Todoist vs. Microsoft To Do: Il dilemma della gestione delle attività

Stai gestendo un sacco di progetti e ti senti al settimo cielo! Ma a un certo punto le tue attività si accumulano, perdi il controllo e non riesci più a ricordare cosa dovevi fare. Uno o due compiti (o tre o quattro!) sfuggono al tuo controllo e si scatena il finimondo!

Non riesci a concentrarti e non riesci a trovare una via d'uscita dal ciclo infinito di una cattiva gestione delle attività.

È qui che le app di gestione delle attività vengono in tuo soccorso: ti aiutano a organizzare le tue giornate, stabilire le priorità e rispettare le scadenze. Due gioielli nella corona della gestione delle attività sono Todoist e Microsoft To Do.

A prima vista, entrambe le app offrono le stesse funzionalità/funzioni: elenchi di cose da fare intelligenti per organizzare il lavoro e la vita. Ma uno sguardo più attento rivela differenze nelle loro capacità e nelle opzioni disponibili.

In questo articolo approfondiremo le funzionalità principali di entrambe le app e discuteremo i loro pro e contro per aiutarti a scegliere da che parte stare nel dilemma Todoist vs. Microsoft e diventare un professionista nell'affrontare le tue attività più importanti. 💪

Cos'è Todoist?

Todoist è una popolare piattaforma di gestione delle attività che ti consente di creare elenchi di attività da fare per organizzare le tue giornate e tenere sotto controllo le tue responsabilità. Che tu lo utilizzi per il lavoro, per questioni personali o per entrambi, Todoist può dare una marcia in più alle tue capacità organizzative, facilitando una pianificazione meticolosa della giornata e assicurando che nessuna attività venga trascurata o ignorata.

Alcune delle funzionalità di base che otterrai con Todoist sono:

Scegli i livelli di priorità per le tue attività, personalizza i promemoria e condividi gli elenchi delle cose da fare con i colleghi (o i familiari o i coinquilini) per tenerli aggiornati.

Todoist offre decine di integrazioni, quindi puoi collegarlo al tuo software di email o Calendario e assegnare e pianificare le attività con facilità.

Poiché offre molto più di semplici elenchi di cose da fare in cui spuntare le attività, Todoist può tornare utile a chiunque desideri portare l'organizzazione e la diligenza a nuovi livelli. 📈

Funzionalità di Todoist

Sì, Todoist è popolare, ma cosa rende questa piattaforma diversa dalle altre app per gli elenchi da fare? Diamo un'occhiata ad alcune delle sue funzionalità distintive.

1. Bacheca Kanban

Le bacheche Kanban sono strumenti di project management agili molto diffusi che aiutano a visualizzare i progetti e i processi e a ottimizzare i flussi di lavoro. Sebbene Todoist non sia una piattaforma di project management, ma uno strumento per gestire le attività, impostare promemoria, monitorare l'attività delle attività e altro ancora, riconosce i vantaggi delle bacheche Kanban e consente ai suoi utenti di trarne vantaggio.

Come qualsiasi altra app per elenchi di cose da fare, Todoist ti consente di visualizzare le tue attività sotto forma di elenchi. Supponiamo che tu abbia un elenco denominato "Strategia di marketing" con diverse categorie come "Idee", "Da fare" e "In corso". Se clicchi sui tre puntini nell'angolo in alto a destra dell'elenco e selezioni "Visualizza come bacheca", l'elenco e le sue categorie si trasformeranno in una bacheca Kanban in cui le attività vengono visualizzate come schede.

Todoist ti consente di spostare le schede con semplici azioni di trascinamento per aggiornare i tuoi processi senza sforzo.

2. Modelli

Non vuoi creare i tuoi elenchi di cose da fare da zero? Todoist capisce che potresti non avere tempo o temere di dimenticare qualcosa, quindi offre fantastici modelli. Questi modelli includono attività predefinite che puoi personalizzare in base ai tuoi processi.

La piattaforma offre oltre 60 modelli suddivisi in numerose categorie, come Marketing e commerciale, Creatività, Design e prodotto e Gestione. Se non vuoi sfogliare manualmente le categorie, utilizza la barra di ricerca per trovare il modello giusto in base alle parole chiave inserite.

Supponiamo che tu stia pianificando un evento: utilizza il modello di pianificazione eventi di Todoist che ordina le attività in base alla data di completamento. Hai tre categorie: Prima dell'evento, Giorno dell'evento e Dopo l'evento. Ogni categoria è suddivisa in sottocategorie per facilitare l'organizzazione. Ad esempio, nella categoria Prima dell'evento, hai sottocategorie come Luogo, Catering e Relatori. Spunta le attività dall'elenco, porta a termine il lavoro e goditi l'esito positivo del tuo evento. 🏅

3. Monitoraggio delle tendenze di produttività

Sapere quanto sei stato produttivo in passato può motivarti a continuare e fornirti informazioni preziose su quanto hai realizzato. Todoist ti consente di impostare obiettivi di produttività e monitorare le tendenze per vedere quanto hai realizzato su base giornaliera e settimanale e tenere traccia dei progressi verso i tuoi obiettivi.

L'app ti consente anche di visualizzare la cronologia delle tue attività, filtrarla per progetto o persona e ottenere dati oggettivi sulla tua efficienza e quella del tuo team.

Oltre a mostrare il numero di attività completate, Todoist ti consente di vedere le attività effettive che hai cancellato dagli elenchi. Questo ti aiuta a tenere traccia delle attività e a visualizzare i percorsi che portano al completamento di grandi progetti! 🥰

Un'altra opzione interessante è Todoist Karma, che ti assegna punti per l'utilizzo di funzionalità avanzate e il completamento delle attività. Se sei competitivo e ti piace il senso di soddisfazione, adorerai questa funzione ludica.

Prezzi di Todoist

*Il prezzo indicato si riferisce al modello di fatturazione annuale.

Cos'è Microsoft To Do?

Microsoft To Do è una semplice app per la gestione delle attività basata su elenchi di cose da fare. Ti consente di suddividere il tuo lavoro in parti più piccole e gestibili (attività) e di affrontarle una alla volta fino al raggiungimento dei tuoi obiettivi. ✔️

Microsoft To Do può essere la scelta perfetta per gli utenti che cercano semplicità. L'app può aiutarti a tenere sotto controllo le tue giornate e a collaborare con gli altri fin dall'inizio, senza perdere tempo a familiarizzare con l'interfaccia.

La piattaforma non avrà tutte le funzionalità possibili e immaginabili, ma per molti utenti è più che sufficiente per gestire con successo i propri impegni. Oltre a creare elenchi di cose da fare, puoi impostare date di scadenza e promemoria, assegnare priorità, categorizzare, allegare file e aggiungere note per migliorare la tua organizzazione.

Funzionalità di Microsoft To Do

Vediamo quali funzionalità rendono così interessante un'app per le cose da fare apparentemente semplice come Microsoft To Do.

1. Elenchi di attività

Per impostazione predefinita, Microsoft To Do offre diversi elenchi di attività che ti aiutano a effettuare il monitoraggio delle attività e dei compiti pianificati.

Il primo elenco è La mia giornata, dove troverai le attività pianificate per "oggi" e per i giorni successivi. Ti offre una panoramica generale del tuo programma giornaliero e puoi utilizzare le opzioni di ordinamento per organizzare le attività in base a fattori quali importanza, data di scadenza, iniziale o data di creazione.

Il prossimo elenco è Importante e mostra le attività che hai contrassegnato come importanti premendo la stella sulla destra. ⭐

Il terzo elenco è Pianificato, in cui troverai tutte le attività con una data di scadenza.

L'elenco Assegnati a me mostra tutte le attività che ti sono state assegnate nell'app o in Microsoft Planner (l'app di pianificazione di Microsoft). Infine, l'elenco Attività raccoglie in modo completo tutte le responsabilità che ti sono state assegnate.

Non è necessario utilizzare questi elenchi: Microsoft To Do ti consente di crearne uno personalizzato premendo l'opzione Nuovo elenco nel menu sul lato destro dello schermo.

2. Promemoria

Immagina di aprire la tua app con l'elenco delle cose da fare e di vedere che oggi hai una riunione importante in programma. Ma sono le 11 del mattino e la riunione era alle 10. Fortunatamente, puoi evitare questi scenari da incubo utilizzando l'opzione dei promemoria in Microsoft To Do. ⏰

Oltre ad aggiungere la data di scadenza delle tue attività, puoi impostare dei promemoria per stare al passo con i tuoi impegni ed evitare di perdere attività importanti.

Scegli una data e un'ora selezionando un'attività e scegliendo l'opzione Ricordami dalla barra degli strumenti sul lato destro dello schermo. Microsoft To Do invierà una notifica al tuo dispositivo all'ora specificata e ti aiuterà a ridurre lo stress, rispettare le scadenze e gestire il tuo lavoro come un professionista.

3. Impostazioni delle attività

Considerando che Microsoft To Do è una semplice app per la gestione delle attività, offre impostazioni sorprendentemente dettagliate per organizzare l'interfaccia e gli elenchi.

Troverai le impostazioni nell'angolo in alto a destra dell'app: clicca sull'icona a forma di ingranaggio per accedervi. ⚙️

Vedrai un elenco di impostazioni che puoi personalizzare attivando l'interruttore. Ad esempio, puoi scegliere di posizionare le nuove attività in cima, riprodurre un suono di completamento o inviare notifiche di promemoria.

Dalle impostazioni generali alla personalizzazione degli elenchi e delle app collegate, Microsoft To Do ti mette saldamente al comando e ti consente di creare uno spazio in linea con le tue esigenze di pianificazione.

Prezzi di Microsoft To Do

Todoist vs Microsoft To Do: confronto tra le funzionalità/funzioni

Todoist e Microsoft To Do hanno lo stesso scopo: aiutarti a creare elenchi di cose da fare e gestire le attività per migliorare l'organizzazione e la produttività. Scegliere il preferito non è affatto facile, quindi vediamo come si confrontano le due app in tre aspetti fondamentali: integrazioni, collaborazione e creazione di attività.

1. Integrazioni

La connessione con diverse piattaforme di produttività, project management e collaborazione può aumentare l'efficienza e usufruire di funzionalità aggiuntive. Sia Todoist che Microsoft To Do offrono decine di opzioni di integrazione per soddisfare le tue esigenze.

Todoist si integra con oltre 80 app suddivise in categorie quali condivisione di file e contenuti, monitoraggio del tempo e assistenti vocali.

Microsoft To Do, come avrai intuito, si concentra maggiormente sulle integrazioni all'interno dell'ecosistema Microsoft. Puoi effettuare la connessione facilmente ad app come Outlook, OneDrive e Microsoft Teams.

Sia Todoist che Microsoft To Do possono effettuare una connessione con Zapier, aprendo così le porte a migliaia di integrazioni software.

Non c'è un vincitore chiaro in questo campo. Microsoft To Do potrebbe essere la scelta giusta se già utilizzi le app Microsoft. Ma se desideri maggiore versatilità, Todoist sembra essere la scelta migliore.

2. Opzioni di collaborazione

Se lavori in team, avrai interesse per le opzioni che favoriscono la collaborazione e la comunicazione.

Todoist offre una serie completa di funzionalità, tra cui la possibilità di commentare le attività, delegarle senza sforzo e effettuare il monitoraggio. Promuove un ambiente favorevole alla collaborazione, in cui è possibile monitorare l'andamento della produttività di ciascun membro del team e utilizzare queste informazioni per la pianificazione futura e la gestione del carico di lavoro.

Al contrario, Microsoft To Do non eccelle in questo ambito. Sebbene sia possibile assegnare attività a membri specifici del team, il processo è piuttosto dispendioso in termini di tempo. È possibile lasciare note su ogni attività, ma non è possibile aggiungere commenti, il che può ostacolare una collaborazione e una comunicazione fluide.

Todoist vince per quanto riguarda le funzionalità di collaborazione: è adatto a team di piccole e grandi dimensioni e consente di monitorare tendenze e modelli. Microsoft To Do, invece, può essere una buona opzione per singoli individui e team più piccoli.

3. Funzionalità di creazione delle attività

Non vorrai certo un'app per gli elenchi di cose da fare che renda la creazione delle attività, il suo scopo principale, un incubo. Fortunatamente, questo non è il caso di nessuno dei nostri contendenti: entrambi ti consentono di creare incarichi con pochi clic. Puoi anche aggiungere assegnatari, date di scadenza e priorità. Tuttavia, ci sono alcune differenze da tenere presenti.

Ad esempio, Todoist ti consente di creare attività secondarie all'interno delle attività secondarie, mentre Microsoft To Do no. Inoltre, con Todoist puoi creare sezioni all'interno dei tuoi elenchi per organizzare le attività in base al criterio desiderato, cosa che non è possibile in Microsoft To Do.

I promemoria delle attività sono una funzionalità disponibile in entrambe le app, ma è qui che Microsoft To Do ha un leggero vantaggio. A differenza di Todoist, che richiede una sottoscrizione al piano Pro per accedere a questa funzionalità, Microsoft To Do la fornisce gratis. Tuttavia, vale la pena notare che con il piano Pro di Todoist si ottiene il vantaggio aggiuntivo di poter utilizzare il linguaggio naturale per impostare i promemoria (e altri dettagli delle attività), il che potrebbe rendere l'investimento vantaggioso.

Per quanto riguarda l'impostazione delle priorità, Microsoft To Do ti consente di utilizzare una stella per contrassegnare le attività ad alta priorità. Todoist ti permette di scegliere tra quattro livelli di priorità e di organizzare i tuoi flussi di lavoro per rispettare facilmente le scadenze. 💪

Todoist vs Microsoft To Do su Reddit

Cosa dicono gli utenti di Reddit sul confronto tra Microsoft To Do e Todoist? Diamo un'occhiata ad alcuni dei loro commenti.

Un utente ha fatto una menzione affermando di utilizzare entrambi, ma di preferire Todoist per le sue opzioni avanzate:

"Continuo a passare dall'uno all'altro, ma la mia preferenza va a Todoist. Le opzioni di linguaggio naturale e attività ricorrenti sono il grande vantaggio. "

Un altro utente ha preferito Microsoft To Do per via delle sue integrazioni:

"Se il tuo ufficio utilizza la suite 365 insieme a Planner, l'integrazione è ottima perché le attività assegnate tramite Planner si integreranno perfettamente."

Scopri ClickUp: la migliore alternativa a Todoist e Microsoft To Do.

La scelta tra Todoist e Microsoft To Do spesso si riduce a un compromesso. Da un lato, hai a disposizione solide opzioni di gestione delle attività, anche se con un'interfaccia leggermente più complicata. Dall'altro, hai un'app facile da usare della suite Microsoft, ma senza funzionalità avanzate.

E se ti dicessimo che non devi accontentarti? ClickUp può essere la tua piattaforma di gestione delle attività preferita e aiutarti a raggiungere livelli di organizzazione e produttività che non avresti mai pensato possibili. Offre fantastiche opzioni per pianificare, organizzare, assegnare e effettuare il monitoraggio delle attività, ponendo l'accento sulla collaborazione in tempo reale.

Grazie alle sue funzionalità incredibilmente diversificate, ClickUp è stato inserito nella Forbes 2023 Cloud 100, un elenco delle 100 migliori aziende private di cloud computing. Scopriamo alcune delle funzionalità che lo rendono una fantastica alternativa a Todoist e Microsoft To Do!

1. ClickUp Documenti

Assegnare, organizzare e collaborare alle attività è facile con ClickUp Docs, la esclusiva funzionalità di gestione dei documenti della piattaforma.

Questa opzione ti consente di creare, modificare e condividere documenti relativi a progetti e attività. Che si tratti di fornire istruzioni o includere informazioni aggiuntive per il tuo team, ClickUp Docs può essere un'aggiunta preziosa al tuo arsenale di gestione delle attività. Consenti ai membri del tuo team di modificare i documenti relativi alle attività e collaborare in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione.

Una volta completato un documento, puoi collegarlo a un'attività per migliorare l'organizzazione e centralizzare i tuoi flussi di lavoro.

Ogni elemento in ClickUp Docs è personalizzabile, così puoi allineare i tuoi documenti alla natura delle tue attività e dei tuoi progetti e alle dinamiche generali del team.

2. ClickUp AI

Metti alla prova le tue capacità di gestione delle attività con ClickUp AI. Questo esclusivo assistente di scrittura sfrutta la potenza dell'IA per aiutarti a creare, organizzare e gestire attività e progetti.

Usa ClickUp AI per riepilogare i documenti ed estrarre le informazioni rilevanti sulla base delle quali creare e assegnare le attività. Puoi fare un ulteriore passo avanti e lasciare che lo strumento generi azioni da intraprendere per i tuoi documenti e le tue attività!

Questa potente opzione semplifica la creazione di documenti e attività: può generare idee e aiutarti a fare brainstorming. Puoi anche usarla come editor personale e lasciare che renda la tua scrittura più chiara e coinvolgente.

ClickUp offre numerosi modelli di prompt AI per aiutarti a "comunicare" con chatbot come ChatGPT per la massima produttività. Sebbene le funzionalità aggiuntive dell'IA non siano presenti nella versione gratuita di ClickUp, questo strumento ti consente di risparmiare tempo sulle attività completate e di scrivere comunicazioni migliori.

3. Modello di elenco delle cose da fare quotidiane di ClickUp

I modelli possono rendere la gestione delle attività più rapida e semplice: invece di creare i tuoi elenchi di cose da fare da zero, puoi utilizzare voci predefinite e risparmiare tempo quando completi le attività. ClickUp offre una libreria impressionante con oltre 1.000 modelli, molti dei quali riguardano la gestione di più attività, l'organizzazione e le funzionalità collaborative per lavorare insieme sulla stessa piattaforma.

Il modello di elenco delle cose da fare quotidiano di ClickUp può essere l'opzione perfetta se stai cercando modelli di progetto semplici e senza fronzoli per mantenerti sulla strada giusta.

Questo modello di attività è un elenco di cose da fare con tre attività secondarie: routine mattutina, routine pomeridiana e routine serale. Ogni attività secondaria è ulteriormente suddivisa in categorie come Leggere un libro e Fare una colazione ricca di fibre nella routine mattutina. Classifica ogni attività e effettua il monitoraggio dei progressi per tenere traccia dei tuoi progressi.

Ovviamente, questo modello di lista di controllo giornaliera è incentrato sulla tua vita personale piuttosto che sul lavoro. Ma puoi modificarlo rapidamente, poiché ogni elemento è personalizzabile. Sostituisci gli elenchi e le attività secondarie attuali con elementi relativi al lavoro, aggiungi i membri del tuo team, aggiungi commenti alle attività, inizia a spuntare le voci dalla tua lista di controllo e goditi il senso di soddisfazione! 😎

Confronta Notion e Todoist!

ClickUp: gestisci le attività ad occhi chiusi

Scegliere uno strumento per gestire le attività in modo efficiente non dovrebbe essere un compromesso: meriti il meglio, e quello è ClickUp!

Con le sue comode opzioni di creazione e gestione delle attività, un assistente IA e oltre 1.000 integrazioni e modelli, ClickUp può essere l'arma segreta per portare a termine le tue attività e aumentare la produttività. Prova il piano Free di ClickUp e scopri i suoi vantaggi. 🙌