Tout gestionnaire de projet rêve de travailler avec un client ou une partie prenante qui dit des choses comme "Prenez tout le temps dont vous avez besoin" et "L'argent n'est pas un problème"
En même temps, chaque gestionnaire de projet sait que ces scénarios sont vraiment des chimères. Malheureusement, la plupart d'entre eux se heurteront à des contraintes de projet qui ont la capacité de provoquer une ondulation dans le cycle de vie du projet.
Ces limites gênantes affectent la manière dont vous abordez vos projets, ce que vous pouvez livrer, le délai dans lequel vous pouvez le faire et la qualité des produits livrables. La gestion des contraintes du projet est essentielle à la planification d'un projet réussi.
La bonne nouvelle, c'est qu'il est possible d'aborder, de corriger ou d'éviter complètement les contraintes liées à la gestion de projet. Vous avez besoin des bons outils et processus pour vous assurer que tout se déroule dans les délais et dans le respect du budget, et que les produits livrables de votre projet répondent aux attentes de votre client.
Nous allons vous présenter les contraintes de projet les plus courantes et partager avec vous des conseils et des outils pour les gérer, afin que vous puissiez mettre votre équipe sur la voie de la réussite.
Qu'est-ce qu'une contrainte de projet ?
Les contraintes de projet sont des facteurs qui limitent la capacité des chefs d'équipe ou des gestionnaires de projet à achever le projet avec succès. Les types les plus courants de contraintes de projet tournent autour de : Échéancier du projet ou le triangle de fer, dont on sait qu'il sonne comme le nom de l'île privée d'un méchant de Bond. 🦹
Outre les triples contraintes, il existe trois contraintes de projet plus courantes, à savoir les ressources, les risques et les normes de qualité. Voici un aperçu des six contraintes communes et de la manière dont elles affecteront votre projet :
1. Portée du projet
La portée d'un projet décrit ce que le projet est censé accomplir et la quantité de travail à faire. Vous devez avoir une compréhension claire de la contrainte du champ d'application afin de déterminer si les autres contraintes du projet - comme l'échéancier et le budget - sont raisonnables.
Comprendre la portée du projet peut vous aider à éviter la redoutable la dérive de la portée du projet -lorsque de plus en plus de tâches sont ajoutées à votre projet.
Un document sur l'étendue du travail permet à tout le monde de s'aligner sur les objectifs du projet les exigences du projet Par exemple, supposons que votre projet consiste à créer un site web de 10 pages et que votre client souhaite soudainement ajouter deux pages supplémentaires. Comme cela sort du cadre initial du projet, vous savez que vous devez retourner voir le client pour discuter de l'impact de l'ajout de ces deux pages sur le projet les contrôles du projet (ou l'échéancier et le budget du projet).
C'est pourquoi des documents tels que le Modèle de cahier des charges ClickUp sont essentiels pour consigner tout ce qui concerne le projet. Vous et votre client devez vous mettre d'accord sur un document relatif au champ d'application du projet, étant entendu que tout changement modifiera les autres contraintes principales du projet.
2. Échéancier du projet
L'échéancier d'un projet est le temps dont vous disposez pour achever un projet. Votre échéancier doit tenir compte du temps nécessaire pour réaliser l'ensemble du cycle de vie du projet - du lancement à la planification, en passant par l'achèvement du projet et sa Fermé. ⏰
Il arrive que les parties prenantes viennent vous voir avec un échéancier précis en tête. Mais d'autres vous expliqueront la portée du projet et vous demanderont de réestimer la durée dont votre équipe aura besoin pour l'achever.
Utilisez la vue Gantt dans ClickUp pour planifier des tâches, suivre la progression d'un projet, gérer les délais et les goulots d'étranglement.
Lorsque vous concevez le calendrier de votre projet, gardez à l'esprit les dépendances. Si certaines tâches peuvent être achevées simultanément, d'autres peuvent devoir être achevées avant de pouvoir passer à l'étape suivante de votre flux de travail.
3. Budget du projet
Le budget d'un projet correspond à la somme d'argent que vous pouvez dépenser pour le faire terminé. Lorsque vous travaillez sur votre allocation budgétaire, gardez à l'esprit que les salaires des membres de l'équipe font partie des coûts de votre projet (et qu'ils en constituent souvent la plus grande partie). 💸
De même, si vous avez des abonnements SaaS et des outils que votre équipe utilise pour faire son travail, vous devrez peut-être aussi tenir compte de ces coûts dans votre budget. Pour les gestionnaires de projet qui travaillent dans un environnement avec toutes les parties prenantes internes, vous devrez peut-être confirmer si les salaires des employés entrent dans le budget ou non.
Obtenez un aperçu de haut niveau du budget de votre projet tout en gérant les tâches et les statuts avec le modèle de gestion de projet budgétisé ClickUp
Si vous disposez d'un montant spécifique pour achever un projet et que vous n'avez pas à tenir compte des salaires de l'équipe, vous pouvez consacrer le budget à l'achat d'équipements essentiels. Mais si vous faites entrer en ligne de compte les salaires, vous devez tenir compte des coûts de fonctionnement dans cet échéancier précis.
En utilisant le Modèle de gestion de projet budgétisé ClickUp peut vous aider à suivre vos dépenses et vos dépenses potentielles afin d'éviter de vous heurter à cette contrainte coûteuse.
4. Ressources du projet
Les ressources comprennent tout ce dont vous avez besoin pour achever le projet, en dehors du temps et de l'argent. Il peut s'agir des membres de l'équipe nécessaires à la construction de ce site web de 10 pages - nous voulons dire 12 pages.
Vous aurez peut-être besoin d'un développeur, d'un concepteur et d'un rédacteur, mais certaines ressources pourraient travailler sur d'autres projets en cours ou juste après votre projet de nouveau site web. Il est donc primordial d'éviter les les contraintes en matière de ressources dans le cadre de l'échéancier d'un projet.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/11/image2-4.gif charge de travail ClickUp /$$img/
Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources
Ce dont vous avez vraiment besoin, c'est d'une vue d'ensemble de la charge de travail de vos équipes afin de pouvoir la forfaiter ou l'ajuster à la volée. Heureusement, les gestionnaires de projet peuvent utiliser les outils suivants l'allocation des ressources des outils permettant de gérer les charges de travail et le temps consacré à chaque tâche afin de s'assurer que le travail n'est pas trop ou pas assez réparti.
5. Risque lié au projet
Certains projets sont plus risqués que d'autres, mais presque tous les projets comportent des risques. Pour les gestion de projet de construction les risques peuvent inclure des blessures sur le site ou la perte d'équipement. Mais pour les gestion de projet de site web si le site web est en panne, il y a des risques de crash du site, de liens cassés, de changements de copie de dernière minute ou de perte de revenus pendant que le site est en panne.
Pour garantir la réussite de votre projet, élaborez un plan d'action de stratégie de gestion des risques avant de commencer.
Vous pouvez atténuer les risques sur un chantier de construction en veillant à ce que tous les membres de votre équipe soient formés aux protocoles de sécurité et à ce que le site soit assuré. Vous pouvez également limiter les risques liés à la migration d'un site web en effectuant les modifications plus tard dans la nuit, lorsque le trafic sur le site est minime.
Obtenez une représentation visuelle des risques potentiels de votre projet avec le modèle de tableau blanc d'analyse des risques ClickUp afin que votre équipe puisse collaborer à l'atténuation des risques
Même si vous pensez qu'un projet comporte peu de risques, prenez le temps de demander aux membres de l'équipe ce qui, selon eux, pourrait mal se passer et élaborez un forfait. Avec le modèle de tableau blanc d'analyse des risques de ClickUp Modèle de Tableau blanc ClickUp pour l'analyse des risques avec le modèle de tableau blanc ClickUp, vous pouvez prendre une longueur d'avance dans la recherche de tout problème potentiel ou de toute contrainte liée au projet grâce à cette forme visuelle.
Ce modèle de contraintes de projet permet également d'économiser du temps et des efforts sur l'ensemble de vos projets en garantissant que tous les risques potentiels du projet sont évalués à l'aide des mêmes critères. Cela signifie que vous obtenez des stratégies de gestion des risques plus efficaces, plus rapidement.
6. Qualité du projet
La dernière contrainte est la qualité de votre projet - ou le calibre de vos l'exécution du projet . Les membres de votre équipe et les parties prenantes voudront créer et voir les meilleurs produits livrables de la qualité du projet.
Mais toutes les autres contraintes liées à votre projet auront une incidence sur le niveau de qualité que vous pourrez atteindre. En tant que gestionnaire du projet, vous devrez peut-être décider des compromis que vous êtes prêt à faire en matière de qualité du projet afin d'achever le projet plus rapidement ou à moindre coût.
Comment gérer les contraintes d'un projet
La gestion des contraintes d'un projet est un exercice de jonglage permanent. (Nous ne savons pas pourquoi ces analogies avec le cirque nous échappent constamment - peut-être est-ce parce qu'être gestionnaire de projet donne l'impression d'être le meneur du cirque du bureau) 🎪
Mais avec les bons outils, vous pouvez travailler en respectant les contraintes de votre projet et livrer un produit final de premier ordre. En voici 10 outils de gestion de projet pour vous aider à gérer les contraintes.
1. Comprendre toute la portée du projet
Votre l'étendue du travail doit décrire les objectifs exacts du projet, son champ d'application et les produits livrables que votre équipe de projet a l'intention de réaliser parties prenantes du projet attendez. Ce document servira de référence tout au long de votre projet et vous aidera à éviter les dérives.
2. Créer une charte de projet
Une charte de projet est une référence de haut niveau, indiquant les informations les plus importantes du projet
Une charte de projet est une référence rapide qui décrit les parties prenantes, les membres de l'équipe, les ressources, les objectifs, la portée, les produits livrables, les jalons, les risques et le processus d'approbation d'un projet. Elle permet à tous les membres de l'équipe d'avoir une vue d'ensemble du projet et vous aide à rester sur la bonne voie.
Et avec le Modèle de charte de projet ClickUp avec le modèle de charte de projet ClickUp, vous avez accès à un document gratuit et essentiel pour autoriser formellement l'existence d'un projet. En travaillant à partir de ce modèle, les gestionnaires de projet seront en mesure de construire et d'allouer des ressources organisationnelles aux activités du projet. 🛠️
3. Organiser une réunion de lancement
Organiser et forfaiter une réunion de lancement pour obtenir l'adhésion de votre équipe de projet
Une fois que vous avez affiché une vue d'ensemble du projet, il est temps de réunir votre équipe de projet. Une réunion de lancement vous permet d'expliquer le projet et ses contraintes à toutes les personnes concernées. Vous pouvez rationaliser votre checklist avec l'aide de Modèle de réunion de lancement de projet de ClickUp .
Les membres essentiels de l'équipe seront en mesure de signaler les risques potentiels du projet ou les problèmes liés à l'échéancier ou au budget, afin que vous puissiez les aborder avec vos parties prenantes le plus tôt possible.
Bonus : Jetez un coup d'oeil à notre top
10 modèles de lancement de projet pour les réunions dans Docs & PPT_ * *_10 modèles de lancement de projet pour les réunions dans les documents et les fichiers PPT
4. Organiser une structure de répartition du travail
Dans votre structure de répartition du travail, vous organiserez votre projet en fonction de toutes les tâches que votre équipe de projet doit faire pour achever vos produits livrables. Cela vous aidera à commencer à programmer les activités et à établir votre échéancier.
Les structures de répartition du travail vous permettent de visualiser vos activités sous la forme d'une liste, d'un tableau d'état ou d'un diagramme de Gantt, afin d'avoir une idée précise de la manière dont vous atteindrez la réussite du projet. Vous éviterez ainsi que toute contrainte liée au projet ne prenne le dessus sur l'ensemble du processus.
5. Créez votre forfait de gestion de projet
Un forfait de projet vous permet de commencer à attribuer les tâches et à suivre la progression du projet
Votre forfait de projet mettra officiellement votre projet en branle. Commencez à programmer des activités, ajoutez des dépendances et surveillez la progression dans le cadre de votre temps stratégie de gestion du temps .
Vous pouvez utiliser la stratégie de gestion ClickUp Exemple de modèle de plan de projet pour commencer ou découvrez d'autres modèles correspondant à vos méthodologies de gestion de projet préférées - de Agile à Chute d'eau à Kanban .
6. Construire une ventilation du budget
Grâce à la ventilation du budget, vous pouvez allouer une partie de votre budget à chaque activité prévue dans votre forfait. Ensuite, suivez les dépenses au fur et à mesure de l'avancement du projet pour savoir si votre équipe respecte le budget ou si elle le dépasse.
7. Effectuer une analyse des risques
Commencez à gérer les risques dès le début de votre projet. Cela vous permet d'analyser les risques potentiels et de les classer par ordre de gravité. Vous pouvez ainsi créer un forfait d'urgence et traiter rapidement les risques les plus graves.
8. Obtenir un aperçu de la charge de travail
La gestion du travail est un élément essentiel de la gestion des ressources. Avec La vue Charge de travail de ClickUp avec la vue de la charge de travail de ClickUp, vous pouvez voir instantanément la bande passante des membres de votre équipe afin d'éviter qu'ils ne soient surchargés, ce qui peut contribuer à éviter des délais non respectés ou un travail de moindre qualité.
9. Automatisation des tâches répétitives
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/ClickUp-Automatisation-1400x930.png Contraintes du projet : Automatisation du flux de travail ClickUp /$$$img/
Utilisez des recettes d'automatisation préconstruites ou personnalisez-les en fonction de vos besoins, afin que votre équipe puisse se concentrer là où c'est le plus important
L'une des meilleurs outils de gestion du temps à votre disposition et à celle de votre équipe est l'automatisation du flux de travail . En automatisant les tâches répétitives, vous pouvez achever les projets plus rapidement et libérer votre équipe pour des tâches plus importantes.
10. Ajouter des contrôles de qualité
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/ClickUp-Quality-Control-Checklist-Template-1400x897.png Modèle de checklist de contrôle de qualité ClickUp /$$$img/
Une checklist de contrôle de la qualité et un processus d'approbation vous permettent de respecter votre contrainte de qualité Le modèle de checklist de contrôle de qualité ClickUp peut vous aider à fournir des produits de meilleure qualité. Chacun des membres de votre équipe peut l'utiliser pour contrôler son propre travail, et vos réviseurs peuvent s'assurer que tout est conforme aux normes. Ainsi, lorsque votre projet sera soumis au processus d'approbation, tout se passera bien. ⛵️
Vous vous sentez contraint ? Essayez ClickUp
Le bon logiciel de gestion de projet peut vous aider à maîtriser toutes les contraintes de votre projet, de l'échéancier et du budget aux risques et aux contrôles de qualité. Vous pouvez ainsi gérer un projet gagnant. 🏆
ClickUp est l'outil ultime pour les équipes de gestion de projet . Il vous aide à vous organiser grâce à des tableaux de bord de projet, à l'automatisation et à des intégrations avec les outils que vous utilisez déjà. De plus, avec des milliers de modèles parmi lesquels choisir, vous pouvez planifier et surveiller toutes les contraintes de votre projet.
Ainsi, même si votre partie prenante n'est pas un milliardaire excentrique, ClickUp peut vous donner l'impression que le budget de votre projet et le budget de l'entreprise ne sont pas des contraintes contraintes de temps ne posent aucun problème.
En ce qui concerne le budget, vous pouvez commencer à utiliser ClickUp gratuitement. Voilà qui s'inscrit parfaitement dans les contraintes du projet.