Lorsque vous êtes occupé à gérer plusieurs projets, la dernière chose dont vous avez besoin est le stress supplémentaire lié au retard pris sur votre calendrier.
Des contretemps tels qu'une mauvaise allocation des ressources, un glissement de périmètre et d'autres perturbations imprévues peuvent retarder votre projet, parfois indéfiniment.
C'est précisément pour cette raison que vous devez apprendre à suivre la progression d'un projet.
Le suivi de la progression de votre projet tout au long de son cycle de vie vous aide à prendre des décisions éclairées à chaque étape et à ajuster les activités du projet pour rester sur la bonne voie.
Dans cet article, nous abordons certaines bonnes pratiques et stratégies que vous pouvez utiliser pour suivre la progression d'un projet.
Les défis liés au suivi de l'avancement d'un projet
En tant que chef de projet ou chef d'équipe, vous avez peut-être rencontré plusieurs difficultés lors du suivi des projets et de l'enregistrement du statut des tâches, depuis leur lancement jusqu'à l'achèvement du projet. Parmi les plus courantes, nous avons observé :
- Absence d'objectifs clairs : les projets peuvent ne pas avoir d'objectifs et de résultats clairement définis, ce qui entraîne un glissement de périmètre, rendant alors difficile le respect du calendrier du projet.
- Communication inadéquate : une mauvaise communication entre les parties prenantes et les membres de l'équipe peut créer une confusion autour des livrables, des objectifs, de l'échéancier et des responsabilités du projet.
- Collecte de données incohérente : l'absence d'un processus structuré de collecte de données se traduit par des rapports d'avancement incomplets, ce qui rend difficile l'évaluation de l'état d'avancement du projet.
- Absence de mises à jour en temps réel : sans mises à jour régulières en temps réel, vous pourriez avoir des difficultés à identifier et à résoudre les problèmes de manière proactive.
10 façons de suivre la progression d'un projet
Si vous souhaitez suivre et mesurer la progression d'un projet, voici les 10 étapes à suivre.
1. Fixez des objectifs et des jalons clairs
Réunissez les membres de l'équipe et les parties prenantes pour discuter en détail des objectifs du projet. Décomposez ces objectifs en jalons clés afin que votre équipe sache exactement ce qui doit être réalisé à chaque étape du projet.
Par exemple, si votre objectif est de lancer un site web de commerce électronique dans les six mois, les jalons clés du projet seront les suivants :
- Mois 1 : Finalisez la portée du projet et constituez l'équipe chargée du projet.
- Mois 2 : Achevez l’étude de marché et documentez les exigences relatives au site web.
- Mois 3 : Finaliser la conception du site web et développer une stratégie UX
Dans ce processus, les jalons servent de points de contrôle tout au long du projet, vous permettant de mesurer la progression réelle du projet par rapport au calendrier.
Utilisez ClickUp Objectifs pour définir des objectifs clairs et mesurables pour votre projet. Ajoutez des échéanciers et des cibles pour chaque objectif afin de savoir exactement où en est la progression de votre projet.
Pour en savoir plus : Les 10 meilleures applications de suivi des objectifs pour 2024
2. Attribuez des responsabilités claires
Si vous ne voulez pas que les membres de votre équipe utilisent l'expression « Je n'étais pas au courant », vous devez établir des responsabilités claires pour chaque tâche figurant sur la liste des choses à faire de votre projet.
Commencez par diviser votre projet en étapes. Ajoutez des tâches à chaque étape et examinez-les avec les parties prenantes avant de finaliser votre liste de tâches.
- Utilisez le tableau Kanban de ClickUp pour créer différentes colonnes représentant chaque étape du projet.
- Regroupez les tâches correspondantes sous chaque colonne avec les dates limites et les niveaux de priorité. Vous pouvez déplacer chaque tâche sur le Tableau à l'aide de la fonction glisser-déposer.
- Attribuez ces tâches aux membres appropriés de l'équipe. Ils recevront une notification une fois la tâche attribuée, ce qui évite tout problème de responsabilité.
💡Conseil de pro : Évaluez le temps estimé pour l'achèvement en tenant compte des différentes tâches, activités et retards probables. Utilisez cette estimation de durée comme référence pour établir des échéanciers réalistes et hiérarchiser les tâches nécessaires afin de rationaliser le projet et d'améliorer son efficacité.
3. Conservez une documentation détaillée
Si vous avez déjà passé du temps à préparer et à mettre à jour la documentation relative à la gestion de projet (plans de projet, journaux des modifications, registres des risques et rapports d'état d'avancement ), vous savez à quel point ces informations sont généralement dispersées entre les fils d'e-mail, les notes, les chats et les innombrables feuilles de calcul.
Lorsque les documents importants ne sont pas centralisés dans un espace partagé, leur accès peut s'avérer difficile et fastidieux. Vous devrez demander l'accès à plusieurs parties prenantes et passer au crible plusieurs outils (Word, PowerPoint, MS Teams, Google Docs, etc.), sans pour autant être certain de trouver les dernières versions de ces documents.
Et si nous vous disions que vous pouvez regrouper tous les documents et informations liés à votre projet dans un référentiel centralisé à l'aide de ClickUp Docs?
Utilisez ses options de mise en forme intégrées pour structurer clairement le document, ajouter des sections, télécharger des images et intégrer des vidéos afin que tout le monde puisse le comprendre facilement. De plus, la détection de collaboration permet aux parties prenantes de réaliser des modifications en cours sur le document, garantissant ainsi que les informations sont toujours à jour.
Considérez Docs comme une source unique d'informations fiables qui permet à tout le monde de travailler à partir des mêmes données, ce qui minimise les oublis et réduit les retards.
💡 Conseil de pro : Envisagez d'utiliser des modèles de suivi de l'avancement des projets comme un plan prédéfini pour superviser les progrès, centraliser les informations importantes et gagner un temps précieux sans sacrifier l'intégrité de votre projet.
4. Organisez régulièrement des réunions pour faire le point sur le statut du projet
Des réunions d'équipe régulières permettent à chacun de discuter de sa progression et de faire le point sur l'état d'avancement de ses tâches. C'est un moyen pour les membres de votre équipe de savoir ce qui a été accompli, ce qui reste à faire et combien de temps il leur reste.
En tant que manager, c'est à ce moment-là que vous identifiez les signaux d'alerte avant qu'ils ne se transforment en problèmes majeurs et que vous évitez les retards dans le calendrier. Des vérifications régulières aident tous les membres de l'équipe à mieux se coordonner et encouragent la résolution collective des problèmes.
Vous pouvez organiser une réunion quotidienne de 15 à 20 minutes, au cours de laquelle chacun partage les dernières informations sur ce qui s'est bien passé, ce qui n'a pas fonctionné et ce qu'il prévoit d'accomplir aujourd'hui.
D'autre part, les réunions hebdomadaires de 30 à 60 minutes comprennent des discussions sur les objectifs à long terme, les défis du projet et les rapports de statut.
💡Conseil de pro : Utilisez des modèles de rapport d'état d'avancement pour surveiller la santé et la progression de votre projet. Ces modèles peuvent être adaptés au type de projet et aux détails que vous souhaitez suivre afin que vous puissiez commencer rapidement à gérer le calendrier de votre projet.
5. Mettez en place des méthodes appropriées de suivi des progrès
Suivre l'avancement d'un projet sans avoir décidé des méthodes de suivi à utiliser revient à faire un voyage en voiture sans GPS.
Utilisez une combinaison de méthodes qualitatives et quantitatives pour suivre efficacement la progression de vos tâches et activités :
- Les méthodes quantitatives comprennent le suivi des données numériques telles que les taux d'achèvement des tâches, le suivi du temps, les écarts budgétaires et les données de rendement.
- Les méthodes qualitatives comprennent les commentaires des parties prenantes, les observations des clients, les notes de réunion, les retours d'information et la documentation du projet.
Si vous souhaitez disposer d'un cadre prédéfini pour suivre l'avancement de vos projets, utilisez le modèle ClickUp Project Tracker.
Il offre une structure complète avec plusieurs vues personnalisées pour vous aider au suivi des différentes tâches d'un projet et à la visualisation des échéanciers. Il vous permet également d'obtenir un aperçu rapide de votre progression et de visualiser les tâches par catégorie, par personne assignée et par date d'échéance.
💡 Conseil de pro : Utilisez le ClickUp Suivi du temps pour projet pour suivre le temps que les membres de l'équipe consacrent à chaque tâche et activité. Regroupez ces informations dans un relevé de temps afin d'identifier les tâches qui mobilisent le plus de ressources au sein de votre équipe et de déterminer comment les optimiser.
6. Utilisez des méthodologies agiles
Les chefs de projet utilisent des méthodologies agiles pour diviser les projets complexes en itérations plus petites appelées Sprints.
Plutôt que de fournir des résultats à la fin du projet, les méthodes Agile se concentrent sur la fourniture d'une valeur ajoutée à la fin de chaque phase ou sprint du projet. Des cycles de livraison plus courts facilitent le suivi des progrès et permettent d'apporter des ajustements en temps opportun.
Les trois principaux avantages de l'utilisation des techniques de gestion de projet Agile sont les suivants :
- La capacité à gérer l'évolution des priorités
- Visibilité accrue pour les parties prenantes
- Meilleure harmonisation des activités de l'entreprise
Scrum et Kanban sont deux des cadres Agile les plus couramment utilisés.
Scrum
Le travail est divisé en itérations limitées dans le temps, qui constituent des points de contrôle réguliers permettant de mesurer les progrès réalisés. Chaque itération dure environ 1 à 4 semaines, et un ensemble spécifique d'activités doit être achevé dans ce délai.
Le modèle de gestion agile Scrum ClickUp offre un flux de travail personnalisable pour gérer votre processus de développement agile Scrum. Vous pouvez utiliser des statuts personnalisés pour créer différentes étapes de projet et comprendre comment une tâche progresse au fil de ces étapes.
Kanban
Le travail est visualisé sous forme de différentes étapes dans un flux de travail. Les étapes peuvent être « À faire », « En cours » et « En cours de révision ». Limitez le nombre de tâches à chaque étape pour maintenir un flux de travail régulier.
Utilisez le modèle Kanban ClickUp pour représenter le flux de travail de votre projet. Les champs personnalisés vous permettent de classer les tâches en fonction de leur étape et d'ajouter des détails sur la tâche afin d'améliorer la visibilité sur ce qui est achevé et ce qui est en attente.
Pour en savoir plus : Guide ClickUp sur les méthodologies agiles pour les équipes de développement logiciel
7. Utilisez des diagrammes de Gantt pour visualiser les échéanciers
Les diagrammes de Gantt sont utilisés pour visualiser le début et la fin d'un projet sur un échéancier.
Lorsque le calendrier de votre projet comporte plusieurs jalons intermédiaires pour marquer la progression du projet, ainsi que des tâches, des livrables et des échéances, les diagrammes de Gantt offrent une vue claire du calendrier du projet, indiquant à tout le monde quand une tâche doit commencer et quand elle doit être achevée.
- Utilisez la vue « Diagramme de Gantt » de ClickUp pour organiser vos tâches selon un échéancier et définir les priorités pour chacune d'entre elles.
- Créez des tâches tout au long de l’échéancier et ajoutez des dépendances afin de savoir exactement quelles sous-tâches doivent être achevées et combien de temps cela prendra.
- Partagez l'échéancier avec votre équipe afin que chacun reçoive des mises à jour en temps réel lorsqu'une tâche est achevée ou lorsque le calendrier du projet est modifié.
💡 Conseil de pro : Utilisez le suivi du projet pour anticiper les risques potentiels, les retards et les dépassements budgétaires, et prenez rapidement des mesures pour y remédier. Cela permet de garantir que le projet reste sur la bonne voie, augmentant ainsi les chances de réussite et de production de résultats de grande qualité.
8. Utilisez des rapports cohérents
Les membres de l'équipe peuvent souvent compiler des rapports contenant des données incohérentes ou inexactes, ce qui peut conduire à des décisions mal informées et rendre difficile l'identification des problèmes dans les échéanciers du projet.
Évitez cela en :
- Établir des directives claires pour la création de rapports
- Mettre l'accent sur les indicateurs et les indicateurs de performance clés à suivre, ainsi que sur les formats, la fréquence et les sources d'information.
- Veillez à utiliser systématiquement les mêmes critères pour mesurer la progression afin d'éviter toute ambiguïté ou confusion.
La solution ? Créez et utilisez des modèles standardisés pour tous les rapports. Sensibilisez les membres de votre équipe à l'importance de la standardisation des rapports pour un meilleur suivi de l'avancement.
Par exemple, le modèle de rapport d'avancement du projet de ClickUp comprend tout ce dont vous avez besoin pour tenir les parties prenantes et les membres de l'équipe informés de la progression du projet.
Le modèle offre plusieurs vues pour visualiser votre travail de différentes manières. Les vues personnalisées vous permettent d'ajouter des détails importants pour gérer et suivre facilement les tâches. Vous pouvez même définir des notifications en temps réel pour recevoir des mises à jour régulières chaque fois que l'action ou la tâche sont achevées.
9. Compiler des rapports de projet efficaces
Un rapport complet peut donner une vue d'ensemble claire du statut du projet et des livrables. Il met en évidence la manière dont les différentes ressources sont utilisées et fournit des données sur les indicateurs clés de performance (KPI) du projet. Ces indicateurs mesurent la performance d'un projet et permettent de suivre les responsabilités de chaque membre de l'équipe.
Le tableau de bord ClickUp vous permet de créer des rapports détaillés sur l'avancement du projet, d'afficher les données relatives à diverses tâches et activités en un seul endroit et de suivre les indicateurs importants du projet.
Le tableau de bord de ClickUp est entièrement personnalisable et vous permet de présenter de manière esthétique les données essentielles à l'aide de diagrammes, de graphiques ou d'autres outils de visualisation. Ajoutez des boutons interactifs, tels que des boutons et des menus déroulants, pour faciliter le filtrage des données et obtenir des informations exploitables sur la progression du projet.
10. Utilisez un outil de gestion de projet
Pour suivre efficacement l'avancement d'un projet, le mieux est d'utiliser un logiciel de gestion de projet.
Un outil de gestion de projet fournit une source centralisée pour stocker toutes les informations relatives au projet et de multiples fonctionnalités pour améliorer la collaboration, automatiser les tâches, suivre les projets et gérer les tâches.
Par exemple, le logiciel de gestion de projet ClickUp offre de multiples fonctionnalités robustes qui facilitent la planification et la hiérarchisation de votre travail.
Chelsea Benett, responsable de l'engagement de la marque chez Lulu Press, vante les mérites de ClickUp, qui a permis à son équipe de gagner en efficacité :
Une plateforme de gestion de projet est essentielle pour une équipe marketing, et nous apprécions particulièrement le fait qu'elle nous aide à rester en connexion avec les autres services. Nous utilisons ClickUp littéralement tous les jours, pour tout. Elle a été très utile à notre équipe créative et a amélioré et rendu plus efficace son flux de travail.
Une plateforme de gestion de projet est essentielle pour une équipe marketing, et nous apprécions particulièrement le fait qu'elle nous aide à rester en contact avec les autres services. Nous utilisons ClickUp littéralement tous les jours, pour tout. Elle a été très utile à notre équipe créative et a amélioré et rendu plus efficace son flux de travail.
Voici comment les chefs de projet peuvent utiliser ClickUp pour améliorer le flux de travail de leurs projets.
- Créez et attribuez des tâches aux membres de votre équipe avec des dates d'échéance à l'aide de ClickUp Tasks.
- Collaborez avec les membres de votre équipe et fournissez des mises à jour en temps réel en un clin d'œil grâce à la vue Chat de ClickUp.
- Organisez des séances de brainstorming virtuelles avec vos équipes sur une toile numérique à l'aide des tableaux blancs ClickUp.
- Créez des flux de travail efficaces pour votre équipe et automatisez les tâches répétitives en choisissant parmi plus de 100 automatisations à l'aide de ClickUp Automations.
- Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour préparer des rapports de projet détaillés à chaque étape.
- Générez des mises à jour de projet, compilez des notes de réunion et résumez des documents en un clin d'œil grâce à l'IA propre à ClickUp : ClickUp Brain.
💡Conseil de pro : Utilisez des modèles de gestion de projet pour gagner du temps et accélérer l'achevement de votre projet. Il vous suffit d'insérer les informations pertinentes dans les structures préétablies pour que vos équipes puissent gérer rapidement leurs tâches.
La première étape vers un suivi efficace de l'avancement d'un projet
Un suivi efficace des projets est loin d'être synonyme de microgestion. Il s'agit d'une combinaison systématique de communication claire, de documentation détaillée, de flux de travail rationalisés et de rapports efficaces.
En tant que chef de projet, vous devez adopter les bonnes pratiques pour garder un aperçu clair de la progression de votre projet et identifier rapidement les problèmes.
Cependant, il peut être difficile de passer de zéro à un en un rien de temps lorsque l'on met en œuvre les bonnes pratiques que nous avons mentionnées ci-dessus. Au lieu de cela, allez-y progressivement, étape par étape.
Par exemple, l’étape la plus pratique serait de mettre en œuvre un outil de gestion de projet flexible tel que ClickUp, qui peut être personnalisé pour répondre aux besoins de votre équipe. Vous pouvez commencer par tester les fonctionnalités de base telles que les tableaux de bord, les vues, les modèles prédéfinis et les tâches de ClickUp, puis passer progressivement à des fonctionnalités plus avancées à mesure que vous vous familiarisez avec l'outil.
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