Der ultimative Leitfaden für die Projektverwaltung mit Microsoft Teams (2024)

lassen Sie uns eine Sache aus dem Weg räumen:_

Microsoft Teams ist keine Gruppe von Produktivitätsexperten die bei Microsoft arbeiten 😛

Es ist eine Kommunikationsplattform, die Ihnen hilft, bei Projekten zusammenzuarbeiten.

Mehrere Teams und Einzelpersonen verlassen sich auf Microsoft Teams für die Kommunikation, die Zusammenarbeit im Team und die Verwaltung von Remote-Teams.

aber wie **_effektiv ist Microsoft Teams Projektmanagement ?

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über das Projektmanagement von Microsoft Teams wissen müssen, einschließlich wichtigsten Funktionen , vorteile und einschränkungen (mit Lösungen) .

lasst uns mit diesem Treffen beginnen! 💻

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft (MS) Teams ist eine Plattform für die Zusammenarbeit, mit der Einzelpersonen, Remote-Mitarbeiter und interne Teams in Verbindung bleiben können.

Ganz gleich, ob Sie mit einem Familienmitglied chatten oder mit Ihrem Projektteam an einer Aufgabe arbeiten möchten, Microsoft Teams kann Ihnen dabei helfen.

Außerdem können Sie damit:

• Video- oder Audioanrufe mit nur einem Mausklick
• GIFs, Sticker und Emojis in einem Gruppenchat oder in Einzelnachrichten teilen
• Meetings aufzeichnen, damit Sie später darauf zurückgreifen können
• Dateien speichern und freigeben
• Arbeiten Sie mit anderen Microsoft-Anwendungen

Diese Funktionen erleichtern Ihrem Team die Zusammenarbeit, ohne dass Sie zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen. Außerdem können Sie Meetings bequem von zu Hause aus und in Pyjamahosen abhalten!

Interessiert an Anwendungen für Fernarbeit wie Microsoft Teams?

Hier sind 25+ Tools für die Fernarbeit um die Arbeit von zu Hause aus zum Kinderspiel zu machen !

4 Hauptmerkmale von Microsoft Teams Project Management

So kann Microsoft Teams Sie unterstützen projekte zu verwalten :

1. Teams und Kanäle

Microsoft Teams verwendet "Teams" und "Channels", um Teams bei der Selbstorganisation und Zusammenarbeit zu unterstützen.

Ein Team ist ein Bereich, in dem Menschen eng zusammenarbeiten können, zum Beispiel bestimmte Abteilungen oder Teams. Hier können Sie Produkteinführungen besprechen, wie man ihre PR-Strategie zu verbessern und mehr.

Und keine Sorge: Unterhaltungen, Dateien und Notizen sind nur für die Teammitglieder in diesem speziellen Microsoft-Team sichtbar.

In den Microsoft Teams Kanälen hingegen wird die Arbeit erledigt, wobei es Standardkanäle und private Kanäle gibt.

Standardkanäle können Sie sich wie eine öffentliche Party vorstellen, an der jeder teilnehmen kann.

Private Channels hingegen sind wie supergeheime Veranstaltungen, zu denen man nur eingeladen wird. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass ungebetene Gäste Ihre Party stören.

2. Eingebaute Chat-Funktion

Microsoft Teams bietet sowohl private Chats als auch Gruppenchats.

Es gibt auch eine Chat-Funktion für Teilnehmer, die gerade telefonieren.

Sie können Ihre Nachricht mit Rich-Text-Formatierung, Besprechungsplänen, Prioritätskennzeichen, Anhängen und vielem mehr anpassen!

Und für zwanglose Unterhaltungen können Sie beliebig viele lustige Emojis und Sticker zu Ihrem 💜 Inhalt hinzufügen.

3. Video- und Audioanrufe

Die Funktionen für Video- und Audioanrufe sind eine der größten Stärken von Microsoft Teams 😉

Mit nur wenigen Klicks können Sie einen Audio- oder Videoanruf starten. Und damit die Teammitglieder im Zeitplan bleiben, können Sie Videobesprechungen mit dem gemeinsamen Kalender funktion.

Ihre Videokonferenzen können bis zu 250 Benutzer umfassen. Sie können auch die Microsoft Stream-Integration nutzen, um ein größeres Publikum zu erreichen. Bei der Integration handelt es sich um einen Videodienst für Unternehmen, mit dem Sie Videos für bis zu 10.000 Betrachter hochladen, anzeigen und sicher freigeben können.

4. Bildschirmfreigabe Virtuelle Teams verlassen sich auf Videoanrufe, um

neue Teammitglieder willkommen zu heißen und erklären die Aufgaben.

Aber manchmal können Dinge in der Übersetzung verloren gehen.

Und am Ende setzen wir ein ausdrucksloses Lächeln auf, wenn wir uns tatsächlich so fühlen:

Zum Glück kann die Funktion Bildschirmfreigabe von MS Teams helfen remote-Teams die Dinge mit Leichtigkeit erklären.

Sie können auswählen, was die Teilnehmer sehen sollen, z. B. Ihren Desktop, ein Browserfenster, ein digitales Whiteboard oder eine bestimmte Datei.

3 Vorteile des Microsoft Teams-Projektmanagements

Hier finden Sie drei Vorteile der Microsoft Teams-App für die Verwaltung von Projekten:

1. Integriert mit zahlreichen Microsoft Office-Anwendungen

Microsoft Teams lässt sich in eine Vielzahl von Anwendungen der Office 365-Gruppe integrieren und ist damit ein App-Buffet, das man beliebig oft verwenden kann! 😋

Und es gibt keinen Grund, in ein anderes Restaurant (App) zu wechseln, da das Menü von Microsoft Teams im Grunde alles enthält, was Sie brauchen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie von dieser Funktion profitieren können:

• Erstellen Sie ein neues Projekt oder eine Roadmap mitMicrosoft Projekt* Verwenden SieProject Online für die Verwaltung des Projektportfolios* Verfolgen Sie Informationen oder erstellen Sie eine Aufgabenliste mit Microsoft Lists
• Erstellen Sie ein Projektplanungs-Board mitMicrosoft Planer* Speichern Sie Dateien aus Ihrer Microsoft Cloud und greifen Sie darauf zu
• Planen Sie ein Microsoft Teams-Meeting direkt in Outlook

2. Integrierte Webinar-Funktionalität

Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie wahrscheinlich Videokonferenzen mit mehr als 250 Teilnehmern veranstalten, und in diesem Fall können die integrierten Webinar-Funktionen des Tools hilfreich sein.

Webinare können Unternehmen dabei helfen, neue Kunden zu gewinnen, mitarbeiter zu schulen und informieren die Kunden über neue Produktmerkmale.

Mit Microsoft Teams können Sie sichere Webinare mit 1.000 Teilnehmern veranstalten und sie für bis zu 10.000 Zuschauer übertragen.

Hier sind einige der coolen Dinge, die Sie hier tun können:

• Verwenden Sie die Funktion "Hand heben", wenn Sie etwas erwähnen möchten
• Anzeigen und Herunterladen der Teilnehmerliste, damit Sie sich mit ihnen in Verbindung setzen können
• Verwenden Sie Berichte nach der Veranstaltung, um zukünftige Webinare zu verbessern
• Erstellen Sie professionelle Präsentationen und Inhalte mit dem Moderatorenmodus
• Geben Sie Ihr Debüt als Nachrichtenreporter mit dem Reporter-Modus 📹

3. Automatisieren Sie Prozesse mit Bots

Microsoft Teams-Benutzer können Bots verwenden, um Tipps zu erhalten, Arbeitsabläufe zu initiieren oder Informationen zu sammeln. 🤖

Hier sind einige der Bots, die Sie erhalten:

• Der Kalender-Bot: Überprüfen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Kontakte und planen Sie Meetings mit ihnen
• Der GrowBot: beglückwünscht automatisch Mitarbeiter für gute Leistungen
• The DailyBot: Führen Sie tägliche Stand-up-Meetings durch und erstellen Sie Produktivitätsberichte
• Der WhoBot: Wenn Sie mit jemandem in Kontakt treten müssen, der einen Onboarding-Plan erstellt, geben Sie einfach ein: "Wer erstellt den neuesten Onboarding-Plan?" Der Bot sammelt dann Daten über diese Mitarbeiter und gibt Ihnen Tipps, wie Sie sie erreichen können

Mit Microsoft Teams können Sie sogar Ihre eigenen Bots erstellen!

Aber stellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen Fähigkeiten verfügen.

Schließlich wollen Sie nicht in einer I, Robot Situation enden.

4 Einschränkungen von Microsoft Teams Project Management (mit Lösungen)

Sicher, Microsoft Teams bietet Ihnen coole Funktionen wie Bots, Nachrichtenübermittlung und eine Integration mit MS Project. Allerdings ist das Tool nicht das coolste Kind auf dem Block, wenn es um Projektmanagement geht.

lesen Sie unseren Blog über die_

{top-Alternativen zu Microsoft Teams_2. Begrenzte Anzahl von Kanälen3. Schlechte Berechtigungseinstellungen4. Schlechte Dateiverwaltung Hier sehen Sie sich die einzelnen Einschränkungen genauer an und erfahren, wie Sie sie beheben können:

1. Kann schwierig einzurichten sein

Einer der Nachteile von Microsoft Teams ist, dass die Einrichtung sehr zeitaufwändig und schwierig sein kann.

warum?

Es gibt keine anfängliche Struktur, so dass Sie festlegen müssen, welche Kanäle und Teams Sie benötigen.

Wenn Sie einen Kanal oder ein Team duplizieren möchten, müssen Sie dies manuell tun.

Ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp versteht, dass Projektmanager ihre Zeit damit verbringen müssen, den Gewinn zu verdoppeln, nicht die Kanäle!

Warte... was ist ClickUp?

ClickUp ist eine der weltweit größten höchstbewerteten produktivitäts- und Projektmanagementsoftware die von superproduktiven Teams verwendet wird in kleinen und großen Unternehmen.

Mit ClickUp können Sie zeit verfolgen die für mehrere Projekte aufgewendet wurde, synchronisieren Sie Ihren Google-, Apple- oder Outlook-Kalender erstellen Sie Tabellenkalkulationen mit der flexiblen Tabellenansicht und mehr.

Hier erfahren Sie, wie ClickUp Microsoft Teams bei der Zusammenarbeit in seinem eigenen Spiel schlägt:

ClickUp-Lösung:

Onboarding-Leitfäden und Schrägstrich-Befehle für eine schnelle und einfache Einrichtung

Die Einrichtung von ClickUp ist super einfach.

Mit detaillierten Leitfäden für Projektmanagement Onboarding finden Sie alle Informationen, die Sie brauchen, um sofort loszulegen.

Und wenn Sie unnötige Klicks vermeiden wollen, verwenden Sie die Schrägstrich-Befehle funktion zum Erstellen von Aufgaben, unteraufgaben und mehr im Handumdrehen!

Hier sind einige Beispiele:

• Geben Sie /me ein, um sich selbst eine Aufgabe zuzuweisen
• Tippen Sie /close, um eine Aufgabe zu schließen (oder verwenden Sie einfach /cl, um noch schneller zu sein)
• Schnelles Erstellen von Unteraufgaben innerhalb einer Aufgabe durch Eingabe von /-

Auf diese Weise können Sie die Zeit, die für die Erledigung von Aufgaben benötigt wird, um die Hälfte verkürzen.

2. Begrenzte Anzahl von Kanälen

Microsoft Teams begrenzt die Anzahl der privaten Kanäle auf 30 und die Anzahl der Teammitglieder in einem privaten Kanal auf 250.

Diese Einschränkungen können für große Unternehmen mit vielen verschiedenen Teams und Abteilungen problematisch sein.

ClickUp Lösung #1: Unbegrenzte Konversationen mit dem

Chat-Ansicht ClickUp hat eine unbegrenzte Chat-Ansicht, die Sie neben jedem Arbeitsbereich behalten können. Sie können damit über Aufgaben oder die Pläne Ihres Teams für das Mittagessen sprechen.

Und da Sie diese Gespräche in jeder beliebigen Ansicht oder an jedem beliebigen Ort in ClickUp führen können, verlieren Sie Ihre Chats und - was noch wichtiger ist - die Essensbestellungen Ihres Teams nie aus den Augen!

Starten eines neuen Chats in der Chat-Ansicht von ClickUp

ClickUp Lösung #2: Erstellen Sie unbegrenzte Kanäle mit dem

Slack-Integration Kanäle nicht loslassen können?

Kein Problem.

Verwenden Sie einfach die Slack Integration von ClickUp

Damit können Sie Slack-Nachrichten schnell in Aufgaben verwandeln und kommentare . Zusätzlich kann ClickUp Benachrichtigungen über Aufgaben sofort an Ihre Slack-Projektmanagement kanäle.

Der zusätzliche Vorteil dabei ist, dass Slack in der Channel-Abteilung nicht nachlässig ist.

was meinen wir?

Mit der App können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Kanälen erstellen. #_WinWin

Umwandlung einer Slack-Nachricht in eine Aufgabe in ClickUp

ClickUp-Lösung #3: Aufgaben erstellen und unbegrenzt zuweisen

Teams Mit ClickUp können Sie Gruppen von Personen erstellen, die Sie Aufgaben zuweisen, in Kommentaren erwähnen und sogar hinzufügen können Beobachter in großen Mengen.

Wenn Sie zum Beispiel ein Marketingteam haben, können Sie einfach eine Benutzergruppe mit dem Namen "Marketingteam" erstellen und sofort aufgaben zuweisen jedem Teammitglied in dieser Gruppe Aufgaben zu.

Anlegen von Teams in ClickUp

3. Schlechte Berechtigungseinstellungen

Jedes Unternehmen muss seine Dokumente und andere Unternehmensdaten sicher aufbewahren.

Das Problem mit Microsoft Teams ist, dass die App es super einfach macht, Dateien und Dokumente mit jedem zu teilen, der einem MS Team hinzugefügt wird.

Und es kann eine große Herausforderung sein, eindeutige Berechtigungseinstellungen für einen bestimmten Kanal, eine Datei oder einen Ordner anzuwenden.

Private Teams sind beispielsweise schwer zu verwalten, da nur Administratoren die Kontrolle darüber haben, wer ihnen beitritt. Daher sind öffentliche Teams wahrscheinlich die beste Option, da jeder in Ihrem Team relativ einfach beitreten kann.

das Problem?

Das bedeutet, dass es sehr schwierig sein wird, die Sicherheit Ihrer Microsoft Teams-Umgebung zu gewährleisten, da jedes Teammitglied auf Ihre privaten Dokumente zugreifen kann.

ClickUp-Lösung: zuweisen

Benutzer-Rollen und setzen granular Berechtigungen ClickUp-Benutzer können innerhalb ihres Arbeitsbereichs eine von vier Rollen einnehmen: Mitglied, Admin, Eigentümer, oder Gast. Auf diese Weise können Sie Kunden zur Zusammenarbeit einladen, ohne die Privatsphäre Ihres Arbeitsbereichs zu gefährden

Natürlich brauchen Sie manchmal mehr als vier Rollen.

Deshalb können Sie mit ClickUp Folgendes erstellen Benutzerdefinierte Rollen .

Sie können neue Rollen erstellen, z. B. einen Superhelden, einen Handlanger oder etwas anderes, das Ihren Bedürfnissen entspricht.

und obwohl wir alle wahrscheinlich genug von Lockdowns haben, gilt das nicht für Ihre sensiblen Dokumente!

Hier sind einige Arten von Berechtigungen, mit denen Sie Ihre sensiblen Daten unter Verschluss halten können:

• Ansichtsrecht: Nur Lesezugriff, kann Aufgaben in keiner Weise bearbeiten
• Kann kommentieren: nur kommentieren, Dateien anhängen und vervollständigencheckliste ihnen zugewiesene Aufgaben
• Kann kommentieren (mit Aufgabe zugewiesen): kann Aufgabenstatus und Aufgabenempfänger ändern
• Bearbeiten können: Aufgaben bearbeiten, aber keine neuen Aufgaben erstellen können
• Erstellen und bearbeiten: Aufgaben und Unteraufgaben erstellen
• Löschen können: verhindern, dass Personen Objekte löschen, die sie nicht erstellt haben

Eigene Benutzerrollen und Berechtigungsoptionen in ClickUp

4. Schlechte Dateiverwaltung

Microsoft Teams hat eine komplizierte Dateistruktur.

Wenn Sie gut organisierte Ordner bevorzugen, anstatt nach Dateien zu suchen, werden Sie bei diesem Tool auf einige unendliche Hindernisse stoßen.

In Teams werden alle Dateien, die Sie in Unterhaltungen hochladen, im Stammordner des Channels abgelegt.

Wenn Sie also versuchen, die Dateien in Ordnern neu zu organisieren, werden die Dateiverknüpfungen in den Unterhaltungen nicht mehr funktionieren und Ihre Geduld ist dahin. 😤

ClickUp Lösung #1: Verwenden Sie die Hierarchische Struktur für einfache Dateiorganisation

Mit ClickUp können Sie Ihren Projekt-Workflow effizient verwalten, indem Sie komplexe Projekte aufgliedern und in überschaubare Aktionspunkte organisieren.

Hier sind die verschiedenen Ebenen, die Sie in ClickUp erhalten:

• Arbeitsbereiche : repräsentiert Ihr gesamtes Unternehmen, einschließlich Ihrer Mitarbeiter
• Räume : enthält ausgewählte Mitglieder, zum Beispiel bestimmte Abteilungen und Teams
• Ordner : behalten den Überblick über Aufgaben und organisieren damit verbundene Kampagnen, Daten und Projekte
• Listen : können als "Registerkarten" innerhalb Ihrer Ordner betrachtet werden
• Aufgaben : Verfolgen Sie Ihre Projektaufgaben und arbeiten Sie gemeinsam daran. Fügen Sie Aufgabenbeschreibungen hinzu,mehrere Beauftragte,zustände, Kommentare, und mehr
• Unteraufgaben: Fügen Sie Ihren Aufgaben noch mehr Details hinzu, indem Sie die Aufgaben in kleinere Arbeitsebenen unterteilen
• Verschachtelte Unteraufgaben : Ja, wir sind noch nicht fertig. Gehen Sie den Details auf den Grund, indem Sie Ihre Unteraufgaben noch weiter untergliedern
• Prüflisten: fügen Sie Ihren Aufgaben einfache Aufgabenlisten hinzu, und natürlich,Prüflisten können auch Unterpunkte enthalten

Die verschiedenen Ebenen der Hierarchie in ClickUp

ClickUp Lösung #2: Dateien in Sekundenschnelle finden mit leistungsstarken Filtern und Suchen Mit ClickUp's großartiger Suchfunktionalität, können Sie

Filter zur Anzeige von Aufgaben nach:

• Beauftragte
• Status
• Datum der Erstellung
• Fälligkeitsdatum
• Benutzerdefinierte Felder
• Priorität und mehr

Auf diese Weise können Sie Ihre Frustration filtern und sehen nur Aufgaben, die Ihren spezifischen Kriterien entsprechen.

Finden von Aufgaben mit Hilfe der Filter- und Suchfunktion in ClickUp

Hier sind noch mehr Gründe, warum Sie ClickUp für Ihr Projektmanagement nutzen sollten:

• Integration von Microsoft Teams : Sie sind noch nicht bereit, sich von MS Teams zu verabschieden? 😢 Mit dieser Integration können Sie in jeder Microsoft Teams-Konversation eine Aufgabe finden und anhängen, so dass Ihr Team genau weiß, worüber Sie sprechen
• Docs : Schulungsprogramme für Mitarbeiter erstellen,kundeneinführung dokumente und alles andere, was Sie sich vorstellen können
• Erkennung von Kollaboration: erkennen, wenn ein Teamkollege das gleiche Dokument wie Sie anschaut oder bearbeitet
• Benutzerdefinierte Aufgabenstati : Fügen Sie Ihrem Projekt-Workflow eindeutige Stadien hinzu, damit jeder weiß, wo das Projekt gerade steht
• Dashboards : Machen Sie sich Ihren inneren Superman zunutze und verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über Ihre Projekte. Hier können Sie Leistung, Engpässe, Ressourcen und vieles mehr überwachen
• Gantt-Diagramm-Ansicht: aufgaben planen, Projektfortschritt verwalten und Fristen im Auge behalten
• Workload-Ansicht : der perfekte Ort fürressourcenmanagement. Hier können Sie die Kapazität Ihres Teams planendamit niemand am Ende das gesamte Projektmanagement-Team auf dem Rücken trägt
• Kalender-Ansicht : Sie verwalten Projekte mit vielen Terminen? Erstellen Sie einfach einen Zeitplan für Ihreprojektplan mit dieser Ansicht
• Agiles Projektmanagement: erstellenSprints und verfolgen Sie den Projektfortschritt in Echtzeit mitSprint-Widgets ## Vom Mikro- zum Makro-Projektmanagement gehen

Sicher, Microsoft Teams bietet einige großartige Funktionen für Videokonferenzen.

Aber die Auswirkungen auf die Zusammenarbeit im Team und das Projektmanagement sind minimal, fast schonmikroskopisch, wenn es darum geht.

Der App fehlt es an einer Menge robuster projektverfolgung funktionen, die in All-in-One-Projektmanagementlösungen wie ClickUp. vorhanden sind

Mit ClickUp können Sie weiterhin von allen Funktionen profitieren, die Microsoft Teams bietet, und noch mehr tun mit verschiedenen Funktionen wie Automatisierungen , Mahnungen und Schablonen um Ihre Projekte zu verwalten. Wechseln Sie kostenlos zu ClickUp und erleben Sie die Leistungsfähigkeit eines experten Projektmanagement-Tools. 😎