Cách sử dụng Notion để quản lý dự án (cơ sở dữ liệu, biểu đồ Gantt, dòng thời gian, CRM)

Bạn tò mò về quản lý dự án Notion?

Chỉ mới bốn năm kể từ khi Notion ra mắt, phần mềm này đã gây tiếng vang trong ngành.

Nhưng Notion là gì?

Notion là một ứng dụng ghi chú mạnh mẽ ( tương tự như Evernote ) và là một công cụ hợp tác giúp các nhóm tổ chức công việc và tài liệu của họ.

Mặc dù không gian làm việc Notion chắc chắn phù hợp hơn để ghi chú, nhưng nó cũng có một số tính năng hướng đến việc quản lý công việc dự án.

*Tuy nhiên, mức độ hữu ích của các tính năng này là một câu chuyện khác.

May mắn thay, câu chuyện bắt đầu ngay tại đây!

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách Notion giúp bạn quản lý dự án, những ưu điểm, hạn chế của nó và cách giải quyết các vấn đề bằng một giải pháp thay thế dễ dàng hơn!

Hãy bắt đầu ngay.

Notion là gì?

Notion là một không gian làm việc kỹ thuật số cho phép bạn tổ chức tất cả công việc và nhiệm vụ của công ty.

Công cụ năng suất này về cơ bản cho phép bạn tạo tài liệu và cộng tác với nhóm của mình.

Nhưng đó không phải là tất cả. Notion cũng có thể đóng vai trò trong việc quản lý dự án.

À, và nếu bạn thích chơi lego khi còn nhỏ, bạn có thể thấy điều này thú vị...

Notion cung cấp các khối khác nhau có thể được sử dụng để tạo bố cục và mẫu riêng cho dự án của bạn. Bằng cách này, bạn có thể kết hợp các khối thông tin khác nhau để tạo ra một không gian dự án gắn kết.

Notion được sử dụng để làm gì?

Hầu hết các công ty sử dụng Notion chủ yếu như một ứng dụng ghi chú và cơ sở kiến thức nội bộ.

Nó chủ yếu được sử dụng để:

Tuy nhiên, không gian làm việc Notion không chỉ dành cho các nhóm; nó có thể được sử dụng bởi bất kỳ ai muốn tổ chức cuộc sống của mình.

Bạn có thể làm tất cả những việc thú vị như lưu trữ công thức nấu ăn yêu thích, mục tiêu cá nhân và nhiều hơn nữa.

Các tính năng chính của quản lý dự án Notion là gì?

Ứng dụng Notion có vẻ giống như một phần mềm quản lý dự án nhỏ gọn, nhưng nó có một số tính năng thú vị.

Hãy cùng xem những tính năng nổi bật nhất mà Notion mang lại:

Cách thức hoạt động như sau:

1. Wikis

Đây chính là thế mạnh của Notion.

Tính năng này cho phép bạn tạo 'Wikis', hoặc thư mục tài liệu chứa mọi thông tin mà các thành viên trong nhóm cần biết về công ty hoặc dự án của bạn.

Giống như Tài liệu Google, mỗi tài liệu hỗ trợ định dạng văn bản phong phú, đoạn mã và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể nhóm tất cả các chính sách, mục tiêu nghề nghiệp, kế hoạch của mình lại với nhau để dễ dàng quản lý kiến thức.

2. Bảng Kanban

Khi quản lý dự án, bạn cần biết nhóm của mình đang làm gì tại mọi thời điểm.

Rất tiếc, không có quả cầu tiên tri nào có thể giúp bạn. (Xin lỗi các nhà tiên tri.)

Tuy nhiên, Notion có một tính năng tuyệt vời hơn: bảng Kanban.

Bảng Kanban hiển thị trạng thái của tất cả các công việc trong dự án của bạn ('Cần làm', 'Đang làm', 'Đã hoàn thành') và người được giao công việc đó. Khi người dùng Notion hoàn thành một công việc, họ có thể kéo và thả thẻ vào cột trạng thái tương ứng.

3. Chế độ xem cơ sở dữ liệu Notion

Ngoài bảng Kanban, cơ sở dữ liệu của Notion còn cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau cho các công việc trong dự án của bạn. Bạn có thể xem chúng dưới dạng danh sách công việc, chế độ xem lịch, chế độ xem thư viện hoặc bảng.

Là một loại trang nâng cao hơn, cơ sở dữ liệu Notion có thể được hình dung như một bảng tính riêng biệt. Khi điền vào các trường trong cơ sở dữ liệu Notion, mỗi mục có thể có trang Notion riêng.

4. Trang dự án

Như đã đề cập ở trên, mỗi mục trong cơ sở dữ liệu được liên kết của Notion có một trang Notion dành riêng. Trang Notion có thể chứa đầy thông tin quan trọng và danh sách kiểm tra liên quan đến công việc. Bằng cách này, bạn có được bản phân tích chi tiết về từng mục.

5. Dòng thời gian

Nếu bạn cần xem toàn bộ công việc và dự án của mình, tính năng cơ sở dữ liệu chế độ xem dòng thời gian có thể giúp bạn thực hiện điều đó.

Dòng thời gian là một loại cơ sở dữ liệu Notion mới, cho phép bạn và nhóm của bạn linh hoạt điều chỉnh dòng thời gian, tùy chỉnh quy trình làm việc và lọc các thuộc tính được hiển thị hoặc ẩn trên dòng thời gian.

Với chế độ xem này, bạn sẽ thấy các dự án và thời hạn của mình trong một chế độ xem dễ đọc theo đơn vị thời gian. Mỗi dự án được trình bày dưới dạng thẻ. Chỉ cần nhấp vào thẻ để chuyển đến trang dự án.

6. Mẫu

Notion cung cấp thư viện mẫu với các trang Notion thực tế được thiết kế bởi nhóm và cộng đồng của họ.

Chọn các mẫu cho tiếp thị, thiết kế, lập kế hoạch, sprint nhanh và nhiều hơn nữa. Và nếu bạn cảm thấy thích sự ngẫu hứng, bạn có thể thử các mẫu nổi bật của họ trong Notion Picks hoặc mẫu của tháng. Hãy lưu ý: một số mẫu miễn phí để dùng thử, một số khác là tùy chọn trả phí.

7. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt rất hữu ích để trực quan hóa các dự án của bạn trên dòng thời gian, và trong Notion, bạn có thể tạo chế độ xem thời gian theo phong cách Gantt để giúp bạn lập kế hoạch công việc và theo dõi thời hạn.

Điều này giúp bạn và nhóm của bạn có cái nhìn trực quan về các dự án và sự kiện theo thời gian, cho phép bạn nhìn thấy bất kỳ vấn đề về sức chứa tiềm ẩn nào trong nháy mắt và dễ dàng điều chỉnh ngày bắt đầu và ngày đáo hạn bằng tính năng kéo và thả.

Những lợi ích của việc chọn Notion cho quản lý dự án là gì?

Tất nhiên, Notion có một số tính năng quản lý dự án, nhưng ghi chú là tính năng ưu tiên hàng đầu của nó.

Nếu bạn có một nhóm nhỏ, Notion có thể giúp bạn thực hiện các quy trình quản lý dự án cơ bản như phân công công việc, lưu trữ tài liệu dự án và làm việc với đồng nghiệp. Nhưng chỉ có vậy thôi.

Bonus: So sánh Notion và Roam

Hãy cùng xem những lợi ích mà bạn có thể nhận được:

1. Hợp tác thời gian thực

Notion cho phép bạn thêm nhận xét vào bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu hoặc trang dự án. Notion cũng gửi thông báo cho các thành viên trong nhóm mỗi khi bạn đề cập đến họ trong nhận xét.

Họ đã bỏ lỡ cơ hội để gọi chúng là Notionifications, thật đấy.

Ngoài ra, bạn có thể làm việc trên một trang Notion cụ thể đồng thời với nhóm làm việc từ xa của mình, khiến nó trở thành sự thay thế hoàn hảo cho những người yêu thích Tài liệu Google.

2. Mẫu cho mọi thứ

Như đã đề cập trước đó, giao diện người dùng của Notion giống như một bộ lego.

Do đó, bạn có thể tạo trang dự án tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu dự án của mình.

Tuy nhiên, bạn không cần phải tự mình làm những công việc khó khăn này

Hàng ngàn người dùng Notion đã tạo ra mọi mẫu dự án có thể tưởng tượng được, bao gồm:

(Chúng tôi không đùa đâu)

3. Ứng dụng mạnh mẽ

Bạn có thể truy cập mọi tính năng của Notion trên hầu hết mọi nền tảng.

Có ứng dụng Android, ứng dụng iOS, ứng dụng máy tính (Mac và Windows) và phần mở rộng Chrome.

Và đó chưa phải là tất cả.

Giống như trình cắt web Evernote, phần mở rộng trình duyệt web Notion cho phép bạn lưu trữ các đoạn trích trang web, bài viết, liên kết hoặc hình ảnh trong không gian làm việc Notion của bạn.

Bonus: Coda so với Notion

4. Quản lý CRM bằng Notion

Chế độ xem cơ sở dữ liệu của Notion khiến nó trở thành một công cụ hữu ích để quản lý danh bạ CRM. Ứng dụng này cung cấp một mẫu CRM mà bạn có thể sao chép với cơ sở là các trường danh mục.

Gần đây, Notion đã thêm tính năng tích hợp với Zapier để bạn có thể nhập các khách hàng tiềm năng vào CRM Notion của mình.

Trong Notion CRM, nhập tệp CSV, thêm thẻ liên hệ, điền địa chỉ email và thay đổi các giai đoạn của quy trình.

Thêm: So sánh Notion với OneNote!

Notion có tốt cho quản lý dự án không?

Mặc dù Notion có một số tính năng hữu ích cho quản lý dự án, nhưng nó thiếu rất nhiều hàm cốt lõi mà bạn có thể tìm thấy trong phần mềm quản lý dự án miễn phí chuyên dụng.

Notion là một ứng dụng ghi chú tuyệt vời, nhưng không đủ nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án toàn diện. Bạn có thể cần tìm kiếm các giải pháp thay thế Notion.

Dưới đây là một số nhược điểm của việc chọn Notion để quản lý dự án:

(Nhấp vào các liên kết để chuyển đến nhược điểm cụ thể)

Ghi chú: Phân tích quản lý dự án Notion này cũng cho thấy cách phần mềm quản lý dự án chuyên dụng như ClickUp có thể giải quyết tất cả các vấn đề bạn có thể gặp phải với Notion.

ClickUp là gì?

ClickUp là công cụ quản lý dự án từ xa hàng đầu thế giới .

Với một loạt các tính năng, Notion có mọi thứ mà một nhóm nội bộ hoặc từ xa cần để thực hiện các dự án thành công.

Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu một số giới hạn chính của Notion và cách ClickUp giải quyết chúng:

1. Giao diện người dùng phức tạp

Notion giống như một khẩu pháo làm bằng thủy tinh.

Nó có thể rất mạnh mẽ, nhưng điểm mạnh lớn nhất của nó cũng chính là điểm yếu lớn nhất.

Đây là những gì chúng tôi muốn nói:

Người dùng phải sử dụng các khối để tận dụng tối đa các tính năng của nó. Tuy nhiên, việc tìm hiểu cách sử dụng tất cả các khối và mẫu này có thể khiến hầu hết người dùng Notion cảm thấy choáng ngợp.

Nó giống như mở một bộ lego 10.000 mảnh cùng một lúc.

Bạn đã có tất cả các thành phần cần thiết.

Giải pháp #1: Quy trình onboarding đơn giản

Bạn không cần phải giải câu đố để sử dụng công cụ quản lý dự án như ClickUp.

ClickUp là một nền tảng quản lý công việc cực kỳ đơn giản, không cần thời gian học tập.

Bạn không cần phải mất nhiều ngày để hướng dẫn các nhóm dự án của mình cách sử dụng ClickUp.

Tất cả những gì bạn cần là hướng dẫn bắt đầu nhanh của chúng tôi .

Nó có mọi thứ mà nhóm của bạn cần biết trước khi tạo nhiệm vụ đầu tiên trong ClickUp.

Ghi chú: Nếu bạn đang di chuyển từ một ứng dụng năng suất khác như Basecamp, Wrike hoặc Jira, bạn có thể nhập tất cả dữ liệu dự án của mình chỉ bằng vài bước đơn giản. Nhấp vào đây để tìm hiểu cách thực hiện.

Giải pháp #2: Lệnh gạch chéo

*Psst. Bạn muốn biết một vài phím tắt để giúp bạn hoàn thành công việc một cách dễ dàng?

ClickUp có lệnh gạch chéo hoặc phím tắt tích hợp sẵn cho hầu hết mọi thứ.

Dưới đây là một số trong số hơn 50 phím tắt của chúng tôi:

Giải pháp #3: Không gian làm việc có cấu trúc

Vì không gian làm việc của Notion không có cấu trúc sẵn, bạn có thể bị mắc kẹt hàng giờ trong mê cung của các trang, cơ sở dữ liệu và công việc.

Điều này sẽ khiến bạn cảm thấy như thế này:

Nếu bạn muốn quản lý công việc dễ dàng hơn, bạn sẽ phải tạo một cơ sở dữ liệu Notion được liên kết chứa tất cả các công việc và nhiều dự án của bạn.

Nhưng nếu bạn hỏi chúng tôi, đó là quá nhiều công việc.

Có một cách dễ dàng hơn.

ClickUp có Cấu trúc Phân cấp đơn giản, hoạt động như một bản đồ khi bạn điều hướng trong không gian làm việc thống nhất của mình.

Không gian làm việc > Không gian > Thư mục > Danh sách công việc > Công việc > Công việc con > Danh sách kiểm tra

Cách thức hoạt động của chúng như sau:

Không gian làm việc: cấp độ cao nhất nơi bạn có thể chia công ty thành các nhóm

Không gian: đây là các bộ phận chính, như "tiếp thị" hoặc "nhân sự"

Thư mục: được sử dụng để lưu trữ danh sách/nhóm dự án

Danh sách công việc: nơi liệt kê các dự án riêng lẻ

Công việc: mỗi trang công việc có các công việc con, mô tả, nhận xét và nhiều hơn nữa

Công việc con: các công việc lớn được chia thành các công việc con dễ quản lý hơn

Danh sách kiểm tra: tồn tại trong các công việc hoặc công việc con

2. Tính năng theo dõi mục tiêu giới hạn

Bạn có thể tạo một trang Notion đẹp mắt để lập kế hoạch mục tiêu kinh doanh của mình… nhưng chỉ có một vấn đề.

Không có cách nào để theo dõi tiến độ của bạn trong việc đạt được mục tiêu.

Có, bạn có thể tạo danh sách kiểm tra các mục tiêu.

Nhưng bạn cũng không thể biết mình đã đạt được bao nhiêu phần trăm mục tiêu.

Điều này có thể khá demotivating.

Giải pháp: ClickUp Mục tiêu

Không giống như Notion, Mục tiêu của ClickUp không chỉ là những từ ngữ được viết trên trang giấy.

Mục tiêu là các thùng chứa cấp cao được chia thành các mục tiêu nhỏ hơn được gọi là Mục tiêu cụ thể.

Bạn có thể đo lường Mục tiêu bằng nhiều đơn vị khác nhau như số, tiền tệ, đúng/sai và danh sách công việc.

Và khi bạn đạt được Mục tiêu, ClickUp sẽ tự động cập nhật tỷ lệ tiến độ và hiển thị cho bạn biết bạn còn bao xa để đạt được Mục tiêu.

3. Không có hình ảnh hóa sự phụ thuộc

Một trong những phần cốt lõi của quản lý dự án là theo dõi tiến độ dự án để xác định liệu bạn có thể đáp ứng thời hạn hay không.

Làm thế nào để thực hiện điều đó?

Bạn sẽ cần một dòng thời gian dự án hoặc biểu đồ Gantt liệt kê các công việc cần hoàn thành để hoàn thành dự án.

Và mặc dù Notion hầu như đã giải quyết nhu cầu này vào cuối năm 2020 với chế độ xem Dòng thời gian, nhưng nó vẫn thiếu một thành phần quan trọng trong việc quản lý các dự án lớn hơn, phức tạp hơn: quản lý phụ thuộc.

Điều này có nghĩa là, mặc dù bạn có thể thấy khi nào công việc bắt đầu và dự kiến kết thúc, nhưng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc bằng cách trực quan hóa các mối quan hệ và sự phụ thuộc là không thể thực hiện được…điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn cho tất cả các bên liên quan.

Giải pháp #1: Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt của ClickUp hiển thị gọn gàng tất cả các công việc của dự án trên dòng thời gian có ghi ngày tháng.

Bằng cách này, bạn sẽ biết những công việc nào cần hoàn thành và thời hạn hoàn thành.

Nó cũng hiển thị cách các công việc được liên kết với nhau bằng Phụ thuộc công việc.

Chỉ cần vẽ một đường thẳng giữa hai công việc như thế này, và bùm, bạn đã tạo ra các công việc phụ thuộc.

Và đó chưa phải là tất cả; các biểu đồ Gantt này còn chỉ ra Đường dẫn quan trọng của bạn.

PS: Đây là danh sách các công việc quan trọng cần hoàn thành để đáp ứng thời hạn của bạn.

Phần thưởng: Mẫu đường dẫn quan trọng

Giải pháp #2: Chế độ xem dòng thời gian

Nếu bạn đang có kế hoạch tạo lộ trình sản phẩm: hãy chọn Chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp.

Nó cho phép bạn hình dung các công việc, người được giao và thời hạn của dự án để bạn có thể theo dõi quá trình phát triển.

Bạn cũng có thể sử dụng nó để nhóm các công việc theo thành viên trong nhóm, để đảm bảo không ai bị quá tải với danh sách công việc dài dằng dặc.

4. Không có tính năng báo cáo tích hợp sẵn

Hầu hết mọi công cụ quản lý dự án mới đều cho phép bạn theo dõi hiệu suất của nhóm bằng báo cáo.

Notion có báo cáo không?

Không gian làm việc thống nhất này thiếu tính năng báo cáo tích hợp. Tuy nhiên, có một ứng dụng báo cáo của bên thứ ba cho Notion.

Mặc dù có một số biểu đồ gọn gàng, nhưng nó đi kèm với một thẻ giá khá cao.

Trên thực tế, gói "Cá nhân" cho ứng dụng báo cáo đó (19 USD/tháng) đắt gấp gần 5 lần so với gói Pro của Notion!

Giải pháp: Bảng điều khiển

Bảng điều khiển tích hợp mạnh mẽ của ClickUp giúp bạn trực quan hóa dữ liệu dự án mà không cần sự trợ giúp của ứng dụng khác.

Dưới đây là một số chỉ số dự án Agile mà bạn có thể theo dõi bằng Bảng điều khiển:

5. Khó tự động hóa công việc

Mặc dù Notion không có tính năng tự động hóa, nhưng về mặt kỹ thuật, bạn có thể sử dụng mã và công thức để hỗ trợ công việc của mình.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn tự động hóa quy trình làm việc, bạn sẽ phải tìm ra công thức chính xác thông qua quá trình dùng thử và mắc lỗi.

Nó giống như việc thí nghiệm với hóa chất trong phòng lab.

Bạn không biết điều gì sẽ xảy ra, nhưng kết quả có thể là thảm họa, trong hầu hết các trường hợp.

Giải pháp: Tự động hóa công việc

May mắn thay, bạn không cần phải thử nghiệm ClickUp.

Bạn có quyền truy cập vào hơn 50 tự động hóa sẵn có giúp bạn quản lý các quy trình công việc lặp đi lặp lại.

Với Notion, bạn có thể tự động:

Và nếu bạn không thể tìm thấy một tính năng tự động hóa cụ thể, bạn có thể tạo tính năng của riêng mình!

(không có bất kỳ vụ nổ nào, tất nhiên)

Nhưng hãy chờ đã.

Còn những việc mà Notion làm tốt, như ghi chú, thì sao?

ClickUp có thể xử lý mọi việc mà Notion làm được không?

Chắc chắn rồi!

Tính năng Notepad của ClickUp cho phép bạn nhanh chóng ghi lại tất cả ý tưởng của mình (đặc biệt là những ý tưởng nảy ra vào lúc 3 giờ sáng), để sau đó bạn có thể chuyển chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được.

Bạn cũng có thể:

Nhưng còn Wiki thì sao?

Chúng tôi cũng có!

ClickUp cho phép bạn tạo cơ sở dữ liệu Wiki động với ClickUp Docs .

Và vì mỗi tài liệu được lưu trữ cùng với không gian dự án của bạn, bạn có thể dễ dàng truy cập chúng bất cứ khi nào bạn muốn.

Với Tài liệu, bạn cũng có thể:

Ứng dụng quản lý dự án di động mạnh mẽ: quản lý nhóm của bạn từ mọi nơi, ngay cả từ ghế sofa

Kết luận

Vậy, bạn có nên chọn Notion cho quản lý dự án?

Không thể phủ nhận rằng Notion là một ứng dụng quản lý kiến thức và ghi chú tuyệt vời.

Tuy nhiên, khi nói đến quản lý dự án, nó khá giới hạn.

Nó thiếu rất nhiều tính năng quan trọng đã có trong các phần mềm quản lý dự án chuyên dụng như ClickUp.

Một công cụ như ClickUp không chỉ cho phép bạn xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiết như Notion mà còn cung cấp tất cả các tính năng cần thiết để quản lý nhóm và dự án của bạn một cách hiệu quả.

Vì vậy, hãy tải ClickUp miễn phí ngay hôm nay và để năng suất của nhóm bạn vươn cao như những vì sao!