Les projets ont la fâcheuse tendance à déborder et à prendre des proportions monstrueuses. C'est pourquoi il est si important que les équipes définissent précisément ce que doit être un projet avant qu'il ne soit approuvé.
Une façon de maintenir vos projets sur la bonne voie consiste à créer un cahier des charges. Pour cela, le mieux est d'utiliser un modèle de cahier des charges. Ces modèles aident les chefs de projet ou les propriétaires d'entreprises à définir facilement tous les aspects d'un projet, des objectifs et ressources aux exigences légales et jalons.
Que vous conceviez un site web ou proposiez un projet à la direction, un modèle de cahier des charges vous aide à expliquer votre idée et à mettre tout le monde d'accord sur votre futur projet.
Dans cet article, nous allons examiner 10 modèles gratuits de cahier des charges proposés par Microsoft, Google Sheets et ClickUp, parfaits pour tous ceux qui souhaitent mener leurs projets de manière directe et efficace.
⏰ Résumé en 60 secondes
Voici 10 modèles gratuits pour que vos projets restent clairs, organisés et efficaces :
- Modèle de cahier des charges ClickUp
- Modèle de cahier des charges ClickUp Tableau blanc
- Modèle de cahier des charges du site Web ClickUp
- Modèle de cahier des charges de l'application ClickUp
- Modèle de proposition de modification ClickUp
- Modèle de proposition de projet ClickUp
- Modèle de proposition commerciale ClickUp pour l'entreprise
- Modèle de contrat de services de cahier des charges ClickUp
- Modèle de cahier des charges Microsoft Word
- Modèle de cahier des charges Google Sheets
Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?
Un cahier des charges (SOW) est un document détaillé qui décrit le travail requis pour un projet et définit des attentes claires pour toutes les parties prenantes.
L'objectif d'un document de cahier des charges est de créer un espace unique permettant aux équipes de rester organisées et de suivre le bon déroulement d'un projet. C'est pourquoi les équipes doivent faire de la création d'un document de cahier des charges une étape préliminaire dans toute planification de projet afin d'éviter les pertes de temps, les malentendus et les tâches hors du champ d'application du projet.
Prendre le temps de créer un document de cahier des charges vous permet également d'éviter tout dépassement de périmètre. Le dépassement de périmètre se produit lorsque la portée d'un projet s'élargit progressivement jusqu'à devenir bien plus importante que ce qui était initialement prévu.
En consignant par écrit les spécificités de votre projet (et ce qu'il n'est pas), vous réduisez les risques qu'il prenne une ampleur incontrôlable.
Un modèle de cahier des charges est un outil permettant de créer un document détaillé décrivant le cahier des charges et de planifier les détails d'un projet à venir. Il vous aidera à définir les facteurs importants tels que les exigences légales, les ressources allouées et les livrables du projet.
À lire également : 5 étapes pour une gestion efficace du temps consacré à un projet de gestion de projet
Quand utiliser un cahier des charges ?
Un document de cahier des charges aide les professionnels de nombreux secteurs. Voici quelques utilisations courantes du cahier des charges :
- Les chefs de projet qui doivent suivre et aligner un projet avec ses livrables et ses ressources.
- Les parties prenantes ou les clients impliqués dans des projets qui souhaitent comprendre la portée du projet et comment celui-ci correspond à leurs attentes.
- Les membres de l'équipe de projet qui souhaitent comprendre leurs rôles et responsabilités et planifier leurs activités quotidiennes dans le cadre du projet.
- Les fournisseurs ou sous-traitants qui participent au projet et souhaitent connaître les attentes de leur client vis-à-vis du projet.
- Équipes juridiques ou chargées des achats qui doivent rédiger et approuver des contrats de travail et des commandes sur la base du cahier des charges convenu pour le projet
- Les équipes d'assurance qualité qui souhaitent s'assurer que les livrables du projet répondent aux critères d'acceptation souhaités.
- Équipes de direction qui doivent s'assurer que tous les projets sont alignés sur les objectifs organisationnels et la stratégie commerciale
À lire également : Comment gérer la complexité d'un projet (et réussir haut la main !)
Comment créer un cahier des charges
Pour concevoir un document complet décrivant le périmètre du projet, procédez comme suit à chaque étape :
- Rassembler les exigences : Rencontrez les parties prenantes pour comprendre les objectifs et les livrables du projet.
- Définissez les objectifs du projet : clarifiez le problème que vous cherchez à résoudre et fixez des objectifs qui correspondent aux objectifs de l'organisation ou aux attentes des parties prenantes. Veillez également à ce que ces objectifs soient spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART).
- Définissez la portée du projet, les livrables et les critères d'acceptation : Spécifiez clairement ce qui fait partie du projet (fonctionnalités, tâches, livrables, etc. ) et ce qui n'en fait pas partie. Dressez la liste de tous les livrables et de leurs spécificités (telles que la qualité, la taille, le format, les normes, etc. ) et convenez également du processus d'évaluation de ceux-ci.
- Répartissez les tâches et les activités entre leurs propriétaires : créez une structure de répartition du travail (WBS) répertoriant toutes les tâches et sous-tâches à réaliser, et attribuez chacune d'elles à des propriétaires spécifiques. Définissez les rôles des membres de l'équipe, des parties prenantes et des sous-traitants externes, le cas échéant.
- Créez un échéancier : élaborez un échéancier de projet avec les dates clés, les jalons importants et les échéances. Cela vous aidera au suivi de l'avancement du projet et à l'identification rapide de tout retard. Utilisez des outils tels que les diagrammes de Gantt ou des logiciels de gestion de projet pour visualiser l'échéancier et le partager avec toutes les personnes concernées.
- Établissez un budget : évaluez toutes les ressources nécessaires au projet et déterminez le budget du projet. Assurez-vous que ce budget correspond aux contraintes du projet et aux autorisations de financement.
- Identifiez les contraintes et les dépendances : Reconnaissez les dépendances vis-à-vis de facteurs externes (par exemple, les livraisons des fournisseurs ou les permis) qui peuvent avoir un impact sur le projet. Énumérez également toutes les contraintes internes, telles que le budget, les ressources, le temps ou les lacunes spécifiques en matière de connaissances. Élaborez des plans d'atténuation pour ces risques identifiés.
- Élaborez un plan de communication pour le projet : précisez comment l'avancement du projet sera suivi et communiqué aux parties prenantes, et à quels intervalles.
- Mettez en place un processus de gestion du changement : assurez-vous que les parties prenantes savent comment les modifications apportées à la portée, au budget, au calendrier, etc. du projet seront demandées et évaluées.
- Faites-le approuver : partagez le projet de cahier des charges avec les parties prenantes afin d'obtenir leur avis et faites-le valider après avoir intégré leurs commentaires. Partagez le cahier des charges finalisé avec l'équipe du projet et les parties prenantes, puis comparez l'avancement du projet par rapport à celui-ci.
10 modèles gratuits de cahier des charges
S'il y a bien une chose qui ne manque pas sur Internet, c'est le contenu. En cherchant en ligne, vous trouverez plusieurs modèles de cahiers des charges disponibles gratuitement.
Pour vous éviter de perdre du temps à rechercher vous-même un bon modèle gratuit de cahier des charges, nous en avons rassemblé 10 afin que vous puissiez vous mettre immédiatement au travail.
1. Modèle de cahier des charges ClickUp
Si vous recherchez un modèle de cahier des charges général pouvant être utilisé pour tous types de projets, le modèle de cahier des charges standard de ClickUp est fait pour vous.
Ce modèle est un outil formidable pour les entreprises qui cherchent à accélérer et à simplifier leur processus de planification de projet, quel que soit leur type de travail.
Ce modèle comprend plusieurs sections préremplies que la plupart des projets voudront inclure dans leur cahier des charges. Ces sections comprennent les objectifs du projet, les ressources, les exigences légales, les jalons, etc.
Avec ClickUp, il est facile d'ajouter ou de supprimer des sections en fonction de vos besoins. De plus, vous pouvez enregistrer vos modifications, ce qui vous permet de produire régulièrement ce type de documents de cahier des charges.
De plus, chaque section a été préremplie avec des échantillons de texte, afin que vous disposiez d'un modèle sur lequel vous baser lors de la modification en cours. Ainsi, la personnalisation de votre modèle de cahier des charges sera plus rapide et plus simple, même pour les personnes qui ne sont pas familiarisées avec ce type de documents.
Si vous recherchez un modèle tout-en-un pour aider votre équipe à mieux s'organiser, cliquez sur le lien ci-dessous pour commencer.
Idéal pour : les chefs de projet qui ont besoin de créer rapidement un document détaillé et standardisé décrivant le périmètre de travail.
2. Modèle de cahier des charges ClickUp Tableau blanc
L'un des principaux écueils du télétravail est la difficulté à collaborer en équipe.
Alors qu'auparavant, vous pouviez vous réunir dans une salle de conférence pour définir la portée de votre nouveau projet, vous devez désormais vous contenter d'échanges d'e-mails et d'appels Zoom.
Le modèle de cahier des charges sur Tableau blanc de ClickUp vise à changer tout cela.
À partir du tableau blanc de ClickUp, les équipes peuvent collaborer en temps réel pour définir le périmètre du projet, puis le décomposer en tâches gérables que chaque individu peut mener à bien. Cela permet un brainstorming et une planification spontanés entre plusieurs personnes, afin que les projets soient terminés dans les délais impartis grâce à la contribution de tous les membres de votre équipe.
Ce modèle de Tableau blanc comporte plusieurs sections, notamment un espace pour définir les hypothèses, les justifications, les objectifs du projet et les livrables.
Vous n'avez pas besoin de partir de zéro. Les sections les plus importantes sont déjà là. Il ne vous reste plus qu'à y ajouter vos idées personnelles et vos éclairs de génie.
C'est lorsque toute l'équipe contribue que le travail est le plus efficace. Faites de votre cahier des charges un véritable travail d'équipe en essayant notre modèle de tableau blanc spécialement conçu à cet effet.
Idéal pour : les équipes à distance qui travaillent ensemble pour définir la portée d'un projet.
3. Modèle de cahier des charges du site Web ClickUp
Si vous créez un site web, vous aurez besoin d'un document décrivant le périmètre du projet afin de vous assurer que vous et votre client êtes d'accord sur les détails du projet. Le modèle de périmètre de travail pour site web de ClickUp facilite ce processus.
Ce modèle de gestion de projet pour site web vous permet de définir les tarifs, les exclusions, les dates de fin et bien plus encore. Il comprend également des conseils pour remplir ces sections afin d'impressionner vos futurs clients.
Par exemple, si vous ne savez pas comment rédiger un énoncé d'objectif et de problème, ce modèle vous expliquera à quoi ressemble ce type d'énoncé et ce que vous devez y inclure pour qu'il soit utile à votre client.
Vous pouvez également modifier facilement ce modèle pour le personnaliser, afin que vos clients disposent d'un document unique lorsqu'ils finalisent le projet.
Idéal pour : les entrepreneurs qui rédigent un cahier des charges pour un projet de développement de site web.
Bonus : modèles de cahier des charges!
4. Modèle de cahier des charges ClickUp application
De nos jours, de nombreuses entreprises utilisent une application pour interagir avec leurs clients sur mobile. Cependant, ce n'est pas parce qu'elles ont besoin d'une application qu'elles savent nécessairement quel type d'application elles veulent.
Si vous créez une application pour un client, vous aurez besoin du modèle de cahier des charges pour application de ClickUp afin de décrire précisément ce que vous allez créer, afin que personne ne soit surpris lors de la livraison.
Ce modèle vous permet d'expliquer facilement les fonctionnalités attendues de l'application et de donner à vos clients un aperçu du projet détaillant les délais et les ressources nécessaires. La dernière chose que vous souhaitez, c'est passer des mois à développer un produit pour finalement découvrir que le client avait une vision complètement différente du résultat final.
De plus, si vous êtes un développeur d'applications indépendant, vous n'êtes peut-être pas très familier avec la rédaction de ce type de documents. Notre modèle facilite au maximum la rédaction en fournissant des exemples de phrases et des conseils tout au long du processus de création du document.
Ainsi, quel que soit votre profil, ce modèle vous permettra d'éviter tout malentendu entre vous et le client concernant votre travail.
Idéal pour : les équipes qui créent un cahier des charges pour un projet de développement d'application
5. Modèle de proposition de modification ClickUp
Nous savons tous qu'il n'existe pas de système parfait : de temps en temps, un changement s'impose. Si vous proposez des modifications à un projet ou un processus en cours au travail, utilisez le modèle de proposition de changement de ClickUp pour vous assurer de faire passer votre message clairement et rapidement.
Pour vous aider, notre modèle comprend une sous-page « Change Case » (Changement de cas) qui vous permet d'expliquer pourquoi un changement est si nécessaire. C'est l'endroit idéal pour ajouter des détails à l'appui de votre point de vue, y compris les indicateurs et les données qui vous soutiennent.
Ce modèle comprend également un espace où vous pouvez ajouter un échéancier et une liste des ressources nécessaires pour achever le changement. En incluant ces éléments, vous permettez à vos responsables de comprendre l'ampleur des changements que vous proposez.
Enfin, notre modèle comprend une page de signature où les parties prenantes doivent apposer leur signature avant toute mise en œuvre. Cela peut ne pas sembler crucial dans l'immédiat, mais il est toujours judicieux de disposer de ce type de trace écrite si ces choix doivent être réexaminés à l'avenir.
Idéal pour : les personnes et les équipes qui prévoient de modifier le cahier des charges d'un projet existant.
6. Modèle de proposition de projet ClickUp
Obtenir le feu vert pour un projet peut être difficile, mais vous pouvez faciliter le processus grâce au modèle de proposition de projet de ClickUp. Ce modèle vous offre un espace pour planifier votre proposition sur un seul tableau blanc numérique interactif.
Sur ce tableau, vous pourrez ajouter des informations telles que les objectifs du projet, le budget, le calendrier et les membres de l'équipe. De plus, comme il s'agit d'un Tableau blanc, il est facile pour toute l'équipe de collaborer. Cela signifie que davantage de personnes peuvent travailler ensemble pour créer une proposition qui changera véritablement l'entreprise.
Si vous avez consacré du temps et des efforts à constituer la meilleure équipe possible, vous vous devez, à vous-même et à vos collaborateurs, de créer un espace où ils peuvent faire ce qu'ils font de mieux. Un tableau blanc interactif est une toile vierge qui permettra à votre équipe de laisser libre cours à sa créativité pour exceller et se développer.
Améliorez vos propositions de projet grâce à l'un de nos modèles de proposition de projet.
Idéal pour : les équipes qui souhaitent créer une proposition de projet de manière collaborative.
7. Modèle de proposition commerciale ClickUp
Réaliser une vente n'est jamais facile. Les gens sont naturellement réticents face aux propositions d'entreprise, vous devez donc leur donner toutes les raisons de dire oui.
L'un des moyens de transformer une proposition en retour sur investissement pour votre entreprise consiste à utiliser le modèle professionnel de proposition commerciale de ClickUp. Ce modèle vous aide à définir avec précision le travail à accomplir et son coût. Notre modèle comprend également un guide étape par étape qui vous indique ce que vous devez faire pour créer la meilleure proposition possible.
Cela comprend des listes de tâches prédéfinies que vous pouvez attribuer à votre équipe afin que la proposition soit prête pour la réunion de lancement avec le client. Enfin, donnez à votre proposition les meilleures chances de succès grâce à notre modèle d'e-mail prêt à l'emploi. Il vous suffit d'ajouter des informations sur vous-même et les raisons pour lesquelles ils devraient consulter la pièce jointe.
Prêt à créer des propositions commerciales d'aspect professionnel avec moins de tracas et moins de maux de tête ? Commencez à rationaliser votre processus de proposition grâce à notre modèle de proposition commerciale.
Idéal pour : les équipes commerciales qui travaillent à la création d'une proposition commerciale efficace pour l'entreprise
8. Modèle de contrat de services de cahier des charges ClickUp
Le modèle de contrat de services de cahier des charges de ClickUp est un excellent outil pour les personnes qui souhaitent formaliser leur relation de travail avec un client.
Le modèle comprend des sections sur les conditions de paiement, les livrables et, bien sûr, le contrat de services lui-même. Remplissez chaque section et vous obtiendrez un contrat commercial solide entre vous et votre partenaire.
Inutile de rédiger vos propres documents, au risque de commettre des erreurs, des fautes de frappe ou des omissions qui pourraient vous causer des problèmes par la suite. De plus, une fois que vous aurez utilisé ce modèle une fois, vous pourrez facilement le réutiliser chaque fois que vous aurez besoin d'intégrer un nouveau client.
Comme il s'agit d'un accord-cadre standard, vous n'aurez qu'à y apporter quelques modifications mineures pour l'adapter à chaque situation. Ne perdez pas de temps à réécrire sans cesse un document juridique standard. Utilisez plutôt ce modèle pour concentrer votre effort là où il est le plus utile.
Idéal pour : les consultants ou les entrepreneurs indépendants qui souhaitent créer un cahier des charges standard pour leurs services.
9. Modèle de cahier des charges Microsoft Word
Microsoft Word est depuis des décennies le programme incontournable pour la création de documents. Il n'est donc pas surprenant qu'il propose son propre modèle de cahier des charges que vous pouvez utiliser gratuitement.
Bien que ce modèle de cahier des charges Microsoft Word puisse sembler un peu dépassé, il contient toujours toutes les informations importantes que vous souhaitez voir figurer dans votre cahier des charges. Il comprend des sections telles que « Portée », « Livrables du projet » et « Parties concernées ».
L'un des principaux avantages de ce modèle est sa grande simplicité. Si vous utilisez déjà Microsoft Office, il sera similaire à n'importe quel autre document Word que vous créez.
Si vous recherchez une solution rapide et facile, ce modèle Word pourrait être le choix idéal.
Idéal pour : les personnes familiarisées avec l'environnement Microsoft Office
10. Modèle de cahier des charges Google Sheets
Enfin, nous avons le modèle de cahier des charges Google Sheets. Le principal avantage de ce modèle est qu'il fait partie de l'écosystème Google Workspace.
Si vous connaissez bien le fonctionnement de Sheets et que vous ne pensez pas avoir souvent besoin de ce type de modèle, cela pourrait être le choix le plus judicieux pour vous.
Si vous travaillez sur un projet de construction, il vous suffit d'ajouter vos spécifications. Si ce n'est pas le cas, vous devrez effectuer un certain nombre de personnalisations pour l'adapter à vos besoins.
Idéal pour : les entrepreneurs généraux ou les artisans qui ont besoin d'un exemple de cahier des charges.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de cahier des charges ?
Un bon modèle de cahier des charges doit être facile à lire et à comprendre. Ainsi, les membres de l'équipe et les parties prenantes peuvent facilement lire le document et savoir en quoi consiste le projet, combien de temps il prendra et ce qui leur est demandé.
Idéalement, les modèles de cahier des charges devraient également inclure les bonnes pratiques et des conseils pour remplir chaque section. Bien que les personnes expérimentées dans la rédaction de cahiers des charges n'aient pas besoin de ces conseils, ceux-ci peuvent aider les novices à créer un cahier des charges efficace dès leur première tentative.
Cela permet également à tout le monde de gagner du temps et de ne pas avoir à réfléchir à ce qu'il faut inclure dans chaque section.
Enfin, tout modèle que vous utilisez doit être polyvalent. Les besoins de chacun sont différents, et vous avez besoin d'un modèle qui s'adapte facilement à votre situation. Cela signifie que les sections doivent être suffisamment générales pour que tout le monde puisse les utiliser et que la plateforme doit permettre d'apporter des modifications simples afin que le rédacteur puisse les adapter à la volée si nécessaire.
Bonnes pratiques pour créer un cahier des charges
- Faites-en un effort d'équipe : pour vous assurer que le cahier des charges prend en compte toutes les exigences du projet, impliquez toutes les parties prenantes concernées dans l'exercice d'estimation. Cela vous aidera à obtenir les contributions de toutes les équipes concernées et à planifier de manière exhaustive.
- Concentrez-vous sur la clarté, la concision et la précision : afin d'éviter toute confusion pendant l'étape d'exécution du projet, décrivez en détail les exigences, les objectifs et les processus du projet. Veillez toutefois à utiliser un langage simple et facile à comprendre.
- Définissez ce qui constitue une réussite et un échec : établissez des critères qui indiqueront quand et dans quelle mesure le projet est une réussite. Cela permettra d'orienter tous les efforts et de mettre tous les intervenants du projet sur la même longueur d'onde.
Démarrez vos projets sur les chapeaux de roue
Quel que soit le projet sur lequel vous travaillez, disposer d'un document clair décrivant le périmètre du projet peut faire toute la différence. Que vous en ayez besoin pour un projet de développement d'application ou de site web, une proposition de modification ou un contrat de services, vous trouverez forcément un modèle adapté à vos besoins.
De plus, si vous choisissez d'utiliser l'un de nos modèles ClickUp, vous bénéficierez des avantages offerts par la plateforme ClickUp. Cela signifie que vous pourrez créer des tâches intelligentes, partager des données et accéder à toute une série de modèles gratuits destinés à tous types d'utilisations pour les entreprises.
Alors, qu'attendez-vous ? Commencez dès maintenant avec un compte ClickUp gratuit et le modèle de cahier des charges qui vous convient le mieux !