Nous passons souvent beaucoup de temps à régler les détails d'un projet, avant de nous rendre compte que nous aurions pu faire mieux.
Au lieu de réconcilier manuellement les heures facturables, nous aurions pu l'automatiser et éviter de travailler sur cette nouvelle feuille de route en matière d'efficacité pendant le week-end, par exemple.
Si vous êtes un gestionnaire de projet comme moi, vous pouvez probablement partager des dizaines d'instances de ce type.
C'est pourquoi nous avons besoin d'un tableau de bord de gestion de projet qui agisse comme un cockpit numérique, nous offrant une vue cristalline de chaque détail à travers les projets.
Dans ce blog, je vous expliquerai comment les tableaux de bord de gestion de projet peuvent transformer les flux de travail, de la rationalisation de la communication à l'identification des risques avant qu'ils ne torpillent les délais. Je vous présenterai également quelques-uns de mes outils et modèles de tableau de bord préférés qui m'aident à accéder aux données dont j'ai besoin pour prendre des décisions, au moment où j'en ai besoin.
Qu'est-ce qu'un tableau de bord de gestion de projet ?
Un tableau de bord de gestion de projet est un outil visuel conçu pour aider les équipes à afficher les performances du projet dans un emplacement central. Il présente les informations relatives au projet sous forme de diagrammes et d'indicateurs, ce qui permet au public de saisir rapidement le statut du projet, sa progression et les risques potentiels.
Dans le marché moderne d'aujourd'hui, de nombreux projets sont souvent interdépendants, ce qui signifie que leurs résultats et leur réussite sont étroitement liés les uns aux autres. Cette interconnexion peut se produire au sein d'une même organisation, où plusieurs projets s'appuient sur des ressources partagées, les produits à livrer , ou échéanciers. 🌐
La coordination des tâches sur différents fuseaux horaires entraîne parfois des retards et des ralentissements processus de prise de décision . Ces difficultés résultent en des malentendus, des délais non respectés et une productivité réduite.
ClickUp vous permet de créer des tableaux de bord entièrement personnalisables pour prioriser votre travail, améliorer la performance des projets, gérer les sprints et les équipes, et bien plus encore.
- Outils de Business Intelligence (BI): Bien qu'excellents pour l'analyse et la personnalisation de données complexes, les outils tels que Tableau et Microsoft Power BI ont souvent des courbes d'apprentissage plus raides et peuvent nécessiter des spécialistes pour les utiliser
3. Concevoir pour la clarté
Veillez à ce que le tableau de bord soit clair et épuré. J'évite d'entasser trop d'informations sur le tableau de bord, car cela risque de submerger les utilisateurs et de les empêcher de trouver les informations dont ils ont besoin.
- Utilisez des libellés clairs et une mise en forme cohérente: Assurez-vous que les diagrammes et les graphiques sont faciles à comprendre, même pour les personnes qui ne sont pas familières avec le projet. Utilisez les caractères, les couleurs et la nomenclature de manière cohérente dans l'ensemble du tableau de bord
- Exploiter efficacement les éléments visuels: Les diagrammes, les graphiques et autres éléments visuels peuvent aider à communiquer des informations complexes rapidement et facilement. Utilisez une variété d'éléments visuels pour rendre le tableau de bord attrayant, mais évitez d'utiliser trop de types de diagrammes différents, car cela peut prêter à confusion
- Concentrez-vous sur les indicateurs les plus importants: N'essayez pas de tout suivre. Identifiez et concentrez-vous sur les indicateurs les plus importants pour la réussite du projet. Cela permettra de créer un plan d'actiontableau de bord de la tâche et de fournir des informations permettant de prendre de meilleures décisions
4. Concevoir la disposition du tableau de bord et construire les composants
Maintenant que vous avez identifié les indicateurs clés, choisissez un outil pour assembler le tableau de bord. Voici quelques éléments communs à intégrer :
- Santé du projet: Statut général du projet, pourcentage d'achèvement et jalons achevés
- Gestion des tâches : Suivi des taux d'achèvement des tâches, des tâches en retard et de la distribution de la charge de travail entre les membres de l'équipe
- **Gestion des ressources : contrôle de l'affectation des ressources et identification des goulets d'étranglement potentiels
- **Suivi du budget : visualisez les dépenses par rapport au budget et identifiez les éventuels dépassements de coûts
- **Communication au sein de l'équipe : inclure un espace pour les annonces ou les mises à jour clés du projet
5. Maintenir et mettre à jour le tableau de bord régulièrement
Le tableau de bord doit être un document vivant qui s'adapte à l'évolution des besoins des projets. Je mets régulièrement à jour les données et j'actualise les visualisations pour m'assurer qu'elles décrivent avec précision la progression actuelle du projet.
La fréquence de mise à jour de mon tableau de bord dépend de la nature du projet et de la vitesse à laquelle les données évoluent. Pour les projets qui évoluent rapidement et dont les délais changent constamment, ainsi que pour les nouveaux types de projets que vous n'avez jamais abordés auparavant, des mises à jour quotidiennes peuvent s'avérer nécessaires. Des mises à jour hebdomadaires ou bihebdomadaires peuvent suffire pour les projets plus lents, prévisibles ou répétitifs.
La clé est d'établir un calendrier de mise à jour régulière et de s'y tenir. Ainsi, mon tableau de bord reste une source d'information fiable pour les acteurs du projet.
Exemples de tableaux de bord de projet pour différents cas d'utilisation
À faites-vous que la gestion de projet devient souvent plus complexe qu'elle ne devrait l'être ? À faire. Les tâches et les jalons s'éparpillent dans les différents services, il est constamment nécessaire d'effectuer un suivi sur plusieurs plateformes et jongler avec de multiples initiatives stratégiques est devenu la norme.
Dieu merci, il y a les tableaux de bord ! Oui, ils peuvent être précieux pour le suivi de projets uniques, mais ils sont absolument indispensables pour la gestion d'un portfolio de projets interconnectés.
Pour moi, les projets les plus difficiles à gérer sont les projets transversaux de grande envergure, tels que les lancements de produits. Il y a tellement de pièces en mouvement, et je suis heureux d'utiliser ClickUp pour les gérer.
Voici quelques-uns de mes exemples favoris tirés de Tableaux de bord ClickUp et comment mon équipe et moi-même les utilisons. J'espère qu'ils vous donneront des idées utiles pour construire les vôtres.
1. Tableau de bord de la productivité personnelle
Consultez les tâches qui vous sont assignées, les tâches quotidiennes achevées, les discussions et le statut de la charge de travail dans votre tableau de bord ClickUp Personal Productivity
Comme la plupart des gestionnaires de projet, j'aime commencer ma journée en vérifiant la progression de mon projet le matin ! Et cela a été rendu possible grâce à Affichage du tableau de bord de ClickUp .
En quelques clics, j'ai pu transformer ce sur quoi je travaillais déjà en diagrammes et graphiques clairs.
À faire soi-même, inscrivez-vous à ClickUp ou connectez-vous à votre compte si vous l'avez déjà utilisé. Ajoutez un nouvel "affichage du tableau de bord" et choisissez un modèle. L'affichage extrait automatiquement les données des tâches et des champs, créant ainsi un tableau de bord personnalisé qui visualise votre travail.
L'ajout du tableau de bord de la productivité personnelle en tant qu'affichage me permet d'évaluer et d'optimiser ma productivité. Il m'aide à hiérarchiser les tâches, à suivre la progression et à me concentrer sur ce qui compte vraiment.
C'est mon centre de commande pour un flux de travail efficace et organisé.
2. Tableau de bord de la charge de travail de l'équipe
Affichez une vue d'ensemble des tâches à accomplir par semaine, du statut de la charge de travail et des personnes qui travaillent sur quoi grâce au tableau de bord de la charge de travail de l'équipe ClickUp
J'utilise le tableau de bord de la charge de travail de l'équipe dans ClickUp pour voir sur quoi mon équipe travaille tout au long de la semaine et suivre sa progression pour chaque tâche assignée.
Je peux paramétrer et suivre les capacités de charge de travail pour chaque membre de mon équipe. Cela me permet de voir facilement qui est en sous-capacité ou en surcapacité. C'est également très utile pour eux : ils peuvent s'en servir pour éviter de s'engager à l'excès et de s'épuiser. De même, s'ils ont du temps libre, ils peuvent accepter du travail supplémentaire pour respecter les délais plus rapidement ou aider un autre membre de l'équipe.
Mon travail contribue à améliorer la transparence : je peux ajouter des estimations de durée et des priorités aux tâches de mon équipe afin que chacun sache ce sur quoi il doit travailler en premier. Je l'utilise également pour déterminer le travail qui pourrait nécessiter des ressources supplémentaires au sein de l'équipe et pour ajouter facilement des assignés.
3. Tableaux de bord de suivi du temps
Achevez les Teams pour chaque membre de l'équipe, voyez combien de temps ils ont passé à achever des tâches, et facturez les freelances de votre équipe avec précision grâce aux outils de suivi du temps de ClickUp
Le tableau de bord de suivi du temps m'aide à visualiser et à analyser le temps passé sur chacun de mes nombreux projets, pour moi et pour mon équipe. En observant le temps total passé sur un projet, le pourcentage d'achèvement et la progression vers les jalons, je peux surveiller la santé globale du projet en un coup d'œil.
Ce tableau de bord a une autre application utile. Il m'aide à suivre les heures facturables des travailleurs à temps partiel ou des indépendants. Je peux le faire en marquant des entrées de temps spécifiques comme étant facturables et en utilisant les données consolidées pour générer des factures avec précision à la fin du mois.
J'utilise également les données historiques de suivi du temps pour éclairer mes décisions concernant la planification des projets futurs, l'affectation des ressources et l'établissement du budget.
4. Tableau de bord des sprints logiciels
Affichez la vélocité du sprint, les diagrammes de combustion et de combustion, et le flux cumulatif pour gérer les équipes de logiciels avec ClickUp Software Sprints Dashboard
Vous ne pouvez pas gérer des projets de développement de logiciels sans un tableau de bord Sprints complet. Croyez-moi, j'ai essayé (et j'ai souffert inutilement !)
ClickUp vous permet de gérer la charge de travail de votre équipe grâce à un système de points entièrement personnalisable. Cumulez les points des sous-tâches, répartissez-les par assigné, et triez-les facilement pour suivre vos sprints en un coup d'œil.
Utilisez l'outil Tableau de bord Agile dans ClickUp pour définir les dates de sprint, attribuer des points et marquer les priorités afin que chacun sache ce qu'il doit faire et quand. Automatisez le déplacement du travail inachevé dans votre prochain sprint et synchronisez la progression du développement de votre équipe avec GitHub, GitLab ou Bitbucket.
Ce tableau de bord condense tous les nombres importants - vitesse de sprint, combustion, combustion, délai de production, durée du cycle, etc. - dans des diagrammes expressifs pour une meilleure prise de décision.
J'ai également adoré utiliser ClickUp Sprints pour planifier, suivre et optimiser nos sprints pour la réussite, en construisant une équipe agile et axée sur les résultats dans le processus.
5. Tableau de bord des campagnes marketing
Visualisez la progression vers les Objectifs avec une transparence à l'échelle de l'équipe et éliminez les flux de travail redondants avec ClickUp Marketing Campaign Dashboard
Les tableaux de bord de campagne marketing vous aident à suivre la progression et la conversion des initiatives marketing prioritaires en une seule vue. Ils vous permettent de mesurer la portée et l'engagement du contenu que vous publiez en ligne, le nombre de MQL (Marketing Qualified Leads) que vous générez et le taux de conversion de ces derniers en équipes commerciales.
Vous pouvez facilement contextualiser les tâches liées à votre feuille de route et à vos forfaits de mise sur le marché.
6. Tableau de bord de l'aperçu commercial
Personnalisez les aperçus des ventes pour suivre les indicateurs clés de votre entreprise grâce au tableau de bord ClickUp Sales Overview
Si vous cherchez un moyen de visualiser les ventes par produit/service et par catégorie de clients, je ne peux vous recommander rien de mieux que le tableau de bord ClickUp Sales Overview Dashboard.
Mais ce n'est pas tout ce qu'il vous permet de suivre. Décomposez les revenus en chiffres bruts et nets pour mesurer avec précision la rentabilité et calculer votre charge fiscale. Surveillez les revenus par période - mensuelle, trimestrielle ou annuelle - pour anticiper les creux et les pics et optimiser les stocks en conséquence. Comparez les cibles aux nombres réels et élaborez des stratégies d'amélioration.
Vous pouvez également utiliser les données comme base de célébration, comme nous le faisons, et récompenser les représentants les plus performants de votre force de vente.
Le plus beau, c'est que vous pouvez associer le tableau de bord aux prouesses de ClickUp Brain en matière d'IA et glaner des informations pour prévoir les tendances et repérer rapidement les inhibiteurs potentiels.
7. Tableau de bord du portail client
Créez des portails clients pour collaborer sur les tâches et les livrables avec le tableau de bord ClickUp Client Portal Dashboard
Les tableaux de bord ne nous donnent pas seulement du pouvoir, ils en donnent aussi à nos clients. Invitez n'importe quel client dans votre environnement de travail ClickUp en tant qu'invité et partagez le portail client pour fournir des mises à jour de projet en temps réel et collaborer avec eux en un seul endroit. Suivez les projets et les tâches, voyez les charges de travail des équipes de projet et discutez avec eux en temps réel.
Voyez comment les factures sont suivies dans le temps, qui conclut les affaires et évaluez les performances globales de votre équipe. Vous pouvez également identifier les blocages à l'aide de diagrammes de flux cumulés, de burnup, de burndown et de vélocité.
8. Tableau de bord de visualisation CRM
Améliorez la fidélisation de vos clients grâce à un tableau de bord ClickUp CRM personnalisé
Vous souhaitez contrôler la qualité de votre réponse aux incidents et aux risques liés aux clients ? Nous l'avons fait.
Nous avons donc utilisé le tableau de bord CRM de ClickUp, qui nous a permis de mettre en évidence nos segments de clientèle les plus risqués, de résumer les raisons potentielles de désabonnement et de prévoir les revenus par région et par équipe.
Envisagez de suivre religieusement les indicateurs qui révèlent la santé des clients et le risque potentiel de désabonnement. Les exemples incluent les scores de satisfaction des clients, les délais de résolution des tickets d'assistance et les niveaux d'engagement.
Utilisez ces exemples de tableaux de bord de ClickUp pour créer un système de visualisation personnalisé pour votre flux de travail. Vous pouvez également vous inspirer de l'équipe de ClickUp et des améliorer votre tableau de bord existant !
Voyons maintenant quelques modèles préétablis qui vous aideront à configurer votre tableau de bord sans avoir à partir de zéro.
Modèles de tableau de bord pour la gestion de projet
Les modèles de tableau de bord sont un outil précieux pour créer rapidement et efficacement des tableaux de bord informatifs et visuellement attrayants. Ils constituent une base solide pour l'analyse des données, ce qui vous permet de vous concentrer sur le contenu et d'extraire des informations exploitables de vos données.
Voici quelques modèles de tableaux de bord que j'ai testés pour vous :
1. ClickUp Modèle de tableau de bord de gestion de projet
Gardez un onglet sur le développement du projet, le budget, la charge de travail de l'équipe et le statut avec le modèle de tableau de bord de gestion de projet ClickUp
Fatigué de jongler avec les détails d'un projet ? Modèle de tableau de bord de gestion de projet de ClickUp met tout ce dont vous avez besoin à portée de main. Tout voir, instantanément !
Ce modèle de tableau de bord de projet préconstruit affiche une vue claire et en un coup d'œil de vos projets, y compris les échéances, les tâches et la progression en temps réel.
Restez organisé, restez efficace. Le modèle offre des fonctionnalités puissantes :
- Suivez l'avancement des tâches avec des statuts personnalisés tels que "Achevé", "En cours", et plus encore
- Utiliser huit champs personnalisés pour saisir des informations essentielles sur les projets, telles que le budget et la phase
- Des vues multiples permettent de passer rapidement d'une configuration ClickUp à l'autre, y compris un guide de démarrage et une vue des performances de l'équipe
- Optimisez votre gestion de projet grâce au suivi du temps, aux étiquettes, aux avertissements de dépendance et à la communication par e-mail intégrée
Arrêtez de faire de la microgestion, commencez à rationaliser. Ce modèle vous permet de maintenir vos projets sur le suivi grâce à une organisation sans effort et à des informations claires comme de l'eau de roche.
2. Modèle de tableau de bord d'entreprise Tableau
via Tableau Ce modèle de tableau de bord de gestion de projet est un guichet unique pour le suivi des projets et l'analyse des données sur l'état général du projet.
Grâce à ce modèle, les gestionnaires de projet n'ont plus besoin de fouiller dans des données éparses. Il présente les informations essentielles du projet dans une forme visuellement attrayante, ce qui permet aux gestionnaires de projet et aux parties prenantes de vérifier le statut du projet en un coup d'œil.
Voici quelques indicateurs courants que vous pouvez suivre à l'aide de ce modèle :
- Taux d'achèvement des tâches: Indique le pourcentage de tâches achevées par rapport aux tâches restantes
- Calendrier du projet: Suit la progression vers les échéances et met en évidence les retards potentiels
- Affectation des ressources: Visualise l'affectation des membres de l'équipe et identifie les goulets d'étranglement potentiels
- Comparaison du budget et des coûts réels: Compare les dépenses forfaitaires aux coûts réels afin de surveiller la santé financière
- **Gestion des risques : suit les risques identifiés et les forfaits d'atténuation
Ce modèle vous permet de surveiller plusieurs indicateurs importants, en particulier pour les petites et moyennes entreprises qui gèrent plusieurs projets simultanément.
4. Modèle Excel de tableau de bord des dépenses
via Microsoft 365 Ce logiciel gratuit de suivi des dépenses en Excel facilite la gestion de votre argent. Plus besoin de se démener pour trouver des reçus ou de se demander où sont dépensés les budgets de vos projets. Lorsque vous avez besoin d'un outil dédié à la gestion de ces petites mais importantes dépenses de bureau, c'est le modèle qu'il vous faut :
- Suivez toutes vos dépenses grâce à un design épuré et moderne
- Organisez les dépenses par catégorie, comme le transport, les services publics, etc.
- Personnalisez-le ! Ce modèle est 100 % personnalisable
- Modifiez le texte, ajoutez des touches personnelles avec des images, ou ajustez les couleurs pour qu'elles correspondent à votre style
- Accédez à une vaste bibliothèque de photos, de graphiques et de polices de caractères pour personnaliser votre suivi et ajouter du contexte
- Partagez votre budget avec votre équipe, votre direction ou un conseiller financier pour vous tenir responsable et assurer la transparence des dépenses du bureau
Astuce: Les modèles prêts à l'emploi sont très utiles lorsque vous développez votre entreprise et que vous n'avez pas le temps de créer des tableaux de bord individuels. En cours, vous devez toutefois intégrer des points de données pertinents pour suivre la progression et utiliser au mieux les tableaux de bord.
Éléments communs à inclure dans le tableau de bord de votre projet
Examinons quelques éléments clés qui permettront à vos tableaux de bord de passer du statut de simple recueil de données à celui de hub d'informations puissant :
- Focalisation sur les indicateurs clés de performance pertinents: Ne vous perdez pas dans une mer de données ! Les indicateurs clés de performance (ICP) sont vos bouées de sauvetage, fournissant des indicateurs quantifiables directement liés à vos objectifs. Choisissez des KPIs qui racontent une histoire claire sur la performance de votre organisation
- Exploration interactive avec filtres: Donnez aux membres de votre équipe les moyens d'approfondir les données. Les filtres interactifs permettent aux utilisateurs de découper les données en fonction de critères spécifiques. Ils stimulent l'engagement des utilisateurs et aident à découvrir des informations cachées
- **Une image vaut mille chiffres ! Les diagrammes et les graphiques sont des outils puissants pour présenter des données complexes de manière claire et digeste. Choisissez le type de diagramme adapté à vos données pour raconter une histoire visuelle convaincante
- Tendances temporelles avec sélecteurs de date: Permettez aux utilisateurs d'explorer les tendances dans le temps. Les sélecteurs de date permettent aux utilisateurs de sélectionner des périodes spécifiques, ce qui leur permet d'analyser les données historiques et de les comparer aux performances actuelles
- Filtres globaux pour des affichages plus larges: Offrez différentes perspectives. Les filtres globaux permettent aux utilisateurs d'afficher les données dans différentes catégories ou départements
- Des graphiques qui améliorent la clarté: Les éléments visuels ne se limitent pas aux diagrammes. Utilisez des graphiques bien placés, comme des icônes ou des illustrations, pour améliorer la clarté et guider les utilisateurs à travers les informations présentées
Voilà, c'est fait ! Vous êtes prêt à créer votre propre tableau de bord à l'aide de modèles ou d'un outil dédié logiciel de tableau de bord .
Paramétrer votre tableau de bord flexible avec ClickUp
Pour moi, la beauté des tableaux de bord réside dans leur polyvalence. Qu'il s'agisse du suivi des performances commerciales et de la satisfaction des clients dans le domaine du marketing ou du suivi des jalons d'un projet et de l'affectation des ressources dans le domaine de la gestion de projet, vous pouvez adapter les tableaux de bord aux besoins spécifiques de n'importe quelle équipe.
À titre de personne qui vit dans ses tableaux de bord, je peux témoigner des forces de ClickUp pour les faire correctement grâce à sa vaste bibliothèque de tableaux de bord préconstruits et personnalisables. Que vous soyez un freelance gérant des tâches personnelles ou un chef de projet d'entreprise supervisant plusieurs projets complexes, ClickUp a un tableau de bord pour chaque tâche. S'inscrire sur ClickUp et faites des tableaux de bord votre allié !