La nostra ricerca mostra che mentre il 40% dei dipendenti dedica meno di un'ora alla settimana a attività invisibili sul lavoro, il 15% ne perde più di cinque ogni settimana. Ciò equivale a circa 2,5 giorni lavorativi completi al mese.
Questo tempo viene impiegato per cercare chiarezza, dare un senso a passaggi di consegne interrotti, tradurre decisioni e mantenere il lavoro in movimento quando la titolarità rimane confusa. Tutto ciò distoglie l'attenzione dalla consegna. Man mano che i team crescono e il lavoro diventa interfunzionale, questo livello nascosto cresce silenziosamente e in modo prevedibile.
La gestione dell'esecuzione del lavoro colma questa lacuna fornendo una struttura per lo svolgimento del lavoro dopo l'approvazione dei piani. Offre ai team un metodo condiviso per suddividere il lavoro, assegnare la titolarità, effettuare il monitoraggio dello stato e adeguarsi ai cambiamenti delle condizioni.
Questa guida spiega come implementare la gestione dell'esecuzione del lavoro con ClickUp, il primo spazio di lavoro convergente di IA al mondo, per supportare i tuoi sforzi. 🤩
Che cos'è la gestione dell'esecuzione del lavoro?
La gestione dell'esecuzione del lavoro è la pratica di coordinare il modo in cui il lavoro viene svolto dopo l'approvazione dei piani. Indica ai team come suddividere il lavoro in attività, assegnare le responsabilità, sequenziare le dipendenze, effettuare il monitoraggio dello stato del lavoro e risolvere gli ostacoli durante la consegna.
Fornisce ai team un modello operativo condiviso per lo svolgimento del lavoro quotidiano, soprattutto quando la consegna coinvolge più ruoli, strumenti di collaborazione e team.
🧠 Curiosità: l'implementazione della catena di montaggio mobile da parte della Ford Motor Company nel 1913 ha accelerato la produzione automobilistica e ridotto il tempo necessario per costruire un'auto da oltre 12 ore a 1 ora e 33 minuti. Questo enorme salto di qualità ha dimostrato che suddividere il lavoro in piccole attività ripetitive + un piano rigoroso = enormi vantaggi.
Gestione dell'esecuzione del lavoro vs. project management
La gestione dei progetti si concentra sull'organizzazione dei progetti. La gestione dell'esecuzione del lavoro si concentra sull'esecuzione del lavoro stesso. La differenza emerge una volta avviata la consegna. 🗃️
| Area di confronto | Gestione dell'esecuzione del lavoro | Project management |
| Responsabilità principale | Mantieni attivo il lavoro tra i team | Definisci e organizza i progetti |
| Unità primaria di interesse | Attività, dipendenze, passaggi di consegne, capacità | Progetti, fasi, Sequenze |
| Visualizzazione dello stato | Stato attuale dell'esecuzione e ostacoli | Attività cardine pianificate e stato di completamento |
| Modello di titolarità | Titolarità continua legata ai risultati | Titolarità basata sui ruoli e legata ai progetti |
| Risposta al cambiamento | Ribilancia il lavoro al mutare delle condizioni | Gestisce il cambiamento rispetto all'ambito concordato |
| Cadenza operativa | Ritmo di esecuzione continuo e quotidiano | Pianificazione periodica e cicli di stato |
🔍 Lo sapevate? Nel 1958, la Marina Militare creò il metodo PERT per coordinare migliaia di attività e appaltatori. Questo metodo li aiutò a consegnare un sistema d'arma in anticipo rispetto alla tabella di marcia, cosa che in precedenza era considerata impossibile.
Componenti fondamentali della gestione dell'esecuzione del lavoro
La gestione dell'esecuzione del lavoro si suddivide in una serie di meccanismi che regolano il modo in cui il lavoro procede:
- Definizione e assegnazione delle attività: specificare il lavoro e assegnare le responsabilità
- Allocazione delle risorse: distribuzione di personale, budget, strumenti e materiali
- Pianificazione e definizione delle priorità: stabilire la sequenza e determinare la precedenza delle attività
- Monitoraggio dei progressi: valutazione dello stato di completamento e delle metriche di performance
- Comunicazione e coordinamento: gestione del flusso di informazioni e sincronizzazione del team
- Controllo qualità: verifica che il lavoro soddisfi gli standard specificati
- Gestione dei problemi e dei rischi: identificazione degli ostacoli e implementazione di azioni correttive
- Documentazione e reportistica: registrazione delle decisioni e fornitura di aggiornamenti sullo stato
- Misurazione delle prestazioni: valutazione dell'efficienza e dei risultati rispetto agli obiettivi
- Miglioramento continuo: analisi dei modelli e perfezionamento dei processi
📖 Leggi anche: Modelli gratuiti per la produttività in Excel e ClickUp
Perché la gestione dell'esecuzione del lavoro è importante per i team moderni
Ecco cosa offre al tuo team una gestione efficace dell'esecuzione del lavoro e perché è diventata indispensabile per i team ad alte prestazioni:
- Elimina la confusione su priorità, responsabilità e scadenze.
- Riduce lo spreco di tempo e risorse causato da comunicazioni errate e lavori duplicati.
- Fornisce una chiara visibilità sull'andamento, sui colli di bottiglia e sui potenziali rischi.
- Migliora la gestione delle risorse e del carico di lavoro bilanciando le attività tra i membri del team.
- Consente un processo decisionale più rapido e basato sui dati con informazioni in tempo reale sullo stato di avanzamento.
- Rafforza la collaborazione e il coordinamento tra reparti e posizioni
- Mantiene i team allineati e orientati nella stessa direzione nonostante le esigenze contrastanti.
- Garantisce un'esecuzione coerente dei progetti in linea con gli obiettivi strategici aziendali.
- Fornisce risultati prevedibili e di alta qualità anche quando i team crescono e la complessità aumenta.
- Mantiene alto il morale del team prevenendo il burnout e creando modelli di lavoro sostenibili.
📮 ClickUp Insight: il 29% dei manager afferma che i colli di bottiglia vengono individuati troppo tardi, ma solo il 12% utilizza report di stato automatizzati per prevenirli.
Questo ritardo ha un costo. Quando un'attività viene segnalata, spesso sta già causando un blocco dell'andamento a valle. La verità? I colli di bottiglia non iniziano in grande, iniziano in modo invisibile.
ClickUp Brain può aiutarti a monitorare in modo proattivo le dipendenze, controllare gli aggiornamenti e segnalare i rischi in tempo reale. Usalo per generare report di stato istantanei e avvisi intelligenti quando le attività si interrompono, le scadenze cambiano o i carichi di lavoro aumentano.
💫 Risultati reali: Finastra ha registrato un aumento del 30% nella collaborazione e una crescita del 40% nell'efficienza GTM grazie all'area di lavoro unificata di ClickUp.
6 Pilastri chiave per una gestione efficace dell'esecuzione del lavoro
Una solida gestione dell'esecuzione del lavoro si basa su pilastri interconnessi che trasformano il modo in cui i team pianificano, realizzano e scalano le loro operazioni. Ecco una breve panoramica dei sei pilastri fondamentali. 📁
Visibilità unificata su tutti i flussi di lavoro
La maggior parte delle organizzazioni opera alla cieca. Il reparto tecnico monitora il lavoro in un sistema, il reparto marketing ne utilizza un altro e il reparto finanziario gestisce fogli di calcolo separati. Un vicepresidente richiede un aggiornamento del portfolio e tre persone impiegano due giorni per compilare informazioni che sono già obsolete. Questo è il cosiddetto "work sprawl".
Una solida gestione dell'esecuzione riunisce tutto il lavoro in un unico posto, dove tutti possono vederlo. Ciò significa:
- Dashboard in tempo reale che mostrano quali progetti sono in linea con gli obiettivi, quali sono in fase di stallo e chi ha bisogno di aiuto.
- Mappe di dipendenza che rivelano come il ritardo di un team si ripercuoterà su altre cinque iniziative.
- Visualizzazioni delle risorse che mostrano quando una persona è assegnata a quattro progetti che iniziano nella stessa settimana.
- Strumenti di monitoraggio del budget che avvisano i responsabili prima che si verifichi una spesa eccessiva, non tre mesi dopo.
Quando arriva una nuova richiesta, i team possono immediatamente vedere cosa verrà spostato per fare spazio.
💡 Suggerimento professionale: per impostazione predefinita, prediligi le decisioni reversibili. La maggior parte delle scelte non è irreversibile. Smetti di tormentarti per cose che puoi annullare. Agisci rapidamente sulle decisioni reversibili, rallenta solo su quelle irreversibili (assunzioni, architettura, marchio).
Allineamento strategico e definizione delle priorità
Ogni organizzazione ha più idee che capacità. La domanda è: chi decide cosa realizzare e come vengono prese queste decisioni?
Senza una chiara definizione delle priorità, i team tendono a dare ascolto a chi urla più forte o invia email con maggiore insistenza. Il lavoro di alto valore viene ritardato perché qualcuno ha convinto il team che una funzionalità minore deve essere rilasciata immediatamente. I progetti si protraggono per mesi perché nessuno ha l'autorità per interromperli.
Una definizione efficace delle priorità crea margine di manovra:
- Modelli di valutazione che valutano ogni iniziativa in base all'impatto sui ricavi, al valore strategico e ai costi di implementazione.
- Roadmap pubblicate che mostrano cosa succederà dopo, cosa succederà più avanti e cosa non succederà.
- Revisioni delle parti interessate in cui i responsabili discutono i compromessi prima che i team inizino a lavorare.
- L'autorizzazione a dire no supportata da dati reali, non da considerazioni politiche.
I team che padroneggiano questo approccio dedicano meno tempo al lavoro non rilevante. Consegnano meno risultati, ma questi ultimi fanno progredire l'azienda.
Scopri come mettere il tuo lavoro in modalità automatica all'interno della tua app di project management:
Allocazione delle risorse e pianificazione della capacità
Teams che non dispongono di un piano per le capacità assumono costantemente impegni eccessivi. Accettano ogni progetto che arriva sulla loro scrivania, poi si affannano quando le scadenze si accavallano. Il burnout diventa la norma e la qualità ne risente, poiché le persone si affrettano a recuperare il ritardo.
Una solida gestione dell'esecuzione considera la capacità come una risorsa limitata che deve essere gestita attivamente. Ciò significa implementare pratiche che prevengano l'allocazione eccessiva prima che si verifichi:
- Matrici delle competenze che identificano chi può fare cosa, evitando il collo di bottiglia in cui tre progetti necessitano dello stesso ingegnere senior.
- Previsione della capacità che tiene conto delle festività, delle ferie programmate e del fatto che le persone non lavorano al 100% della loro capacità.
- Limiti di lavoro in corso che obbligano i team a portare a termine ciò che hanno iniziato prima di assumere nuovi impegni.
- Livellamento delle risorse tra i trimestri, in modo che il quarto trimestre non diventi una marcia funebre perché tutti hanno concentrato i risultati facili nel primo trimestre.
Le organizzazioni che padroneggiano questo pilastro sono in grado di individuare tempestivamente i limiti di capacità, negoziare tempistiche realistiche e mantenere carichi di lavoro sostenibili. I team ottengono risultati migliori perché si impegnano a fare meno.
Trova qui le migliori strategie di pianificazione della capacità:
Mappatura delle dipendenze e gestione dei rischi
Le dipendenze compromettono le tempistiche: il marketing attende il prodotto, il prodotto attende l'ufficio legale e l'ufficio legale attende che qualcuno invii loro il contratto effettivo. Passano tre settimane e nessuno ha fatto progressi.
Le organizzazioni che mappano tempestivamente le dipendenze possono aggirarle. Ciò richiede:
- Processi di acquisizione che mettono in luce le esigenze trasversali dei team durante la pianificazione, non a metà dell'esecuzione.
- Monitoraggio del percorso critico che evidenzia quali ritardi si ripercuoteranno sull'intero progetto.
- Protocolli di escalation per il lavoro bloccato, in modo che i team non debbano attendere giorni per un'approvazione che richiede cinque minuti.
- Piani di emergenza per dipendenze ad alto rischio, in particolare fornitori esterni.
Quando i team sanno in anticipo cosa devono ottenere dagli altri, possono organizzare il lavoro in modo intelligente.
🧠 Curiosità: Il Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti e la NASA hanno formalizzato la struttura di suddivisione del lavoro nel 1962, in modo che ogni grande programma dovesse essere scomposto in parti orientate al prodotto prima dell'esecuzione. In seguito è diventato uno standard obbligatorio [MIL-STD-881] e ancora oggi influenza la forma del piano per i grandi lavori.
Flussi di lavoro e governance standardizzati
Ogni team che non dispone di standard perde tempo a reinventare la ruota. I nuovi progetti partono da zero. Le persone discutono ogni volta delle stesse domande: Chi lo approva? Di quali informazioni abbiamo bisogno? Quando verrà pubblicato?
La standardizzazione elimina il pensiero ripetitivo:
- Modelli di project management che raccolgono requisiti, metriche di successo e dipendenze prima dell'inizio del lavoro.
- Soglie di approvazione che indirizzano automaticamente le richieste di minore entità e segnalano quelle più importanti affinché vengano esaminate dalla dirigenza.
- Fasi di controllo che impediscono l'avanzamento dei progetti fino a quando non vengono fornite risposte a domande critiche.
- Liste di controllo per attività comuni come il lancio di prodotti o la migrazione di sistemi
Queste linee guida accelerano l'esecuzione. I team dedicano meno tempo a capire i processi e più tempo alla spedizione. I nuovi assunti si integrano più rapidamente perché il percorso è chiaro.
⚡️ Archivio modelli: porta avanti ogni progetto con sicurezza utilizzando il modello di piano di esecuzione del progetto ClickUp. Esso definisce obiettivi, sequenze, ruoli, rischi e stati, in modo che tutti sappiano cosa deve essere fatto e quando.
Il modello ti aiuta anche a tradurre piani di alto livello in attività strutturate, titolari, attività cardine e punti di controllo della consegna.
Feedback continui e iterazioni
La maggior parte delle organizzazioni pianifica a gennaio e non guarda indietro fino a dicembre. Trattano il piano annuale come una sacra scrittura, anche quando le condizioni di mercato cambiano o i primi risultati mostrano che la strategia non funziona.
Teams che integrano cicli di feedback si adattano più rapidamente:
- Revisioni settimanali del portfolio in cui i responsabili valutano lo stato e riassegnano le risorse a ciò che funziona.
- Retrospettive dopo ogni sprint o attività cardine che identificano immediatamente i colli di bottiglia e testano le soluzioni.
- Dashboard metriche che effettuano il monitoraggio degli indicatori anticipatori come la durata ciclo
- Debriefing post-progetto che documentano le lezioni apprese mentre l'esperienza è ancora fresca, creando una memoria istituzionale.
Le organizzazioni migliorano quando imparano dall'esperienza. Affinano le stime, semplificano i processi e smettono di ripetere gli errori. L'esecuzione di ogni trimestre diventa più precisa perché i team applicano le conoscenze acquisite in quello precedente.
🚀 Vantaggio di ClickUp: integra la raccolta e l'analisi dei feedback nel tuo flusso di lavoro con ClickUp Agents.
Gli agenti agiscono come colleghi intelligenti per mantenere il tuo ambiente di lavoro reattivo e adattabile. Monitorano trigger, condizioni e dati dell'area di lavoro, in modo che le azioni avvengano automaticamente quando si verificano eventi specifici.
Ad esempio, puoi creare un agente di raccolta feedback per raccogliere automaticamente i feedback del team alla fine di ogni sprint o attività cardine, ordinare le risposte per tema e riepilogare/riassumere i principali ostacoli e successi.
Al termine dello sprint, l'agente compila una revisione settimanale in Docs e avvisa il team leader con una panoramica delle tendenze, come i ritardi dovuti a requisiti poco chiari o colli di bottiglia nella capacità. Questo ciclo continuo trasforma le lezioni apprese in azioni più rapidamente rispetto all'attesa delle revisioni di fine trimestre.
Scopri come creare il tuo agente IA:
Come costruire un sistema di gestione dell'esecuzione del lavoro [passaggio dopo passaggio]
Il software sta convergendo. I team non possono più permettersi strumenti dispersi che rallentano l'esecuzione.
Il software di project management ClickUp riunisce lavoro, contesto e intelligence in modo che i progressi non si arrestino tra i sistemi. I passaggi seguenti mostrano come costruire un sistema di gestione dell'esecuzione del lavoro che funziona secondo lo stesso principio. 👇
Passaggio 1: suddividere i progetti in attività granulari e assegnabili
Inizia dividendo i tuoi progetti in singole attività che una persona può assumersi e completare. L'obiettivo è raggiungere un livello di specificità tale che chiunque possa guardare un'attività e sapere esattamente cosa deve fare.
Invece di creare un'attività denominata "Lanciare campagna email", suddividila in parti distinte:
- Scrivi il testo di un'email per tre segmenti di pubblico
- Progetta modelli di email in linea con le linee guida del marchio
- Imposta un test A/B nella piattaforma di email.
- Configura le regole di targeting del pubblico
- Pianifica gli orari di invio per ogni fuso orario
Il giusto livello di granularità dipende dal tuo team e dalla complessità del progetto. Un buon test: se non riesci a identificare immediatamente chi dovrebbe svolgere questa attività e quanto tempo dovrebbe richiedere, devi suddividerla ulteriormente.
Come ClickUp può aiutarti
Le attività di ClickUp forniscono il framework per acquisire tutti questi dettagli in modo strutturato. Ogni attività può contenere:
- Descrizioni e allegati
- Documenti e commenti collegati
- Campi personalizzati ClickUp per informazioni specifiche sul progetto
- Attività secondarie per un'ulteriore suddivisione
- Titolari assegnati, date di scadenza e livelli di priorità
Ciò che rende questo approccio particolarmente utile è il modo in cui persone diverse possono visualizzare lo stesso lavoro in modi che corrispondono al loro modo di pensare utilizzando ClickUp Views.
Il tuo project manager potrebbe apprezzare la vista Bacheca in ClickUp per vedere come il lavoro procede attraverso le varie fasi. D'altra parte, il tuo responsabile di reparto potrebbe preferire la vista ClickUp Gantt View per mostrare come i progetti si sovrappongono nel tempo.
Ad esempio, un team di sviluppo software che sta creando una nuova funzionalità/funzione potrebbe creare attività come "Progettare lo schema del database per la tabella delle preferenze degli utenti", "Implementare gli endpoint API per gli aggiornamenti delle preferenze" e "Creare componenti React per la pagina delle impostazioni".
Ogni ingegnere sa esattamente cosa sta costruendo.
💡 Suggerimento professionale: esegui i preflight 48 ore prima del lancio. Riunisci in una stanza le persone che si occuperanno dell'esecuzione. Esamina ogni passaggio come se fosse una lista di controllo di un pilota. Chi aggiorna l'elenco dei clienti? Cosa succede se l'API è lenta? Individua le lacune mentre sei ancora in tempo per risolverle.
Fase 2: mappa i flussi di lavoro con punti di passaggio espliciti
Documenta ogni fase del tuo lavoro, dall'inizio alla fine. La maggior parte dei problemi di esecuzione si verifica durante i passaggi di consegne, quando il lavoro passa da una persona all'altra o da una fase all'altra.
Un contenuto può passare dalla bozza alla modifica, alla progettazione, all'approvazione e alla pubblicazione. Una richiesta di funzionalità/funzione può passare attraverso le fasi di valutazione, specificazione, progettazione, sviluppo, controllo qualità e implementazione. Qualunque siano le tue fasi, rendile esplicite e visibili.
Per ogni fase, definisci quali condizioni devono essere soddisfatte prima che il lavoro possa procedere:
- Il progetto è stato esaminato dalle parti interessate?
- Gli sviluppatori hanno accesso a tutte le risorse necessarie?
- I casi limite sono documentati?
- Chi sta esaminando questo lavoro in modo specifico?
Questi passaggi mantengono la qualità costante e riducono le comunicazioni avanti e indietro. Inoltre, identifica chi è responsabile in ogni fase. La responsabilità condivisa spesso significa nessuna responsabilità. Quando un'attività è "In revisione", nomina il revisore. Quando qualcosa necessita di approvazione, specifica chi ha l'autorità per approvarla.
Come ClickUp può aiutarti
Trasforma queste mappe del flusso di lavoro in percorsi di esecuzione funzionali con gli stati personalizzati delle attività di ClickUp.
È possibile creare stati che rispecchiano le fasi effettive del processo. Un team di marketing potrebbe utilizzare Briefing, Creazione, Revisione interna, Revisione del cliente, Revisioni e Approvato. Quando qualcuno aggiorna lo stato di un'attività, tutti possono vedere a che punto è.
Le dipendenze in ClickUp aggiungono un ulteriore livello di controllo del flusso di lavoro. Collega l'attività B all'attività A e ClickUp mostrerà che l'attività B non può essere avviata fino a quando l'attività A sarà completata. In questo modo il percorso critico diventa visibile:
- Le persone possono vedere cosa sta bloccando il loro lavoro
- Teams identificano rapidamente le attività che causano colli di bottiglia
- I manager possono riorganizzare o aggiungere risorse in modo proattivo.
Ad esempio, supponiamo che un team di produzione video crei un flusso di lavoro in cui:
- La sceneggiatura deve essere completata prima di iniziare lo storyboard.
- Lo storyboard deve essere completato prima dell'inizio delle riprese.
- Le riprese e la registrazione audio possono avvenire in parallelo, ma entrambe devono essere completate prima dell'inizio della modifica.
L'editor vede immediatamente quando le riprese terminano e sa che può iniziare il proprio lavoro. Il produttore può esaminare la catena di dipendenze e capire che, se la scrittura della sceneggiatura subisce ritardi, tutto ciò che segue subirà uno slittamento.
Passaggio 3: Ottieni visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento dell'esecuzione
Crea un sistema in cui tutti possano vedere cosa sta succedendo senza continue riunioni di stato o interruzioni. Le informazioni devono essere aggiornate, accurate e presentate in modo che i diversi stakeholder possano interpretarle rapidamente.
Pensa a ciò che le diverse persone devono sapere:
- I singoli collaboratori devono poter vedere il proprio carico di lavoro e le proprie priorità.
- I team leader devono capire chi è sovraccarico di lavoro e chi ha capacità disponibili.
- I project manager devono effettuare il monitoraggio dei tassi di completamento e identificare i rischi.
- I dirigenti devono sapere se le iniziative strategiche sono monitorate in modo adeguato.
L'errore che molti team commettono è quello di creare manualmente report di visibilità. Qualcuno passa ore ogni settimana a estrarre dati e creare fogli di calcolo. Queste informazioni sono obsolete nel momento stesso in cui vengono pubblicate e inducono le persone ad aspettare gli aggiornamenti invece di controllare personalmente lo stato.
Come ClickUp può aiutarti
Crea dashboard in ClickUp che estraggono dati in tempo reale direttamente dal luogo in cui si svolge il lavoro. Queste dashboard aggregano dati in tempo reale dalle tue attività, dai tuoi progetti e dalle tue aree di lavoro per mostrare diversi aspetti dei tuoi dati di esecuzione:
- Schede con elenco delle attività per monitorare il lavoro attivo nei vari progetti e individuare eventuali ostacoli non appena si presentano.
- Schede tabellari per esaminare in dettaglio i dati di esecuzione, come titolarità, dipendenze, date di scadenza e campi personalizzati.
- Schede assegnatario per comprendere la distribuzione del carico di lavoro ed evitare colli di bottiglia nell'esecuzione.
- Schede di monitoraggio del tempo per confrontare lo sforzo richiesto nel piano con l'esecuzione effettiva.
- Schede di calcolo per raccogliere metriche di esecuzione come il totale delle attività completate, il lavoro in ritardo o lo sforzo richiesto.
- IA Cards per ottenere aggiornamenti immediati sull'esecuzione e segnali di rischio senza reportistica manuale.
Il potere deriva dall'attualità di queste informazioni. Non stai guardando un rapporto basato sui dati raccolti venerdì scorso. Stai vedendo esattamente ciò che è vero in questo momento, il che consente un processo decisionale molto più rapido.
Passaggio 4: automatizza i meccanismi ripetitivi
Esamina i tuoi flussi di lavoro e identifica i modelli in cui le azioni di routine seguono regole prevedibili. Quando si verifica X, dovrebbe verificarsi Y. Quando mancano Z giorni alla scadenza, qualcuno dovrebbe ricevere un promemoria. Questi modelli prevedibili sono candidati perfetti per le automazioni.
La chiave è automatizzare le azioni, non le decisioni. Le automazioni dovrebbero gestire i passaggi di processo ripetitivi, in modo che gli esseri umani possano concentrarsi sul lavoro che richiede creatività, risoluzione dei problemi o giudizio.
Quindi, ad esempio, non automatizzi il fatto che un progetto sia abbastanza valido da essere approvato. Automatizzi invece la notifica all'approvatore quando un progetto è pronto per essere esaminato.
💡 Suggerimento professionale: inizia con i processi più ripetitivi e ad alto volume. Se il tuo team crea 50 attività a settimana che seguono tutte lo stesso flusso di lavoro, automatizzare tale flusso di lavoro consente di risparmiare molto tempo. Se un particolare passaggio di consegne viene spesso saltato perché le persone dimenticano di avvisare la persona successiva, automatizza tale notifica.
Come ClickUp può aiutarti
Esegui azioni ripetitive in base a trigger e condizioni definiti con ClickUp Automations. Automation Builder ti consente di creare regole come "Quando lo stato dell'attività cambia in Completato, spostala nell'elenco Terminato e avvisa il project manager". Una volta impostata, questa regola verrà eseguita ogni volta che le condizioni saranno soddisfatte.
Ecco alcuni esempi di automazioni del flusso di lavoro che puoi provare:
- Quando un'attività passa allo stato "Pronta per la revisione", assegna il revisore e imposta una data di scadenza di 24 ore.
- Quando un'attività viene contrassegnata come "Bloccata", aggiungi un tag di blocco e avvisa immediatamente il titolare del progetto.
- Quando una data di scadenza cambia, avvisa i titolari delle attività correlate e aggiorna le sequenze a valle.
- Quando un'attività rimane nello stesso stato per tre giorni, contrassegnala come a rischio e pubblica un commento di promemoria.
La libreria di automazione include decine di opzioni di trigger (modifiche di stato, data di scadenza imminente, modifiche dell'assegnatario, aggiornamenti dei campi personalizzati, creazione di attività) e opzioni di azione (spostamento di attività, modifica di campi, creazione di attività secondarie, pubblicazione di commenti, invio di notifiche, applicazione di modelli).
Questo video mostra come risparmiare tempo prezioso grazie all'automazione delle attività tramite IA:
Passaggio 5: stabilire la connessione tra l'esecuzione tattica e il contesto strategico
Ogni attività su cui qualcuno lavora è collegata a qualcosa di più grande. Quella correzione di bug supporta gli obiettivi di affidabilità del prodotto. Quel post sul blog guida la strategia dei contenuti per la generazione della domanda. Quando le persone comprendono queste connessioni, prendono decisioni migliori su come eseguire il proprio lavoro.
Il problema è che il contesto strategico vive in luoghi diversi dal lavoro quotidiano. Gli obiettivi e i traguardi vengono documentati nelle sessioni di pianificazione, quindi archiviati in documenti strategici a cui raramente si fa riferimento.
Nel frattempo, l'elenco delle attività di tutti si allunga e tutti cercano semplicemente di portare a termine il proprio lavoro senza pensare al quadro generale.
Per evitare che ciò accada, rendi il contesto strategico facilmente accessibile nel luogo in cui le persone svolgono il loro lavoro. Collega le attività agli obiettivi che supportano. Assegna alle attività delle iniziative strategiche. Documenta le decisioni e le motivazioni in luoghi in cui le persone possano trovarle facilmente in un secondo momento.
Come ClickUp può aiutarti
ClickUp Brain aiuta a mettere in luce queste connessioni attraverso l'IA contestuale. Invece di cercare manualmente tra attività, documenti e commenti per ricostruire il contesto, puoi porre domande a ClickUp Brain in linguaggio naturale e ottenere risposte tratte dal tuo lavoro effettivo.
📌 Prova questo prompt: Mostrami quali attività hanno richiesto più tempo durante l'ultimo rilascio e spiega cosa ha causato i ritardi.
ClickUp Brain effettua ricerche in tutto il tuo lavoro per trovare attività pertinenti e rispondere alle tue domande.
Può anche riepilogare la cronologia del progetto, spiegare cosa è stato provato in precedenza e mostrare come le diverse parti del lavoro sono collegate tra loro.
Un product manager che si prepara alla pianificazione dello sprint può chiedere a ClickUp Brain: "Mostrami tutte le attività incomplete per il lancio del prodotto nel primo trimestre". Il sistema compilerà un elenco, organizzato per area funzionale, con lo stato attuale e l'assegnatario di ciascuna attività.
Ascolta il parere di un utente reale:
Trovo ClickUp incredibilmente prezioso in quanto consolida le funzioni in un'unica piattaforma, che garantisce che tutto il lavoro e la comunicazione siano raccolti in un unico posto, fornendomi il 100% del contesto. […] Mi piace particolarmente la funzionalità Brain AI, poiché funziona come un agente IA che esegue i miei comandi, svolgendo efficacemente le attività per mio conto. Questo aspetto di automazione è molto utile perché semplifica il mio flusso di lavoro e riduce il lavoro richiesto.
Trovo ClickUp incredibilmente prezioso in quanto consolida le funzioni in un'unica piattaforma, che garantisce che tutto il lavoro e la comunicazione siano raccolti in un unico posto, fornendomi il 100% del contesto. […] Mi piace particolarmente la funzionalità Brain AI, poiché funziona come un agente IA che esegue i miei comandi, svolgendo efficacemente le attività per mio conto. Questo aspetto di automazione è molto utile perché semplifica il mio flusso di lavoro e riduce il lavoro richiesto.
Passaggio 6: Stabilire cicli regolari di riflessione e miglioramento
Il tuo sistema di esecuzione non sarà mai completo. Man mano che il tuo team cresce, il lavoro cambia e impari cosa funziona e cosa no, devi continuamente perfezionare il modo in cui avviene l'esecuzione.
Programma del tempo dedicato all'esame del tuo sistema di esecuzione, separatamente dalla revisione dello stato del progetto. Ciò potrebbe avvenire mensilmente, trimestralmente o dopo che i progetti importanti sono completati. La frequenza è meno importante rispetto al fatto di renderlo una pratica costante.
Concentra queste revisioni su modelli specifici e osservabili:
- In quali punti le attività si bloccano costantemente?
- Quali fasi del flusso di lavoro richiedono più tempo del previsto?
- Quali informazioni vengono richieste più spesso?
- Quali automazioni sono utili e quali invece infastidiscono le persone?
- In quali punti si verificano più spesso interruzioni nei passaggi di consegne?
Raccogli i contributi di tutti coloro che interagiscono con il sistema. Chi svolge il lavoro vede i punti di attrito che sfuggono agli osservatori. Il tuo progettista sa quali passaggi di approvazione aggiungono valore e quali invece causano solo ritardi. Il tuo sviluppatore sa quali campi delle attività forniscono un contesto utile e quali invece non vengono mai compilati.
💡 Suggerimento professionale: quando identifichi dei miglioramenti, implementali in modo incrementale. Modifica un flusso di lavoro e osserva come funziona prima di riprogettare tutto. Aggiungi una nuova scheda al dashboard e verifica se le persone la utilizzano effettivamente prima di crearne altre cinque. Testa un'automazione per uno sprint prima di estenderla ad altri progetti.
Best practice per una gestione dell'esecuzione del lavoro altamente performante
Ecco alcune best practice che si consolidano nel tempo e trasformano la consegna in un sistema ripetibile. 🧑💻
Prototipa le decisioni prima di fissare la direzione
Teams sprecano mesi a costruire la cosa sbagliata perché si sono impegnati troppo presto in una direzione. Saltano la fase di esplorazione e passano direttamente all'esecuzione, per poi scoprire difetti fondamentali quando cambiare rotta diventa costoso.
La soluzione: eseguire sprint decisionali di due settimane per iniziative complesse. Testare tre approcci concorrenti a bassa fedeltà.
Quindi, chiedi agli utenti reali (non ai dirigenti) di reagire ai prototipi approssimativi. Questo aiuta a eliminare le idee sbagliate quando sono ancora abbozzate su una lavagna online.
Questo approccio va oltre lo sviluppo dei prodotti. Il reparto marketing può testare tre concetti di campagna prima di produrre le risorse. Il reparto operativo può sperimentare nuovi flussi di lavoro in una regione prima di implementarli a livello globale. Il modello rimane lo stesso: investire poco per imparare in fretta, quindi scalare ciò che funziona.
🚀 Vantaggio di ClickUp: quando i team si affrettano nell'esecuzione, spesso scelgono una direzione troppo presto e perdono tempo a costruire la cosa sbagliata. ClickUp BrainGPT ti offre un modo più intelligente per esplorare più approcci prima di fissare un piano.
Ecco come utilizzare BrainGPT per prendere decisioni più rapide:
- Riassumi ricerche, feedback e discussioni con l'IA contestuale, in modo che le idee deboli emergano tempestivamente.
- Poni domande a BrainGPT su attività e documenti per verificare le ipotesi utilizzando il contesto reale dell'area di lavoro.
- Elabora e confronta diversi approcci prima di committere in un'unica direzione.
- Utilizza ClickUp Talk to Text per catturare rapidamente le idee di massima, poi lascia che BrainGPT le trasformi in concetti chiari.
- Converti le idee validate in attività quando sono pronte, mantenendo la logica decisionale legata all'esecuzione.
Sequenziare il lavoro in base alle informazioni acquisite
La maggior parte delle roadmap sequenzia il lavoro in base alle pressioni degli stakeholder o a date arbitrarie. I team affrontano prima i progetti con maggiore visibilità, anche quando mancano informazioni critiche per eseguirli correttamente. Poi si bloccano a metà strada in attesa di risposte che avrebbero potuto raccogliere in anticipo.
Capovolgi la logica di sequenzialità:
- Avvia iniziative che ti insegneranno qualcosa di prezioso, anche se non sono le più appariscenti.
- Conduci progetti di ricerca sui clienti prima di progettare nuove funzionalità/funzioni che potrebbero non centrare l'obiettivo.
- Crea pipeline di dati prima di creare dashboard che hanno una dipendenza da esse.
- Completa le prove tecniche di fattibilità prima di formare team completi e committere i budget.
Il project management agile fa proprio questo: massimizza l'apprendimento per unità di lavoro richiesto.
🔍 Lo sapevate? Il Boeing 777 è stato il primo aereo di linea completamente preassemblato al computer prima che qualcuno toccasse il metallo vero e proprio. Gli ingegneri hanno utilizzato il CAD 3D [CATIA] per costruire un gemello digitale completo, verificare ogni accoppiamento ed evitare modelli fisici. Questa pianificazione virtuale ha comportato molte meno sorprese nell'esecuzione ed è diventata un modello per la consegna di prodotti complessi.
Crea funzioni di forzatura che mettono in luce i problemi in anticipo
Le scadenze rivelano la verità. I team possono discutere dell'architettura per mesi, ma una scadenza di due settimane per la realizzazione di un prototipo li costringe a scegliere un approccio e a testarlo. I problemi rimangono nascosti nel piano astratto, ma emergono rapidamente sotto la pressione dell'esecuzione.
La chiave è inserire punti di controllo artificiali che impongano stati concreti:
- Richiedi demo funzionali entro tre settimane
- Richiedi in anticipo ipotesi verificabili e metriche di esito positivo.
- Pianifica progetti pilota con i clienti prima del rilascio completo delle funzionalità/funzioni per individuare eventuali discrepanze tra visione e realtà.
- Stabilisci delle revisioni di attività cardine in cui i team devono mostrare i risultati del loro lavoro.
Questi vincoli impediscono ai team di elaborare soluzioni isolate e troppo elaborate. Un esperimento fallito nella seconda settimana non costa nulla. Lo stesso fallimento nel sesto mese compromette tutto.
💡 Suggerimento professionale: crea dei test di funzionalità che puoi eseguire in cinque minuti. Prima di qualsiasi rilascio o consegna, esegui un rapido controllo di integrità per individuare eventuali problemi evidenti. In questo modo eviterai l'imbarazzo di consegnare qualcosa che non si carica nemmeno. Se lo fai più di due volte, automatizzalo.
Inserisci il feedback nel lavoro stesso
La maggior parte dei team considera il feedback come un'attività post mortem. Consegnano il progetto, organizzano una retrospettiva, annotano le lezioni apprese, poi le ignorano prontamente nella prossima iniziativa. L'apprendimento rimane teorico perché non viene mai integrato nell'esecuzione quotidiana.
L'integrazione dei meccanismi di feedback direttamente nei flussi di lavoro cambia questa dinamica:
- Imposta test A/B che vengono eseguiti automaticamente ed elimina le varianti perdenti.
- Crea ambienti di gestione temporanea in cui gli utenti interni possano individuare eventuali problemi prima che lo facciano i clienti.
- Pianifica interviste bisettimanali con gli utenti durante lo sviluppo.
La gestione delle risorse migliora quando i team vedono i dati di utilizzo in tempo reale che mostrano chi è sovraccarico. Rendi il ciclo di feedback così stretto che ignorarlo diventa più difficile che agire di conseguenza.
Standardizza ciò che è ripetibile, personalizza ciò che è innovativo
I team sprecano energie reinventando processi per lavori che hanno già svolto decine di volte. Ogni lancio di prodotto segue una lista di controllo diversa. Ogni campagna parte da un documento di pianificazione vuoto. Le persone passano ore a discutere di aspetti logistici che dovrebbero funzionare in modo automatico.
La soluzione? Crea un modello per tutto ciò che fai più di due volte:
- Lancia playbook che coprono le sequenze delle revisioni legali, i requisiti patrimoniali, le approvazioni degli stakeholder e le sequenze di comunicazione.
- Lista di controllo per l'inserimento che rende i nuovi assunti produttivi in pochi giorni
- Moduli di registrazione che raccolgono i requisiti in un unico passaggio
- Strutture retrospettive che mettono in luce intuizioni autentiche
Quando il processo funziona in modo automatico, le persone possono concentrarsi sulla strategia, sull'innovazione e sulla gestione delle complicazioni impreviste che i modelli non sono in grado di anticipare.
💡 Suggerimento professionale: acquisisci le conoscenze sui processi acquisite con fatica in ClickUp Docs. Puoi documentare i passaggi esatti, le Sequenze e la titolarità seguite dai progetti di esito positivo, quindi collegarli direttamente alle attività in corso in modo che il processo guidi l'esecuzione.
Errori comuni da evitare nella gestione dell'esecuzione del lavoro
I teams spesso adottano la gestione dell'esecuzione del lavoro solo a livello teorico, ma trascurano gli aspetti pratici che la rendono efficace. Ecco alcuni errori che si ripetono spesso, insieme a chiari suggerimenti su come correggerli. ☑️
| Errore comune | Come si manifesta durante l'esecuzione | Cosa fare invece |
| Considerare l'esecuzione come una configurazione una tantum | Teams presumono che i piani porteranno a termine il lavoro fino alla consegna | Gestisci attivamente l'esecuzione durante tutto il ciclo di vita |
| Assegnazione di titolarità condivisa o a rotazione | Le attività rimangono in sospeso mentre le responsabilità non sono chiare | Assegna un unico titolare responsabile per il progresso del progetto. |
| Affidarsi agli aggiornamenti di stato per il monitoraggio dei progressi | I progressi sembrano buoni, ma il lavoro non procede | Monitora i progressi attraverso i cambiamenti di stato delle attività e il loro completamento. |
| Pianificazione del lavoro senza mappare le dipendenze | Teams attendono input o approvazioni in modo imprevisto | Rendi visibili le dipendenze e sequenzia il lavoro in modo esplicito. |
| Lasciare implicite le priorità | Il lavoro urgente prende il sopravvento su quello importante | Definisci e mantieni chiari i segnali di priorità durante l'esecuzione. |
| Reagire in ritardo agli ostacoli | I problemi emergono in prossimità delle scadenze | Individua tempestivamente gli ostacoli e indirizzali attraverso percorsi di escalation chiari. |
| Saltare le revisioni dell'esecuzione | Gli stessi problemi si ripetono nei vari cicli | Esamina i modelli di esecuzione e modifica le modalità di svolgimento del lavoro. |
💡 Suggerimento professionale: utilizza la comunicazione breadcrumb per i team asincroni. Quando interrompi il lavoro, lascia una nota di due righe su dove ti trovi e su cosa farai dopo. La persona successiva [o il tuo futuro io] non perderà un'ora a ricostruire il contesto.
Attiva la modalità di esecuzione dei progetti con ClickUp
La gestione dell'esecuzione del lavoro porta disciplina in un contesto complesso. Offre ai team un metodo di condivisione per suddividere il lavoro, mantenerlo in movimento, individuare tempestivamente i rischi operativi e apportare modifiche senza creare caos.
ClickUp supporta l'intero flusso in un unico spazio di lavoro AI convergente. Attività, flussi di lavoro, dashboard, automazioni, documenti e AI contestuale sono tutti collegati direttamente al lavoro in tempo reale. I team vedono cosa sta succedendo, capiscono cosa fare dopo e agiscono più rapidamente senza dover cambiare strumenti o cercare aggiornamenti.
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Domande frequenti [FAQ]
La gestione dell'esecuzione del lavoro si concentra sul modo in cui il lavoro passa dalla richiesta al completamento. Copre l'acquisizione, la definizione delle priorità, l'assegnazione, il monitoraggio e la consegna tra i team. L'obiettivo è mantenere il flusso di lavoro regolare e prevedibile.
Il project management si concentra sulla pianificazione e la realizzazione di progetti definiti. La gestione dell'esecuzione del lavoro prende in considerazione tutte le attività, comprese le richieste ad hoc, le operazioni in corso e le attività trasversali ai team, non solo i progetti.
Un sistema efficace include canali di acquisizione chiari, priorità definite, titolarità, visibilità sull'andamento e feedback. Si basa inoltre su flussi di lavoro coerenti e standard condivisi.
La standardizzazione inizia con flussi di lavoro comuni, definizioni di condivisione e stati concordati. I team si allineano su come il lavoro viene richiesto, approvato, monitorato e completato, mantenendo la flessibilità necessaria per le esigenze specifiche del team.
Un processo di acquisizione unificato utilizza un unico punto di accesso per tutte le richieste, supportato da criteri chiari e informazioni necessarie. Ciò riduce la confusione e aiuta i team a valutare e dare priorità al lavoro in modo rapido.
I framework più comuni includono MoSCoW, RICE, Eisenhower Matrix e WSJF. Questi framework aiutano i team a classificare il lavoro in base all'impatto, all'urgenza, allo sforzo richiesto e al valore aziendale.