Sự phân tán công việc là kẻ thù thầm lặng của năng suất, sự sáng tạo và tinh thần làm việc trong môi trường làm việc hiện đại, thường xuất phát từ các công cụ và quy trình không liên kết. Tôi đã trải qua điều đó, dẫn dắt qua nó và—điều quan trọng nhất—học cách đối phó với nó. Trong bài viết này, tôi muốn chia sẻ hành trình của mình với sự phân tán công việc, những chi phí ẩn mà tôi đã phát hiện ra, và tại sao tôi tin rằng tương lai của công việc phụ thuộc vào các không gian làm việc thống nhất và AI thực sự hoạt động cho con người.
tình trạng phân tán công việc là gì? Chế độ xem cá nhân của tôi*
Khi tôi bắt đầu lãnh đạo các nhóm tiếp thị và phát triển bán hàng B2B, tôi nghĩ thách thức lớn nhất chỉ là quản lý chi phí – đảm bảo chúng ta không chi tiêu quá mức cho các công cụ. Nhưng qua nhiều năm, tôi nhận ra rằng vấn đề thực sự sâu xa và tinh vi hơn nhiều.
Điều tôi thực sự phải đối mặt là tình trạng phân tán công việc—một khái niệm mà tôi hiện định nghĩa là sự phân mảnh của công việc trên quá nhiều công cụ, hệ thống và quy trình không liên kết. Đó là khi các nhóm phải chuyển đổi giữa các nền tảng, mất đi bối cảnh và dành quá nhiều thời gian để cập nhật cho nhau thay vì thực sự hoàn thành công việc.
Tác động đến năng suất là không thể phủ nhận. Các nhóm làm việc chậm lại, lặp lại nỗ lực và dành nhiều thời gian để đồng bộ hóa hơn là thực thi. Thông tin bị phân tán, hợp tác trở nên rời rạc và các dự án mất đà trước khi thậm chí bắt đầu.
Bốn khía cạnh của sự phình to
1. Tình trạng phân tán ứng dụng
Đây là nơi mọi thứ bắt đầu với tôi. Tôi nhớ khi mới bắt đầu vai trò mới và phát hiện ra rằng nhóm của chúng tôi đang sử dụng hàng chục công cụ khác nhau—nhiều trong số đó làm cùng một việc, hoặc tệ hơn, không làm gì cả. Chúng tôi đang trả tiền cho những công cụ không được sử dụng, và Giám đốc Tài chính (CFO) đã (đúng đắn) cảm thấy bực bội. Nhưng chi phí không chỉ là tài chính. Sự thiếu tích hợp dẫn đến công việc bị phân mảnh và mất sự đồng bộ—những dấu hiệu điển hình của tình trạng phức tạp hóa công việc.
2. Tình trạng phức tạp về ngữ cảnh
Điều này đã tác động mạnh mẽ nhất đến tôi với tư cách là một nhà lãnh đạo. Tôi cố gắng nắm bắt rõ ràng những gì các nhóm của mình đang làm, nhưng thông tin lại phân tán khắp Tài liệu Google, Slack, chủ đề email và các công cụ quản lý dự án. Không có nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy. Tôi liên tục phải "ghép nối" lại câu chuyện - kết quả của việc sử dụng các công cụ phân mảnh, thiếu sự tích hợp từ thiết kế. Tôi mất đi hiển thị, và các nhóm của tôi cũng mất đi bối cảnh cần thiết để hoàn thành công việc tốt nhất.
3. Sự phức tạp trong quy trình
Tôi đã chứng kiến điều này làm tan vỡ ngay cả những nhóm xuất sắc nhất. Khi mỗi nhóm sử dụng công cụ và quy trình làm việc riêng biệt, không có quy trình thống nhất. Tôi đã thấy các nhóm cố gắng ghép nối các quy trình của mình lại với nhau, nhưng kết quả là sự kém hiệu quả,混亂 và bỏ lỡ cơ hội hợp tác. Đây là một ví dụ điển hình về nguyên nhân gây ra tình trạng phân tán công việc: công cụ bị cô lập, các nhóm không đồng bộ và quyết định vội vàng.
4. Sự lan rộng của AI
Đây là thách thức mới nhất – và đang phát triển nhanh nhất. Trong cuộc đua áp dụng AI, tôi đã chứng kiến các tổ chức (bao gồm cả tổ chức của tôi) thu thập một loạt công cụ AI rời rạc, giải quyết những vấn đề nhỏ lẻ nhưng không kết nối với bức tranh tổng thể. Những công cụ này nhanh chóng trở thành "phần mềm nằm trên kệ", giống như các công cụ SaaS trước đó. Tệ hơn nữa, khi AI không được tích hợp với bối cảnh thực tế, nó tạo ra kết quả sai lệch và làm suy giảm niềm tin – một chi phí ẩn mà hầu hết các nhóm không nhận ra cho đến khi tỷ lệ áp dụng giảm sút.
Chi phí ẩn: Điều mà hầu hết các nhà lãnh đạo bỏ qua
Trước đây, tôi từng nghĩ chi phí chính của sự phình to là một mục chi tiêu trong ngân sách. Nhưng chi phí thực sự lại ẩn giấu – giống như phần chìm của tảng băng dưới mặt nước.
Tinh thần và sự sáng tạo
Khi mọi người không có bối cảnh, họ cảm thấy bị cô lập và mất động lực. Tôi đã chứng kiến những nhân viên xuất sắc phải dùng mọi cách để có được thông tin cần thiết—cài đặt thêm cuộc họp, truy tìm đồng nghiệp và ghép nối các thông tin. Nhưng không phải ai cũng có thể làm điều đó, và ngay cả những người có thể cũng cảm thấy mệt mỏi.
Nếu chúng ta tạo điều kiện cho mọi người hiểu rõ tình hình, tinh thần làm việc và sự sáng tạo sẽ được nâng cao. Ngược lại, chúng ta đang hạn chế tiềm năng của mọi người.
Nếu chúng ta tạo điều kiện cho mọi người hiểu rõ tình hình, tinh thần làm việc và sự sáng tạo sẽ được nâng cao. Ngược lại, chúng ta đang hạn chế tiềm năng của mọi người.
*những yếu tố làm giảm năng suất
Một con số khiến tôi ấn tượng: nhân viên văn phòng trung bình chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang web gần 1.200 lần mỗi ngày , mất hơn bốn giờ mỗi tuần chỉ để định hướng lại công việc. Tôi đã chứng kiến điều này trực tiếp—người dùng sao chép và dán, lặp lại công việc, và mất hàng giờ mỗi tuần cho “công việc trùng lặp”—một loại xung đột không gian kỹ thuật số giữa thông tin và thực thi. Điều này không chỉ kém hiệu quả; nó còn làm giảm tinh thần làm việc.
AI không có ngữ cảnh là vô dụng
Tôi đã chứng kiến rất nhiều dự án AI thất bại vì thiếu bối cảnh - đặc biệt là trong các công ty công nghệ phát triển nhanh, nơi các nhóm phụ thuộc vào độ chính xác và sự rõ ràng. Nếu AI của bạn không nắm rõ các hướng dẫn thương hiệu, phương pháp bán hàng hoặc những đặc thù của kinh doanh, nó chỉ đang tạo ra tiếng ồn. Và một khi mọi người mất niềm tin vào AI, tỷ lệ áp dụng sẽ sụt giảm mạnh.
*cách tôi giải quyết tình trạng phân tán công việc tại ClickUp
Sự hội tụ: Sức mạnh của không gian Làm việc thống nhất
Điều quan trọng nhất mà tôi nhận ra là sự hội tụ—kết hợp các ứng dụng, quy trình, con người, kiến thức và AI vào một nền tảng duy nhất—sẽ thay đổi mọi thứ. Tại ClickUp, chúng tôi đang xây dựng một không gian làm việc nơi bối cảnh không bị mất, quy trình được lập bản đồ và AI được tích hợp một cách thực sự.
Tình trạng phân tán công việc thường bắt đầu từ những ghi chú rời rạc và ý tưởng chỉ nhớ lờ mờ, không bao giờ được đưa trở lại hệ thống chính thức. Đó là lý do chúng tôi sử dụng các tính năng như Talk to Text trong ClickUp Brain Max — nó giúp lấp đầy khoảng trống bằng cách ghi lại suy nghĩ ngay khi chúng xuất hiện và chuyển đổi trực tiếp thành công việc, tài liệu hoặc nhắc nhở — không cần gõ phím, không cần tìm kiếm bối cảnh — chỉ là việc ghi lại kiến thức một cách liền mạch, giúp công việc tiếp tục tiến triển.
Với Brain được tích hợp sẵn, tôi không chỉ thấy công việc của mình được hợp nhất—mà còn thấy trí tuệ được tích hợp vào đó. Cần soạn thảo một bản tóm tắt, tóm tắt một tài liệu hoặc tự động hóa quy trình làm việc? Tất cả đều diễn ra trong cùng một hệ thống nơi công việc được thực hiện.
Câu chuyện cá nhân: Trợ lý ghi chú AI
Một trong những công cụ mang tính cách mạng nhất đối với tôi là ClickUp AI Notetaker. Tôi không thể tham dự mọi cuộc họp, nhưng với AI Notetaker, tôi không cần phải làm vậy. Nó ghi lại cuộc thảo luận, tóm tắt các khóa điểm và chia sẻ bối cảnh với tất cả những ai cần. Tôi nhớ đã bỏ lỡ một cuộc họp quan trọng về sản phẩm, và như nhiều người khác, khi thích nghi với làm việc từ xa, tôi chỉ cần xem lại bản tóm tắt do AI tạo ra thay vì phải tìm kiếm ghi chú hoặc bản tóm tắt. Tôi ngay lập tức nắm bắt được tình hình và có thể đưa ra quyết định mà không cần chờ đợi.
ghi chép và chia sẻ kiến thức*
Tôi đã học được cách khó khăn rằng thông tin giá trị nhất thường bị kẹt trong đầu mọi người. Tôi khuyến khích nhóm của mình—và bản thân mình—dành 20 phút để ghi chép lại mọi thứ. Điều này không dễ dàng, nhưng nó là điều cần thiết. Khi chúng ta ghi chép lại những kiến thức, quy trình và insight của mình, chúng ta tạo ra một kho lưu trữ chia sẻ mang lại lợi ích cho tất cả mọi người.
Bài học lãnh đạo: Những điều tôi luôn chia sẻ với các nhà lãnh đạo
1. Tạo bản đồ quy trình của bạn
Bạn không thể tự động hóa những gì chưa được lập bản đồ. Hãy dành thời gian để ghi chép cách công việc được thực hiện — sau đó tìm cách tối ưu hóa và tự động hóa.
2. Ưu tiên bối cảnh
Giúp mọi người (và AI) dễ dàng truy cập thông tin cần thiết. Tập trung kiến thức, tiêu chuẩn hóa tài liệu và phá vỡ rào cản giữa các bộ phận.
3. Tích hợp AI một cách có chiến lược
Đừng theo đuổi những đối tượng hào nhoáng. Hãy đầu tư vào AI được tích hợp sâu vào quy trình làm việc và bối cảnh của bạn – chứ không phải chỉ là một giải pháp riêng lẻ.
Ngoài ra, để tận dụng tối đa AI, điều quan trọng là chọn các công cụ phù hợp với nhu cầu và quy trình làm việc của nhóm. Với ClickUp Brain, bạn có thể chuyển đổi giữa các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) để cá nhân hóa trải nghiệm AI của mình. Sự linh hoạt này đảm bảo rằng AI bạn sử dụng không chỉ là một giải pháp chung chung, mà là một giải pháp được tùy chỉnh theo bối cảnh và mục tiêu riêng của bạn.
4. Dẫn dắt sự thay đổi văn hóa
Sự chuyển đổi không chỉ là kỹ thuật—nó còn là văn hóa. Hãy làm gương cho những hành vi mà bạn mong muốn: minh bạch, ghi chép đầy đủ và sẵn sàng thay đổi.
Tương lai của công việc: Tầm nhìn của tôi
Tôi tin rằng tương lai thuộc về những tổ chức có thể giải quyết tình trạng phân tán—không chỉ bằng cách cắt giảm chi phí, mà còn bằng cách xây dựng văn hóa rõ ràng, hợp tác và cải tiến liên tục. Các trợ lý AI tích hợp, không gian làm việc thống nhất và sự tập trung không ngừng vào bối cảnh sẽ miễn phí con người để họ có thể làm việc tốt nhất, sáng tạo nhất. Đây chính là sức mạnh của một không gian làm việc AI tích hợp—không chỉ gói gọn các công cụ, mà còn tái cấu trúc chính công việc xung quanh một nền tảng thông minh duy nhất.
Tầm nhìn rất đơn giản: con người được miễn phí khỏi các công việc lặp đi lặp lại, trang bị cho họ bối cảnh cần thiết và để họ tập trung vào những điều thực sự quan trọng. Đó chính là cách chúng ta sẽ duy trì sự cạnh tranh trong một thế giới đang thay đổi nhanh chóng.
Tầm nhìn rất đơn giản: cung cấp cho con người các công việc miễn phí, trang bị cho họ bối cảnh cần thiết và để họ tập trung vào những điều thực sự quan trọng. Đó chính là cách chúng ta sẽ duy trì sự cạnh tranh trong một thế giới đang thay đổi nhanh chóng.
Tình trạng phân tán công việc không tự giải quyết được. Nó làm chậm tiến độ của nhóm, tạo ra đám mây chiến lược của bạn và tốn kém hơn mức bạn có thể theo dõi. Đã đến lúc hành động với sự rõ ràng – hãy bắt đầu bằng cách thử nghiệm giải pháp mà chúng tôi đã phát triển để đối phó với nó.
Tình trạng phân tán công việc không tự giải quyết được. Nó làm chậm tiến độ của nhóm, tạo ra đám mây chiến lược của bạn và tốn kém hơn mức bạn có thể theo dõi. Đã đến lúc hành động với sự rõ ràng – hãy bắt đầu bằng cách thử nghiệm giải pháp mà chúng tôi đã phát triển để đối phó với nó.