Cách tạo biểu đồ Gantt trong Notion (với hướng dẫn từng bước)

Quản lý nhiều nhóm có nghĩa là phải theo dõi chặt chẽ các trường hợp chậm trễ hoặc bất kỳ ai bị tụt hậu.

Nếu bạn là quản lý dự án, bạn có thể phải đối mặt với việc này hàng ngày, giám sát nhiều nhóm về công việc, dòng thời gian và sự phụ thuộc của dự án.

Bạn sẽ nhanh chóng nhận ra việc phân bổ nguồn lực mà không có công cụ và chiến lược phù hợp là điều khó khăn như thế nào. Đó là khi mọi người chuyển sang sử dụng các công cụ như Notion để tạo biểu đồ Gantt. Notion cung cấp cho người quản lý chế độ xem tổng quan về các công việc, giúp thiết lập dòng thời gian và cột mốc bằng quy trình công việc trực quan.

Biểu đồ Gantt trong Notion kết hợp quản lý dự án và theo dõi công việc trong một bảng điều khiển. Nó cho phép bạn trực quan hóa các công việc và tránh các điểm nghẽn. Với các mẫu có thể tùy chỉnh và khả năng cộng tác thời gian thực, nó rất đáng để thử để quản lý tài nguyên hiệu quả.

Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách tạo biểu đồ Gantt trong Notion và quản lý công việc hiệu quả hơn.

Cách tạo biểu đồ Gantt trong Notion

Thực hiện các bước đơn giản sau để tạo biểu đồ Gantt trong Notion:

Bước 1: Thiết lập không gian làm việc Notion và tạo trang mới

Sắp xếp không gian làm việc Notion của bạn để tạo và quản lý nhiều trang. Điều này giúp duy trì sự rõ ràng và tập trung.

Bước 2: Thiết lập cơ sở dữ liệu và thêm cột

Tiếp theo, bạn sẽ cần một cơ sở dữ liệu với các điểm dữ liệu và loại dữ liệu sẽ được điền vào biểu đồ Gantt của bạn.

Lưu ý rằng bảng có các cột mặc định. Bạn cần tùy chỉnh chúng để phù hợp với dự án và nhu cầu đánh giá của mình. Bắt đầu bằng cách nhấp vào tiêu đề của mỗi cột và đổi tên thành thẻ duy nhất theo yêu cầu.

Các thuộc tính trong Notion cũng cho phép bạn cải thiện cơ sở dữ liệu của mình bằng cấu trúc, phân loại và tổ chức. Bây giờ bạn có thể hoàn thành việc xây dựng nó—

Bước 3: Tạo biểu đồ Gantt Notion bằng cách thêm chế độ xem dòng thời gian

Bạn có biết dòng thời gian và biểu đồ Gantt là hai công cụ theo dõi tiến độ khác nhau không? Mặc dù Notion không hỗ trợ biểu đồ Gantt, nhưng bạn có thể tạo một thứ tương tự bằng cách thêm chế độ xem dòng thời gian. Cách thực hiện như sau:

Bước 4: Nhập công việc, ngày tháng và trạng thái

Tiếp theo, thêm các công việc và công việc con của dự án cùng với ngày bắt đầu và ngày đáo hạn tương ứng.

Bước 5: Tùy chỉnh biểu đồ Gantt bằng cách cài đặt các phụ thuộc

Bạn có thể thiết lập các mối phụ thuộc giữa các công việc trên Notion để hiểu trình tự và mối quan hệ của các hoạt động trong dự án. Các mối phụ thuộc này cho biết công việc nào phải hoàn thành trước khi công việc khác có thể bắt đầu.

Bước 6: Phân công công việc

Phân công công việc cho các thành viên cụ thể trong nhóm để giám sát trách nhiệm và giúp mọi người nhận thức rõ trách nhiệm của mình.

Nhấp lại vào nút '+', chọn 'Person' làm thuộc tính và thêm một cột có nhãn 'Assigned To'. Bây giờ, bạn có thể thêm một hoặc nhiều thành viên nhóm chịu trách nhiệm cho từng công việc trong cột này. Màn hình của bạn hiện hiển thị một ví dụ điển hình về biểu đồ Gantt trong Notion có thể được sử dụng để quản lý dự án

Sử dụng phần bình luận trong mỗi công việc để truyền đạt nội dung công việc chính xác đến các thành viên trong nhóm tương ứng.

Hãy thử 8 bước trên để tạo biểu đồ Gantt với các thuộc tính khác nhau.

Giới hạn của biểu đồ Gantt trong Notion

Mặc dù quá trình tạo biểu đồ Gantt trong Notion rất đơn giản, nhưng nó có một số giới hạn. Hãy cùng khám phá chúng tại đây:

Vấn đề về khả năng mở rộng khiến nó không phù hợp với các dự án lớn

Mặc dù Notion là một công cụ mạnh mẽ để quản lý các dự án quy mô nhỏ đến trung bình, nhưng nó thường gặp khó khăn trong việc quản lý các dự án lớn hơn, phức tạp hơn. Khi số lượng công việc và phụ thuộc tăng lên, biểu đồ Gantt của Notion có thể trở nên lộn xộn và khó quản lý hơn.

Mặc dù linh hoạt, giao diện của Notion không được thiết kế để xử lý các yêu cầu phức tạp của quản lý dự án quy mô lớn.

Ví dụ, việc hiển thị nhiều công việc trên một dòng thời gian có thể khó khăn và hiệu suất có thể giảm theo khối lượng dữ liệu.

Quản lý phụ thuộc yêu cầu nỗ lực thủ công từ các quản lý dự án

Quản lý phụ thuộc là rất quan trọng khi lập kế hoạch dự án trong môi trường nhiều nhóm, vì nó giúp theo dõi nỗ lực cần thiết và tự động sắp xếp lại công việc nếu bị trì hoãn. Biểu đồ Gantt của Notion không có tính năng tự động sắp xếp lại, khiến việc cài đặt phụ thuộc công việc trở nên khó khăn hơn.

Ví dụ: giả sử bạn có một dòng thời gian dự án gồm các nhiệm vụ cha và nhiệm vụ con phụ thuộc lẫn nhau. Bạn quyết định thay đổi kỳ của nhiệm vụ đầu tiên, nhưng nhiệm vụ thứ hai không tự động điều chỉnh. Điều này có nghĩa là các phụ thuộc của bạn không được liên kết trên Notion, điều này đi ngược lại mục đích của biểu đồ Gantt chức năng.

Để điều chỉnh dòng thời gian của dự án, bạn cần phải lên lịch lại thủ công tất cả các công việc phụ thuộc nếu công việc trước đó bị trì hoãn. Quá trình thủ công này tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi trong dài hạn, đặc biệt là trong các dự án có nhiều công việc phụ thuộc lẫn nhau.

Notion cũng không cung cấp các chỉ báo trực quan hoặc cảnh báo về xung đột phụ thuộc. Dòng thời gian của dự án có thể bị lệch nếu bạn không thể chủ động xác định các vấn đề này.

Việc thiếu tính năng báo cáo tích hợp khiến việc phân tích tiến độ trở nên khó khăn

Hầu hết mọi công cụ quản lý dự án đều có tính năng báo cáo tích hợp để giúp theo dõi tiến độ của nhóm và lập kế hoạch tốt hơn. Tuy nhiên, Notion lại thiếu tính năng cơ bản này.

Tích hợp báo cáo có sẵn trên Notion nhưng đi kèm với một mức giá khá cao. May mắn thay, Bảng điều khiển Clickup giúp bạn trực quan hóa dữ liệu dự án thông qua biểu đồ Velocity, biểu đồ burnup, biểu đồ burndown và hơn thế nữa mà không tính thêm phí.

Tạo biểu đồ Gantt trong ClickUp

Khi nói đến việc tạo biểu đồ Gantt, ClickUp nổi bật như một sự thay thế vượt trội cho Notion nhờ bộ tính năng phong phú và thiết kế tập trung vào người dùng.

Mặc dù Notion có khả năng tùy chỉnh cao, nhưng nó lại thiếu khả năng xử lý các nhu cầu quản lý dự án phức tạp. Mặt khác, ClickUp giải quyết những giới hạn này bằng chức năng tích hợp mạnh mẽ hỗ trợ các dự án phức tạp.

Mẫu ClickUp

Danh mục các mẫu có sẵn của Clickup giúp giảm đáng kể thời gian thiết lập và thiết lập một khung cho các dự án của bạn. Điều này giúp tiết kiệm nỗ lực trong việc thiết lập bảng và quản lý thủ công các phụ thuộc của các công việc trùng nhau.

Các tính năng như quản lý công việc tự động, cộng tác thời gian thực và báo cáo nâng cao cũng giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn.

Tải xuống mẫu này

Mẫu Gantt đơn giản của ClickUp tự động hóa việc xử lý các phụ thuộc nhiệm vụ và cải thiện năng suất tập thể của nhóm bạn.

Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện về quy trình phát triển dự án của bạn, thông tin chi tiết về dòng thời gian cụ thể của từng công việc, luồng công việc và hiệu suất của nhóm so với thời hạn.

Biểu đồ Gantt của ClickUp sử dụng các thành phần động tương tác với các yếu tố như danh sách công việc, lịch và bảng điều khiển.

Biểu đồ Gantt của ClickUp giúp dễ dàng đọc trạng thái công việc với nhiều màu sắc khác nhau. Từ tự động chuyển đổi công việc thành cột mốc và tái sử dụng mẫu công việc trên các biểu đồ Gantt, ClickUp có tất cả mọi thứ.

ClickUp cũng hỗ trợ nhập không gian làm việc Notion, để bạn có thể nâng cấp khả năng quản lý dự án mà không mất dữ liệu hiện có. Nhập dữ liệu Notion vào Clickup cũng cho phép truy cập các tính năng theo dõi thời gian và mục tiêu, tích hợp với các công cụ của bên thứ ba và thiết lập cộng tác thời gian thực.

Notion vs ClickUp – Công cụ nào tốt hơn để tạo biểu đồ Gantt?

Dưới đây là bảng so sánh ngắn gọn về việc sử dụng Notion và ClickUp:

Dưới đây là chế độ xem mở rộng về cách ClickUp hỗ trợ các nhóm của bạn hoàn thành nhiều công việc hơn.

Các tính năng độc quyền của ClickUp cho biểu đồ Gantt

Không giống như Notion, tính năng quản lý phụ thuộc nâng cao của ClickUp cho phép tự động điều chỉnh khi dòng thời gian của nhiệm vụ thay đổi, đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ phụ thuộc được cập nhật tương ứng. Điều này giúp giảm nỗ lực thủ công và rủi ro lỗi.

Các công cụ lập lịch mạnh mẽ của ClickUp, bao gồm khối thời gian và tích hợp lịch, giúp các thành viên trong nhóm của bạn làm việc theo cùng một lịch trình. Tính năng nhắc nhở và thông báo tự động đảm bảo không bỏ lỡ thời hạn.

Khả năng mở rộng và tính linh hoạt trong phần mềm quản lý dự án là điều hiển nhiên khi sử dụng ClickUp cho biểu đồ Gantt. Dưới đây là một số tính năng độc quyền của ClickUp.

ClickUp Theo dõi thời gian

Tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp cho phép theo dõi nhiều thiết bị từ bất kỳ địa điểm nào và cung cấp báo cáo chi tiết về hoạt động của nhân viên. Nó cũng cho phép bạn đồng bộ các ứng dụng theo dõi thời gian vào giao diện của nó đồng thời giúp bạn lọc, sắp xếp và gắn nhãn kết quả.

Mục tiêu ClickUp

Một tính năng khác là Mục tiêu của ClickUp, cho phép bạn đặt mục tiêu có thể đo lường và theo dõi tiến độ bằng các cột mốc cụ thể cho từng nhiệm vụ và dự án. Bạn thậm chí có thể đặt mục tiêu về tiền bạc và các mục tiêu khác kèm theo mô tả và KPI được đề cập.

Nhiệm vụ lặp lại ClickUp

Ngoài ra, tính năng Nhiệm vụ lặp lại của ClickUp cho phép bạn tránh phải điền tóm tắt công việc nhiều lần và tự động hóa các công việc hàng ngày để tiết kiệm thời gian.

Nâng cấp biểu đồ Gantt của bạn với ClickUp

Tạo biểu đồ Gantt trong Notion cực kỳ đơn giản; điều khó là quản lý và phát triển nó. Bạn có thể tận dụng Notion như một điểm khởi đầu tuyệt vời để cài đặt và tổ chức các dự án.

Tuy nhiên, khi nhu cầu quản lý dự án của bạn tăng lên, ClickUp có thể đáp ứng các khía cạnh thiết yếu hơn, chẳng hạn như lên lịch công việc, quản lý thời hạn và phát hiện các điểm nghẽn.

Điều tuyệt vời nhất là bạn có thể sử dụng một hành động di chuột đơn giản để xác định đường dẫn quan trọng và xem tỷ lệ hoàn thành dự án hoặc công việc một cách động. Từ đó, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng để hoàn thành dự án của mình.

Bạn đã sẵn sàng nâng cao kỹ năng quản lý dự án của mình với ClickUp chưa? Đăng ký ClickUp miễn phí.