Ob Sie nun eine Arbeitsbiene oder ein Teammanager sind, Sie wollen Ihre Zeit bei der Arbeit optimal nutzen. Aber selbst mit dem besten Team, den besten Werkzeugen und der besten Ausrüstung kann es sich so anfühlen, als gäbe es nicht genug Stunden am Tag, um Ihre Aufgabenliste abzuarbeiten.
An dieser Stelle kommen die Fähigkeiten des Aufgabenmanagements ins Spiel. Im Gegensatz zum Zeitmanagement konzentriert sich das Aufgabenmanagement weniger auf die Menge der Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wird, als vielmehr auf Möglichkeiten, die Aufgabe effizienter zu gestalten - was wiederum Zeit spart! ⏰
Mit einem guten Aufgabenmanagement wissen Sie, wie Sie:
- Aufgaben zu planen
- Aufgaben zu priorisieren
- Organisieren von Aufgaben
Es ist nicht einfach, alles auf Ihrer Aufgabenliste abzuhaken, aber wir wissen, dass Sie sich der Herausforderung stellen. In diesem Leitfaden erklären wir, was Aufgabenmanagement-Fähigkeiten sind und warum sie wichtig sind. Wir geben sogar einige Beispiele für effektive Aufgabenmanagement-Fähigkeiten und verraten fünf Tipps zum Aufgabenmanagement, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. 🙌
Was sind Aufgabenmanagement-Fähigkeiten?
Aufgabenmanagement ist eine Fähigkeit, die Sie im Laufe der Zeit aufbauen, um Ihre Zeit und Ihre Aufgaben besser zu verwalten. Es ist die Fähigkeit, zu verwalten, zu organisieren, Prioritäten zu setzen und die wichtigsten Aufgaben zu erledigen, ohne dabei ins Schwitzen zu kommen. Profis im Aufgabenmanagement versuchen nicht, alles auf einmal zu erledigen, sondern erledigen die wichtigsten Aufgaben in der ihnen zur Verfügung stehenden Zeit. 🕑
Aufgabenmanagement-Fähigkeiten erfordern eine Mischung aus datengestützten Erkenntnissen und kreativem, unkonventionellem Denken. Aufgabenmanagement umfasst so viele verschiedene Fähigkeiten und erfordert oft die richtigen projektmanagementsoftware die sich an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt. Aber um Ihnen eine bessere Vorstellung von einigen der wichtigsten Aufgabenmanagement-Fähigkeiten zu geben, beginnen Sie mit diesen wenigen:
- Priorisierung Aufgaben: Menschen mit soliden Aufgabenmanagement-Fähigkeiten können dringende Aufgaben von weniger dringenden Nice-to-haves unterscheiden
- Ziele setzen: Mit Aufgabenmanagement-Fähigkeiten wissen Sie, wie Sie sich große langfristige Ziele setzen und diese in umsetzbare, kleine Aufgaben aufteilen können
- Zeitmanagement: Zeitmanagement-Fähigkeiten sind Teil des Aufgabenmanagements. Indem Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten, werden Siezeit sparen und verbessern die Qualität der Arbeit Ihres Teams. Was gibt es da nicht zu lieben?
- Erprobte Methoden: Versuchen Sie nicht, das Rad neu zu erfinden. Aufgabenmanagement-Methoden wie Kanban-Boards und Eisenhower-Matrizen unterstützen ein solides Aufgabenmanagement
Erhöhen Sie die Projekttransparenz und verbessern Sie die Effizienz der Arbeitsabläufe mit Kanban-Boards in ClickUp
Warum sind Aufgabenmanagement-Fähigkeiten wichtig?
Vielleicht gefällt Ihnen Ihr Arbeitsablauf so, wie er jetzt ist. Oder vielleicht klingt die Idee, das Aufgabenmanagement zu optimieren, wie eine weitere Aufgabe auf Ihrer immer länger werdenden Liste.
Wir haben es verstanden - jeder ist beschäftigt! Aber wenn Sie in der Lage sind, Aufgaben schnell und effizient zu erledigen, sind Sie es wert. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Aufgabenverwaltung zu verbessern, werden Sie mehrere Vorteile feststellen.
Burnout vorbeugen oder überwinden
Wir wissen, dass Burnout ein komplexes Thema ist, aber eine effizientere Arbeitsweise ist eine gute Möglichkeit, sich nicht mehr überfordert und unmotiviert zu fühlen. Wenn Sie ein Team leiten, können Sie durch die richtige Verwaltung von Aufgaben Burnout vorbeugen, indem Sie umständliche Schritte und schwerfällige Prozesse vermeiden, die Ihr Team zermürben.
Mit der richtigen Mischung aus einem vielseitigen Aufgabenmanagement-Tool und den richtigen Fähigkeiten wird jeder aufhören, sich zu verzetteln, und die Energie finden, um motiviert zu bleiben. 🏃
Bessere Entscheidungsfindung
Haben Sie das Gefühl, dass Sie alle Dinge sofort erledigen müssen? Das müssen Sie wahrscheinlich nicht: Sie brauchen nur Hilfe, um die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erkennen.
In der Listenansicht von ClickUp können Sie nach Status, Priorität, Zuweiser oder einem beliebigen benutzerdefinierten Feld filtern, damit Sie wissen, wo jede Aufgabe steht und was zuerst erledigt werden muss
Mit dem richtigen Skill-Set treffen Sie auf Autopilot Qualitätsentscheidungen, um Aufgaben besser zu erledigen. Bei komplexeren Aufgaben können Sie eine Priorisierungsmethode verwenden (mehr dazu später), um die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen.
Aufgabenmanagement ist wichtig, weil es Ihnen hilft, Zeitpläne festzulegen, Aufgaben an die richtigen Teammitglieder zu delegieren und realistische Projektziele zu setzen.
Reibungslosere Durchführung von Projekten
Ausführen eines projektplan ist nichts für schwache Nerven. Unabhängig davon, wie gut Sie team managen projekten kann es nur hilfreich sein, Effizienzsteigerungen zu finden, die allen Beteiligten helfen, Zeit und Ärger zu sparen. Aufgabenmanagement unterstützt ein gutes Projektmanagement indem es Ihre großen Ideen in umsetzbare Mikroprozesse unterteilt. Es ist der Schlüssel zu einer schnelleren und präziseren Aufgabenerledigung in großem Umfang.
Erhalten Sie messbare Ergebnisse
Als Manager brauchen Sie quantifizierbare Ergebnisse. Wenn Sie in die Aufgabenmanagement-Fähigkeiten Ihres Teams investieren, steigern Sie die Leistung Ihrer Abteilung und machen es einfacher, die Beiträge jedes Einzelnen zu quantifizieren.
Mit den Widgets in ClickUp Dashboards finden Sie schnell die benötigten Daten
Aufgabenmanagement ist ohne Daten nicht möglich. Zum Glück, software zur Verfolgung von Meilensteinen ist es ein Kinderspiel, den Überblick zu behalten und Termine einzuhalten. Selbst wenn eine Aufgabe scheitert, sagen Ihnen die Daten genau, wo etwas schief gelaufen ist, so dass Sie entscheiden können, was Sie beim nächsten Mal anders machen.
Erledigen Sie mehr an Ihrem Arbeitstag
Der Tag hat nur 24 Stunden, und hoffentlich verbringen Sie nur acht bis 10 davon bei der Arbeit. Da Sie nur ein Mensch sind, ist es nur natürlich, dass Sie nicht alle Ihre Aufgaben in einem begrenzten Zeitrahmen erledigen können.
Bei einer effektiven Aufgabenverwaltung geht es nicht darum, einen magischen Weg zu finden, alles gleichzeitig zu erledigen. Es umfasst die Priorisierung von Aufgaben nach Fälligkeit zu ordnen, an Ihr Team zu delegieren und einen Zeitblock für intensive Arbeit zu wählen.
Es gibt keinen Grund, sich selbst zu überarbeiten - mit Aufgabenmanagement-Fähigkeiten werden Sie bei der Arbeit mehr erreichen und eine bessere Work-Life-Balance genießen.
Beispiele für Aufgabenmanagement-Fähigkeiten
Aufgabenmanagement-Fähigkeiten sind die geheime Zutat zum Erfolg in der heutigen Arbeitswelt.
Sind Sie bereit, das Aufgabenmanagement für sich selbst zu übernehmen? Hier sind einige Beispiele für Aufgabenmanagement-Fähigkeiten, an denen Sie mit Ihrem Team arbeiten können.
Priorisierung von Aufgaben
Die Priorisierung von Aufgaben ist eine der wichtigsten Fähigkeiten im Aufgabenmanagement. Wenn Sie wissen, wie Sie vorrangige Aufgaben erkennen können, schenken Sie den dringendsten Angelegenheiten Ihre sofortige Aufmerksamkeit und stellen Arbeiten mit geringerer Priorität zurück.
Mit der Eisenhower Matrixvorlage von ClickUp lassen sich umfangreiche Aufgabenlisten einfach sortieren
Aber die Priorisierung von Aufgaben ist nicht für jeden selbstverständlich. Wenn sich alles gleich wichtig anfühlt und Sie nicht wissen, wie Sie weiter vorgehen sollen, sollten Sie eine Technik zur Priorisierung von Aufgaben anwenden, um Klarheit zu schaffen. Zum Beispiel, die ClickUp Eisenhower Matrix Vorlage hilft Ihnen, Aufgaben in Quadranten für Erledigen, Planen, Delegieren und Löschen einzuteilen.
Aufgabenmanagement-Software verwenden
Verfolgen Sie die Aufgaben Ihres Teams auf einem Whiteboard oder haftnotiz ist ein Rezept für Chaos. Ein modernes Aufgabenmanagement erfordert die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe, Projekte und Aufgaben, um mehr Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. 👩💻
Verwalten Sie Aufgaben und Projekte, und arbeiten Sie effizient mit Ihrem Team zusammen - mit ClickUp ClickUp-Aufgaben bringt alle Aufgaben, Dokumente, Whiteboards, Chats und Kalender Ihres Teams auf eine einzige Plattform. Öffnen Sie einfach den Aufgabenplaner, um:
- Aufgaben zu erstellen
- Zuweisung von Unteraufgaben für komplexere Aufgaben
- Wiederkehrende Aufgaben nach einem benutzerdefinierten Zeitplan einzurichten
- Abhängigkeiten zu Aufgaben hinzufügen
Passen Sie Ihr ClickUp Dashboard mit den robusten Überwachungs- und Analysefunktionen an, die Sie für Ihr Team benötigen
Und das Beste daran: ClickUp visualisiert den Aufgabenfortschritt aller Mitarbeiter in einem dashboard in Echtzeit . Sie müssen sich nicht jede Aufgabe, jeden Mitarbeiter oder jedes Projekt ansehen: Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Dashboard, und schon sind Sie startklar.
Einzelaufgaben
Multitasking wird als das A und O der Produktivität gepriesen, aber das stimmt nicht. Multitasking verteilt Ihre Aufmerksamkeit auf mehrere Aufgaben auf einmal, so dass Sie jeder Aufgabe nur einen Bruchteil widmen. Ihre Arbeit verdient 100 % Konzentration, also versuchen Sie stattdessen, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
Beim Single-Tasking konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit. Das mag ineffizient klingen, aber Sie werden überrascht sein, wie viel schneller (und besser) Sie arbeiten, wenn Sie sich ganz auf eine Sache konzentrieren.
Um dies noch einfacher zu machen, ordnen Sie Ihre Aufgaben in Ihrem software zur Aufgabenverwaltung nach Priorität. Es ist viel einfacher, Aufgaben von Ihrer Liste abzuhaken, wenn Sie eine klare, umsetzbare Masterliste zur Hand haben.
Änderungsmanagement
Viele Projektmanager leiten ihre Teams durch das Änderungsmanagement, und ein solides Aufgabenmanagement-Toolkit macht dies definitiv einfacher.
Wenn Ihr Team zum Beispiel Microsoft-Produkte und Windows 10 verwendet, aber auf Apple-Hardware und MacOS umsteigen möchte, müssen Sie Ihr Team durch diese große Veränderung führen.
Einfaches Einbetten von ClickUp-Dokumenten, -Listen, -Karten und mehr in Whiteboards
Anstatt Ihr Team auf sich allein gestellt zu lassen, planen Sie alles in einem ClickUp-Whiteboard . Damit steht Ihnen ein flexibler digitaler Raum zur Verfügung, um neue Prozesse zu entwickeln und Details festzuhalten. Und das Beste daran: Die Whiteboards lassen sich mit einem Klick in Projekte und Aufgaben umwandeln, sodass die Umsetzung ein Kinderspiel ist.
Zielsetzung
Es ist viel einfacher, wichtige Aufgaben zu erledigen, wenn man sich Ziele setzt. Das Problem ist, dass sich viele Manager Ziele setzen und sie dann sofort wieder vergessen.
Sie müssen Ihre Ziele erreichen, also setzen Sie sie in ein app zur Zielverfolgung für Verantwortlichkeit. Diese Apps verfolgen kurzfristige und langfristige Ziele und helfen Ihnen, den Fortschritt bei jedem Projektmeilenstein zu messen.
Aufschlüsselung von Zielen, Aufgaben, agilen Punkten und Projektstatus im hochgradig anpassbaren ClickUp 3.0 Dashboard ClickUp-Ziele geht noch einen Schritt weiter, indem es Ihre Ziele mit Ihren Aufgaben verknüpft und den direkten Zusammenhang zwischen Ihren täglichen Aufgaben und langfristigen Plänen aufzeigt.
Wie Sie Ihre Aufgabenmanagement-Fähigkeiten verbessern
Brauchen Sie ein paar Tipps zur Aufgabenverwaltung? Probieren Sie diese Tipps aus und erleben Sie, wie die Produktivität Ihres Teams in die Höhe schnellt.
1. Anmeldung zur Schulung
Wir können den ganzen Tag über Aufgabenmanagement reden, aber letztendlich müssen Sie in Ihr eigenes Wissen investieren. Wenn Sie z. B. Microsoft-Produkte verwenden, könnten Sie sich für ein Webinar-Tutorial zur Fehlerbehebung in PowerShell anmelden.
Je besser Sie sich mit Ihren Aufgaben, Projekten, Tools und Ihrer Branche auskennen, desto besser sind Sie für die Abarbeitung Ihrer Aufgabenliste gerüstet. Seien Sie nicht schüchtern: Melden Sie sich für Workshops, Konferenzen und Seminare zu Zeitmanagement, Produktivität und Organisation an.
2. Versuchen Sie Zeitblockierung
Zeitblockierung ist eine Fähigkeit des Aufgabenmanagements, bei der Sie einer bestimmten Aufgabe eine bestimmte Zeit oder einen bestimmten Tag in der Woche widmen. 📅
Erfassen Sie die Zeit, legen Sie Schätzungen fest, fügen Sie Notizen hinzu und sehen Sie Berichte über Ihre Zeit von überall aus mit dem globalen Timer in ClickUp
Wenn Sie nicht sicher sind, welche Aufgaben einen eigenen Zeitblock benötigen, verwenden Sie zeiterfassungssoftware um zu sehen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Wenn Sie zum Beispiel das Gefühl haben, dass Sie von E-Mails überflutet werden, versuchen Sie, nur zweimal täglich E-Mails abzurufen, von 8 bis 9 Uhr morgens und von 16 bis 17 Uhr nachmittags.
Durch die Erledigung von Aufgaben zu einer bestimmten Zeit können Sie sich in den anderen sechs Stunden Ihres Arbeitstages auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.
Versuchen Sie die Pomodoro-Technik für zusätzliche Produktivität. Bei dieser Technik stellen Sie einen Timer für 25 Minuten intensive Arbeit mit einer fünfminütigen Pause ein und wiederholen dann den Vorgang, bis der Zeitblock vorbei ist.
Verbinden Sie ClickUp mit anderen Zeiterfassungstools für einen optimierten Arbeitsablauf
Wenn Sie sich Sorgen machen, dass Ihr Team Sie unterbricht, blockieren Sie diese Zeit in Ihrem Kalender, damit Sie für Besprechungen nicht verfügbar sind. ClickUp-Integrationen machen es einfach, Ihren Outlook-, Apple- oder Google-Kalender in dieselbe Plattform zu integrieren, auf der Sie Ihre Aufgaben verwalten.
3. Machen Sie sich die Technologie zur Aufgabenverwaltung zu eigen
Wir haben es schon einmal gesagt, und wir sagen es noch einmal: Sie können Aufgaben nicht verwalten, wenn Sie sie nicht verfolgen. Eine digitale Aufgabenliste hält Ihr Team auf dem gleichen Stand und bietet ein Maß an Verantwortlichkeit, das Sie mit Post-It-Zetteln oder Papierplanern nicht erreichen können.
Suchen Sie nach Aufgabenverwaltungslösungen wie ClickUp mit einer mobilen App, damit Sie auch unterwegs den Überblick über Ihre Aufgaben behalten. API-Integrationen sind ebenfalls hilfreich, um all Ihre Arbeit und Tools auf einer Plattform zusammenzuführen.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Automatisierungen, die auf der Grundlage von Auslösern und Bedingungen Ihrer Wahl in ClickUp ausgelöst werden
Sie müssen auch nicht alles manuell machen. Suchen Sie nach funktionen zur Aufgabenautomatisierung , die Sie in den meisten soliden Produktivitätsanwendungen finden. ClickUp-Automatisierungen bieten mehr als 100 vorgefertigte Regeln, mit denen Sie Zeit bei der Zuweisung von Aufgaben, der Änderung von Status und vielem mehr sparen - oder Sie erstellen Ihre eigenen.
4. Vorlagen verwenden
Erledigen Sie Dinge in Rekordzeit mit vorlagen für die Aufgabenverwaltung . Ob Sie eine farbcodierte tagesbericht oder eine vorgefertigte Formatierung für eine Ausschreibung, sind Vorlagen eine enorme Zeitersparnis.
Die Aufgabenmanagement-Vorlage von ClickUp hat alle eingebauten Werkzeuge, um Sie zu organisieren und auf Kurs zu halten
Eine Vorlage eignet sich auch perfekt zum Organisieren und Priorisieren von Aufgaben. Die ClickUp Aufgabenmanagement-Vorlage visualisiert alle Aufgaben, Status, Teammitglieder und Prioritätsstufen, um ihren Projektfortschritt zu überwachen.
5. Delegieren Sie
Die Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Eingaben resultieren. Mit anderen Worten: Die meisten Ihrer Ergebnisse stammen wahrscheinlich aus einem einzigen Projekt oder einer einzigen Aufgabe.
Wenn Sie sich zu sehr verzetteln, ist es schwierig, Ihre Energie auf die Aufgaben zu konzentrieren, die am meisten bewirken. Wenden Sie die 80/20-Regel an, indem Sie Aufgaben mit geringerem Wert an Ihr Team delegieren. Vielleicht beauftragen Sie z. B. einen Mitarbeiter mit der Erstellung von Notizen oder der Suche nach einer Aufgabenliste für das Team.
Erledigen Sie mehr Arbeit mit Clickup
Aufgaben sollten nicht einschüchternd sein. Wenn Ihr Team überfordert ist oder mit heiklen Prozessen zu kämpfen hat, investieren Sie in Aufgabenmanagement-Fähigkeiten, um eine effizientere Abteilung zu leiten, die mehr in weniger Zeit erledigt. ✨
Aufgabenmanagement-Fähigkeiten sind wichtig, aber Sie brauchen auch ein System, um Ihre Aufgaben zu verwalten. ClickUp rationalisiert Ihre Arbeitsabläufe, indem es alle Aufgaben, Dokumente, Ziele, Chats, Kalender und mehr in einer einheitlichen Plattform zusammenführt.
Erledigen Sie Ihre Aufgaben und steigern Sie Ihre Produktivität mit effektiver Aufgabenverwaltung und anpassbarer Aufgabenverwaltungssoftware. Erstellen Sie jetzt Ihren kostenlosen ClickUp-Arbeitsbereich.