Giờ đây, bạn có thể quản lý dự án, soạn thảo tài liệu, tìm kiếm kiến thức nội bộ của công ty, tự động hóa quy trình làm việc và sử dụng AI trên cả ClickUp lẫn Notion. Điều này khiến cách phân loại cũ “công cụ quản lý dự án so với ứng dụng tài liệu” trở nên lỗi thời.
Nhìn từ xa, hai nền tảng này có nhiều điểm trùng lặp. Sự khác biệt nằm ở trọng tâm mà mỗi nền tảng tập trung vào.
ClickUp bắt đầu từ việc thực thi công việc. Nhiệm vụ, người phụ trách, mối quan hệ phụ thuộc, dòng thời gian, khối lượng công việc, báo cáo, giao tiếp, AI, tự động hóa và tài liệu đều kết nối quanh công việc đang được thực hiện. Notion bắt đầu từ các trang và cơ sở dữ liệu. Các nhóm có thể biến những khối xây dựng này thành wiki, công cụ theo dõi dự án, quy trình làm việc, bảng điều khiển và các hệ thống được hỗ trợ bởi AI.
Không có phương pháp nào tự động khiến một công cụ trở nên tốt hơn. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào mức độ cấu trúc sẵn có mà bạn mong muốn, mức độ bạn muốn tự xây dựng và điểm khởi đầu công việc của bạn thường là gì.
TL;DR
Sử dụng cả hai: Bạn không cần phải chọn một trong hai. Bạn có thể quản lý quá trình triển khai trong ClickUp và duy trì kết nối với wiki Notion thông qua tính năng tích hợp.
ClickUp phù hợp hơn với các nhóm thực hiện các dự án có người phụ trách, thời hạn, sức chứa và báo cáo. Công cụ này được tích hợp sẵn biểu đồ Gantt, các đợt sprint, tính năng theo dõi thời gian và chế độ xem Khối lượng công việc.
Notion phù hợp hơn với các nhóm thực hiện công việc bắt đầu từ tài liệu, wiki và cơ sở dữ liệu tùy chỉnh mà họ muốn tự thiết kế.
So sánh trực tiếp: ClickUp vượt trội hơn về quản lý công việc, cộng tác và AI (với khoảng cách rất nhỏ). Notion vượt trội hơn về tài liệu và tốc độ triển khai của nhóm.
Trí tuệ nhân tạo (AI): Cả hai hiện đều cung cấp tính năng tìm kiếm theo ngữ cảnh, các Skills có thể tái sử dụng và các trợ lý ảo. Brain² và Super Agents của ClickUp hoạt động dựa trên dữ liệu công việc và dự án. Notion AI hoạt động hiệu quả nhất trong các trang và cơ sở dữ liệu, và phiên bản đầy đủ của Notion AI bắt đầu từ Gói Doanh nghiệp với giá 24 USD/tháng.
❗️Hãy quên đi các tính năng. Bạn thực sự sẽ tiết kiệm được gì?
Một nền tảng duy nhất so với Notion + công cụ quản lý dự án + theo dõi thời gian + Bảng trắng + trò chuyện. Câu trả lời đã rõ ràng. 👇🏼
ClickUp so với Notion: Tổng quan
| Thể loại | ClickUp | Notion |
|---|---|---|
| Phù hợp nhất với | Các nhóm thực hiện các dự án có cấu trúc rõ ràng với người chịu trách nhiệm, thời hạn, sức chứa và báo cáo cụ thể | Các nhóm đang xây dựng tài liệu linh hoạt, cơ sở kiến thức, cơ sở dữ liệu và các hệ thống nội bộ tùy chỉnh |
| Phương pháp tiếp cận cốt lõi | Quản lý công việc lấy công việc làm trọng tâm với các tính năng kiểm soát dự án được tích hợp sẵn | Không gian làm việc ưu tiên trang và cơ sở dữ liệu, cho phép các nhóm tùy chỉnh theo quy trình riêng của mình |
| Quản lý công việc | Các tính năng điều khiển tích hợp sâu hơn cho các phụ thuộc, theo dõi thời gian, các đợt sprint, khối lượng công việc và quy trình làm việc tùy chỉnh | Các công việc linh hoạt dựa trên cơ sở dữ liệu với các công việc con, mối quan hệ phụ thuộc, thuộc tính và nhiều chế độ xem |
| Chế độ xem và báo cáo | Bộ sưu tập đa dạng các chế độ xem dự án cùng với các bảng điều khiển theo dõi khối lượng công việc, thời gian, các đợt sprint và tình trạng dự án | Các chế độ xem cơ sở dữ liệu, biểu đồ, dòng thời gian và bảng điều khiển được xây dựng dựa trên dữ liệu cơ sở dữ liệu có cấu trúc |
| Tài liệu và kiến thức | Tài liệu luôn được kết nối chặt chẽ với các công việc và quá trình thực hiện dự án | Phù hợp hơn với các tài liệu, wiki và hệ thống kiến thức liên kết với nhau |
| Trí tuệ nhân tạo (AI) và các trợ lý ảo | Brain², Tìm kiếm Enterprise, Kỹ năng AI, Artifacts và Super Agents tập trung mạnh vào việc thực thi công việc | Notion Agent, Enterprise Search, AI Skills và Custom Agents tập trung vào các trang, cơ sở dữ liệu và quy trình làm việc kiến thức |
| Hợp tác | Tài liệu, bình luận, Trò chuyện liên tục, SyncUps, Clips và Bảng trắng trong cùng một không gian làm việc | Khả năng cộng tác mạnh mẽ theo thời gian thực và không đồng bộ thông qua các trang, bình luận, đề cập, Teamspaces và quyền truy cập |
| Tính linh hoạt trong quy trình làm việc | Cung cấp cấu trúc sẵn có ngay từ đầu, với các tính năng như Trường Tùy chỉnh, trạng thái, chế độ xem và tự động hóa được tích hợp thêm | Tự do hơn trong việc tự xây dựng hệ thống nền tảng với cơ sở dữ liệu, mối quan hệ, biểu mẫu và tự động hóa |
| Độ dễ sử dụng | Cần nhiều bước thiết lập ban đầu hơn, nhưng có thể rút gọn nhờ ClickApps và các mẫu sẵn có; càng về sau, khi công việc trở nên phức tạp, bạn càng ít phải tự xây dựng hơn | Dễ dàng bắt đầu với các trang và mẫu; các công cụ theo dõi phức tạp đòi hỏi công việc thiết kế và người chịu trách nhiệm rõ ràng |
| Giá cả* | Miễn phí vĩnh viễn; có gói giá dành cho Enterprise | Miễn phí; Gói Plus có giá từ 12 USD/người dùng/tháng |
| Đánh giá | G2: 4,6/5; Capterra: 4,6/5 | G2: 4,6/5; Capterra: 4,7/5 |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
ClickUp là gì?
ClickUp là một nền tảng quản lý công việc giúp giảm thiểu sự phân tán công việc bằng cách tập trung các công việc, tài liệu và giao tiếp trong nhóm vào một nơi duy nhất. Ngoài ra, AI còn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, hiển thị thông tin liên quan và duy trì tiến độ dự án mà không cần sự điều phối thủ công liên tục.
Về bản chất, ClickUp được thiết kế để thực thi dự án. Các tính năng như biểu đồ Gantt, lập kế hoạch sprint, theo dõi thời gian và chế độ xem Khối lượng công việc đều sẵn sàng để sử dụng, giúp các nhóm không phải xây dựng hệ thống quản lý dự án từ đầu.
Các tính năng của ClickUp
Chúng tôi sẽ tập trung vào ba lĩnh vực chính: quản lý dự án, AI tích hợp sẵn và các trợ lý ảo, cùng các công cụ hợp tác.
Tính năng #1: Quản lý dự án
Mọi công việc trong ClickUp đều bắt đầu từ một Nhiệm vụ ClickUp. Một nhiệm vụ có thể chứa bản tóm tắt, người được giao nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, các công việc con, bình luận, tệp tin, ước lượng thời gian và thời gian theo dõi. Các mối phụ thuộc cho thấy công việc nào đang chờ công việc khác, trong khi các mối quan hệ kết nối các công việc có liên quan với nhau, chẳng hạn như một bài đăng trên blog và yêu cầu thiết kế của nó, ngay cả khi chúng nằm trong các Danh sách công việc khác nhau. Sử dụng Trường Tùy chỉnh để thêm các chi tiết cần thiết để quy trình làm việc của bạn phụ thuộc vào chúng, từ loại chiến dịch và ngân sách đến cấp độ khách hàng hoặc điểm sprint.
Các chế độ xem (Views) của ClickUp cho phép mỗi nhóm xem công việc theo cách họ cần. Chế độ xem Xem dạng danh sách (List View) được thiết kế để quản lý công việc chi tiết, Chế độ xem Bảng (Board View) biến các trạng thái thành quy trình làm việc kéo và thả, còn Chế độ xem Lịch (Calendar View) hiển thị các hạn chót trên lịch trình. Đối với các dự án lớn hơn, Chế độ xem Biểu đồ Gantt (Gantt Chart View) hiển thị các mốc thời gian và mối quan hệ phụ thuộc, trong khi Chế độ xem Đội (Team View) và Chế độ xem Khối lượng công việc (Workload View) giúp người quản lý nắm bắt cách công việc được phân bổ cho các thành viên. Bạn có thể lọc, nhóm, sắp xếp và lưu bất kỳ chế độ xem nào để sử dụng sau này.
Bảng điều khiển ClickUp tích hợp báo cáo ngay trong cùng một không gian làm việc. Các nhóm có thể tạo bảng điều khiển từ các thẻ để theo dõi trạng thái dự án, tiến độ công việc, theo dõi thời gian, các đợt sprint và khối lượng công việc. Khi một số có vẻ bất thường, bạn có thể xem chi tiết các công việc liên quan. Một bảng điều khiển cũng có thể được đặt ngay bên trong Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc mà nó báo cáo, giúp các số liệu luôn hiển thị ngay bên cạnh công việc mà chúng mô tả.
Tính năng #2: Trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp sẵn, dựa trên ngữ cảnh và các trợ lý ảo
Brain² hoạt động dựa trên bối cảnh đã có sẵn trong Không gian Làm việc của bạn. Công cụ này có thể trả lời các câu hỏi liên quan đến công việc, tóm tắt dự án, nghiên cứu chủ đề, phân tích dữ liệu, soạn thảo nội dung và tạo Nhiệm vụ hoặc Tài liệu. Nó dựa trên các dự án, cuộc hội thoại và tài liệu mà bạn đã lưu trữ trong ClickUp.
Các Artifact biến bối cảnh đó thành sản phẩm hoàn chỉnh. Brain² có thể tạo các bản trình chiếu, bảng điều khiển tương tác, báo cáo, trang đích, nguyên mẫu, công cụ tính toán và các ứng dụng nhỏ từ một lời nhắc, tệp đã tải lên hoặc dữ liệu Không gian Làm việc trực tiếp. Mỗi Artifact đều được lưu lại, nên bạn có thể quay lại và tinh chỉnh nó sau này.
ClickUp Enterprise Search mở rộng bối cảnh đó sang các công cụ được kết nối như Google Drive, Slack, GitHub, Jira, Gmail, SharePoint và nhiều công cụ khác. Brain² cũng cho phép bạn chuyển đổi giữa các mô hình như ChatGPT, Claude và Gemini, đồng thời bối cảnh ClickUp của bạn vẫn được duy trì.
Các Kỹ năng AI của ClickUp hoạt động như những hướng dẫn có thể tái sử dụng cho các công việc lặp lại. Bạn chỉ cần lưu lại các bước, bối cảnh, giọng điệu và định dạng một lần. Sau đó, Brain² hoặc Super Agent có thể tái sử dụng chúng. Các Super Agent của ClickUp sau đó có thể thực hiện công việc đó. Bạn cung cấp cho Agent các hướng dẫn, công cụ, kiến thức, bộ nhớ và các yếu tố kích hoạt. Sau đó, bạn có thể giao việc cho nó, đề cập đến nó, gửi tin nhắn trực tiếp (DM) cho nó hoặc chạy nó theo lịch trình.
Xem các Siêu đại lý ClickUp hoạt động như thế nào:
Tính năng #3: Công cụ cộng tác
ClickUp Docs cung cấp cho các nhóm một không gian chung để lưu trữ các bản tóm tắt, kế hoạch, quy trình tiêu chuẩn (SOP) và wiki. Mọi người có thể cùng nhau chỉnh sửa, bình luận, đề cập đến đồng nghiệp và liên kết tài liệu với các công việc. Điều này giúp đảm bảo các quyết định và yêu cầu luôn gắn liền với dự án mà chúng ảnh hưởng đến.
Đối với các cuộc hội thoại hàng ngày, ClickUp Chat tích hợp các Kênh và tin nhắn trực tiếp vào cùng một không gian làm việc. Các nhóm có thể gắn liên kết công việc vào cuộc hội thoại, yêu cầu Brain² tóm tắt một chủ đề dài và chuyển một tin nhắn thành công việc. ClickUp SyncUps bổ sung tính năng gọi thoại, video và chia sẻ màn hình ngay trong Chat, đồng thời các cuộc gọi được ghi lại sẽ được lưu dưới dạng Clips.
ClickUp Clips hỗ trợ cập nhật không đồng bộ. Ghi lại màn hình và giọng nói của bạn để giải thích một thiết kế, hướng dẫn khắc phục lỗi hoặc đưa ra phản hồi. Sau đó, tạo tệp đính kèm với bản ghi và chia sẻ nó. Người xem có thể bình luận tại các mốc thời gian cụ thể. ClickUp Bảng trắng cung cấp cho các nhóm một không gian làm việc chung để brainstorming, vẽ sơ đồ và lập kế hoạch. Bạn có thể thêm Nhiệm vụ và Tài liệu vào Bảng và chỉnh sửa chúng ngay tại đó. Khi một ý tưởng đã sẵn sàng, hãy chuyển một ghi chú dán, hình dạng hoặc khối văn bản thành một công việc.
Giá của ClickUp
Đánh giá về ClickUp
- G2: 4,6/5 (hơn 14.800 đánh giá)
- Capterra: 4,6/5 (hơn 4.600 đánh giá)
Nhận xét từ một người đánh giá trên G2:
ClickUp giúp tối ưu hóa việc quản lý dự án hàng ngày của tôi bằng cách tập trung các công việc, tài liệu, giao tiếp và quy trình làm việc vào một nơi duy nhất. Tôi thường xuyên sử dụng các chế độ xem nhiệm vụ, trạng thái, tự động hóa, tích hợp và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh của ClickUp để tổ chức công việc và theo dõi tiến độ. Các tính năng tích hợp giúp giảm bớt việc phải chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau, trong khi các tính năng AI của ClickUp rất hữu ích trong việc tóm tắt thông tin, tạo nội dung và đẩy nhanh các nhiệm vụ thường ngày. Nhìn chung, công cụ này giúp quá trình cộng tác trở nên có tổ chức hơn và hiển thị cái nhìn rõ ràng hơn về công việc đang tiến hành.
ClickUp giúp tối ưu hóa việc quản lý dự án hàng ngày của tôi bằng cách tập trung các công việc, tài liệu, giao tiếp và quy trình làm việc vào một nơi duy nhất. Tôi thường xuyên sử dụng các chế độ xem nhiệm vụ, trạng thái, tự động hóa, tích hợp và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh của ClickUp để tổ chức công việc và theo dõi tiến độ. Các tính năng tích hợp giúp giảm bớt việc phải chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau, trong khi các tính năng AI của ClickUp rất hữu ích trong việc tóm tắt thông tin, tạo nội dung và đẩy nhanh các nhiệm vụ thường ngày. Nhìn chung, công cụ này giúp quá trình cộng tác trở nên có hệ thống hơn và hiển thị cái nhìn rõ ràng hơn về công việc đang tiến hành.
Phù hợp nhất với: Các nhóm cần thực hiện dự án có cấu trúc, trong đó các công việc, mối quan hệ phụ thuộc, khối lượng công việc, báo cáo, hợp tác và AI đều được liên kết với cùng một công việc.
Bỏ qua nếu: Bạn chủ yếu cần một không gian linh hoạt để lưu trữ tài liệu, wiki và cơ sở dữ liệu tùy chỉnh, đồng thời không cần các tính năng kiểm soát dự án chuyên sâu, theo dõi thời gian hoặc tính năng giao tiếp nhóm tích hợp sẵn.
Notion là gì?
Notion là một không gian làm việc kết nối được xây dựng dựa trên các trang và cơ sở dữ liệu. Một trang có thể chứa văn bản, bảng, hình ảnh, mã nguồn, nội dung nhúng và các chế độ xem cơ sở dữ liệu trực tiếp; các trang có thể được lồng ghép vào nhau hoặc liên kết với nhau. Các nhóm sử dụng những thành phần này để xây dựng wiki, công cụ theo dõi dự án, hệ thống CRM và hệ thống xử lý yêu cầu với các quy trình tự động hóa riêng.
Điểm hấp dẫn nằm ở khả năng mở rộng của một trang. Một nhóm có thể bắt đầu với một trang ghi chú cuộc họp duy nhất và biến nó thành một hệ thống nội bộ hoàn chỉnh chỉ trong vài tháng. Đổi lại, vấn đề nằm ở quyền sở hữu: ai đó phải thiết kế cơ sở dữ liệu, các mối quan hệ và các chế độ xem, sau đó duy trì sự gọn gàng khi nhóm mở rộng quy mô.
Các tính năng của Notion
Chúng tôi sẽ tập trung vào ba lĩnh vực chính: tài liệu và quản lý dự án, cơ sở dữ liệu và tự động hóa quy trình làm việc, cùng với AI tích hợp sẵn và các trợ lý ảo.
Tính năng #1: Tài liệu, wiki và quản lý dự án
Tài liệu là một trong những điểm mạnh nhất của Notion. Các trang sử dụng trình chỉnh sửa dựa trên khối, do đó văn bản, bảng, hình ảnh, mã, chú thích và các chế độ xem cơ sở dữ liệu có thể được chứa trong cùng một tài liệu. Các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau chỉnh sửa, để lại bình luận trực tiếp, đề cập đến đồng nghiệp và tổ chức các trang thành các wiki chia sẻ và Teamspaces.
Notion Projects sử dụng cùng hệ thống dựa trên trang. Mỗi dự án hoặc công việc là một mục nhập trong cơ sở dữ liệu với người được giao, trạng thái, ngày tháng, các mục con và các mối phụ thuộc riêng. Vì mỗi mục nhập cũng là một trang, nên nó có thể chứa bản tóm tắt công việc, ghi chú nghiên cứu và các tài liệu liên quan.
Các chế độ xem cơ sở dữ liệu cho phép các nhóm xem công việc dưới dạng bảng, danh sách, bảng thông tin, lịch, dòng thời gian, biểu đồ hoặc bảng điều khiển. Mỗi chế độ xem có thể hiển thị cùng một thông tin cơ bản nhưng với các bộ lọc, cách sắp xếp, nhóm và bố cục riêng.
Đối với các nhóm phát triển phần mềm, Notion còn tích hợp sẵn tính năng Sprints. Sau khi thiết lập dưới dạng cơ sở dữ liệu Nhiệm vụ, các nhóm có thể tạo chu kỳ sprint, lập kế hoạch công việc trong backlog, theo dõi tiến độ sprint và quyết định cách xử lý các công việc chưa hoàn thành khi kết thúc sprint. Cơ sở dữ liệu Sprints đi kèm cũng bao gồm chế độ xem Dòng thời gian để theo dõi tiến độ công việc xuyên suốt các chu kỳ.
Tính năng #2: Cơ sở dữ liệu, biểu mẫu và tự động hóa quy trình làm việc
Cơ sở dữ liệu của Notion biến các trang thành các hệ thống có cấu trúc. Bạn có thể thêm các thuộc tính, kết nối các cơ sở dữ liệu liên quan thông qua các mối quan hệ và tổng hợp, đồng thời tạo các chế độ xem riêng biệt cho các dự án, lịch nội dung, hệ thống CRM hoặc hàng đợi yêu cầu. Một nhà quản lý và một nhân viên thực hiện công việc có thể xem cùng một dữ liệu thông qua các chế độ xem khác nhau.
Notion biểu mẫu gửi các phản hồi trực tiếp vào cơ sở dữ liệu. Các quy trình tự động hóa trong cơ sở dữ liệu sau đó sẽ xử lý các phản hồi này: một mục nhập mới, một thay đổi thuộc tính hoặc một lịch trình định kỳ có thể chỉ định người phụ trách, cập nhật thuộc tính hoặc tạo một trang liên kết.
Tính năng #3: Trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp sẵn và các trợ lý ảo
Notion Agent hoạt động từ không gian làm việc và các ứng dụng được kết nối của bạn để hoàn thành các công việc nhiều bước. Nó có thể tìm kiếm thông tin, tạo và chỉnh sửa trang, cũng như xây dựng hoặc thay đổi cơ sở dữ liệu và chế độ xem. Hãy yêu cầu nó chuyển ghi chú cuộc họp tuần trước thành các mục nhập trong cơ sở dữ liệu Dự án của bạn, và nó có thể tạo các công việc kèm theo người chịu trách nhiệm và ngày hạn.
Các Custom Agent còn tiến xa hơn thế. Chúng hoạt động theo lịch trình hoặc các sự kiện kích hoạt và xử lý các công việc lặp lại trên toàn bộ không gian làm việc và các công cụ được kết nối của bạn. Ví dụ: một Custom Agent có thể kiểm tra cơ sở dữ liệu báo cáo lỗi mỗi sáng, gắn thẻ các báo cáo mới theo lĩnh vực sản phẩm và đăng bản tóm tắt cho nhóm. Các Custom Agent hoạt động bằng tín dụng Notion, một tiện ích bổ sung cho các gói Doanh nghiệp và Enterprise.
Trên các gói Business và Enterprise, tính năng Notion Enterprise Search mở rộng bối cảnh trên toàn bộ không gian làm việc và các công cụ được kết nối như Slack, Google Drive, Jira và Microsoft Teams. Các gói này cũng bao gồm tính năng AI Meeting Notes, giúp ghi chép và tóm tắt các cuộc gọi thành các trang. Notion Skills cho phép các nhóm lưu lại hướng dẫn cho các công việc lặp lại và chia sẻ chúng trên toàn bộ không gian làm việc để nhân viên hỗ trợ sử dụng.
Giá của Notion
- Miễn phí
- Ngoài ra: 12 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 24 USD/người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá về Notion
- G2: 4,6/5 (hơn 13.700 đánh giá)
- Capterra: 4,7/5 (hơn 2.700 đánh giá)
Nhận xét từ một người đánh giá trên G2:
Là một nhà thiết kế UI/UX, Notion là không gian làm việc chính của tôi để lưu trữ tài liệu thiết kế và chiến lược nội dung. Hệ thống dựa trên khối của Notion giúp tôi dễ dàng cấu trúc các thông số kỹ thuật thiết kế, nghiên cứu người dùng và luồng sơ đồ trang web một cách liền mạch và trực quan. Khả năng chuyển đổi giữa bảng Kanban cho các đợt thiết kế nhanh và chế độ xem lịch để lập kế hoạch nội dung giúp tôi sắp xếp mọi thứ một cách có tổ chức. Hệ thống phân cấp trực quan, kết hợp với cơ sở dữ liệu linh hoạt, cũng giúp việc quản lý hệ thống thiết kế, bàn giao cho khách hàng và wiki của nhóm trở nên đơn giản, tất cả đều được thực hiện tại một nơi duy nhất.
Là một nhà thiết kế UI/UX, Notion là không gian làm việc chính của tôi để lập tài liệu thiết kế và chiến lược nội dung. Hệ thống dựa trên khối của nó giúp dễ dàng cấu trúc các thông số kỹ thuật thiết kế, nghiên cứu người dùng và luồng sơ đồ trang web một cách liền mạch và trực quan. Khả năng chuyển đổi giữa các bảng Kanban cho các sprint thiết kế và chế độ xem lịch để lập kế hoạch nội dung giúp tôi sắp xếp mọi thứ một cách có tổ chức. Hệ thống phân cấp trực quan, kết hợp với cơ sở dữ liệu linh hoạt, cũng giúp việc quản lý hệ thống thiết kế, bàn giao cho khách hàng và wiki của nhóm trở nên đơn giản, tất cả đều được thực hiện tại một nơi duy nhất.
Phù hợp nhất với: Các nhóm mong muốn có tài liệu, wiki, cơ sở dữ liệu và hệ thống nội bộ linh hoạt, có thể tùy chỉnh theo quy trình làm việc riêng của họ.
Bỏ qua nếu: Bạn cần một cấu trúc dự án sẵn có đầy đủ hơn, bao gồm quản lý khối lượng công việc chi tiết hơn, giao tiếp thời gian thực trong nhóm và báo cáo tập trung vào việc thực thi.
ClickUp so với Notion: So sánh các tính năng
Sau khi đã tìm hiểu cách hoạt động riêng biệt của từng công cụ, giờ hãy cùng so sánh các tính năng của chúng song song với nhau.
Notion và ClickUp thường được xếp chung với nhau vì cả hai đều giải quyết nhiều vấn đề tương tự. Sự khác biệt giữa hai công cụ này sẽ trở nên rõ ràng hơn khi bạn xem xét cách mỗi công cụ xử lý công việc cụ thể.
Tính năng #1: Quản lý công việc
ClickUp vượt trội hơn trong quản lý tác vụ nhờ tích hợp tính năng theo dõi thời gian, chế độ xem Khối lượng công việc, các đợt sprint và biểu đồ Gantt. Notion hỗ trợ các mối quan hệ phụ thuộc, các đợt sprint và dòng thời gian thông qua cơ sở dữ liệu, còn phần còn lại do nhóm của bạn tự xây dựng và duy trì.
ClickUp
ClickUp cung cấp biểu đồ Gantt, các đợt sprint, trạng thái tùy chỉnh, mối quan hệ phụ thuộc và tính năng theo dõi thời gian tích hợp ngay từ ngày đầu tiên. Chế độ xem Khối lượng công việc và Nhóm hiển thị ai còn sức chứa, và hơn 15 chế độ xem cho phép mỗi nhóm xem cùng một công việc theo cách riêng của mình. Đối với các công ty đại lý và đội ngũ dịch vụ, thời gian được theo dõi được hiển thị trực tiếp trên chính công việc, do đó giờ làm việc có thể tính phí và trạng thái dự án được tập trung tại một nơi.
Notion
Notion quản lý công việc thông qua cơ sở dữ liệu, với các mục con, mối quan hệ phụ thuộc có thể tự động điều chỉnh ngày, nhóm trạng thái tùy chỉnh và chế độ xem dòng thời gian để lập kế hoạch theo kiểu Gantt. Công cụ này không tích hợp sẵn tính năng theo dõi thời gian hoặc chế độ xem khối lượng công việc chuyên dụng. Các nhóm theo dõi số giờ làm việc thông qua các tích hợp hoặc công thức và kiểm tra sức chứa thông qua dòng thời gian hoặc bảng được nhóm theo người được giao nhiệm vụ.
Người chiến thắng: ClickUp.
Notion phù hợp với các nhóm thích tự thiết kế hệ thống của riêng mình, trong khi các nhóm đang theo dõi giờ làm việc, sức chứa hoặc thời gian dành cho khách hàng sẽ có sẵn các công cụ này trong ClickUp ngay từ ngày đầu tiên.
Tính năng #2: Tài liệu và ghi chú
Notion vượt trội hơn về mặt tài liệu vì trình chỉnh sửa khối và tính năng liên kết trang của nó giúp việc xây dựng và điều hướng các wiki quy mô lớn trở nên dễ dàng hơn. ClickUp Docs là lựa chọn tốt hơn khi một tài liệu cần được chuyển thành công việc được giao.
ClickUp
ClickUp Docs kết nối trực tiếp với quy trình làm việc của dự án. Bạn có thể tạo tài liệu được định dạng sẵn, chỉnh sửa chung theo thời gian thực và liên kết trực tiếp tài liệu với các công việc và dự án. Khi viết bản tóm tắt dự án, bạn có thể chuyển đổi văn bản đã lựa chọn thành một công việc hoặc một bình luận được giao cho đồng nghiệp mà không cần rời khỏi tài liệu.
Notion
Giao diện trống và khả năng liên kết dễ dàng của Notion giúp ứng dụng này thân thiện hơn với người dùng trong các công việc có nhiều văn bản. Hệ thống dựa trên khối của ứng dụng ghi chú này mang lại sự linh hoạt trong việc tạo ra các cơ sở kiến thức phức tạp, wiki và tài liệu liên kết với nhau.
Người chiến thắng: Notion.
ClickUp có lợi thế khi tài liệu cần được tích hợp trực tiếp vào quá trình thực hiện dự án. Notion mang lại cho các nhóm sự linh hoạt hơn trong việc xây dựng các tài liệu, wiki và cơ sở kiến thức liên kết với nhau.
Tính năng #3: Khả năng AI
ClickUp nhỉnh hơn Notion một chút về AI vì Brain² và Super Agents có thể xử lý các công việc, lịch trình và dữ liệu dự án. Notion AI lại là lựa chọn tốt hơn khi công việc chủ yếu diễn ra trên các trang và cơ sở dữ liệu.
ClickUp
AI của ClickUp vượt trội hơn khi nói đến việc hoàn thành công việc. Brain² có thể phát hiện một công việc bị tắc nghẽn trong một sprint, đề xuất người có thể đảm nhận công việc đó dựa trên tình trạng sẵn sàng của nhóm và phân công lại công việc. Các Super Agent có thể chịu trách nhiệm về các công việc, và tính năng tự động hóa có thể gọi họ khi trạng thái của công việc thay đổi. Mỗi lần chạy đều được ghi lại cùng với yếu tố kích hoạt, trạng thái và các hành động mà Super Agent đã thực hiện. Brain² hoạt động trong giới hạn của kế hoạch của bạn, trong khi mỗi lần chạy của Super Agent sẽ tiêu tốn AI Credits.
Notion
Tính năng AI đầy đủ của Notion bắt đầu từ Gói Doanh nghiệp với giá 24 USD/thành viên/tháng, trong khi các gói Miễn phí và Plus chỉ nhận được số lượng phản hồi AI giới hạn. Các Custom Agents hoạt động bằng tín dụng Notion với giá 10 USD cho 1.000 tín dụng mỗi tháng. Cả hai đều hoạt động hiệu quả nhất trong các trang và cơ sở dữ liệu, nơi chúng soạn thảo tài liệu, tái cấu trúc cơ sở dữ liệu và điền thông tin vào các trường dữ liệu.
Trong phạm vi đó, Notion AI xử lý tốt các công việc hàng ngày, bao gồm hỗ trợ viết lách, tóm tắt và ghi chú cuộc họp. Công cụ này có thể tham chiếu các trang khác trong không gian làm việc của bạn và hỗ trợ dịch thuật. Tuy nhiên, khả năng của nó bị giới hạn khi công việc vượt ra ngoài phạm vi các trang và cơ sở dữ liệu, khiến bạn phải cân nhắc các giải pháp thay thế cho Notion.
Người chiến thắng: ClickUp, với cách biệt rất nhỏ.
Cả hai hiện đều cung cấp tính năng tìm kiếm theo ngữ cảnh, các Skills có thể tái sử dụng và các tác nhân có thể thực hiện các công việc. ClickUp có lợi thế hơn khi AI cần gắn chặt với việc thực hiện dự án trên các khía cạnh như công việc, giao tiếp, báo cáo và các quy trình làm việc liên tục. Notion là lựa chọn phù hợp khi công việc tập trung vào các trang, cơ sở dữ liệu và hệ thống tri thức.
Tính năng #4: Hợp tác
ClickUp vượt trội hơn về mặt cộng tác vì các tính năng Chat, SyncUps, Clips và Bảng trắng đều nằm trong cùng một không gian làm việc với các công việc. Notion lại mạnh hơn trong việc làm việc không đồng bộ, dựa trên trang đối với các tài liệu được chia sẻ.
ClickUp
ClickUp tích hợp tính năng trò chuyện, cuộc gọi và theo dõi vào cùng một nơi với các công việc. Mỗi Space, thư mục hoặc Danh sách công việc đều có thể có Kênh riêng, và tính năng SyncUp được khởi chạy trực tiếp từ chế độ xem của dự án. Tất cả các cuộc hội thoại đều nằm ngay bên cạnh công việc liên quan. Các bình luận được gán sẽ xuất hiện trong Thanh bên Trang chủ cùng với phần còn lại của công việc của bạn. Điểm hạn chế là mức độ chấp nhận: hiệu quả phụ thuộc vào việc toàn bộ nhóm chuyển các cuộc hội thoại của họ sang ClickUp.
Notion
Notion tập trung nhiều hơn vào hình thức cộng tác dựa trên trang và không đồng bộ. Các nhóm có thể cùng nhau chỉnh sửa cùng một trang theo thời gian thực, để lại bình luận trực tiếp trên nội dung hoặc ở cấp độ trang, @đề cập đến đồng nghiệp và đang theo dõi các thay đổi ngay khi chúng xảy ra. Teamspaces và quyền truy cập chi tiết cho từng trang giúp tổ chức kiến thức chia sẻ giữa các nhóm.
Người chiến thắng: ClickUp.
Notion mạnh về tài liệu cộng tác và chia sẻ kiến thức không đồng bộ. ClickUp bao quát phạm vi cộng tác rộng hơn trong một không gian làm việc, từ Tài liệu và bình luận đến Trò chuyện liên tục, cuộc gọi trực tiếp, ghi màn hình và brainstorming trực quan.
Tính năng #5: Dễ sử dụng
Notion chiếm ưu thế khi bắt đầu sử dụng vì các trang hoặc mẫu có thể sử dụng ngay lập tức. ClickUp đòi hỏi nhiều công đoạn thiết lập ban đầu hơn nhưng lại ít phải tùy chỉnh hơn về sau.
ClickUp
ClickUp cung cấp cho bạn một thiết lập dự án hoàn chỉnh ngay từ ngày đầu tiên: hệ thống phân cấp Spaces, thư mục và Danh sách công việc, hơn 15 chế độ xem, Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa. Đó là rất nhiều thứ cần học trong vài tuần đầu tiên, đặc biệt là đối với các thành viên trong nhóm chỉ cần cập nhật các công việc của riêng họ. ClickUp cho phép quản trị viên vô hiệu hóa các tính năng mà nhóm không sử dụng, và các mẫu cung cấp cho Spaces mới một cấu trúc sẵn có. Nỗ lực thiết lập diễn ra sớm và sẽ giảm dần khi nhóm phát triển.
Notion
Notion mang lại cảm giác quen thuộc ngay từ đầu: một trang trống hoạt động giống hệt như một tài liệu, và chỉ cần một cú nhấp chuột là bạn đã có thể tạo ra một công cụ theo dõi dự án từ mẫu có sẵn. Tuy nhiên, những nỗ lực phức tạp hơn sẽ xuất hiện sau đó. Việc tạo ra một công cụ theo dõi dự án vững chắc với các mối quan hệ, tổng hợp và công thức đòi hỏi thiết kế kỹ lưỡng. Và nếu không có Chủ sở hữu Không gian Làm việc rõ ràng, việc định hướng trong hệ thống sẽ trở nên khó khăn hơn khi các trang ngày càng chồng chất.
Công cụ chiến thắng: Notion, dành cho người mới bắt đầu.
Notion dễ làm quen hơn đối với cá nhân và các nhóm có kích thước nhỏ đến trung bình bắt đầu từ việc quản lý tài liệu. ClickUp đòi hỏi nhiều công đoạn thiết lập ban đầu hơn, nhưng giúp các nhóm tiết kiệm thời gian trong việc xây dựng và duy trì hệ thống quản lý dự án khi công việc trở nên phức tạp hơn.
So sánh ClickUp và Notion trên Reddit
Người dùng Reddit đã từng sử dụng cả hai công cụ này mô tả sự khác biệt giữa chúng không phải là cuộc so sánh về tính năng, mà chủ yếu là vấn đề về nơi công việc được thực hiện.
Một người dùng Reddit đang chuyển việc quản lý dự án từ Notion và Obsidian sang ClickUp đã mô tả rõ ràng sự phân chia này. Họ có kế hoạch giữ lại Notion làm cơ sở kiến thức và nơi lưu trữ dài hạn, nhưng muốn sử dụng ClickUp như một hệ thống chuyên dụng cho việc thực thi và quản lý công việc.
Tôi đã bắt đầu chuyển quy trình quản lý dự án của mình sang ClickUp.
Bối cảnh của tôi:
Bối cảnh: Tôi chủ yếu sử dụng Notion và Obsidian làm cơ sở kiến thức và lưu trữ dài hạn. Tôi vẫn giữ chúng cho mục đích đó. Khoảng trống: Tôi cần một công cụ chuyên dụng cho việc thực thi và quản lý công việc. Tại sao chọn ClickUp: Tôi đã thử dùng Asana và Jira, nhưng không thể kiên trì sử dụng chúng. ClickUp là công cụ đầu tiên khiến tôi cảm thấy phù hợp — giao diện người dùng (UI/UX) trực quan, và sự cân bằng giữa cấu trúc và thẩm mỹ thực sự phù hợp với cách suy nghĩ của tôi.
Tôi đã bắt đầu chuyển quy trình quản lý dự án của mình sang ClickUp.
Bối cảnh của tôi:
Bối cảnh: Tôi chủ yếu sử dụng Notion và Obsidian làm cơ sở kiến thức và lưu trữ dài hạn. Tôi vẫn giữ chúng cho mục đích đó. Khoảng trống: Tôi cần một công cụ chuyên dụng cho việc thực thi và quản lý công việc. Tại sao chọn ClickUp: Tôi đã thử dùng Asana và Jira, nhưng không thể kiên trì sử dụng chúng. ClickUp là công cụ đầu tiên khiến tôi cảm thấy phù hợp — giao diện người dùng (UI/UX) trực quan, và sự cân bằng giữa cấu trúc và thẩm mỹ thực sự phù hợp với cách suy nghĩ của tôi.
Một người dùng lâu năm khác của Notion cũng đưa ra nhận định tương tự sau khi chuyển sang ClickUp. Họ ưa thích ClickUp hơn trong việc quản lý công việc nhưng vẫn cảm thấy thiếu tính năng tổ chức tài liệu của Notion.
Tôi đã là người dùng trung thành của Notion trong nhiều năm. Khoảng 2 năm trước, tôi chuyển sang dùng ClickUp vì tính năng quản lý công việc của họ TỐT HƠN RẤT NHIỀU. Tuy nhiên, dù tôi đã cố gắng thích tính năng tài liệu (Docs) của ClickUp, tôi vẫn thấy thiếu một số tính năng tổ chức mà Notion có.
Tôi đã là người dùng trung thành của Notion trong nhiều năm. Khoảng 2 năm trước, tôi chuyển sang dùng ClickUp vì tính năng quản lý công việc của họ TỐT HƠN RẤT NHIỀU. Tuy nhiên, dù tôi đã cố gắng thích tính năng Tài liệu (Docs) của ClickUp, tôi vẫn thấy thiếu một số tính năng tổ chức mà Notion có.
Điểm chính cần lưu ý: ClickUp cung cấp cho các nhóm một cấu trúc dự án rõ ràng ngay từ đầu, trong khi Notion mang lại cho họ nhiều tự do hơn trong việc định hình chính không gian làm việc. Điều này khiến ClickUp trở nên mạnh mẽ hơn khi hệ thống được điều khiển bởi các quy trình thực thi, trong khi Notion vẫn là lựa chọn hấp dẫn khi tài liệu, kiến thức và cơ sở dữ liệu tùy chỉnh là trọng tâm của hệ thống.
Xem thêm: Các công cụ quản lý công việc
ClickUp và Notion: Bạn nên chọn công cụ nào?
Hãy chọn ClickUp nếu nhóm của bạn thực hiện các dự án có thời hạn, người phụ trách, sức chứa và báo cáo, và bạn muốn các tính năng kiểm soát này sẵn sàng ngay từ ngày đầu tiên. Hãy chọn Notion nếu công việc của bạn bắt đầu từ tài liệu, wiki và cơ sở dữ liệu tùy chỉnh mà bạn muốn tự thiết kế.
Câu hỏi quyết định là công việc của bạn bắt đầu từ đâu.
Nếu bắt đầu từ một công việc có ngày đáo hạn, ClickUp sẽ lưu trữ bản tóm tắt, cuộc hội thoại, thời gian đang theo dõi và bảng điều khiển liên quan đến công việc đó. Nếu bắt đầu từ một trang, Notion mang đến cho bạn nhiều không gian hơn để tùy chỉnh nội dung. Các nhóm cần cả hai công cụ có thể quản lý tiến độ dự án trong ClickUp và kết nối với wiki Notion hiện có thông qua tính năng tích hợp.
Các câu hỏi thường gặp về ClickUp và Notion
Tôi có thể chuyển từ Notion sang ClickUp không?
Có. ClickUp có công cụ nhập dữ liệu từ Notion chuyên dụng, có sẵn trên tất cả các kế hoạch. Trước tiên, bạn cần xuất không gian làm việc Notion hoặc các trang đã lựa chọn dưới dạng HTML, sau đó nhập tệp đó vào ClickUp. Cơ sở dữ liệu, trường, tài liệu, người dùng và phần lớn cấu trúc cơ bản có thể được chuyển sang, nhưng quá trình chuyển đổi này không hoàn toàn tương ứng 1:1. Lịch sử trang, tệp đính kèm và bình luận bên trong các mục cơ sở dữ liệu sẽ không được chuyển sang, và một số định dạng của Notion sẽ được nhập dưới dạng văn bản thuần túy.
Tôi có thể sử dụng ClickUp và Notion cùng lúc không?
Đúng vậy. Bạn không cần phải chuyển đổi ngay lập tức hay chỉ chọn một trong hai. Tính năng tích hợp Notion của ClickUp có sẵn trên mọi gói dịch vụ và cho phép bạn tìm kiếm các trang và cơ sở dữ liệu Notion được kết nối, xem trước các liên kết Notion và truy cập nội dung Notion được liên kết từ các công việc. Điều này sẽ rất hữu ích nếu nhóm của bạn duy trì một cơ sở kiến thức hiện có trên Notion trong khi quản lý dự án trên ClickUp.
ClickUp và Notion có thể hoạt động ngoại tuyến không?
Cả hai đều hỗ trợ chế độ ngoại tuyến, nhưng cách thức hoạt động lại khác nhau. ClickUp cho phép bạn tạo công việc ngoại tuyến và xem các công việc cùng ghi chú đã mở trước đó trên web, máy tính để bàn và thiết bị di động, dù bạn không thể chỉnh sửa chúng cho đến khi kết nối lại. Các mục mới sẽ đồng bộ hóa khi bạn kết nối lại với internet. Notion cho phép người dùng máy tính để bàn và thiết bị di động tải xuống các trang để sử dụng ngoại tuyến, sau đó xem và chỉnh sửa chúng mà không cần kết nối. Các gói trả phí có thể tự động tải xuống các trang đã truy cập gần đây và các trang được đánh dấu mục yêu thích. Một số khối phụ thuộc vào kết nối internet, bao gồm AI, biểu mẫu và nội dung nhúng, vẫn không khả dụng khi ngoại tuyến.
Tôi có thể mời khách hàng hoặc nhà thầu tham gia ClickUp và Notion không?
Đúng vậy. Cả hai đều hỗ trợ quyền truy cập dành cho khách mà không cần cấp quyền truy cập toàn bộ không gian làm việc cho người cộng tác bên ngoài. Trong ClickUp, bạn có thể giới hạn quyền truy cập của khách ở các địa điểm được chia sẻ cụ thể và cấp quyền xem, bình luận, chỉnh sửa hoặc chỉnh sửa toàn bộ trên các gói trả phí. Ngược lại, khách trong Notion được mời vào các trang riêng lẻ thay vì toàn bộ không gian làm việc. Bạn có thể cấp cho họ quyền xem, bình luận hoặc chỉnh sửa.