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Le cahier des charges est un élément simple mais indispensable du processus de gestion de projet.
En tant que chef de projet, il est impératif que toutes les personnes impliquées dans un projet à venir se sentent informées, écoutées et incluses à chaque étape du processus. Un document décrivant le cahier des charges (SOW) est essentiel pour y parvenir avant même la fin de l’étape de planification.
Considérez le cahier des charges comme un outil, que vous, l'équipe de projet et tous les acteurs clés consulterez à plusieurs reprises tout au long du processus de gestion de projet, et qui évoluera au fur et à mesure que votre échéancier avancera.
Avant d'ouvrir un nouveau document pour commencer à rédiger votre cahier des charges, consultez ce guide détaillé pour vous aider à définir votre cadre de travail.
Vous y trouverez des descriptions détaillées, des exemples et les bonnes pratiques pour rédiger un cahier des charges utile. De plus, vous aurez accès à un modèle de cahier des charges gratuit pour standardiser votre processus et contribuer à la collaboration avec votre équipe !
Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?
Le cahier des charges définit clairement les contrôles, les services et les livrables que vous fournirez dans le cadre d'un projet à venir. Il fait office d'accord écrit et constitue l'un des documents les plus importants et les plus détaillés à l'étape initiale de tout projet.
Avec les bonnes ressources à portée de main, la création d'un document de cahier des charges peut être un processus assez simple ! Mais il est important de garder à l'esprit ses éléments essentiels indispensables pour que votre équipe soit sur la même longueur d'onde en ce qui concerne :
- Livrables du projet
- Toutes les ressources nécessaires, y compris le budget, le temps et la charge de travail.
- Échéancier et phases du projet
- Exigences légales
En précisant ces facteurs dès le début, vous pourrez gérer vos projets plus efficacement et éviter les contretemps dans votre calendrier, le manque de ressources ou le glissement de périmètre plus tard dans le processus de gestion de projet. De plus, un cahier des charges complet permet à l'équipe de projet de savoir exactement ce qu'on attend d'elle, notamment l'objectif du projet, les dépenses globales, les jalons clés et les délais.
Bonnes pratiques pour la rédaction d'un cahier des charges
Voici votre nouvelle devise en matière de cahier des charges pour le travail : En cas de doute, soyez précis, visuel et totalement transparent.
- Précis : que signifient les termes clés ? Qui effectue quelles tâches et quand ? Être clair sur les détails du projet est un moyen sûr d'éviter la confusion, les malentendus et les divergences. Tous ces éléments peuvent nuire à la bonne exécution d'un projet.
- Visuel : à quoi ressemblera réellement le produit final ? Les visuels aident les principaux acteurs à éviter toute erreur de lecture ou d'interprétation des attentes du projet dès le début.
- Transparence : assurez-vous que les principales parties prenantes approuvent ce qui est prévu, reconnaissent les jalons clés au fur et à mesure qu'ils se produisent et, de manière générale, restent informées.
Ces trois stratégies vous permettront de toujours envoyer les bonnes informations pour chaque projet. Mais si vous souhaitez aller plus loin, commencez à investir votre temps de manière plus productive dans le processus de planification en utilisant un modèle de cahier des charges pour vous faciliter la tâche lorsqu'il s'agit de rédiger votre cahier des charges.
Comment rédiger un cahier des charges
Maintenant que nous avons abordé les bonnes pratiques en matière de cahier des charges, voyons comment en rédiger un. Voici une liste étape par étape pour rédiger un cahier des charges :
- Définissez le projet : commencez par définir le projet et ses objectifs. Cela doit inclure ce que vous essayez d'accomplir, les raisons pour lesquelles vous entreprenez le projet et les avantages qu'il apportera.
- Liste des livrables : Dressez la liste de tous les livrables qui seront nécessaires pour le projet. Celle-ci doit inclure tous les documents, rapports, logiciels ou autres éléments qui seront nécessaires.
- Déterminez les tâches et les échéanciers : décomposez le projet en tâches plus petites et déterminez l'échéancier pour chacune d'entre elles. Cela doit inclure les dates de début et de fin de chaque tâche ainsi que l'échéancier global du projet.
- Identifiez les ressources : identifiez les ressources qui seront nécessaires pour le projet, notamment le personnel, l'équipement et le budget.
- Définissez les normes de qualité : décrivez les normes de qualité qui devront être respectées pour le projet. Cela doit inclure toutes les exigences en matière de tests, de contrôle qualité et d'assurance qualité.
- Déterminez les procédures de communication : définissez les procédures qui seront utilisées pour la communication pendant le projet. Elles doivent préciser la fréquence des communications, les personnes impliquées et les méthodes utilisées.
- Identifiez les risques : identifiez tous les risques potentiels qui pourraient avoir un impact sur le projet. Cela doit inclure les risques liés à l'échéancier, aux ressources, à la qualité et à d'autres facteurs.
- Définissez les critères d'acceptation : définissez les critères d'acceptation qui seront utilisés pour évaluer la réussite du projet. Ceux-ci doivent inclure des indicateurs ou des mesures spécifiques qui seront utilisés pour déterminer si le projet a été achevé.
- Révision et finalisation : réviser le cahier des charges avec toutes les parties prenantes afin de s'assurer qu'il reflète fidèlement les exigences du projet. Une fois finalisé, distribuer le cahier des charges à toutes les parties prenantes et l'utiliser comme référence tout au long du projet.
Modèles de documents de cahier des charges
Vous souhaitez standardiser vos pratiques de planification ? Commencez par un modèle de gestion de projet pour accélérer le processus de définition du cahier des charges. En règle générale, votre modèle de cahier des charges doit comporter au moins ces cinq sections afin de pouvoir y insérer directement les informations relatives à votre projet :
- Un glossaire des termes pertinents.
- Le problème que votre projet vise à résoudre
- Objectifs SMART, objectifs du projet, livrables, indicateurs clés de performance, etc.
- Besoins administratifs et autorisations nécessaires
- Un calendrier ou un échéancier de projet personnalisable
Mais pour être honnête, ces cinq sections constituent le strict minimum.
Avec le bon éditeur de documents et le bon modèle, vous pourrez également collaborer avec votre équipe sur votre cahier des charges, personnaliser les paramètres de partage et de permission, effectuer la connexion du document à vos flux de travail, et bien plus encore. 👀
Tout cela est possible grâce au modèle de cahier des charges de ClickUp, adapté aux débutants et entièrement gratuit.
Ce modèle ClickUp document détaillé est organisé en sections clairement mises en forme, notamment :
- Contexte et objectifs du projet
- Livrables
- Responsabilités de l'agence et du client
- Échéancier et jalons
- Administration
- Approbations
De plus, une planification minutieuse de la gestion des ressources et des objectifs du projet. 🏆
La table des matières adhésive facilite la navigation entre les nombreuses sections de ce document, tandis que les tableaux préétablis permettent de présenter le contenu de manière concise et facile à comprendre.
Le plus grand avantage de ce modèle est qu'il a été créé à l'aide de ClickUp Docs. La détection collaborative en direct et l'historique des versions enregistrées automatiquement garantissent que toutes les personnes ayant accès au document affichent à tout moment la version la plus récente du cahier des charges. Et comme le texte peut être converti directement en tâches ClickUp, les membres de l'équipe peuvent agir sur le plan du projet à partir du cahier des charges lui-même.
De plus, les tâches ClickUp peuvent être intégrées dans les documents avec des ensembles de données provenant d'autres logiciels, afin que les informations nécessaires au projet soient toujours à portée de main.
Que faut-il inclure dans un document décrivant l'étendue du travail ?
Examinons de plus près les éléments essentiels d'un cahier des charges efficace et les bonnes pratiques à adopter avant votre prochain projet.
Principaux livrables
Fournissez-vous un produit ou un service ? Informez-en l'équipe de projet ! Même si cela vous semble évident, il est utile de conserver une trace de tous les livrables du projet afin de pouvoir les consulter ultérieurement. De plus, ce document n'est pas uniquement destiné à l'équipe de projet : des acteurs clés tels que les parties prenantes, les autres chefs de service et les supérieurs hiérarchiques peuvent également y avoir accès, ce qui rend le processus de compréhension de la portée du projet essentiel.
L'intégration d'images, de diagrammes ou de médias pour le contexte et des visuels supplémentaires est un excellent moyen de communiquer des détails sur vos livrables. Si votre équipe crée des maquettes à l'aide d'un logiciel de Tableau blanc numérique ou utilise des documents de rapports spécifiques pour décomposer votre structure de travail, rendez ces informations aussi accessibles que possible.
La possibilité d'intégrer des informations provenant d'autres outils est l'un des principaux avantages de l'utilisation d'un éditeur de documents dynamique pour gérer vos dossiers de cahier des charges, les approbations des parties prenantes, les procédures opératoires normalisées, etc.
Dans ClickUp Docs, vous avez la possibilité d'intégrer pratiquement tout ce que vous voulez, y compris des tâches, des tableaux, des médias, des ressources provenant d'autres outils, etc. Grâce aux commandes slash pour des raccourcis clavier rapides, à l'édition collaborative en cours, au formatage riche et au partage facile via URL, ClickUp Docs est idéal pour créer facilement un document complet sur l'étendue des travaux.
L’échéancier du projet
L'échéancier de gestion de projet correspond au parcours complet du développement d'un projet, du début à la fin. Cette section décrit les phases que votre projet traversera et détaille les livrables attendus tout au long du processus.
Vous devez établir votre échéancier afin de définir la portée d'un projet, mais vous pouvez le faire de différentes manières. Les diagrammes de Gantt, les tableaux et les organigrammes tels que les cartes mentales sont des solutions de gestion de projet très visuelles qui vous permettent de créer votre échéancier et de vous assurer que tous les détails importants y figurent. Ces ressources sont également excellentes pour identifier les relations et les dépendances entre les tâches, ce qui rendra la phase d'exécution du projet plus efficace dans son ensemble !
La vue Gantt dans ClickUp facilite la gestion du temps grâce à une interface intuitive de type glisser-déposer qui permet d'établir des relations entre les tâches, de visualiser les goulots d'étranglement et de hiérarchiser les éléments à entreprendre. Vous pouvez même calculer votre chemin critique ou suivre vos pourcentages de progression pour avoir une vue d'ensemble de ce qui se passe et de ce qui va se passer.
Jalons importants
Pour les projets complexes en particulier, l'échéancier à lui seul peut être intimidant. Dans ces situations, il peut être utile de diviser et de définir un échéancier plus large en fonction des échéances clés lorsque le projet passe d'une étape à l'autre. Ces moments importants sont appelés les jalons du projet.
Atteindre un jalon important d'un projet est une excellente occasion de se regrouper, de se remettre d'accord et de réévaluer l'orientation du projet. C'est le moment idéal pour reprendre contact avec les parties prenantes importantes et s'assurer que le projet se déroule comme prévu ou pour discuter des problèmes rencontrés en cours de route.
Les modèles de jalons permettent d'éliminer une partie des conjectures liées à l'identification des jalons les plus importants d'un projet, tout en garantissant que votre équipe en tire le meilleur parti. Dans ClickUp, les jalons sont représentés visuellement par une icône en forme de losange sur votre échéancier ou votre diagramme de Gantt. Cela vous aide à identifier rapidement vos principales réalisations et peut être créé à partir de n'importe quelle tâche ClickUp.
Rapports d'avancement
La création de rapports n'est pas une tâche ponctuelle sur votre liste. Des informations fiables et des rapports mis à jour sont des éléments clés de tout bon document de cahier des charges, car de nombreux responsables et parties prenantes s'y référeront à plusieurs reprises tout au long du processus de gestion de projet, et pas seulement pendant la phase de planification.
Il s'agit là d'un autre domaine dans lequel il est préférable de s'appuyer sur des ressources plus visuelles. Personne ne souhaite perdre du temps à déchiffrer de longs ensembles de données ou à cliquer sur des liens pour effectuer des recherches supplémentaires. Résumez les points les plus importants et les données pertinentes de manière à faciliter leur compréhension.
Les tableaux de bord de ClickUp excellent dans ce domaine. Choisissez parmi plus de 50 widgets pour extraire des données actualisées sur les activités récentes du projet à l'aide de diagrammes personnalisés, de suivis de progression, de calculs, de tableaux et même d'autres applications afin de créer des tableaux de bord prêts à être présentés pour vos projets.
Exemples de cahiers des charges
Pour vous aider à mieux comprendre comment rédiger un cahier des charges efficace, examinons quelques exemples concrets. Ces exemples illustrent la manière dont diverses organisations ont mis en œuvre avec succès leur cahier des charges, vous fournissant ainsi des informations pratiques et des sources d'inspiration pour vos propres projets.
1. Étendue du travail de l'équipe de développement logiciel
Projet : Développement d'une application mobile
- Objectif : Concevoir et développer une application mobile conviviale pour la livraison de repas, dotée de fonctionnalités uniques telles que le suivi en direct et plusieurs options de paiement.
- Portée : l'application doit être compatible avec les plateformes iOS et Android. Le projet comprend la conception de l'interface utilisateur/expérience utilisateur, le développement backend, les tests, la correction des bugs et le déploiement sur les boutiques d'applications respectives.
- Échéancier : le projet sera achevé dans six mois, avec des jalons définis pour chaque phase de développement.
- Livrables : une application mobile entièrement fonctionnelle, un rapport de test, un manuel d'utilisation et le code source.
- Dépendances : approbation en temps opportun par les parties prenantes à chaque phase de développement, disponibilité des ressources et accessibilité aux API tierces pour les passerelles de paiement.
2. Champ d'application du travail de l'équipe marketing
Projet : Lancement d'un nouveau produit
- Objectif : Concevoir et mettre en œuvre une campagne marketing complète pour le lancement d'une nouvelle gamme de produits de soins de la peau biologiques.
- Portée : le projet comprend une étude de marché, une analyse de la concurrence, la création de supports marketing, la promotion sur les réseaux sociaux, les relations publiques et le suivi de la réussite de la campagne.
- Échéancier : le projet sera mené à bien sur une période de quatre mois, avec des échéances spécifiques pour chaque tâche.
- Livrables : une stratégie marketing détaillée, du contenu pour la promotion (blogs, publications sur les réseaux sociaux, communiqués de presse, etc.) et un rapport final décrivant l'impact de la campagne.
- Dépendances : commentaires et approbation en temps opportun de la part de l'équipe produit et des parties prenantes, collaboration avec les influenceurs et réaction du marché.
3. Champ d'application du travail de l'équipe RH
Projet : Programme d'intégration des employés
- Objectif : Développer un programme d'intégration complet qui aidera les nouvelles recrues à maîtriser rapidement leurs rôles et à se sentir bien accueillies dans l'organisation.
- Portée : le projet comprend la création d'une checklist pour l'intégration, l'élaboration de supports de formation, l'organisation de sessions d'orientation et la collecte de commentaires.
- Échéancier : le projet sera achevé après deux mois, avec des périodes d'évaluation et de révision comprises.
- Livrables : un manuel d'intégration, des supports de formation et un rapport de retour d'information.
- Dépendances : contribution et coopération en temps opportun des différents services, disponibilité des nouvelles recrues et commentaires des nouveaux employés.
Échantillons de cahiers des charges pour d'autres cas d'utilisation
Pour rendre ce processus encore plus simple et plus efficace, nous avons également créé un ensemble de modèles prêts à l'emploi pour différents cas d'utilisation. Plongeons-nous dans ces modèles et voyons comment ils peuvent vous aider à définir la portée de vos projets.
Entrepreneurs : Il est essentiel pour les entrepreneurs de disposer d'un cahier des charges afin de définir les livrables attendus et l'échéancier. Ce document leur permet de comprendre ce qui est à faire, quand cela doit être fait et comment cela doit être réalisé.
Marketing : les équipes marketing ont besoin d'un cahier des charges afin de s'assurer que leurs projets sont achevés dans les délais et avec la qualité attendue. Ce document décrit les étapes nécessaires à l'achevement d'un projet du début à la fin, ce qui permet aux membres de l'équipe de rester plus facilement sur la bonne voie.
Mettez votre cahier des charges en œuvre
Vous avez rédigé votre cahier des charges, et maintenant ?
C'est simple : il vous suffit de réaliser la connexion entre votre flux de travail et votre logiciel de gestion de projet pour commencer à exécuter les plans que vous venez d'élaborer.
Avec plus de 15 vues uniques, notamment diagramme de Gantt, Liste, Kanban, Échéancier, Calendrier et bien d'autres, ClickUp vous permet de visualiser votre travail sous tous les angles. De plus, son éditeur de documents dynamique ClickUp Tableau blanc et sa fonctionnalité Docs intégrée permettent aux équipes de mettre en œuvre leurs idées dès qu'elles surgissent.
Quelle que soit la taille de votre équipe, le type de projet ou le budget, ClickUp est la seule plateforme de productivité suffisamment puissante pour créer des solutions complètes pour les chefs de projet de tous les secteurs. Accédez à toutes les fonctionnalités répertoriées dans ce guide, à une vaste bibliothèque de modèles et à plus de 1 000 intégrations en commençant à utiliser ClickUp dès aujourd'hui.