Le dépassement de budget est une épidémie. Et il s'accompagne souvent d'une livraison tardive du projet. Ensemble, ces éléments sont les signes d'un projet raté.
Malheureusement, seuls 43% des projets sont à l'abri de cette épidémie. Vous vous demandez pourquoi ? C'est parce que la plupart des projets ne disposent pas de contrôles fonctionnels et bien établis.
Heureusement, le contrôle de projet n'a rien de sorcier. Poursuivez donc votre lecture, car cet article vous explique de quoi il s'agit et vous donne des conseils pratiques pour le mettre en œuvre !
Qu'est-ce que le contrôle de projet ?
Les contrôles de projet sont des systèmes et des processus utilisés pour gérer l'étendue, le coût, l'échéancier, la qualité, les ressources et les risques d'un projet. Ces outils constituent le fondement d'une gestion de projet efficace et apportent une assistance à la prise de décision tout au long du cycle de vie d'un projet.
L'utilisation de processus de contrôle de projet permet de s'assurer que les projets restent sur la bonne voie en identifiant les problèmes potentiels à un stade précoce et en prenant des mesures correctives si nécessaire. Cela permet également aux gestionnaires de mesurer les performances par rapport aux paramètres fixés et de prendre rapidement des mesures correctives si nécessaire.
Contrôle de projet et gestion de projet : Quelle est la différence ?
On pense souvent que les contrôles de projet et la gestion de projet signifient la même chose et définissent des éléments de projet similaires, ce qui n'est pas le cas Avant toute chose, mettons les choses au clair. Gestion de projet est l'ensemble des connaissances, des compétences et des techniques permettant de mener à bien un projet. Elle gère six éléments principaux contraintes du projet comme indiqué ci-dessous.
Contraintes du projet
D'autre part, les contrôles de projet sont un sous-ensemble de la gestion de projet qui supervise deux de ces contraintes : les coûts et le temps du projet. En substance, les contrôles de projet sont une partie de la gestion de projet qui aide à analyser et à optimiser les données du projet afin de s'assurer que le projet est livré à temps et dans le respect du budget stipulé.
En d'autres termes, le contrôleur de projet conseille le gestionnaire sur les problèmes liés au temps et au calendrier. Le gestionnaire décide ensuite de mettre en œuvre ou non ces suggestions.
Imaginez que le gestionnaire de projet est le capitaine d'un navire et que le contrôleur de projet est l'officier de navigation qui indique si le navire est loin ou proche de sa destination finale. Ce rôle consiste également à suggérer l'itinéraire le plus rapide pour atteindre la destination et à laisser au capitaine le soin de suivre sa suggestion ou de la négliger.
L'importance du contrôle de projet dans la gestion de projet
Les contrôles de projet permettent de s'assurer que tout reste sur la bonne voie et dans les limites de votre budget portée du projet de l'évaluation initiale de la le forfait du projet jusqu'à la clôture du projet.
En tant qu'épine dorsale de la gestion de projet, les contrôles de projet contribuent à la création d'un forfait de projet. Dans le forfait du projet, les contrôles sont chargés de suggérer des calendriers optimaux, la planification des dépenses, l'allocation des ressources etc.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/11/image17-1.gif Tâches récurrentes pour rationaliser le travail répétitif dans ClickUp /$img/
Définissez des tâches récurrentes pour rationaliser votre travail en choisissant votre horaire de réunion et en le prévoyant dans votre calendrier dans ClickUp
Lorsque le projet passe à sa phase d'exécution, les contrôles de projet informent le gestionnaire de projet sur l'état d'avancement du projet en ce qui concerne l'utilisation du budget et le respect des délais. Cela permet de créer et de suivre les indicateurs clés de performance liés aux coûts et au calendrier.
Les contrôles de projet permettent également de prévoir l'évolution du projet en termes de budget et de délais. En cas d'écart, il identifie les problèmes et propose des solutions pratiques pour y remédier.
Grâce aux contrôles de projet, vous avez également de meilleures chances d'éliminer les dépassements de coûts du cycle de vie de votre projet. Un rapport de PWC a constaté que l'absence de contrôles adéquats des projets est l'une des principales causes de dépassement des coûts.
Ceci étant dit, examinons rapidement certains des facteurs qui influencent les contrôles de projet.
4 facteurs qui influencent le contrôle des projets
Voici quatre facteurs qui peuvent influencer les contrôles de votre projet.
1. L'étendue du projet
Le portée du projet est un document indiquant tout ce qui est nécessaire à la réussite du projet. Le document définit les parties prenantes du projet, le nivellement des ressources , délais, livrables et les limites pertinentes pour le projet.
Voici un exemple.
Utiliser ClickUp Docs pour documenter la portée du projet et d'autres détails importants sur votre projet, et les partager facilement avec votre équipe
Par exemple, si votre projet consiste à créer une carte d'entreprise numérique, vous devez identifier le logiciel, les compétences, l'échéancier et d'autres variables impliquées. Cela constituera la portée du projet .
L'absence de $$a$.. la portée du projet définie rend difficile l'alignement sur un calendrier ou une estimation des coûts. En revanche, lorsque vous travaillez avec un champ d'application défini, il devient plus facile de contrôler le statut de votre projet. Ainsi, vous pouvez facilement voir s'il sera achevé dans les délais et dans le respect du budget.
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2. Risques et défis
Les contrôles de projet sont soumis à de nombreux risques et défis. En général, nous classons ces risques en deux catégories.
Le premier concerne les risques financiers, notamment une augmentation inattendue du coût des matériaux, des besoins en main-d'œuvre plus importants que prévu, etc. Ces risques peuvent affecter de manière significative la capacité à suivre les projets surveiller les projets /%href ou faire des prévisions financières*
Les autres risques liés au projet sont ceux qui pourraient retarder la livraison du projet au-delà de la période prédéterminée. Parmi ces risques, citons les matériaux volés, les bugs non repérés ou une baisse soudaine de la population active.
En substance, les résultats imprévus de ces risques peuvent grandement influencer la trajectoire du projet et, dans certains cas, vous empêcher d'atteindre les objectifs de la réunion l'échéancier du projet et les cibles budgétaires.
Lorsque vous prenez des paramètres proactifs pour définir ces risques dans le cadre du contrôle du projet et que vous mettez en place des stratégies efficaces de gestion des risques, vous pouvez les prévenir ou les gérer efficacement afin de garantir la stabilité sur tous les fronts.
3. Coût du projet
La compréhension des coûts associés à un projet est le fondement des contrôles de projet. En règle générale, il existe deux types de coûts pour chaque projet : les coûts directs et les coûts indirects.
- les coûts directs sont liés à des produits particuliers. Il s'agit notamment des coûts des matériaux, de la main-d'œuvre fixe, etc.
- les coûts indirects sont les coûts liés à la gestion du projet dans son ensemble. Ces coûts comprennent les coûts de contrôle de la qualité et les services publics.
Si l'on ne comprend pas ces coûts, la définition d'un projet de développement durable ne peut se faire qu'à partir d'un certain nombre d'éléments budget d'un projet est impossible.
Utilisez les champs personnalisés dans ClickUp pour ajouter des valeurs monétaires à chaque tâche et garder les budgets des projets visibles à tout moment
En outre, vous ne serez pas en mesure de suivre les réalités financières du projet ou de faire des prévisions précises. Le projet sera donc sujet à des dépassements de budget, ce qui témoigne de l'échec de votre processus de contrôle de projet.
4. Délais du projet
L'échéance du projet est la date et l'heure décidées pour achever le projet. En fonction de la journal of consumer research cette échéance détermine la pertinence et l'urgence perçue d'un projet.
L'absence d'échéance signifie qu'il n'y a pas de critères d'achevé pour le projet. L'analyse des données temporelles relatives au statut de votre projet est donc un véritable défi.
Utilisez la vue Gantt Chart dans ClickUp pour planifier des tâches de suivre la progression du projet, de gérer les délais et les goulets d'étranglement.
Sans échéances définies, vous ne pouvez pas planifier des tâches particulières dans le projet. En outre, vous ne pourrez pas définir de priorités pour les tâches ni contrôler d'autres contraintes liées au temps dans votre flux de travail.
À présent que vous comprenez les quatre principaux facteurs qui influencent les contrôles de projet, répondons à la question suivante : comment faire en sorte que ces facteurs soient corrects et les intégrer dans votre forfait de gestion de projet ?
Ne vous inquiétez pas. Nous avons tout prévu.
Comment mettre en œuvre les contrôles de projet au sein de votre équipe
Il existe cinq façons de mettre en œuvre les contrôles de projet. Elles vous permettront de mieux surveiller votre projet et de respecter les délais prévus sans dépasser le budget prédéfini.
1. Ressources
Les ressources sont les moteurs de la réussite de tout projet. Elles comprennent l'argent, le temps, les membres de l'équipe, et les outils de gestion de projet comme ClickUp et Tara IA .
Dans les contrôles de projet, la façon dont vous gérez ces ressources détermine l'efficacité avec laquelle vous pouvez contrôler les coûts, les matériaux et le temps du projet
Au cours de la lancement du projet estimation des coûts et planification extensive des ressources peut vous aider à vous lancer dans le projet sans dépasser le budget. Ces processus vous indiquent quelles sont les ressources disponibles et comment les utiliser de manière optimale.
En outre, au fur et à mesure de la progression du projet, vous devez avoir une idée précise de la façon de suivre ces ressources estimation des écarts de coûts l'estimation de la variance des coûts permet de contrôler la façon dont vous utilisez vos ressources monétaires. Cette estimation vous permet de connaître les performances financières actuelles du projet.
Bien entendu, vous souhaitez également vous assurer que l'équipe de projet travaille efficacement. Il est donc essentiel de gérer leur charge de travail et veiller à ce que personne ne soit débordé.
Avec l'aide d'un outil de gestion d'équipe comme ClickUp, vous pouvez voir la charge de travail de votre équipe et repérer les membres complets qui sont surchargés ou qui ne travaillent pas à leur pleine capacité.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/box-view.png Vue Équipe dans ClickUp /$$img/
La vue Équipe vous permet de voir ce sur quoi votre équipe travaille, ce qu'elle a accompli et quelle est sa capacité
Grâce à ces informations, vous comprendrez mieux comment déléguer des tâches et gérer efficacement vos ressources humaines.
2. Calendrier du projet
Suivre et analyser de manière cohérente vos les calendriers des projets vous permet de savoir si vous progressez dans le respect de l'échéancier prédéfini. Vous pouvez obtenir ces données auprès de votre gestion de projet ou de la outil de planification de sprint si vous menez votre projet par sprints itératifs.
Voici un exemple de calendrier de projet de release en L'affichage du Calendrier de ClickUp .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/image4-3-e1644959553412.png Affichage du Calendrier dans ClickUp /$$img/
Organisez les projets, planifiez les échéanciers et visualisez le travail de votre équipe sur un Calendrier flexible qui permet à tout le monde d'être sur la même page
Comme indiqué ci-dessus, vous aurez une vision effacée de vos échéances, de vos tâches et d'autres domaines clés. En cours, ces informations facilitent la définition d'indicateurs de performance clés et de jalons pour évaluer votre progression.
N'oubliez pas de veiller à ce que vos parties prenantes soient synchronisées avec la progression de votre projet. Si le projet s'écarte du forfait initial, vous pouvez facilement en identifier les causes et proposer des solutions en conséquence.
Vous savez maintenant comment suivre le calendrier d'un projet. **C'est là qu'interviennent les diagrammes de Gantt. Ces diagrammes vous permettent de définir des calendriers, d'assurer le suivi des dépendances, et de classer les tâches par ordre de priorité comme indiqué ci-dessous.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/gantt-view-in-clickup.png Vue Gantt dans ClickUp /$$img/
Planifiez des projets, gérez les dépendances et priorisez les tâches avec la vue Gantt dans ClickUp
Lorsque vous intégrez ces informations dans votre flux de travail, vous pouvez commencer à écrire une lettre d'adieu aux horaires manqués.
3. Analyse des risques Analyse des risques est nécessaire pour identifier les goulets d'étranglement et les risques qui peuvent faire dérailler le délai de livraison et le budget de votre projet.
Pour analyser correctement les risques, vous devez identifier les risques les plus courants attribuables à votre projet, ce que vous pouvez facilement faire avec l'aide d'un Analyse SWOT . Comme mentionné dans la section précédente, la plupart des risques relèvent généralement de la performance financière et de la performance du projet. Les exemples sont les retards dans les calendriers, les retards de communication, les violations de données, etc.
Après les avoir identifiés, utilisez un outil de gestion des risques comme ClickUp pour classer et hiérarchiser ces risques.
ClickUp offre des centaines de fonctionnalités pour vous aider à créer un registre des risques pour suivre facilement les risques potentiels et prendre des mesures préventives avant même qu'ils ne se produisent.
Voici un exemple pour vous :
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image9-1-1400x762.jpg Registre des risques dans la vue Liste ClickUp /$$img/
Gardez les risques de votre projet visibles, organisés et au premier plan dans la vue Liste de ClickUp (via l'auteur : Tam Pham)
Et si vous voulez voir à quoi ressemble un bon registre des risques, utilisez la fonction Modèle de dossier de registre des risques par ClickUp pour vous aider à mettre en place votre paramètre !
Gérez vos projets et évitez les risques en utilisant le modèle de dossier de registre des risques de ClickUp
Une fois que vous avez hiérarchisé ces risques à l'aide du registre des risques, il devient plus facile de les gérer en conséquence. Téléchargez le modèle de registre des risques par ClickUp
4. Modifier le processus de contrôle
Parfois, les parties prenantes ont tendance à inclure des livrables supplémentaires dans le projet ou à repousser les échéances. **C'est ce que l'on appelle le "scope creep". Le glissement de périmètre peut résulter en des retards dans les échéanciers et des dépassements de coûts.
Heureusement, il existe un moyen d'éviter ce phénomène : le processus de contrôle des modifications.
Le processus de contrôle des modifications est une mesure proactive qui vous prépare à d'éventuelles modifications de l'étendue du projet.
Le cas échéant, vous pouvez afficher les détails en identifiant les modifications que vous pouvez autoriser sans affecter la portée du projet ou l'échéancier.
Planifier, mettre en œuvre et contrôler tous les changements nécessaires dans l'entreprise, avec succès, avec l'aide de l'équipe de gestion du changement Modèle de gestion du changement par ClickUp
De même, si ces changements n'ont pas d'incidence sur l'échéancier ou l'étendue du projet, vous pouvez intégrer un modèle de plan de gestion du changement dans votre flux de travail. Vous pourrez ainsi facilement forfaiter, surveiller et mettre en œuvre ces changements.
Grâce à un processus de contrôle des modifications, vous pouvez synchroniser les membres de votre équipe avec chaque modification. Ils se sentent ainsi impliqués et informés. Ils peuvent ainsi gérer les changements de manière efficace. Télécharger le modèle de plan de gestion du changement
5. Contrôler les performances
Le suivi des performances est ce qui vous aide à gérer la réussite de votre projet. Pour contrôler les performances, vous devez mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI) SMART. Ces KPIs vont du retour sur investissement et des heures facturées à la livraison dans les délais et au suivi des dépenses par rapport à la base de référence.
Les ICP SMART répondent aux critères ci-dessous.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/S.png Objectifs SMART /$$img/
via ClickUp
Vous n'avez pas besoin d'attendre le terme du projet pour déterminer s'il est réussi ou non. Ces indicateurs de projet constituent un outil de contrôle de projet efficace qui vous aide à mesurer la progression et à voir si vous êtes toujours sur la bonne voie.
Gérer les contrôles de projet avec une structure de répartition du travail ?
Pour utiliser efficacement la structure de répartition du travail, vous devez inscrire l'objectif global que vous souhaitez atteindre. C'est l'objectif principal. Ensuite, divisez ce projet en éléments et phases gérables comme l'idéation, la rédaction, la relecture, la publication, etc.
Tout ce qui est représenté dans votre WBS doit présenter les fonctionnalités nécessaires pour achever votre objectif. **Vous n'avez pas besoin de tâches superflues ou sans rapport avec votre objectif
Introduisez ensuite ces tâches dans le diagramme WBS à différents niveaux, depuis les comptes de contrôle jusqu'aux lots de travail, comme indiqué ci-dessous.
Exemple de structure de répartition du travail basée sur le livrable via workbreakdownstructure.com Vous pouvez créer votre propre structure de répartition du travail dans ClickUp en partant de zéro ou simplement en utilisant l'option Modèle de structure de répartition du travail ClickUp ci-dessous pour créer quelque chose de similaire.
Créez, visualisez et gérez facilement votre structure de répartition du travail dans l'affichage Tableau blanc de ClickUp (via l'auteur : Tam Pham)
Avec cette structure en place, vous pouvez facilement surveiller vos tâches et voir dans quelle mesure vous êtes aligné sur le respect des délais de livraison et l'utilisation optimale du budget. Téléchargez le modèle de structure de répartition du travail par ClickUp
Gérer les contrôles de projet avec ClickUp !
Les contrôles de projet sont nécessaires pour gérer vos projets et garantir une livraison dans les délais. Il s'accompagne également d'avantages tels qu'une allocation optimale des ressources, la prévention des dépassements de budget, des produits livrables de haute qualité et un ordonnancement optimal.
Cependant, vous devez tenir compte de facteurs tels que les délais, les coûts, la portée et les risques du projet afin de ne pas mener vos contrôles de projet à l'échec.
Les bonnes pratiques de contrôle de projet impliquent la gestion de vos ressources, le suivi et l'analyse des calendriers de projet, et la réalisation d'une analyse cohérente des risques. Contrôlez également vos performances à l'aide d'indicateurs de performance clés et soyez attentif à votre processus de contrôle des modifications afin d'éviter toute dérive de la portée du projet. Enfin, intégrez la structure de répartition du travail dans votre flux de travail.
Suivez ce guide ultime des contrôles de projet et utilisez des outils tels que ClickUp et Tara A Je vous aide à mener à bien vos projets dans le respect des délais et du budget. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui ! Rédacteur invité:
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/$$$img/ Tam Pham est le responsable des opérations commerciales chez Tara IA. Tara est une plateforme de livraison de produits conçue pour aider les équipes d'ingénierie à acquérir des connaissances en matière de développement,_
il s'agit d'une plateforme de livraison de produits conçue pour aider les équipes d'ingénieurs à acquérir des connaissances en matière de développement https://clickup.com/fr-FR/blog/56354/modeles-de-plans-d'amelioration-des-performances/ il s'agit d'une plateforme de livraison de produits conçue pour aider les équipes d'ingénieurs à obtenir des informations sur le développement, à améliorer les performances et à se familiariser avec la technologie /%href/
et de livrer avec prévisibilité.