Lorsque vous êtes occupé à gérer plusieurs projets, la dernière chose dont vous avez besoin est le stress supplémentaire d'être en retard sur votre calendrier.
Des contretemps tels qu'une mauvaise affectation des ressources, un élargissement du champ d'application et d'autres perturbations inattendues peuvent retarder votre projet, parfois indéfiniment.
C'est précisément la raison pour laquelle vous devez apprendre à suivre la progression de vos projets.
Le suivi de la progression de votre projet tout au long de son cycle de vie vous aide à prendre des décisions éclairées à chaque étape et à ajuster les activités du projet pour rester sur la bonne voie.
Dans ce blog, nous abordons certaines bonnes pratiques et stratégies que vous pouvez utiliser pour suivre la progression du projet.
Défis liés au suivi de la progression du projet
En tant que gestionnaire de projet ou chef d'équipe, vous avez peut-être été confronté à plusieurs défis lors du suivi des projets et de l'enregistrement du statut des tâches depuis le début jusqu'à l'achèvement réussi du projet. Voici quelques-unes des difficultés les plus courantes que nous avons observées :
- L'absence d'objectifs clairs : Les projets peuvent ne pas avoir d'objectifs et de résultats clairement définis, ce qui entraîne des problèmes de gestionle glissement du champ d'applicationce qui rend difficile le respect du calendrier du projet
- Une mauvaise communication : Une mauvaise communication entre les Teams et les membres de l'équipe peut créer de la confusion autour de l'objectif du projetles produits livrables du projetles objets, les échéanciers et les responsabilités du projet
- Collecte de données incohérente : L'absence d'un processus structuré de collecte de données se traduit par des rapports de progression incomplets, ce qui rend difficile l'évaluation du statut du projet
- L'absence de mises à jour en temps réel : sans mises à jour régulières en temps réel, il peut être difficile d'identifier et de traiter les problèmes de manière proactive
10 façons de suivre la progression d'un projet
Si vous souhaitez suivre et mesurer la progression d'un projet, voici les 10 étapes à suivre.
1. Fixer des objectifs et des jalons clairs
Réunissez les membres de l'équipe et les parties prenantes pour discuter en détail des objectifs du projet. Décomposez ces objectifs en jalons clés afin que votre équipe sache exactement ce qui doit être réalisé à chaque étape du projet.
Par exemple, si votre objectif est de lancer un site web de commerce électronique dans un délai de six mois, les étapes clés sont les suivantes les jalons du projet ressembleront à ce qui suit :
- Mois 1 : Finalisation de la portée du projet et constitution de l'équipe de projet
- Mois 2 : Achevé l'étude de marché et documenté les exigences pour le site web
- Mois 3 : finaliser la conception du site web et développer une stratégie UX
Dans ce processus, les jalons servent de points de contrôle tout au long du projet, ce qui vous permet de mesurer la progression réelle du projet par rapport au calendrier.
Utiliser Objectifs ClickUp pour définir des objectifs clairs et vérifiables pour votre projet. Ajoutez des échéanciers et des cibles pour chaque objectif afin de connaître exactement la progression de votre projet.
suivez vos objectifs jusqu'aux KPI les plus essentiels et affichez automatiquement des vues détaillées de votre progression
Lire la suite: 10 Meilleures applications de suivi des objectifs pour 2024
2. Attribuer des responsabilités claires
Si vous ne voulez pas que les membres de l'équipe utilisent la phrase "Je n'étais pas au courant", vous devez établir clairement les comptes pour chaque tâche figurant sur la liste des choses à faire de votre projet.
Commencez par diviser votre projet en étapes. Ajoutez des tâches à chaque étape et examinez-les avec les parties prenantes avant de finaliser votre liste de tâches.
- UtiliserLe Tableau Kanban de ClickUp pour créer différentes colonnes représentant chaque étape du projet
- Regroupez les tâches correspondantes sous chaque colonne, ainsi que les échéances et les niveaux de priorité. Vous pouvez déplacer chaque tâche sur le Tableau à l'aide de la fonction "glisser-déposer"
- Attribuez ces tâches aux membres de l'équipe concernés. Ils recevront une notification dès qu'une tâche aura été attribuée, ce qui évitera toute erreur de responsabilisation
surveillez les tâches et les projets d'un seul coup d'œil et glissez-déposez les tâches, triez et filtrez sans effort grâce à un Tableau Kanban entièrement personnalisable
💡Pro Tip: Measure the la durée estimée de l'achevé en tenant compte des différentes tâches et activités, ainsi que des retards probables. Utilisez-le comme point de repère pour fixer des échéanciers réalistes et hiérarchiser les tâches nécessaires afin de rationaliser le projet et d'en améliorer l'efficacité.
3. Maintenir une documentation détaillée
Si vous avez consacré du temps à la préparation et à la mise à jour de la documentation relative à la gestion de projet (plans de projet, journaux des modifications, registres des risques, etc rapports sur l'état d'avancement du projet -vous savez que ces détails sont généralement dispersés dans des fils d'e-mails, des notes, des discussions et des feuilles de calcul interminables.
Lorsque les documents essentiels ne sont pas centralisés dans un espace partagé, il peut être difficile et long d'y accéder. Vous devrez demander l'accès à plusieurs parties prenantes et passer au crible plusieurs outils (Word, PowerPoint, MS Teams, Google Docs, etc.), et il se peut que vous ne puissiez toujours pas trouver les dernières versions de ces documents.
Et si nous vous disions que vous pouvez consolider tous les documents et informations liés au projet dans un référentiel centralisé en utilisant.. ClickUp Documents ?
Utilisez ses options de mise en forme intégrées pour vous aider à structurer proprement le document, à ajouter des sections, à télécharger des images et à intégrer des vidéos afin qu'il soit facile à comprendre pour tout le monde. Plus, détection de la collaboration permet aux parties prenantes de modifier le document en cours, ce qui garantit que les informations sont toujours à jour.
Considérez Mon document comme une source unique de vérité qui aide tout le monde à travailler à partir des mêmes informations, en minimisant les oublis et en réduisant les délais.
ClickUp Docs permet un formatage riche et des commandes slash, ce qui vous permet de travailler plus efficacement
💡 Pro Tip : Consider using des modèles de suivi de la progression du projet les modèles de suivi de l'état d'avancement d'un projet constituent un _plan directeur prédéfini permettant de superviser la progression, d'organiser les informations importantes de manière centralisée et de gagner un temps précieux sans sacrifier l'intégrité de votre projet
4. Planifier des réunions de statut régulières
Des réunions d'équipe régulières permettent à chacun de discuter de sa progression et de fournir des mises à jour sur le statut de ses tâches. C'est un moyen pour les membres de votre équipe de savoir ce qui a été accompli, ce qui est en suspens et combien de temps il reste.
En tant que manager, c'est à ce moment-là que vous identifiez les signaux de fumée avant qu'ils ne deviennent des problèmes à part entière et que vous évitez les retards de calendrier. Des contrôles réguliers permettent à tous les membres de l'équipe de mieux se coordonner et encouragent la résolution collective des problèmes.
Vous pouvez organiser une réunion quotidienne de 15 à 20 minutes, au cours de laquelle chacun partage des informations sur ce qui s'est bien passé, ce qui s'est mal passé et ce qu'il a l'intention de faire aujourd'hui.
D'autre part, les réunions hebdomadaires de 30 à 60 minutes comprennent des rapports sur les objectifs à long terme, les défis du projet et les rapports de statut.
💡Pro Tip : Leverage modèles de rapports sur le statut d'un projet _pour suivre l'état et la progression de votre projet. Ces modèles peuvent être suivis en fonction du type de projet et des détails que vous souhaitez suivre afin que vous puissiez commencer à gérer rapidement le calendrier de votre projet
5. Mettre en œuvre des méthodes de suivi de la progression appropriées Suivi de la progression du projet sans décider des méthodes de suivi à utiliser, c'est comme faire un voyage en voiture sans GPS.
Utilisez une combinaison de méthodes qualitatives et quantitatives pour suivre efficacement la progression de vos tâches et activités :
- Les méthodes quantitatives comprennent l'évaluation des données numériques telles que les taux d'achèvement des tâches, le suivi du temps, les écarts par rapport au budget et les données sur le rendement
- Les méthodes qualitatives comprennent le retour d'information des parties prenantes, les observations des clients, les notes de réunion, le retour d'information et les données sur le rendementla documentation du projet Si vous souhaitez disposer d'un cadre prédéfini pour le suivi de la progression du projet, utilisez l'option Modèle de suivi de projet ClickUp .
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Screen-Shot-2023-04-25-at-4.32.39-PM.png Modèle de suivi de projet par ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-176181380&department=pmo Télécharger ce modèle /$$cta/
Il offre une structure complète avec plusieurs affichages personnalisés pour vous aider à suivre les différentes tâches d'un projet et à visualiser les échéanciers. Il vous permet également d'obtenir un aperçu rapide de votre progression et d'afficher les tâches par catégorie, assigné et date d'échéance.
💡 Conseil pro: Utiliser le bouton ClickUp Suivi du temps du projet clickUp Project Time Tracking permet de suivre le temps passé par les membres de l'équipe sur des tâches et des activités individuelles. Consolidez ces informations dans un Relevé de temps afin d'identifier les tâches qui grugent la bande passante de votre équipe et la manière dont elles peuvent être optimisées
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Timesheets-in-time-tracking-view.png ClickUp 3.0 Relevés de temps dans l'affichage du suivi du temps /$$img/
obtenez un aperçu de toutes les tâches qui consomment la bande passante de votre équipe en utilisant la fonction de suivi du temps du projet de ClickUp_
6. Utiliser les méthodologies Agile
Les gestionnaires de projet utilisent les méthodologies Agile pour diviser les projets complexes en itérations plus petites appelées sprints.
Plutôt que de fournir des résultats à la fin du projet, les méthodes agiles se concentrent sur la fourniture d'une valeur incrémentale à la fin de chaque phase du projet ou sprint. Des cycles de livraison plus courts facilitent le suivi de la progression et la réalisation d'ajustements en temps voulu.
Les trois principaux avantages de l'utilisation de Les techniques de gestion de projet agiles comprennent :
- La capacité à gérer des priorités changeantes
- Une meilleure visibilité pour les parties prenantes
- Amélioration de l'alignement des entreprises
Deux des cadres agiles les plus couramment utilisés sont Scrum et Kanban.
Scrum
Le travail est divisé en itérations encadrées dans le temps, qui sont des points de contrôle réguliers permettant de mesurer la progression. Chaque Box dure environ 1 à 4 semaines, et un ensemble spécifique d'activités doit être achevé dans ce laps de temps.
Les ClickUp Modèle de gestion Agile Scrum offre un flux de travail personnalisable pour gérer votre processus de développement Agile Scrum. Vous pouvez utiliser des statuts personnalisés pour créer différentes étapes du projet et comprendre la progression d'une tâche le long de ces étapes.
Modèle de gestion ClickUp Agile Scrum
Kanban
Le travail est visualisé comme les différentes étapes d'un flux de travail. Les étapes peuvent être "À faire", "En cours" et "En cours de révision" Limitez le nombre de tâches à chaque étape afin de maintenir un flux de travail régulier.
Utilisez la fonction Modèle ClickUp Kanban pour représenter le flux de travail de votre projet. Les champs personnalisés vous permettent de classer les tâches en fonction de leur étape et d'ajouter des détails sur la tâche pour améliorer la visibilité de ce qui est achevé et de ce qui est en attente.
Modèle Kanban de ClickUp
Read more: Guide de ClickUp sur les méthodologies agiles pour les équipes de développement de logiciels
7. Utiliser les diagrammes de Gantt pour visualiser les échéanciers
Les diagrammes de Gantt sont utilisés pour visualiser le début et la fin d'un projet sur un échéancier.
Lorsque le calendrier de votre projet comporte plusieurs jalons pour marquer la progression du projet, ainsi que des tâches, des produits livrables et des échéanciers, les diagrammes de Gantt offrent une vue Effacée du calendrier du projet, affichant pour chacun le moment où une tâche doit commencer et celui où elle doit s'achever.
- Utiliser le diagramme de GanttVue diagramme Gantt de ClickUp pour organiser vos tâches le long d'un échéancier et définir des paramètres pour chaque tâche
- Achevez des tâches le long de l'échéancier et ajoutez des dépendances afin de savoir exactement quelles sous-tâches doivent être achevées et combien de temps cela prendra
- Partagez l'échéancier avec votre équipe afin que chacun reçoive des mises à jour en temps réel lorsqu'une tâche est achevée ou lorsque l'échéancier du projet est modifié
suivez la progression, les jalons et les dépendances sur un échéancier visuel partagé avec votre équipe grâce au diagramme de Gantt de ClickUp
💡 Pro Tip: Use suivi du projet le suivi du projet permet d'anticiper les risques potentiels, les retards et les dépassements de budget et de prendre rapidement des mesures pour y remédier. Il permet de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie, augmentant ainsi les chances de réussite et de qualité des résultats obtenus
8. Utiliser des rapports cohérents
Les membres de l'équipe peuvent souvent compiler des rapports contenant des données incohérentes ou inexactes, ce qui peut conduire à une prise de décision mal informée et rendre difficile l'identification des problèmes dans le cadre du projet échéancier de réalisation du projet .
Évitez cela en :
- En établissant des lignes directrices claires en matière de rapports
- En mettant l'accent sur les indicateurs du projet et les indicateurs clés de performance qui doivent être suivis, ainsi que sur les formes, la fréquence et les sources d'information
- Veiller à ce que les mêmes critères soient utilisés de manière cohérente pour mesurer la progression, afin d'éviter toute ambiguïté ou confusion
La solution ? Créez et utilisez des modèles standardisés pour tous les rapports. Sensibilisez les membres de votre équipe à l'importance des rapports normalisés pour un meilleur suivi de la progression.
Par exemple, Modèle de rapport de ClickUp sur la progression du projet comprend tout ce dont vous avez besoin pour tenir les parties prenantes et les membres de l'équipe au courant de la progression du projet.
Modèle de rapport de progression du projet ClickUp
Le modèle affiche plusieurs vues pour visualiser votre travail différemment. Les affichages personnalisés vous permettent d'ajouter des détails importants pour gérer et suivre les tâches en toute simplicité. Vous pouvez même paramétrer des notifications en temps réel pour obtenir des mises à jour opportunes chaque fois qu'une action ou une tâche est achevée.
9. Rédiger des rapports de projet efficaces
Un rapport complet peut afficher clairement le statut du projet et les résultats attendus. Il met en évidence la manière dont les différentes ressources sont utilisées et fournit des données sur les indicateurs clés de performance (ICP) essentiels du projet. Ces indicateurs permettent de mesurer les performances d'un projet et de suivre les responsabilités de chaque membre de l'équipe.
Le tableau de bord ClickUp vous permet de créer des rapports détaillés sur la progression du projet, d'afficher en un seul endroit les données relatives aux différentes tâches et activités, et d'assurer le suivi d'importants indicateurs du projet .
Le tableau de bord de ClickUp est entièrement personnalisable, et vous pouvez présenter magnifiquement les données critiques à l'aide de diagrammes, de graphiques ou d'autres outils de visualisation. Ajoutez des boutons interactifs, tels que des boutons et des menus déroulants, pour faciliter le filtrage des données et obtenir des informations exploitables sur la progression du projet.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Dashboard-Simplified-1400x934.png Le tableau de bord ClickUp 3.0 simplifié /$$img/
affichez une vue globale des statuts des projets et des tâches restantes au sein de votre équipe ou de votre département grâce aux tableaux de bord ClickUp_
10. Utiliser un outil de gestion de projet
Pour suivre efficacement la progression d'un projet, le mieux est d'utiliser un logiciel de gestion de projet.
A outil de gestion de projet fournit une source centralisée pour stocker toutes les informations relatives au projet et de multiples fonctionnalités pour améliorer la collaboration, automatiser les tâches, suivre les projets et gérer les tâches.
Par exemple, l'outil Logiciel de gestion de projet ClickUp offre de nombreuses fonctionnalités robustes qui facilitent la planification et la hiérarchisation de votre travail.
Chelsea Benett, responsable de l'engagement de la marque chez Presse Lulu lulu Press, qui s'est vu décerner le prix du meilleur site Internet de l'année, ne tarit pas d'éloges sur la façon dont ClickUp a rationalisé l'efficacité de son équipe :
_Une plateforme de gestion de projet est essentielle pour une équipe marketing, et nous adorons le fait qu'elle nous aide à rester connectés aux autres départements. Nous utilisons ClickUp littéralement tous les jours, pour tout. Il a été très utile à notre équipe créative et a rendu leur flux de travail meilleur et plus efficace
Chelsea Benett, responsable de l'engagement de la marque chez Lulu Press
Voici comment les gestionnaires de projet peuvent utiliser ClickUp pour améliorer leur flux de travail.
- Créez et assignez des tâches aux membres de l'équipe, ainsi que des dates d'échéance, à l'aide deTâches ClickUp Collaborez avec les membres de votre équipe et fournissez des mises à jour en temps réel en un clin d'œil grâce à l'outil de gestion des tâches de ClickUpClickUp Affichage des discussions Organisez des séances de brainstorming avec vos équipes sur un canevas numérique à l'aide deTableaux blancs ClickUp Créez des flux de travail efficaces pour votre équipe et automatisez les tâches répétitives en choisissant parmi plus de 100 automatisations à l'aide deClickUp Automatisations Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour préparer des rapports de projet détaillés à chaque étape
- Générez des mises à jour de projet, compilez des notes de réunion et résumez des documents en un rien de temps grâce à l'IA de ClickUp -ClickUp Brain /img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/AI-Tools\_PMO-Project-Brief.gif Utilisation de ClickUp IA pour la rédaction d'un résumé de projet /$$$img/
l'IA peut générer différents types de documents tels que des notes de projet, des forfaits de cours et d'autres documents afin d'accélérer votre flux de travail
💡Pro Tip: Use modèles de gestion de projet pour gagner du temps et achever rapidement votre projet. Il suffit d'insérer les informations pertinentes dans les structures préconstruites pour que vos équipes puissent gérer leurs tâches rapidement.
La première étape vers un suivi efficace de la progression du projet
Un suivi de projet efficace est loin d'être de la microgestion. Il s'agit d'un mélange systématique de communication claire, de documentation détaillée, de flux de travail rationalisés et de rapports efficaces.
En tant que gestionnaire de projet, vous devez adopter les bonnes pratiques pour maintenir un aperçu clair de la progression de votre projet et identifier rapidement les problèmes.
Cependant, il peut être difficile de passer de zéro à un en un rien de temps lorsque vous mettez en œuvre les bonnes pratiques que nous avons mentionnées ci-dessus. Il est donc préférable de procéder étape par étape.
Par exemple, l'étape la plus pratique consisterait à mettre en œuvre un outil de gestion de projet flexible tel que ClickUp, qui peut être personnalisé pour s'adapter aux besoins de votre équipe. Vous pouvez commencer par expérimenter les fonctionnalités de base telles que les tableaux de bord, les affichages, les modèles prédéfinis et les tâches de ClickUp, puis passer progressivement à des fonctionnalités plus avancées au fur et à mesure que vous vous habituez à l'outil. Inscrivez-vous sur ClickUp dès aujourd'hui et découvrez comment les puissantes fonctions de la plateforme font du suivi de la progression un jeu d'enfant.