Avez-vous déjà été confronté à un manque de personnel, à un dépassement de budget et à des inquiétudes quant aux réunions de mi-parcours d'un projet ? 👀
Si tel est le cas, vous serez heureux d'apprendre qu'il existe un moyen de réduire les risques que cela se reproduise. Découvrez la planification de la capacité.
Également appelée planification de la demande ou prévision de la demande, la planification de la capacité est un élément essentiel de la gestion de projet. Lorsqu'elle est bien faite, elle permet de gagner beaucoup de temps, d'énergie et d'argent tout au long de votre projet.
Dans ce guide, nous définirons différents types de stratégies de planification de la capacité et vous présenterons un processus pour vous aider à démarrer, avec des exemples et des modèles pour vous faciliter la tâche. Appliquez ces principes à votre prochain projet et constatez à quel point ils facilitent le flux !
Qu'est-ce que la planification de la capacité ?
L'objectif de la planification des capacités est d'estimer les ressources nécessaires pour achever un projet particulier dans un délai donné.
Une planification efficace de la capacité tient compte des éléments suivants :
- Quelle est la quantité de travail à faire, et combien de temps cela prendra-t-il ?
- Les connaissances et les compétences requises pour effectuer ce travail
- Les membres de l'équipe disponibles pour travailler sur le projet
- Le temps que les équipes peuvent y consacrer
- Tout matériel, équipement ou logiciel nécessaire
- Les limites du budget du projet
La planification de la capacité est essentiellement une équation entre l'offre et la demande. En d'autres termes, disposerez-vous des ressources dont vous avez besoin au moment où vous en aurez besoin ? ⚖️
Si ce n'est pas le cas, vous devrez planifier comment les obtenir au bon moment. En exemple, vous devrez peut-être augmenter vos effectifs ou emprunter des ressources à un autre service pour vous aider temporairement. D'autre part, si vous disposez d'une capacité excédentaire, vous pouvez la réorienter vers d'autres initiatives.
La planification de la capacité des ressources n'est que la première étape de la gestion des ressources. Une fois votre planification à faire, vous devrez allouer ces ressources à la partie du projet où elles sont le plus adaptées.
Vous pourrez ensuite surveiller l'utilisation des ressources du projet afin de vérifier si vos estimations étaient exactes. Si ces ressources sont surutilisées ou sous-utilisées, ou si vos besoins en capacité changent, vous pouvez rapidement apporter les ajustements nécessaires pour améliorer l'allocation des ressources.
Avantages de la planification de la capacité
Une bonne planification de la capacité profite au projet de multiples façons :
- Amélioration de la gestion de la chaîne d'approvisionnement : une bonne planification des ressources vous évite d'avoir à faire face à des pénuries de matières premières ou d'équipements. Vous disposerez de tout ce dont vous avez besoin pour poursuivre la production conformément à votre plan de projet.
- Des équipes plus productives : une planification bien pensée de la capacité de main-d'œuvre facilite la gestion de la charge de travail. Vous connaissez la capacité et les compétences de votre équipe, vous pouvez donc vous assurer que chacun travaille à son niveau optimal, avec pour résultat un niveau de satisfaction élevé au sein de l'équipe et une réduction considérable du burn-out.
- Moins d'inefficacités dans les processus : des dépendances claires entre les projets et une bonne planification des ressources vous aident à allouer suffisamment de ressources aux bons endroits. Cela permet d'éviter les goulots d'étranglement qui font perdre du temps et réduisent votre capacité de production.
- Réduction des ruptures de stock : grâce à une bonne planification de la capacité de production, vous serez toujours en mesure de fournir à vos clients ce qu'ils veulent quand ils le veulent, ce qui vous garantit qu'ils dépenseront leur argent chez vous et non chez vos concurrents.
- Une meilleure prise de décision : lorsque vous disposez d'un plan de gestion des exigences clair et d'une bonne gestion des capacités, vous êtes en mesure de prendre des décisions éclairées à chaque étape, même lorsque la situation évolue ou que vous souhaitez adapter vos capacités.
- Processus réutilisables : une fois que vous avez testé une stratégie de planification des capacités et que vous savez qu'elle fonctionne, vous pouvez réutiliser ce plan comme modèle pour vos futurs projets, afin de ne pas avoir à repartir de zéro à chaque fois.
- Rentabilité accrue : grâce à l'optimisation de tous vos processus et à une bonne utilisation de vos ressources, vous réduisez vos coûts et améliorez vos résultats financiers.
- Des parties prenantes satisfaites : lorsque tout fonctionne bien et que les bénéfices augmentent, vos parties prenantes sont susceptibles d'être satisfaites.
Utilisez ClickUp pour définir un ordre d'opérations clair en ajoutant des dépendances « bloquantes » ou « en attente » entre les tâches.
Comme vous l'avez sans doute compris, une planification réussie de la capacité ne repose pas sur des conjectures. Elle nécessite des données réelles et une planification de scénarios, auxquels s'ajoute peut-être une petite dose d'intuition. Heureusement, des modèles et des stratégies de planification de la capacité éprouvés sont disponibles pour vous aider, avec l'assistance d'une large gamme d'outils de planification de la capacité.
Stratégies de planification de la capacité
Il existe plusieurs façons d'aborder la planification de la capacité. Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients et convient à différents types d'entreprises et profils de risque. Voyons ce qu'elles ont à offrir.
Stratégie de décalage
La planification de la capacité en retard est la plus conservatrice des stratégies. Elle vise à répondre à la demande réelle au cours d'une période donnée, sans plus.
L'avantage de cette stratégie en temps réel est que vous ne gaspillez pas de ressources, car vous ne payez que ce dont vous avez besoin. Cependant, si la demande des clients change (imaginons que vous gériez un restaurant et que vous ayez soudainement un afflux de clients), il y aura probablement un délai avant que vous puissiez augmenter votre capacité pour répondre à cette demande.
Les clients ne sont généralement pas connus pour leur patience, ils risquent donc de se tourner vers vos concurrents plutôt que d'attendre que vous rattrapiez votre retard. Vous pourriez donc perdre de l'argent à court terme, voire à long terme s'ils apprécient l'offre de vos concurrents.
Cette stratégie est souvent utilisée par les entreprises qui vendent des produits ou des services à forte valeur ou celles qui savent que la fidélité de leurs clients est assurée.
Stratégie principale
La planification de la capacité prévisionnelle est beaucoup plus prospective. Elle consiste à planifier vos besoins en capacité en fonction de la demande future projetée pour une période donnée. Cela vous aide à tirer parti des pics de ventes à venir, par exemple pendant certaines fêtes ou périodes de l'année. 📊
Cependant, elle comporte également beaucoup plus de risques. Si vos prévisions de demande pour cette période s'avèrent trop optimistes, vous risquez de vous retrouver avec des stocks excédentaires invendables ou des membres inactifs à faire qui vous coûtent de l'argent.
De nombreuses entreprises de détail utilisent cette stratégie pour planifier les périodes de forte demande saisonnière bien établies, comme les fêtes de fin d'année.
Stratégie d'appariement
La planification de la capacité se situe entre ces deux extrêmes. Elle vise à trouver un juste milieu en surveillant de près les fluctuations du marché et en planifiant régulièrement la capacité. Elle implique également la mise en place d'un plan d'urgence en fonction de vos ressources disponibles afin que vous sachiez exactement quoi faire si la situation venait à changer.
En exemple, si la demande augmente, vous pouvez augmenter légèrement votre capacité dans un premier temps, mais disposer d'autres ressources en réserve au cas où elles seraient nécessaires. Cela vous permet de saisir les opportunités sans validation de ressources trop longtemps à l'avance.
Cette stratégie est moins risquée que l'approche différée et permet tout de même une certaine évolutivité. C'est pourquoi elle convient à de nombreuses entreprises. ✅
Comment mettre en œuvre un processus de planification de la capacité
Une planification efficace de la capacité nécessite de suivre quelques étapes afin de vous assurer que vous avez bien couvert tous les aspects.
Il est possible de faire la planification de la capacité dans Excel, ce qui est certainement bien mieux que d'essayer de le faire manuellement à l'aide de papier et d'une calculatrice. Cependant, un tableur Excel n'est pas le meilleur logiciel de planification de la capacité disponible.
Il existe de nombreuses ressources en ligne sur la planification de la capacité, et l'une des meilleures est ClickUp.
ClickUp est un outil tout-en-un de gestion de projet et de productivité conçu pour vous aider dans votre planification de la capacité. Voyons comment vous pouvez l'utiliser pour mettre en œuvre les différentes étapes du processus.
Étape 1 : Comprendre les exigences de votre projet
N'oubliez pas que votre objectif est de vous assurer que vous disposez de toutes les ressources nécessaires pour assurer la réussite du projet. Il est donc important de commencer par examiner précisément ce qui doit être à faire.
Idéalement, vous disposerez d'un document décrivant la portée du projet ou d'une charte de projet. Si ce n'est pas le cas, documentez autant que possible toutes les étapes du projet, ainsi que les délais, les priorités et les dépendances. Vous pouvez utiliser un document ClickUp, un tableau blanc ClickUp ou un diagramme de Gantt. 📝
Étape 2 : Estimez la capacité dont vous avez besoin
Utilisez votre plan de projet pour estimer le temps nécessaire à achever chaque étape du projet. À faire, appuyez-vous sur vos connaissances et votre expérience, ainsi que sur les données historiques dont vous disposez, et n'hésitez pas à consulter d'autres personnes susceptibles de vous aider. Ajoutez ensuite les heures estimées pour obtenir un total.
Si certaines étapes requièrent des compétences particulières, mettez-les en évidence, car elles devront être attribuées à des personnes spécifiques. Identifiez les personnes que vous aimeriez avoir dans votre équipe, en particulier celles qui possèdent les compétences spécialisées dont vous avez besoin. Dressez également la liste du matériel ou de l'équipement dont vous pourriez avoir besoin. 💻
Étape 3 : Vérifiez la capacité actuelle de votre équipe
La vue Charge de travail de ClickUp est conçue pour vous aider à garantir que tous les membres de votre équipe travaillent de manière optimale.
La fonction « Vue Charge de travail » utilise les tâches que vous attribuez et vos délais estimés pour vous montrer exactement la quantité de travail dont dispose chaque membre de l'équipe, ou dont il ne dispose pas. 🏖️
La charge de travail d'un membre de l'équipe est affichée sous forme de graphique à barres par rapport à sa capacité (le temps dont il dispose pour travailler) sur une semaine, deux semaines ou un mois (vous choisissez la période). Vous pouvez ainsi voir facilement combien de temps il lui reste pour accepter du travail supplémentaire. Et si vous souhaitez afficher les détails, il vous suffit de cliquer pour voir les tâches spécifiques qui l'occupent.
Étape 4 : Attention à l'écart
Maintenant que vous connaissez la bande passante dont dispose votre équipe pour travailler sur votre nouveau projet, vous pouvez calculer les écarts de capacité. Par exemple, supposons que le projet nécessite 200 heures d'un type de travail spécifique par semaine, mais que votre équipe ne dispose que de 100 heures de capacité disponible. Vous devrez alors embaucher des contractuels temporaires ou des freelances pour les 100 heures supplémentaires. 🙋♀️
Étape 5 : Surveillez en permanence la capacité
Il est essentiel de procéder à des estimations pour se lancer dans la planification de la capacité, mais les choses changent et la réalité ne correspond pas toujours au forfait. Certaines tâches peuvent prendre plus de temps que prévu, il peut y avoir des dérives de périmètre ou des membres de l'équipe peuvent tomber malades.
Suivez de près la progression de la situation afin de pouvoir affiner votre planification de la capacité au fur et à mesure. Utilisez le tableau de bord personnalisable de ClickUp pour consulter des analyses en temps réel et générer rapidement des rapports lorsque vous en avez besoin, afin de toujours savoir ce qui se passe et de pouvoir réagir rapidement en cas d'alerte. 🚩
Si vous souhaitez approfondir vos connaissances sur l'optimisation de la planification de la capacité, inscrivez-vous gratuitement au cours de ClickUp University sur la manière de maximiser la planification de la capacité grâce à la vue Charge de travail.
Exemples et modèles de planification des capacités
Voyons comment ces stratégies et processus peuvent se traduire dans des scénarios réels, à l'aide du modèle de charge de travail des employés de ClickUp.
Exemple de stratégie de décalage
Riley est responsable de production dans une petite entreprise qui fabrique des sacs à main exclusifs faits main. Elle connaît le nombre de sacs à main vendus chaque mois via la boutique en ligne et planifie en conséquence. 👜
Un jour, l'entreprise a un coup de chance : une influenceuse découvre ses produits. Elle fait la promotion de son sac préféré sur ses chaînes YouTube et TikTok, et soudain, tout le monde veut en avoir un. Les commandes affluent et l'entreprise se retrouve rapidement en rupture de stock.
L'entreprise profite de cette opportunité et crée une liste d'attente pour les sacs, qu'elle diffuse sur tous ses canaux. Riley effectue la planification des capacités dans le modèle de charge de travail et se rend compte qu'il faut ajouter trois fabricants de sacs qualifiés supplémentaires à l'équipe de quatre personnes. Cela permettra d'augmenter suffisamment les niveaux de stock pour répondre à la nouvelle demande.
Il faudra un certain temps pour recruter les nouveaux membres et atteindre la pleine capacité de production, mais la stratégie de retard fonctionne ici car il s'agit d'un produit exclusif, et la liste d'attente très médiatisée le rend encore plus exclusif. Les clients sont prêts à attendre et sont ravis lorsqu'ils reçoivent enfin leurs sacs à main.
Exemple de stratégie principale
Alex est chef de projet dans une agence de marketing. L'entreprise vient de remporter un contrat pour produire du matériel marketing pour une grande entreprise, qui débutera dans deux mois, et un autre contrat est également en cours de négociation.
Lorsque Alex utilise le modèle de planification des capacités, il se rend compte que son équipe actuelle de six personnes ne pourra pas faire face au travail supplémentaire requis par ces deux contrats sans accumuler beaucoup d'heures supplémentaires. 🕜
Ainsi, alors que le premier contrat est encore en cours de finalisation et avant que le deuxième ne soit confirmé, ils recrutent et intègrent quatre nouveaux employés. Au moment où le premier contrat commence officiellement, les nouveaux employés sont opérationnels et prêts à se mettre au travail.
Alex prend un certain risque, car les contrats ne sont pas encore définitifs et il est possible que quelque chose tourne mal, mais ils misent sur la probabilité que les deux contrats aboutissent. L'entreprise pourra également utiliser le fait qu'elle dispose déjà d'une équipe capable de faire face au travail comme argument de vente pour le deuxième contrat.
Bien sûr, s'ils ne remportent pas le deuxième contrat, ils se retrouveront avec de la capacité dans leur équipe. Ils devront alors rapidement chercher d'autres entreprises ou licencier certains employés.
Exemple de stratégie d'adéquation
Jamie gère une équipe de huit agents de centre d'appels qui travaillent par roulement pour une entreprise de vente au détail. 🎧
L'entreprise s'apprête à lancer une offre spéciale qui devrait susciter beaucoup d'intérêt. Elle risque de recevoir de nombreux appels supplémentaires à son centre de contact, mais son site web et d'autres canaux fournissent également beaucoup d'informations.
Jamie utilise le modèle de charge de travail et calcule que chaque agent dispose d'une certaine capacité, mais que s'ils reçoivent trop d'appels, ils auront besoin d'aide supplémentaire. Plutôt que d'embaucher du personnel supplémentaire, ils ont demandé à certains membres de l'équipe de remplacement d'être disponibles.
La stratégie d'appariement permet à Jamie d'être prudente dans ses décisions, en ne faisant appel à une équipe supplémentaire qu'en cas de nécessité. Il n'y aura pas de dépenses inutiles si aucun membre supplémentaire n'est nécessaire. Cependant, s'ils doivent faire appel à des membres supplémentaires, l'augmentation de l'équipe commerciale générée par les demandes téléphoniques supplémentaires devrait suffire à compenser le coût.
Maîtrisez la planification de la capacité pour aider votre entreprise à prospérer
La planification des capacités vous aide à comprendre exactement la charge de travail que votre équipe est capable de gérer. Elle compare les capacités actuelles à la demande à venir et détermine si vous devez embaucher des membres supplémentaires. Cela garantit l'efficacité, la productivité et une meilleure prise de décision, ce qui se traduit par une augmentation des bénéfices. 🙌
La méthode « lag » est la stratégie de planification des capacités la plus conservatrice, qui n'augmente les ressources que lorsque la demande est avérée. La méthode « lead » est proactive et présente des risques et des avantages potentiellement plus élevés, tandis que la stratégie « match » vise à trouver un compromis entre ces deux extrêmes. Chaque stratégie travaille pour différents types d'entreprises et de situations, mais la clé réside dans une bonne planification.
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