Comment mettre en œuvre le statut RAG dans la gestion de projet ?

Votre campagne de marketing est en cours, mais les choses ne se passent pas comme prévu.

Les délais approchent rapidement, les tâches s'accumulent et le moral de l'équipe est au plus bas. Les réunions se transforment en sessions de gestion de crise et vous vous inquiétez de savoir si tout le monde est en phase avec vos objectifs stratégiques.

Ce qui avait commencé comme un projet simple s'est rapidement transformé en un chaos de délais non respectés et d'efforts non coordonnés. Les conséquences ? Des équipes stressées, des clients mécontents et une réputation entachée.

Le problème vient souvent d'un manque de visibilité sur les activités de votre entreprise statut de votre projet . C'est là qu'intervient le statut RAG (rouge, orange, vert). 🚦

La décomposition de l'état de santé du projet en catégories rouge, orange et verte fournit un moyen simple d'identifier les risques, de hiérarchiser les actions et de faire en sorte que tout reste sur la bonne voie.

Vous voulez savoir comment utiliser le statut RAG pour mettre de l'ordre dans votre projet ? C'est ce que propose ce guide.

Qu'est-ce que le statut RAG ?

Le statut RAG est un statut de logiciel de gestion de projet qui suit et communique le statut global du projet.

Le concept est simple : chaque couleur - rouge, orange et vert - représente un niveau différent de la santé du projet.

• Le vert signifie que tout est en bonne voie
• L'orange (ou le jaune) signale des problèmes potentiels mais gérables
• Le rouge avertit de la présence de problèmes importants nécessitant une attention immédiate

Cette procédure ressemble beaucoup à celle des feux de circulation : le feu vert vous indique de continuer, le feu jaune vous avertit de ralentir et le feu rouge vous oblige à vous arrêter jusqu'à ce que le problème soit résolu.

Ce système de code couleur offre aux gestionnaires de projet et aux parties prenantes un moyen rapide et clair de de suivre efficacement la progression du projet et de prendre des décisions éclairées, en particulier dans des délais serrés.

Dans le cas d'un projet de développement d'une nouvelle application, le statut RAG pourrait ressembler à ceci :

• Vert: Les fonctionnalités de base sont achevées à 80 %, en bonne voie et dans les limites du budget
• Ambre: La conception de l'interface utilisateur et de l'interface graphique a pris du retard en raison de retards dans les retours d'information ; des mesures ont été prises pour y remédier
• Rouge: Bug critique causant des problèmes de performance ; correction immédiate nécessaire, impactant la date de sortie

Comment mettre en œuvre le statut RAG ?

Le statut RAG est l'outil idéal pour obtenir des informations claires et exploitables sur les performances de votre projet. Voici comment le paramétrer et faire avancer les choses :

1. Définir chaque couleur

Définissez clairement ce que chaque couleur représente pour votre projet. Cette définition doit être basée sur des indicateurs spécifiques tels que les échéanciers, les budgets ou les indicateurs de performance.

🔴 Rouge

Attribuez le statut rouge lorsque des problèmes critiques menacent la réussite du projet et exigent une action immédiate. Il peut s'agir :

• Retards importants: Un jalon ou un livrable en retard de plus d'une semaine, signalant que le projet est en retard sur le calendrier et risquant de compromettre les échéances futures
• **Un dépassement de budget de plus de 20 % indique une mauvaise gestion financière ou des coûts imprévus qui mettent en péril la stabilité financière du projet
• **Risques critiques : défaillances techniques majeures, départ de personnel clé ou changements importants dans la portée du projet qui ne sont pas pris en compte de manière adéquate

Le statut rouge exige une action urgente de la part des responsables du projet pour résoudre les problèmes critiques, réévaluer le forfait du projet et mettre en œuvre des mesures correctives. Il souligne également la gravité des problèmes et leur donne la priorité pour une résolution rapide afin d'éviter d'autres complications.

🟡 Ambre (ou jaune)

Le statut orange signale les problèmes potentiels qui pourraient s'aggraver s'ils ne sont pas résolus. Les exemples incluent :

• Délais du fournisseur: La livraison d'un fournisseur a quelques jours de retard, ce qui pourrait affecter l'échéancier du projet s'il n'est pas géré avec des forfaits d'urgence
• Bugs du logiciel: Bugs mineurs trouvés dans la version du logiciel qui doivent être corrigés mais qui ne menacent pas encore la fonction globale du projet
• **Modifications de l'étendue du projet : petites modifications de l'étendue du projet qui pourraient avoir un impact sur les échéanciers ou les coûts si elles ne sont pas gérées et communiquées avec soin

Les projets "orange" peuvent être gérés sans mesures draconiennes. Toutefois, ils nécessitent un suivi attentif et une gestion stratégique pour éviter qu'ils ne deviennent des problèmes graves.

🟢 Vert

Marquez le projet d'un statut vert lorsque tout se déroule conformément au forfait. Il comprend généralement :

• Les produits livrables à temps: Les jalons et les produits livrables sont conformes au calendrier du projet
• Satisfaction des parties prenantes: Le retour d'information des clients ou des parties prenantes est positif, ce qui indique qu'ils sont satisfaits de la progression et des produits livrables
• Tendances positives: Les indicateurs de performance, tels que les chiffres de vente ou les indicateurs d'engagement des utilisateurs, sont suivis de manière positive par rapport aux objectifs, sans écarts significatifs
• Respect du budget: Les dépenses sont conformes au budget alloué au projet, sans dépassement ni coûts imprévus

Le statut vert confirme que le projet est en excellente forme et qu'il n'y a aucun problème immédiat à régler

2. Paramétrer des seuils

Ensuite, définissez des paramètres pour les couleurs rouge, orange et verte afin de maintenir l'alignement de tous et de simplifier l'évaluation des projets.

Cette approche garantit la cohérence et l'objet lors de l'application du statut RAG. En outre, elle élimine les conjectures, ce qui permet aux équipes de projet d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. De plus, les projets restent sur la bonne voie car chacun sait quand et comment agir en fonction du statut actuel.

Voici comment définir des seuils RAG clairs et mesurables pour différents aspects du projet cycle de vie du projet :

Calendrier Plus de 15 % de retard | 5-15 % de retard | Moins de 5 % de retard ou respect des délais | Satisfaction des clients - Satisfaction inférieure à 70 % - Satisfaction comprise entre 70 et 80 % - Satisfaction supérieure à 80 % - Satisfaction supérieure à 10 % - Satisfaction inférieure à 10 % - Satisfaction supérieure à 10 % - Satisfaction supérieure à 10 % - Satisfaction supérieure à 10 % | Non-conformité avec >10% des réglementations/normes | Non-conformité avec 5-10% des réglementations/normes | Conformité totale ou non-conformité avec <5% des réglementations/normes | Non-conformité avec <5% des réglementations/normes

Seuils RAG dans différents scénarios

Pour fixer des paramètres de manière efficace :

• Ajustez les seuils en fonction de la complexité du projet: Pour les projets à haut risque, marquez les tâches en rouge si elles ont plus de 10 % de retard ; pour les projets plus simples, autorisez jusqu'à 20 % de retard
• **Réexaminez et ajustez les seuils périodiquement : si la portée d'un projet s'élargit, révisez les seuils en conséquence. Par exemple, si les tâches étaient initialement en rouge lorsqu'elles avaient deux semaines de retard, ajustez le seuil à une semaine pour refléter la complexité et l'urgence accrues

Toutefois, le suivi manuel du statut RAG au moyen d'Excel peut rapidement donner lieu à un véritable fouillis. C'est là qu'un outil de gestion de projet dédié comme le ClickUp intervient. Il affiche des vues personnalisées pour les projets interfonctionnels et rationalise la gestion de projet grâce aux fonctionnalités suivantes des modèles de suivi de la progression du projet et des fonctionnalités, en synchronisant votre équipe avec des informations en temps réel.

Lire la suite: L'essentiel du suivi de projet : La voie vers une gestion efficace

Utilisation de ClickUp pour le statut RAG Logiciel de gestion de projet ClickUp fournit des solutions complètes pour un suivi simple et efficace du statut RAG. Il s'agit d'une plateforme de gestion des connaissances et du travail tout-en-un où vous pouvez planifier et hiérarchiser les tâches en toute simplicité.

Avec Les 15+ affichages personnalisés de ClickUp grâce à une meilleure visibilité des projets et à une collaboration renforcée, il est facile de maintenir l'alignement des équipes et de s'attaquer de front aux problèmes potentiels, ce qui permet d'adopter une approche proactive de la gestion des ressources humaines et de l'environnement gestion de projet stratégique . Statut de la tâche ClickUp personnalisé de ClickUp vous permet d'aller au-delà des options par défaut telles que " À faire ", " En cours " ou " Terminé " Cette flexibilité est essentielle pour le suivi du statut RAG, vous permettant de libeller les tâches et les projets en rouge (à risque), ambre (avertissement) ou vert (en bonne voie) avec précision.

Les statuts personnalisés de ClickUp permettent d'intégrer des indicateurs RAG pour une gestion efficace des tâches et des projets

Le plus intéressant ? Vous pouvez attribuer ces statuts au niveau de la tâche, du projet ou des deux. Les membres de l'équipe de projet disposent ainsi d'une vue claire du statut du projet. De plus, ils peuvent rapidement comprendre la priorité et l'urgence d'une tâche grâce au statut RAG.

Créez des widgets sur Tableau de bord de ClickUp pour suivre le statut RAG de divers projets ou tâches. Cette fonction est idéale pour les gestionnaires de projet et les parties prenantes qui suivent plusieurs projets simultanément.

Par exemple, un widget diagramme circulaire peut afficher visuellement la proportion de tâches dans chaque catégorie RAG. Cela vous permet de repérer rapidement les problèmes et de hiérarchiser efficacement les actions.

Obtenez un instantané en temps réel des statuts RAG des projets avec des widgets personnalisables sur le tableau de bord de ClickUp

En outre, ClickUp vous permet d'importer ses modèles prédéfinis dans votre environnement de travail, ce qui facilite le suivi immédiat du statut RAG.

L'espace de travail Modèle de rapports ClickUp RAG simplifie les rapports en temps réel sur la progression du projet. Il vous permet d'organiser rapidement les tâches par niveau de risque, de visualiser la progression à l'aide d'un code couleur effacé et de suivre les indicateurs de performance pour prendre des décisions éclairées.

Vous pouvez également utiliser des champs personnalisés pour saisir les détails clés du projet, notamment :

• Détails du rapport: Stocker des informations essentielles sur le statut et la progression du projet
• Fichier du rapport: Joindre des pièces jointes ou des fichiers importants relatifs au projet
• Teams: Identifier et assigner les membres de l'équipe impliqués dans le projet
• Niveau RAG: Indique rapidement si le statut du projet est rouge, orange ou vert
• Catégorie: Catégoriser les tâches ou les projets pour que tout soit organisé et facile à trouver

Le modèle de rapports RAG fournit une brève représentation graphique du statut actuel d'un projet afin que vous puissiez évaluer ce qui nécessite plus d'attention ou de ressources et recalibrer vos prochaines étapes d'action en conséquence.

Télécharger ce modèle

💡Pro Tip: Partagez le rapport de statut RAG de votre projet avec les membres de l'équipe, les clients, ou les dirigeants en utilisant Gestion de projet par e-mail de ClickUp . Mettez en place des notifications automatisées par e-mail pour les alerter des changements importants ou des jalons, comme les tâches achevées ou les paramètres à venir.

Les Modèle de rapport sur le statut du projet ClickUp est un autre outil convivial conçu pour améliorer la communication et le compte rendu entre les membres de l'équipe, réduire le stress, accroître la productivité et réduire le temps d'achèvement du projet.

Avec ce modèle, vous pouvez :

• Organiser les projets avec des libellés et des filtres personnalisés
• Rendre compte de la progression des projets avec des diagrammes automatisés et des mises à jour en direct
• Affichez vos tâches sur un échéancier grâce à la fonctionVue Gantt Diagramme pour repérer les chevauchements, les dépendances et les échéances en un coup d'œil
• Suivez les échéances et les jalons grâce à la fonctionAffichage du Calendrierpour rester dans les temps et atteindre vos cibles

Téléchargez ce modèle

Lire la suite: Exemples et modèles de tableaux de bord de gestion de projet

Bonnes pratiques pour l'incorporation du statut RAG dans les rapports de projet

Pour que le statut RAG soit vraiment efficace, il ne suffit pas d'ajouter des couleurs, mais de l'exploiter de manière stratégique pour obtenir des informations claires et exploitables.

Voici comment l'affiner :

1. Mettre tout le monde sur la même page

Assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprend la signification du rouge, de l'orange et du vert.

Intégrez la formation sur le statut RAG dans la formation initiale et organisez régulièrement des ateliers pour que tout le monde reste sur la même longueur d'onde, en particulier les nouveaux employés.

Vous pouvez également créer une base de données ou un référentiel à l'intention du gestionnaire de projet, des membres de l'équipe et des parties prenantes. Vous pouvez également créer une base de données ou un référentiel à l'intention du chef de projet, des membres de l'équipe et des parties prenantes, dans lequel vous indiquerez ce que chaque couleur signifie, comment les statuts sont déterminés et quelles sont les actions attendues.

Cela permet de minimiser les erreurs d'interprétation et de s'assurer que chaque statut reflète fidèlement l'état de santé du projet.

Utiliser Documents ClickUp pour créer des documents accessibles et actualisés qui évoluent avec votre projet. Grâce à des fonctionnalités telles que le contrôle des versions et la collaboration en temps réel, les membres de l'équipe restent alignés et informés des derniers détails du projet.

Vous pouvez également gérer les permissions des documents pour un accès sécurisé et insérer des éléments tels que des tableaux, des images et des checklists pour améliorer la fonctionnalité et la clarté.

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2. Utiliser des visuels et un code couleur

Incorporez dans vos rapports de projet des éléments visuels codés par couleur, tels que des barres de couleur, des diagrammes circulaires ou des icônes de feux tricolores. Teams permet aux membres de l'équipe de saisir instantanément le statut du projet, sans avoir à lire un texte détaillé.

Par exemple, une barre de couleur à côté de chaque indicateur clé (budget, échéancier, affectation des ressources) donne un aperçu rapide de l'état actuel du projet.

Par ailleurs, maintenez la cohérence des couleurs dans l'ensemble du rapport ou de la documentation pour éviter toute confusion et rendre le document plus intuitif et plus convivial.

3. S'aligner sur les attentes des parties prenantes

Lors des rapports sur le statut du RAG, personnalisez les informations pour qu'elles correspondent aux besoins et aux attentes de chaque partie prenante. Voici comment procéder :

• Cadres : Fournir un rapport d'étape de haut niveau sur l'état général du projet, les principaux jalons et les problèmes critiques. Utilisez des résumés concis et des images claires pour un aperçu rapide
• Gestionnaires de projet: Partagez un rapport détaillé pour chaque phase ou tâche du projet, y compris les risques spécifiques et les forfaits d'action. Incorporez des données approfondies, des diagrammes et des indicateurs de progression pour assister la gestion de projet en détail
• Membres de l'équipe: Proposez des mises à jour granulaires pour les tâches individuelles, les défis spécifiques et les étapes suivantes. Inclure des notes détaillées et des éléments exploitables pour guider leur travail quotidien

Cette approche permet à vos rapports de rester pertinents et efficaces tout en fournissant à chaque groupe les informations nécessaires à la prise de décisions intelligentes et à une gestion efficace.

4. Fournir un contexte et des explications

Chaque fois que vous attribuez un statut rouge ou orange, incluez une brève explication détaillant les raisons pour lesquelles vous l'avez sélectionné.

Cette explication doit mettre en évidence l'impact potentiel de chaque statut sur les objectifs globaux et souligner les risques ou les problèmes spécifiques qui en sont la cause.

Cela permet de garantir aux parties prenantes le statut actuel du projet et les étapes proactives prises pour en assurer la continuité.

Avantages du statut RAG dans la gestion de projet

Voyons maintenant comment le statut RAG rend la gestion de projet plus intuitive et plus efficace que jamais.

1. Simplifie les données complexes

Le statut RAG simplifie les rapports en consolidant le budget, le calendrier, les ressources et d'autres points de données dans un système simple à code couleur. Il met visuellement en évidence les problèmes clés et indique aux parties prenantes si un projet est en bonne voie, s'il est confronté à des problèmes ou s'il est en difficulté.

2. Améliore la prise de décision

Le statut RAG signale immédiatement la nécessité d'une attention particulière et d'une action corrective lorsqu'un projet est signalé comme étant orange ou rouge. Cette invite visuelle facilite des réponses plus rapides et une résolution proactive des problèmes.

Traiter les écueils courants

Pour que le statut RAG soit efficace, il faut se méfier des problèmes qui peuvent nuire à sa fiabilité et à sa clarté. Voici ce qu'il faut surveiller :

1. Mauvaise interprétation du statut

Un projet classé orange peut être perçu comme plus critique qu'il ne l'est en réalité, ce qui provoque une panique inutile ou une réaction excessive. Ou encore, confondre l'orange et le vert peut aboutir à ignorer des risques émergents qui pourraient s'intensifier.

Pour éviter cela :

✅ Définissez clairement les statuts vert, orange et rouge afin que tout le monde s'y retrouve et que chaque couleur indique réellement l'état du projet

✅ Organiser des ateliers, partager des lignes directrices et utiliser des exemples réels pour s'assurer que tout le monde interprète le statut RAG correctement et de manière cohérente

examiner et ajuster les critères RAG en fonction de l'évolution des conditions du projet, afin qu'ils restent pertinents et exacts

2. Application incohérente des critères

Les membres de l'équipe ou les services utilisent souvent des normes différentes pour déterminer ce qui est qualifié de rouge, d'orange ou de vert.

Par exemple, si un département qualifie de "rouge" un dépassement de budget de 5 % et qu'un autre n'en qualifie que de 10 %, il en résulte une confusion et une mauvaise communication sur le statut financier du projet.

Pour maintenir la cohérence :

✅ Convenez de seuils spécifiques pour chaque statut RAG, comme un retard de projet de plus de dix jours pour le "rouge"

✅ Créer des lignes directrices détaillées qui précisent ces limites et les distribuer à toutes les équipes concernées

organiser des sessions de formation et des réunions d'évaluation régulières pour s'assurer que tous les départements appliquent les mêmes critères de manière cohérente

Lire la suite: 7 défis de la gestion de projet et comment les résoudre

Du chaos à la clarté avec ClickUp

La gestion de projet n'a pas à être un parcours du combattant. Grâce au statut RAG, vous pouvez réduire la confusion et apporter de la clarté à vos projets.

Il agit comme un GPS pour votre projet : le rouge signale les obstacles, l'ambre les retards et le vert signifie que vous avancez sans encombre.

ClickUp va encore plus loin en intégrant le statut RAG dans sa suite d'outils. Il offre des informations en temps réel pour des mises à jour instantanées, des tableaux de bord personnalisables pour des affichages sur mesure et des modèles faciles à gérer pour un suivi rationalisé.

Il n'est donc plus nécessaire de parcourir des feuilles de calcul interminables ou de jongler entre les mises à jour de statut. ClickUp garantit que votre équipe reste alignée et gère et répond de manière proactive aux risques potentiels. Prêt à simplifier votre gestion de projet ? Commencez à utiliser ClickUp dès aujourd'hui .