Il tuo cliente più importante ha bisogno di una nuova pubblicità per un prodotto, un marchio di e-commerce sta lanciando una campagna di branding e un'importante azienda tecnologica vuole svelare il suo ultimo concept.
L'agenzia è un brulicare di riunioni, brainstorming creativi e monitoraggio delle scadenze.
Gestire più campagne come questa significa mantenere tutti organizzati. Quando più clienti (in settori diversi), sequenze e risultati finali si sovrappongono, è inevitabile che le approvazioni subiscano ritardi.
Questo post del blog esplorerà come le agenzie come la tua possono gestire più campagne per i clienti. Inoltre, vedremo come ClickUp può evitare che tutte queste campagne sfuggano al controllo. 🫡
⭐ Modello in primo piano
Il modello di report sullo stato di più progetti di ClickUp aiuta i team a gestire più progetti contemporaneamente. Monitora i progressi, identifica i rischi in anticipo e fornisci agli stakeholder aggiornamenti chiari e precisi, il tutto da una dashboard organizzata.
Dagli aggiornamenti degli stakeholder ai check-in interni, questo modello rende facile tenere tutto (e tutti) sotto controllo.
Sfide comuni che le agenzie devono affrontare con più campagne
La gestione simultanea di più progetti comporta problemi diversi a seconda dei clienti. Dalle scadenze e risorse alla coerenza del marchio e alla reportistica, le agenzie devono destreggiarsi tra varie variabili.
Ecco alcune delle sfide che le agenzie devono affrontare nella gestione di più campagne di marketing:
Scadenze e priorità sovrapposte
Quando più campagne richiedono attenzione contemporaneamente, la definizione delle priorità diventa fondamentale. Ad esempio, potresti stare preparando il lancio di un prodotto per un cliente quando un altro cliente richiede modifiche creative dell'ultimo minuto. Improvvisamente, due campagne ad alto rischio competono per l'attenzione dello stesso team.
Senza un sistema chiaro, le agenzie rischiano di non rispettare le scadenze, il che può portare all'insoddisfazione dei clienti e a potenziali perdite aziendali.
🧠 Curiosità: le agenzie pubblicitarie risalgono al XIX secolo, con la prima agenzia pubblicitaria moderna fondata nel 1841 a Filadelfia da Volney B. Palmer. Egli agiva come un "broker di spazi" vendendo spazi sui giornali agli inserzionisti su commissione.
Allocazione delle risorse tra clienti e team
Le risorse sono limitate, ma le richieste dei clienti non lo sono. Designer, scrittori e strateghi sono spesso chiamati a lavorare su più fronti, il che può portare a team sovraccarichi di lavoro e clienti insoddisfatti.
Il tuo designer sta dividendo il suo tempo tra il rinnovamento del marchio del cliente A e la campagna social del cliente B, mentre il tuo stratega sta dividendo la sua attenzione tra tre dashboard di reportistica. Ti suona familiare?
Le agenzie di marketing di successo pianificano in anticipo, comprendono le capacità del proprio team e effettuano la distribuzione del lavoro in modo strategico, in modo che nessuno sia sottoposto a uno stress eccessivo.
🔍 Lo sapevi? Negli anni '20, alcuni rivenditori utilizzavano schede perforate per il monitoraggio dei dati dei clienti e dei loro modelli di acquisto. Questo era un modo per informare le promozioni mirate, un precursore del moderno marketing basato sui dati.
Mantenere una qualità e una voce del marchio costanti
Ogni cliente ha un tono e uno stile unici, linee guida specifiche da seguire e aspettative personali nei tuoi confronti. Un post sui social incoerente o un modello di email non adeguato possono compromettere mesi di lavoro e fiducia.
Le agenzie devono garantire che ogni campagna sia in linea con l'immagine del marchio, la voce e gli standard di qualità del client.
Lacune di comunicazione tra team interni e clienti
Da un lato, stai sollecitando il tuo team per avere aggiornamenti. Dall'altro, stai cercando di placare i clienti che chiedono revisioni all'ultima bozza. Sembra un giovedì qualsiasi? È una scena comune per i team leader che gestiscono più account clienti.
La comunicazione errata o la mancanza di comunicazione rappresentano un grave ostacolo nella gestione di più campagne. Possono causare malintesi, ritardi nelle scadenze e clienti insoddisfatti.
Monitoraggio delle prestazioni e reportistica tra le campagne
Il sovraccarico di dati è una realtà. Tra metriche personalizzate, formati e scadenze, sei sommerso dai report mentre le campagne attendono la tua attenzione.
Ad esempio, una campagna potrebbe misurare il coinvolgimento su Instagram, un'altra i clic sulle email e una terza le impressioni su Google Ads. Il consolidamento manuale di queste metriche può richiedere ore.
⚙️ Bonus: implementa dashboard analitiche che integrano più piattaforme e utilizza modelli standardizzati per la gestione dei clienti per semplificare il monitoraggio delle prestazioni e rendere chiaro il ROI.
Strategie per la gestione di più campagne per i clienti
Diamo un'occhiata ad alcune strategie per gestire più clienti, centralizzare le campagne, semplificare i flussi di lavoro creativi e mantenere tutti gli stakeholder sulla stessa lunghezza d'onda.
Ti mostreremo anche come il software di project management per il marketing di ClickUp mantenga tutto nel tuo flusso di lavoro organizzato, con visibilità e in linea con gli obiettivi. Inoltre, con ClickUp per la gestione dei progetti delle agenzie creative, puoi centralizzare tutte le campagne dei clienti, assegnare attività, monitorare le scadenze e collaborare senza intoppi.
Si tratta di un 'area di lavoro AI convergente che combina project management, gestione delle conoscenze e chat con l'intelligenza artificiale per aiutarti a lavorare in modo più rapido e intelligente.
Pianificazione centralizzata delle campagne
Inizia creando un unico hub per ogni campagna cliente con risultati attesi, scadenze e dipendenze mappati.
Ad esempio, quando pianifichi un lancio multicanale, includi:
- Date chiave per le approvazioni creative
- Piani di spesa per i media a pagamento
- Scadenze dei contenuti per i post sui social media, le email e i blog
- KPI delle campagne
Avere tutte queste informazioni visibili in un unico posto evita sorprese, come rendersi conto che il webinar del cliente B coincide con il lancio del prodotto del cliente A. Incoraggia il tuo team a controllare quotidianamente il piano generale del progetto per rimanere allineati.
La gerarchia dei progetti di ClickUp è un ottimo modo per suddividere le operazioni delle agenzie di marketing in:
- Spazi per clienti di alto livello o reparti
- Cartelle per raggruppare campagne o progetti correlati
- Elenchi per le singole attività della campagna
In questo modo è facile vedere dove si colloca ogni campagna nel quadro generale, evitando sovrapposizioni e confusione.
Una volta mappate le campagne con questa struttura, le attività di ClickUp ti consentono di catturare ogni parte mobile di una campagna.
Ogni attività può essere assegnata a un membro del team, dotata di una data di scadenza e collegata alle dipendenze di ClickUp, in modo che tutti sappiano cosa deve essere fatto per primo.
Puoi anche allegare file creativi, inserire commenti e persino registrare il tempo direttamente all'interno delle attività, garantendo un'unica fonte di verità sia per la collaborazione che per la responsabilità.
Per dare un senso a tutte queste informazioni, puoi rivolgerti a ClickUp Brain, l'assistente basato sull'IA della piattaforma, integrato direttamente nel tuo spazio di lavoro. Collega attività, documenti, persone e conoscenze organizzative.
Il suo AI Project Manager genera riepiloghi dei progressi, esegue standup e crea persino elenchi di attività in base al tuo piano di progetto.
Ad esempio, supponiamo che tu stia gestendo un lancio multicanale per tre clienti. Basta chiedere all'assistente IA di generare un riepilogo/riassunto che includa lo stato di avanzamento di ciascuna campagna, le attività che richiedono attenzione e chi è responsabile di ciascuna azione.
🤩 Prompts bonus
- Genera un riepilogo del stato per tutte le campagne in corso questa settimana.
- Crea un elenco di attività per il lancio sui social media del cliente A con date di scadenza e dipendenze.
- Prepara un riassunto per la riunione di oggi del team con le approvazioni in sospeso e i prossimi passaggi da compiere.
Automazione delle attività e dei flussi di lavoro
Le attività ripetitive sono silenziose divoratrici di tempo. Automatizzare approvazioni, promemoria e follow-up consente al tuo team di concentrarsi maggiormente sul lavoro creativo che fa davvero la differenza.
Ecco alcune funzioni che puoi automatizzare all'interno del tuo software di gestione delle attività:
- Invio di bozze di richieste e fatture ai clienti in date specifiche
- Assegnazione automatica delle attività successive quando quelle precedenti vengono contrassegnate come completate
- Notifica ai membri del team quando le scadenze cambiano
📌 Esempio: quando viene inviata una bozza di contenuto → questa viene automaticamente spostata in Revisione, assegnata all'editor e, una volta approvata, viene notificata al media buyer per programmare la distribuzione.
Le automazioni di ClickUp ti aiutano in questo. Puoi impostare regole come "quando lo stato di un'attività cambia in 'In revisione', assegnarla all'editor" o "quando una data di scadenza non viene rispettata, avvisare l'account manager".
Queste automazioni funzionano silenziosamente in background, assicurando che nulla venga tralasciato e che i controlli ripetitivi non rallentino il lavoro del tuo team.
🚀 Vantaggio di ClickUp: oltre alle automazioni standard, gli agenti ClickUp AI possono agire in modo autonomo per tuo conto. Rispondono ai trigger, pubblicano aggiornamenti e gestiscono anche le decisioni di routine.
Ad esempio, puoi impostare un agente automatico personalizzato che, quando lo stato di un'attività diventa "Pronto per il lancio", pubblica automaticamente un riepilogo/riassunto nel canale di chat della campagna.
Assegnazione di team e ruoli
Il tuo designer sta gestendo tre clienti e nessuno sa chi possiede quale risorsa. La confusione è assicurata. 😵💫
Evita che ciò accada definendo chiaramente i ruoli per ogni campagna. Potresti creare un mini "organigramma" per ogni progetto cliente, specificando chi si occupa di:
- Design creativo
- Copywriting
- Gestione degli annunci a pagamento
- Reportistica e analisi
Ciò evita il doppio lavoro e garantisce la responsabilità. Per i team più piccoli, assegna titolari "primari" e "di backup" in modo che qualcuno si occupi sempre delle attività critiche.
Un modo pratico per mantenere tutto chiaro è utilizzare i commenti di assegnazione di ClickUp direttamente all'interno delle attività.
Ad esempio, se una bozza di testo necessita di modifiche, puoi lasciare un commento sull'attività e assegnarla all'editor. Una volta completata, questi potrà risolvere il commento, mantenendo il flusso di lavoro ordinato e tutti consapevoli delle proprie responsabilità.
📮 Approfondimento ClickUp: il 47% dei partecipanti al nostro sondaggio non ha mai provato a utilizzare l'IA per gestire attività manuali, mentre il 23% di coloro che hanno adottato l'IA afferma che questa ha ridotto significativamente il proprio carico di lavoro.
Questo contrasto potrebbe essere più di un semplice divario tecnologico. Mentre i primi utilizzatori stanno usufruendo di vantaggi misurabili, la maggioranza potrebbe sottovalutare quanto l'IA possa essere trasformativa nel ridurre il carico cognitivo e recuperare tempo. 🔥
ClickUp Brain colma questa lacuna integrando perfettamente l'IA nel tuo flusso di lavoro. Dal riassunto dei thread e la stesura dei contenuti alla suddivisione di progetti complessi e alla generazione di attività secondarie, la nostra IA può fare tutto. Non è necessario passare da uno strumento all'altro o ricominciare da zero.
💫 Risultati reali: STANLEY Security ha ridotto del 50% o più il tempo dedicato alla creazione di report grazie agli strumenti di reportistica personalizzabili di ClickUp, consentendo ai propri team di concentrarsi meno sulla formattazione e più sulle previsioni.
Modelli e processi standardizzati
Ogni campagna ha una struttura simile, se non identica: brief → creatività → approvazioni → lancio → reportistica. La differenza tra una campagna fluida e una disorganizzata sta nel fatto che il tuo team segua o meno un processo ripetibile.
Uno dei modi migliori per evitare di trovarsi nella categoria sbagliata è standardizzare i processi ricorrenti utilizzando modelli. Ad esempio, potresti utilizzare:
- Il modello di calendario dei contenuti ClickUp con slot di pubblicazione preimpostati
- Il modello di gestione delle campagne di marketing di ClickUp per il monitoraggio del targeting, del budget e delle attività di copia
- Il modello di monitoraggio delle campagne ClickUp con KPI e tipi di grafici predefiniti
Per monitorare i progressi tra i vari reparti o iniziative senza rallentamenti, utilizza il modello di report sullo stato di più progetti di ClickUp. Con questo modello di prioritizzazione, puoi centralizzare i dettagli essenziali, come lo stato di salute del progetto, la priorità, la fase, il budget, la qualità e le tempistiche, in un unico report dinamico.
Un'altra ottima opzione è il modello ClickUp Marketing Agency Template, progettato per aiutare i team di marketing e le agenzie a pianificare, eseguire e effettuare il monitoraggio delle campagne con facilità.
Il modello di campagna di marketing ti consente di:
- Ordina il lavoro in categorie come Campagne a pagamento, Contratti e Lavoro creativo.
- Tieni traccia visivamente dello stato di avanzamento dei progetti utilizzando gli stati personalizzati delle attività di ClickUp, come Bozza, Esecuzione e Da revisionare.
- Organizza le informazioni essenziali sui clienti con i campi personalizzati di ClickUp per Account, Dimensione del contratto e Stato di avanzamento dell'ideazione.
- Tieni sotto controllo le priorità grazie agli indicatori di completamento codificati con colori diversi, come In linea con gli obiettivi, A rischio e In ritardo.
Ecco cosa ha detto Chelsea Bennett, Brand Engagement Manager di Lulu Press, su ClickUp:
Una piattaforma di project management è essenziale per un team di marketing e apprezziamo il fatto che ci aiuti a rimanere in contatto con gli altri reparti. Utilizziamo ClickUp letteralmente ogni giorno, per tutto. È stato molto utile per il nostro team creativo e ha reso il loro flusso di lavoro migliore e più efficiente.
Una piattaforma di project management è essenziale per un team di marketing e apprezziamo il fatto che ci aiuti a rimanere in contatto con gli altri reparti. Utilizziamo ClickUp letteralmente ogni giorno, per tutto. È stato molto utile per il nostro team creativo e ha reso il loro flusso di lavoro migliore e più efficiente.
Ecco un esempio di come puoi creare un piano di marketing all'interno del tuo software gratis di project management:
Comunicazione efficace con i clienti
Niente può compromettere una campagna più rapidamente di una comunicazione errata, soprattutto quando i clienti si sentono esclusi o sopraffatti da troppe informazioni.
Considera gli aggiornamenti come il trailer di un film: basta fornire informazioni sufficienti a suscitare interesse, senza sovraccaricare. Struttura la tua comunicazione con pratiche semplici e ripetibili, come:
- Check-in settimanali con programmi chiari
- Canali di feedback preapprovati (documenti, commenti, email)
- Aggiornamenti dello stato direttamente collegati ai risultati finali, non a frasi vaghe
Con ClickUp Chat, puoi creare spazi di chat dedicati per ogni campagna cliente e lavorare direttamente dove stai comunicando.
Qualsiasi commento, nota del cliente o messaggio di chat può essere convertito in un'attività di follow-up per garantire che nulla venga tralasciato. Inoltre, puoi organizzare tutti i messaggi assegnati in un unico posto, filtrandoli per persona o stato.
Hai bisogno di discutere le cose in tempo reale? SyncUps ti consente di effettuare una chiamata veloce, effettuare la condivisione dello schermo, assegnare commenti durante la discussione e persino ottenere un riassunto generato dall'IA con elementi da intraprendere al termine.
E quando sei fuori sede, AI CatchUp ti fornisce i punti salienti di ciò che ti sei perso, mentre IA Answers è in grado di estrarre istantaneamente informazioni dall'intera area di lavoro per rispondere più rapidamente rispetto alla ricerca tra le vecchie chat.
🚀 Vantaggio di ClickUp: ClickUp Brain MAX porta le funzionalità/funzioni di ClickUp Brain a un livello superiore. L'app desktop elimina la proliferazione dell'IA, garantendo la connessione di tutti i tuoi strumenti in modo che tu non debba continuare a passare da una scheda all'altra.
Inoltre, ti dà accesso a modelli di IA premium come ChatGPT, Claude o Gemini in un unico hub unificato.
Con questo strumento al tuo fianco, potrai:
- Ottieni risposte altamente contestualizzate su attività, documenti e app collegate.
- Trigger flussi di lavoro e automazioni su più piattaforme
- Interagisci tramite testo o voce per gestire i progetti a modo tuo.
- Scegli il modello di IA più adatto a ogni attività, da ChatGPT a Claude.
Monitoraggio delle prestazioni in tempo reale
Monitorare campagne per più client può creare confusione. Evita il caos:
- Definizione anticipata dei KPI di marketing per ogni campagna
- Configurazione di dashboard per il confronto tra campagne
- Esamina quotidianamente le metriche per individuare tempestivamente eventuali cali di rendimento.
Il monitoraggio in tempo reale ti consente di intervenire prima che le cose vadano male. Puoi monitorare i tassi di clic, le conversioni e il coinvolgimento per ogni campagna per individuare rapidamente cosa funziona e cosa deve essere modificato.
Le dashboard di ClickUp ti offrono un hub centrale per monitorare in tempo reale le prestazioni di tutte le campagne dei tuoi clienti. Ecco cosa puoi fare con le dashboard:
- Crea widget personalizzati: effettua il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI) che interessano ai tuoi clienti, come i tassi di clic, le conversioni, il coinvolgimento o il completamento delle attività.
- Tieni traccia delle attività e degli obiettivi in modo visivo: sfrutta le barre di avanzamento, i grafici a torta e i tracker degli obiettivi del progetto per avere un quadro chiaro di ciò che è in linea con i piani e di ciò che richiede attenzione.
- Filtra e raggruppa in base al contesto: classifica i dati dei tuoi clienti per campagna, assegnatario o qualsiasi campo personalizzato per approfondire i dettagli o confrontare i risultati.
🚀 Vantaggio di ClickUp: ottieni riepiloghi istantanei sull'andamento delle campagne, avvisi automatici sui cali di rendimento e approfondimenti sulle attività in ritardo utilizzando ClickUp Brain. Puoi anche aggiungere le schede AI alle tue dashboard per fare tutto questo in un unico posto.
Best practice per le agenzie che gestiscono più campagne
Anche con strategie solide, piccole abitudini possono fare una grande differenza. Ecco quindi alcuni consigli apparentemente insignificanti da tenere a mente!
- Implementa un calendario dei contenuti principale: centralizza tutte le sequenze delle campagne, le scadenze dei contenuti e le date chiave in un unico calendario accessibile per evitare conflitti di programmazione.
- Effettua revisioni post-campagna: dopo ogni campagna, organizza sessioni di debriefing per analizzare cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e come migliorare i processi per i progetti futuri.
- Dai priorità alla segmentazione dei clienti: raggruppa le esigenze o i settori dei clienti per semplificare lo sviluppo delle strategie e l'allocazione delle risorse.
- Garantite l'accesso e la trasparenza ai clienti: concedete ai clienti l'accesso in sola visualizzazione alle sequenze e allo stato delle attività, consentite loro di fornire feedback sui risultati finali e create dashboard con KPI pertinenti.
- Valorizza l'analisi post-campagna: considera le campagne come un processo a ciclo completo. Confronta i risultati, raccogli i feedback del team e documenta le lezioni apprese per replicare gli esiti positivi.
- Standardizza la reportistica: sviluppa modelli di project management coerenti per i report sulle prestazioni e gli aggiornamenti dei clienti, in modo da definire aspettative chiare.
💡 Suggerimento professionale: monitorate le prestazioni delle campagne utilizzando soprannomi stravaganti, mascotte o emoji internamente per rendere la gestione multi-cliente un po' più divertente e memorabile. Ad esempio, il lancio di un prodotto per un marchio di caffè può essere chiamato "Operazione Espresso".
Errori comuni da evitare nella gestione di più campagne
Lavorare con più clienti espone al rischio di errori che rallentano i progressi o confondono i team. Ecco alcuni passi falsi da evitare:
- Saltare i controlli regolari: controlla spesso lo stato di avanzamento della campagna, aggiorna lo stato delle attività e modifica le priorità secondo necessità.
- Trattare ogni campagna allo stesso modo: personalizza strategie, sequenze e messaggi per ogni client in modo da soddisfare i suoi obiettivi specifici.
- Affidarsi esclusivamente alle email: utilizza strumenti di comunicazione centralizzati per effettuare il monitoraggio dei messaggi, delle approvazioni e degli aggiornamenti in un unico posto.
- Raccolta dei dati senza revisionarli: analizza le metriche in modo coerente per identificare le tendenze, adeguare le campagne e migliorare le prestazioni.
- Ignorare il feedback dei clienti: raccogli, assegna e risolvi tempestivamente ogni commento per mantenere l'allineamento e la fiducia.
- Modificare i budget senza un piano: pianifica i budget in anticipo, monitora la spesa e apporta modifiche in base alle informazioni sulle prestazioni.
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🧠 Curiosità: Alla fine degli anni '50, i dirigenti pubblicitari di New York erano soprannominati i veri " Mad Men". Durante la "rivoluzione creativa" degli anni '60, le agenzie iniziarono a utilizzare umorismo, ironia e storytelling nelle campagne, abbandonando gli annunci noiosi e ricchi di testo. Spesso addebitavano il 15% o più del budget pubblicitario del client come commissione, il che significa che guadagnavano più di decine di milioni di dollari.
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Crea sincronizzazione creativa (Sink) con ClickUp
L'unico ciclo in cui vuoi rimanere intrappolato è quello delle idee creative che si trasformano in risultati. Tutto il resto dovrebbe svolgersi senza intoppi dietro le quinte.
ClickUp, l'app completa per il lavoro, è una piattaforma unica creata appositamente per le agenzie creative.
Centralizza tutte le campagne in un unico posto con le attività di ClickUp e automatizza i flussi di lavoro ripetitivi con le automazioni di ClickUp. Inoltre, ClickUp Brain ti aiuta a riepilogare gli aggiornamenti delle campagne, a redigere bozze di contenuti e a stare al passo con i tempi.
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Domande frequenti (FAQ)
Le agenzie centralizzano tutte le informazioni relative ai progetti in un'unica piattaforma, come ClickUp, con spazi separati per ogni cliente. Le attività, le scadenze e le risorse sono organizzate in modo chiaro, mentre funzionalità/funzioni come le dipendenze delle attività, le attività cardine e i campi personalizzati rendono più facile il monitoraggio di più account contemporaneamente.
Visualizza i carichi di lavoro e assegna le attività ai membri del team in base alle loro competenze e capacità. Gli strumenti di gestione delle risorse aiutano a bilanciare i carichi di lavoro, prevenire il burnout e garantire che ogni campagna riceva la giusta attenzione. Revisioni regolari consentono di apportare modifiche in base alle prestazioni e alla disponibilità.
Sì. ClickUp consente alle agenzie di creare aree di lavoro separate per i clienti, organizzare le attività, impostare scadenze, automatizzare azioni ripetitive e effettuare il monitoraggio dello stato delle attività. La comunicazione integrata e la condivisione dei file rendono la collaborazione con i team e i clienti perfettamente fluida.
Il giusto software di project management, processi standardizzati, linee guida del marchio e team dedicati ai clienti garantiscono la coerenza delle campagne. Controlli di qualità regolari, cicli di approvazione e monitoraggio delle attività cardine assicurano che ogni risultato soddisfi gli standard previsti.
I modelli per la pianificazione delle campagne, i calendari dei contenuti, i tracker di budget e le dashboard delle prestazioni aiutano a semplificare i flussi di lavoro. L'utilizzo dei modelli ClickUp garantisce coerenza, collaborazione più semplice e visibilità più chiara su tutte le piattaforme di social media e le campagne.