Il tuo client più importante ha bisogno di una nuova pubblicità per un prodotto, un marchio di e-commerce sta lanciando una campagna promozionale e un'importante azienda tecnologica vuole svelare il suo ultimo concept.
L'agenzia è un brulicare di riunioni, brainstorming creativi e monitoraggio delle scadenze.
Gestire più campagne come questa significa mantenere tutti organizzati. Quando più client (in settori diversi), Sequenza e risultati finali si sovrappongono, è inevitabile che le approvazioni subiscano ritardi.
Questo post del blog esplorerà come le agenzie come la tua possono gestire più campagne per i client. Inoltre, vedremo come ClickUp può evitare che tutte queste campagne sfuggano al controllo. 🫡
⭐ Funzionalità/funzione del modello
Il modello di report sullo stato di più progetti di ClickUp aiuta i team a gestire più progetti contemporaneamente. Monitora i progressi, identifica i rischi in anticipo e fornisci agli stakeholder aggiornamenti chiari e precisi, il tutto da una dashboard organizzata.
Dagli aggiornamenti degli stakeholder ai check-in interni, questo modello rende facile tenere tutto (e tutti) sotto monitoraggio.
Sfide comuni che le agenzie devono affrontare con più campagne
La gestione simultanea di più progetti comporta problemi diversi a seconda dei client. Dalle scadenze e risorse alla coerenza del marchio e alla reportistica, le agenzie devono destreggiarsi tra varie variabili.
Ecco alcune delle sfide che le agenzie devono affrontare nella gestione di più campagne di marketing:
Scadenze e priorità sovrapposte
Quando più campagne richiedono attenzione contemporaneamente, la definizione delle priorità diventa fondamentale. Ad istanza, potresti stare preparando il lancio di un prodotto per un client quando un altro client richiede modifiche creative dell'ultimo minuto. Improvvisamente, due campagne ad alto rischio competono per l'attenzione dello stesso team.
Senza un sistema chiaro, le agenzie rischiano di non rispettare le scadenze, il che può portare all'insoddisfazione dei client e a potenziali perdite aziendali.
🧠 Curiosità: le agenzie pubblicitarie risalgono al XIX secolo, con la prima agenzia pubblicitaria moderna fondata nel 1841 a Filadelfia da Volney B. Palmer. Egli agiva come "broker di spazi" vendendo spazi sui giornali agli inserzionisti su commissione.
Allocazione delle risorse tra client e team
Le risorse sono limitate, ma le richieste dei client non lo sono. Designer, scrittori e strateghi sono spesso chiamati a lavorare su più fronti, il che può portare a team sovraccarichi di lavoro e client insoddisfatti.
Il tuo designer sta dividendo il suo tempo tra il rinnovamento del marchio del client A e la campagna social del client B, mentre il tuo stratega sta dividendo la sua attenzione tra tre dashboard di reportistica. Ti suona familiare?
Le agenzie di marketing di successo hanno un piano in anticipo, comprendono le capacità del proprio team e curano la distribuzione del lavoro in modo strategico, in modo che nessuno sia sottoposto a uno stress eccessivo.
🔍 Lo sapevi? Negli anni '20, alcuni rivenditori utilizzavano schede perforate per monitorare i dati dei clienti e i loro modelli di acquisto. Questo era un modo per informare le promozioni mirate, un precursore del moderno marketing basato sui dati.
Mantenere una qualità e una voce del marchio costanti
Ogni client ha un tono e uno stile unici, linee guida specifiche da seguire e aspettative personali nei tuoi confronti. Un post sui social incoerente o un modello di email non adeguato possono compromettere mesi di lavoro e fiducia.
Le agenzie devono garantire che ogni campagna sia in linea con l'immagine del marchio, la voce e gli standard di qualità del client.
Lacune di comunicazione tra team interni e client
Da un lato, stai sollecitando il tuo team per avere aggiornamenti. Dall'altro, stai cercando di placare i client che chiedono revisioni all'ultima bozza. Sembra un giovedì qualsiasi? È una scena comune per i team leader che gestiscono più account client.
La comunicazione errata o la mancanza di comunicazione rappresentano un grave ostacolo nella gestione di più campagne. Possono causare malintesi, ritardi nelle scadenze e client insoddisfatti.
Monitoraggio delle prestazioni e reportistica tra le campagne
Il sovraccarico di dati è una realtà. Tra metriche personalizzate, formattare e scadenze, sei sommerso dalla reportistica mentre le campagne attendono attenzione.
Esempio, una campagna potrebbe misurare il coinvolgimento su Instagram, un'altra i clic sulle email e una terza le impressioni su Google Ads. Il consolidamento manuale di queste metriche può richiedere ore.
⚙️ Bonus: implementa dashboard analitiche che integrano più piattaforme e utilizza modelli standardizzati per la gestione dei client per semplificare il monitoraggio delle prestazioni e rendere chiaro il ROI.
Strategie per la gestione di più campagne per i client
Diamo un'occhiata ad alcune strategie per gestire più client, centralizzare le campagne, semplificare i flussi di lavoro creativi e mantenere tutti gli stakeholder sulla stessa pagina.
Ti mostreremo anche come il software di project management del progetto di marketing di ClickUp mantenga tutto nel tuo flusso di lavoro organizzato, con visibilità e in linea con gli obiettivi. Inoltre, con ClickUp per la project management delle agenzie creative, puoi centralizzare tutte le campagne dei client, assegnare attività, monitorare le scadenze e collaborare senza intoppi.
Si tratta di uno spazio di lavoro convergente che combina project management, gestione delle conoscenze e chat con l'intelligenza artificiale per aiutarti a lavorare in modo più rapido e intelligente.
Piano centralizzato delle campagne
Inizia creando un unico hub per ogni campagna client con risultati attesi, scadenze e dipendenze da mappare.
Esempio, quando poni a piano un lancio multicanale, includi:
- Date chiave per le approvazioni creative
- Piani di spesa per i media a pagamento
- Scadenze dei contenuti per i post sui social media, email e i blog
- KPI delle campagne
Avere tutte queste informazioni visibili in un unico posto evita sorprese, come rendersi conto che il webinar del client B coincide con il lancio del prodotto del client A. Incoraggia il tuo team a controllare quotidianamente il piano generale del progetto per rimanere allineati.
La gerarchia dei progetti di ClickUp è un ottimo modo per suddividere le operazioni delle agenzie di marketing in:
- Spazi per client di alto livello o reparti
- Cartelle per raggruppare campagne o progetti correlati
- Elenchi per le singole attività della campagna
In questo modo è facile vedere dove si colloca ogni campagna nel quadro generale, evitando sovrapposizioni e confusione.
Una volta mappate le campagne con questa struttura, le attività di ClickUp ti consentono di catturare ogni parte mobile di una campagna.
Ogni attività può essere assegnata a un membro del team, dotata di una data di scadenza e collegata alle dipendenze di ClickUp, in modo che tutti sappiano cosa deve essere fatto per primo.
Puoi anche allegare file creativi, inserire commenti e persino registrare il tempo direttamente all'interno delle attività, garantendo un'unica fonte di verità sia per la collaborazione che per la responsabilità.
Per dare un senso a tutte queste informazioni, puoi rivolgerti a ClickUp Brain, l'assistente basato sull'intelligenza artificiale della piattaforma, integrato direttamente nel tuo spazio di lavoro. ClickUp Brain crea connessioni tra attività, documenti, persone e conoscenze organizzative.
Il suo AI Project Manager genera riepiloghi dei progressi, esegue standup e crea persino elenchi di attività basati sul tuo piano di progetto.
Ad esempio, supponiamo che tu stia gestendo un lancio multicanale per tre client. Basta chiedere all'assistente IA di generare un riepilogo/riassunto che includa lo stato di ciascuna campagna, le attività che richiedono attenzione e chi è responsabile di ciascun elemento.
🤩 Prompt bonus
- Genera un riepilogo/riassunto dello stato per tutte le campagne in corso questa settimana
- Crea un elenco di attività per il lancio sui social media del client A con date di scadenza e dipendenze
- Prepara un riassunto standup per la riunione di oggi con il team, indicando le approvazioni in sospeso e i prossimi passaggi da compiere
Automazione delle attività e dei flussi di lavoro
Le attività ripetitive sono silenziose divoratrici di tempo. Automatizzare approvazioni, promemoria e follow-up consente al tuo team di concentrarsi maggiormente sul lavoro creativo che fa davvero la differenza.
Ecco alcune funzioni per l'automazione all'interno del tuo software di gestione delle attività:
- Invio di richieste di bozze e fatture ai client in date specifiche
- Assegnazione automatica delle attività di passaggio successivo quando quelle precedenti vengono contrassegnate come completate
- Notifica ai membri del team quando le scadenze cambiano
📌 Esempio: quando viene inviata una bozza di contenuto → questa passa automaticamente alla fase di revisione, viene assegnata all'editor e, una volta approvata, viene notificata al media buyer affinché ne pianifichi la distribuzione.
Le automazioni di ClickUp ti aiutano in questo. Puoi impostare regole come "quando lo stato di un'attività cambia in 'In revisione', assegnala all'editor" o "quando una data di scadenza non viene rispettata, avvisa l'account manager"
Queste automazioni funzionano silenziosamente in background, assicurando che nulla venga tralasciato e che i controlli ripetitivi non rallentino il lavoro del tuo team.
🚀 Vantaggio di ClickUp: Oltre alle automazioni standard, gli agenti ClickUp AI possono agire in modo autonomo per tuo conto. Rispondono ai trigger, pubblicano aggiornamenti e gestiscono anche le decisioni di routine.
Ad esempio, puoi impostare un agente automatico personalizzato che, quando lo stato di un'attività diventa "Pronto per il lancio", pubblica automaticamente un riepilogo/riassunto nel canale di chat della campagna.
Assegnazione di team e ruoli
Il tuo designer sta gestendo tre client e nessuno sa chi possiede quale risorsa. La confusione è assicurata. 😵💫
Evita che ciò accada definendo chiaramente i ruoli per ogni campagna. Potresti creare un mini "organigramma" per ogni progetto client, specificando chi si occupa di:
- Design creativo
- Copywriting
- Gestione degli annunci a pagamento
- Reportistica e analisi
Ciò evita il doppio lavoro e garantisce la responsabilità. Per i team più piccoli, assegna titolari "primari" e "backup" in modo che qualcuno si occupi sempre delle attività critiche.
Un modo pratico per mantenere tutto chiaro è utilizzare i commenti di assegnazione di ClickUp direttamente all'interno delle attività.
Esempio, se una bozza di testo necessita di modifiche, puoi lasciare un commento sull'attività e assegnarla all'editor. Una volta completata, questi potrà risolvere il commento, mantenendo il flusso di lavoro ordinato e tutti consapevoli delle proprie responsabilità.
📮 Approfondimento ClickUp: il 47% dei partecipanti al nostro sondaggio non ha mai provato a utilizzare l'IA per gestire attività manuali, mentre il 23% di coloro che hanno adottato l'IA afferma che questa ha ridotto significativamente il proprio carico di lavoro.
Questo contrasto potrebbe essere più di un semplice divario tecnologico. Mentre i primi utenti stanno usufruendo di vantaggi misurabili, la maggioranza potrebbe sottovalutare quanto l'IA possa essere trasformativa nel ridurre il carico cognitivo e recuperare tempo. 🔥
ClickUp Brain colma questa lacuna integrando perfettamente l'IA nel tuo flusso di lavoro. Dal riepilogare thread e redigere contenuto allo scomporre progetti complessi e generare attività secondarie, la nostra IA può fare tutto. Non è necessario passare da uno strumento all'altro o ricominciare da zero.
💫 Risultati reali: STANLEY Security ha ridotto del 50% o più il tempo dedicato a formattare i report grazie agli strumenti di reportistica personalizzabili di ClickUp—gratis, consentendo ai propri team di concentrarsi meno a formattare e più a fare previsioni.
Modelli e processi standardizzati
Ogni campagna ha una struttura simile, se non identica: brief → creatività → approvazioni → lancio → reportistica. La differenza tra una campagna fluida e una disorganizzata sta nel fatto che il tuo team segua o meno un processo ripetibile.
Uno dei modi migliori per evitare di trovarsi nella categoria sbagliata è standardizzare i processi ricorrenti utilizzando modelli. Esempio, potresti utilizzare:
- Il modello di calendario del contenuto ClickUp con slot di pubblicazione preimpostati
- Il modello di gestione delle campagne di marketing di ClickUp per il monitoraggio del traguardo, del budget e delle attività di copia
- Il modello di monitoraggio delle campagne ClickUp con KPI e tipi di grafici predefiniti
Per monitorare lo stato tra i vari reparti o iniziative senza rallentamenti, utilizza il modello di report sullo stato di più progetti di ClickUp. Con questo modello di prioritizzazione, puoi centralizzare i dettagli essenziali, come lo stato di salute del progetto, la priorità, la fase, il budget, la qualità e le tempistiche, in un unico report dinamico.
Un'altra ottima opzione è il modello ClickUp Marketing Agency Template, progettato per aiutare i team di marketing e le agenzie a pianificare un piano, eseguire e monitorare le campagne con facilità.
Il modello di campagna di marketing ti consente di:
- Ordina il lavoro in categorie come Campagne a pagamento, Contratti e Lavoro creativo
- Tieni traccia visivamente dello stato di avanzamento dei progetti utilizzando gli stati personalizzati delle attività di ClickUp, come Bozza, Esecuzione e Da revisionare
- Organizza le informazioni essenziali sui client con i campi personalizzati di ClickUp per account, dimensione del contratto e stato di avanzamento dell'ideazione
- Tieni sotto controllo le priorità grazie agli indicatori di completamento codificati con colori diversi, come In linea con gli obiettivi, A rischio e In ritardo
Ecco cosa ha detto Chelsea Bennett, Brand Engagement Manager di Lulu Press, su ClickUp:
Una piattaforma di project management è essenziale per un team di marketing e apprezziamo il fatto che ci aiuti a rimanere in connessione con gli altri reparti. Utilizziamo ClickUp letteralmente ogni giorno, per tutto. È stato molto utile per il nostro team creativo e ha reso il loro flusso di lavoro migliore e più efficiente.
Una piattaforma di project management è essenziale per un team di marketing e apprezziamo il fatto che ci aiuti a rimanere in connessione con gli altri reparti. Utilizziamo ClickUp letteralmente ogni giorno, per tutto. È stato molto utile per il nostro team creativo e ha reso il loro flusso di lavoro migliore e più efficiente.
Ecco un esempio di come puoi creare un piano di marketing all'interno del tuo software gratis di project management:
Comunicazione efficace con i client
Niente compromette una campagna più rapidamente di una comunicazione errata, soprattutto quando i client si sentono esclusi o sopraffatti da troppe informazioni.
Considera gli aggiornamenti come il trailer di un film: basta fornire informazioni sufficienti a suscitare interesse, senza sovraccaricare. Struttura la tua comunicazione con pratiche semplici e ripetibili, come:
- Check-in settimanali con programmi chiari
- Canali di feedback preapprovati (documento, commenti, email)
- Aggiornamenti di stato direttamente collegati ai risultati finali, non a frasi vaghe
Con ClickUp Chat, puoi impostare spazi di chat dedicati per ogni campagna client e lavorare direttamente dove stai comunicando.
Qualsiasi commento, nota del client o messaggio di chat può essere convertito in un'attività di follow-up per garantire che nulla venga tralasciato. Inoltre, puoi organizzare tutti i messaggi assegnati in un unico posto, filtrandoli per persona o stato.
Hai bisogno di discutere le cose in tempo reale? SyncUps ti consente di effettuare una chiamata veloce, di effettuare una condivisione dello schermo, di assegnare commenti durante la discussione e persino di ottenere un riassunto generato dall'IA con gli elementi da intraprendere al termine.
E quando sei fuori sede, AI CatchUp ti fornisce i punti salienti di ciò che ti sei perso, mentre AI Answers può estrarre istantaneamente informazioni dall'intera area di lavoro per rispondere più rapidamente rispetto alla ricerca tra le vecchie chat.
🚀 Vantaggio ClickUp: ClickUp Brain MAX porta le funzionalità/funzione di ClickUp Brain a un passaggio ulteriore. L'app desktop elimina la proliferazione dell'IA, creando la connessione tra tutti i tuoi strumenti in modo da non dover passare continuamente da una scheda all'altra.
Inoltre, ti dà accesso a modelli di IA premium come ChatGPT, Claude o Gemini in un unico hub unificato.
Con questo strumento al tuo fianco, potrai:
- Ottieni risposte altamente contestualizzate su attività, documenti e app collegate
- Trigger flussi di lavoro e automazioni su più piattaforme
- Interagisci tramite testo o voce per gestire i progetti a modo tuo
- Scegli il modello di IA più adatto a ogni attività, da ChatGPT a Claude
Monitoraggio delle prestazioni in tempo reale
Monitorare campagne per più client può creare confusione. Evita il caos:
- Definizione anticipata dei KPI di marketing per ogni campagna
- Configurazione di dashboard per il confronto tra campagne
- Esamina quotidianamente le metriche per individuare tempestivamente eventuali cali di rendimento
Il monitoraggio in tempo reale ti consente di intervenire prima che le cose vadano male. Puoi monitorare i tassi di clic, le conversioni e il coinvolgimento per ogni campagna per individuare rapidamente cosa funziona e cosa deve essere modificato.
Le dashboard di ClickUp ti offrono un hub centrale per monitorare in tempo reale le prestazioni di tutte le campagne dei tuoi client. Ecco cosa puoi fare con le dashboard:
- crea widget personalizzati: *Monitora i KPI esatti che interessano ai tuoi client, come i tassi di clic, le conversioni, il coinvolgimento o il completamento delle attività
- *traccia visivamente attività e obiettivi: sfrutta le barre di avanzamento, i grafici a torta e i tracker degli obiettivi di progetto per avere un quadro chiaro di ciò che è in linea con i piani e di ciò che richiede attenzione
- Filtra e raggruppa in base al contesto: Categorizza i dati dei tuoi client per campagna, assegnatario o qualsiasi campo personalizzato per approfondire i dettagli o confrontare i risultati
🚀 Vantaggio di ClickUp: Ottieni riepiloghi istantanei sull'andamento delle campagne, avvisi automatici sui cali di rendimento e approfondimenti sulle attività in ritardo utilizzando ClickUp Brain. Puoi anche aggiungere le schede AI alle tue dashboard per fare tutto questo in un unico posto.
📖 Leggi anche: Esecuzione di campagne IA: come implementare l'automazione dei flussi di lavoro di marketing
Best practice per le agenzie che gestiscono più campagne
Anche con strategie solide, piccole abitudini possono fare una grande differenza. Ecco quindi alcuni consigli apparentemente insignificanti da tenere a mente!
- Implementa un calendario dei contenuti principale: centralizza tutte le sequenze delle campagne, le scadenze dei contenuti e le date chiave in un unico calendario accessibile per evitare conflitti di programmazione
- Effettua revisioni post-campagna: Dopo ogni campagna, organizza sessioni di debriefing per analizzare cosa ha lavorato, cosa non ha lavorato e come migliorare i processi per i progetti futuri
- dai priorità alla segmentazione dei client: *raggruppa le esigenze o i settori dei client per semplificare lo sviluppo delle strategie e l'allocazione delle risorse
- Fornisci accesso e trasparenza ai client: Concedi ai client l'accesso in sola visualizzazione alle sequenze e allo stato delle attività, consenti il feedback sui risultati finali e crea dashboard con KPI pertinenti
- valore l'analisi post-campagna: *Considera le campagne come un processo a ciclo completo. Confronta i risultati, raccogli i feedback del team e documenta le lezioni apprese per replicare i successi
- Standardizza le formattazioni della reportistica: Sviluppa modelli di project management coerenti per i report sulle prestazioni e gli aggiornamenti dei client, in modo da definire aspettative chiare
💡 Suggerimento professionale: per il monitoraggio delle prestazioni delle campagne, utilizzate soprannomi stravaganti, mascotte o emoji internamente per rendere la gestione multi-cliente un po' più divertente e memorabile. Ad esempio, l'istanza di un lancio di un prodotto per un marchio di caffè può essere chiamato "Operazione Espresso"
Errori comuni da evitare nella gestione di più campagne
Il lavoro con più client espone al rischio di errori che rallentano lo stato o confondono i team. Ecco alcuni passi falsi da evitare:
- Saltare i controlli regolari: Esamina frequentemente lo stato di avanzamento della campagna, aggiorna lo stato delle attività e modifica le priorità secondo necessità
- Trattare ogni campagna allo stesso modo: Personalizza strategie, Sequenza e messaggi per ogni client in modo da soddisfare i loro obiettivi specifici
- Affidarsi esclusivamente alle email: Utilizza strumenti di comunicazione centralizzati per il monitoraggio di messaggi, approvazioni e aggiornamenti in un unico posto
- Raccolta dei dati senza analizzarli: Analizza costantemente le metriche per identificare le tendenze, modificare le campagne e migliorare le prestazioni
- ignorare il feedback dei client: *Raccogli, assegna e risolvi ogni commento in modo prompt per mantenere l'allineamento e la fiducia
- Modificare i budget senza un piano: Pianifica i budget in anticipo, monitora la spesa e apporta modifiche in base alle informazioni sulle prestazioni
🧠 Curiosità: Alla fine degli anni '50, i dirigenti pubblicitari di New York erano soprannominati i veri " Mad Men". Durante la "rivoluzione creativa" degli anni '60, le agenzie iniziarono a utilizzare umorismo, ironia e storytelling nelle campagne, abbandonando gli annunci noiosi e ricchi di testo. Spesso addebitavano il 15% o più del budget pubblicitario del client come commissione, il che significa che guadagnavano più di decine di milioni di dollari.
📖 Leggi anche: Quanti progetti sono troppi da gestire contemporaneamente?
Crea sincronizzazione creativa (Sink) con ClickUp
L'unico ciclo in cui vuoi rimanere intrappolato è quello delle idee creative che si trasformano in risultati. Tutto il resto dovrebbe svolgersi senza intoppi dietro le quinte.
ClickUp, l'app tutto per il lavoro, è una piattaforma unica creata appositamente per le agenzie creative.
Centralizza tutte le campagne in un unico posto con le attività di ClickUp e automatizza i flussi di lavoro ripetitivi con le automazioni di ClickUp. Inoltre, ClickUp Brain ti aiuta a riepilogare gli aggiornamenti delle campagne, a redigere bozze di contenuto e a stare al passo con i tempi.
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Domande frequenti (FAQ)
Le agenzie centralizzano tutte le informazioni relative ai progetti in un'unica piattaforma, come ClickUp, con spazi separati per ogni client. Le attività, le scadenze e le risorse sono organizzate in modo chiaro, mentre funzionalità/funzione come le dipendenze delle attività, le attività cardine e i campi personalizzati rendono più facile il monitoraggio di più account contemporaneamente.
Visualizza i carichi di lavoro e assegna le attività ai membri del team in base alle loro competenze e capacità. Gli strumenti di gestione delle risorse aiutano a bilanciare i carichi di lavoro, prevenire il burnout e garantire che ogni campagna riceva la giusta attenzione. Revisioni regolari consentono di apportare modifiche in base alle prestazioni e alla disponibilità.
Sì. ClickUp consente alle agenzie di creare spazi di lavoro separati per i client, organizzare le attività, impostare scadenze, automatizzare azioni ripetitive e monitorare lo stato. La comunicazione integrata e la condivisione di file rendono la collaborazione con i team e i client perfettamente fluida.
Il giusto software di project management, processi standardizzati, linee guida del marchio e team dedicati ai client garantiscono la coerenza delle campagne. Controlli di qualità regolari, cicli di approvazione e monitoraggio delle attività cardine assicurano che ogni risultato soddisfi gli standard previsti.
I modelli per la pianificazione delle campagne, i calendari dei contenuti, i tracker di budget e i dashboard delle prestazioni aiutano a semplificare i flussi di lavoro. L'utilizzo dei modelli ClickUp garantisce coerenza, collaborazione più semplice e visibilità più chiara su tutte le piattaforme di social media e le campagne.