Drie maanden na de start van een cruciaal project op het gebied van prijsstelling en verpakking, verdronk ik in Google Documenten, e-mailthreads en Slack-gesprekken verspreid over verschillende kanalen. Klinkt dat bekend?
Als programmamanager heb ik de chaos ervaren van traditionele projectmanagementtools die de uitvoering van projecten vertragen en het momentum van teams afremmen. 'Projectupdates' betekenden het doorzoeken van e-mail inboxen, het achtervolgen van stakeholders in verschillende tijdzones en meer tijd besteden aan het managen van het proces dan aan het daadwerkelijk behalen van resultaten.
Vandaag wil ik graag delen hoe AI niet alleen de manier waarop ik projecten beheer fundamenteel heeft veranderd, maar ook hoe snel we strategische initiatieven kunnen uitvoeren die direct van invloed zijn op ons bedrijf.
De realiteit van modern projectmanagement
In mijn rol binnen het Office of the COO ben ik verantwoordelijk voor de uitvoering van cross-functionele projecten die letterlijk elk team bij ClickUp omvatten: product, marketing, lifecycle, systemen, IT, enablement, klantgerichte teams en soms zelfs veiligheid en juridische zaken wanneer we te maken hebben met AI-functies.
Dit zijn geen eenvoudige initiatieven van één team. Ze vereisen een strakke toewijzing van middelen, cross-functionele communicatie en nauwkeurige project tijdlijnen om te slagen. Wanneer we nieuwe prijzen en pakketten voor functies of add-ons lanceren, hangt succes af van naadloze coördinatie tussen afdelingen, verschillende tijdzones en concurrerende prioriteiten.
Er staat veel op het spel: Ik ben verantwoordelijk voor statistieken rond netto dollarretentiegroei, acceptatie van functies, betrokkenheid en conversiepercentages. Wanneer projecten vastlopen of mislukken, gaat het niet alleen om gemiste deadlines, maar ook om gemiste omzetkansen en marktpositie.
De verborgen kosten van traditioneel projectmanagement
Voordat ik AI-aangedreven projectuitvoering ging gebruiken, zag mijn werkstroom er voor de meeste projectmanagers pijnlijk bekend uit:
De documentatiespiraal: Maak een projectplan in Google Documenten, e-mail het naar belanghebbenden, wacht op feedback met ontbrekende context uit vergaderingen waar ik niet bij was, en probeer vervolgens te achterhalen wat er daadwerkelijk in die gesprekken is gezegd.
Het achtervolgingsspel: Hele dagen bezig met opvolgen: "Hoe staat het met die deliverable?" "Heb je mijn e-mail van vorige week gezien?" "Kun je me op de hoogte houden van de status?" In plaats van momentum te creëren, was ik constant bezig met een inhaalslag.
De tijdzone-nachtmerrie: In een wereldwijd bedrijf betekende het wachten op e-mailreacties op eenvoudige vragen over de status dat projecten tergend lang duurden. Tegen de tijd dat ik antwoord kreeg van het Amerikaanse team, was het Europese team al offline.
De mentale belasting: Onthouden wie wat wanneer nodig had, verspreide informatie bijhouden en voortdurend schakelen tussen verschillende tools. De administratieve overhead, zoals handmatige updates en dubbele communicatie, kostte tijd die beter besteed had kunnen worden aan strategische planning en het succes van het project.
Hoe AI projectuitvoering transformeert
De overstap naar AI-aangedreven projectmanagement gaat niet alleen om efficiëntie, maar ook om een fundamentele verandering van wat mogelijk is wanneer teams zich kunnen concentreren op resultaten in plaats van op processen.
Geautomatiseerde intelligentie, niet alleen automatisering
Zo ziet mijn huidige werkstroom eruit:
Projectoverzichten in enkele seconden: Na een verkennende vergadering gebruik ik de AI van ClickUp om automatisch projectoverzichten te genereren op basis van aantekeningen uit de vergadering. Wat vroeger 30-45 minuten kostte aan kopiëren, plakken en formatteren, gebeurt nu in enkele seconden. Ik controleer nog steeds alles, maar het zware werk is gedaan.
Real-time statusinformatie: In plaats van updates bij te houden, gebruik ik aangepaste AI-velden die automatisch de status van elke taak binnen een project weergeven, waardoor trends, risico's en vertragingen in projectgegevens direct zichtbaar worden. De AI signaleert risico's, markeert taken die niet zijn uitgevoerd en identificeert knelpunten, zonder dat ik op afzonderlijke taken hoef te klikken.
Executive Summaries on Demand: Voor wekelijkse updates aan het management vraag ik AI gewoon om de volledige projectlijst te bekijken en een samenvatting te geven van de projectresultaten en voortgang. In plaats van een uur te besteden aan het in tabellen zetten van de voortgang van meerdere taken, krijg ik binnen enkele seconden een uitgebreide samenvatting.
De kracht van gecentraliseerde samenwerking
De grootste verandering is het elimineren van het wisselen tussen tools en het centraliseren van teamsamenwerking in één uniforme werkruimte:
Contextuele communicatie: Door de chatfunctie van ClickUp rechtstreeks binnen projecten te gebruiken, kan ik met één klik een taak met volledige context aanmaken wanneer iemand zegt: "Kun je dit toevoegen aan de scope?" Ik hoef niet meer heen en weer te schakelen tussen Slack en projecttools, waardoor ik geen gesprekken en context meer kwijtraak.
Cross-functionele zichtbaarheid: Ik heb sjablonen gemaakt waarmee belanghebbenden uit verschillende teams in hun favoriete weergave kunnen werken, terwijl ik alles bijhoud in mijn projectmanagement-format. Het ontwikkelteam hoeft zijn werkwijze niet te veranderen, maar ik kan toch de voortgang in realtime volgen.
Geautomatiseerde verantwoordelijkheid: AI-agenten kunnen automatisch follow-ups uitvoeren wanneer deadlines verstrijken zonder dat er resultaten zijn geleverd, contextuele herinneringen versturen en alleen naar mij escaleren wanneer menselijke tussenkomst daadwerkelijk nodig is.
De praktische impact: drie functies die alles hebben veranderd
Na de implementatie van AI-aangedreven projectuitvoering hebben drie specifieke functies de grootste impact gehad op mijn dagelijkse werk:
1. Geïntegreerd chatten met AI Taak aanmaken
Voorheen: Gesprekken over projectwijzigingen vonden plaats in Slack, waarna ik handmatig taken aanmaakte in onze projecttool en vervolgens terugging naar Slack om te bevestigen. Meerdere tools, verloren context, verspilde tijd.
Nu: Gesprekken vinden rechtstreeks plaats in de context van het project. AI kan automatisch taken aanmaken op basis van chatberichten met volledige context, of ik kan dit met één klik doen. Wanneer we met meerdere tijdzones werken, is deze naadloze overdracht cruciaal.
2. Taken in meerdere lijsten
Dit is misschien wel de meest ondergewaardeerde functie in projectmanagement. Verschillende teams moeten op verschillende manieren werken: marketing heeft zijn eigen werkstromen, ontwikkeling heeft die van hen en enablement heeft weer andere. Maar ik moet alles bijhouden in één projectweergave.
Omdat taken in meerdere lijsten worden weergegeven, kan elk team zijn eigen werkstroom handhaven, terwijl ik volledige zichtbaarheid van het project behoud. Niemand hoeft zijn manier van werken te veranderen, maar ik kan nog steeds de afhankelijkheid en tijdlijnen voor alle teams beheren.
3. AI-stand-uprapporten
Ik gebruik dit voor mijn wekelijkse updates aan het kantoor van de COO. Wat me vroeger 30 minuten kostte om informatie uit verschillende bronnen te verzamelen, kost me nu 5 minuten. AI genereert mijn stand-up op basis van mijn daadwerkelijke werk, ik bekijk het en kopieer en plak het in mijn wekelijkse samenvatting. Zo simpel is het.
Momentum opbouwen in plaats van chaos beheren
De belangrijkste verandering is niet alleen efficiëntie, maar ook de verschuiving van reactief management naar proactieve uitvoering.
Vóór AI: Ik besteedde het grootste deel van mijn tijd aan het zoeken naar informatie, het beheren van procesoverhead en het proberen om de zichtbaarheid in verspreide systemen te behouden.
Met AI: Ik kan me concentreren op het deblokkeren van teams, het identificeren van risico's voordat ze problemen worden en ervoor zorgen dat we strategische resultaten behalen in plaats van alleen maar taken voltooien.
Praktijkvoorbeeld: prijsbepaling en verpakkingsprojecten
Ik heb een sjabloon gemaakt in ClickUp die projecten op het gebied van prijsstelling en verpakking begeleidt, van ontdekking tot uitvoering en afsluiting. Zo verbetert AI elke fase:
Ontdekking: Vergaderingsnotities worden automatisch in projectoverzichten geplaatst, samen met de vereisten van belanghebbenden, tijdlijnen en successtatistieken.
Toewijzing van middelen: vooraf gedefinieerde lijsten met belanghebbenden en hun rollen, maar AI helpt bij het optimaliseren van tijdlijnen op basis van de capaciteit en afhankelijkheid van teams.
Uitvoering: realtime zichtbaarheid van de voortgang binnen alle teams, waarbij AI automatisch risico's en knelpunten signaleert.
Rapportage: geautomatiseerde samenvattingen voor leidinggevenden, zodat zij precies krijgen wat ze nodig hebben zonder dat ik urenlang informatie hoef te verzamelen.
Afsluiting: AI helpt bij het verzamelen van retro-inzichten en prestatiegegevens voor toekomstige projectoptimalisatie.
Het concurrentievoordeel van AI-aangedreven uitvoering
Dit is de realiteit: terwijl concurrenten projecten nog steeds beheren met spreadsheets en e-mailketens, voeren wij projecten sneller uit, passen we ons sneller aan en leren we in realtime van onze patronen.
Snelheid: Projecten die voorheen weken in beslag namen, verlopen nu soepeler dankzij voorspellende inzichten, geautomatiseerde follow-ups en geoptimaliseerd risicomanagement
Kwaliteit: Omdat AI routinetaken uitvoert en intelligente inzichten biedt, kan ik me concentreren op strategische uitdagingen die daadwerkelijk menselijk inzicht vereisen
Schaalbaarheid: Naarmate onze organisatie groeit, kunnen we met AI de kwaliteit van de uitvoering handhaven zonder dat de managementkosten evenredig stijgen.
Wat dit betekent voor projectmanagers
Als u nog steeds projecten beheert met losstaande tools, handmatige rapportage en voortdurende follow-ups, bent u niet alleen inefficiënt, maar concurreert u ook met typemachines in een computerwereld.
De projectmanagers die het komende decennium zullen floreren, zijn degenen die AI kunnen inzetten om:
- Automatiseer administratieve overhead
- Genereer intelligente inzichten uit projectgegevens
- Focus op strategische uitvoering in plaats van procesbeheer
- Schaal hun impact zonder hun teams uit te putten
AI-projectuitvoering in actie
Als dit overeenkomt met uw ervaring als projectmanager, raad ik u aan deel te nemen aan onze aankomende virtuele gebeurtenis: Projectuitvoering in het tijdperk van AI op 23 juli om 12:00 uur PST.
U ziet precies hoe we AI gebruiken om de uitvoering van projecten te centraliseren, automatiseren en versnellen in complexe, cross-functionele initiatieven. Ik zal de sjablonen en werkstromen demonstreren die we bij ClickUp gebruiken, waaronder:
- AI-aangedreven projectbriefing genereren
- Geautomatiseerd bijhouden van status en identificeren van risico's
- Cross-functionele samenwerking zonder van tool te wisselen
- Rapportage voor leidinggevenden die slechts enkele minuten in plaats van uren kost
Wat u krijgt:
- Live demonstraties van echte werkstromen voor projectmanagement
- Sjablonen en processen die u direct kunt implementeren
- Strategieën voor het opschalen van projectuitvoering met AI
- Gratis advies over het optimaliseren van uw huidige processen
Het verschil tussen goede en geweldige projectmanagers is niet alleen organisatie, maar ook het vermogen om momentum te creëren voor resultaten en tegelijkertijd het proces voor alle betrokkenen moeiteloos te laten verlopen.
Doe mee en ontdek hoe AI uw projectuitvoering kan transformeren →
Besteed geen kwartaal meer aan het worstelen met uw tools in plaats van aan het behalen van resultaten. De toekomst van projectmanagement is hier, en wordt aangedreven door intelligente automatisering die menselijke capaciteiten versterkt in plaats van vervangt.
Jacqui Tripoli is programmamanager bij het Office of the COO bij ClickUp, waar ze leiding geeft aan de cross-functionele uitvoering van prijsstelling, packaging en strategische initiatieven. Ze is gespecialiseerd in het opzetten van schaalbare processen die gebruikmaken van AI om bedrijfsresultaten te stimuleren in teams over de hele wereld.