La gestion simultanée de plusieurs projets peut être chaotique : dès qu'une tâche est réglée, une autre échéance apparaît ou les priorités changent. Ces changements constants peuvent submerger les chefs de projet, les chefs d'équipe et les petits entrepreneurs.
Une solution simple ? Recherchez « modèle Excel de suivi de plusieurs projets ». 💡
Ces modèles utilisent les fonctionnalités éprouvées de Microsoft Excel pour vous aider à harmoniser vos projets. Si un modèle Excel est idéal pour les besoins simples, il nécessite toutefois des mises à jour manuelles, ce qui peut avoir un impact sur les processus inter-projets (en particulier dans les installations complexes).
Pour vous aider à faire un choix éclairé, nous avons rassemblé ci-dessous nos modèles préférés de suivi de projets multiples, y compris des options compatibles avec Excel et certains des favoris de ClickUp.
Mais avant cela, examinons de plus près en quoi consistent ces modèles.
Que sont les modèles de suivi de projets multiples ?
Les modèles de suivi de projets multiples sont des outils qui vous aident à gérer plusieurs projets à la fois sans perdre de vue les échéances ou les tâches individuelles. Ils offrent une vue claire et organisée de chaque projet côte à côte, ce qui vous permet de repérer facilement les dépendances et de hiérarchiser les tâches.
Plus besoin de passer d'une feuille de calcul à un e-mail ou à une application pour la gestion de projet.
Ces modèles permettent également aux équipes interfonctionnelles de rester facilement informées et de collaborer. Attribuez des tâches, partagez les mises à jour et alignez les parties prenantes sur les mêmes objectifs.
Par exemple, les équipes commerciales et chargées de la réussite client peuvent utiliser un modèle CRM multi-projets pour suivre les appels et les e-mails avec différents clients à différentes étapes du cycle de vie client. Elles peuvent également taguer leurs commerciaux pour assurer le suivi des nouveaux prospects ou coordonner avec l'équipe marketing la création de supports promotionnels ciblés, le tout sur la même plateforme.
💡Conseil de pro : intégrez un logiciel de gestion des tâches à votre modèle de gestion de projet pour obtenir des informations détaillées en temps réel sur la charge de travail de votre équipe. Cela vous aidera à éviter le surmenage et à respecter les délais.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de suivi de projets multiples ?
Un modèle efficace de suivi de projets est axé sur l'organisation, le travail d'équipe et vos besoins spécifiques. Voici les fonctionnalités indispensables :
- Aperçu clair : choisissez un modèle qui offre une hiérarchie logique de vos projets, en indiquant clairement les échéances, les ressources et les priorités.
- Fonctionnalités de suivi : optez pour un modèle doté d'outils permettant de suivre à la fois les objectifs généraux et les jalons spécifiques au projet.
- Apparence personnalisable : choisissez un modèle qui vous permet d'adapter les champs, les widgets et les dispositions aux besoins évolutifs de vos projets.
- Fonctionnalités de gestion des tâches : trouvez un modèle qui permet la création, l'attribution et le suivi faciles des tâches afin de garantir la responsabilité au sein des équipes et entre elles.
- Tableau de bord centralisé : envisagez un modèle avec un tableau de bord de gestion de projet unifié qui rassemble les informations de tous vos projets dans une seule vue.
- Outils de collaboration : recherchez un modèle doté de fonctionnalités de communication intégrées, telles que les commentaires et les pièces jointes, pour faciliter le partage d'informations.
- Fonctions de visualisation : optez pour un modèle qui inclut des outils tels que des diagrammes de Gantt ou des tableaux Kanban pour vous aider à visualiser la progression et à repérer rapidement les obstacles.
11 modèles gratuits de suivi de projets multiples
Le suivi de plusieurs projets est un véritable test pour tout logiciel de gestion de projet performant. Il ne suffit pas de cocher des tâches sur une liste ; vous devez avoir une vision claire de ce qui se passe, quand cela se passe et comment tout cela s'inscrit dans vos objectifs généraux.
ClickUp est un logiciel de gestion de projet convivial conçu pour simplifier les flux de travail et vous permettre de suivre votre progression. De la gestion des tâches du projet à l'intégration de divers outils, en passant par l'utilisation de l'IA pour une allocation plus intelligente des ressources, l'environnement de travail ClickUp rassemble tous les éléments essentiels en un seul hub.
Que vous gériez un seul projet ou un portefeuille complet, la solution de gestion de projet ClickUp vous fournit des informations en temps réel et des fonctionnalités d'automatisation pour vous permettre d'atteindre votre cible.
Leurs fonctionnalités avancées de visualisation et de rapports vous aident à obtenir une visibilité complète sur l'allocation des ressources et du budget, les charges de travail individuelles et collectives, les retards et les dépendances, et bien plus encore.
Nous avons rassemblé ci-dessous nos meilleurs modèles de suivi de projets multiples riches en fonctionnalités. Mais si vous préférez une approche plus traditionnelle, la simplicité d'Excel a son charme. Explorez le meilleur des deux mondes pour trouver ce qui correspond à vos besoins en matière de gestion de projet.
1. Modèle de rapport de statut de plusieurs projets ClickUp
Le modèle de rapport sur le statut des projets ClickUp est une option conviviale pour les débutants qui vous permet d'organiser vos projets et d'y accéder facilement.
Au cœur de ce système se trouve un tableau de bord de portefeuille qui résume visuellement les aspects clés de chaque projet (tels que la priorité, l'état d'avancement, le coût et la durée) à l'aide d'indicateurs et d'émojis codés par couleur. Chaque projet dispose d'une page dédiée liée à ce wiki central. Elles commencent par un résumé mettant en évidence les détails de haut niveau tels que les priorités et les délais.
Pour une analyse plus approfondie, chaque page contient un rapport sur l'état d'avancement du projet et des informations sur sa santé, telles que les niveaux de risque et les plans d'action. Elle permet également le suivi des coûts en comparant les estimations avec les chiffres réels, offrant ainsi une image claire du budget restant.
Le tableau « Contrôle qualité » permet de suivre le statut de la révision des livrables, tandis que le tableau « Contrôle de l'échéancier » détaille le temps consacré à chaque tâche, en comparant les heures estimées avec le temps réellement travaillé. Grâce à ces fonctionnalités, il fait également office de modèle d'échéancier pour plusieurs projets !
Idéal pour : les responsables marketing qui souhaitent suivre le statut de plusieurs campagnes simultanées.
2. Modèle de suivi de projet ClickUp
Le modèle ClickUp Project Tracker offre un moyen flexible de suivre plusieurs projets, tâches et échéanciers en un seul endroit. Vous pouvez activer/désactiver différentes vues pour gérer plus efficacement vos ressources.
Tout d'abord, il existe une vue « Liste générale » dans laquelle vous pouvez ajouter et libeller des tâches au sein de chaque projet, ainsi que des détails tels que les dates clés, les personnes et les priorités. Vous pouvez ensuite organiser les tâches par étape du projet (préparation, production ou mise en ligne) et suivre la progression à l'aide d'un système RAG (rouge, orange, vert) simple.
Si vous préférez une approche visuelle, la vue en diagramme de Gantt vous aide à voir comment les tâches de différents projets s'articulent sur un même échéancier.
Il existe également une vue Tableau que vous pouvez personnaliser pour afficher les tâches de plusieurs projets, en les regroupant par les personnes qui ont été assignées à ces projets ou par les étiquettes de projet. Cela vous donne un aperçu complet de la charge de travail de votre équipe.
Idéal pour : les responsables du développement de produits qui gèrent simultanément plusieurs gammes de produits.
3. Modèle de diagramme de Gantt simple ClickUp
La fonctionnalité du modèle de diagramme de Gantt simple de ClickUp comprend un onglet « Plan de projet » dans lequel vous pouvez saisir les détails de tous vos différents projets dans une liste pratique.
Il suffit d'étiqueter chaque tâche pour spécifier le projet auquel elle est associée et de les organiser pour vous assurer qu'elles sont achevées dans le bon ordre. Ce modèle de diagramme de Gantt synchronise ensuite automatiquement les données, vous offrant ainsi une vue claire de l'avancement de chaque projet.
Vous pouvez visualiser tous vos projets sur ce diagramme, ce qui vous permet de voir facilement comment ils se recoupent et de gérer efficacement les ressources. Cela vous aide également à repérer à l'avance les obstacles potentiels et à suivre l'avancement des projets.
Idéal pour : Les chefs de projet en gestion de projet supervisant des projets de développement d'applications web et mobiles.
4. Modèle de rapport de projet ClickUp
Le modèle de rapports de projet ClickUp sert de page wiki consolidée pour vous donner un aperçu rapide de tout ce qui est important pour chaque projet : principaux intervenants, dates, mises à jour sur l'avancement, etc. Vous pouvez configurer une page wiki principale pour l'ensemble de votre portfolio, avec des dossiers dédiés à chaque projet.
Pour chaque projet, ce modèle convivial pour les débutants comprend un échéancier des activités avec un code couleur pour une meilleure visibilité des priorités et du statut. Si une échéance n'est pas respectée, ce modèle de rapport sur l'état d'avancement du projet le signale, en enregistre les raisons et effectue le suivi de l'impact ainsi que des mesures correctives nécessaires.
De plus, vous disposez de visuels, tels que des diagrammes à barres et circulaires, pour suivre les indicateurs de projet (statut, priorités et répartition du budget) en un seul endroit.
Idéal pour : les gestionnaires de portefeuille qui cherchent à compiler des rapports pour divers projets dans différents secteurs.
5. Modèle de clôture de projet ClickUp
Le modèle de clôture de projet ClickUp est un outil convivial pour les débutants, conçu pour optimiser le processus de clôture de plusieurs projets dans un emplacement centralisé.
Dans la vue « Gestion des tâches », vous pouvez suivre le statut de toutes les tâches en cours, grâce à des formules intégrées pour les délais de livraison, les besoins d'escalade et la santé du projet.
Vous pouvez également évaluer les performances de l'équipe, la communication et les enseignements tirés tout en hiérarchisant et en planifiant les tâches restantes pour chaque projet.
Idéal pour : les responsables de l'équipe commerciale qui finalisent plusieurs initiatives de vente et affinent leurs stratégies futures à l'aide de données en temps réel.
6. Modèle de feuille de route de projet ClickUp
Le modèle de feuille de route de projet ClickUp est conçu pour mapper les jalons importants de plusieurs projets, vous offrant ainsi une vue d'ensemble claire et facile à partager avec vos clients.
Cette fonctionnalité du modèle de niveau intermédiaire comprend un diagramme de Gantt pour gérer les dépendances et les échéanciers à un niveau macro, garantissant ainsi que vos équipes restent synchronisées avec les tâches à venir.
Vous pouvez également créer votre plan de projet dans la « vue Liste », où vous pouvez regrouper les tâches par statut, responsable ou type pour une plus grande flexibilité dans la gestion de chaque projet. Les champs personnalisés vous aident à suivre les numéros de sprint et les barres de progression, tandis que l'onglet « Résumé » affiche les charges de travail par responsable, ce qui vous aide à optimiser l'utilisation des ressources.
Utilisez les connaissances alimentées par l'IA de ClickUp Brain pour générer automatiquement des informations contextuelles à partir de vos projets en cours. Cela permet à votre équipe d'accéder rapidement aux informations clés, ce qui garantit la flexibilité et la pertinence de votre feuille de route.
Idéal pour : les équipes qui compilent les étapes pour la gestion du changement, les changements culturels ou l'adoption de technologies.
7. Modèle de portfolio de gestion de projet ClickUp
Le modèle de portefeuille de gestion de projet ClickUp offre un moyen structuré de suivre les projets interfonctionnels. Ce modèle de planification de projets multiples organise vos projets au niveau des dossiers, garantissant un suivi systématique et éliminant les cloisonnements entre les équipes.
Le dossier « Feuille de route PMO » présente toutes les initiatives et jalons, avec des champs personnalisés pour les indicateurs de priorité, les estimations de durée, etc. Le dossier « Santé du projet » offre un aperçu des tâches associées au projet et comprend même une fonctionnalité de suivi du budget.
Ce modèle convivial pour les débutants comprend une vue « Rapports d'état hebdomadaires » pour une visibilité rapide sur les tâches en cours. Vous trouverez également des diagrammes de charge de travail pour un aperçu détaillé des tâches, des estimations de durée et des points de sprint.
Idéal pour : les chefs de programme qui coordonnent des projets connexes au sein d'un programme plus vaste, comme un cycle de développement de produit.
8. Modèle de gestion de projet ClickUp
Le modèle de gestion de projet ClickUp est conçu pour gérer des projets complexes et interfonctionnels de bout en bout. Ce modèle avancé met l'accent sur le travail d'équipe entre différentes équipes de livraison et aligne les objectifs du projet sur les OKR de l'entreprise, vous aidant ainsi à définir des objectifs de projet efficaces.
Le « PMO Wiki » sert de référentiel pour les aperçus des équipes, les procédures opératoires normalisées (SOP) et bien plus encore. La section « PMO Roadmap » vous permet de suivre des détails tels que le service, la description du projet, les indicateurs de réussite et une phase de projet codée par couleur. Il existe même un « formulaire de demande PMO » permettant aux membres de l'équipe de demander de l'aide lorsqu'ils en ont besoin.
Vous pouvez gérer les différentes étapes de vos projets à l'aide d'un « tableau de progression » pour suivre les jalons importants et d'une section « Tâches urgentes » pour mettre en évidence ce qui nécessite une attention immédiate. Les chefs de projet peuvent consulter les objectifs de chaque trimestre dans une disposition de type Kanban, accompagnée de barres de suivi permettant de suivre les performances.
Idéal pour : les responsables du marketing numérique qui coordonnent les campagnes annuelles sur les réseaux sociaux, par e-mail et sur les sites web.
➡️ En savoir plus : 20 modèles gratuits pour la gestion de projet
9. Modèle de suivi de plusieurs projets par Excel X
L'utilisation d'Excel pour la gestion de projet est un grand classique.
Le modèle de suivi de projets multiples d'Excel X offre un hub Excel centralisé pour tous les détails des projets, ce qui facilite la gestion simultanée de plusieurs projets.
Ce modèle comprend une feuille « Tableau de bord » offrant un aperçu clair de vos projets et un diagramme de Gantt permettant de visualiser les échéanciers et les dépendances. Vous trouverez également un diagramme à barres résumant l'avancement de chaque projet et une répartition des tâches achevées qui classe les tâches en fonction de leur pourcentage d'achèvement.
Vous pouvez également créer un diagramme de Gantt dans Excel pour une planification efficace de vos projets.
Idéal pour : les équipes marketing des entreprises locales, telles que les cafés ou les salles de sport, qui recherchent un outil simple pour organiser leurs efforts marketing.
10. Modèle Excel de suivi de projets multiples par Analysistabs
Version spécialisée de la disposition Excel X, le modèle Excel de suivi de projets multiples d'Analystabs regroupe tous les aspects de vos projets dans un tableur convivial.
Grâce aux diagrammes circulaires illustrant l'avancement global du projet et aux diagrammes à barres indiquant le pourcentage d'achèvement des tâches, vous obtenez un aperçu de vos projets, des dates clés et des jours-personnes nécessaires à leur réalisation.
Ce modèle de suivi de l'avancement des projets fournit un aperçu actualisé de l'état d'avancement, qui s'actualise automatiquement pour refléter l'état de vos projets.
Idéal pour : les responsables commerciaux supervisant l'ouverture de plusieurs magasins et le réapprovisionnement des stocks.
11. Modèle Excel de suivi de projets multiples par ProjectManager
Le modèle Excel de suivi de plusieurs projets de ProjectManager est un outil de haut niveau permettant de gérer plusieurs projets et leurs données. Il simplifie l'allocation des ressources et fournit un aperçu des indicateurs clés de performance (KPI) de tous vos projets, ce qui permet de suivre efficacement les performances.
Vous pouvez également séquencer les dépendances entre les tâches (comme le démarrage à démarrage et le démarrage à fin) et les attribuer aux membres de l'équipe. Des colonnes dédiées permettent également le suivi du pourcentage d'achèvement et des mises à jour de statut.
Idéal pour : les cadres supérieurs qui supervisent des initiatives clés et recherchent un résumé d'une page pour l'alignement stratégique.
➡️ En savoir plus : Les 11 meilleures alternatives et concurrents d'Excel (fonctionnalités, avantages, inconvénients, tarifs)
Boostez votre gestion de projet grâce aux modèles de suivi de projets multiples de ClickUp.
Les modèles Excel de gestion de projet sont depuis longtemps un élément essentiel pour simplifier les flux de travail. Mais à mesure que votre équipe s'agrandit et que les échéanciers des projets s'allongent, ces modèles classiques peuvent devenir fastidieux. C'est là que ClickUp entre en jeu.
Que vous gériez 3 ou 300 projets, ClickUp vous aide à adapter facilement votre installation sans vous soucier des contraintes de formatage. Grâce aux mises à jour en temps réel, toutes les équipes restent synchronisées et vous pouvez ajuster vos projets à la volée sans impact sur leur progression.
De plus, nos fonctionnalités avancées d'automatisation et d'intégration facilitent encore davantage la gestion des charges de travail. Cerise sur le gâteau ? Ces modèles sont entièrement gratuits. ✨
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