Terminer un projet dans les délais impartis relève du numéro de jonglage. L'exécution des tâches, la gestion des budgets et le respect des délais sont les éléments les plus importants parmi tant d'autres.
En tant que chef de projet, je ne compte plus le nombre de fois où un client m'a demandé « juste un petit ajout » ou « une modification » qui, malheureusement, n'avait pas été prise en compte dans le plan du projet.
Ils risquent de s'accumuler, et avant même que vous ne vous en rendiez compte, l'échéancier et le budget du projet seront compromis.
C'est ce qu'on appelle le glissement de périmètre. Même les projets les mieux planifiés en sont victimes, ce qui empêche l'achevement réussi de votre projet.
J'ai essayé divers logiciels de gestion de projet (PM) pour vous aider à faire face à ces perturbations. Ils vous aideront à mettre en place des garde-fous pour vous éviter de perdre votre marge à cause de travaux imprévus.
Les 3 meilleurs logiciels de gestion de projet pour gérer la dérive des objectifs des clients en un coup d'œil
J'ai testé suffisamment d'outils de gestion de projet pour savoir qu'ils ne gèrent pas tous la dérive des objectifs de la même manière. Voici ceux qui méritent votre attention :
| Outil | Idéal pour | Principales fonctionnalités | Avantages et inconvénients | Tarification |
| ClickUp | Gestion de projet basée sur l'IA pour les équipes de toutes tailles | ClickUp Brain (IA contextuelle et résumés générés par l'IA), modèle de périmètre de travail, tâches, automatisations, agents prédéfinis | Avantages :🌟 Environnement de travail IA convergent pour toutes vos tâches🌟 Centralisation de toutes les communications relatives au projet🌟 Facilite la gestion des capacités🌟 Favorise la collaboration au sein de l'équipeInconvénients :🧐 Courbe d'apprentissage abrupte pour les nouveaux utilisateurs en raison de ses nombreuses fonctionnalités | Gratuit à vie ; personnalisations disponibles pour les entreprises. |
| Travail d'équipe | Gestion de projet avec suivi du temps et facturation intégrés pour les agences | Gestion des ressources, Teamwork IA, règles d'automatisation, tableaux de bord de rentabilité | Avantages :🌟 Simplifie le suivi du temps et la gestion de la charge de travail🌟 Effectue l'automatisation des tâches fastidieuses🌟 Permet une gestion plus fluide des clientsInconvénients :🧐 Le tableau de bord dispose de commandes limitées, ce qui affecte le processus de visualisation | Forfait gratuit disponible ; forfaits payants à partir de 13,99 $/utilisateur/mois. |
| Asana | Gestion rationalisée des tâches et des flux de travail pour les équipes de petite et moyenne taille | Flux de travail automatisés et déclencheurs basés sur des règles, tableaux de bord de la charge de travail et de l'avancement, plus de 270 intégrations, AI Studio | Avantages :🌟 Facilite le suivi des délais🌟 Favorise la collaboration au sein de l'équipe🌟 Effectue l'automatisation des approbations et des mises à jour courantesInconvénients :🧐 Les rapports sont basiques🧐 Les notifications peuvent devenir envahissantes | Forfait gratuit disponible ; forfaits payants à partir de 10,99 $/utilisateur/mois (facturation annuelle). |
👀 Le saviez-vous ? Le glissement de périmètre est parfois appelé « syndrome de l'évier de cuisine » ou « glissement des exigences » et touche plus de la moitié des projets. Et il ne montre aucun signe de ralentissement. L'impact du glissement de périmètre est passé de 43 % à 52 % au cours de la dernière décennie sur l'ensemble des projets.
Que devez-vous rechercher dans un logiciel de gestion de projet qui permet de gérer la dérive des objectifs des clients ?
Tous les logiciels de gestion de projet ne sont pas programmés pour faire face au travail supplémentaire résultant d'une dérive des objectifs du client. Ils peuvent sembler parfaits sur le papier, mais les flux de travail ne sont pas toujours aussi intuitifs.
Voici ce que je recherche lorsque j'évalue un logiciel pour m'aider à créer de meilleurs calendriers et à livrer plus rapidement le travail aux clients :
- Définissez dès le début la portée du projet et les bases de référence : vous devez documenter les livrables, les exclusions et les hypothèses avant de lancer le projet. Choisissez un outil de gestion de projet avec des structures de répartition du travail (WBS) et un suivi des bases de référence afin de pouvoir comparer la portée prévue et la portée réelle au fur et à mesure de l'évolution du projet.
- Mettez en place des flux de travail formels pour les demandes de modification : votre logiciel de gestion de projet doit fournir un processus de contrôle des modifications qui facilite l'examen et la validation des nouvelles exigences. Grâce aux processus d'approbation intégrés pour les modifications de périmètre, vous savez comment chaque modification affectera les coûts, les délais et les ressources.
- Facilitez la communication avec les clients : cet outil doit permettre à votre équipe et à vos clients de communiquer directement au sein de l'environnement de travail, en associant les discussions à des tâches spécifiques, des fils de discussion et des livrables.
- Suivez le temps, les coûts et les efforts consacrés à chaque livrable : assurez-vous que votre logiciel lie les tâches aux budgets et à l'allocation des ressources. Cela vous permet de voir instantanément le coût du travail « supplémentaire » et d'avoir des discussions étayées par des données avec les clients au sujet de l'extension de la portée du projet.
- Automatisez les alertes et le suivi des écarts : choisissez un logiciel de gestion de projet qui vous avertit lorsque les délais, les budgets, les charges de travail ou la portée du projet dépassent les seuils fixés. Les alertes en temps réel et les tableaux de bord vous aident à détecter les dérives avant qu'elles ne deviennent un problème majeur.
- Suivi du temps pour la responsabilisation : le logiciel doit vous permettre d'enregistrer le temps directement dans les tâches et de lier ces heures à des livrables spécifiques. Vous devez pouvoir générer des rapports comparant l'effort réel à l'effort estimé afin de les partager avec les clients lors des discussions de révision.
- Déclencheurs basés sur des règles : choisissez une plateforme de gestion de projet qui détecte automatiquement les changements de charge de travail et invite à des actions de suivi grâce à l'automatisation des flux de travail basée sur l'IA.
🧠 Anecdote : le mot « deadline » (date limite) a été utilisé pour la première fois dans les prisons américaines au XIXe siècle pour désigner une limite physique que les détenus ne devaient pas franchir sous peine d'être abattus. Au milieu du XXe siècle, le terme a évolué pour prendre le sens moderne que nous lui connaissons aujourd'hui : un moment que l'on n'ose pas dépasser.
⭐ Bonus : Créez-vous encore chaque tâche à partir de zéro, en saisissant manuellement tous les briefs et détails ? Grâce à la fonctionnalité Talk-to-Text de ClickUp Brain MAX, il vous suffit de « parler » de la tâche, d'énoncer ce dont vous avez besoin dans le brief, et Brain MAX transformera instantanément votre voix en texte.
Et cela ne concerne pas uniquement les tâches ! Vous pouvez laisser des commentaires dans des documents ou discuter avec votre équipe en exprimant simplement vos idées à voix haute. Notre IA les transcrira automatiquement, informera/apposera des étiquettes sur les personnes concernées, mémorisera vos mots préférés au fil du temps, puis effectuera des modifications en cours sur le texte transcrit.
Le meilleur logiciel de gestion de projet pour gérer la dérive des objectifs des clients
Passons maintenant en revue les trois principaux logiciels de gestion de projet permettant de gérer la dérive des objectifs dans vos projets :
Comment nous évaluons les logiciels chez ClickUp
Notre équipe éditoriale suit un processus transparent, fondé sur la recherche et indépendant des fournisseurs, vous pouvez donc être sûr que nos recommandations sont basées sur la valeur réelle des produits.
Voici un aperçu détaillé de la manière dont nous évaluons les logiciels chez ClickUp.
1. ClickUp (idéal pour la gestion de projet basée sur l'IA)
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, combine la gestion de projet et la collaboration en équipe avec l'automatisation basée sur l'IA. Planifiez vos projets, attribuez des tâches, discutez avec votre équipe, partagez les livrables avec le client et surveillez les performances de l'équipe directement dans ClickUp ! Cela permet d'éviter les dérives et de minimiser les risques de déséquilibre de votre projet.
Mais surtout, le logiciel de gestion de projet ClickUp est conçu pour s'adapter à toutes les tailles d'entreprise. Les petites équipes peuvent se lancer immédiatement avec le forfait Free Forever de ClickUp, tandis que les grandes organisations bénéficient des vues avancées, des rapports et de l'assistance basée sur l'IA dont elles ont besoin pour gérer des projets complexes.
Définissez des attentes claires grâce au modèle Scope of Work (SOW) de ClickUp.
L'une des principales causes de la dérive des objectifs est le décalage entre le projet et la vision et les attentes du client.
Le modèle Scope of Work (SOW) de ClickUp résout ce problème en vous fournissant un cadre prêt à l'emploi pour définir ce qui relève du champ d'application du projet et, tout aussi important, ce qui n'en relève pas.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour :
- Définissez les objectifs du projet dès le départ afin de vous assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde.
- Dressez la liste des livrables, des résultats, des échéanciers et des jalons afin de fournir une feuille de route claire au client et aux membres de votre équipe.
- Contrôlez la propriété des documents et attribuez les responsabilités pour chaque livrable.
- Ajoutez des champs personnalisés, des statuts de tâches personnalisés et des vues personnalisées pour une gestion de projet flexible.
Divisez la portée du projet en tâches et sous-tâches claires pour une meilleure gestion de projet.
La meilleure façon de contrôler la dérive des objectifs est de diviser le projet en petites étapes faciles à suivre. Avec les tâches ClickUp, vous pouvez :
- Créez une tâche principale pour chaque livrable et ajoutez-y des sous-tâches. Par exemple, si le périmètre comprend « Développer un site web », la tâche principale est « Développement du site web » et les sous-tâches peuvent inclure « Concevoir la page d'accueil », « Développer le formulaire de contact », « Configurer l'hébergement », etc.
- Ajoutez des instructions détaillées, les exigences du projet, les critères d'acceptation ou des checklists à chaque tâche.
- Attribuez des tâches à des responsables et ajoutez des dates d'échéance pour éliminer toute confusion concernant les échéanciers et les responsabilités.
- Définissez des dépendances entre les tâches afin que le travail soit effectué dans le bon ordre et uniquement après que toutes les conditions préalables du plan de projet aient été remplies.
Une fonctionnalité de ClickUp Tasks que je trouve très utile est ClickUp Task Priorities. En définissant le niveau de priorité (urgent, élevé, normal, faible), l'équipe sait exactement quelles tâches nécessitent une attention immédiate et lesquelles peuvent être traitées plus tard.
Gardez une longueur d'avance sur tous les changements grâce à l'IA contextuelle.
ClickUp Brain est un assistant IA puissant qui peut aider votre équipe à surveiller de près les dérives de périmètre. Utilisez Brain pour clarifier les limites du projet, résumer les demandes des clients pour les principales parties prenantes, effectuer des analyses d'impact ou identifier les tâches qui pourraient ne pas correspondre au plan initial du projet.
Brain est également sensible au contexte. Lorsqu'une nouvelle demande client arrive, Brain évalue si elle entre dans le cadre du projet ou non, la signale et suggère même de créer une tâche de demande de modification pour approbation.
Vous détectez les dérapages potentiels dès l'étape de commentaires, et non après avoir perdu des heures sur le nouveau travail.
Automatisez les approbations et les notifications grâce à des règles personnalisées.
Cet outil de gestion de la portée présente une fonctionnalité remarquable : ClickUp Automations, un générateur sans code dont les règles « si ceci, alors cela » vous permettent de créer des flux de travail automatisés personnalisés en quelques minutes. Définissez les règles une seule fois, et le système gère automatiquement les notifications, l'acheminement des tâches et la visibilité des parties prenantes.
Par exemple, vous pouvez créer une automatisation pour :
- Envoyez une demande d'approbation au chef du projet lorsque le statut d'une tâche passe à « En attente de validation ».
- Informez le client ou le gestionnaire de compte lorsqu'une nouvelle demande de modification est soumise.
- Attribuez automatiquement des réviseurs lorsqu'un livrable passe dans la liste « Révision client ».
- Mettez à jour un champ personnalisé sur « Approuvé » une fois que le client a donné sa confirmation dans le fil de discussion.
Assurez-vous que tout le monde soit sur la même page grâce aux outils de collaboration intégrés.
Le logiciel de gestion de projet ClickUp centralise toutes les communications relatives au projet, ce qui permet de faciliter la coordination entre tous les participants et de gérer les dérives de périmètre.
- Permettez aux membres de l'équipe de clarifier les exigences et de fournir des commentaires grâce à ClickUp Assigned Comments.
- Gardez les discussions contextuelles grâce aux réponses en fil de discussion et incluez les parties prenantes concernées avec les mentions.
- Centralisez toutes les discussions avec les clients et en interne au sein de l'espace du projet, directement liées aux tâches, aux livrables ou aux documents, avec ClickUp Chat.
- Transformez n'importe quel message instantané en tâche : attribuez-la, ajoutez des délais ou faites-en une pièce jointe à un livrable client.
- Unifiez toute la documentation relative au projet, telle que la charte du projet, les documents relatifs à la portée du projet, les demandes de modification, etc., grâce à la collaboration ClickUp Docs.
Suivez la progression par rapport aux objectifs du projet en temps réel
Les tableaux de bord ClickUp fournissent des informations en temps réel sur ce qui est achevé, ce qui est en attente, les obstacles, etc. Les cartes IA vous fournissent des résumés instantanés, vous aidant ainsi à gagner du temps qui serait autrement perdu à analyser des données.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Avec le suivi du temps de projet de ClickUp, démarrez des chronomètres depuis n'importe quel appareil, ajoutez des entrées manuelles et générez des rapports détaillés par responsable, projet ou étiquette. Enregistrez les heures directement dans les tâches, comparez-les avec les estimations initiales et identifiez le moment où le travail du client commence à dépasser l'effort prévu.
- Visualisez vos projets à votre façon grâce à plus de 15 vues ClickUp, notamment Liste, diagramme de Gantt, Tableau et Échéancier.
- Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour examiner la charge de travail de l'équipe et voir qui a une capacité excessive ou insuffisante afin d'optimiser les ressources et d'éviter l'épuisement professionnel.
- Adaptez les flux de travail aux exigences de votre projet grâce à des champs personnalisés pour le budget, les détails du client, etc., et à des statuts personnalisés.
- Recherchez des fichiers, des tâches et des discussions dans ClickUp et des applications intégrées telles que Google Drive ou Slack à l'aide de la fonction Connected Search de ClickUp.
- Gérez les tâches, suivez le temps passé et restez aligné où que vous soyez grâce aux applications iOS et Android de ClickUp, que les membres de votre équipe de projet soient sur site, à l'étranger ou en mode hybride.
Limites de ClickUp
- Les nouveaux utilisateurs peuvent se sentir dépassés par le large éventail de fonctionnalités disponibles dans la suite d'applications ClickUp.
- Certains utilisateurs trouvent que la version bureau est plus fluide et plus rapide que l'application mobile.
Tarifs ClickUp
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 10 500 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 500 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de ClickUp ?
L'avis de ce chef de projet en dit long sur la gestion de projet :
ClickUp offre une gamme impressionnante de fonctionnalités qui facilitent la personnalisation des flux de travail, la gestion des tâches et le suivi des progrès en un seul endroit. J'apprécie particulièrement la possibilité de créer des vues adaptées à chaque projet, de définir des automatisations et de l'intégrer à d'autres outils que j'utilise déjà. Il est très polyvalent, que ce soit pour le suivi de tâches personnelles ou pour des opérations commerciales complexes. Les modèles et les tableaux de bord sont particulièrement utiles pour tout organiser et faciliter le suivi.
ClickUp offre une gamme impressionnante de fonctionnalités qui facilitent la personnalisation des flux de travail, la gestion des tâches et le suivi de la progression en un seul endroit. J'apprécie particulièrement la possibilité de créer des vues adaptées à chaque projet, de définir des automatisations et de l'intégrer à d'autres outils que j'utilise déjà. Il est très polyvalent, que ce soit pour le suivi de tâches personnelles ou pour des opérations commerciales complexes. Les modèles et les tableaux de bord sont particulièrement utiles pour tout organiser et faciliter le suivi.
📮 ClickUp Insight : Seuls 15 % des responsables vérifient la charge de travail avant d'attribuer de nouvelles tâches. 24 % attribuent les tâches en se basant uniquement sur les délais du projet.
Résultat ? Les équipes finissent par être soit surchargées, soit sous-utilisées, et dans la plupart des cas, épuisées.
Sans une visibilité en temps réel sur les charges de travail, il est non seulement difficile, mais presque impossible de les équilibrer.
Les fonctionnalités Assign et Prioritize de ClickUp, basées sur l'IA, vous aident à répartir équitablement le travail au sein de l'équipe en attribuant les tâches aux membres de l'équipe en fonction de leur capacité, de leur disponibilité et de leurs compétences en temps réel. Essayez nos cartes IA pour obtenir un aperçu instantané et contextuel de la charge de travail, des délais et des priorités.
💫 Résultats concrets : Lulu Press gagne 1 heure par jour et par employé grâce à ClickUp Automatisations, ce qui se traduit par une augmentation de 12 % de l'efficacité au travail.
🧠 Anecdote : L'Opéra de Sydney est considéré comme l'un des plus grands échecs en matière de gestion de projet de notre époque. Il a été achevé avec 10 ans de retard, pour un coût 14 fois supérieur au budget initial, et l'architecte n'a jamais pu le voir achevé.
2. Teamwork (idéal pour gérer les projets et les ressources grâce à ses fonctionnalités intégrées de suivi du temps et de facturation)
Teamwork est un logiciel de gestion de projet conçu pour les agences et les équipes de service à la clientèle qui gèrent des projets urgents avec un budget serré, même lorsqu'elles sont confrontées à des défis tels que la dérive des objectifs.
Ce logiciel de gestion de projet vous offre des tableaux de projet pour créer des échéanciers, définir des jalons et répertorier tous les livrables en un seul endroit. Cela permet de s'assurer que l'équipe et le client sont sur la même longueur d'onde.
Pour la gestion des clients, un hub de preuves centralisé permet de voir le statut actuel de chaque preuve, avec un historique de tous les commentaires du début à la fin. Pour éviter les dérives, l'outil vous permet de surveiller et d'examiner les commentaires internes et externes, qu'ils proviennent des clients ou de votre équipe.
Une fonctionnalité de ce logiciel de gestion de projet qui m'aide à gérer la dérive des objectifs est la budgétisation et la rentabilité.
En suivant le temps passé et en le liant au budget de notre projet, Teamwork me fournit des rapports en temps réel sur la rentabilité du projet. Si une nouvelle demande menace de nous faire passer dans le rouge, je dispose immédiatement des données nécessaires pour expliquer la nécessité d'une modification de la commande. De plus, je peux définir et suivre des cibles de marge bénéficiaire.
Comme je gère plusieurs projets simultanément, la création de feuilles de calcul pour chacun d'entre eux prend beaucoup de temps. Teamwork m'aide à apporter rapidement des modifications aux livrables, aux tarifs, aux échéanciers et aux ressources.
Les meilleures fonctionnalités de Teamwork
- Transformez les briefs clients désordonnés en propositions de projet complètes, avec des échéanciers, des tâches et des suggestions d'équipe, à l'aide de Teamwork IA.
- Effectuez une prévision précise de la capacité de votre équipe afin d'équilibrer la charge de travail et d'éviter l'épuisement professionnel. Visualisez les projets à venir, suivez la disponibilité en temps réel et réaffectez les ressources avant que les goulots d'étranglement n'aient un impact sur la livraison.
- Définissez des déclencheurs basés sur des évènements ou des délais pour automatiser les tâches fastidieuses, telles que le suivi de l'avancement des tâches. Le hub d'automatisation centralisé vous permet de créer, modifier et réviser vos automatisations.
- Bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur la progression du projet, identifiez les risques liés aux ressources et à leur utilisation, et comparez les livrables prévus et réels.
- Utilisez des chronomètres intégrés, des relevés de temps et des tableaux de bord de rentabilité en temps réel pour enregistrer le temps avec précision, lier les coûts et les taux facturables, et recevoir des alertes automatiques lorsque les seuils budgétaires sont dépassés.
Limites du travail d'équipe
- Le tableau de bord dispose de commandes limitées, ce qui affecte le processus de visualisation.
- L'accès à des fonctionnalités supplémentaires telles que l'IA et les intégrations nécessite un supplément de paiement de la part des utilisateurs, ce qui augmente considérablement le coût du logiciel de gestion de projet.
Tarifs Teamwork
- Free
- Deliver : 13,99 $/utilisateur/mois
- Grow : 25,99 $/utilisateur/mois
- Scale : tarification personnalisée
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur le travail d'équipe
- G2 : 4,4/5 (plus de 1 000 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 900 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Teamwork ?
Voici ce qu'un utilisateur de G2 dit à propos de l'utilisation de Teamwork pour gérer plusieurs projets :
Nous avons une équipe de quatre chefs de projet, chacun gérant entre 5 et 15 projets simultanément, à différentes étapes d'avancement. Il s'agit de projets d'une durée d'un an, comportant tellement d'éléments variables que sans notre chef de projet et Teamwork, nous ne serions pas en mesure d'accomplir tout ce que nous faisons. Non seulement nous accomplissons tout ce que nous avons à faire, mais nous le faisons dans les délais et dans les limites du budget.
Nous avons une équipe de quatre chefs de projet, chacun gérant entre 5 et 15 projets simultanément, à différentes étapes d'avancement. Il s'agit de projets d'une durée d'un an, comportant tellement d'éléments variables que sans notre chef de projet et Teamwork, nous ne serions pas en mesure d'accomplir tout ce que nous faisons. Non seulement nous accomplissons tout ce que nous avons à faire, mais nous le faisons dans les délais et dans les limites du budget.
🧠 Anecdote amusante : le diagramme de Gantt, très apprécié des chefs de projet, a plus de 100 ans (il a été inventé en 1910 !). Il est plus ancien qu'Internet, la télévision et même le pain tranché.
3. Asana (idéal pour rationaliser la gestion des tâches et des flux de travail)
Asana simplifie la gestion des tâches et des flux de travail pour les équipes de toutes tailles, en particulier celles qui travaillent à distance. En tant qu'outil de gestion de projet, Asana permet de faciliter la connexion entre le travail quotidien et les objectifs de l'entreprise, réduisant ainsi la dérive des objectifs et apportant plus de clarté à vos projets.
Organisez vos projets dans Asana à l'aide de modèles prédéfinis, attribuez des tâches avec des propriétaires et des échéances, visualisez la progression et effectuez le suivi de tout en un seul endroit pour éviter les changements de dernière minute dans vos échéanciers.
Avec Asana, vous pouvez facilement intégrer des outils tels que des logiciels de gestion des tâches, des outils de développement, des outils de rapports et des outils de collaboration, parmi tant d'autres, à votre infrastructure technologique.
J'ai récemment commencé à utiliser la fonctionnalité AI Teammates pour l'exécution de projets basée sur l'IA. Cet outil utilise le modèle de données Work Graph d'Asana pour fournir un contexte commercial à toutes les interactions. Par exemple, AI Teammates peut analyser l'historique d'un projet et recommander des ajustements réalistes de l'échéancier en fonction des lancements précédents ou de livrables similaires.
Asana AI Studio comprend un générateur de flux de travail sans code qui vous aide à chaque étape. L'IA peut capturer, trier et attribuer les demandes d'admission, que vous pouvez ensuite vérifier. L'IA peut également rédiger la version initiale d'un brief de projet et résumer les commentaires des parties prenantes.
Les meilleures fonctionnalités d'Asana
- Organisez des projets complexes en flux de travail structurés à l'aide de modèles prédéfinis qui attribuent des propriétaires, fixent des délais et alignent chaque tâche sur des objectifs commerciaux plus larges.
- Automatisez les approbations et les mises à jour de routine grâce à des règles personnalisables qui déclenchent des notifications, des transferts de tâches ou des ajustements de dates d'échéance.
- Bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur la progression des travaux grâce à des vues sur l'échéancier, la charge de travail et le tableau de bord qui vous permettent de surveiller les dépendances, de suivre les performances et d'éviter les changements de dernière minute dans l'échéancier.
- Reliez le travail quotidien aux objectifs de l'entreprise plus larges grâce à Goals and Portfolios, et examinez la progression réalisée via des tableaux de bord en temps réel.
- Utilisez le chronomètre intégré pour mesurer la durée du travail et identifier les tâches qui dépassent le périmètre initial.
Limites d'Asana
- Les utilisateurs ne peuvent pas intégrer de contenu externe dans Asana ni ajouter plusieurs personnes assignées, c'est pourquoi il convient d'explorer les alternatives à Asana.
- Les règles et filtres disponibles peuvent ne pas offrir l'assistance nécessaire aux flux de travail complexes ou aux besoins spécifiques des différentes équipes.
Tarifs Asana
- Personnel : Gratuit
- Starter : 13,49 $/utilisateur/mois
- Avancé : 30,49 $/utilisateur/mois
- Entreprise : tarification personnalisée
- Enterprise+ : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Asana
- G2 : 4,4/5 (plus de 12 000 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 13 000 avis)
Que disent les utilisateurs d'Asana dans la vie réelle ?
Voici ce qu'un responsable impliqué dans la stratégie a à dire à propos d'Asana sur G2 :
Ce que j'apprécie le plus, c'est l'efficacité offerte par l'IA. Les suggestions intelligentes et les fonctionnalités d'automatisation des tâches me font gagner des heures chaque semaine, comme si j'avais un copilote numérique qui anticipait mes prochaines actions.
Ce que j'apprécie le plus, c'est l'efficacité offerte par l'IA. Les suggestions intelligentes et les fonctionnalités d'automatisation des tâches me font gagner des heures chaque semaine, comme si j'avais un copilote numérique qui anticipait mes prochaines actions.
Autres mentions notables
Voici d'autres outils de gestion de projet qui vous aideront également à gérer la portée de vos projets.
- Jira : suivez explicitement les changements de périmètre via les rapports dans Jira Align, afin de saisir le travail ajouté pendant un sprint ou une itération. Rovo AI fait apparaître les tâches et les éléments de travail connexes, relie les problèmes similaires et automatise les flux de travail de demande de modification afin de faciliter l'identification des tâches imprévues. Comme cet outil permet de fournir une visibilité claire sur ce qui relève du périmètre initial et ce qui est nouveau, il facilite l'application des limites, l'examen des demandes de modification et la communication claire de ce qui ne fait pas partie du plan initial.
- Basecamp : Basecamp utilise la méthodologie « Shape Up » qui met l'accent sur des délais fixes et des périmètres de travail définis (« appétit ») afin que les équipes doivent décider ce qu'il faut inclure et ce qu'il faut laisser de côté, réduisant ainsi le risque de dérive des objectifs. Les diagrammes Hill et les cartes de périmètre rendent le travail visible, en mettant en évidence les moments où une partie du périmètre s'élargit ou devient ambiguë.
- OpenProject : en tant que plateforme open source pour la gestion de projet classique, agile ou hybride, elle offre une visibilité sur les plans de projet, les diagrammes de Gantt, la répartition des tâches et le suivi des modifications. Vous pouvez l'héberger vous-même, personnaliser les flux de travail, suivre les jalons et appliquer le contrôle des modifications. Elle vous permet de contrôler les limites et les écarts par rapport au périmètre défini.
- Monday. com : commencez par définir clairement le périmètre du projet, puis utilisez des tableaux, des vues et des flux de travail pour vérifier que vous respectez bien cette base de référence. Grâce à son suivi visuel, ses automatisations personnalisées et ses tableaux de bord, vous pouvez repérer les écarts par rapport au périmètre et intervenir avant que ceux-ci ne deviennent trop importants.
⚠️ Le concept de « gold plating » : l'utilisation d'outils de gestion de projet vous aidera à mettre en place des processus. Mais voici un concept qui, selon Simon Heaton, responsable du marketing de croissance chez Shopify, vous rend vulnérable : le « gold plating ».
Cela signifie ajouter des fonctionnalités supplémentaires, des améliorations ou du travail qui ne faisaient pas partie du périmètre initial du projet ou des exigences du client. Il s'agit d'une tentative pour satisfaire le client ou lui fournir quelque chose de mieux que ce qu'il a demandé. Le « gold plating » augmente les coûts internes sans apporter d'avantages supplémentaires.
📚 En savoir plus : Asana vs ClickUp : quel outil de gestion d'équipe est le meilleur?
👀 Le saviez-vous ? Le burnout au travail augmente les risques d'hypertension, de troubles dépressifs et de diabète chez les employés. 7 % des employés souffrent de burnout dû au surmenage. À l'inverse, 20 % se démotivent et se désengagent de leur travail lorsqu'ils sont sous-utilisés. Il est impératif que les employeurs veillent à une distribution équitable du travail entre les employés afin de prévenir le burnout.
Comment gérer efficacement le glissement de périmètre client (conseils + bonnes pratiques)
Les logiciels de gestion de projet peuvent atténuer une grande partie du stress lié à la dérive des objectifs grâce à une organisation méticuleuse. Mais cela ne suffit pas. Vous devez également adopter la bonne approche pour gérer plusieurs priorités à mesure que les demandes des clients évoluent :
Discutez avec le client et classez les priorités en fonction de leur impact.
Lorsque tout semble urgent, rien n'est vraiment fait. Lorsque les ressources sont limitées, il est essentiel de communiquer efficacement avec votre client afin de déterminer les livrables sur lesquels vous devez travailler immédiatement et ceux qui peuvent être reportés.
🌟 Exemple : au lieu d'accepter simplement toutes les demandes des clients, vous pouvez leur expliquer comment les nouvelles priorités affecteront le calendrier du projet existant et leur demander s'ils sont d'accord.
Une question telle que « Si nous ajoutons cette nouvelle fonctionnalité, quelle tâche existante devrions-nous repousser ? » permet non seulement de respecter l'échéancier, mais aussi d'impliquer les clients dans les compromis à faire.
⚡ Archive de modèles : Modèles gratuits pour la hiérarchisation des projets
Divisez les grands projets en jalons gérables
En divisant les livrables importants et vagues en tâches plus petites, vous pouvez non seulement mesurer la progression réalisée, mais aussi empêcher les clients d'ajouter une tâche supplémentaire à la légère.
Lorsque chaque tâche a une visibilité sur votre tableau de projet, il devient plus facile de toutes les gérer et de les livrer dans les délais.
🌟 Exemple : Prenons le lancement d'une campagne. Au lieu de considérer la « création des ressources de la campagne » comme une tâche unique, vous pouvez la diviser en « conception de la bannière principale », « rédaction du texte de la page d'accueil » et « création des graphiques pour les réseaux sociaux ».
Suivez régulièrement la charge de travail et la capacité des ressources
Une erreur courante dans la gestion de plusieurs projets ? Attribuer du travail sans vérifier si votre équipe dispose réellement des ressources nécessaires.
La planification des capacités garantit une distribution équitable et réaliste du travail. Elle permet également de baser les discussions avec les clients sur des faits, par exemple : « Nous pouvons nous en occuper lors du prochain sprint, mais l'ajouter maintenant retardera le jalon X. »
🌟 Exemple : si votre designer a déjà 30 heures de travail prévues cette semaine, évitez de lui confier une autre tâche « urgente » sans supprimer au préalable une autre tâche de sa liste.
⭐ Bonus : les agents IA de ClickUp peuvent vous aider.
Des agents prédéfinis se chargent de toutes les tâches routinières : effectuer le rappel des échéances pour votre équipe, partager les mises à jour quotidiennes avec les clients ou répondre à des questions rapides sur le projet.
Créez un agent personnalisé pour automatiser des actions complexes telles que l'attribution de tâches en fonction de la charge de travail ou le partage de résumés de projet avec les parties prenantes. Ainsi, vos projets se déroulent sans heurts en arrière-plan, sans supervision constante.
La configuration d'un agent IA dans ClickUp est très simple. Regardez cette vidéo pour découvrir comment faire :
⚡ Archive de modèles : Modèles gratuits pour le suivi de plusieurs projets
Contrôlez la dérive des objectifs des clients avec ClickUp
Le glissement de périmètre et les priorités concurrentes font partie intégrante de la vie d'un professionnel de la gestion de projet. Mais ne les laissez pas compromettre votre projet.
Avec le bon logiciel de gestion de projet, vous pouvez augmenter vos résultats financiers et planifier vos livrables plus efficacement.
Teamwork est idéal pour les agences qui facturent leurs clients à l'heure ou qui ont besoin d'une visibilité précise sur la rentabilité et l'utilisation des ressources.
Asana convient particulièrement aux équipes qui ont besoin de structure. Il les aide à définir des flux de travail reproductibles, à réaliser l'automatisation des validations et à rester en phase avec les objectifs généraux de l'entreprise.
Mais ClickUp est conçu pour la gestion de la portée des projets pour les équipes de toutes tailles, dans un espace de travail unifié et tout-en-un.
Si vous recherchez une plateforme de gestion de projet qui relie tout — de la portée du projet et la communication avec les clients aux résumés générés par l'IA et à l'automatisation des flux de travail — ClickUp est fait pour vous.
Avec ClickUp Brain, vous obtenez des informations contextuelles, et grâce aux automatisations et aux agents IA Autopilot, vous pouvez laisser les approbations, mises à jour et suivis de routine s'exécuter en arrière-plan pendant que vous vous concentrez sur la stratégie client.
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