Bạn đã bao giờ thử viết tài liệu kỹ thuật mà người đọc thực sự hiểu được chưa? Đó là một công việc khó khăn! Cho dù là báo cáo chính thức, tài liệu API hay hướng dẫn sử dụng, việc truyền đạt thông tin phức tạp một cách rõ ràng không phải là công việc dễ dàng.
Và đây là điều thú vị: Các doanh nghiệp Mỹ chi 6% tổng lương, tương đương 396 tỷ đô la mỗi năm, để giải mã các tài liệu được viết kém.
Vì vậy, cho dù bạn là một chuyên gia công nghệ ghi chép mã hay một quản lý dự án dịch thuật ngôn ngữ kỹ thuật sang ngôn ngữ con người, việc dịch thuật sự phức tạp thành sự rõ ràng không phải là một việc dễ dàng.
Đó là lúc tài liệu kỹ thuật hiệu quả phát huy tác dụng. Nó giúp bạn chuyển những thuật ngữ kỹ thuật khó hiểu thành những từ ngữ mà độc giả có thể hiểu được. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 12 ví dụ viết kỹ thuật hay nhất, thể hiện cách làm cho thông tin phức tạp trở nên dễ hiểu.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Dưới đây là tất cả những gì bạn cần biết về các loại viết kỹ thuật:
- Viết kỹ thuật bao gồm hướng dẫn sử dụng, SOP, tài liệu API, báo cáo và tài liệu nội bộ công ty
- Viết kỹ thuật hiệu quả ưu tiên việc truyền đạt thông tin phức tạp một cách rõ ràng và súc tích
- Sử dụng hình ảnh và ngôn ngữ đơn giản để hỗ trợ việc hiểu
- Các nền tảng như ClickUp đơn giản hóa việc viết kỹ thuật bằng cách tạo tài liệu, quản lý nhiệm vụ và tạo nội dung dựa trên AI
- Giữ giọng điệu và cấu trúc nhất quán là yếu tố quan trọng để xây dựng uy tín thương hiệu
- Quản lý các bản sửa đổi và cập nhật nội dung là những thách thức quan trọng
- Kiểm tra tài liệu với người dùng thực tế giúp cải thiện tính rõ ràng và khả năng sử dụng
Hãy cùng nhau đi sâu vào kỹ thuật! 🤓
Viết kỹ thuật là gì?
Viết kỹ thuật là việc tạo ra các tài liệu rõ ràng, súc tích và có cấu trúc để truyền đạt thông tin phức tạp một cách dễ hiểu.
Nó chủ yếu tập trung vào việc cung cấp hướng dẫn, giải thích quy trình hoặc truyền đạt thông tin kỹ thuật cho một đối tượng cụ thể, thường có các mức độ chuyên môn khác nhau. Ví dụ bao gồm hướng dẫn sử dụng, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) và báo cáo chính thức.
Không giống như viết sáng tạo, nhằm làm đẹp câu chuyện, hay viết báo chí, tập trung vào tin tức nóng hổi, viết nội dung kỹ thuật chủ yếu là về sự rõ ràng và hướng dẫn.
Dưới đây là so sánh nhanh để bạn thấy sự khác biệt:
| Aspect | Viết kỹ thuật | Viết sáng tạo | Viết báo chí |
| Mục đích | Giải thích thông tin phức tạp hoặc hướng dẫn | Giải trí, thể hiện hoặc truyền cảm hứng | Thông báo về các sự kiện hiện tại |
| Đối tượng | Có kiến thức hoặc không có kiến thức | Độc giả chung | Công chúng |
| Tone | Chính thức, khách quan | Thân thiện, súc tích | Trung lập, khách quan |
| Cấu trúc | Có cấu trúc và được chia thành các phần với tiêu đề lớn và danh sách công việc | Linh hoạt, dựa trên câu chuyện | Kim tự tháp đảo ngược |
| Ví dụ | Hướng dẫn sử dụng, SOP | Tiểu thuyết, thơ | Bài báo, báo cáo |
Bản chất của viết kỹ thuật là đảm bảo người đọc có thể nhanh chóng hiểu và áp dụng thông tin được trình bày, khiến nó trở thành một kỹ năng vô cùng quý giá.
🧠 Thông tin thú vị: Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, thị trường cho các nhà viết kỹ thuật dự kiến sẽ tăng trưởng 4%, tương đương với mức trung bình của tất cả các ngành nghề.
Các loại viết kỹ thuật
Khi nghĩ đến viết kỹ thuật, bạn có thể nghĩ ngay đến hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn thực hành, nhưng thực tế còn hơn thế nữa! Hãy phân tích chi tiết:
📑 Tài liệu kỹ thuật
Điều này bao gồm hướng dẫn sử dụng, tài liệu mã, tài liệu API và hướng dẫn sản phẩm. Những tài liệu này đảm bảo người dùng, nhà phát triển hoặc kỹ sư biết cách vận hành phần mềm, phần cứng hoặc hệ thống.
🧾 Tài liệu quy trình
Hãy coi đây là cẩm nang tối ưu cho các doanh nghiệp. Nó bao gồm các SOP, danh sách kiểm tra bảo trì và tài liệu quy trình làm việc. Những tài nguyên này giúp ngăn ngừa sự hỗn loạn bằng cách đảm bảo mọi người tuân theo cùng một quy trình.
📖 Báo cáo và đề xuất
Các quyết định quan trọng cần có nền tảng vững chắc, và đó là lúc các báo cáo kỹ thuật, nghiên cứu khả thi và đề xuất phát huy tác dụng. Các tài liệu này cung cấp nghiên cứu, thông tin chi tiết và khuyến nghị để hướng dẫn các quyết định kinh doanh về sản phẩm, thị trường và thách thức.
📘 Tài liệu tiếp thị và kinh doanh
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi nói với bạn rằng viết kỹ thuật cũng có thể có mặt sáng tạo? Báo cáo chính thức, nghiên cứu điển hình và mô tả sản phẩm kết hợp các chi tiết kỹ thuật với cách kể chuyện để giới thiệu cách một sản phẩm hoặc dịch vụ giải quyết vấn đề.
📙 Tài liệu nội bộ công ty
Các tài liệu nội bộ, từ sổ tay nhân viên đến chính sách công ty, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và thống nhất. Chúng bao gồm kiến thức về tổ chức, cấu trúc công ty và hướng dẫn nơi làm việc, giúp các nhóm luôn thống nhất và cập nhật thông tin.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khi viết cho đối tượng không chuyên, hãy tránh sử dụng giọng bị động và các thuật ngữ chuyên ngành hoặc từ viết tắt mà không phải ai cũng quen thuộc. Luôn định nghĩa rõ ràng các thuật ngữ không quen thuộc bằng ngôn ngữ đơn giản.
12 ví dụ hàng đầu về viết kỹ thuật
Khi kết hợp sự phức tạp với tính dễ đọc, viết kỹ thuật trở nên khó thành thạo. Dưới đây là một số ví dụ chi tiết để giúp bạn viết kỹ thuật dễ dàng hơn.
1. Hướng dẫn sử dụng
Cho dù là cài đặt đồ nội thất IKEA hay sử dụng một thiết bị mới, tài liệu sản phẩm tốt sẽ đơn giản hóa công việc bằng hướng dẫn rõ ràng, sơ đồ và mẹo khắc phục sự cố, giúp người dùng không cần đến chuyên gia kỹ thuật.
Lấy ví dụ như Hướng dẫn sử dụng Canon EOS Rebel T7 (1500D). Tài liệu này nổi bật vì kết hợp giải thích chi tiết với hình ảnh hữu ích như sơ đồ và minh họa, giúp cho cả những cài đặt máy ảnh nâng cao cũng dễ hiểu.
Điều khiến hướng dẫn sử dụng của Canon trở nên khác biệt là tính thân thiện với người dùng. Chúng được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, hoàn hảo cho người mới bắt đầu và các nhiếp ảnh gia giàu kinh nghiệm. Không có gì ngạc nhiên khi hướng dẫn của Canon là mục yêu thích của những người đam mê nhiếp ảnh!
2. Tài liệu API
Giao diện lập trình ứng dụng (API) là bản đồ cho các nhà phát triển. Chúng cho phép các nhà phát triển tích hợp các tính năng mạnh mẽ vào ứng dụng của họ bằng cách cung cấp hướng dẫn chi tiết.
Khi viết tài liệu API hoàn hảo, bộ API của Google Maps là lựa chọn hàng đầu.
Tài liệu API Google Maps bao gồm tất cả các tính năng thiết yếu, chẳng hạn như Bản đồ, Tuyến đường và Địa điểm. Mỗi phần được giải thích rõ ràng bằng các đoạn mã thực tế và ví dụ tương tác, giúp việc triển khai trở nên dễ dàng.
Hướng dẫn khởi động nhanh giúp người mới bắt đầu nhanh chóng thiết lập bản đồ đầu tiên của họ. Các tùy chọn tùy chỉnh cho phép nhà phát triển điều chỉnh bản đồ để phù hợp với nhu cầu của họ, cho dù là ứng dụng du lịch, dịch vụ giao hàng hay một thứ gì đó hoàn toàn độc đáo.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đảm bảo tính chính xác trong tài liệu API của bạn bằng cách hợp tác chặt chẽ với nhóm phát triển.
3. Báo cáo kỹ thuật và nghiên cứu trường hợp
Báo cáo chính thức giống như trung tâm giải pháp của thế giới kinh doanh — cung cấp phân tích sâu sắc và giải pháp cho những thách thức phức tạp.
Mặt khác, các nghiên cứu điển hình là những câu chuyện thành công có thể liên hệ được, cho thấy cách những người khác giải quyết các vấn đề tương tự. Cùng nhau, chúng là những công cụ mạnh mẽ để xây dựng niềm tin và uy tín trong các ngành công nghiệp như công nghệ và tài chính.
Hướng dẫn điều hành về kiểm tra bảo mật con người của HackerOne là một ví dụ tuyệt vời về báo cáo chính thức. Báo cáo này hợp nhất các số liệu thống kê ấn tượng với các chiến lược có thể thực hiện được, cho thấy cách các hacker có đạo đức giúp các tổ chức thắt chặt bảo mật của họ.
Cấu trúc rõ ràng và lời khuyên dễ hiểu của hướng dẫn này về cách tích hợp các chương trình tiền thưởng lỗi giúp nó dễ tiếp cận, ngay cả đối với những người không phải là chuyên gia công nghệ. Đây là một ví dụ tuyệt vời về cách trình bày những ý tưởng phức tạp một cách rõ ràng, khẩn trương và có tác động.
4. Ghi chú phát hành và nhật ký thay đổi
Bạn có bao giờ tự hỏi ứng dụng yêu thích của mình có gì mới sau khi cập nhật? Đó là việc cần làm của ghi chú phát hành và nhật ký thay đổi, nhưng dành cho các đối tượng khác nhau.
Khi viết ghi chú phát hành, bạn nhằm mục đích tạo ra những điểm nổi bật về phát triển phần mềm khóa dễ hiểu bằng ngôn ngữ hội thoại. Mặt khác, nhật ký thay đổi cung cấp nhật ký kỹ thuật chi tiết dành cho nhà phát triển hoặc người dùng cao cấp.
Bản ghi chú phát hành 3.42 xuất sắc của ClickUp là một ví dụ về cách làm đúng. Chứa đầy các bản cập nhật tập trung vào người dùng, bản ghi chú này giới thiệu tính năng tạo nhiệm vụ bằng một cú nhấp chuột cho trò chuyện và nhiệm vụ, giúp người đọc dễ dàng biến ý tưởng thành nhiệm vụ có thể thực hiện được. Cần video giải thích? ClickUp cũng có sẵn!
Điều khiến ClickUp trở nên khác biệt là sự rõ ràng và đơn giản của các ghi chú. Mỗi tính năng được chia thành các phần giải thích ngắn gọn, giúp bạn dễ dàng hiểu được "cái gì" và "tại sao" đằng sau các bản cập nhật.
5. Câu hỏi thường gặp và nội dung trợ giúp trực tuyến
Câu hỏi thường gặp (FAQ) và bài viết trợ giúp là nguồn tài nguyên hữu ích khi người dùng gặp sự cố. Chúng xác định lỗ hổng kiến thức, trả lời câu hỏi thường gặp và hướng dẫn người dùng các bước khắc phục sự cố. Câu hỏi thường gặp được cấu trúc tốt giúp giảm số lượng yêu cầu hỗ trợ và cải thiện trải nghiệm người dùng.
Phần Câu hỏi thường gặp của Shopify là một ví dụ về điều này. Bao gồm mọi thứ từ xử lý thanh toán đến tùy chọn vận chuyển và quản lý tài khoản, đây là nguồn tài nguyên duy nhất cho cả chủ cửa hàng trực tuyến mới và có kinh nghiệm. Ngôn ngữ đơn giản, tránh thuật ngữ kỹ thuật, để mọi người dùng đều cảm thấy tự tin. Ngoài ra, mỗi câu hỏi thường gặp đều có liên kết đến các hướng dẫn và tài nguyên bổ sung, cung cấp thông tin chi tiết hơn cho những ai muốn tìm hiểu thêm.
🧠 Thông tin thú vị: Nhiều công ty tạo các câu hỏi thường gặp để trả lời các câu hỏi liên quan đến chính sách công ty, quy trình nhân sự hoặc hỗ trợ CNTT. Điều này giúp nhân viên mới giải quyết vấn đề một cách độc lập và nhanh chóng trở nên năng suất hơn.
6. Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOPs)
SOP đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Cho dù bạn đang phác thảo quy trình nhập môn hay hướng dẫn công thức nấu ăn cho nhà hàng, việc soạn thảo tài liệu quy trình hấp dẫn, có cấu trúc tốt bắt đầu từ cấu trúc.
Bao gồm trách nhiệm, tuyên bố miễn trừ trách nhiệm pháp lý và bất kỳ mô tả dịch vụ và tài nguyên nào cần thiết để tạo mẫu SOP hiệu quả phù hợp với công việc của nhóm bạn.
Các công cụ như Smartsheet đơn giản hóa quy trình với các mẫu sẵn sàng sử dụng. Mẫu SOP Tiếp thị kỹ thuật số của họ bao gồm sơ đồ dòng chảy đến danh sách kiểm tra, giúp các nhóm hợp tác hiệu quả và tuân theo các quy trình tiêu chuẩn.
Không muốn mất quá nhiều thời gian để tạo ra một tài liệu? Các công cụ tạo SOP có thể giúp tiết kiệm thời gian và giữ mọi thứ gọn gàng, có tổ chức.
7. Gói Doanh nghiệp
Gói Doanh nghiệp phác thảo mục tiêu của công ty và cách thức công ty dự định đạt được những mục tiêu đó. Gói này bao gồm nghiên cứu thị trường, báo cáo tài chính và chiến lược hoạt động. Và đúng vậy, các nhà viết kỹ thuật thường giúp soạn thảo các tài liệu chi tiết này!
Gói Doanh nghiệp của ACCA Global cho Airport Café là một ví dụ về kế hoạch rõ ràng và thuyết phục. Gói này bao gồm tóm tắt điều hành, nghiên cứu thị trường, dự báo tài chính thực tế và chiến lược phát triển thông minh.
Nó nổi bật với các chi tiết quan trọng, chẳng hạn như lợi thế về địa điểm của quán cà phê, cơ sở khách hàng và đối thủ cạnh tranh. Nó đơn giản và kỹ lưỡng, mang đến cho các bên liên quan một bức tranh rõ ràng về tiềm năng thành công của quán cà phê.
8. Báo cáo kỹ thuật
Báo cáo kỹ thuật cung cấp thông tin chi tiết về nghiên cứu, thí nghiệm hoặc dự án. Chúng thường bao gồm phân tích dữ liệu, phương pháp luận và khuyến nghị. Những tài liệu này giúp các nhà ra quyết định hiểu được những phát hiện phức tạp và đưa ra lựa chọn sáng suốt.
Ví dụ, báo cáo kỹ thuật này của Materials Evaluation and Engineering, Inc. (MEE) giải thích một vấn đề phức tạp — ống tường nước bị hỏng. Báo cáo rõ ràng, súc tích và chứa đầy đủ chi tiết. Báo cáo bao gồm hình ảnh và sơ đồ để giải thích mục đích. Điều tốt nhất là báo cáo không chỉ chỉ ra vấn đề. Báo cáo còn đưa ra lời khuyên hữu ích về cách ngăn chặn vấn đề này xảy ra lần nữa.
9. Báo cáo thường niên
Báo cáo thường niên cung cấp một bản tóm tắt về hoạt động hàng năm của công ty. Báo cáo này bao gồm dữ liệu tài chính, thành tựu và mục tiêu trong tương lai. Vì báo cáo này nhắm đến các cổ đông và nhà đầu tư, nên báo cáo phải cung cấp nhiều thông tin và hấp dẫn về mặt thị giác.
Microsoft nổi tiếng với các báo cáo thường niên chi tiết, cung cấp những thông tin quý giá về chiến lược và sự phát triển của công ty. Báo cáo thường niên năm 2024 của Microsoft đã nhấn mạnh sự tăng trưởng đáng kể trong các mảng Azure và Office 365, được thúc đẩy bởi những tiến bộ đáng kể trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo (AI).
Báo cáo này nêu chi tiết kết quả hoạt động tài chính mạnh mẽ, đồng thời vạch ra các chiến lược để tiếp tục phát triển và giải quyết các thách thức toàn cầu. Đây là tài liệu tham khảo cho bạn nếu bạn là một nhà văn kỹ thuật đang làm việc trên báo cáo thường niên.
10. Thỏa thuận mức dịch vụ (SLAs)
SLA là thỏa thuận chính thức giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng, trong đó xác định mức độ dịch vụ mong đợi cho một sản phẩm hoặc dịch vụ. SLA thiết lập kỳ vọng giữa doanh nghiệp và khách hàng, giảm thiểu sự nhầm lẫn và xây dựng lòng tin.
Một ví dụ tuyệt vời về SLA được viết tốt là SLA thống nhất của Adobe cho các dịch vụ theo yêu cầu và dịch vụ quản lý. SLA này định nghĩa các thuật ngữ khóa như 'Khả dụng' và 'Thời gian ngừng hoạt động', phác thảo những yếu tố cấu thành sự cố ngừng hoạt động và nêu chi tiết các tín dụng dịch vụ mà khách hàng nhận được nếu không đạt ngưỡng thời gian hoạt động.
Tài liệu này sử dụng ngôn ngữ đơn giản và có tổ chức, trở thành nguồn tài nguyên quý giá cho Adobe và khách hàng của họ.
11. Hướng dẫn cài đặt và khắc phục sự cố
Nếu có một công ty nào đó có hướng dẫn lắp đặt và khắc phục sự cố hoàn hảo, thì đó chính là IKEA. Hướng dẫn lắp ráp đồ nội thất của họ nổi tiếng vì sự rõ ràng và dễ hiểu.
Hướng dẫn khắc phục sự cố của IKEA hướng dẫn người dùng kiểm tra hướng dẫn sử dụng và tìm thông tin sản phẩm cần thiết trước khi gọi hỗ trợ khách hàng. Điều này khuyến khích việc giải quyết vấn đề một cách độc lập và giảm gánh nặng cho bộ phận hỗ trợ khách hàng.
Bằng cách kết hợp hướng dẫn rõ ràng, hình ảnh hữu ích và định dạng thân thiện với người dùng, hướng dẫn lắp ráp của IKEA đã trở thành tiêu chuẩn cho các công ty khác trong lĩnh vực viết kỹ thuật.
12. Tài liệu công ty
Các tài liệu nội bộ của công ty như sổ tay nhân viên, chính sách công ty và hướng dẫn onboarding giúp tổ chức hoạt động trơn tru. Chúng nêu rõ kỳ vọng, quy trình và văn hóa công ty.
Một ví dụ tuyệt vời cho điều này là Sổ tay nhân viên của Google. Sổ tay này truyền đạt hiệu quả văn hóa và giá trị của công ty, đồng thời nêu rõ các chính sách, lợi ích và kỳ vọng, tạo ra cảm giác thân thuộc cho nhân viên.
Cấu trúc rõ ràng, ngôn ngữ súc tích và phạm vi bao quát các chủ đề quan trọng của cuốn cẩm nang này khiến nó trở thành một tài liệu tham khảo quý giá cho tất cả nhân viên.
Công cụ giúp đơn giản hóa việc viết kỹ thuật
Việc truyền đạt thông tin kỹ thuật phức tạp có thể giống như một công việc khó khăn. Các công cụ như Tài liệu Google và Microsoft Word rất tuyệt vời cho phần viết, nhưng lại không đủ khi quản lý tổng thể.
Đó là lúc các công cụ chuyên dụng như ClickUp phát huy tác dụng.
ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, kết hợp tính năng tạo/lập tài liệu với tính năng quản lý dự án hiệu quả, lý tưởng cho các nhóm viết kỹ thuật.
Tại sao nên chọn ClickUp để viết tài liệu kỹ thuật?
Nếu bạn muốn giao tiếp kỹ thuật dễ dàng hơn với phần mềm tài liệu kỹ thuật, không có lựa chọn nào tốt hơn ClickUp.
Tài liệu ClickUp
Đầu tiên, ClickUp Docs cho phép bạn dễ dàng định dạng, chia sẻ và cộng tác nội dung của mình trong thời gian thực. Bạn cũng có lịch sử đầy đủ về mọi thay đổi đã thực hiện.
Tính năng lịch sử phiên bản cho phép bạn nhanh chóng quay lại các phiên bản trước, theo dõi ai đã thực hiện thay đổi và đảm bảo tính chính xác của tài liệu. Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu với quyền truy cập có chọn lọc, đảm bảo bảo mật hoàn toàn.
ClickUp Brain
Cần trợ giúp viết? ClickUp Brain, trợ lý AI của ClickUp, có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng viết kỹ thuật. Nó sẽ cùng bạn brainstorming ý tưởng, hoàn thiện cách tiếp cận và thậm chí đề xuất cách diễn đạt tốt hơn. Nhập một câu lệnh hoặc yêu cầu AI 'cải thiện'
Điểm hay nhất của Brain là nó thu thập thông tin từ các cuộc trò chuyện và công việc.
Nhiệm vụ ClickUp
Và đừng quên tinh thần đồng đội! Nhiệm vụ ClickUp giúp bạn tạo, phân công và bình luận về các công việc để mọi người cùng hiểu rõ. Điều này đảm bảo thời hạn được tuân thủ và dự án được tiến hành đúng tiến độ.
Bạn có thể tạo nhiệm vụ trong khi làm việc trên tài liệu hoặc giao tiếp với nhóm của mình trên ClickUp Chat.
📮 ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến bỏ sót quyết định và chậm trễ trong thực thi. Cho dù là gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường rời rạc và kém hiệu quả.
Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi cuộc hội thoại thành nhiệm vụ một cách liền mạch, giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
Ngoài ra, bạn không cần phải tạo nhiệm vụ thủ công nữa! Tự động hóa tất cả các nhiệm vụ để kích hoạt tùy chỉnh với ClickUp Automations.
Bảng trắng ClickUp
Muốn thêm yếu tố hình ảnh vào tài liệu của bạn? ClickUp Whiteboards là công cụ hoàn hảo để brainstorming, vẽ bản đồ các khái niệm phức tạp một cách trực quan và tạo sơ đồ trong khi cộng tác với nhóm của bạn trong thời gian thực.
Các nguyên tắc tốt nhất trong viết kỹ thuật
Dưới đây là cách đảm bảo văn bản kinh doanh của bạn luôn đạt chất lượng cao nhất:
1. Sự rõ ràng và súc tích ✅
Phân chia các chủ đề phức tạp thành các thông tin dễ hiểu bằng ngôn ngữ đơn giản. Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn và viết trực tiếp để cải thiện khả năng đọc. Viết rõ ràng đảm bảo người dùng có thể nhanh chóng nắm bắt nội dung kỹ thuật.
2. Sử dụng các công cụ trực quan ✅
Sử dụng sơ đồ, hình ảnh và biểu đồ để hỗ trợ nội dung văn bản. Hình ảnh giúp người dùng hiểu các quy trình phức tạp một cách hiệu quả hơn, làm cho tài liệu trở nên hấp dẫn và dễ theo dõi hơn.
3. Sử dụng mẫu ✅
Cấu trúc nhất quán là chìa khóa. Các mẫu giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tất cả các tài liệu tuân theo cùng một định dạng. ClickUp cung cấp một phạm vi các mẫu tài liệu kỹ thuật để giúp bạn duy trì tính nhất quán và chuyên nghiệp. Mẫu Gói Doanh nghiệp ClickUp
Bạn đang bắt đầu một dự án kinh doanh mới? Mẫu Gói Doanh nghiệp của ClickUp là công cụ hỗ trợ đắc lực để bạn lập kế hoạch kinh doanh toàn diện và hiệu quả.
Mẫu này có thể giúp bạn như sau:
- Tạo kế hoạch hành động chi tiết và các công việc với dòng thời gian và cột mốc bằng ClickUp Goals
- Theo dõi tiến độ của bạn, xác định các trở ngại tiềm ẩn và điều chỉnh kế hoạch của bạn cho phù hợp với các chế độ xem tùy chỉnh
- Chia sẻ kế hoạch của bạn với nhóm, thu thập phản hồi và đảm bảo mọi người đều thống nhất với nhau
Mẫu ghi chú phát hành ClickUp
Bạn không thể chờ để chia sẻ phiên bản mới của sản phẩm? Mẫu Ghi chú phát hành ClickUp giúp bạn tạo và xuất bản ghi chú phát hành một cách nhanh chóng!
Với mẫu này, bạn có thể:
- Tạo ghi chú phát hành nhanh chóng với tất cả thông tin cần thiết trong ClickUp Docs
- Chia sẻ ghi chú phát hành với nhóm, các bên liên quan và khách hàng của bạn qua nhiều kênh khác nhau
- Cộng tác liền mạch với nhóm của bạn để soạn thảo, xem xét và xuất bản ghi chú phát hành một cách hiệu quả
Mẫu quy trình hoạt động tiêu chuẩn ClickUp
Nói lời tạm biệt với sự nhầm lẫn và mâu thuẫn! Mẫu Quy trình hoạt động tiêu chuẩn của ClickUp cung cấp một trung tâm tập trung cho tất cả các quy trình hoạt động tiêu chuẩn của bạn.
Sử dụng mẫu này để:
- Ghi chép từng bước của quy trình một cách dễ dàng và xác định tất cả các vai trò và trách nhiệm
- Cung cấp cho nhóm của bạn kiến thức và tài nguyên cần thiết để thành công và cải thiện hiệu suất
- Dễ dàng chia sẻ và cộng tác về SOP với nhóm của bạn
4. Kiểm tra tài liệu ✅
Thu hút người dùng thực tế tham gia thử nghiệm tài liệu để xác định các phần khó hiểu. Phản hồi của họ rất quý giá để tinh chỉnh nội dung và làm cho tài liệu thân thiện hơn với người dùng.
Thách thức trong viết kỹ thuật
Một vấn đề phức tạp như vậy sẽ đi kèm với một số thách thức. Dưới đây là một số thách thức bạn có thể gặp phải:
1. Bảo đảm tính nhất quán ❌
Giữ được giọng điệu, phong cách và cấu trúc nhất quán trong các tài liệu có thể là một thách thức, đặc biệt khi có nhiều tác giả tham gia. Điều này có thể gây nhầm lẫn cho người đọc và làm tổn hại đến uy tín của thương hiệu.
Tránh những mâu thuẫn này bằng cách sử dụng mẫu có thể tùy chỉnh của ClickUp hoặc tạo mẫu của riêng bạn.
2. Quản lý các bản sửa đổi ❌
Việc xử lý nhiều bản nháp, phản hồi và cập nhật có thể trở nên quá sức. Nếu không có quy trình thích hợp, bạn sẽ dễ dàng mất dấu các thay đổi hoặc làm việc trên các phiên bản đã lỗi thời.
Tuy nhiên, ClickUp Docs giúp bạn theo dõi lịch sử phiên bản và cho phép bạn kiểm soát việc chia sẻ, để điều này không xảy ra. Với tính năng Phát hiện cộng tác của ClickUp, bạn có thể biết liệu đồng nghiệp đang xem nhiệm vụ hay thêm bình luận mới cùng lúc.
3. Giữ nội dung cập nhật ❌
Các ngành công nghiệp phát triển nhanh chóng và tài liệu có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. Việc không cập nhật nội dung dẫn đến thông tin sai lệch và người dùng cảm thấy thất vọng.
Điều này có thể dễ dàng tránh được bằng cách sử dụng tính năng nhắc nhở tự động của ClickUp Automations để giữ cho nội dung luôn mới mẻ.
Đơn giản hóa việc viết kỹ thuật với ClickUp!
Nắm vững kỹ năng viết kỹ thuật hiệu quả không chỉ là một kỹ năng—đó là chìa khóa để đạt được giao tiếp kỹ thuật marketing rõ ràng và hiệu quả!
Dù bạn đang viết tài liệu phân tích cạnh tranh hay thông số kỹ thuật, việc viết tốt có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
Nhưng đây là phần thú vị: ClickUp nâng cấp kỹ năng viết kỹ thuật của bạn. Với tính năng cộng tác thời gian thực, kiểm soát phiên bản dễ dàng và theo dõi công việc tất cả ở một nơi, nó giống như bạn có một bộ công cụ làm việc cho riêng mình!
Vậy tại sao phải chấp nhận sự nhàm chán khi bạn có thể biến viết kỹ thuật thành một công việc thú vị? Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay bây giờ!