Cách viết ghi chú phát hành (với mẫu và ví dụ)

Sản phẩm luôn thay đổi, cho dù là do sửa lỗi, cập nhật tính năng hay giới thiệu tính năng hoàn toàn mới. Khách hàng khó có thể biết được những thay đổi này nếu không có ghi chú phát hành.

Ghi chú phát hành là cách tốt nhất để các nhóm phát triển và sản phẩm chia sẻ những thông tin mới, cập nhật cho khách hàng về các bản sửa lỗi và cải tiến, đồng thời chia sẻ câu chuyện về quá trình phát triển sản phẩm.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích ghi chú phát hành là gì, tại sao chúng lại quan trọng và cách viết ghi chú phát hành rõ ràng, hữu ích và đáng chia sẻ. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp một số ví dụ yêu thích của chúng tôi và giới thiệu một công cụ ghi chú phát hành sản phẩm giúp bạn viết và xuất bản ghi chú của mình dễ dàng hơn. ✔️

Ghi chú phát hành là gì?

Ghi chú phát hành là bản ghi lại những thay đổi trong sản phẩm kể từ phiên bản trước. Chúng là cách để nhóm phát triển thông báo cho người dùng cuối về những tính năng mới, những lỗi đã được sửa và những tính năng mà họ có thể mong đợi khi sử dụng lần đầu tiên.

Ghi chú phát hành bao gồm nhiều cập nhật khác nhau, bao gồm:

Ghi chú phát hành thường thấy trong các sản phẩm SaaS và công cụ kỹ thuật số, vì các sản phẩm này thường xuyên thay đổi để khắc phục lỗi, bảo mật và cải tiến. Bạn cũng có thể thấy ghi chú phát hành được mô tả là nhật ký thay đổi hoặc cập nhật sản phẩm, tùy thuộc vào công ty phát hành.

⭐ Mẫu nổi bật

Giữ mọi người luôn cập nhật với Mẫu ghi chú phát hành của ClickUp. Chia sẻ cập nhật, khắc phục vấn đề và giới thiệu các tính năng mới — tất cả trong một chế độ xem rõ ràng.

Tải mẫu miễn phí

Tại sao ghi chú phát hành tốt lại quan trọng?

Ghi chú phát hành là cần thiết để duy trì sự giao tiếp cởi mở và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. 🌻

Ghi chú phát hành hay không chỉ cung cấp thông tin cập nhật về những điểm mới. Chúng còn:

Sau khi làm việc trong thời gian dài để phát hành sản phẩm hoặc sửa lỗi, việc viết về sản phẩm không phải lúc nào cũng là ưu tiên hàng đầu của nhóm bạn, nhưng đó là bước quan trọng để giữ chân khán giả trung thành.

Ai nên viết ghi chú phát hành?

Ghi chú phát hành khác với các loại thông tin liên lạc khác trong công ty vì chúng được xử lý bởi nhóm đã thực hiện công việc liên quan đến sản phẩm, không phải nhóm tiếp thị hoặc truyền thông.

Nếu bạn là thành viên của một nhóm nhỏ, trưởng nhóm phát triển thường sẽ viết ghi chú phát hành. Trong một nhóm phát triển sản phẩm hoặc phần mềm lớn hơn, người quản lý sản phẩm sẽ đảm nhận vai trò này. Nhóm tiếp thị của bạn có thể tham gia đóng góp ý tưởng về nơi chia sẻ ghi chú phát hành, nhưng nhìn chung, đây là loại nội dung đến trực tiếp từ nhóm phát triển sản phẩm. 💻

9 bước để viết ghi chú phát hành và cập nhật sản phẩm hiệu quả

Ghi chú phát hành không chỉ là một phần thưởng thú vị; chúng rất cần thiết để giữ cho người dùng của bạn được thông báo và gắn bó với sản phẩm của bạn. Tìm hiểu cách viết ghi chú phát hành tốt hơn với hướng dẫn từng bước này. Bạn cũng có thể xem video để biết tóm tắt nhanh!

1. Hiểu đối tượng độc giả

Để viết tốt hơn, bạn cần hiểu rõ hơn về đối tượng của mình. Hãy dành thời gian suy nghĩ về người dùng cuối, những gì họ coi trọng và thông tin họ cần từ ghi chú phát hành hoặc nhật ký thay đổi sản phẩm của bạn. ✨

Tránh sử dụng thuật ngữ quá kỹ thuật, trừ khi cần thiết để mô tả một tính năng hoặc đối tượng của bạn yêu cầu. Nếu không, hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản.

2. Sử dụng mẫu ghi chú phát hành

Với rất nhiều mẫu tài liệu kỹ thuật, bạn không cần phải bắt đầu từ đầu. Tắt đường tắt đến thành công bằng cách sử dụng mẫu ghi chú phát hành được thiết kế riêng, giúp bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào. 📄

Mẫu tốt nhất cho việc này là Mẫu ghi chú phát hành của ClickUp. Mẫu này có mọi thứ bạn cần để bắt đầu viết bản cập nhật nhật ký thay đổi tốt hơn, bao gồm không gian cho ngày phát hành, số phiên bản, tiêu đề lớn, danh mục và ảnh chụp màn hình.

3. Làm cho tiêu đề của bạn rõ ràng

Mỗi bản cập nhật trong nhật ký thay đổi của bạn phải rõ ràng mà người dùng cuối không cần phải nhấp vào và đọc từng bản cập nhật. Đặt tiêu đề hoặc tiêu đề lớn rõ ràng cho mỗi bản cập nhật để giải thích những điểm mới.

Bạn có thể bắt đầu bản cập nhật của mình bằng "Bản phát hành mới" hoặc "Bản phát hành tính năng", nhưng tiêu đề cũng nên cung cấp thêm thông tin chi tiết. Giải thích rằng bạn đang ra mắt bản cập nhật cho ứng dụng, sửa lỗi cho phiên bản máy tính hoặc tích hợp mới với một công cụ phổ biến.

4. Thêm danh mục hoặc chủ đề

Với rất nhiều bản cập nhật sản phẩm diễn ra theo thời gian, người dùng có thể khó xem lại các ghi chú liên quan nếu không có hệ thống tổ chức. Đơn giản hóa trải nghiệm bằng cách thêm thẻ, danh mục hoặc chủ đề.

Nhóm các ghi chú phát hành theo loại để dễ lọc. Tạo và sử dụng các danh mục như "cập nhật trải nghiệm người dùng", "cập nhật tích hợp" hoặc "tính năng sản phẩm mới" để giữ cho ghi chú phát hành được sắp xếp gọn gàng và dễ tìm.

5. Xác định tính năng chính của sản phẩm

Các bản phát hành sản phẩm của bạn có thể có nhiều hơn một bản cập nhật hoặc sửa lỗi. Mặc dù bạn nên đề cập đến mọi thay đổi, nhưng cũng rất hữu ích khi nêu bật những thay đổi chính về chức năng hoặc tính năng mới để thu hút sự chú ý và làm nổi bật những điểm mới thú vị. 💡

Đề cập đến tính năng chính hoặc thay đổi trong tiêu đề lớn của bản cập nhật mới và một số hình ảnh để giới thiệu cho người dùng về tính năng mới hoặc chức năng nâng cao của sản phẩm. Đây là một cách tuyệt vời để tăng mức độ sử dụng sản phẩm và khuyến khích người dùng khám phá sản phẩm của bạn hơn nữa.

Nếu bạn dành bản cập nhật cho một tính năng mới, hãy thử sử dụng mẫu ra mắt sản phẩm để hợp lý hóa quy trình.

6. Hãy súc tích

Ghi chú phát hành sản phẩm không nên quá dài dòng. Bạn có thể muốn viết dài về một tính năng mà bạn cảm thấy hào hứng, nhưng hãy để điều đó cho một bài đăng trên blog hỗ trợ. Hãy viết ghi chú phát hành ngắn gọn để dễ đọc. ✍️

Hãy viết tiêu đề ngắn gọn, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng trong các đoạn văn ngắn và sử dụng dấu đầu dòng bất cứ khi nào có thể. Mục tiêu là truyền đạt những gì đã thay đổi và tác động của nó — đối với bất kỳ thông tin nào khác, bạn luôn có thể thêm liên kết để biết thêm chi tiết.

7. Thêm hình ảnh hỗ trợ

Mặc dù một số công ty ưa chuộng cách tiếp cận "không rườm rà" đối với ghi chú phát hành phần mềm, nhưng hầu như luôn hữu ích khi bao gồm một số hình ảnh, đặc biệt là khi giới thiệu tính năng hoặc sản phẩm mới. 🖼️

Ảnh chụp màn hình, hướng dẫn bằng hình ảnh động, GIF và video ngắn là những cách lý tưởng để chia sẻ tính năng hoặc chức năng mới của bạn với người dùng cuối. Làm việc với nhóm thiết kế của bạn để tạo tài sản giải thích tính năng mới và khuyến khích người dùng tự thử.

8. Liên kết đến các tài nguyên hỗ trợ

Ghi chú phát hành của bạn nên ngắn gọn, nhưng đôi khi, bạn sẽ muốn giải thích một khái niệm chi tiết hơn hoặc tham chiếu lại bản phát hành trước đó. Đó là lúc liên kết đến các tài nguyên hỗ trợ trở nên hữu ích. 🔗

Sử dụng các liên kết nội bộ một cách cẩn thận trong ghi chú phát hành để hướng người dùng đến các bài viết trợ giúp, bài đăng trên blog và ghi chú phát hành trước đó để bổ sung thêm bối cảnh hoặc cung cấp các mẹo thực tế về cách sử dụng tính năng. Bạn cũng có thể liên kết đến lộ trình sản phẩm hoặc các cột mốc dự án để tăng tính minh bạch. Bạn có thể bao gồm chi tiết về cách liên hệ với đội ngũ hỗ trợ nếu có bất kỳ câu hỏi nào.

9. Yêu cầu phản hồi của khách hàng

Mặc dù bạn thường xuyên sửa lỗi và cập nhật dựa trên yêu cầu tính năng, nhưng không phải lúc nào bạn cũng làm đúng. Yêu cầu phản hồi của khách hàng là một phần quan trọng trong chu kỳ và không có nơi nào tốt hơn để làm việc này hơn là trong ghi chú phát hành sản phẩm của bạn. 🎉

Thêm một dòng ở cuối bản ghi thay đổi để yêu cầu người dùng gửi phản hồi, báo cáo lỗi hoặc yêu cầu tính năng. Quá trình này sẽ trở nên dễ dàng hơn khi sử dụng chế độ xem Biểu mẫu của ClickUp để tạo biểu mẫu phản hồi hoặc một trong các mẫu báo cáo lỗi.

Bạn cũng có thể mở bình luận và trả lời người dùng trong nguồn cấp dữ liệu — đây là cách tuyệt vời để thể hiện sự minh bạch và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với cộng đồng của bạn.

Cách phân phối ghi chú phát hành

Sau khi hoàn thành việc viết ghi chú phát hành, bạn cần xuất bản và phân phối chúng. Ghi chú phát hành và nhật ký thay đổi thường được đăng dưới dạng blog trên trang web của công ty, nhưng bạn cũng nên phân phối chúng rộng rãi hơn. 📧

Các kênh chính xác mà bạn sẽ sử dụng phụ thuộc vào chiến lược tiếp thị và truyền thông của bạn, nhưng những nơi phổ biến để chia sẻ ghi chú phát hành và tin tức bao gồm:

Làm việc với nhóm tiếp thị của bạn để thống nhất lịch trình và mô hình phân phối ghi chú phát hành, bao gồm cơ sở khán giả của bạn và giữ cho họ được thông báo một cách tốt nhất có thể. Bạn cũng nên phân phối ghi chú phát hành nội bộ hoặc cung cấp chúng ở một nơi tập trung, như wiki tùy chỉnh trong ClickUp.

5 ví dụ về ghi chú phát hành tuyệt vời

Biết cách viết ghi chú phát hành là rất tốt, nhưng nó trông như thế nào trong thực tế? Để cung cấp cho bạn một số ý tưởng và cảm hứng, hãy xem một số ví dụ về ghi chú phát hành yêu thích của chúng tôi.

1. ClickUp

Ghi chú phát hành của ClickUp là một lời nhắc nhở tuyệt vời về những gì bạn có thể đạt được với sản phẩm của chúng tôi, vì tất cả đều được viết và xuất bản trong chính ClickUp — bao gồm cả ví dụ này từ tháng 12 năm 2023. 🎄

Ghi chú phát hành của ClickUp được sắp xếp theo quý, giúp bạn dễ dàng tìm đến bản cập nhật phát hành cụ thể. Ghi chú phát hành riêng lẻ có tính năng cập nhật văn bản với tiêu đề lớn rõ ràng, ảnh chụp màn hình động hoặc GIF và liên kết đến các tài nguyên bổ sung. Chủ sở hữu và người đóng góp ghi chú phát hành cũng được liệt kê, đây là một điểm hay giúp tăng tính trách nhiệm, quyền sở hữu và minh bạch.

2. Notion

Cách tiếp cận của Notion đối với ghi chú phát hành sản phẩm giống với định dạng blog hơn, với bản cập nhật mới nhất được hiển thị đầy đủ trước danh sách các bản cập nhật trước đó. 📝

Mỗi ghi chú phát hành của Notion bao gồm tiêu đề hữu ích, ảnh chụp màn hình hoặc hình ảnh và các bản sửa lỗi được thực hiện trong bản cập nhật mới nhất. Mặc dù ghi chú phát hành của họ ngắn gọn, nhưng chúng cung cấp cho người dùng cuối đủ chi tiết để khám phá các tính năng mới hoặc sử dụng sản phẩm một cách đầy đủ hơn.

3. Slack

Với rất nhiều người dùng trên nhiều ứng dụng, Slack đã chia ghi chú phát hành sản phẩm thành các danh mục dựa trên nền tảng. 📱

Hãy xem ghi chú phát hành Windows của họ làm ví dụ. Trang đích rõ ràng và súc tích, với lời nhắc bạn nên cập nhật để cải thiện bảo mật. Mỗi ghi chú phát hành sản phẩm bao gồm một bảng ở cuối trang, dịch các tuyên bố chính thành ý nghĩa đối với người dùng cuối. Đây là cách tuyệt vời để truyền đạt thông tin cập nhật kỹ thuật một cách thân thiện hơn với người dùng.

4. Google Chrome

Ghi chú phát hành của Google cho Chrome rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu. Mỗi bản cập nhật cũng khuyến khích người dùng gửi báo cáo lỗi hoặc báo cáo vấn đề nếu họ phát hiện ra. 🐞

Điều chúng tôi thích ở ghi chú phát hành của Google Chrome là mỗi thành viên trong nhóm đều ký tên vào mỗi bản cập nhật. Điều này rất tốt cho quyền sở hữu cá nhân, tính minh bạch và sự tin tưởng. Bạn có thể thấy rằng bản cập nhật đến trực tiếp từ nhóm sản phẩm.

5. Zoho

Nhóm tại Zoho sử dụng cách tiếp cận trực quan hơn để chia sẻ ghi chú phát hành của họ — chúng được sắp xếp theo chế độ xem dòng thời gian. 📅

Duyệt qua các ghi chú phát hành của Zoho, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về những thay đổi của sản phẩm theo thời gian nhờ chế độ xem dòng thời gian thú vị và thiết thực. Các ghi chú phát hành có tiêu đề và tóm tắt rõ ràng; bạn có thể nhấp vào để xem thêm chi tiết.

Dễ dàng xuất bản hơn với công cụ ghi chú phát hành

Mặc dù bạn có thể viết ghi chú phát hành bằng bất kỳ công cụ xử lý văn bản nào và xuất bản chúng thủ công lên trang web của mình, nhưng việc này có thể tốn nhiều thời gian. Ngoài ra, việc quản lý hiệu quả trên quy mô lớn cũng khó khăn hơn, với nhiều khả năng quy trình làm việc bị gián đoạn.

Điều bạn cần là một công cụ được thiết kế để cải thiện quy trình quản lý bản phát hành.

Điều cần tìm kiếm trong một công cụ ghi chú phát hành

Khi tìm kiếm một công cụ quản lý bản phát hành giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn, có một số yếu tố cần xem xét:

Những câu hỏi này giúp bạn xác định những gì bạn cần nhất và những yếu tố nào ít quan trọng hơn đối với bạn. Bằng cách đó, bạn có thể tìm thấy công cụ ghi chú phát hành phù hợp nhất với mục tiêu của mình.

Sử dụng ClickUp để viết và xuất bản ghi chú phát hành của riêng bạn

Không giống như các loại phần mềm khác, có rất ít công cụ được thiết kế riêng để tạo và xuất bản nhật ký thay đổi hoặc bản cập nhật phát hành. Bên cạnh những công cụ chuyên dụng này, có một công cụ mà chúng tôi nghĩ bạn nên xem xét, đó là ClickUp. Dưới đây là lý do.

Nếu bạn đã sử dụng ClickUp để quản lý sản phẩm và quản lý công việc, thì việc biến nó thành công cụ thiết yếu để quản lý ghi chú phát hành cũng là điều hoàn toàn hợp lý.

Thu thập dữ liệu, liên lạc với các thành viên trong nhóm và tìm kiếm mọi thứ bạn cần trong một quy trình làm việc duy nhất bằng một công cụ duy nhất. Khi bạn có dữ liệu và thông tin chi tiết cần thiết, hãy sử dụng ClickUp Docs để bắt đầu viết bản cập nhật nhật ký thay đổi rõ ràng, súc tích.

Truy cập ClickUp AI trực tiếp trong Tài liệu ClickUp của bạn. Tính năng này giới thiệu trợ lý AI được cá nhân hóa để brainstorm ý tưởng, viết hoặc viết lại bản sao và trở thành một phần của quy trình viết ghi chú phát hành của bạn.

Đối với các nhóm chưa sử dụng ClickUp, nó sẽ trở thành nền tảng năng suất không thể thiếu của bạn. Sử dụng ClickUp để viết, chỉnh sửa và xuất bản ghi chú phát hành, đồng thời là nơi duy nhất để quản lý tất cả công việc của bạn. ✅

Hãy thử viết ghi chú phát hành với ClickUp ngay hôm nay

Yếu tố quan trọng để viết ghi chú phát hành tốt hơn là sự đơn giản. Hãy giữ cho các bản cập nhật của bạn ngắn gọn, rõ ràng và sâu sắc, chỉ bao gồm những chi tiết mà người dùng cuối cần.

Để có cách quản lý toàn bộ quy trình quản lý sản phẩm tốt hơn, hãy dùng thử ClickUp miễn phí. ClickUp giúp bạn dễ dàng hợp tác với nhóm sản phẩm, soạn thảo ghi chú phát hành và xuất bản chúng trong nhật ký thay đổi thân thiện với người dùng, tất cả từ một nơi. 🧰