Hầu hết các nhà quản lý sản phẩm đã từng gặp tình huống này: Bản đồ chiến lược (Roadmaps) có ý nghĩa khác nhau đối với từng người. Tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRDs) chỉ tồn tại trong đầu ai đó. Các quyết định phải được giải thích lại mỗi khi có bên liên quan mới tham gia.
Khi quá trình phát triển dự án gặp trục trặc, bạn sẽ được hỏi: Tại sao điều này không được ghi chép lại?
Hãy tưởng tượng tình huống ngược lại.
Trước khi bắt đầu công việc, vấn đề được mô tả rõ ràng. Bối cảnh người dùng được ghi chép lại. Các sự đánh đổi, giả định và ưu tiên được ghi nhận.
Bất kỳ ai tham gia dự án giữa chừng cũng có thể mở tài liệu và hiểu không chỉ điều gì đang được xây dựng, mà còn tại sao, đằng sau toàn bộ quá trình phát triển sản phẩm.
Điều gì đã thay đổi? Nhóm quản lý sản phẩm ghi chép mọi thứ.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi phân tích 10 tài liệu quan trọng nhất mà các nhà quản lý sản phẩm cần chuẩn bị.
Chúng giúp quản lý sản phẩm trở nên dễ dàng và ít rối ren hơn.
⭐ Mẫu nổi bật
Mẫu tài liệu dự án ClickUp là điểm khởi đầu tốt nhất để xây dựng các hồ sơ dự án có tổ chức, minh bạch và hợp tác cho toàn bộ vòng đời sản phẩm của bạn.
Sử dụng mẫu này để phác thảo tầm nhìn sản phẩm, công cụ, quy trình và dòng thời gian mà nhóm của bạn cần để lập kế hoạch và triển khai các sáng kiến. Liệt kê các thành viên chính tham gia vào quá trình phát triển sản phẩm, thêm các mục tiêu và kết quả chính, và xác định phạm vi dự án.
10 Tài liệu Quan Trọng Nhất Mà Mọi Nhà Quản Lý Sản Phẩm Cần Có
Nếu bạn chỉ nhớ một điều, đó là hệ thống tài liệu tốt nhất phải bao quát các giai đoạn khám phá, kế hoạch, thực thi và học hỏi. Đó chính là việc cần làm với mười tài liệu dưới đây.
Các tài liệu này được chia thành bốn nhóm: khám phá (thị trường + nhân vật người dùng), lập kế hoạch (định hướng phát triển + phân tích kinh doanh), thực thi (PRD + danh sách công việc + câu chuyện + kế hoạch phát hành + truyền thông), và học hỏi (đánh giá sau khi ra mắt).
Quản lý sản phẩm hiệu quả được xây dựng dựa trên tài liệu quy trình rõ ràng và có thể lặp lại.
Những tài liệu này dành cho ai:
Quản lý sản phẩm hiệu quả được xây dựng trên cơ sở tài liệu quy trình rõ ràng và có thể lặp lại.
Những tài liệu này dành cho ai:
- GTM và hỗ trợ triển khai: lộ trình, kế hoạch phát hành, giao tiếp với các bên liên quan, phân tích sau khi ra mắt.
- Lãnh đạo: bản đề xuất kinh doanh, lộ trình phát triển, thông tin liên lạc với các bên liên quan, phân tích sau khi ra mắt.
- Kỹ thuật: PRD, danh sách công việc, câu chuyện người dùng, kế hoạch phát hành
Dưới đây là mười tài liệu quan trọng giúp nhà quản lý sản phẩm tạo ra sự hiểu biết chung và duy trì công việc phát triển sản phẩm.
1. Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm (PRD)
Một Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm (PRD) mô tả mục đích, phạm vi, tính năng và tiêu chí thành công của sản phẩm. Dưới đây là một video ngắn hướng dẫn bạn cách viết PRD!
Các yếu tố chính cần bao gồm trong tài liệu PRD:
- Vấn đề cần giải quyết: Vấn đề của người dùng hoặc doanh nghiệp mà bạn đang giải quyết là gì?
- Mục tiêu và chỉ tiêu: Thành công trong quá trình phát triển sản phẩm trông như thế nào (chỉ số đo lường hoặc Chỉ số Hiệu suất Chính, còn gọi là KPIs)
- Câu chuyện người dùng và trường hợp sử dụng: Người dùng sẽ tương tác với sản phẩm như thế nào?
- Yêu cầu chức năng: Các tính năng hoặc hành vi cụ thể mà sản phẩm phải có.
- Yêu cầu không chức năng: Hiệu suất, khả năng mở rộng hoặc các hạn chế về tính thân thiện với người dùng.
- Yếu tố phụ thuộc và rủi ro: Những yếu tố nào có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng?
- Tiêu chí chấp nhận: Làm thế nào để biết khi nào sản phẩm đã hoàn thành?
Nếu bạn muốn một cấu trúc sẵn có cho tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD), mẫu tài liệu yêu cầu sản phẩm ClickUp là lựa chọn tốt nhất vì nó phản ánh cách công việc sản phẩm tiến triển từ ý tưởng đến khi ra mắt.
Nó bao gồm:
- Mục tiêu và chỉ số thành công để chuyển đổi ý định thành số.
- Nhân vật người dùng (Personas) và kịch bản người dùng (User scenarios) cung cấp bối cảnh cho mọi quyết định nhỏ nhất được đưa ra.
- Dòng thời gian với kế hoạch phát hành và các cột mốc quan trọng để đảm bảo các đầu ra được đồng bộ hóa.
- Các câu chuyện người dùng với các ví dụ Gherkin rõ ràng để loại bỏ sự mơ hồ.
- Tiêu chí phát hành bao gồm tính năng, tính dễ sử dụng và hiệu suất để chất lượng phát hành được xác định từ đầu.
👀 Bạn có biết? Vai trò của nhà quản lý sản phẩm bắt đầu từ năm 1931 khi Neil H. McElroy tại Procter & Gamble viết một bản ghi nhớ về việc tuyển dụng 'những người quản lý thương hiệu' để quản lý các sản phẩm riêng lẻ.
2. Bản đồ sản phẩm
Bản đồ sản phẩm (Product Roadmap) là một tài liệu tổng quan mô tả hướng phát triển của sản phẩm và lý do đằng sau đó trong một khoảng thời gian cụ thể. Nó kết nối mục tiêu kinh doanh, nhu cầu của khách hàng và các kế hoạch sản phẩm dự kiến thành một câu chuyện thống nhất.
Khác với một kế hoạch thực thi chi tiết, bản đồ chiến lược tập trung vào hướng đi, ưu tiên và thứ tự thực hiện thay vì việc triển khai chi tiết từng công việc.
Hầu hết các bản đồ chiến lược đều bao gồm một số phần chính để thực hiện chiến lược và tầm nhìn tổng thể của sản phẩm:
- Chủ đề mô tả trọng tâm cho một kỳ cụ thể.
- Các sáng kiến chia nhỏ từng chủ đề thành các nỗ lực cụ thể hơn.
- Tính năng giúp biến những nỗ lực đó thành những thứ người dùng có thể nhìn thấy hoặc sử dụng.
- Dòng thời gian cho thấy thời điểm công việc dự kiến sẽ được thực hiện.
- Các chỉ báo trạng thái đang theo dõi những gì đã được lập kế hoạch, đang tiến độ hoặc đã hoàn thành.
- Chủ sở hữu chịu trách nhiệm cho từng dự án.
Hãy cùng xem một ví dụ nhanh 👇
| Quý | Chủ đề | Các sáng kiến | Kết quả mong đợi |
| Q1 | Nâng cao quy trình onboarding | Tối ưu hóa quy trình đăng ký, thêm hướng dẫn thiết lập. | Kích hoạt người dùng nhanh hơn |
| Q2 | Tăng cường tỷ lệ giữ chân khách hàng | Thêm các ưu đãi trung thành, tinh chỉnh thông báo. | Sử dụng lâu dài |
| Q3 | Mở rộng tích hợp | Công cụ mới cho đối tác, truy cập API mở | Mở rộng phạm vi tiếp cận hệ sinh thái |
| Quý 4 | Tối ưu hóa hiệu suất | Giảm thời gian tải, cập nhật phân tích | Trải nghiệm mượt mà hơn |
Để bắt đầu nhanh chóng, hãy sử dụng mẫu Bản đồ Sản phẩm ClickUp.
Với nó, bạn sẽ nhận được:
- Bản đồ chiến lược quý phân loại các mục theo quý, bao gồm các trường thông tin về sáng kiến, ngày đáo hạn, ưu tiên MoSCoW, nhóm làm việc và trạng thái phát hành (ví dụ: Đang tiến triển hoặc Có rủi ro).
- Bản đồ chiến lược theo các sáng kiến hiển thị các làn đường theo từng chủ đề, giúp bạn nắm bắt phạm vi và tiến độ cho từng dự án quan trọng.
- Biểu đồ Gantt của ClickUp giúp làm nổi bật thứ tự thực hiện và các mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhóm, đảm bảo tiến độ giao hàng đúng hẹn.
- Product Master Backlog lưu trữ các yêu cầu mới và các mục nghiên cứu kèm theo điểm RICE, mức độ tin cậy, nỗ lực và kích thước áo thun.
Có nhiều điều hơn trong mẫu này so với những gì có thể ghi trên giấy. Cách tốt nhất để hiểu rõ là hãy tự mình bắt đầu với nó!
📮 ClickUp Insight: Nếu tất cả các tab mở của bạn biến mất trong một sự cố trình duyệt, bạn sẽ cảm thấy thế nào? 41% số người tham gia khảo sát của chúng tôi thừa nhận rằng phần lớn những tab đó thậm chí không quan trọng.
Đó chính là hiện tượng mệt mỏi do đưa ra quá nhiều quyết định: việc đóng các tab đòi hỏi quá nhiều quyết định và khiến người dùng cảm thấy quá tải. Vì vậy, chúng ta thường để tất cả các tab mở thay vì chọn những cái cần giữ lại. 😅
Với tư cách là đối tác AI thông minh của bạn, ClickUp Brain tự động ghi nhận toàn bộ bối cảnh công việc của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang thực hiện một nhiệm vụ nghiên cứu về mô hình LangChain, Brain sẽ sẵn sàng tìm kiếm thông tin trên web về chủ đề này, tạo công việc từ đó, phân công đúng người thực hiện và lên lịch cuộc họp để thảo luận khởi động.
3. Tài liệu phân tích kinh doanh
Tài liệu phân tích kinh doanh là tài liệu cơ bản giúp chứng minh tính hợp lý của việc đầu tư vào một dự án sản phẩm. Nó giúp thống nhất các bên liên quan (lãnh đạo cấp cao, bộ phận tài chính, kỹ thuật, v.v.) bằng cách chứng minh vấn đề cần giải quyết, tính khả thi của giải pháp đề xuất và lợi nhuận dự kiến.
Thông thường, các nhà quản lý sản phẩm thường chuẩn bị theo cách này trước khi phân bổ nguồn lực quan trọng (ví dụ: trong giai đoạn khám phá hoặc giai đoạn tiền khởi động) để đảm bảo sự ủng hộ và nguồn vốn.
Mẫu Gói Doanh nghiệp của ClickUp là một khung sườn sẵn sàng sử dụng, giúp phân loại và cấu trúc từng phần của kế hoạch một cách rõ ràng.
Các công ty hoặc nhóm khác nhau có thể thêm hoặc đổi tên các phần, nhưng mỗi tài liệu đều phải bao gồm các yếu tố sau để xây dựng một trường hợp kinh doanh vững chắc:
- Một vấn đề hoặc cơ hội xác định tại sao điều này lại quan trọng vào lúc này. Nó định hình tình huống đã khơi nguồn cho đề xuất.
- Giải pháp đề xuất mô tả việc cần làm và cách nó giải quyết vấn đề.
- Bối cảnh thị trường giúp đề xuất dựa trên thực tế bên ngoài, chẳng hạn như nhu cầu của khách hàng, áp lực cạnh tranh hoặc thời điểm.
- Lợi ích dự kiến cho thấy tại sao việc này là việc cần làm bằng cách liên kết kết quả với các mục tiêu kinh doanh có thể đo lường được.
- Chi phí và nguồn lực cung cấp cho người ra quyết định chế độ xem tổng quan về những gì cần thiết về thời gian, tiền bạc và nhân lực.
- Rủi ro và giả định giúp làm rõ những yếu tố không chắc chắn, từ đó các nhà lãnh đạo có thể đánh giá các lựa chọn thay thế trước khi commit.
- Chỉ số thành công xác định cách bạn sẽ biết sản phẩm đã thành công như thế nào về mặt triển khai và tác động.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thay thế các lợi ích mơ hồ như “tăng hiệu quả” bằng các kết quả đo lường được như “giảm thời gian xử lý từ 4 giờ xuống còn 45 phút cho mỗi giao dịch”. Các chỉ số cụ thể sẽ chịu được sự kiểm tra của ban lãnh đạo, cũng như tài liệu mô tả trải nghiệm người dùng rõ ràng sẽ giúp các bên liên quan cảm nhận được tác động thực tế.
4. Tài liệu về nhân vật người dùng
Tài liệu mô tả nhân vật người dùng (user persona) mô tả những người mà sản phẩm được xây dựng dành cho. Nó chuyển đổi dữ liệu nghiên cứu thành một bộ hồ sơ đáng tin cậy, thể hiện cách suy nghĩ của các người dùng khác nhau, những giá trị họ coi trọng và những vấn đề họ cần giải quyết.
Tốt nhất, trong tài liệu persona, bạn nên kết hợp các mẫu hành vi từ phỏng vấn, khảo sát và dữ liệu sử dụng thành một câu chuyện ngắn gọn giải thích hành vi trong bối cảnh cụ thể.
Một tài liệu persona thường bao gồm những gì 👇
- Tên và vai trò: Một nhãn giúp dễ dàng tham chiếu đến nhân vật.
- Bối cảnh: Các đặc điểm chính, trình độ kinh nghiệm hoặc bối cảnh công việc.
- Mục tiêu: Mục tiêu mà người đó muốn đạt được với sản phẩm.
- Thách thức hoặc điểm khó khăn: Những rào cản khiến họ không thể đạt được những mục tiêu đó.
- Hành vi và sở thích: Cách họ thực hiện công việc, đưa ra quyết định hoặc sử dụng công cụ.
- Trích dẫn hoặc nhận xét: Những câu nói hoặc quan sát thực tế từ nghiên cứu giúp nhân vật người dùng trở nên sống động.
Để quá trình này diễn ra nhanh chóng và thực tế hơn, bạn có thể tạo các nhân vật người dùng (personas) của mình bằng cách sử dụng mẫu ClickUp User Persona Template.
Các nhân vật người dùng (Personas) được phân nhóm theo vai trò hoặc nghề nghiệp để giúp bạn so sánh các phân khúc người dùng một cách nhanh chóng. Bạn có các trường thông tin về độ tuổi, nền tảng, mục tiêu, thách thức và các chi tiết khác.
Mẫu này cho phép bạn thêm ảnh chân dung, ghi chú nhanh hoặc chuyển sang chế độ xem sắp xếp các nhân vật theo đặc điểm dân số hoặc loại công việc.
⭐ Bonus: Sử dụng ClickUp Biểu mẫu để thu thập dữ liệu nhân vật trực tiếp từ các cuộc phỏng vấn hoặc khảo sát, sau đó tự động cập nhật không gian làm việc của bạn.
5. Tài liệu nghiên cứu thị trường
Tài liệu nghiên cứu thị trường là một báo cáo chính thức trình bày kết quả, phân tích và kết luận từ nghiên cứu được thực hiện để hiểu rõ về một thị trường, đối tượng khách hàng hoặc ngành công nghiệp cụ thể.
Tài liệu quản lý sản phẩm này được sử dụng để đánh giá kích thước thị trường, xu hướng tăng trưởng và mức độ sẵn sàng tiếp nhận của thị trường. Bạn cũng có thể bổ sung tài liệu phân tích cạnh tranh để xác định các khoảng trống trên thị trường.
Dưới đây là một số tài liệu yêu cầu thị trường mà bạn sẽ gặp phải:
- Báo cáo nghiên cứu sơ bộ: Được thực hiện để thu thập những thông tin ban đầu về một thị trường hoặc lĩnh vực vấn đề, xác định các xu hướng, vấn đề hoặc cơ hội cần được nghiên cứu sâu hơn.
- Báo cáo nghiên cứu mô tả: Cung cấp dữ liệu định lượng mô tả đặc điểm thị trường, đặc điểm nhân khẩu học của khách hàng, hành vi hoặc mô hình mua sắm tại một thời điểm cụ thể.
- Báo cáo nghiên cứu nguyên nhân-hậu quả: Phân tích mối quan hệ nhân quả để xác định cách các thay đổi cụ thể, như chính sách giá cả hoặc các hoạt động tiếp thị, ảnh hưởng đến phản ứng của khách hàng hoặc kết quả kinh doanh.
- Báo cáo phân tích cạnh tranh: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, vị trí thị trường, chính sách giá cả và chiến lược của đối thủ cạnh tranh để xác định cơ hội phân biệt.
- Báo cáo hành vi người tiêu dùng: Nghiên cứu động cơ, sở thích và quy trình ra quyết định của khách hàng để hiểu tại sao người tiêu dùng lựa chọn các sản phẩm hoặc thương hiệu cụ thể.
Mẫu Nghiên cứu Thị trường của ClickUp giúp chuyển đổi dữ liệu nghiên cứu thị trường thành thông tin và quyết định một cách hiệu quả hơn.
Bạn có thể tập trung thông tin từ các cuộc phỏng vấn, khảo sát, dữ liệu cạnh tranh, v.v., vào một không gian duy nhất và sử dụng Trường Tùy chỉnh để phân loại dự án một cách hiệu quả.
📚 Đọc thêm: Phần mềm tài liệu kỹ thuật tốt nhất
6. Tài liệu Backlog
Tài liệu backlog là danh sách công việc có tổ chức các công việc, tính năng, yêu cầu hoặc ý tưởng cần được hoàn thành hoặc xem xét trong các chu kỳ phát triển tương lai, thường được sử dụng trong phát triển sản phẩm hoặc các phương pháp Agile.
Một tài liệu backlog được cấu trúc tốt và hữu ích thường bao gồm các thành phần sau:
| Trường | Mô tả |
| Số ID/Số tham chiếu | Một mã định danh duy nhất để theo dõi từng mục trong danh sách công việc. |
| Tiêu đề/Tên mục | Một tên ngắn gọn, mô tả về công việc hoặc tính năng. |
| Mô tả | Một giải thích ngắn gọn về việc cần làm và lý do tại sao. |
| Loại | Loại (ví dụ: tính năng, lỗi, cải tiến, công việc nghiên cứu) |
| Ưu tiên | Mức độ quan trọng hoặc cấp bách (ví dụ: Cao, Trung bình, Thấp) |
| Trạng thái | Trạng thái hiện tại (ví dụ: Việc cần làm, Tiến độ, Hoàn thành, Đã hoãn) |
| Người được giao nhiệm vụ/chủ sở hữu | Người hoặc nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành công việc. |
| Ước tính nỗ lực/Điểm câu chuyện | Một thước đo về lượng công việc cần thiết |
| Yếu tố phụ thuộc | Các liên kết đến các mục hoặc công việc khác cần hoàn thành trước. |
| Mục tiêu phát hành/Sprint | Cho biết thời điểm dự kiến giao hàng của mục. |
| Ngày thêm/Cập nhật | Để theo dõi thời điểm các mục được tạo hoặc sửa đổi |
| Ghi chú/Lưu ý | Bất kỳ thông tin bổ sung, bối cảnh hoặc quyết định nào |
Để quản lý backlog hiệu quả, mẫu Project Backlog của ClickUp cho phép bạn chuyển đổi giữa các chế độ xem tùy chỉnh để hiển thị các mục backlog theo trạng thái, ưu tiên và khung thời gian triển khai dự kiến.
Một công cụ lý tưởng cho các nhà quản lý sản phẩm, mẫu này trở thành khu vực chuẩn bị trước khi lập kế hoạch sprint. Các yêu cầu tính năng, lỗi và cải tiến có thể được ghi nhận trước khi làm gián đoạn quy trình làm việc, và các mục trong danh sách công việc có thể được chuyển đổi mượt mà vào các bản phát hành khi đã sẵn sàng.
🧠 Thú vị: Làn sóng SaaS mà chúng ta biết ngày nay bắt đầu vào năm 1999, khi Salesforce ra mắt hệ thống CRM dựa trên đám mây, thách thức mô hình truyền thống "mua phần mềm, cài đặt nó".
📋 Ghi chú: Một số nhóm cũng bao gồm một Khuyến nghị hoặc Tóm tắt điều hành để giúp người đánh giá nắm bắt các điểm chính trong vài giây.
7. Tài liệu về câu chuyện người dùng
Tài liệu User Story là tập hợp các mô tả ngắn gọn, đơn giản về các tính năng hoặc chức năng, được trình bày từ góc độ của người dùng cuối. Nói cách khác, nó giúp nhóm phát triển hiểu rõ người dùng cần gì, tại sao họ cần và giá trị mà nó mang lại trong suốt chu kỳ sản phẩm.
📋 Ghi chú: Tài liệu User Story khác với tài liệu Hướng dẫn sử dụng! Trong khi tài liệu Hướng dẫn sử dụng giải thích cách người dùng tương tác với sản phẩm hoàn chỉnh, tài liệu User Stories tập trung vào những gì cần được xây dựng để đáp ứng các mục tiêu của người dùng ngay từ đầu.
Một tài liệu user story thường bao gồm:
- Mã định danh và tiêu đề câu chuyện: Một nhãn ngắn gọn, duy nhất cho mỗi câu chuyện (để tham khảo nhanh)
- Persona/vai trò người dùng: ‘Với tư cách là [ai]’; liên kết câu chuyện với một trong các persona hoặc vai trò người dùng đã được định nghĩa của bạn.
- Mục tiêu hoặc mong muốn của người dùng: ‘Tôi muốn [làm việc gì]’; hành động mà người dùng muốn thực hiện.
- Lợi ích hoặc kết quả: ‘Để [lợi ích]’; tại sao người dùng muốn nó và giá trị mà họ nhận được.
- Tiêu chí chấp nhận: Các điều kiện rõ ràng, có thể kiểm tra được để xác định khi nào câu chuyện này hoàn thành và hoạt động như mong đợi.
- Ưu tiên/giá trị kinh doanh: Mức độ quan trọng của câu chuyện này so với các câu chuyện khác (ví dụ: cao, trung bình, thấp) hoặc thông qua điểm câu chuyện/nỗ lực.
- Đánh giá: Kích thước/độ phức tạp sơ bộ (thường được đo bằng điểm câu chuyện) để nhóm có thể lập kế hoạch.
- Phụ thuộc và ghi chú: Các liên kết đến các câu chuyện khác, phản hồi kỹ thuật hoặc bối cảnh quan trọng.
- Trạng thái/người chịu trách nhiệm: Ai là người chịu trách nhiệm và trạng thái hiện tại là gì (ví dụ: đã có kế hoạch, đang tiến độ, đã hoàn thành)
📌 Cấu trúc của tài liệu user story: Một user story tiêu chuẩn tuân theo một mẫu đơn giản, như 👇
Với tư cách là [loại người dùng], tôi muốn [một tính năng hoặc hành động] để [một lợi ích hoặc lý do].
Ví dụ: ‘Với tư cách là khách hàng đã đăng ký, tôi muốn đặt lại mật khẩu trực tuyến để có thể truy cập lại tài khoản mà không cần liên hệ với bộ phận hỗ trợ.’
Để việc viết, theo dõi và tổ chức các câu chuyện người dùng trở nên dễ dàng hơn, hãy bắt đầu với Mẫu Câu Chuyện Người Dùng ClickUp.
Mẫu này bắt đầu bằng việc xác định đối tượng người dùng và mục tiêu họ muốn đạt được, sau đó chia nhỏ các mục tiêu đó thành các hoạt động và công việc cụ thể.
Bạn cũng có thể gắn thẻ các tính năng cần được triển khai trước khi chuyển sang bước tiếp theo và phân loại chúng vào các giai đoạn phát hành khác nhau dựa trên kế hoạch triển khai của bạn.
Hướng dẫn bên cạnh sẽ hướng dẫn bạn qua cấu trúc, từ việc xác định người dùng đến phân tích các phiên bản phát hành, giúp quá trình này trở nên trực quan ngay cả đối với các nhóm mới làm quen với việc lập bản đồ câu chuyện người dùng.
❗ Câu hỏi nhanh: Bạn đã bao giờ thử sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để soạn thảo hoặc hoàn thiện tài liệu của mình chưa? Nó giúp bạn vượt qua trang giấy trống và thậm chí còn hỗ trợ làm gọn các phần dài và chi tiết.
Theo một cuộc khảo sát của McKinsey & Company, 78% tổ chức hiện nay đang sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong ít nhất một hàm kinh doanh.
8. Tài liệu kế hoạch phát hành
Tài liệu kế hoạch phát hành là một bản đồ chiến lược tổng quan được sử dụng trong quản lý sản phẩm Agile (Scrum, SAFe hoặc kết hợp) và quản lý sản phẩm truyền thống để xác định những gì sẽ được giao, khi nào, bởi ai và trong điều kiện nào trong một hoặc nhiều chu kỳ phát hành (thường từ 3 đến 12 tháng).
Tài liệu này kết nối giữa Bản đồ Sản phẩm (tầm nhìn) và Kế hoạch Sprint/Iteration (thực thi), trả lời câu hỏi: ‘Những câu chuyện người dùng, tính năng hoặc epic nào sẽ được triển khai trong phiên bản nào, và tại sao?’
Dưới đây là một ví dụ về những nội dung bạn cần bao gồm trong các tài liệu như vậy:
| Epic / Tính năng | Câu chuyện người dùng | Điểm câu chuyện | Sprint | Trạng thái | Ghi chú |
| Bảng điều khiển di động | US-101, US-102 | 13 | Sprint 1 | Đã xong | |
| Thông báo đẩy | US-201, US-202, US-203 | 21 | Sprint 2–3 | Đang có tiến độ | Phụ thuộc vào Firebase |
| Chế độ ngoại tuyến | US-301 | 8 | Sprint 4 | Việc cần làm | Nợ công nghệ |
| Tổng cộng | 42 |
Mẫu Kế Hoạch Phát Hành của ClickUp giúp quản lý quá trình phát hành phần mềm hoặc sản phẩm từ đầu đến cuối. Từ giai đoạn lập kế hoạch, đánh giá thiết kế cho đến kiểm thử và triển khai, tất cả các công việc đều có thể được ghi chép tại một nơi duy nhất để đảm bảo tính minh bạch và phối hợp hiệu quả giữa các nhóm.
Với Trạng thái tùy chỉnh, bạn có thể theo dõi các giai đoạn của công việc dựa trên thiết kế quy trình làm việc và nhu cầu của bạn. Điều này giúp giảm đáng kể sự mơ hồ và nhầm lẫn về việc ai là người chịu trách nhiệm cho bước tiếp theo.
📋 Lưu ý nhanh: Đừng nhầm lẫn giữa kế hoạch phát hành và ghi chú phát hành!
- Kế hoạch phát hành là bản đồ nội bộ mô tả những gì sắp tới, thời gian triển khai và người chịu trách nhiệm thực hiện.
- Mặt khác, ghi chú phát hành là các bản cập nhật hướng đến người dùng, thông báo cho họ về những tính năng mới, cải tiến hoặc sửa lỗi sau khi phiên bản được phát hành.
9. Tài liệu giao tiếp với các bên liên quan
Tài liệu giao tiếp với các bên liên quan (còn được gọi là Kế hoạch Giao tiếp với Các Bên Liên Quan, Kế hoạch Giao tiếp, hoặc Ma trận RACI + Tần suất) là một kế hoạch liệt kê tất cả các bên liên quan, nêu rõ thông tin cụ thể mà mỗi bên cần, thời điểm họ cần, cách họ sẽ nhận được thông tin đó và ai là người chịu trách nhiệm gửi thông tin.
Tóm lại, đây là những gì nó bao gồm:
- Tổng quan dự án: Tóm tắt trong 1 câu, ngày phát hành, mục tiêu.
- Danh sách các bên liên quan: Tên, vai trò, tổ chức, ảnh hưởng/lợi ích (Bảng ma trận Quyền lực-Lợi ích)
- Ma trận giao tiếp: Gì → Ai → Khi nào → Cách thức → Chủ sở hữu
- Công cụ và kênh: Email, cuộc họp toàn công ty và nhiều hơn nữa.
- Ma trận RACI: Trách nhiệm, Chịu trách nhiệm, Được tham khảo, Được thông báo cho từng đầu ra.
- Quy trình xử lý sự cố: Liên hệ với ai khi gặp trở ngại, rủi ro hoặc cần đưa ra quyết định.
- Tần suất cuộc họp: Lịch trình, mục đích, thành viên tham dự, tài liệu.
- Vòng phản hồi: Cách các bên liên quan có thể đóng góp ý kiến.
- Lịch sử phiên bản: Ngày, thay đổi, tác giả
Mẫu Báo cáo Trạng thái Dự án của ClickUp đảm bảo các chi tiết quan trọng của dự án được ghi chép và truyền đạt rõ ràng đến các bên liên quan. Mẫu này có các phần riêng biệt dành cho cập nhật tiến độ, nhu cầu nguồn lực, các rào cản, các lĩnh vực cần cải thiện, v.v., giúp duy trì sự đồng bộ và giảm thiểu nhầm lẫn khi dự án phát triển.
10. Tài liệu phân tích sau khi ra mắt sản phẩm
Tài liệu phân tích sau khi ra mắt (còn gọi là đánh giá sau khi ra mắt hoặc đánh giá sau khi phát hành) được tạo ra sau khi sản phẩm được ra mắt để đánh giá hiệu quả của quá trình ra mắt so với kỳ vọng. Tài liệu này tổng hợp các chỉ số quan trọng như dữ liệu bán hàng, phản hồi của khách hàng, lưu lượng truy cập website và xu hướng tương tác để đánh giá xem các mục tiêu ra mắt có được đạt được hay không.
Ngoài việc theo dõi số liệu, tài liệu quản lý sản phẩm này được sử dụng để hiểu những gì đã thành công, những điểm yếu của các thành viên trong nhóm và những gì có thể cải thiện cho phiên bản tiếp theo.
Tài liệu này bao gồm:
- Tổng quan về việc ra mắt: Các thông tin cơ bản như tên sản phẩm, phiên bản, ngày phát hành, đối tượng mục tiêu và mục tiêu ban đầu của việc ra mắt.
- Các chỉ số và kết quả chính: Tỷ lệ chấp nhận, tỷ lệ kích hoạt, tỷ lệ giữ chân, doanh số, tỷ lệ rời bỏ, hoặc tỷ lệ sử dụng tính năng, cùng với dữ liệu hiệu suất như thời gian hoạt động và tỷ lệ phản hồi.
- Điều gì đã thành công và điều gì chưa: Phân tích chân thực dựa trên dữ liệu về những thành công và thách thức.
- Thông tin về khách hàng: Phản hồi từ các cuộc khảo sát, kênh hỗ trợ và phân tích người dùng giúp hiểu rõ cách người dùng thực sự trải nghiệm sản phẩm.
- Phân tích cạnh tranh: Thị trường đã phản ứng như thế nào — đối thủ cạnh tranh có phản ứng, sao chép hay điều chỉnh chiến lược của mình không?
- Nguyên nhân gốc rễ và bài học kinh nghiệm: Những yếu tố nào đã dẫn đến kết quả bạn thấy, và những mô hình nào cần được củng cố hoặc tránh trong lần tới.
- Kế hoạch hành động: Theo dõi các công việc, sửa lỗi hoặc cập nhật tính năng với người chịu trách nhiệm và dòng thời gian cụ thể.
- Ngày đánh giá tiếp theo: Một mốc thời gian để xem xét lại kết quả và đang theo dõi tiến độ của các sáng kiến sau khi ra mắt. Lên lịch cho ngày đánh giá tiếp theo để những bài học thực sự được áp dụng vào các thay đổi.
Đối với đánh giá cuối dự án, hãy sử dụng Mẫu Đánh giá Dự án của ClickUp. Bạn có thể tập trung kết quả và bài học kinh nghiệm, đồng thời biến những suy ngẫm thành hành động cụ thể thay vì chỉ là cuộc thảo luận.
Chế độ xem bảng Kanban nhóm các mục nhập vào các đầu vào cụ thể cho buổi đánh giá lại, chẳng hạn như những điều đã làm tốt, những điều chưa tốt, bài học kinh nghiệm, giải pháp thay thế, v.v. Điều này giúp các nhóm dễ dàng phân tách các thành công, vấn đề, insight và câu hỏi mở thay vì trộn lẫn tất cả lại với nhau.
Cách ClickUp hỗ trợ các nhà quản lý sản phẩm chuẩn bị các tài liệu này
Với tư cách là một nhà quản lý sản phẩm có năng lực và khối lượng công việc lớn, luôn tồn tại một gánh nặng vô hình từ việc chuyển đổi ngữ cảnh, sự không đồng bộ và dữ liệu bị phân tán trong các silo.
Chưa đề cập đến khối lượng công việc liên quan đến quản lý người dùng, thị trường, chiến lược, tính năng, các bên liên quan và kết quả ra mắt sản phẩm!
Giới thiệu ClickUp: không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới.
Điều đó có nghĩa là gì? 👇
Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cách phần mềm quản lý sản phẩm ClickUp giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn với các tính năng được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI).
1. ClickUp Brain + Super Agents để tăng cường năng suất làm việc của bạn.
ClickUp Brain là trợ lý năng suất luôn hoạt động, được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc sản phẩm của bạn.
Brain thu thập thông tin từ các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện, trường dữ liệu và các công cụ kết nối của bạn để cung cấp cho bạn các câu trả lời và kết quả có ngữ cảnh cao.
Trong bối cảnh tài liệu sản phẩm, ClickUp Brain hỗ trợ bạn với:
- Soạn thảo các tài liệu như PRDs, hồ sơ kinh doanh, câu chuyện người dùng và tóm tắt nghiên cứu dựa trên bối cảnh không gian làm việc hiện có.
- Tổng hợp các cuộc thảo luận với các bên liên quan thành các tài liệu đầu vào rõ ràng.
- Chuyển đổi các ghi chú rời rạc hoặc chủ đề cuộc họp thành các tài liệu sản phẩm có cấu trúc.
- Trả lời các câu hỏi về sản phẩm ngay lập tức bằng cách tham khảo các công việc, lộ trình và tài liệu.
Với hỗ trợ cho nhiều mô hình AI, bạn có thể lựa chọn trí tuệ phù hợp nhất cho từng công việc. Các bản tóm tắt chiến lược, tài liệu hướng dẫn người dùng, phân tích kỹ thuật và tổng hợp nghiên cứu đều có thể được xử lý từ cùng một giao diện mà không cần rời khỏi ClickUp.
Các Super Agents đi xa hơn một bước. Chúng là các tác nhân thông minh, tự động hoạt động ngầm.
🤝 ClickUp Brain + Agents combo = Một nền tảng hoạt động chung cho nhóm sản phẩm của bạn.
Bạn sẽ nhận được:
- Trợ lý năng suất: ClickUp Brain hoạt động cùng bạn và hỗ trợ hơn 500 quy trình công việc.
- Thanh lệnh AI: Nhập khoảng trắng từ bất kỳ bình luận nào để tạo công việc, soạn thảo phản hồi hoặc tóm tắt các chủ đề hội thoại dài dựa trên toàn bộ ngữ cảnh của cuộc hội thoại.
- Nhiều mô hình AI: Truy cập ChatGPT, Claude, Gemini và các mô hình cao cấp khác, cùng với tìm kiếm web thời gian thực, từ một giao diện duy nhất mà không cần chuyển đổi công cụ.
- Trợ lý trả lời tự động: Khi có câu hỏi xuất hiện trong ClickUp Trò chuyện, trợ lý sẽ tự động trả lời dựa trên kiến thức về không gian làm việc của bạn, giúp giảm thiểu sự gián đoạn và tránh phải giải thích lại nhiều lần.
- Cập nhật dự án tự động hóa: Cho phép các đại lý tạo báo cáo trạng thái hàng ngày hoặc hàng tuần cho danh sách công việc, công việc hoặc trò chuyện, giúp các bên liên quan luôn được cập nhật mà không cần theo dõi thủ công.
⭐ Bonus: Mang những tính năng tốt nhất của ClickUp lên máy tính để bàn của bạn với ClickUp Brain MAX — một ứng dụng độc lập mạnh mẽ.
- Trung tâm điều khiển ClickUp của bạn: Hiển thị ngay lập tức thông tin ẩn trong các công việc, tài liệu, bình luận và dự án. Tìm câu trả lời, truy xuất tài liệu và kiểm tra trạng thái dự án theo thời gian thực từ bất kỳ đâu trên máy tính để bàn của bạn.
- Tìm kiếm trên các ứng dụng kết nối: Tìm kiếm các tệp tin và quyết định bị ẩn trong các công cụ như Google Drive, Tài liệu Google và các cuộc trò chuyện, giúp tiết kiệm thời gian không phải tìm kiếm thủ công.
- Nghiên cứu web sâu, tích hợp sẵn: Biến hàng giờ nghiên cứu thị trường hoặc đối thủ cạnh tranh thành chỉ vài phút với phân tích web được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) và các trích dẫn rõ ràng, dễ sử dụng.
- Chuyển đổi giọng nói thành văn bản để suy nghĩ nhanh hơn: Ghi lại ý tưởng, ghi chú và bản nháp bằng giọng nói. Brain MAX xử lý việc chuyển đổi văn bản và hoàn thiện, giúp bạn ghi chép các insight sản phẩm khi chúng vẫn còn mới mẻ.
- Giảm thiểu sự phình to của AI : Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ AI khác nhau cho nghiên cứu, viết, tóm tắt và tìm kiếm, Brain MAX tích hợp các quy trình này vào một lớp AI duy nhất có khả năng hiểu bối cảnh sản phẩm của bạn.
Nếu bạn đang phải đối mặt với tình trạng mở rộng không kiểm soát của AI, đây là video hướng dẫn cách kiểm soát nó trước khi tình hình trở nên tồi tệ:
2. ClickUp Docs + Brain là trung tâm tập trung cho tất cả tài liệu sản phẩm.
ClickUp Docs cung cấp cho các nhà quản lý sản phẩm một nền tảng duy nhất để ghi chép yêu cầu, ghi lại quyết định trong các cuộc họp, hợp tác với các nhóm theo thời gian thực và liên kết mọi ý tưởng trực tiếp với các công việc và quá trình thực thi.
Trong Docs, ClickUp Brain giúp soạn thảo và cập nhật tài liệu dựa trên ngữ cảnh từ các công việc, cuộc thảo luận và quyết định trước đó. Tài liệu của bạn luôn được cập nhật mà không cần nỗ lực thêm.
Với tính năng bình luận và lịch sử phiên bản, các thành viên trong nhóm có thể xem xét, thảo luận và hoàn thiện các quyết định sản phẩm dựa trên một nguồn thông tin duy nhất.
Các cập nhật được thực hiện ngay tại nơi công việc đã được thực hiện, giúp giảm thiểu công việc làm lại và sự không đồng bộ.
Với quyền truy cập và kiểm soát chia sẻ, bạn có thể tùy chỉnh quyền truy cập cho lãnh đạo, kỹ thuật, thiết kế hoặc các bên liên quan bên ngoài, đảm bảo mọi người đều xem được mức độ chi tiết phù hợp mà không cần sao chép tài liệu.
3. Chuyển đổi tài liệu thành kế hoạch sẵn sàng triển khai với Công việc + Bảng điều khiển
Một phần là tạo tài liệu sản phẩm. Phần thứ hai, cũng quan trọng không kém, là biến chúng thành hành động.
Làm thế nào để thực hiện việc này trong Không gian Làm việc ClickUp?
Tạo nhiệm vụ ClickUp trực tiếp từ tài liệu, bình luận hoặc kết quả của AI. Bước này đảm bảo các yêu cầu, quyết định và tiêu chí chấp nhận được đưa trực tiếp vào quá trình thực thi.
Khi tiến độ công việc tăng lên, các cập nhật công việc sẽ tự động phản ánh trạng thái hiện tại của sản phẩm.
Tạo các bản tóm tắt tổng quan về mọi thứ trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn với bảng điều khiển ClickUp. Đó có thể là tiến độ, rủi ro, tác động và các bảng điều khiển tùy chỉnh cho báo cáo chi tiết nội bộ và ngoại bộ.
Trong bảng điều khiển, bạn có thể:
- Xem chế độ xem tổng quan về tình trạng sản phẩm bao gồm Số người dùng hoạt động hàng ngày (DAU), tỷ lệ churn, xu hướng sử dụng tính năng và tác động đến doanh thu, tất cả trên một bảng.
- Đồng bộ hóa trạng thái ra mắt và lộ trình bằng cách hiển thị các cột mốc quan trọng, sức chứa, sự gia tăng của danh sách công việc chưa hoàn thành và các mối phụ thuộc trên một bảng điều khiển chung.
- Kết nối các mục tiêu KPI (ví dụ: giá trị trọn đời của khách hàng, chi phí thu hút khách hàng) với các chỉ số theo thời gian thực để bạn có thể kiểm tra xem mình có đang đi đúng hướng hay không.
- Lọc và tùy chỉnh các thẻ (như biểu đồ tròn, xu hướng đường thẳng, thẻ theo thời gian) theo phiên bản sản phẩm, khu vực hoặc đối tượng người dùng.
Mang lại sự rõ ràng và động lực cho mọi kế hoạch sản phẩm với ClickUp
Khi bạn ưu tiên việc lập tài liệu sản phẩm, nhóm sản phẩm của bạn sẽ có thể xây dựng một kho lưu trữ thông tin mà mọi người có thể dựa vào.
Không gian Làm việc ClickUp kết nối giúp bạn thực hiện điều đó một cách dễ dàng.
Bạn có thể tạo, cập nhật và phát triển các tài liệu sản phẩm ngay tại nơi công việc diễn ra, mà không cần phải lặp lại nỗ lực hoặc theo dõi các bản cập nhật.
Với Docs, công việc, bảng điều khiển và trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp hoạt động cùng nhau, tài liệu sản phẩm trở thành một phần của quy trình làm việc hàng ngày của bạn thay vì chỉ là một phần phụ.
Dù bạn là quản lý sản phẩm, một ứng viên quản lý sản phẩm tiềm năng, hay một nhà sáng lập chịu trách nhiệm về các quyết định sản phẩm, ClickUp giúp bạn chuyển từ tài liệu rời rạc sang các kế hoạch rõ ràng, sẵn sàng triển khai.
Sẵn sàng thử nghiệm? Đăng ký miễn phí trên ClickUp.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi nhà quản lý sản phẩm nên duy trì một bộ tài liệu cốt lõi bao quát các giai đoạn khám phá, lập kế hoạch, thực thi và học hỏi. Các tài liệu này bao gồm Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm (PRD), bản đồ sản phẩm, trường hợp kinh doanh hoặc mô tả vấn đề, nhân vật người dùng, nghiên cứu thị trường, danh sách công việc, câu chuyện người dùng, kế hoạch phát hành, cập nhật cho các bên liên quan và phân tích sau khi ra mắt.
Các sản phẩm SaaS B2B yêu cầu tài liệu phản ánh chu kỳ đời sản phẩm dài hơn, nhiều bên liên quan và quá trình cải tiến liên tục. Các tài liệu bao gồm các tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) chi tiết với quy trình làm việc theo vai trò, nhân vật người dùng cho người mua, người dùng và quản trị viên, nghiên cứu thị trường với phân tích cạnh tranh và giá cả, và lộ trình sản phẩm liên kết với mục tiêu giữ chân khách hàng, mở rộng hoặc doanh thu. Các nhóm cũng dựa vào giao tiếp bằng văn bản với kế hoạch phát hành, ghi chú phát hành dành cho khách hàng và phân tích sau khi phát hành tập trung vào việc áp dụng, sử dụng và tỷ lệ rời bỏ.
Thông thường, quá trình này bắt đầu với một tuyên bố vấn đề rõ ràng và mục tiêu, tiếp theo là bối cảnh người dùng, giả định và phạm vi. Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm (PRD) sau đó mô tả các yêu cầu chức năng, tiêu chí chấp nhận, phụ thuộc, hạn chế và các chỉ số thành công.
Bản đồ sản phẩm (Product Roadmap) truyền đạt hướng đi và ưu tiên, thể hiện những gì nhóm dự định thực hiện theo thời gian và tại sao các sáng kiến đó lại quan trọng. Bản đồ sản phẩm = chiến lược và hướng đến kết quả. Kế hoạch phát hành (Release Plan), ngược lại, tập trung vào thực thi và thời gian, chi tiết thời điểm các tính năng cụ thể sẽ được phát hành, các phụ thuộc hiện có và cách thức phối hợp giao hàng. Kế hoạch phát hành = chiến thuật và tập trung vào giao hàng.
Tích hợp tài liệu vào quy trình làm việc hàng ngày thay vì coi đó là một nhiệm vụ một lần. Kết nối tài liệu với các công việc và danh sách công việc, cập nhật chúng trong quá trình lập kế hoạch sprint hoặc đánh giá phiên bản, và sử dụng bình luận hoặc lịch sử phiên bản để ghi lại các quyết định thay đổi.
Nhiều công cụ hỗ trợ nhà quản lý sản phẩm trong việc tạo và duy trì tài liệu liên quan trên các loại tài liệu chính. ClickUp nổi bật với khả năng tự động tạo nội dung, liên kết công việc, tự động hóa quy trình làm việc và xây dựng bản đồ lộ trình trực quan. Đối với việc trình bày ý tưởng trực quan, Miro và Lucidchart là những lựa chọn hữu ích vì chúng giúp nhóm tạo bản đồ hành trình, sơ đồ và luồng trực quan. Về mặt bố cục, Figma cho phép nhúng các bản phác thảo và mẫu thử nghiệm trực tiếp vào tài liệu để hợp tác toàn diện giữa thiết kế và sản phẩm. Trong khi đó, Airtable cung cấp cơ sở dữ liệu động hỗ trợ xác định vấn đề nghiên cứu, theo dõi tiến độ và tổ chức thông tin giữa các nhóm.