Ti è mai capitato di perdere tempo a cercare tra email, thread di chat, app multiple o cloud drive solo per trovare un singolo file o messaggio? È frustrante e sorprendentemente comune.
Secondo un rapporto McKinsey, i dipendenti trascorrono quasi il 20% della loro settimana lavorativa alla ricerca di informazioni interne o monitorando i colleghi che possono aiutare con attività specifiche.
Man mano che le aziende adottano sempre più piattaforme, le informazioni rilevanti finiscono spesso per essere isolate in app e team diversi.
Il risultato? Lavoro più lento, opportunità perse e molto stress inutile.
È qui che entra in gioco la ricerca sul posto di lavoro. Ti aiuta a trovare esattamente ciò di cui hai bisogno, che si tratti di un documento, una conversazione o un'attività, senza dover passare da una dozzina di strumenti.
In questo blog esploreremo la ricerca sul posto di lavoro, perché è importante e come scegliere una soluzione che aiuti davvero il tuo team a lavorare in modo più intelligente migliorando le capacità di indicizzazione e ricerca.
⚡️Bonus: daremo anche un'occhiata a come le piattaforme di produttività come ClickUp offrono una ricerca avanzata e intelligente, consentendo ai team di cercare nella loro area di lavoro e in tutte le app integrate con semplici comandi in linguaggio naturale. Trovare le informazioni di cui hai bisogno non è mai stato così facile.
Che cos'è la ricerca sul posto di lavoro?
La ricerca sul posto di lavoro è la possibilità di cercare in tutte le piattaforme interne, i documenti, le chat, gli strumenti di progetto, i wiki, i CRM e altro ancora, da un unico posto. Funziona come un motore di ricerca interno progettato specificamente per la tua organizzazione.
Invece di cercare manualmente tra cartelle, email o più app, avrai a disposizione un'interfaccia unificata che ti consentirà di trovare immediatamente ciò di cui hai bisogno.
L'obiettivo è semplice: riunire informazioni sparse e renderle ricercabili in modo rapido e intelligente.
Nessun sovraccarico di schede. Nessun passaggio da un'app all'altra. Solo le informazioni più rilevanti, rapidamente.
Analizziamo la situazione con un esempio:Ti stai preparando per una riunione sullo stato di un progetto relativo alla riprogettazione di un sito web.
Hai bisogno di tre cose: i commenti sulle attività della scorsa settimana in cui un collega ha segnalato un problema di progettazione, il foglio di calcolo che tiene traccia delle approvazioni finali delle pagine e il documento con le linee guida del marchio che il tuo manager ha inserito in un'unità condivisa due settimane fa.
Invece di scavare in più fonti, basta cercare "riprogettazione sito web pagine finali" nel tuo strumento di ricerca sul posto di lavoro. Immediatamente, vengono visualizzati il thread dei commenti, il foglio di calcolo e il documento del marchio, tutti provenienti da fonti diverse, ma forniti in un'unica vista chiara e ricercabile.
Sei curioso di sapere come puoi farlo? Prova la ricerca connessa di ClickUp! 🔍 Scatena lo Sherlock che è in te!
Come funziona la ricerca sul posto di lavoro?
I sistemi di ricerca sul posto di lavoro si integrano nell'intera area di lavoro digitale, attingendo da email, documenti, attività, basi di conoscenza, calendari e altro ancora.
Ciò che lo rende potente è l'uso di tecnologie come l'elaborazione del linguaggio naturale, l'apprendimento automatico e la comprensione semantica. Queste aiutano il sistema a comprendere non solo le parole digitate, ma anche l'intento alla base delle query di ricerca, fornendo risultati più accurati e pertinenti.
Alcuni strumenti utilizzano anche un grafico delle conoscenze per mappare le connessioni tra le diverse informazioni. Altri utilizzano la ricerca vettoriale, che migliora il modo in cui i risultati vengono classificati e abbinati in base al significato, non solo alle parole chiave.
📖 Per saperne di più: Come creare e ottimizzare la tua knowledge base basata sull'IA
Perché la ricerca sul posto di lavoro è importante?
Il problema: silos di informazioni e perdita di tempo
Il lavoro odierno nei luoghi di lavoro moderni è frammentato su troppe piattaforme. Gli aggiornamenti importanti vengono comunicati tramite strumenti di chat, le scadenze dei progetti vengono monitorate in app separate dedicate alle attività e i file critici possono essere sepolti in un'unità condivisa.
Questa frammentazione è uno dei principali ostacoli alla produttività dei dipendenti.
📮 Approfondimento ClickUp: il 92% dei knowledge worker rischia di perdere decisioni importanti sparse tra chat, email e fogli di calcolo. Senza un sistema unificato per acquisire e monitorare le decisioni, le informazioni aziendali critiche si perdono nel rumore digitale.
Con oltre 1000 integrazioni e funzionalità di gestione delle conoscenze di ClickUp, non dovrai più preoccuparti di questo. Crea attività dalla chat, dai commenti alle attività, dai documenti e dalle email con un solo clic!
La soluzione: ricerca unificata e più intelligente
Una soluzione di ricerca sul posto di lavoro robusta risolve questo problema fornendo un accesso unificato ai dati importanti in tutti i tuoi strumenti. Invece di cercare separatamente in ogni app, i dipendenti possono recuperare rapidamente tutti i contenuti adatti sulla base di una singola query.
Il risultato? Flussi di lavoro più fluidi, processi decisionali più rapidi e un vantaggio competitivo significativo.
Vantaggi della ricerca sul posto di lavoro
- Accesso più rapido alle informazioni pertinenti: la ricerca sul posto di lavoro aiuta a trovare immediatamente i risultati più adatti, enfatizzando la velocità di recupero delle informazioni
- Meno cambi di contesto: riduce la necessità di attivare/disattivare più di 10 app al giorno centralizzando le informazioni in un unico posto. Riduce al minimo il lavoro richiesto, non è necessario controllare separatamente Drive, gli strumenti per le attività e le chat
Accesso più rapido alle informazioni pertinenti: la ricerca sul posto di lavoro aiuta a trovare immediatamente i risultati più adatti, enfatizzando la velocità di recupero delle informazioni
Meno cambi di contesto: riduce la necessità di attivare/disattivare più di 10 app al giorno centralizzando le informazioni in un unico posto. Riduce al minimo il lavoro richiesto, non è necessario controllare separatamente Drive, gli strumenti per le attività e le chat
- Maggiore produttività e rapidità decisionale: Facilita l'accesso alle informazioni necessarie per prendere decisioni più rapide e sicure. Aiuta a ridurre i ritardi nei progetti e libera spazio mentale per lavorare in modo più approfondito
- Migliore condivisione delle conoscenze: abbatte i silos e rende le conoscenze del team più facilmente individuabili e riutilizzabili
Maggiore produttività e rapidità decisionale: Facilita l'accesso alle informazioni necessarie per prendere decisioni più rapide e sicure. Aiuta a ridurre i ritardi nei progetti e libera spazio mentale per lavorare in modo più approfondito
Condivisione delle conoscenze migliorata: abbatte i silos e rende le conoscenze del team più facilmente individuabili e riutilizzabili
⚡️ Archivio modelli: modelli gratuiti per la knowledge base per organizzare le informazioni
- Riduzione del lavoro duplicato: aiuta i team a evitare di ricreare lavori già esistenti rendendo più facile trovare quelli passati. Consente di risparmiare ore che altrimenti sarebbero dedicate ad attività ripetitive
- Collaborazione più intelligente: semplifica la visualizzazione del contesto completo, dello stato delle attività e dei thread di feedback. Porta a una comunicazione più chiara, a un migliore allineamento e a un minor numero di errori
- Fonte unica di verità: mantiene i team allineati offrendo a tutti visibilità sulle stesse informazioni aggiornate.
Riduzione del lavoro duplicato: aiuta i team a evitare di ricreare lavoro già esistente rendendo più facile trovare il lavoro svolto in passato. Consente di risparmiare ore che altrimenti sarebbero dedicate ad attività ripetitive
Collaborazione più intelligente: rende più facile vedere il contesto completo, lo stato delle attività e i thread di feedback. Porta a una comunicazione più chiara, un migliore allineamento e meno errori
Fonte unificata di verità: mantiene i team allineati offrendo a tutti visibilità sulle stesse informazioni aggiornate.
Le moderne soluzioni di ricerca utilizzano l'IA e l'apprendimento automatico per migliorare la precisione, aiutando i dipendenti a trovare ciò di cui hanno bisogno in modo più rapido ed efficiente. Affrontando le complessità del lavoro di ricerca, la ricerca sul posto di lavoro supporta un processo decisionale più rapido, migliora la condivisione delle conoscenze e, in ultima analisi, aumenta l'efficienza complessiva del team.
La differenza tra ricerca aziendale e ricerca sul posto di lavoro
Sebbene i termini siano spesso usati in modo intercambiabile, la ricerca aziendale e la ricerca sul posto di lavoro risolvono problemi leggermente diversi e comprenderne la differenza può aiutarti a scegliere la soluzione giusta.
Ricerca Enterprise: ricerca estesa a tutta l'organizzazione
Un software di ricerca aziendale si concentra sull'intero ecosistema digitale di un'organizzazione, inclusi database, record dei clienti, sistemi di gestione dei contenuti e repository di file.
Viene tipicamente utilizzato dalle grandi aziende che hanno bisogno di estrarre dati da origini sia strutturate (ad esempio CRM, ERP) che non strutturate (ad esempio PDF, documenti).
Pensalo come un motore di ricerca onnicomprensivo, spesso stratificato con politiche di governance, conformità e accesso ai dati.
📌 Esempio: un responsabile della conformità in una banca globale potrebbe utilizzare la ricerca aziendale per recuperare rapidamente email, contratti e documenti finanziari da vari sistemi regolamentati.
🎯 Obiettivo: migliorare la business intelligence, la gestione dei rischi e il recupero delle informazioni in tutta l'azienda sfruttando la potenza delle tecnologie avanzate di ricerca basate sull'IA.
Ricerca sul posto di lavoro: mirata, incentrata sulle attività e intuitiva per i dipendenti
La ricerca sul posto di lavoro, invece, è pensata per i flussi di lavoro quotidiani dei dipendenti. Si concentra sull'aiutare i team a trovare contenuti relativi ai progetti, come attività, documenti, chat e wiki aziendali, in tutti gli strumenti di collaborazione.
📌 Esempio: un designer alla ricerca di "risorse per la pagina di destinazione" può trovare immediatamente il link Figma, l'attività del progetto, i commenti delle parti interessate e copiare il documento, senza uscire dalla propria area di lavoro.
🎯 Obiettivo: aumentare la produttività, ridurre i cambi di contesto e aiutare i dipendenti a trovare le risposte più rapidamente.
Funzionalità/funzioni chiave da ricercare in uno strumento di ricerca sul posto di lavoro
La soluzione giusta può rivoluzionare la produttività del tuo team. Ma con così tante opzioni disponibili, è importante sapere quale scegliere
Di seguito sono elencate le funzionalità/funzioni chiave che distinguono una barra di ricerca di base da un motore di ricerca per il posto di lavoro realmente basato sull'IA:
1. Indice multipiattaforma reale
Le soluzioni più potenti non si limitano a un singolo tipo di contenuto o app. Estraggono informazioni da tutto il tuo spazio di lavoro digitale: software di project management, file, piattaforme di chat, wiki aziendali e persino CRM, e le unificano in un unico indice ricercabile.
Questo ti consente di trovare tutto ciò che riguarda un progetto o un argomento senza dover passare da un'app all'altra.
🔎 Perché è importante: senza l'indicizzazione multipiattaforma, il contesto importante va perso. Potresti trovare un documento, ma perdere la discussione che lo spiega. Oppure potresti individuare un'attività, ma non il file di riferimento da cui dipende. Un indice unificato elimina questi punti ciechi collegando tutti i tuoi strumenti in un unico livello di ricerca, in modo da ottenere immediatamente un quadro completo.
📌 Esempio: supponiamo che tu stia preparando una presentazione per un client e cerchi "riprogettazione sito web". Invece di limitarsi a visualizzare il file di progettazione, un sistema ben indicizzato ti mostrerebbe anche le attività assegnate al team, i feedback recenti, il brief creativo nel tuo spazio di archiviazione cloud e i commenti, tutto in un unico posto.
✅ Come ClickUp affronta questo problema:
La ricerca connessa di ClickUp è progettata per coprire l'intera area di lavoro. Estrae contenuti da Documenti , Attività , Attività secondarie e Commenti di ClickUp e si integra con molte altre piattaforme come Documenti Google.
Con ClickUp Search ottieni
- Ricerca unificata: trova i file su ClickUp, nelle app connesse e sul tuo disco locale in un unico posto
- Risultati più intelligenti: ricerca personalizzata che si adatta alle tue preferenze nel tempo
- Ricerca ovunque: accedi dal Centro di comando, dalla barra delle azioni globali o dal desktop
- Integrazioni app: ricerca in strumenti come Google Drive, Dropbox, Slack e altri ancora
- Comandi personalizzati: salva scorciatoie, archivia testo e crea azioni di ricerca ad accesso rapido
2. Classificazione intelligente e pertinenza contestuale
La ricerca non consiste solo nel trovare corrispondenze, ma nel trovare rapidamente la corrispondenza giusta. Uno strumento di ricerca intelligente sul posto di lavoro dovrebbe andare oltre la semplice scansione delle parole chiave e capire esattamente ciò di cui hai bisogno nel contesto del tuo lavoro.
Ciò significa classificare i risultati della ricerca in base a fattori quali la recency, la pertinenza rispetto ai progetti correnti, la cronologia delle ricerche, il comportamento degli utenti, i titolari dei contenuti e le relazioni tra i diversi contenuti.
🔎 Perché è importante: senza rilevanza contestuale, i risultati potrebbero essere eccessivi. Potresti ottenere 50 risultati che corrispondono tecnicamente alla tua parola chiave, ma perdere quello che conta davvero.
Il ranking intelligente assicura che i risultati più utili e tempestivi vengano visualizzati in cima alla lista, riducendo il tempo speso alla ricerca delle risposte e mantenendo efficiente il flusso di lavoro.
📌Esempio: Immagina di cercare "piano di onboarding". Un software intelligente dovrebbe dare la priorità al documento sull'onboarding condiviso con il tuo team la scorsa settimana, non a un post sul blog sui "modelli di onboarding gratuiti" creato due anni fa in un altro reparto.
3. Opzioni avanzate di filtraggio e perfezionamento
Un potente strumento di ricerca sul posto di lavoro dovrebbe fare molto di più che restituire un lungo elenco di risultati: dovrebbe aiutare ogni persona a restringere rapidamente tali risultati. È qui che entrano in gioco le opzioni di filtro. La possibilità di affinare i risultati in base ad attributi quali tipo di contenuto, autore o data, ecc. può evitarti di scorrere all'infinito.
🔎 Perché è importante: Non tutte le ricerche sono semplici. A volte si ricorda una parola chiave ma non dove è stata utilizzata. I filtri aiutano a individuare esattamente ciò che serve. Sono particolarmente utili nelle grandi organizzazioni in cui i risultati della ricerca possono comprendere centinaia di elementi.
📌Esempio: potresti cercare "brief della campagna", ma desideri solo i file creati nelle ultime due settimane. Un buon strumento di ricerca dovrebbe consentirti di applicare filtri come intervallo di date, area di lavoro del reparto o tipo di contenuto (ad esempio, solo documenti) per affinare i risultati all'istante, senza riscrivere la query di ricerca.
✅ Come ClickUp affronta questo problema:
ClickUp rende il filtraggio flessibile e intuitivo. Puoi affinare i risultati per assegnatario, data di scadenza, stato dell'attività , tag , priorità e persino campi personalizzati.
Che tu stia cercando un'attività scaduta assegnata a un collega o un documento aggiornato di recente collegato a una campagna specifica, i filtri di ClickUp ti aiutano a trovare esattamente ciò di cui hai bisogno, senza dover cercare a lungo.
4. Suggerimenti di ricerca sul posto di lavoro basati sull'IA e comprensione contestuale
L'IA ha cambiato il modo in cui effettuiamo ricerche sul lavoro. Anziché affidarsi esclusivamente alle parole chiave, le moderne soluzioni di lavoro utilizzano l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e l'apprendimento automatico per comprendere l'intento alla base della query e suggerire risultati che corrispondono realmente a ciò che stai cercando.
🔎 Perché è importante: spesso esprimiamo le cose in modo diverso da come sono scritte in un'attività, in un documento o in un commento. Un buon strumento di ricerca basato sull'IA colma questa lacuna riconoscendo i sinonimi, interpretando il linguaggio naturale e offrendo suggerimenti utili che guidano la ricerca nella giusta direzione.
📌Esempio: supponiamo che tu stia cercando un feedback recente su una recensione di un prodotto. Invece di cercare "feedback" e setacciare decine di commenti, potresti digitare qualcosa come "ultime note sulla recensione del prodotto" e lo strumento ti mostrerà comunque i thread di discussione corretti.
✅ Come ClickUp affronta questo problema:
ClickUp utilizza IA e NLP connessi per rendere le ricerche più intelligenti e intuitive per l'utente.
Non si limita a cercare corrispondenze esatte, ma comprende la tua richiesta e restituisce risultati contestualmente rilevanti tra documenti, attività, commenti e altro ancora.
Vedrai anche suggerimenti dinamici non appena inizi a digitare, che ti aiutano a perfezionare o completare la ricerca più rapidamente.
5. Risultati di ricerca sensibili alle autorizzazioni
Una delle funzionalità/funzioni più essenziali (e spesso trascurate) di uno strumento di ricerca sul posto di lavoro è la consapevolezza delle autorizzazioni: la capacità di restituire solo i risultati che un utente è autorizzato a vedere. Non si tratta solo di comodità, ma di un aspetto fondamentale per la sicurezza dei dati e la conformità.
🔎 Perché è importante: negli ambienti collaborativi, non tutti i file o le attività sono destinati a tutti i dipendenti. Se uno strumento di ricerca ignora i controlli di accesso, può esporre documenti sensibili, conversazioni relative alle risorse umane o discussioni della dirigenza a occhi indiscreti.
Una buona esperienza di ricerca dovrebbe rispettare i ruoli degli utenti e le autorizzazioni dell'area di lavoro a tutti i livelli.
📌Esempio: se un membro del team commerciale cerca "revisione trimestrale delle prestazioni", dovrebbe vedere le origini dati del proprio team, non i feedback interni destinati esclusivamente alle risorse umane o alla dirigenza. Allo stesso modo, un nuovo assunto non dovrebbe essere in grado di trovare documenti contrassegnati come riservati o limitati agli amministratori.
✅ Come ClickUp affronta questo problema:
Il motore di ricerca di ClickUp è strettamente integrato con il suo sistema di autorizzazioni basato sui ruoli. Mostra solo i risultati delle attività, dei documenti o dei commenti a cui hai già accesso.
Ciò garantisce agli utenti la possibilità di cercare liberamente nella propria area di lavoro senza compromettere la privacy. Che ti trovi in un'area di lavoro condivisa o in una cartella privata, ClickUp mantiene i risultati della ricerca sicuri, contestualizzati e conformi alle politiche di accesso del tuo team.
Sfide comuni nella ricerca sul posto di lavoro
Nonostante la sua crescente importanza, la ricerca sul posto di lavoro deve ancora affrontare diversi ostacoli che le impediscono di esprimere tutto il suo potenziale. Ecco alcune delle sfide più comuni e cosa si può fare per affrontarle:
- Dati dispersi su più piattaformeQuando le conoscenze sono distribuite su strumenti di project management, file, grafici di conoscenza e app di chat, gli utenti raramente ottengono una visualizzazione completa con una sola ricerca✅ Soluzione: un motore di ricerca unificato e integrato con l'IA come ClickUp, che indicizza i contenuti su tutte le piattaforme integrate
Dati dispersi su più piattaformeQuando le conoscenze sono distribuite su strumenti di project management, file, grafici di conoscenza e app di chat, gli utenti raramente ottengono una visualizzazione completa con una sola ricerca
- Barriere linguistiche e terminologiche Nei team globali, lingue, terminologie e convenzioni di denominazione diverse possono compromettere l'accuratezza della ricerca ✅ Soluzione: Utilizza un software all-in-one come ClickUp, che supporta la comprensione semantica e il NLP, per gestire dati multilingue e variazioni contestuali
- Sottoutilizzo dovuto alla mancanza di formazione I dipendenti spesso tornano alla navigazione manuale o alle ricerche multiple perché non sono sicuri di utilizzare lo strumento di ricerca in modo efficace ✅ Soluzione: l'adozione migliora quando l'esperienza è intuitiva, integrata nei flussi di lavoro quotidiani (come in ClickUp) e supportata da onboarding o suggerimenti
- Volume schiacciante di dati non strutturati Con l'aumentare dei dati, diventa più difficile indicizzare tutto in modo accurato e mantenerlo aggiornato. Ciò porta a risultati di ricerca ritardati o incompleti ✅ Soluzione: sfruttare l'indicizzazione in tempo reale e la categorizzazione intelligente per stare al passo con la crescita dei dati aziendali
- Complessità relative alla sicurezza e alle autorizzazioni Una preoccupazione comune: informazioni sensibili che compaiono nei risultati di ricerca per gli utenti sbagliati ✅ Soluzione: soluzioni come ClickUp applicano un'indicizzazione basata sulle autorizzazioni, garantendo che gli utenti vedano solo ciò a cui hanno visibilità, senza eccezioni
- Mancanza di personalizzazione Un elenco di risultati di ricerca generico può risultare confuso e irrilevante ✅ Soluzione: personalizza i risultati in base al comportamento dell'utente, all'attività recente e al contesto del ruolo, aiutando i dipendenti a trovare ciò che conta
Barriere linguistiche e terminologiche Nei team globali, lingue, terminologie e convenzioni di denominazione diverse possono compromettere l'accuratezza della ricerca ✅ Soluzione: Utilizza un software all-in-one come ClickUp, che supporta la comprensione semantica e l'NLP, per gestire dati multilingue e variazioni contestuali
Sottoutilizzo dovuto alla mancanza di formazione I dipendenti spesso ricorrono alla navigazione manuale o a ricerche multiple perché non sono sicuri di utilizzare lo strumento di ricerca in modo efficace ✅ Soluzione: l'adozione migliora quando l'esperienza è intuitiva, integrata nei flussi di lavoro quotidiani (come in ClickUp) e supportata da onboarding o suggerimenti
Volume schiacciante di dati non strutturati Con l'aumentare dei dati, diventa sempre più difficile indicizzare tutto in modo accurato e mantenerlo aggiornato. Ciò comporta risultati di ricerca ritardati o incompleti ✅ Soluzione: sfruttare l'indicizzazione in tempo reale e la categorizzazione intelligente per stare al passo con la crescita dei dati aziendali
Complessità relative alla sicurezza e alle autorizzazioni Una preoccupazione comune: informazioni sensibili che compaiono nei risultati di ricerca per gli utenti sbagliati ✅ Soluzione: soluzioni come ClickUp applicano un'indicizzazione basata sulle autorizzazioni, garantendo che gli utenti vedano solo ciò a cui hanno visibilità, senza eccezioni
Mancanza di personalizzazione Un elenco di risultati di ricerca generico può risultare confuso e irrilevante ✅ Soluzione: personalizza i risultati in base al comportamento dell'utente, all'attività recente e al contesto del ruolo, aiutando i dipendenti a trovare ciò che conta
💡 Suggerimento: assicurati che la tua ricerca sia altrettanto efficace per gli utenti con disabilità. La compatibilità con la ricerca vocale e i risultati ottimizzati per gli screen reader possono fare un'enorme differenza in termini di inclusività.
Casi d'uso reali da parte dei team
La ricerca sul posto di lavoro non è una soluzione valida per tutti, ma si adatta al modo di lavorare dei diversi team. Analizziamo i vantaggi che una piattaforma unificata e integrata con l'IA offre a reparti specifici:
🧠 Team di prodotto
Caso d'uso: monitoraggio di specifiche, roadmap, feedback degli utenti e attività interfunzionali.
I product manager spesso devono destreggiarsi tra requisiti sparsi in documenti, attività, strumenti di progettazione e piattaforme di feedback dei clienti. Con la ricerca sul posto di lavoro, possono:
- Trova istantaneamente documenti tecnici, commenti degli stakeholder e thread di feedback in tutti gli strumenti
- Tieni traccia delle modifiche in tempo reale (ad esempio, "Mostrami le attività aggiornate questa settimana nella roadmap del terzo trimestre")
- Ritrova le decisioni relative alle funzionalità/funzioni passate per pianificare meglio le iterazioni
Trova istantaneamente documenti tecnici, commenti degli stakeholder e thread di feedback in tutti gli strumenti
Tieni traccia delle modifiche in tempo reale (ad esempio, "Mostrami le attività aggiornate questa settimana nella roadmap del terzo trimestre")
Ritrova le decisioni relative alle funzionalità/funzioni passate per pianificare meglio le iterazioni
⚡️ Archivio modelli: modelli gratuiti per la gestione dei prodotti
📈 Team di marketing
Caso d'uso: ricerca di risorse per campagne, calendari editoriali, brief e analisi.
Il marketing spesso significa destreggiarsi tra software per contenuti, piattaforme pubblicitarie e software di project management. Un potente strumento di ricerca sul posto di lavoro consente ai professionisti del marketing di:
- Trova creatività, brief di campagne e copy deck nell'archiviazione cloud e nei documenti di progetto
- Recupera report sulle prestazioni o approfondimenti sul pubblico con query semantiche
- Cerca campagne storiche per evitare di ripetere il lavoro
Trova creatività, brief di campagne e copy deck nell'archiviazione cloud e nei documenti di progetto
Recupera report sulle prestazioni o approfondimenti sul pubblico con query semantiche
Cerca campagne storiche per evitare di ripetere il lavoro
⚡️ Archivio modelli: modelli di piani di marketing gratuiti e personalizzabili
🤝 Commerciale e successo dei clienti
Caso d'uso: Accesso alle note dei client, alle proposte, ai contratti e alla cronologia dell'assistenza.
I rappresentanti commerciali non possono permettersi di perdere tempo a scavare nei CRM, nelle catene di email o nelle cartelle quando parlano con un potenziale cliente. Con la ricerca sul posto di lavoro, possono:
- Trova rapidamente l'ultima proposta, le note sulle chiamate o lo stato dei rinnovi
- Recupera feedback dei clienti, ticket e richieste di funzionalità/funzioni durante una chiamata
- Cerca i nomi degli account e accedi immediatamente a tutti i file e alle conversazioni correlati
Trova rapidamente l'ultima proposta, le note sulle chiamate o lo stato dei rinnovi
Recupera feedback dei clienti, ticket e richieste di funzionalità/funzioni durante una chiamata
Cerca i nomi degli account e accedi immediatamente a tutti i file e alle conversazioni correlati
⚡️ Archivio modelli: modelli gratuiti per piani commerciali per semplificare i processi di vendita
🔧 Ingegneria e DevOps
Caso d'uso: Navigazione tra attività, revisioni del codice, documentazione e segnalazioni di bug.
Gli ingegneri spesso hanno bisogno di fare riferimento a problemi precedenti, documentazione o cronologia delle attività durante la codifica. La ricerca sul posto di lavoro semplifica:
- Cerca nei commenti del codice, nei documenti tecnici e nelle bacheche sprint
- Cerca i rapporti sui bug per parola chiave, tag o stato
- Trova le decisioni prese durante le riunioni di retrospettiva e pianificazione passate
Cerca nei commenti al codice, nei documenti tecnici e nelle bacheche degli sprint
Cerca i rapporti sui bug per parola chiave, tag o stato
Trova le decisioni prese durante le riunioni di retrospettiva e pianificazione passate
⚡️ Archivio modelli: modelli gratuiti per ingegneri software e di prodotto
🧾 Risorse umane e operazioni
Caso d'uso: ricerca di politiche, materiali di onboarding e annunci interni.
I team delle risorse umane e delle operazioni gestiscono una grande quantità di documentazione, gran parte della quale deve essere consultata regolarmente dai dipendenti. Con la ricerca sul posto di lavoro, possono:
- Centralizza le politiche, i modelli e le risorse di onboarding
- Rispondi a domande come " Qual è la nostra politica sul lavoro da casa? " con una rapida ricerca
- Monitora ciò che le persone stanno cercando per migliorare la chiarezza della documentazione
Centralizza le politiche, i modelli e le risorse di onboarding
Rispondi a domande come " Qual è la nostra politica sul lavoro da casa? " con una rapida ricerca
Monitora ciò che le persone stanno cercando per migliorare la chiarezza della documentazione
⚡️ Archivio modelli: Modelli HR gratuiti per semplificare i processi relativi ai dipendenti
Come migliorare la tua esperienza di ricerca sul posto di lavoro?
Anche le soluzioni migliori necessitano della configurazione giusta per esprimere tutto il loro potenziale. Alcune piccole modifiche al modo in cui gestisci i dati possono consentire ai team di migliorare significativamente la qualità e la pertinenza.
1. Pulisci e standardizza i tuoi datiDati disordinati = risultati disordinati
- Utilizza convenzioni di denominazione coerenti per file e attività
- Elimina i duplicati con un'unica fonte di verità
- Organizza i documenti in cartelle o spazi chiari📌 Esempio: invece di denominare i tuoi file "Finale", "Finale_v2" e "DavveroFinale", adotta un formato con versioni come "Blog_Guida_V1", "Blog_Guida_V2". ✅ Come ti aiuta ClickUp: tagga attività, documenti e file con campi personalizzati, tag e stati; organizza il lavoro in cartelle e spazi strutturati
2. Consolida gli strumenti per ridurre gli attritiPiù strumenti = più complessità
- Verifica ed elimina le piattaforme sottoutilizzate o duplicate
- Dai priorità agli strumenti con forti capacità di integrazione
- Incoraggia la condivisione della documentazione invece delle note private e delle chat📌 Esempio: invece di conservare le note sulle chiamate dei clienti in un CRM personale e le brief creative nella chat, sposta entrambi in un documento o in un'attività condivisa. ✅ Come ti aiuta ClickUp: come app completa per il lavoro, ClickUp si integra con oltre 1.000 strumenti come Google Drive, CRM e Slack; unifica conversazioni, attività e documenti in un unico posto
📮ClickUp Insight: Un tipico knowledge worker deve connettersi con 6 persone in media per portare a termine il proprio lavoro. Ciò significa contattare quotidianamente 6 connessioni principali per raccogliere informazioni essenziali, allinearsi sulle priorità e portare avanti i progetti.
La lotta è reale: follow-up costanti, confusione tra le versioni e buchi neri nella visibilità erodono la produttività del team. Una piattaforma centralizzata come ClickUp, con Connected Search e AI Knowledge Manager, affronta questo problema rendendo il contesto immediatamente disponibile a portata di mano.
3. Migliora la ricerca con l'IA
La ricerca intelligente imita il nostro modo di pensare
- Utilizza strumenti che supportano query in linguaggio naturale
- Scegli sistemi che mostrano risultati contestualmente rilevanti
- Ottieni suggerimenti basati sul comportamento e sull'attività del team📌 Esempio: un membro del team digita "stato dell'onboarding". La ricerca dovrebbe restituire l'ultima lista di controllo, un thread Slack delle Risorse umane e un documento recente del team, anche se utilizzano lingue diverse. ✅ Come ti aiuta ClickUp: ClickUp Brain comprende le query naturali e fornisce risultati personalizzati da attività, documenti, chat e strumenti integrati
Ecco un video che mostra come ClickUp Connected Search e ClickUp Brain lavorano insieme:
4. Formare i team per una ricerca più intelligenteUno strumento valido è utile solo se le persone sanno come utilizzarlo
- Fornisci rapide istruzioni su filtri, tag e sintassi di ricerca
- Spiega quali contenuti vengono indicizzati
- Insegna a scrivere contenuti ricercabili (titoli, parole chiave, ecc.) 📌 Esempio: Aiuta un nuovo membro del team a imparare a trovare tutte le attività di progettazione attive per uno sprint con una query del tipo: "stato: attivo tag: progettazione". ✅ Come ti aiuta ClickUp: Offre filtri intuitivi, documenti di aiuto e modelli di onboarding; consente una ricerca precisa senza bisogno di competenze avanzate
⚡️ Archivio modelli: modelli gratuiti per l'inserimento dei dipendenti
5. Utilizza l'analisi dei dati di ricerca per migliorare i risultatiI dati di ricerca rivelano ciò che manca
- Monitora le query principali e quelle non riuscite per identificare le lacune
- Aggiorna i titoli, i tag e i riepiloghi/riassunti dei documenti per una migliore visibilità
- Tieni traccia degli elementi più consultati per migliorare la struttura📌 Esempio: rinomina "Linee guida per le ferie" in "Politica in materia di ferie e permessi" se gli utenti continuano a cercare "ferie"✅ Come può aiutarti ClickUp: monitora il coinvolgimento nelle attività e nei documenti con le dashboard di ClickUp; individua le tendenze comportamentali per scoprire i punti di attrito nascosti
Rendi la ricerca sul lavoro più semplice ed efficiente
La ricerca sul posto di lavoro non dovrebbe essere una lotta, ma uno strumento facilitante. Con gli strumenti e le strategie giusti, trovare le informazioni giuste al momento giusto può diventare una seconda natura per il tuo team.
Concentrandoti sull'organizzazione delle origini dati, sul consolidamento degli strumenti e sull'utilizzo di funzionalità di ricerca intelligenti, puoi aiutare il tuo team a evitare la frustrazione di ricerche infinite e concentrarsi invece su ciò che conta davvero: portare a termine il lavoro.
Se sei pronto a portare la ricerca sul posto di lavoro a un livello superiore, ClickUp offre una potente esperienza di ricerca che riunisce tutto in un unico posto. Con funzionalità/funzioni come suggerimenti basati sull'IA, filtri semplici e integrazione perfetta tra le app, ClickUp ti aiuta a trovare esattamente ciò di cui hai bisogno senza problemi.
Sei pronto a semplificare la ricerca sul posto di lavoro? Prova ClickUp oggi stesso e scopri un modo più intelligente ed efficiente di lavorare!