Herinner je je show and tell nog? De dag waarop je eindelijk je visje mee naar school mocht nemen om hem aan je klasgenootjes in groep 3 te laten zien? Dat waren nog eens tijden. 😌
Als professionals worden we nu geconfronteerd met soortgelijke situaties, zoals het presenteren van ideeën, brainstormen en het uitvoeren van projecten met de groep.
We hebben inmiddels geleerd dat laten zien krachtiger is dan alleen vertellen, en we hebben diverse, boeiende manieren bedacht om onze ideeën over te brengen. Dit is een enorme overwinning voor mensen die informatie op een andere manier verwerken, waaronder de 65% van onze populatie die zichzelf als visuele leerlingen beschouwt.
Maak kennis met: Kanban-borden.
Kanban-borden zijn een zeer visuele, agile aanpak voor projectmanagement die teams helpt hun werkstroom te optimaliseren, transparantie te bevorderen, knelpunten te identificeren en indien nodig snel van koers te veranderen. Hoewel het doel is om zo snel mogelijk tijd te besparen, kan het opzetten van een bord vanaf nul tijdrovend en zelfs contraproductief zijn – dat is waar sjablonen van pas komen. 🤓
Teams werken sneller en efficiënter met de juiste Kanban-bordsjablonen die zijn afgestemd op hun unieke behoeften – maar wie heeft er tijd om alle Kanban-sjablonen die hun Google-zoekresultaten overspoelen, stuk voor stuk uit te proberen? Wij wel. 🙋🏼♀️
Beschouw dit artikel als je spoedcursus over alles wat met Kanban te maken heeft, inclusief structuur, veelgestelde vragen, tips, voordelen en natuurlijk 11 gratis Kanban-sjablonen om je doelen voor de werkstroom te verwezenlijken!
Wat is een sjabloon voor een Kanban-bord?
Kanban-sjablonen zijn aanpasbare, kant-en-klare borden die de voorbereidings- en installatiefasen bij het maken van je bord versnellen, zodat je in een mum van tijd tijd kunt besparen. In wezen zijn het invulbare, gebruiksklare Kanban-borden die je naar behoefte kunt aanpassen of doorwerken.
En aangezien de Kanban-methode voor tal van verschillende afdelingen en sectoren kan worden gebruikt, zorgt een goed gestructureerd sjabloon ervoor dat je team deze op de meest efficiënte manier gebruikt. Toch is dit nog maar het topje van de ijsberg als het gaat om de voordelen van een flexibel Kanban-bord-sjabloon!
Voordelen van het gebruik van Kanban-bordsjablonen
Kanban-sjablonen zijn meer dan alleen een tijdbesparing: ze helpen je om goed van start te gaan met een overzichtelijke en goed onderhouden interface, zodat je bord altijd klaar is om te presenteren – zelfs op korte termijn – aan belanghebbenden, managers of andere afdelingen.
Ze stimuleren ook innovatie op het gebied van aanpassingen, automatiseringen en effectievere statussen voor Taaken. Aangezien de Kanban-aanpak een brede reikwijdte heeft en voordelen biedt voor tal van toepassingen, kan een kant-en-klaar sjabloon als een soort steunwieltje fungeren, dat je laat zien welke statussen, limieten voor lopende werkzaamheden en automatiseringen doorgaans nuttig zijn voor jouw branche.
Bovendien is er een sjabloon voor elk vaardigheidsniveau. Als je nog niet bekend bent met Kanban-borden, zijn er tal van beginnersvriendelijke sjablonen om je op weg te helpen met deze agile methodiek. Of, als je al jaren borden gebruikt en een frisse blik nodig hebt of op zoek bent naar manieren om je Kanban-proces te innoveren, zijn sjablonen een uitstekende manier om je te leren hoe je je bord naar een hoger niveau kunt tillen.
De belangrijkste les hier is dat Kanban-bordsjablonen er zijn om je te helpen. Laat een goed ontworpen sjabloon het zware werk voor je doen, zodat jij je kunt concentreren op je project en het team dat het vooruit helpt.
Bonus: Storyboard-sjablonen!
11 gratis sjablonen voor Kanban-borden
We hebben het hier over iets groots – laten we deze krachtige sjablonen eens in actie zien! Hier zijn 11 van onze favoriete Kanban-bordsjablonen voor ClickUp, OneNote en Excel, en hoe ze je team naar een hoger niveau kunnen tillen.
1. Sjabloon voor een Kanban-bord
Pas de ClickUp Simple Kanban Board-sjabloon toe op je ClickUp-werkruimte en begin in een mum van tijd met het optimaliseren van je releasecyclus. Deze map zit boordevol met vijf statussen om je taken in te verdelen, en een helpdocument met tips en een overzicht van elke functie. Het biedt zelfs extra bronnen voor het instellen van taaktautomatisering, het maken van checklists voor kleinere taken en suggesties voor integraties om je overgang naar de bordweergave in ClickUp nog soepeler te laten verlopen.
De taakstatussen zijn zo veelzijdig dat ze in vrijwel elke werkstroom passen, vooral als je bewerkingen of feedback op je taken nodig hebt – van marketing tot productontwikkeling, en zelfs blogredactie of grafisch ontwerp. Hoewel dit een sjabloon voor gevorderden is, is de stapsgewijze handleiding duidelijk en eenvoudig te volgen, ongeacht je ervaring met Kanban.
2. Sjabloon voor een Kanban-bord voor agile management
Met de sjabloon voor een Agile Management Kanban-bord van ClickUp kun je snel een complexe werkstroom opzetten.
De agile aanpak kan in het begin overweldigend aanvoelen, maar met dit sjabloon creëer je in ClickUp een ruimte met alles wat je nodig hebt om binnen enkele minuten een eenvoudige agile werkstroom te implementeren.
Voor agile teams die in sprints werken, heb je de mogelijkheid om 13 verschillende ClickApps in te schakelen om aan te passen hoe je je backlog organiseert, werklasten beheert en met je team samenwerkt. Deze omvatten onder andere limieten voor lopende werkzaamheden, mijlpalen, afhankelijkheden, Sprintpunten en meer!
Met 30 aangepaste statussen, één aangepast veld, acht tags, zes weergaven en vier automatiseringen zit dit sjabloon boordevol functies die je nodig hebt om feedback te geven, middelen in te zetten en sneller resultaten te boeken.
3. Eenvoudig Kanban-bord-sjabloon voor Sprints
Maak kennis met sprints met de Simple Sprints Kanban-bord-sjabloon van ClickUp! Deze sjabloon is minder complex en geschikter voor gevorderden dan de vorige Agile Management-sjabloon. De sjabloon voegt een ruimte toe aan je ClickUp-werkruimte met negen statussen, negen ClickApps en vooraf ingestelde bord- en lijstweergaven.
Dit sjabloon behandelt alle sprintbasisprincipes waarmee Agile-teams producten sneller kunnen opleveren en bevat een handig document dat laat zien hoe je dit sjabloon kunt afstemmen op je werkstroom en optimaal gebruik kunt maken van je Multitask-werkbalk.
4. Kanban-bord-sjabloon voor accountbeheer
Of je nu officemanager bent, financieel adviseur, in de verkoop werkt of gewoon iemand die zijn of haar budget op orde wil krijgen: dit sjabloon is voor jou.
De Account Manager Kanban-bord-sjabloon van ClickUp houdt alles bij, van de laatste activiteit van een gebruiker tot accountverlengingen, contactpersonen en risico's. Deze map voegt 19 handige statussen toe – tel ze maar! – waaronder Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding en meer – perfect voor potentiële klanten en het onderhouden van relaties met huidige klanten.
Dit is ook een geweldig sjabloon om contact te leggen met nieuwe klanten, met zeven weergavetypen om de betrokkenheid met leads te stimuleren en een formulierweergave om nieuwe klanten aan te melden via een enquête, waarbij de antwoorden kunnen worden omgezet in uitvoerbare ClickUp-taken. En hadden we al gezegd dat dit sjabloon rijk is aan aangepaste velden? Met 10 om uit te kiezen, heb je nog meer manieren om je Kanban-bord te sorteren, filteren en groeperen.
5. Kanban-bord-sjabloon voor teamverzoeken
Kanban-borden zijn een populaire tool voor agile projectmanagement, maar ze worden ook veelvuldig gebruikt door teams in andere afdelingen, waaronder HR!
De sjabloon 'Teamverzoeken Kanban-bord' van ClickUp is een onmisbaar hulpmiddel voor HR-, IT- en officemanagers die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden en organiseren van de verzoeken van hun teams op afstand.
Deze map voegt vier weergaven toe aan je werkruimte, waaronder een apart Kanban-bord voor de verschillende soorten binnenkomende verzoeken en een intern aanvraagformulier met reacties die direct kunnen worden omgezet in ClickUp-taken die op je bord verschijnen. Bovendien zorgen vijf statussen ervoor dat geen enkel verzoek tussen wal en schip valt.
6. Kanban-bord-sjabloon voor video-productie
Het sjabloon voor een Kanban-bord voor video-productie van ClickUp is een perfect voorbeeld van hoe veelzijdig Kanban-borden kunnen zijn. Plan je opnameschema van pre- tot postproductie met deze beginnersvriendelijke sjabloon. Visualiseer je schema in een lijst of verplaats taken door de productiepijplijn door ze op je Kanban-bord te slepen en neer te zetten.
Bovendien wordt dit basissjabloon voor een Kanban-bord geleverd met een helpdocument om je organisatie naar een hoger niveau te tillen en je creatieve projecten moeiteloos over de finish te loodsen.
7. Sjabloon voor een Kanban-bord voor projectmanagement
Als al deze sjablonen je aanspreken, maar misschien iets te ingewikkeld zijn voor je huidige Kanban-ervaring, dan is dit het sjabloon voor jou.
Of je nu een project beheert of je wekelijkse taken organiseert, deze beginnersvriendelijke sjabloon voor een projectmanagementbord van ClickUp dekt alle basisprincipes van Kanban. Ga aan de slag met een bord dat al is onderverdeeld in vijf statussen die op vrijwel elke werkstroom van toepassing zijn: Open, In uitvoering, Beoordeling, Geblokkeerd en Gesloten.
8. Kanban-bord-sjabloon voor het bijhouden van campagnes
Dit is het sjabloon waar je marketingteam van droomt. ✨
Tussen het jongleren met verschillende tools, meerdere campagnes, binnen het budget blijven en prestatiedruk, is het makkelijk om je overweldigd te voelen door je marketingwerkstroom – maar de Campaign Tracking and Analytics-sjabloon van ClickUp is ontworpen om al die bewegende delen bij te houden.
Dit sjabloon zit boordevol met 10 aangepaste velden, zodat je zoveel detail in elke taak kunt opnemen als nodig is en je campagnes kunt visualiseren op de manier die voor jou het beste werkt. Met meerdere campagnes en taken die samenwerken, zorgt je Kanban-bord ervoor dat niemand meer werk op zich neemt dan hij of zij aankan. Naast je bord vind je je campagnes gepland in een overzichtelijke kalenderweergave en een lijst met alle campagnes om overlapping te voorkomen.
9. Kanban-roadmap-sjabloon
Productontwikkeling kent geen standaardaanpak. Elk bedrijf heeft zijn eigen unieke vereisten en het is aan elk team om zijn eigen pad uit te stippelen. Til je proces naar een hoger niveau met deze Kanban-tool. Met de Kanban-roadmap-sjabloon van ClickUp kun je je taken en doelstellingen beheren, prioriteit geven aan cruciale elementen en uiteindelijk een helder overzicht krijgen van je ontwikkelingsactiviteiten.
10. Kanban-sjabloon voor cumulatieve werkstroom in Excel
We hebben een melding gedaan dat Kanban-borden in allerlei vormen en groottes voorkomen – en dit Excel-sjabloon is daar een mooi voorbeeld van! Teams zijn dol op Kanban-borden omdat ze gericht zijn op een continue en consistente werkstroom om projecten op tijd af te ronden, taak voor taak. Met limieten voor lopende werkzaamheden kunnen teams het aantal taken waaraan ze werken beheersen, zodat ze niet meer hooi op hun vork nemen dan ze aankunnen. Dit Excel-sjabloon voor een Kanban-bord richt zich op dat aspect van Kanban-borden.
Vul gewoon de datum in die bij uw taak of proces hoort en het aantal lopende werkzaamheden dat per dag in uitvoering mag zijn, om uw werkstroom te zien verschijnen in een visuele cumulatieve stroomgrafiek in Excel, met kleuren die bij elke taak horen.
Dit Excel-kanbanbord is een geweldig hulpmiddel voor visuele leerlingen die elke dag willen zien hoe taken zich tot elkaar verhouden!
Zweert u bij uw Excel-gebaseerde werkstroom? Dan hebben wij precies de juiste tool voor u! Leer een
11. Kanban-bord-sjabloon van OneNote
Net zoals je je Kanban-bord in Excel of op een digitaal Whiteboard kunt structureren, kun je ook een bord maken in OneNote! Maak kolommen om je werkstroom op kantoor of thuis te beheren, met de flexibiliteit om zoveel kolommen, kleuren en details toe te voegen als je nodig hebt.
Meer bronnen voor projectmanagement-sjablonen:
Best practices voor Kanban-borden
Kanban-borden vinden hun oorsprong in de automobielindustrie van de jaren 40 en zijn sindsdien aangepast en uitgebreid om teams in allerlei sectoren te ondersteunen met een eenvoudig maar flexibel raamwerk voor het visualiseren van werkstroomprocessen.
Teams keren terug naar Kanban-borden omdat ze eenvoudig, intuïtief en consistent zijn. Ze zijn flexibel genoeg om vrijwel elke toepassing te ondersteunen – en als je eenmaal hebt geleerd hoe je één Kanban-bord moet interpreteren, kun je in feite alle borden lezen.
Als ze correct worden gebruikt, zorgen Kanban-borden voor een soepele en continue werkstroom, bevorderen ze transparantie en maken ze duidelijk wie de eigenaar is van elke Taak.
Hoewel ze niet beperkt zijn tot slechts één 'uiterlijk', beginnen Kanban-borden vaak met ten minste drie kolommen – of statussen – die de fasen tot voltooiing weergeven, en taakkaarten die over het bord worden verplaatst totdat het project is klaar.
Maar hoe zien ze er eigenlijk uit? Laten we er eens een maken!
Hoe gebruik je Kanban-borden? Met voorbeelden van Kanban-borden
Je kunt je bord in het echt maken op een oppervlak zoals een prikbord of een persoonlijk Whiteboard – of met behulp van dynamische Kanban-software die speciaal voor deze aanpak is ontworpen. Maar of je nu de voorkeur geeft aan een bord op je bureau of op het scherm, volg ons terwijl we de kenmerkende eigenschappen bespreken die elk efficiënt Kanban-bord moet hebben:
1. Kolommen
De kolommen op je Kanban-bord geven de statussen weer die elke taak moet doorlopen voordat deze als voltooid kan worden beschouwd. Als je net begint met de Kanban-aanpak, houd het dan simpel met drie kolommen die lijken op Nog te doen, In uitvoering en Klaar, maar idealiter streef je naar evenveel kolommen als er stappen in je werkstroom zijn.
Dit is ook je eerste kans om het bord aan te passen aan het proces van je team.
Als je team regelmatig werkt met een andere set aangepaste statussen of extra fasen voor onderzoek, ontwikkeling of feedback, voeg dan gewoon meer kolommen toe om die stappen in je werkstroom weer te geven.
Groepeer taken op status, toegewezen personen, prioriteit en meer met de intuïtieve en flexibele Kanban-achtige bordweergave van ClickUp
2. Taakit
Hier vult u elke Taak in die met uw project te maken heeft – ja, werkelijk elke Taak. Dit is een van de manieren waarop Kanban-borden transparantie bevorderen.
Categoriseer taken op basis van hun huidige status om een duidelijker beeld te krijgen van de algehele status van je project: hoeveel taken moeten nog worden gestart, de voortgang van de taken en de taken die je al hebt voltooid.
Taken – van taakkaarten – bewegen van links naar rechts over het bord, beginnend in de status Nog te doen totdat ze zijn voltooid en de kolom Klaar bereiken.
Je kolommen zullen snel vol raken, maar je wilt dat je bord overzichtelijk en duidelijk blijft, zodat iedereen het op elk moment gemakkelijk kan lezen. Wanneer je je bord bekijkt, wil je alle basisinformatie over de taken zien, waaronder de naam, de toegewezen personen, de deadline en een afbeelding (indien van toepassing).
Pro-tip: als je flexibele taakbeheersoftware zoals ClickUp gebruikt, hoef je niet zelf te kiezen welke taakinformatie je deelt! Dat doet het programma voor je. 😎
Vul je taak aan met links, aangepaste velden, prioriteiten, gedetailleerde beschrijvingen, meerdere toegewezen personen, volgers en meer voor elke taak, terwijl je bord overzichtelijk en representatief blijft.
📮ClickUp Insight: 92% van de werknemers gebruikt inconsistente methoden om actiepunten bij te houden, wat het resultaat heeft dat er gemiste beslissingen worden genomen en dat de uitvoering vertraagd wordt. Of je nu follow-upantekeningen verstuurt of spreadsheets gebruikt, het proces is vaak versnipperd en inefficiënt.
De taakbeheeroplossing van ClickUp zorgt ervoor dat gesprekken naadloos worden omgezet in taken, zodat je team snel kan handelen en op één lijn blijft.
3. Limieten voor lopende werkzaamheden
Dit is een van de belangrijkste manieren waarop Kanban-borden een consistente werkstroom handhaven. Om te voorkomen dat leden met meerdere taken tegelijk jongleren, beperken lopende werkzaamheden het aantal taken dat tegelijkertijd van Nog te doen naar In uitvoering kan worden verplaatst.
4. Swimlanes
Terwijl kolommen een verticale structuur aan je bord toevoegen, verdelen swimlanes het bord horizontaal, zodat je meerdere werkstroomen op één bord kunt visualiseren. Als je meerdere projecten beheert of leiding geeft aan verschillende teamleden, creëren swimlanes secties op je bord om te laten zien welke taken bij welk teamlid of project horen.
Als je een spreadsheetgebruiker bent, kun je swimlanes zien als rijen die alleen de taken bevatten die betrekking hebben op een specifieke categorie informatie.
Ta-da!
Zodra je deze informatie hebt toegevoegd, is je team klaar om aan de slag te gaan met de Kanban-aanpak! Het klinkt eenvoudig genoeg, maar het nadeel van het helemaal zelf opzetten van je bord is dat elk van deze vier stappen behoorlijk wat vooruitdenken, tijd en moeite vereist. Vooral als je nog niet bekend bent met Kanban-borden of te maken hebt met ingewikkelde werkstroom-processen, kun je gemakkelijk belangrijke taken en informatie over het hoofd zien.
Maar dat is nog niet alles. Zonder een sjabloon of flexibele projectmanagementsoftware kan het onderhoud dat nodig is om je bord up-to-date te houden het project meer belemmeren dan dat het je helpt.
Dit is de reden waarom veel projectmanagers sjablonen gebruiken als kant-en-klare oplossing om zo snel mogelijk aan de slag te gaan met Kanban-borden.
Beheer je volgende project met een Kanban-sjabloon
Hoewel er bij elke Google-zoekopdracht talloze sjablonen te vinden zijn, zijn niet alle Kanban-borden gelijk.
Omdat ze de kracht hebben om processen in verschillende afdelingen en sectoren te optimaliseren, is het belangrijk om een sjabloon te kiezen die al op uw behoeften is afgestemd. Op deze manier kunt u inspiratie putten uit de statussen en automatiseringen die het biedt en deze gebruiken als springplank voor u en uw team om uw Kanban-aanpak nog verder te brengen.
Onze suggestie? Kies een sjabloon die is gemaakt door en voor krachtige werkbeheersoftware zoals ClickUp.
Aangezien je taken, werk, team en proces al in je werkruimte aanwezig zijn, zijn je Kanban-borden dat ook! Dit bespaart je niet alleen tijd bij het opzetten van je werkstroom, maar helpt ook om het proces voort te zetten op een bord dat automatisch wordt bijgewerkt terwijl je werkt.
Maar het beste van alles? Het is gratis! 💸
Krijg gratis en voor altijd toegang tot talloze Kanban-bord-sjablonen plus 100 MB opslagruimte, onbeperkte taken en leden, meer dan 1.000 integraties, gezamenlijke documenten en nog veel meer in ClickUp! 🦄