De moderne werkplek verdrinkt in zijn eigen connectiviteit.
Hoewel kenniswerkers meer dan ooit digitaal gekoppeld zijn, raken ze steeds verder verwijderd van productieve werkstromen en authentieke teamsamenwerking.
We hebben een onderzoek naar teamcommunicatie uitgevoerd om de belangrijkste trends te identificeren die de communicatie op de werkplek in 2025 vormgeven. Ons onderzoek onthult hoe overbelasting van de communicatie - van verzadiging van de inbox tot de cognitieve kosten van het voortdurend wisselen van app - stilletjes de productiviteit ondermijnt.
60-seconden samenvatting
De communicatiekloof op de werkplek is echt.
Uit onze gegevens blijkt dat bijna 40% van de professionals zich verplicht voelt om direct na elke vergadering actie-items op te volgen. Maar omdat de huidige communicatiekanalen verdeeld zijn tussen e-mail (42%) en instant messaging (41%), zijn deze items vaak verspreid over de werkplek.
Hier is nog een ander verontrustend cijfer uit de sector om deze bevindingen in de juiste context te plaatsen: Meer dan 60% van de tijd van een team wordt besteed aan het zoeken naar context, informatie en items voor actie.
⚠️ Dit legt een dieper systemisch probleem bloot: Werk is kapot.
Kenniswerkers worden gedwongen om dit te compenseren door persoonlijke workarounds te creëren, wat leidt tot verborgen tijdkosten en potentiële onaangepastheid.
Dit ondersteunt het thema van ons onderzoek. Terwijl we de hiaten in de communicatie onderzoeken en identificeren, gaan we in op de sleutel trends die de moderne werkplek veranderen en de tol die ze eisen van kenniswerkers.
Onze gegevens onthullen drie centrale thema's:
1️⃣ Gefragmenteerd intern communicatielandschap: Teams verliezen kostbare uren met het springen tussen verschillende tools, waardoor informatie verspreid raakt over meerdere losgekoppelde platforms
2️⃣ Cognitieve overbelasting door overcommunicatie: Het constante spervuur van berichten en notificaties dwingt werknemers om herhaaldelijk hun aandacht te verleggen, wat leidt tot verminderde concentratie en mogelijke burn-out
3️⃣ Inefficiënt informatie ophalen en acties bijhouden: Belangrijke beslissingen en taken raken verstrikt in eindeloze threads, wat leidt tot overbodig werk, miscommunicatie en gemiste deadlines
Onderzoeksmethodologie en demografie
ClickInsights ondervraagt elke maand duizenden kenniswerkers en liefhebbers van productiviteit om u de nieuwste trends op de wereldwijde werkplek te brengen.
Ons onderzoek gaat in op de manier waarop professionals hun tijd beheren, omgaan met de eisen van de werkplek en strategieën voor productiviteit implementeren. Door de antwoorden van deelnemers over de hele wereld te analyseren, proberen we universele uitdagingen en patronen op het gebied van productiviteit bloot te leggen, zodat organisaties en individuen beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen in hun dagelijkse werk.
5 Verborgen kosten van overbelasting door digitale communicatie
Kloven in de communicatie hebben niet alleen invloed op de productiviteit - ze veranderen ook de manier waarop teams functioneren.
Ons onderzoek onthult vijf cruciale uitdagingen voor moderne teams en biedt praktische oplossingen die de manier waarop uw teams samenwerken en resultaten boeken kunnen veranderen.
1. De mythe over messaging: meer is niet altijd beter
📮ClickInsight: Kenniswerkers besteden dagelijks gemiddeld 25 berichten aan het zoeken naar informatie, waarbij bijna 1 op de 5 werknemers meer dan 50 berichten verstuurt.
Het dagelijkse berichtvolume kan drastisch variëren tussen teams, waarbij 20% van de leden van een team dagelijks wel 50 berichten verstuurt om essentiële informatie te vinden.
De resultaten van ons onderzoek laten een breed spectrum aan berichtenpatronen zien, wat de inefficiëntie van de huidige methoden om informatie op te zoeken benadrukt:
- 43,28% van de werknemers zijn lage-volume communicatoren, die minder dan 10 berichten versturen
- 19,4% van de werknemers zijn high-volume communicators, die meer dan 50 berichten versturen
- 37,32% van de professionals verstuurt een gematigd aantal berichten, tussen 11 en 20
- Een kleinere groep van 14,18% van de Teams verstuurt gemiddeld 21-30 berichten per dag
De belangrijkste punten zijn
uiteenlopende berichtenpatronen wijzen op inconsistente toegang tot informatie binnen een organisatie
📌 Hoge berichtvolumes wijzen op inefficiënt ophalen van informatie, delen van informatie, updates en aankondigingen, en opvolgen van taken die gestroomlijnd kunnen worden
Geünificeerde communicatiestrategieën kunnen onnodige berichtvolumes helpen verminderen door documenten, gegevens en context op één plaats toegankelijk te maken
2. Wanneer snelle antwoorden de productiviteit om zeep helpen: een checkpoint
📮ClickInsight: 60% van de werknemers reageert binnen 10 minuten op chatberichten, maar elke onderbreking kost tot 23 minuten aan concentratietijd, waardoor een productiviteitsparadox ontstaat.
Terwijl snelle reacties het werk in beweging houden, gaan de verborgen kosten van voortdurende onderbrekingen ten koste van de focus en efficiëntie.
Werknemers verliezen maar liefst 23 minuten concentratietijd na elke onderbreking.
Dit onderstreept de behoefte aan intelligentere communicatieoplossingen die zowel het reactievermogen als de concentratie behouden. We ontdekten dat:
- Meer dan 60% van de werknemers snel communiceert en binnen 10 minuten reageert
- 15% van de werknemers meerdere uren nodig heeft om te reageren
- Terwijl nog eens 15% traag reageert en er meer dan 8 uur over doet
Als snel reageren een sleutelkenmerk is van uw bedrijfscultuur, is het tijd om een resultaatgerichte aanpak te overwegen die gekoppeld is aan duidelijke doelen en KPI's.
De belangrijkste punten
📌 De cultuur van snelle reacties leidt tot voortdurende verstoringen van de productiviteit gedurende de werkdag
📌 De hersteltijd is aanzienlijk langer dan de werkelijke tijd die wordt besteed aan het beantwoorden van berichten
📌 Gecentraliseerde communicatiefuncties zoals geïntegreerde chatten stellen professionals in staat om relevante context te behouden terwijl ze minder vaak van platform hoeven te wisselen, wat bijdraagt aan een grotere medewerkerstevredenheid op organisatieniveau
3. Verloren in de silo: productiviteit terugwinnen
📮ClickInsight: 83% van de kenniswerkers vertrouwt primair op e-mail en chatten voor teamcommunicatie, waardoor vitale informatie over losse kanalen wordt verspreid en effectieve samenwerking wordt beperkt.
Teams verliezen meer dan de helft van hun werkdag met het wisselen van tool en het zoeken naar informatie, terwijl de communicatie gefragmenteerd blijft.
Deze versnippering, met verspreide berichten over meerdere kanalen, belemmert productiviteit en innovatie. Onze gegevens onderstrepen de ernst van dit probleem:
- 42,08% van de teams vertrouwt nog steeds sterk op e-mail voor communicatie, ondanks het silo karakter ervan
- 40,83% van de teams gebruikt instant messaging als primair kanaal, maar het medium mist vaak de structuur en organisatie die nodig zijn voor complexe projecten
- 17,1% geeft de voorkeur aan een combinatie van telefoongesprekken, video gesprekken en projectmanagement tools om de informatie te krijgen die ze nodig hebben
De belangrijkste punten
📌 Een gefragmenteerd communicatielandschap vormt een belangrijke productiviteitsbelemmering, omdat teams hun tijd moeten verdelen tussen e-mail, instant messaging en gesprekken
traditionele communicatiemethoden blijven de interacties op de werkvloer domineren, waardoor vaak silo's ontstaan in plaats van afstemming
een gecentraliseerd platform pakt deze uitdagingen aan door projectmanagement, samenwerking en communicatie te integreren
4. Overcommunicatie vs. hyperconnectie: de grens trekken
📮ClickInsight: 17% van de kenniswerkers zijn "superconnectors", die 15+ dagelijkse relaties op de werkplek beheren, terwijl de meesten gemiddeld slechts 6 kernverbindingen onderhouden.
Kenniswerkers worden geconfronteerd met overweldigende eisen op het gebied van samenwerking 15+ dagelijkse verbindingen op de werkplek. Het gelijktijdig onderhouden van meerdere relaties en gesprekken op het werk maakt het beheren van de context en het behouden van productieve werkstromen veel moeilijker. Dit constante beslag op de aandacht leidt op de lange termijn tot verhoogde cognitieve belasting en zelfs burn-out.
Dit is wat we hebben gevonden:
- Een derde van de mensen werkt dagelijks nauw samen met slechts 1-3 collega's
- 1 op de 5 teamleden heeft 4-6 dagelijkse relaties op de werkplek
- 17% is een superverbinder en werkt dagelijks samen met meer dan 15 teamgenoten
Belangrijkste punten
Hoog communicatievolume zorgt voor een aanzienlijke cognitieve belasting omdat werknemers meerdere gesprekken tegelijk moeten voeren
📌 De kosten van het wisselen van context nemen toe als werknemers tussen gesprekken en threads in meerdere tools navigeren
intelligente werkruimte-oplossingen zoals geïntegreerd zoeken, gecentraliseerde documentatie en een AI-kennismanager kunnen helpen om de context te behouden, cognitieve overbelasting te verminderen en de algehele betrokkenheid van werknemers te vergroten
5. Van chatten naar Taken: de kloof dichten
📮ClickInsight: Ongeveer 93% van de kenniswerkers loopt het risico belangrijke beslissingen te verliezen door versnipperde documentatie, terwijl slechts 8% projectmanagement tools gebruikt om items bij te houden.
Er gaapt een enorme kloof tussen discussie en actie, wat leidt tot aanzienlijke inefficiëntie in de manier waarop teams werk bijhouden en uitvoeren.
We ontdekten dat de meeste teams ofwel kostbare tijd besteden aan het handmatig documenteren van actie-items of het risico lopen dat belangrijke beslissingen verloren gaan door chatten, e-mail en andere tools.
- Bijna 40% van de professionals houdt handmatig acties bij, een tijdrovend en foutgevoelig proces
- 14,2% van de respondenten vindt het niet nodig om items bij te houden
- Meer dan 36,44% van de kenniswerkers vertrouwt op inconsistente bijhoudmethoden, wat leidt tot mogelijke miscommunicatie en gemiste deadlines
- Slechts 7,75% gebruikt tools voor projectmanagement voor het bijhouden van actiepunten
De belangrijkste punten
handmatige conversieprocessen creëren overbodig werk en verhogen het risico op gemiste items
📌 Inconsistente methoden voor het bijhouden leiden tot verloren informatie en verminderde verantwoordelijkheid
📌 Geünificeerde werkruimtetools met ingebouwde tools voor conversatie-naar-taak elimineren dubbel werk door directe actie-items uit threads van gesprekken mogelijk te maken
Onze 4 strategische aanbevelingen
Als elke onderbreking onze concentratietijd met 23 minuten vermindert, is de aderlating op een werkdag enorm.
Zoals we hebben gezien, zijn de belangrijkste uitdagingen op het gebied van communicatie op de werkplek een gebrek aan context, overbodige follow-ups en cognitieve overbelasting als gevolg van het gebruik van meerdere tools.
Organisaties hebben een bruikbare strategie nodig om deze communicatiekloven effectief te overbruggen. Hier zijn vier strategische aanbevelingen op basis van onze onderzoeksinzichten om uw organisatie te helpen productiviteit van wereldklasse te bereiken en te behouden:
✅ Verbeter chatten en berichtenuitwisseling
Communicatie verloopt vaak in silo's en staat los van de eigenlijke werkstromen. Integreer berichtenverkeer in uw werkstromen.
✅ Breng AI in
Elimineer terugkerende taken zoals follow-ups, het maken van samenvattingen en het toewijzen van actiepunten met behulp van automatisering en ingebouwde AI-assistenten.
✅ Maak context direct beschikbaar
Investeer in AI-gestuurde kennisworkflows en krachtige functies voor het zoeken in werkruimtes die documenten, taken en mensen samenbrengen.
✅ Maak gebruik van ingebouwde accountability
Creëer werkstromen die eigendom toewijzen vanaf het begin, zodat u nooit een taak of item mist.
**Hoe kan ClickUp u helpen?
Laten we eerlijk zijn. Werk is kapot.
Onze projecten, documentatie en communicatie zijn verspreid over losgekoppelde tools die de productiviteit aantasten.
Daarom ClickUp, de alles app, voor werk combineert projectmanagement, kennisbeheer en chatten - allemaal aangestuurd door AI, zodat je sneller en slimmer kunt werken.
Hier zijn drie manieren waarop ClickUp je helpt silo's binnen teamcommunicatie te doorbreken:
🏁 Slimme gesprekken
Vraag ClickUp Brein om chats samen te vatten, nieuwe reacties op te stellen en updates van threads bij te houden.
AI zorgt ook voor ClickUp's verbonden zoekopdracht verbindt kennis naadloos met uw werkstromen. Uw taken, documenten, chats en mensen zijn nu gekoppeld op één plaats.
Laat AI uw berichten, statusupdates en werkstromen superchargen
🏁 Gemakkelijk integraties
Fan van e-mail of Slack?
Maak gebruik van ClickUp's 1000+ integraties om verbinding te maken met uw voorkeurstools en e-mails en berichten met één klik om te zetten in traceerbare Taken. Al je werkstromen zijn nu verenigd en worden naadloos gesynchroniseerd tussen tools.
🏁 Instant context
Met ClickUp chatten , werk en chatten zijn met elkaar verbonden.
DM uw collega's, koppel chat threads aan specifieke taken, voer audio- en videogesprekken en maak direct vanuit uw gesprekken actie-items aan met behulp van ClickUp's geïntegreerde chat. Er gaat nooit context verloren.
Behoud geweldige ideeën door ClickUp-gesprekken in chats om te zetten in gestructureerde Taken
Volgende stappen
Klaar om de communicatiekloof te dichten, in de toekomst van werk te stappen en productiviteit te maximaliseren? Sluit u aan bij de meer dan 3 miljoen Teams die ClickUp gebruiken om hun productiviteit te verhogen. Meld u vandaag gratis aan .