Qu'est-ce que l'allocation des ressources ? Un guide achevé pour une efficacité maximale

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Imaginez : vous organisez une fête. Votre maison est pleine d'invités qui font la fête. Quelqu'un dit : « J'ai faim... Commandons des pizzas ! »

Vous essayez de déterminer combien de pizzas commander. Si vous en commandez trop, vous devrez manger des restes de pepperoni pendant des jours. Si vous en commandez trop peu, certains de vos invités n'auront pas de part.

Mais vous êtes également limité par l'espace disponible et l'argent dans votre portefeuille.

Comment nourrir tout le monde tout en tirant le meilleur parti de la valeur de votre argent ?

À l'instar des organisateurs de fêtes, chaque chef de projet doit savoir comment allouer judicieusement les ressources. Aucun projet ne dispose d'un budget ou d'un nombre de membres de l'équipe illimités, mais vous pouvez utiliser l'allocation des ressources pour optimiser la productivité et la réussite du projet.

Tout repose sur une préparation minutieuse et une planification stratégique visant à tirer le meilleur parti de ce dont vous disposez.

Apprenez à allouer suffisamment de ressources à tous vos projets afin que le travail soit terminé et que tout le monde ait sa part de pizza. C'est la fête !

Qu'est-ce que l'allocation des ressources ?

L'allocation des ressources consiste à identifier toutes les ressources disponibles (qu'il s'agisse de main-d'œuvre ou de moyens financiers) pour un projet, puis à les affecter de manière stratégique à des tâches qui leur permettent de faire leur travail au mieux.

Pour les agences qui jonglent entre plusieurs projets pour différents clients, l'allocation des ressources est essentielle pour donner un sens au chaos créatif. Associer la bonne personne, ou la bonne ressource, au bon projet rend tout le monde plus heureux au final. Vos employés peuvent travailler sur les projets qui leur conviennent le mieux, ce qui permet aux clients d'obtenir des livrables et des résultats de haute qualité.

À mesure que les projets évoluent et que les attentes des clients changent, les ressources sont réaffectées afin de maintenir la progression sur l’échéancier des projets.

Qu'est-ce qui est considéré comme une ressource ?

Vos ressources correspondent à l'ensemble des actifs de l'entreprise nécessaires à l'achevement de tâches ou de projets. Elles peuvent inclure :

Qui est responsable de l'allocation des ressources ?

En général, les chefs de gestion de projet sont responsables de l'allocation des ressources, car ils ont la meilleure visibilité et le meilleur contrôle sur les budgets des projets, l'étendue des travaux et la gestion des tâches. Cependant, les grandes organisations peuvent répartir ces responsabilités entre plusieurs rôles ou disposer de services dédiés à la gestion des ressources.

Connexe : Nivellement des ressources

Les avantages d'une allocation efficace des ressources

Une mauvaise allocation des ressources revient à envoyer une seule personne chercher dix pizzas pendant que les 15 autres restent à la maison à discuter. Cette personne devra fournir beaucoup plus d'efforts et passer beaucoup plus de temps pour aller chercher ces pizzas, au risque que tout le monde se retrouve avec des pizzas froides au pepperoni.

Dommage !

Pourquoi ne pas envoyer trois personnes pour aider, afin que tout le monde puisse déguster une part chaude dès que possible ?

L'allocation des ressources vous permet d'utiliser votre main-d'œuvre, votre argent et vos actifs à leur plein potentiel, afin que vos clients puissent bénéficier d'un travail de haute qualité. Dans le même temps, votre agence minimise l'épuisement professionnel de son équipe en effectuant une distribution équitable du travail.

Parmi les autres avantages de l'allocation des ressources, citons :

Comment gérer les ressources et définir les attentes des clients

Étant donné que l'allocation des ressources fait le point sur les ressources disponibles pour un projet à un moment donné, il s'agit d'un plan à court terme, mais qui a des effets à long terme. C'est un outil essentiel pour la planification des capacités et la gestion des attentes des clients. Grâce à une allocation efficace des ressources, votre projet dispose de tout ce dont il a besoin pour réussir, y compris les ressources appropriées et un calendrier réaliste.

Bonus : outils de planification des capacités et modèles de planification des capacités

Définissez la portée de votre projet

Aucun chef ne commence à cuisiner sans avoir une idée précise de ce qu'il va préparer, n'est-ce pas ?

De même, la première étape de la gestion de projet consiste à définir la portée de votre projet. Sans comprendre la portée de votre projet, il est impossible de prendre des décisions en matière d'allocation des ressources !

Dans le cadre de votre projet, vous devez définir les éléments suivants :

La portée de votre projet vous aide à planifier et à comprendre un nouveau projet à un niveau élevé. Utilisez ces informations pour :

Faites le point sur vos ressources

Avant de choisir les garnitures de votre pizza, vous devez savoir quelles garnitures sont disponibles et connaître les préférences de chacun. De même, pour choisir les meilleures ressources pour un travail, vous devez d'abord comprendre ce que chaque personne fait le mieux et quel type de travail elle préfère faire.

Lors de la planification d'un projet, vous devez comprendre les capacités de votre équipe et la qualité des ressources dont vous disposez. Vous pourrez ainsi allouer ces ressources là où elles seront le plus efficaces.

Quels sont leurs points forts et leurs domaines d'expertise clés ? Adaptez les exigences de votre projet aux ressources capables de répondre à ces besoins.

Exemple de planification des ressources d'une agence

Imaginons que votre projet consiste à mener une campagne publicitaire au coût par clic pour un client B2B SaaS dans le secteur de l'intelligence économique. Votre agence compte deux responsables PPC : Jason, qui a déjà travaillé avec d'autres clients B2B dans le domaine technologique, et Sara, qui a principalement travaillé avec des clients B2C dans le domaine de la vente directe.

Sara dit qu'elle est moins à l'aise pour gérer le PPC pour ce client, car elle ne connaît pas grand-chose aux logiciels B2B, et encore moins à un secteur hautement technique comme celui de la BI. Jason, quant à lui, est convaincu qu'il est la personne idéale pour ce poste grâce à son expérience passée dans le domaine du B2B.

Pour ce projet, vous voudrez certainement confier le compte à Jason !

Quelle est la disponibilité et la bande passante de vos ressources ? Les membres de l'équipe travaillent rarement sur une seule tâche à la fois, mais chacun est limité par le nombre d'heures par semaine ou par jour qu'il peut consacrer à son travail. Vous devez vous assurer que votre équipe dispose d'un nombre d'heures de travail suffisant pour ce projet spécifique.

N'oubliez pas que les absences, qu'elles soient prévues ou imprévues, ont une incidence sur la disponibilité. Veillez donc à affecter les employés à des tâches en tenant compte des périodes d'imprévus. Les employés peuvent (et doivent) prendre des congés payés ou des congés maladie, ce qui signifie qu'ils ne sont pas disponibles ces jours-là.

Les réunions peuvent détourner les employés de leurs tâches, même pendant les journées de travail normales. De plus, tout le monde a besoin d'au moins 15 minutes par jour pour promener son chien ou aller chercher un café au lait à la citrouille épicée !

Ne surallouez jamais les ressources. Une surallocation peut entraîner un épuisement professionnel et une baisse de productivité. La réussite de votre projet ne vaut jamais la peine de sacrifier le bonheur et l'utilité de votre équipe.

Consultez les calendriers et les plannings lorsque vous allouez vos ressources, et ajustez les échéanciers en conséquence pour tenir compte de la disponibilité des ressources. Optimisez l'utilisation des ressources afin que vos projets disposent toujours exactement de ce dont vous avez besoin.

Attribuez directement des tâches aux membres de l'équipe pour une visibilité totale.

Une fois que vous savez ce que votre équipe de projet est capable de réaliser, l'étape suivante consiste à déléguer les tâches appropriées à chaque personne en fonction de ses compétences et de sa disponibilité.

Mettez votre équipe sur la voie de la réussite ! Fournissez autant d'informations que possible pour que chacun comprenne ce que l'on attend de lui. Clarifiez tous les détails indispensables pour chaque tâche : les responsabilités, les résultats attendus et les dates d'échéance.

Dans ClickUp, il est facile de découper votre projet en petites tranches avec des tâches, des sous-tâches et des checklists. Vous pouvez ensuite attribuer rapidement chaque action à vos membres de l’équipe en quelques clics seulement !

Voici un aperçu détaillé :

Pour certaines tâches, une seule personne ne suffit pas, surtout lorsque les délais sont serrés.

Heureusement, grâce à la fonctionnalité « Assignés multiples » de ClickUp, vous pouvez rapidement affecter davantage de personnes à une tâche si nécessaire. Ainsi, la prochaine fois qu'une tâche nécessitera un coup de main supplémentaire, vous pourrez affecter des personnes en un clin d'œil.

Planifiez en tenant compte des dépendances afin d'éviter la surexploitation de ressources limitées.

Le livreur de pizza ne pourra pas arriver jusqu'à votre porte s'il ne peut pas se garer. Si votre allée est pleine, la soirée pizza est annulée, et ce n'est tout simplement pas une option.

De même, les projets comportent intrinsèquement des dépendances, c'est-à-dire des relations entre les tâches et les ressources qui affectent la disponibilité de ces dernières.

Tenez compte des dépendances entre les ressources, lorsque plusieurs tâches nécessitent la même ressource limitée. Imaginons que vous ayez besoin de 10 nouveaux graphiques d'ici vendredi, mais que vous ne disposiez que d'un seul graphiste dans votre équipe, qui est déjà affecté à d'autres projets jusqu'à mercredi.

Dans ce cas, vous devrez ajuster le calendrier de votre projet afin de tenir compte de manière réaliste de la disponibilité limitée de votre équipe. Vous pouvez également envisager d'embaucher un autre graphiste, à temps plein ou en freelance, afin de bénéficier de l'assistance nécessaire pour respecter vos délais.

Les dépendances entre tâches se produisent également lorsque la progression d'une tâche dépend de la progression d'une autre tâche distincte. Par exemple, vous devez attendre les commentaires des clients avant d'achever les révisions du projet conformément à leurs demandes. C'est comme étaler une boule de pâte à pizza pour obtenir une pizza parfaite avant d'y ajouter de délicieuses garnitures !

Échelonnez et planifiez les tâches en fonction de ces dépendances. Surveillez les goulots d'étranglement potentiels et veillez à ce que personne n'ait à attendre trop longtemps les autres. Maintenez une communication constante autour des tâches en cours et des éléments à prendre, et ajustez les attentes en conséquence en cas de retard dans le projet.

Envisagez d'adopter une méthodologie de gestion de projet Agile ou Scrum pour éliminer ou contourner les dépendances.

Les dépendances de ClickUp vous aident à cartographier les liens entre les tâches et les ressources. De cette façon, vous pouvez garder un œil sur toutes les dépendances de vos projets avant qu'elles ne deviennent des obstacles.

Voici d'autres façons dont les dépendances permettent à votre équipe de rester concentrée :

Vous pouvez ajouter des dépendances à des tâches individuelles manuellement ou visuellement en dessinant des liens entre les tâches sur un diagramme de Gantt.

Suivez la progression et réaffectez les ressources en conséquence.

Dans l'idéal, vous définissez les ressources nécessaires à un projet et tout se déroule comme prévu. Mais en cas de retard ou de changement, vous devrez peut-être réaffecter les ressources.

Pas de panique ! La réallocation est une opération normale dans la gestion des ressources.

La première étape consiste à surveiller de près la capacité de votre équipe par rapport aux exigences de votre projet. Posez-vous les questions suivantes lorsque vous examinez votre capacité actuelle :

Si tel est le cas, l'étape suivante consiste à communiquer les changements à votre client ou aux parties prenantes du projet. Tenez-les informés de la progression de votre projet dès que possible et aussi souvent que possible, y compris de tout changement potentiel dans la portée ou de tout retard.

Cela permet de gérer les attentes afin que les parties prenantes soient moins susceptibles d'être prises au dépourvu, déçues ou surprises par des changements ou des revers.

Le processus d'allocation des ressources peut impliquer de redéfinir la portée de votre projet et de trouver des membres supplémentaires pour votre équipe afin de vous aider à accomplir le travail supplémentaire. Certaines entreprises créent un plan d'allocation des ressources de sauvegarde en identifiant les employés possédant les compétences nécessaires pour remplacer leurs collègues en cas de besoin ou en constituant un vivier de freelances pouvant apporter leur assistance à tout moment.

Vous devrez peut-être également ajuster les échéanciers et les échéances de toutes les tâches de votre projet afin de tenir compte de la capacité de votre équipe et des retards imprévus.

L'allocation de vos ressources en soi, ainsi que la réaffectation des tâches en aval, peuvent représenter beaucoup de travail, mais cela ne doit pas nécessairement être difficile !

Envisagez d'utiliser des outils de gestion des ressources qui permettent à votre équipe de rester sur la bonne voie grâce à une visibilité centralisée. Plus besoin de fouiller dans vos différents tableurs, documents et post-its, ni de passer constamment d'un calendrier à l'autre pour consulter ceux de tous les membres de votre équipe.

Nous sommes peut-être partiaux, mais nous pensons que ClickUp est un excellent outil (osons-nous dire le meilleur ?) d'allocation des ressources. Il rassemble toutes ces informations en un seul endroit afin que vous puissiez suivre votre progression et la capacité de votre équipe en temps réel. Vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisables pour voir comment votre équipe se porte et où vous pourriez prendre du retard.

C'est l'une des façons dont Diggs utilise ClickUp pour rester au fait de ses projets. Les résultats ? Une plus grande transparence dans la gestion de la charge de travail, moins de temps consacré aux allers-retours de communication et une utilisation plus productive du temps de chacun.

Nous appelons cela une victoire !

Réduisez au minimum les dérives de périmètre

Vous pouvez passer une commande pour ce que vous pensez être une quantité suffisante de pizzas pour tous les invités de votre fête, mais vous ne pouvez pas toujours prévoir combien ils mangeront. Que se passe-t-il si vous venez à manquer de pizzas de manière inattendue ?

Après avoir versé quelques larmes (ce qui est compréhensible), vous devez maintenant passer à la vitesse supérieure pour atteindre votre objectif : nourrir tous vos invités.

Il s'agit ici d'un cas de dérive des objectifs, c'est-à-dire d'un projet qui dépasse son champ d'application initial et nécessite des ressources supplémentaires, notamment en termes de temps, d'argent et de personnel. La dérive des objectifs menace la réussite de votre projet en ajoutant du travail supplémentaire sans prolonger l'échéancier du projet, ce qui crée une pression supplémentaire sur les membres de votre équipe qui doivent en faire plus en moins de temps.

Vous pouvez faire de votre mieux pour éviter le glissement de périmètre en fixant des limites strictes dans votre énoncé de périmètre de projet, mais cela est parfois inévitable. Dans ces cas-là, une bonne gestion du changement met en place des structures et des processus pour atténuer le glissement de périmètre.

Il établit des attentes selon lesquelles les décideurs vous informeront dès que possible des changements de portée et vous donneront l'espace et le temps nécessaires pour réaffecter ou ajouter des ressources en conséquence.

Il est important de suivre le flux, mais il est tout aussi important d'éviter le surmenage en surchargeant votre équipe ! Après tout, ils ont une soirée pizza à ne pas manquer.

Exemples et modèles d'allocation des ressources

Imaginons que vous soyez chargé de la gestion de projet pour le lancement d'une campagne de marketing d'influence pour Marinara, une application mobile de productivité basée sur la technique Pomodoro. Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler votre plan d'allocation des ressources :

Prêt à identifier et à allouer vos ressources ? ClickUp est là pour vous aider ! L'inscription est entièrement gratuite et vous pouvez commencer à l'utiliser en quelques secondes. Lancez-vous avec ces modèles d'allocation des ressources, conçus pour booster votre gestion de projet dès aujourd'hui !

Le modèle d'allocation des ressources ClickUp

Le modèle d'allocation des ressources de ClickUp vous aide au suivi de la capacité et de la disponibilité de toutes les ressources de votre organisation en un seul endroit. Il comprend les vues pratiques suivantes :

Ce modèle est entièrement personnalisable pour s'adapter à vos flux de travail de gestion des ressources . Utilisez ce modèle pour obtenir un aperçu complet des capacités de votre équipe et de l'avancement des projets et des livrables.

Le modèle de planification des ressources ClickUp

Le modèle de planification des ressources de ClickUp offre diverses façons de visualiser et d'allouer vos ressources au sein de votre équipe.

En plus des vues incluses dans le premier modèle, ce modèle propose deux vues supplémentaires :

Ce modèle vous aide à planifier de manière proactive en fonction des ressources disponibles, notamment les budgets et les emplois du temps des membres de l'équipe. Comme tous nos modèles, il est personnalisable, vous pouvez donc l'adapter à vos besoins et le faire vôtre.

Connexes : Logiciel de planification des ressources d'entreprise

L'allocation des ressources est un travail en cours.

Il ne suffit pas d'allouer les ressources avant le début de votre projet et d'en rester là. Vous devez suivre de près l'évolution de vos projets, en équilibrant soigneusement les capacités de votre équipe et les exigences de vos projets. Étant donné que les facteurs susceptibles d'influencer la réussite de vos projets changent constamment, vous devez également faire preuve de suffisamment de souplesse pour adapter votre stratégie d'allocation des ressources en fonction des besoins.

ClickUp est le meilleur logiciel de gestion de projet pour les équipes, avec un ensemble complet de fonctionnalités qui vous aident à gérer vos ressources, à maintenir vos projets sur la bonne voie et à accomplir vos tâches rapidement. Nous aidons les chefs de projet et les principaux décideurs à allouer les ressources et à superviser le cycle de vie complet des projets comme des pros.

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Et gardez votre pizzeria préférée dans les favoris, car avec notre aide, vous ne serez jamais à court de délicieuses pizzas au fromage !