Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ và nhóm của họ, thời gian là nguồn lực quý giá nhất — và thường là nguồn lực khan hiếm nhất. Bạn phải đảm nhận nhiều vai trò, xoay xở với vô số trách nhiệm và không ngừng tìm cách làm được nhiều việc cần làm hơn với ít nguồn lực hơn.
Tuy nhiên, dù chúng ta đã nỗ lực tối đa để tối ưu hóa thời gian trong ngày, vẫn có một yếu tố gây lãng phí thời gian phổ biến ảnh hưởng đến hầu hết mọi tổ chức: đó chính là các cuộc họp. Những công việc thủ công xoay quanh cuộc họp (như ghi chú vội vã hoặc dành hàng giờ để soạn thảo email theo dõi) khiến sự tập trung bị phân tán khỏi nội dung cuộc hội thoại chính.
Các trợ lý cuộc họp AI có thể đảm nhận phần lớn công việc nặng nhọc trong lĩnh vực này.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu các trợ lý cuộc họp AI tốt nhất có thể giúp nâng cao năng suất làm việc của nhóm và hoàn toàn phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp nhỏ.
Tổng quan về các trợ lý cuộc họp AI dành cho doanh nghiệp nhỏ
Dưới đây là bảng so sánh trực quan giữa các công cụ trong danh sách công việc này. Hãy cuộn xuống để xem phân tích chi tiết về từng công cụ và tìm ra những công cụ AI tốt nhất giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả.
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Các tính năng nổi bật | Giá cả* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các công việc và quy trình làm việc tích hợp | AI Notetaker, ClickUp Brain, Converged Super Agents, tự động hóa, tài liệu-công việc | Miễn phí vĩnh viễn; Có thể tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Fireflies.ai | Bản ghi cuộc họp có thể tìm kiếm được với tính năng đồng bộ hóa CRM | Trò chuyện AI AskFred, bản ghi lời nói của người phát biểu, đang theo dõi chủ đề, tự động ghi nhật ký CRM | Có kế hoạch miễn phí; các kế hoạch trả phí từ 18 USD/người dùng/tháng |
| Otter.ai | Chuyển văn bản trực tiếp và tóm tắt cuộc họp nhanh chóng | Chuyển văn bản thời gian thực, chụp ảnh slide, trợ lý AI dựa trên vai trò, tìm kiếm/xuất dữ liệu nâng cao | Có kế hoạch miễn phí; các kế hoạch trả phí từ 16,99 USD/người dùng/tháng |
| Fathom | Tóm tắt bằng AI đơn giản và đầy đủ | Ghi âm không giới hạn ở gói miễn phí, trích đoạn nổi bật, đồng bộ hóa CRM, tính năng Hỏi & Đáp Ask Fathom | Có kế hoạch miễn phí; các kế hoạch trả phí từ 19 USD/người dùng/tháng |
| tl;dv | Các điểm nổi bật được ghi lại và thông tin thông minh từ nhiều cuộc họp | Bản ghi âm được chia thành các chương, đoạn video nổi bật, thông tin chi tiết liên quan đến các cuộc họp khác nhau, hỗ trợ hơn 30 ngôn ngữ | Có kế hoạch miễn phí; các kế hoạch trả phí từ 29,30 USD/người dùng/tháng |
| Granola | Ghi chú cuộc họp không cần bot | Ghi chép tại chỗ (không dùng bot), ghi chú có cấu trúc + các mục cần thực hiện, định dạng lại/trò chuyện bằng AI | Có kế hoạch miễn phí; các kế hoạch trả phí từ 14 USD/người dùng/tháng |
| Krisp | Chức năng khử tiếng ồn kết hợp với ghi chú cuộc họp bằng AI | Loại bỏ tiếng ồn và tiếng vang, ghi âm tương thích với mọi nền tảng, tóm tắt bằng AI, đồng bộ hóa quy trình làm việc | Các kế hoạch dịch vụ trả phí từ 16 USD/người dùng/tháng |
| Avoma | Các nhóm phụ trách doanh thu cần thông tin phân tích cuộc hội thoại | Phát hiện chủ đề, bảng điểm huấn luyện, đồng bộ hóa tự động với CRM, các khoảnh khắc/đoạn trích trong cuộc gọi | Các kế hoạch dịch vụ trả phí từ 29 USD/người dùng được cấp phép sử dụng máy ghi âm/tháng |
| Fellow | Chương trình làm việc hợp tác và các hoạt động theo dõi | Cộng tác lập chương trình họp, tóm tắt liên kết với chương trình họp, đang theo dõi các mục cần thực hiện, nhắc nhở | Có kế hoạch miễn phí; các kế hoạch trả phí từ 11 USD/người dùng/tháng |
| Notion AI | Ghi chú cuộc họp được lưu trữ trong cơ sở kiến thức linh hoạt | Các khối ghi chú cuộc họp AI, tìm kiếm AI trong các ghi chú, cơ sở dữ liệu quan hệ, liên kết với Lịch Notion | Có kế hoạch miễn phí; các kế hoạch trả phí từ 12 USD/người dùng/tháng |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Đội ngũ biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
Trợ lý cuộc họp AI là gì?
Trợ lý họp AI là một ứng dụng phần mềm sử dụng trí tuệ nhân tạo để tham gia, ghi âm, phiên âm và phân tích các cuộc họp. Mục đích chính của nó là tự động hóa các tác vụ hành chính — cụ thể là ghi chú và đang theo dõi công việc — để những người tham gia có thể tập trung vào cuộc thảo luận thay vì việc ghi chú.
Nó có ba trụ cột chính:
- Capture: Ứng dụng này “lắng nghe” âm thanh thông qua một bot ảo hoặc tiện ích mở rộng để tạo bản ghi chép nguyên văn
- Synthesis: Sử dụng các Mô hình Ngôn ngữ Lớn (LLMs) để cô đọng hàng giờ thảo luận thành các bản tóm tắt dạng danh sách gạch đầu dòng và những điểm chính cần lưu ý
- Hành động: Công cụ này xác định các cam kết và thời hạn cụ thể, tự động chuyển chúng thành “Mục cần thực hiện ” hoặc đồng bộ hóa chúng với các công cụ quản lý dự án
📮ClickUp Insight: Theo khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi, gần 40% người tham gia khảo sát tham dự từ 4 đến 8+ cuộc họp mỗi tuần, với mỗi cuộc họp kéo dài tối đa một giờ. Điều này tương đương với một lượng thời gian khổng lồ mà toàn bộ tổ chức của bạn dành cho các cuộc họp.
Sẽ thế nào nếu bạn có thể lấy lại thời gian đó? Trình ghi chú AI tích hợp của ClickUp có thể giúp bạn tăng năng suất lên đến 30% nhờ tính năng tóm tắt cuộc họp tức thì — trong khi ClickUp Brain hỗ trợ tự động hóa quá trình tạo/lập công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc — biến những giờ cuộc họp dài thành những thông tin hữu ích để hành động.
📮ClickUp Insight: Theo khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi, gần 40% người tham gia khảo sát tham dự từ 4 đến 8+ cuộc họp mỗi tuần, với mỗi cuộc họp kéo dài tối đa một giờ. Điều này tương đương với một lượng thời gian khổng lồ mà toàn bộ tổ chức của bạn dành cho các cuộc họp.
Sẽ thế nào nếu bạn có thể lấy lại thời gian đó? Trình ghi chú AI tích hợp của ClickUp có thể giúp bạn tăng năng suất lên đến 30% nhờ tính năng tóm tắt cuộc họp tức thì — trong khi ClickUp Brain hỗ trợ tự động hóa quá trình tạo/lập công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc — biến những giờ cuộc họp dài thành những thông tin hữu ích để hành động.
Những yếu tố cần lưu ý khi chọn trợ lý cuộc họp AI cho doanh nghiệp nhỏ
Khác với các nhóm doanh nghiệp lớn có bộ phận CNTT chuyên trách, doanh nghiệp nhỏ cần những công cụ có thể sử dụng ngay mà không cần cài đặt phức tạp. Điều này là do phần mềm không phù hợp sẽ tạo ra nhiều công việc quản trị viên hơn là giúp giảm bớt chúng.
Hãy đánh giá các tiêu chí cụ thể sau đây trước khi chọn một công cụ để đơn giản hóa quy trình làm việc trong các cuộc họp:
- Độ chính xác của bản ghi âm và khả năng nhận diện người nói: Ứng dụng có thể xác định chính xác ai đã nói gì trong các cuộc gọi diễn ra nhanh với nhiều người tham gia không?
- Chất lượng tóm tắt cuộc họp bằng AI: Công cụ này có tạo ra các bản tóm tắt súc tích thay vì những đoạn văn bản dài dòng mà bạn vẫn phải phân tích không?
- Trích xuất các mục cần làm: Ứng dụng có phát hiện các cam kết và thời hạn thay vì chỉ đánh dấu các từ khóa không?
- Tích hợp với hệ thống hiện có của bạn: Ứng dụng này có tích hợp sẵn với các công cụ quản lý dự án và giao tiếp của bạn không?
- Bảo mật và xử lý dữ liệu: Dữ liệu âm thanh của cuộc họp của bạn được lưu trữ ở đâu, và liệu nó có được sử dụng để huấn luyện các mô hình AI hay không?
- Dễ dàng thiết lập cho các nhóm không có chuyên môn kỹ thuật: Nhóm của bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay hôm nay mà không cần cuộc gọi hướng dẫn không?
Đối với các trợ lý điều hành và quản trị viên phải quản lý lịch trình phức tạp và nhiều bên liên quan, việc lựa chọn các công cụ AI phù hợp có thể giúp tối ưu hóa quy trình làm việc một cách đáng kể. Hãy xem video tổng quan này để tìm hiểu cách các công cụ AI hàng đầu có thể hỗ trợ trợ lý điều hành không chỉ trong việc quản lý cuộc họp.
10 Trợ lý cuộc họp AI tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ
Hãy tránh để các bản tóm tắt cuộc họp quan trọng bị phân tán trên nhiều công cụ khác nhau.
Bắt đầu ngay:
1. ClickUp (Tốt nhất để chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các công việc và quy trình làm việc tích hợp)
Đội ngũ của bạn mất bao nhiêu thời gian chỉ để chuyển các nội dung chính từ công cụ này sang công cụ khác? Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, vấn đề bắt đầu ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Bạn sẽ có ghi chú trong một ứng dụng, các mục cần làm trong một ứng dụng khác, và các quyết định quan trọng bị chôn vùi trong một chủ đề trò chuyện mà bạn sẽ không bao giờ tìm lại được.
Chúng tôi gọi đây là “sự lan rộng của công việc ” , và đó chính là vấn đề mà ClickUp giải quyết. Là Không gian Làm việc AI hội tụ đầu tiên trên thế giới, ClickUp tập hợp các cuộc họp, ghi chú, tài liệu và nhiệm vụ của bạn vào một nơi duy nhất, với AI giám sát mọi thứ từ trên cao.
Hãy cùng xem xét một số tính năng hội tụ AI cốt lõi của nó:
Ghi chú cuộc họp luôn kết nối với công việc
Đầu tiên, có ClickUp AI Notetaker. Công cụ này có thể tham gia các cuộc họp đã lên lịch hoặc được gửi đến các liên kết Zoom, Google Meet và Microsoft Teams được tạo đột xuất. Sau cuộc gọi, nó sẽ tạo một tài liệu ClickUp Doc riêng tư, đề cập đến bạn và giúp bạn dễ dàng mở lại các ghi chú từ Planner hoặc Docs Hub.
Và điều tuyệt vời nhất là gì? Kết quả không bị "kẹt" trong một thiết bị ghi âm riêng biệt. Các bước tiếp theo sẽ được phân công cho đúng người ngay sau khi cuộc họp kết thúc, giúp các nhóm gọn nhẹ có một quy trình mượt mà hơn từ việc tóm tắt đến triển khai.
Một hệ thống AI dựa trên ngữ cảnh có thể chuẩn bị cuộc họp trước khi bắt đầu
Trí tuệ nhân tạo hỗ trợ công việc theo ngữ cảnh của ClickUp, ClickUp Brain, bắt đầu hoạt động từ rất sớm, thậm chí trước khi cuộc gọi bắt đầu. Nó có thể tìm kiếm các sự kiện lịch bằng ngôn ngữ tự nhiên, kiểm tra tình trạng rảnh rỗi của một hoặc nhiều người, cũng như tạo hoặc cập nhật các sự kiện lịch.
Hơn nữa, công cụ này còn cho phép bạn tạo chương trình cuộc họp dựa trên các cuộc họp trước đó, trạng thái dự án và các ưu tiên của nhóm.
Nó vẫn hữu ích ngay cả khi cuộc họp đã kết thúc. Vì Brain có thể trả lời các câu hỏi liên quan đến các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện và ghi chú cuộc họp, bạn có thể hỏi:
- Những mục cụ thể nào đã được đề ra sau cuộc gọi với khách hàng gần đây nhất?
- Những quyết định nào đã được đưa ra trong buổi đồng bộ nhóm trước đó?
- Có gì thay đổi so với bản cập nhật trước?
Các trợ lý được tích hợp sẵn ngay trong không gian làm việc của bạn
ClickUp Super Agents là các trợ lý AI tích hợp sẵn mà bạn có thể thêm vào không gian làm việc của mình để thực hiện các tác vụ cụ thể. Và một trong những lý do khiến chúng hoạt động cực kỳ hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ chính là nhờ danh mục trợ lý phong phú của chúng.
Nói một cách đơn giản, thay vì tự xây dựng mọi thứ từ đầu, bạn có thể bắt đầu với các trợ lý bảo mật, sẵn có và tùy chỉnh chúng phù hợp với quy trình làm việc của mình. Ví dụ, Trợ lý Xây dựng Chương trình Cuộc họp ClickUp có thể tổng hợp một chương trình cuộc họp chung dựa trên các công việc đang thực hiện, kết quả trước đây và ý kiến đóng góp của người tham dự.
Tóm lại:
- Dựa trên công việc đang thực hiện: Trích xuất các mục trong chương trình làm việc từ công việc hiện tại của bạn
- Liệt kê các mục còn dang dở: Sử dụng các mục chưa hoàn thành từ các phiên họp trước
- Thu thập ý kiến của người tham dự: Gửi lời nhắc trước cuộc họp để người tham dự có thể đề xuất các chủ đề
- Xây dựng chương trình họp: Sắp xếp các chủ đề và phân bổ thời gian dựa trên thời lượng cuộc họp và số mục
Trong khi đó, ClickUp Meeting Prep Agent sẽ tạo ra một bản tóm tắt cá nhân với bối cảnh bạn cần trước khi cuộc gọi diễn ra. Cùng nhau, các công cụ này giúp bạn bước vào cuộc họp với những thông tin nền tảng cần thiết đã sẵn sàng trước mắt.
🎥 Xem video này để biết cách áp dụng AI vào kinh doanh nhỏ của bạn mà không cần có kiến thức kỹ thuật
Các tính năng tự động hóa giúp giảm bớt công việc lặp đi lặp lại
Ngay khi AI của ClickUp tạo ra một công việc từ bản ghi chép cuộc họp, ClickUp Automations sẽ tự động hóa việc phân công mà bạn không cần phải động tay vào. Điều đó có nghĩa là bạn chỉ cần thiết lập các quy tắc nền tảng cho không gian làm việc của mình, còn Automations sẽ xử lý phần còn lại của quy trình làm việc.
Ví dụ, nếu bản ghi cuộc họp tạo ra một công việc mới chứa từ khóa “Cập nhật thiết kế”, một tự động hóa được cài đặt sẵn sẽ nhận diện cụm từ đó và ngay lập tức thông báo cho trưởng nhóm thiết kế, đồng thời chuyển công việc mới được tạo vào cột “Việc cần làm” trên bảng quy trình làm việc cụ thể của nhóm thiết kế.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Tìm kiếm trên mọi nền tảng: Sử dụng ClickUp Brain MAX để tìm kiếm trên ClickUp, các ứng dụng được kết nối và trên web, sau đó sử dụng tính năng "Talk to Text " khi bạn muốn đặt câu hỏi hoặc ghi lại ý tưởng nhanh hơn
- Tìm kiếm thông tin ẩn: Sử dụng ClickUp Enterprise Search để trích xuất các câu trả lời được trích dẫn từ các công việc, tài liệu, trò chuyện và cuộc họp, giúp bạn dễ dàng tìm lại các quyết định trước đây, thông tin cập nhật và các mục cần thực hiện trước khi gọi điện cho khách hàng hoặc đồng bộ với nhóm.
- Giữ các tài liệu kết nối với nhau: Tạo ghi chú cuộc họp, bản tóm tắt và wiki nội bộ trong ClickUp Docs, sau đó liên kết chúng trực tiếp với các công việc và dự án mà chúng thuộc về
- Chia sẻ cập nhật nhanh: Ghi lại các video hướng dẫn bằng ClickUp Clips, với ClickUp Brain tự động đặt tên, chuyển đổi thành văn bản, tóm tắt và trích xuất các mục cần thực hiện từ bản ghi
- Theo dõi tình hình hoạt động của nhóm: Tạo bảng điều khiển ClickUp để xem thời gian theo dõi, hiệu suất dự án và tiến độ của nhóm trong một chế độ xem duy nhất
- Quản lý mối quan hệ khách hàng: Sử dụng ClickUp CRM để theo dõi khách hàng tiềm năng, giao dịch, mức độ tương tác của khách hàng và đơn đặt hàng qua hơn 10 chế độ xem
Ưu và nhược điểm của ClickUp
Ưu điểm:
- Ghi chú cuộc họp và công việc dự án được tập trung tại một nơi duy nhất để giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh
- ClickUp Brain tổng hợp mọi thông tin trong không gian làm việc của bạn để đưa ra các câu trả lời hoàn thành
- Các tính năng tự động hóa giúp giảm thiểu công việc quản trị sau cuộc họp xuống gần như bằng không
Nhược điểm:
- Người dùng mới có thể cần thời gian để khám phá phạm vi đầy đủ các tính năng
- Các tính năng tự động hóa nâng cao đòi hỏi một chút thời gian để thiết lập ban đầu
Giá dịch vụ ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4,7/5 (hơn 11.000 đánh giá)
- Capterra: 4,6/5 (hơn 4.400 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Một người dùng G2 chia sẻ:
Tôi thích việc có thể theo dõi thời gian và ghi chú cuộc họp tất cả trong một nơi với ClickUp. Các trợ lý AI rất hữu ích và giúp tôi sắp xếp công việc một cách có tổ chức. Thật tuyệt vời khi tôi có thể thay thế rất nhiều công cụ chỉ bằng một công cụ duy nhất. Tôi đánh giá cao việc có thể xem tất cả công việc của các bộ phận trong một nơi, giúp các công việc được sắp xếp gọn gàng. Ngoài ra, tính năng nhập dữ liệu dễ dàng đã giúp quá trình thiết lập diễn ra suôn sẻ.
Tôi thích việc có thể theo dõi thời gian và ghi chú cuộc họp tất cả trong một nơi với ClickUp. Các trợ lý AI rất hữu ích và giúp tôi sắp xếp công việc một cách có tổ chức. Thật tuyệt vời khi tôi có thể thay thế rất nhiều công cụ chỉ bằng một công cụ duy nhất. Tôi đánh giá cao việc có thể xem tất cả công việc của các bộ phận trong một nơi, giúp các công việc được sắp xếp gọn gàng. Ngoài ra, tính năng nhập dữ liệu dễ dàng đã giúp quá trình thiết lập diễn ra suôn sẻ.
✅ Cẩm nang AI dành cho doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi hướng dẫn cách áp dụng AI trong toàn bộ hoạt động kinh doanh mà không cần phải quản lý thêm các ứng dụng khác.
🧠 Thông tin thú vị: Thomas Edison ban đầu không hình dung ra máy ghi âm (phonograph) như một thiết bị phát nhạc. Ông đã giới thiệu nó như một công cụ nâng cao năng suất làm việc của thế kỷ 19 dành cho việc ghi chép bằng giọng nói và giao tiếp kinh doanh, trong khi âm nhạc chỉ nằm ở vị trí thấp hơn trong danh sách các ứng dụng tương lai của ông. Nói cách khác, một trong những thiết bị giải trí mang tính biểu tượng nhất trong lịch sử ban đầu được phát triển như một thiết bị ghi chú bằng giọng nói.
2. Fireflies.ai (Tốt nhất cho bản ghi cuộc họp có thể tìm kiếm và đồng bộ với CRM)
Fireflies.ai là một trợ lý họp AI giúp ghi lại, phiên âm và sắp xếp các cuộc họp trên các nền tảng hội nghị trực tuyến như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex và nhiều nền tảng khác.
Nó còn vượt xa chức năng ghi chú thụ động. AskFred, trợ lý AI tích hợp sẵn của Fireflies, có thể tóm tắt các cuộc gọi, tạo email theo dõi, trích xuất các mục cần thực hiện và tạo ra các kết quả khác liên quan đến cuộc họp.
Nó còn tích hợp tính năng “Topic Tracker” giúp tìm kiếm các từ khóa cụ thể, chẳng hạn như “giá cả” hoặc “phản đối”, trong suốt cuộc gọi của bạn. Sau đó, hệ thống sẽ tự động ghi lại các thông tin này trực tiếp vào phần mềm CRM hoặc phần mềm quản lý dự án của bạn, giúp nhóm của bạn không phải thực hiện các mục nhập thủ công.
Các tính năng nổi bật của Fireflies.ai
- Trò chuyện AI AskFred: Truy vấn toàn bộ thư viện bản ghi cuộc họp của bạn để trả lời các câu hỏi về các cuộc gọi trước đây
- Chuyển đổi giọng nói thành văn bản tự động: Ghi âm và chuyển đổi các cuộc họp thành văn bản kèm theo nhận diện người nói và dấu thời gian
- Phân tích thông minh cuộc hội thoại : Theo dõi tỷ lệ thời gian nói và các chỉ số cảm xúc trong các cuộc họp của bạn
- Tích hợp CRM: Kết nối sẵn với các công cụ bán hàng để tự động ghi lại tóm tắt cuộc gọi vào hồ sơ giao dịch
Ưu và nhược điểm của Fireflies.ai
Ưu điểm:
- Khả năng bảo mật mạnh mẽ với các tùy chọn lưu trữ riêng tư
- Chuyển đổi giọng nói thành văn bản không giới hạn, bắt đầu từ gói Pro
- Hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ với tính năng tự động nhận diện
Nhược điểm:
- Độ chính xác có thể giảm trong các cuộc họp có nhiều tiếng nói xen kẽ
- AI phân tích từng cuộc họp riêng lẻ mà không tổng hợp thông tin giữa các cuộc họp
- Bot ghi âm xuất hiện dưới dạng một người tham gia được hiển thị
Giá dịch vụ Fireflies.ai
- Miễn phí
- Pro: 18 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 29 USD/người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: 39 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét về Fireflies.ai
- G2: 4,7/5 (hơn 700 đánh giá)
- Capterra: 4,9/5 (hơn 500 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Fireflies.ai?
Một người dùng G2 chia sẻ:
Tôi có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc hội thoại trong cuộc họp vì biết rằng Fireflies sẽ lo phần ghi chú cho tôi, đồng thời chức năng AI của ứng dụng này rất hữu ích để nhanh chóng nắm bắt những điểm chính trong cuộc họp, và đối với các email tóm tắt, ứng dụng này tích hợp dễ dàng vào môi trường làm việc của nhóm tôi. Quá trình triển khai diễn ra vô cùng suôn sẻ, tôi chưa bao giờ phải liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng, nhưng nếu sản phẩm đã tốt như vậy, tôi chắc chắn rằng dịch vụ hỗ trợ khách hàng cũng sẽ rất xuất sắc. Tôi sử dụng Fireflies hàng ngày.
Tôi có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc hội thoại trong cuộc họp vì biết rằng Fireflies sẽ lo phần ghi chú cho tôi, đồng thời hàm AI của ứng dụng này rất hữu ích để nhanh chóng nắm bắt những điểm chính trong cuộc họp, và đối với các email tóm tắt, ứng dụng này tích hợp dễ dàng vào môi trường làm việc của nhóm tôi. Quá trình triển khai diễn ra vô cùng suôn sẻ, tôi chưa bao giờ phải liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng, nhưng nếu sản phẩm đã tốt như vậy, tôi chắc chắn rằng dịch vụ hỗ trợ khách hàng cũng sẽ rất xuất sắc. Tôi sử dụng Fireflies hàng ngày.
👀 Muốn khám phá thêm các lựa chọn thay thế cho Fireflies? Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn danh sách dành cho bạn 👇.
3. Otter.ai (Tốt nhất cho tính năng phiên âm trực tiếp và tóm tắt cuộc họp)
Nếu bạn cần theo dõi cuộc họp ngay khi nó diễn ra, Otter.ai sẽ hiển thị bản ghi chép trực tiếp trên màn hình của bạn ngay khi mọi người phát biểu. Điều này khiến ứng dụng trở nên vô cùng hữu ích cho các nhóm cần hỗ trợ tiếp cận, có thành viên không phải người bản ngữ hoặc đơn giản là thích đọc theo để duy trì sự tập trung.
Cơ chế cốt lõi của nó là xử lý thời gian thực. Thay vì phải chờ bản ghi âm được xử lý sau khi cuộc gọi kết thúc, Otter tạo ra một tài liệu tương tác ngay trong chính cuộc họp.
Otter cung cấp các trợ lý AI chuyên dụng cho quy trình làm việc trong lĩnh vực bán hàng và tuyển dụng. Các trợ lý này tự động trích xuất thông tin liên quan đến giao dịch và đồng bộ hóa thông tin đó với các công cụ được kết nối của bạn.
Các tính năng nổi bật của Otter.ai
- Chuyển đổi giọng nói thành văn bản theo thời gian thực: Chuyển đổi nội dung cuộc họp thành văn bản ngay lập tức, với văn bản được đồng bộ hóa với bản phát lại âm thanh
- Tự động hóa ghi lại slide: Chèn các slide trình chiếu được chia sẻ vào bản ghi chép tại thời điểm chính xác
- Trợ lý AI chuyên biệt theo vai trò: Tối ưu hóa việc trích xuất dữ liệu cho các hàm công việc cụ thể như bán hàng và giáo dục
- Các tính năng dành cho nhóm: Các cấp độ trong từ vựng của nhóm, gắn thẻ người nói, cùng với tính năng tìm kiếm và xuất dữ liệu nâng cao
Ưu và nhược điểm của Otter.ai
Ưu điểm:
- Chức năng hiển thị trực tiếp giúp các thành viên tham gia luôn đồng bộ mà không làm gián đoạn người nói
- Tính năng chụp ảnh slide bổ sung bối cảnh trực quan mà các công cụ chỉ hỗ trợ âm thanh không thể cung cấp
- Được thị trường công nhận mạnh mẽ với cơ sở người dùng rộng lớn
Nhược điểm:
- Hỗ trợ ngôn ngữ hiện chỉ giới hạn ở tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha
- Kế hoạch miễn phí giới hạn thời lượng ghi âm tối đa 30 phút cho mỗi cuộc họp
- Tiếng ồn xung quanh có thể làm giảm độ chính xác của bản ghi âm
Giá dịch vụ Otter.ai
- Miễn phí
- Pro: 16,99 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 30 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Otter.ai
- G2: 4. 4/5 (hơn 400 đánh giá)
- Capterra: 4,4/5 (100 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Otter.ai?
Một người dùng G2 chia sẻ:
Mỗi khi chúng tôi bắt đầu một cuộc họp, công cụ này sẽ tự động tham gia hoặc ít nhất là gửi yêu cầu tham gia phiên họp. Công cụ này ghi chú lại nội dung cuộc họp và gửi email tóm tắt ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Các bản tóm tắt rất hay và đi thẳng vào vấn đề.
Mỗi khi chúng tôi bắt đầu một cuộc họp, công cụ này sẽ tự động tham gia hoặc ít nhất là gửi yêu cầu tham gia phiên họp. Công cụ này ghi chú lại nội dung cuộc họp và gửi email tóm tắt ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Các bản tóm tắt rất hay và đi thẳng vào vấn đề.
🧠 Thông tin thú vị: Có rất nhiều quy trình họp chính thức được thiết lập bởi vì trước đây các cuộc họp thường diễn ra rất hỗn loạn. Theo lịch sử chính thức của Robert’s Rules, Henry M. Robert đã gặp phải tình trạng mà ông gọi là “sự hỗn loạn thực tế” — mỗi người lại có những quan điểm khác nhau về quy trình — và ông đã xuất bản ấn bản đầu tiên của cuốn Robert’s Rules of Order vào năm 1876 để thiết lập trật tự cho các cuộc họp.
4. Fathom (Tốt nhất cho các bản tóm tắt AI đơn giản và chi tiết)
Nếu bạn là nhà sáng lập độc lập hoặc một nhóm nhỏ hoạt động với ngân sách eo hẹp, Fathom là một lựa chọn tốt.
Dịch vụ này cung cấp tính năng ghi âm, phiên âm và tóm tắt không giới hạn hoàn toàn miễn phí. Đây là lựa chọn tuyệt vời cho những người có nhiều cuộc họp nhưng không thể chi trả thêm cho một gói đăng ký phần mềm hàng tháng.
Cơ chế cốt lõi của nó là tính năng cắt đoạn do người dùng kích hoạt. Thay vì chỉ cung cấp cho bạn một khối văn bản khổng lồ sau khi cuộc gọi kết thúc, nó cho phép bạn đánh dấu những khoảnh khắc quan trọng ngay trong quá trình cuộc họp diễn ra. Điều này giúp phần mềm xác định chính xác những nội dung cần tách ra cho bạn sau này.
Các tính năng nổi bật nhất của Fathom
- Ghi âm không giới hạn: Cung cấp dung lượng lưu trữ cuộc họp không giới hạn
- Trí tuệ nhân tạo hỏi-đáp: Ask Fathom cung cấp cho người dùng giao diện tương tự ChatGPT để truy vấn các cuộc họp để tìm kiếm câu trả lời, thông tin chi tiết và các hành động
- Các tính năng kiểm soát chia sẻ dễ dàng: Tự động chia sẻ bản tóm tắt và bản ghi âm nội bộ, đồng thời có thể hạn chế các liên kết chia sẻ theo tên miền hoặc quyền truy cập cụ thể
- Đồng bộ hóa trực tiếp với CRM: Tự động đẩy các bản tóm tắt cuộc gọi và các mục cần thực hiện trực tiếp vào quy trình bán hàng của bạn
Ưu và nhược điểm của Fathom
Ưu điểm:
- Cung cấp tính năng ghi âm và phiên âm không giới hạn
- Tạo một đoạn video có thể chia sẻ từ bất kỳ phần nào cụ thể
- Được thiết kế chuyên biệt cho quy trình bán hàng nhằm duy trì sự gọn gàng của hệ thống CRM
Nhược điểm:
- Thiếu các tính năng trí tuệ hội thoại nâng cao
- Bot ghi âm là một thành viên hiển thị trong các cuộc gọi
- Trải nghiệm chủ yếu tập trung vào máy tính để bàn và chưa có ứng dụng di động mạnh mẽ
Giá dịch vụ Fathom
- Miễn phí
- Gói Premium (Cá nhân): 19 USD/người dùng/tháng
- Gói Nhóm: 19 USD/người dùng/tháng (từ 2 người dùng trở lên)
- Kinh doanh: 34 USD/người dùng/tháng (từ 2 người dùng trở lên)
Đánh giá và nhận xét về Fathom
- G2: 5. 0/5 (hơn 6.000 đánh giá)
- Capterra: 5.0/5 (hơn 800 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Fathom?
Một người dùng G2 chia sẻ:
Nó rất chính xác và giúp tôi tóm tắt các cuộc họp dài mà không cần phải lo lắng liệu Fathom có bỏ sót điều gì quan trọng hay không. Nó không bỏ sót gì cả. Nó còn đồng bộ với lịch trình của tôi, nên tôi không cần phải thêm thủ công. Tôi rất thích nó! Tôi sử dụng nó trên Mac; có trình tải xuống dễ dàng, nên không có vấn đề gì ở đó. Bộ phận hỗ trợ chủ động liên hệ để xem có điều gì họ có thể giúp bạn không. Tôi sử dụng nó gần như hàng ngày trong tất cả các cuộc họp Google Meet của mình.
Nó rất chính xác và giúp tôi tóm tắt các cuộc họp dài mà không cần phải lo lắng liệu Fathom có bỏ sót điều gì quan trọng hay không. Nó không bỏ sót gì cả. Nó còn đồng bộ với lịch trình của tôi, nên tôi không cần phải thêm thủ công. Tôi rất thích nó! Tôi sử dụng nó trên Mac; có trình tải xuống dễ dàng, nên không có vấn đề gì ở đó. Bộ phận hỗ trợ chủ động liên hệ để xem có điều gì họ có thể giúp bạn không. Tôi sử dụng nó gần như hàng ngày trong tất cả các cuộc họp Google Meet của mình.
🚀 Cách công ty tiếp thị Hit Your Mark tích hợp nhiều công cụ thành một
Hit Your Mark trước đây sử dụng nhiều công cụ khác nhau: Slack để giao tiếp, Loom/Vidyard để lưu trữ video, Miro để lập kế hoạch cộng tác, Toggl để theo dõi thời gian và báo cáo, và Tango để lưu trữ tài liệu. Họ đã quyết định hợp nhất tất cả vào ClickUp.
⚡ Kết quả xuất hiện ngay lập tức:
- Hơn 5 công cụ đã được thay thế trong các lĩnh vực giao tiếp, kế hoạch và báo cáo
- Tiết kiệm 3.000 USD mỗi năm nhờ loại bỏ Slack sau khi chuyển sang ClickUp
- Bảng điều khiển thời gian thực đang theo dõi điểm sprint, khối lượng công việc và hiệu suất
- Thanh toán tiền thưởng nhanh hơn nhờ dữ liệu năng suất rõ ràng và có thể đo lường được
5. tl;dv (Tốt nhất cho các điểm nổi bật của cuộc họp đã ghi lại và thông tin phân tích từ nhiều cuộc họp)
Khi một công ty muốn giảm bớt việc tham dự cuộc họp bắt buộc, tl;dv sẽ hỗ trợ điều này. Ứng dụng này tập trung nhiều hơn vào bản ghi hình video thay vì chỉ bản chép lời văn bản. Đây là giải pháp tuyệt vời cho nhân viên ở các múi giờ khác nhau để theo dõi những nội dung họ đã bỏ lỡ theo lịch trình riêng của mình.
Nền tảng này xử lý bản ghi cuộc họp giống như một video trên YouTube. Nó phân tích nội dung cuộc hội thoại và tự động chia dòng thời gian thành các chương riêng biệt, được gắn nhãn.
Điều này có nghĩa là một thành viên trong nhóm có thể nhấp vào dấu thời gian có tiêu đề “Ngân sách tiếp thị quý 3” và chuyển thẳng đến phần cập nhật cụ thể đó mà không cần phải nghe hết phần còn lại của cuộc họp kéo dài một giờ.
tl;dv các tính năng nổi bật
- Tính năng cắt đoạn nổi bật: Đánh dấu các khoảnh khắc quan trọng để tạo các đoạn video ngắn có thể chia sẻ
- Trí tuệ đa cuộc họp: Phát hiện các mẫu và chủ đề lặp lại trong toàn bộ thư viện cuộc họp của bạn
- Dịch vụ lưu trữ do EU quản lý: Đảm bảo chủ quyền dữ liệu và tuân thủ GDPR cho các nhóm quan tâm đến bảo mật
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Hỗ trợ phiên âm và tóm tắt bằng hơn 30 ngôn ngữ
tl;dv ưu và nhược điểm
Ưu điểm:
- Phân tích xuyên cuộc họp giúp khai thác những thông tin chi tiết mà các công cụ chỉ hỗ trợ một cuộc gọi không thể nắm bắt được
- Độ chính xác cao trong việc phiên âm trên nhiều ngôn ngữ
- Đánh giá ban đầu dễ dàng mà không cần cam kết
Nhược điểm:
- Yêu cầu có bot ghi âm dựa trên đám mây hiển thị rõ ràng
- Không hỗ trợ từ vựng tùy chỉnh cho thuật ngữ chuyên ngành
- Người dùng có giới hạn sử dụng giao diện web trên thiết bị di động
tl;dv giá cả
- Miễn phí
- Ưu điểm: 29,30 USD mỗi người dùng/tháng
- Kinh doanh 37,10 USD mỗi người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét tóm tắt
- G2: 4,7/5 (hơn 400 đánh giá)
- Capterra: Chưa có đủ đánh giá
Người dùng thực tế nói gì về tl;dv?
Một người dùng G2 chia sẻ:
Tôi sử dụng tl;dv để ghi âm và ghi chú trong các cuộc gọi bán hàng, điều này giúp tôi tập trung hơn trong các cuộc trò chuyện này. Tôi thấy nó cực kỳ dễ sử dụng, giống như việc đăng nhập vào bất kỳ phần mềm nào khác. Trí tuệ nhân tạo trong tl;dv cho phép tôi đặt bất kỳ câu hỏi nào mình muốn và cung cấp nhiều gợi ý có sẵn rất hữu ích, như soạn thảo email theo dõi với các bước tiếp theo chi tiết. Nó lưu trữ liên tục tất cả các cuộc họp của tôi, khiến tôi cảm thấy như có một thư ký ghi biên bản giúp mình. Ngoài ra, tính năng tích hợp với hệ thống email và CRM của tôi hoạt động rất tốt.
Tôi sử dụng tl;dv để ghi âm và ghi chú trong các cuộc gọi bán hàng, điều này giúp tôi tập trung hơn trong các cuộc trao đổi này. Tôi thấy nó cực kỳ dễ sử dụng, giống như việc đăng nhập vào bất kỳ phần mềm nào khác. Trí tuệ nhân tạo trong tl;dv cho phép tôi đặt bất kỳ câu hỏi nào mình muốn và cung cấp nhiều gợi ý có sẵn rất hữu ích, như soạn thảo email theo dõi với các bước tiếp theo chi tiết. Nó lưu trữ liên tục tất cả các cuộc họp của tôi, khiến tôi cảm thấy như có một thư ký ghi biên bản giúp mình. Ngoài ra, tính năng tích hợp với hệ thống email và CRM của tôi hoạt động rất tốt.
📚 Đọc thêm: Cách lập biên bản cuộc họp chuyên nghiệp (+Mẫu)
6. Granola (Tốt nhất cho ghi chú cuộc họp không có bot)
Các bot cuộc họp thường kích hoạt những câu hỏi khó xử từ khách hàng và tạo ra rào cản về việc đồng ý. Granola là một ứng dụng máy tính ghi lại âm thanh cuộc họp trực tiếp trên thiết bị của bạn mà không cần đưa một bot hiển thị vào cuộc gọi. Không ai ở đầu dây bên kia biết rằng ứng dụng đang chạy.
Sau cuộc họp, AI sẽ tạo ra các ghi chú có cấu trúc kèm theo các mục cần thực hiện và tóm tắt. Bạn có thể trò chuyện với AI để trích xuất các chi tiết cụ thể hoặc định dạng lại ghi chú cho các đối tượng khác nhau. Điều này dựa trên quan điểm rằng phán đoán của con người vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra các ghi chú chất lượng.
Bạn chỉ cần ghi lại những ghi chú ngắn gọn hoặc suy nghĩ nhanh của mình trong suốt cuộc hội thoại, và phần mềm sẽ sử dụng âm thanh nền để bổ sung những chi tiết cụ thể mà bạn đã bỏ lỡ.
Các tính năng nổi bật nhất của Granola
- Ghi âm miễn phí: Ghi âm trực tiếp từ máy tính để bàn của bạn mà không cần tham gia với tư cách người tham dự
- Giao diện trò chuyện AI: Cho phép bạn đặt các câu hỏi tiếp theo và định dạng lại ghi chú
- Tích hợp sẵn: Kết nối trực tiếp với cơ sở kiến thức và hệ thống CRM để thực hiện các quy trình làm việc cơ bản
- Lời nhắc cuộc gọi đột xuất: Phát hiện các cuộc gọi không theo lịch trình khi micrô của bạn đang được sử dụng và nhắc bạn bắt đầu ghi chú
Ưu và nhược điểm của Granola
Ưu điểm:
- Loại bỏ sự khó chịu của khách hàng bằng cách ẩn bot ghi âm khỏi tầm nhìn
- Phù hợp cho các nhóm nhỏ cần lịch sử cuộc họp không giới hạn
- Các tính năng kiểm soát bảo mật cấp doanh nghiệp cho phép người dùng từ chối tham gia quá trình huấn luyện mô hình
Nhược điểm:
- Giới hạn số lượng đánh giá từ bên thứ ba khiến việc đánh giá độ tin cậy lâu dài trở nên khó khăn hơn
- Ứng dụng di động trên Android hiện chưa có sẵn
- Yêu cầu các công cụ tự động hóa của bên thứ ba để chuyển kết quả vào các không gian làm việc toàn diện
Chính sách giá của Granola
- Cơ bản: Miễn phí
- Kinh doanh: 14 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: 35 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét về Granola
- G2: 4,8/5 (hơn 20 đánh giá)
- Capterra: Chưa có đủ đánh giá
Người dùng thực tế nói gì về Granola?
Một người dùng G2 chia sẻ:
Đây là một trong những công cụ tốt nhất mà tôi có và đang sử dụng. Tôi dùng nó hàng ngày cho tất cả các cuộc gọi của mình. Nó giúp tôi hiểu rõ những người nói giọng khó nghe và thực hiện các cuộc phỏng vấn rõ ràng, trung thực. Tôi cũng đã thiết lập một lệnh AI để sàng lọc khách hàng tiềm năng, điều này giúp tôi rất nhiều và tiết kiệm được rất nhiều thời gian!
Đây là một trong những công cụ tốt nhất mà tôi có và đang sử dụng. Tôi dùng nó hàng ngày cho tất cả các cuộc gọi của mình. Nó giúp tôi hiểu rõ những người nói giọng khó nghe và thực hiện các cuộc phỏng vấn rõ ràng, trung thực. Tôi cũng đã thiết lập một lệnh AI để sàng lọc khách hàng tiềm năng, điều này giúp tôi rất nhiều và tiết kiệm được rất nhiều thời gian!
7. Krisp (Tốt nhất về tính năng khử tiếng ồn và ghi chú cuộc họp bằng AI)
Không phải mọi cuộc hội thoại kinh doanh đều diễn ra qua liên kết Zoom đã lên lịch sẵn. Krisp hoạt động theo cách khác bằng cách kết nối trực tiếp với hệ thống âm thanh của máy tính thay vì tích hợp với một phần mềm lịch hoặc phần mềm cuộc họp cụ thể nào đó. Điều này có nghĩa là nó hoạt động với bất kỳ ứng dụng thoại nào, từ một cuộc họp nhóm ngẫu hứng trên Slack cho đến một hệ thống điện thoại VoIP chuyên dụng chạy trên máy tính để bàn của bạn.
Nền tảng của phần mềm này được xây dựng dựa trên độ rõ ràng của âm thanh chứ không chỉ đơn thuần là tính năng ghi chú bằng AI. Trước khi chuyển đổi bất kỳ từ nào thành văn bản, phần mềm sẽ lọc bỏ tiếng ồn nền từ cả micro của bạn lẫn âm thanh đầu vào từ những người đang nói chuyện với bạn.
Vì nó xử lý mọi thứ ngay tại lớp âm thanh cơ bản này, nên nó có thể tạo ra bản ghi chép và tóm tắt mà không cần phải đưa trợ lý ảo vào phòng cuộc họp.
Các tính năng nổi bật của Krisp
- Chức năng khử tiếng ồn bằng AI: Loại bỏ tiếng ồn nền và tiếng vang khỏi âm thanh đến và đi
- Chuyển đổi giọng nói thành văn bản không phụ thuộc vào nền tảng: Ghi lại âm thanh từ bất kỳ ứng dụng nào trên thiết bị của bạn
- Tóm tắt cuộc họp bằng AI: Tạo ra các ghi chú có cấu trúc, được sắp xếp theo chủ đề và người phát biểu
- Đồng bộ hóa quy trình làm việc: Core tích hợp và hỗ trợ webhook cho các công cụ như Slack, HubSpot, Affinity và Pipedrive
Ưu và nhược điểm của Krisp
Ưu điểm:
- Tích hợp tính năng khử tiếng ồn và ghi chú cuộc họp vào một gói đăng ký duy nhất
- Công việc ổn định trên mọi nền tảng hội nghị trực tuyến hoặc cuộc gọi điện thoại
- Hoạt động êm ái ở chế độ nền mà không tham gia cuộc gọi dưới dạng bot
Nhược điểm:
- Các tính năng ghi chép là tính năng mới hơn và có thể chưa có độ sâu như các ứng dụng ghi chép chuyên dụng
- Ít kết nối tích hợp sẵn với các hệ thống CRM và công cụ quản lý dự án
- Dịch vụ ghi chép có thể cảm thấy giới hạn đối với người dùng có khối lượng lớn
Giá dịch vụ Krisp
- Dùng thử miễn phí
- Core: 16 USD/người dùng/tháng
- Nâng cao: 30 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Krisp
- G2: 4,6/5 (hơn 1.000 đánh giá)
- Capterra: Chưa có đủ đánh giá
Người dùng thực tế nói gì về Krisp?
Một người dùng G2 chia sẻ:
Điểm nổi bật nhất của Krisp chính là cách ứng dụng này xử lý các bản tóm tắt cuộc họp. Tính năng ghi âm tự động thực sự là cứu cánh cho những chuỗi cuộc gọi liên tiếp. Tôi cũng rất ấn tượng với tính linh hoạt của công cụ chuyển đổi giọng nói thành văn bản; nó không chỉ dành cho các cuộc gọi trực tiếp, mà bạn còn có thể tải lên và chuyển đổi bất kỳ tệp âm thanh nào trực tiếp trên nền tảng này.
Điểm nổi bật nhất của Krisp chính là cách ứng dụng này xử lý các bản tóm tắt cuộc họp. Tính năng ghi âm tự động thực sự là cứu cánh cho những chuỗi cuộc gọi liên tiếp. Tôi cũng rất ấn tượng với tính linh hoạt của công cụ chuyển đổi giọng nói thành văn bản; nó không chỉ dành cho các cuộc gọi trực tiếp, mà bạn còn có thể tải lên và chuyển đổi bất kỳ tệp âm thanh nào trực tiếp trên nền tảng này.
📮ClickUp Insight: Kết quả từ cuộc khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy 42% các nhóm sử dụng các đoạn video ghi lại (21%) hoặc các công cụ quản lý dự án (21%) cho công việc không đồng bộ. Tuy nhiên, những công cụ này thường đòi hỏi phải sử dụng thêm các công cụ khác, đăng ký riêng biệt, đăng nhập nhiều lần và mất thời gian làm quen.
Với tư cách là ứng dụng "tất cả trong một" dành cho công việc, ClickUp giúp việc giao tiếp không đồng bộ trở nên dễ dàng hơn. Truy cập các đoạn video, tin nhắn thoại, quy trình làm việc của dự án, tài liệu cộng tác và công cụ ghi chú AI tích hợp — tất cả đều nằm trong một không gian làm việc duy nhất. Tại sao phải quản lý nhiều gói đăng ký và thông tin phân tán khi chỉ cần một giải pháp duy nhất có thể tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc của bạn?
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm sử dụng tính năng quản lý cuộc họp của ClickUp cho biết đã giảm tới 50% các cuộc hội thoại và cuộc họp không cần thiết!
8. Avoma (Phù hợp nhất cho các nhóm doanh thu cần phân tích thông tin từ cuộc hội thoại)
Trong khi nhiều công cụ chỉ ghi lại những gì đã được nói, Avoma đánh giá cách nó được nói ra. Avoma hoạt động như một nền tảng trí tuệ cuộc hội thoại được thiết kế chuyên biệt để đo lường chất lượng cuộc gọi. Điều này khiến Avoma trở nên vô cùng hữu ích cho các nhà quản lý muốn đánh giá xem nhân viên bán hàng có đang nói quá nhiều hay thực sự lắng nghe nhu cầu của khách hàng hay không.
Phần mềm này đang theo dõi các chỉ số cuộc hội thoại trong suốt cuộc họp, bao gồm tỷ lệ nói/nghe, việc sử dụng các từ đệm và cảm xúc chung của người nói. Việc phân tích các dữ liệu cụ thể này cung cấp tài liệu huấn luyện cụ thể thay vì chỉ là bản ghi chép cơ bản.
Các tính năng nổi bật của Avoma
- Phát hiện chủ đề: Phân chia cuộc hội thoại thành các chủ đề như giá cả và phản đối
- Tự động đồng bộ hóa CRM: Tự động đẩy các bản tóm tắt cuộc gọi có cấu trúc và các khoảnh khắc quan trọng vào quy trình bán hàng
- Bảng điểm huấn luyện: Cho phép các nhà quản lý chấm điểm các cuộc gọi dựa trên các tiêu chí tùy chỉnh và đang theo dõi hiệu suất
- Các khoảnh khắc cuộc gọi có thể chia sẻ: Tạo các đoạn trích từ bản ghi âm hoặc bản ghi chép, tự động tạo các đoạn trích, và chia sẻ toàn bộ cuộc họp, ghi chú hoặc các đoạn clip trong nội bộ hoặc bên ngoài
Ưu và nhược điểm của Avoma
Ưu điểm:
- Được thiết kế chuyên biệt cho chu trình bán hàng và thành công của khách hàng tùy chỉnh
- Dữ liệu CRM được cấu trúc giúp nâng cao độ chính xác của báo cáo về quy trình bán hàng
- Các công cụ huấn luyện cung cấp một khung làm việc để đào tạo nhân viên mới
Nhược điểm:
- Đối với các nhóm chỉ cần các bản tóm tắt cơ bản, quá trình làm quen có thể khá khó khăn
- Giao diện người dùng có vẻ lỗi thời so với các đối thủ cạnh tranh mới hơn
- Các nhóm quy mô nhỏ có thể không sử dụng đủ các tính năng để xứng đáng với khoản đầu tư này
Giá dịch vụ Avoma
- Startup: 29 USD/người dùng được cấp phép sử dụng máy ghi âm/tháng
- Tổ chức: 39 USD/người dùng được cấp phép để sử dụng máy ghi âm/tháng
- Doanh nghiệp: 39 USD/người dùng được cấp phép sử dụng máy ghi âm/tháng
- Trí tuệ cuộc hội thoại: 35 USD/người dùng được cấp phép mỗi tháng
Đánh giá và nhận xét về Avoma
- G2: 4,6/5 (hơn 1.000 đánh giá)
- Capterra: Chưa có đủ đánh giá
Người dùng thực tế nói gì về Avoma?
Một người dùng G2 chia sẻ:
Tôi chủ yếu sử dụng nó cho các cuộc gọi demo và cuộc gọi với khách hàng để dễ dàng trích xuất những điểm chính và các vấn đề khó khăn chính của khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Ngoài bản ghi chép, tôi rất thích tính năng theo dõi từ khóa, phân tích mẫu hội thoại, đánh giá chất lượng cuộc gọi và thậm chí cả hỗ trợ trực tiếp từ trợ lý ảo của Avoma.
Tôi chủ yếu sử dụng nó cho các cuộc gọi demo và cuộc gọi với khách hàng để dễ dàng trích xuất những điểm chính và các vấn đề khó khăn chính của khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Ngoài bản ghi chép, tôi rất thích tính năng theo dõi từ khóa, phân tích mẫu hội thoại, chấm điểm cuộc gọi và thậm chí cả tính năng hỗ trợ trực tiếp của Avoma.
9. Fellow (Tốt nhất cho việc lập chương trình cuộc họp hợp tác và theo dõi sau cuộc họp)
Khi người quản lý cần đảm bảo rằng cuộc thảo luận thực sự dẫn đến công việc hoàn thành, Fellow tập trung vào toàn bộ chu trình cuộc họp thay vì chỉ dừng lại ở việc ghi chép. Ứng dụng này được thiết kế để làm rõ chính xác ai chịu trách nhiệm về việc gì bằng cách kết nối trực tiếp chương trình nghị sự ban đầu của cuộc họp với các mục hành động cuối cùng.
Phần mềm này hoạt động như một công cụ quản lý trách nhiệm tập trung. Nó đang theo dõi các cam kết được đưa ra trong cuộc gọi và tự động đồng bộ hóa chúng trực tiếp vào phần mềm quản lý dự án của nhóm bạn. Điều này giúp tránh tình trạng các quyết định bị lãng quên sau khi mọi người kết thúc cuộc gọi.
Các tính năng nổi bật nhất
- Chương trình họp hợp tác: Giúp cuộc họp đi đúng trọng tâm bằng cách phác thảo các chủ đề trước khi cuộc gọi bắt đầu
- Tóm tắt liên kết với chương trình họp: Liên kết các ghi chú và mục cần thực hiện với các chủ đề thảo luận cụ thể
- Theo dõi công việc: Phân công công việc cho các thành viên cụ thể trong nhóm kèm theo ngày đáo hạn và nhắc nhở
- Hỗ trợ cuộc họp từ tệp đã tải lên: Tạo bản tóm tắt từ các tệp âm thanh hoặc video đã tải lên, bao gồm tính năng nhận diện người nói tự động
Ưu và nhược điểm
Ưu điểm:
- Phủ sóng toàn bộ chu trình cuộc họp từ khâu lập kế hoạch đến việc báo cáo kết quả
- Hệ sinh thái tích hợp mạnh mẽ, dễ dàng hòa nhập vào các quy trình làm việc hiện có
- Giao diện gọn gàng giúp các nhóm có thể bắt đầu sử dụng ngay lập tức
Nhược điểm:
- Các tính năng ghi chép có thể không đạt được độ chính xác như của các thiết bị ghi chép chuyên dụng
- Khả năng phân tích cuộc họp có giới hạn so với các công cụ phân tích cuộc hội thoại
- Các nhóm quy mô nhỏ sẽ tận dụng tối đa bộ tính năng cốt lõi mang lại giá trị cao
Giá dịch vụ Fellow
- Miễn phí
- Nhóm: 11 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 23 USD/người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của người dùng
- G2: 4,7/5 (hơn 2.000 đánh giá)
- Capterra: 4,9/5 (hơn 30 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Fellow?
Một người dùng G2 chia sẻ:
Đây là một công cụ tuyệt vời để ghi âm các cuộc họp, và tính năng ghi chú bằng AI cũng thực sự hữu ích. Công cụ này chuyển đổi tất cả các cuộc họp thành văn bản và tạo ghi chú từ đó, giúp bạn có thể tham khảo mà không mất thời gian. Nó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và nỗ lực. Dễ sử dụng và tự động ghi âm tất cả các cuộc họp.
Đây là một công cụ tuyệt vời để ghi âm các cuộc họp, và tính năng ghi chú bằng AI cũng thực sự hữu ích. Công cụ này chuyển đổi tất cả các cuộc họp thành văn bản và tạo ghi chú từ đó, giúp bạn có thể tham khảo mà không mất thời gian. Nó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và nỗ lực. Dễ sử dụng và tự động ghi âm tất cả các cuộc họp.
10. Notion AI (Tốt nhất cho ghi chú cuộc họp trong một cơ sở kiến thức linh hoạt)
Nếu nhóm của bạn đã sử dụng Notion làm không gian làm việc chính để quản lý dự án và tài liệu, tính năng Notion AI Meeting Notes tích hợp sẵn chính là lựa chọn hiệu quả nhất. Tính năng này giúp bạn không cần phải trả phí cho một công cụ phiên âm riêng biệt và tránh được sự phiền phức khi phải liên tục sao chép và dán các bản tóm tắt từ ứng dụng này sang ứng dụng khác.
Cơ chế cốt lõi của công cụ này là tích hợp vào Không gian Làm việc. Bạn chỉ cần nhập một lệnh đơn giản (/meet) trên bất kỳ trang Notion nào, và công cụ sẽ tự động chèn một khối ghi âm trực tiếp vào tài liệu mà bạn đang làm việc.
Ngoài ra, tính năng Tìm kiếm AI cho phép bạn truy vấn đồng thời trên tất cả các ghi chú cuộc họp và nội dung trong không gian làm việc của bạn.
Các tính năng nổi bật nhất của Notion AI
- Ghi chú cuộc họp AI: Tạo các bản tóm tắt có cấu trúc và lưu trực tiếp dưới dạng các trang trong Không gian Làm việc
- Tìm kiếm bằng AI: Trả lời các câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên dựa trên dữ liệu từ toàn bộ cơ sở kiến thức của bạn
- Cơ sở dữ liệu quan hệ: Liên kết ghi chú cuộc họp với các dự án, khách hàng hoặc thành viên nhóm cụ thể
- Ghi chú liên kết với lịch: AI Meeting Notes có thể kết nối với Notion Calendar
Ưu và nhược điểm của Notion AI
Ưu điểm:
- Giúp bạn không cần phải sử dụng ứng dụng ghi chép riêng biệt nếu bạn đã sử dụng nền tảng này
- Trình chỉnh sửa dựa trên khối cho phép tùy chỉnh cực kỳ linh hoạt cho các mẫu ghi chú
- Cộng đồng lớn là nhà cung cấp hàng nghìn mẫu có sẵn
Nhược điểm:
- Các tính năng AI có sẵn dưới dạng tiện ích bổ sung tùy chọn
- Khả năng phiên âm của các công cụ này chưa hoàn thiện bằng các công cụ chuyên dụng dành cho âm thanh
- Hiệu suất cơ sở dữ liệu có thể bị chậm lại khi phải xử lý khối lượng lớn các bản ghi cuộc họp
Giá dịch vụ Notion AI
- Miễn phí
- Ngoài ra: 12 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 24 USD/người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Notion AI
- G2: 4,6/5 (hơn 10.000 đánh giá)
- Capterra: 4,7/5 (hơn 2.000 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Notion AI?
Một người dùng G2 chia sẻ:
Tôi thực sự thích giao diện của Notion, rất dễ hiểu. AI của Notion khá gợi ý và chỉ cho tôi biết nên nhấp vào đâu, giúp việc phân tích hoặc tạo tài liệu mới trở nên dễ dàng hơn. Sự dễ sử dụng của công cụ này giúp ích rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày. AI của Notion giúp tôi tối ưu hóa thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả hơn. Ví dụ như trong các cuộc họp, tôi có thể ghi âm và sau đó nhận được bản tóm tắt với các chủ đề chính. Giao diện này giúp cuộc sống hàng ngày của tôi trở nên dễ dàng hơn, tối ưu hóa thời gian, tự động điền các trường thông tin và mang lại những ý tưởng mới cùng với quá trình tạo/lập tài liệu.
Tôi thực sự thích giao diện của Notion, rất dễ hiểu. AI của Notion khá gợi ý và chỉ cho tôi biết nên nhấp vào đâu, giúp việc phân tích hoặc tạo tài liệu mới trở nên dễ dàng hơn. Sự dễ sử dụng của công cụ này giúp ích rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày. AI của Notion tối ưu hóa thời gian của tôi và giúp tôi tổ chức công việc tốt hơn. Một ví dụ là trong các cuộc họp, tôi có thể ghi âm và sau đó nhận được bản tóm tắt với các chủ đề chính. Giao diện này giúp cuộc sống hàng ngày của tôi dễ dàng hơn, tối ưu hóa thời gian, điền thông tin vào các trường và mang lại những ý tưởng mới cùng với quá trình tạo/lập tài liệu.
📚 Xem thêm: ClickUp vs. Notion: Công cụ nào tốt hơn?
Biến các cuộc họp thành động lực với ClickUp
Các trợ lý cuộc họp AI chỉ thực sự hữu ích khi kết quả đầu ra được chuyển hóa thành hành động cụ thể. Ghi chú không nên nằm trong một ứng dụng riêng biệt mà không ai kiểm tra. Các mục cần thực hiện không nên bị lạc trong cuộc trò chuyện. Các quyết định không nên biến mất sau cuộc gọi.
ClickUp giúp các doanh nghiệp nhỏ như của bạn duy trì sự kết nối xuyên suốt. Với AI Notetaker, các bản tóm tắt cuộc họp, quyết định và nhiệm vụ cần thực hiện của bạn sẽ được đưa trực tiếp vào nơi công việc diễn ra. Thêm AI Agents để đảm bảo các công việc theo dõi được thực hiện kịp thời, và liên kết mọi thứ với các công việc, tài liệu và dự án mà nhóm của bạn đang quản lý.
Nếu bạn muốn các cuộc họp mang lại tiến độ thay vì thêm công việc dọn dẹp, hãy tổ chức chúng trên ClickUp.
Câu hỏi thường gặp
Trợ lý AI cho cuộc họp là gì?
Trợ lý AI cho cuộc họp là phần mềm tự động ghi lại, chuyển đổi thành văn bản và tóm tắt các cuộc gọi video hoặc âm thanh của bạn. Phần mềm này trích xuất các mục cần thực hiện và những khoảnh khắc quan trọng để bạn không cần phải ghi chú thủ công. Hầu hết các công cụ này sẽ tham gia cuộc gọi của bạn với tư cách là người tham gia hoặc chạy ẩn trên máy tính để bàn của bạn, từ đó cung cấp bản tóm tắt có cấu trúc chỉ trong vài phút.
Ứng dụng ghi chú AI nào là tốt nhất cho các nhóm kinh doanh nhỏ?
Công cụ ghi chú AI tốt nhất phụ thuộc vào việc bạn cần ghi chú được đồng bộ hóa vào hệ thống CRM, chuyển thành công việc trong công cụ quản lý dự án hay được sắp xếp gọn gàng trong cơ sở kiến thức. Các công cụ như ClickUp nổi bật vì kết quả cuộc họp được kết nối trực tiếp với các công việc và quy trình làm việc.