijnen te voorkomen.
Met Asana kunt u tools zoals taakbeheersoftware, ontwikkelingstools, rapportagetools en samenwerkingstools eenvoudig integreren in uw tech stack.
Een functie die ik sinds kort gebruik, is AI Teammates voor AI-aangedreven projectuitvoering. Deze functie maakt gebruik van het Work Graph-datamodel van Asana om zakelijke context te bieden voor alle interacties. AI Teammates kan bijvoorbeeld de projectgeschiedenis analyseren en realistische aanpassingen van de tijdlijn aanbevelen op basis van eerdere lanceringen of vergelijkbare deliverables.
De Asana AI Studio bevat een no-code werkstroombouwer die u in elke fase helpt. AI kan intakeverzoeken vastleggen, sorteren en toewijzen, die u vervolgens kunt verifiëren. AI kan ook de eerste versie van een projectbriefing opstellen en de feedback van belanghebbenden samenvatten.
De beste functies van Asana
- Organiseer complexe projecten in gestructureerde werkstroomen met behulp van vooraf gemaakte sjablonen waarmee u eigenaren toewijst, deadlines instelt en elke taak afstemt op bredere bedrijfsdoelen.
- Automatiseer routinematige goedkeuringen en updates met aanpasbare regels die notificaties, taakoverdrachten of aanpassingen van deadlines triggeren.
- Krijg realtime zichtbaarheid in de voortgang met tijdlijn-, werklast- en dashboardweergaven om afhankelijkheden te monitoren, prestaties bij te houden en last-minute wijzigingen in de tijdlijn te voorkomen.
- Koppel het dagelijkse werk aan grotere bedrijfsdoelstellingen met Goals and Portfolios en bekijk de voortgang via realtime dashboards.
- Gebruik de ingebouwde timer om te meten hoe lang het werk duurt en Taaken te vinden die buiten de oorspronkelijke scope vallen .
Beperkingen van Asana
- Gebruikers kunnen geen externe content in Asana insluiten of meerdere toegewezen personen toevoegen. Daarom is het de moeite waard om alternatieven voor Asana te verkennen.
- De beschikbare regels en filters kunnen mogelijk niet voldoende complexe werkstroom-werkprocessen of de specifieke behoeften van verschillende teams ondersteunen.
Prijzen van Asana
- Persoonlijk: Gratis
- Starter: $ 13,49/gebruiker/maand
- Geavanceerd: $ 30,49/gebruiker/maand
- Onderneming: Aangepaste prijzen
- Enterprise+: Aangepaste prijzen
Beoordelingen en recensies van Asana
- G2: 4,4/5 (meer dan 12.000 beoordelingen)
- Capterra: 4,5/5 (meer dan 13.000 beoordelingen)
Wat zeggen echte gebruikers over Asana?
Dit is wat een manager die betrokken is bij strategie te zeggen heeft over Asana op G2:
Wat ik het meest waardeer, is de efficiëntie dankzij AI. De slimme suggesties en functies voor taakautomatisering besparen me elke week uren, waardoor het voelt alsof ik een digitale copiloot heb die mijn volgende stap anticipeert.
Wat ik het meest waardeer, is de efficiëntie dankzij AI. De slimme suggesties en functies voor automatisering van taken besparen me elke week uren, waardoor het voelt alsof ik een digitale copiloot heb die mijn volgende stap anticipeert.
Andere opmerkelijke vermeldingen
Hier zijn nog enkele andere tools voor projectmanagement die u ook helpen bij scope management.
- Jira : Houd scope-wijzigingen expliciet bij via rapporten in Jira Align, om werk vast te leggen dat tijdens een Sprint of iteratie is toegevoegd. Rovo AI brengt gerelateerde taken en werkitems naar voren, koppelt vergelijkbare problemen aan elkaar en voert automatisering uit van werkstroom voor wijzigingsverzoeken, zodat onverwacht werk gemakkelijker te herkennen is. Omdat de tool zichtbaarheid biedt in wat binnen de scope valt en wat nieuw is, ondersteunt het het afbakenen van grenzen, het beoordelen van wijzigingsverzoeken en het duidelijk communiceren van wat niet deel uitmaakt van het oorspronkelijke plan.
- Basecamp : Basecamp maakt gebruik van de 'Shape Up'-methodologie, die de nadruk legt op vaste deadlines en gedefinieerde werkgebieden ('appetite'), zodat teams moeten beslissen wat ze wel en niet opnemen, waardoor het risico op scope creep wordt verminderd. Hill Charts en scope-maps maken het werk zichtbaar en laten zien wanneer een deel van de scope groeit of onduidelijk is.
- OpenProject : Als open-sourceplatform voor klassiek, Agile of hybride projectmanagement biedt het zichtbaarheid in projectplannen, Gantt-grafieken, taakverdelingen en het bijhouden van wijzigingen. U kunt zelf hosten, werkstroom-instellingen aanpassen, mijlpalen bijhouden en wijzigingsbeheer afdwingen. Het geeft u controle over de grenzen van de scope en afwijkingen.
- Monday. com: Begin met het opstellen van een duidelijk document met de projectomvang en gebruik vervolgens borden, weergaven en werkstroom om de naleving van die basis bij te houden. Met de visuele monitoring, aangepaste automatiseringen en dashboards kunt u zien wanneer het werk buiten de scope raakt en ingrijpen voordat de omvang te groot wordt.
⚠️ Het concept van gold plating: Met PM-tools kunt u processen instellen. Maar volgens Simon Heaton, Growth Marketing Lead bij Shopify, is er een concept dat u kwetsbaar maakt: gold plating.
Het betekent dat er extra functies, verbeteringen of werk worden toegevoegd die geen deel uitmaakten van de oorspronkelijke projectomvang of clientvereisten. Het is een poging om de klant tevreden te stellen of iets beters te leveren dan gevraagd. Gold plating drijft de interne kosten op zonder dat dit extra voordelen oplevert.
📚 Lees meer: Asana vs. ClickUp: welke tool voor teambeheer is beter?
👀 Wist u dat: Burn-out op het werk verhoogt het risico op hypertensie, depressieve stoornissen en diabetes bij werknemers. 7% van de werknemers ervaart burn-out door overwerk. Aan de andere kant raakt 20% gedemotiveerd en verliest het interesse in het werk wanneer ze onderbenut zijn. Het is voor werkgevers van cruciaal belang om te zorgen voor een eerlijke verdeling van het werk onder de werknemers om burn-out te voorkomen.
Hoe u scope creep bij clients effectief kunt beheren (tips + best practices)
PM-software kan veel van de stress die gepaard gaat met scope creep verlichten door middel van een nauwgezette organisatie. Maar dat alleen is niet voldoende. U moet ook de juiste aanpak hanteren om meerdere prioriteiten te beheren naarmate de eisen van klanten veranderen:
Bespreek met de client en rangschik prioriteiten op basis van impact
Als alles urgent lijkt, wordt er uiteindelijk niets gedaan. Als er weinig middelen beschikbaar zijn, is het essentieel om goed met je client te communiceren om te bepalen welke deliverables je meteen moet aanpakken en welke je kunt uitstellen.
🌟 Voorbeeld: In plaats van simpelweg in te stemmen met elk verzoek van de client, kunt u hen uitleggen hoe de nieuwe prioriteiten van invloed zijn op de bestaande projectplanning en vragen of zij hiermee akkoord gaan.
Iets als: "Als we deze nieuwe functie toevoegen, welke bestaande taak moeten we dan uitstellen?" beschermt niet alleen de tijdlijnen, maar houdt ook klanten betrokken bij het maken van afwegingen.
⚡ Sjabloonarchief: Gratis sjablonen voor het prioriteren van projecten
Verdeel grote projecten in behapbare mijlpalen
Door grote, vage deliverables op te splitsen in kleinere taken, kunt u niet alleen de voortgang meetbaar maken, maar ook voorkomen dat clients zomaar nog iets toevoegen.
Wanneer elke taak zichtbaar is op uw projectbord, wordt het gemakkelijker om ze allemaal te beheren en op tijd op te leveren.
🌟 Voorbeeld: Neem bijvoorbeeld de lancering van een campagne. In plaats van 'campagne-assets maken' als één taak te beschouwen, kunt u deze opsplitsen in 'hero-banner ontwerpen', 'tekst voor landingspagina schrijven' en 'afbeeldingen voor sociale media maken'.
Houd regelmatig de werklast en de capaciteit van uw middelen bij
Een veelgemaakte fout bij het beheren van meerdere projecten? Werk toewijzen zonder te controleren of uw team daar wel de capaciteit voor heeft.
Capaciteitsplanning zorgt ervoor dat het werk eerlijk en realistisch wordt verdeeld. Het zorgt er ook voor dat gesprekken met klanten op feiten zijn gebaseerd, zoals: 'We kunnen dit in de volgende Sprint aanpakken, maar als we het nu toevoegen, zal dat mijlpaal X vertragen. '
🌟 Voorbeeld: Als uw ontwerper deze week al 30 uur aan vast werk heeft, geef hem dan geen nieuwe "dringende" taak zonder eerst iets anders van zijn lijst met nog te doen taken te schrappen.
⭐ Bonus: AI-agenten in ClickUp kunnen helpen.
Vooraf gebouwde agents nemen alle routinetaken voor hun rekening: een herinnering sturen aan deadlines, dagelijkse updates delen met klanten of korte vragen over het project beantwoorden.
Stel een aangepaste Agent samen om complexe acties te automatiseren, zoals het toewijzen van taken op basis van de werklast of het delen van projectsamenvattingen met belanghebbenden. Op deze manier verlopen uw projecten soepel op de achtergrond, zonder voortdurende supervisie.
Het instellen van een AI-agent in ClickUp is vrij eenvoudig. Bekijk deze video om te zien hoe dat werkt:
⚡ Sjabloonarchief: Gratis sjablonen voor het bijhouden van meerdere projecten
Houd scope creep bij klanten onder controle met ClickUp
Scope creep en concurrerende prioriteiten zijn een onlosmakelijk onderdeel van het leven van een projectmanagementprofessional. Maar laat het uw project niet torpederen.
Met de juiste PM-software kunt u uw winst vergroten en uw deliverables efficiënter plannen.
Teamwork is ideaal voor bureaus die klanten per uur factureren of gedetailleerde zichtbaarheid nodig hebben op het gebied van winstgevendheid en het gebruik van middelen.
Asana werkt het beste voor teams die gedijen op structuur: het helpt hen herhaalbare werkstroomen in kaart te brengen, goedkeuringen te automatiseren en afgestemd te blijven op bredere bedrijfsdoelstellingen.
Maar ClickUp is ontwikkeld voor scope management voor teams van elke grootte, binnen een uniforme alles-in-één werkruimte.
Als u één projectmanagementplatform wilt dat alles met elkaar verbindt – van projectomvang en communicatie met klanten tot AI-aangedreven samenvattingen en automatisering van werkstroom – dan is ClickUp iets voor u.
Met ClickUp Brain krijgt u contextbewuste inzichten en met automatiseringen en AI Autopilot Agents kunt u routinematige goedkeuringen, updates en follow-ups op de achtergrond laten draaien, terwijl u zich concentreert op de klantstrategie.
Als scope creep uw vermogen om projecten op te leveren ondermijnt, raad ik u aan om u gratis aan te melden bij ClickUp en het eens te proberen.