Hãy tưởng tượng một thế giới song song nơi bạn có thời gian và tài nguyên vô tận. Bạn có thể triển khai các dự án tham vọng, theo đuổi vô số ưu tiên và làm tất cả mà không gặp áp lực.
Thật không may, đó không phải là cách mọi thứ hoạt động. Với tư cách là một nhà quản lý dự án, bạn đang quản lý nhiều dự án và ưu tiên cùng một lúc.
Bạn luôn phải đối mặt với các hạn chế: về thời gian, nguồn lực và mọi thứ khác.
Để đảm bảo tất cả các dự án của bạn hoàn thành đúng hạn, bạn cần phải quản lý chúng một cách quyết liệt.
Chúng tôi đã tổng hợp danh sách 3 phần mềm quản lý dự án hàng đầu để quản lý nhiều ưu tiên và dự án, ngay cả khi phải đối mặt với sự hỗn loạn và trở ngại kèm theo.
Phần mềm Quản lý Dự án Tốt Nhất để Quản lý Nhiều Ưu tiên — Tổng Quan
Dưới đây là cách ba phần mềm quản lý dự án hàng đầu để quản lý nhiều ưu tiên so sánh với nhau:
| Tên công cụ | Phù hợp nhất cho | Tính năng chính | Giá cả* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Quản lý dự án và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) | Quản lý công việc và ưu tiên, trí tuệ bối cảnh được hỗ trợ bởi AI, các tác nhân AI không cần mã hóa. | Miễn phí vĩnh viễn; tùy chỉnh cho doanh nghiệp có sẵn. |
| Asana | Dự án đang theo dõi và quy trình làm việc của nhóm đa chức năng | My Công việc, AI Studio, Danh mục đầu tư, AI Teammates | Miễn phí; các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $13.49/người dùng/tháng |
| Trello | Quản lý công việc trực quan và hợp tác | Bảng và thẻ trực quan, Danh sách kiểm tra, Tự động hóa Butler, Tính năng nâng cao | Miễn phí; các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $6/người dùng/tháng |
👀 Bạn có biết? Tại bất kỳ thời điểm nào, một nhà quản lý dự án cũng đang có công việc trên nhiều dự án. Họ cần những khả năng đặc biệt để đảm bảo mức độ tập trung và chất lượng đầu ra đồng đều trên tất cả các dự án. Bởi vì chi phí của việc thực hiện dự án kém hiệu quả là một sự lãng phí đầu tư khổng lồ—cụ thể là 11,4%.
Những yếu tố nào bạn nên xem xét khi chọn phần mềm quản lý dự án để quản lý nhiều ưu tiên?
Khi mọi công việc đều cảm thấy cấp bách, điều mà các nhà quản lý dự án thực sự cần không phải là nhiều kế hoạch dự án hơn, mà là sự rõ ràng hơn.
Dưới đây là một số tính năng khóa cần tìm kiếm trong công cụ quản lý dự án để quản lý nhiều ưu tiên một cách hiệu quả:
- Ưu tiên công việc một cách trực quan: Tìm kiếm phần mềm quản lý dự án có các biểu tượng ưu tiên, nhãn hoặc trường tùy chỉnh để hiển thị những công việc cần ưu tiên xử lý trước. Điều này giúp bạn quản lý phân công công việc và đang theo dõi nhiều dự án trên nhiều nhóm mà không gây nhầm lẫn.
- Sử dụng nhiều chế độ xem để đánh giá công việc từ các góc độ khác nhau: Chuyển đổi giữa các chế độ xem Xem dạng danh sách, Bảng, Lịch và Gantt/Thời gian giúp việc lập kế hoạch dự án trở nên dễ dàng hơn, bất kể độ phức tạp của dự án, và xem cách thay đổi ưu tiên ảnh hưởng đến dòng thời gian.
- Theo dõi khối lượng công việc và sức chứa của nhóm: Chọn công cụ quản lý dự án hiển thị sức chứa của nhóm và khối lượng công việc để tránh quá tải cùng một nhóm người trên nhiều dự án khách hàng hoặc các luồng công việc nội bộ.
- Đặt phụ thuộc và tự động điều chỉnh lịch trình: Nếu một công việc bị trễ, các công việc khác sẽ tự động điều chỉnh. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và hỗ trợ quản lý rủi ro cho các dự án có tính chất quan trọng hoặc phức tạp.
- Tập trung giao tiếp trong các công việc: Tìm kiếm các công cụ hợp tác tích hợp sẵn giúp liên kết cuộc hội thoại, phê duyệt và tệp tin trực tiếp với các công việc. Giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể khi đang theo dõi nhiều dự án.
- Tự động hóa nhắc nhở, chuyển giao và cập nhật: Khi ưu tiên thay đổi, các quy trình tự động hóa nên cập nhật trạng thái, thông báo cho chủ sở hữu và di chuyển công việc đến giai đoạn phù hợp — giảm bớt nỗ lực thủ công để quản lý dự án hiệu quả.
- Tích hợp mượt mà: Phần mềm quản lý dự án của bạn nên tích hợp với các ứng dụng hiện có trong hệ thống công nghệ của bạn, như email, trò chuyện và lưu trữ tệp, để tránh việc chuyển đổi ngữ cảnh khi quản lý dự án.
🧠 Thông tin thú vị: Từ ‘ưu tiên’ có nguồn gốc từ tiếng Latin prioritas, có nghĩa là ‘đứng đầu về thứ hạng hoặc thứ tự’. Trong lịch sử, từ này được sử dụng ở dạng số ít, ngụ ý rằng chỉ có thể có một ưu tiên duy nhất tại một thời điểm. Dạng số nhiều “priorities” chỉ trở nên phổ biến vào thế kỷ 20, khi các nhân viên trí thức bắt đầu phải xử lý nhiều dự án, hạn chót và các bên liên quan cùng lúc.
Phần mềm Quản lý Dự án Tốt Nhất để Quản lý Nhiều Ưu Tiên
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
Khách hàng của bạn muốn cập nhật về các deliverables của tuần trước, và nhóm của bạn đang chờ phản hồi về bản nháp. Bạn kiểm tra bảng dự án, nhưng không thể xác định được điểm nghẽn.
Đó chính là cơn ác mộng của một nhà quản lý dự án.
Dưới đây là các phần mềm quản lý dự án có tính năng được thiết kế riêng để quản lý nhiều dự án:
ClickUp (Tốt nhất cho quản lý dự án và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo)
ClickUp for Project Management là ứng dụng toàn diện cho công việc, kết hợp quản lý dự án, quản lý công việc và giao tiếp nhóm trên một nền tảng duy nhất — được thúc đẩy bởi tự động hóa AI thế hệ mới.
Dưới đây là các tính năng khóa của công cụ quản lý dự án ClickUp giúp việc quản lý nhiều dự án trở nên dễ dàng (và giữ cho bạn không bị căng thẳng):
Giữ tập trung với Nhiệm vụ ClickUp ưu tiên
Các nhiệm vụ ClickUp trở thành khối xây dựng cơ bản cho mọi dự án trong Không gian Làm việc ClickUp. Bạn có thể tạo một nhiệm vụ cho "Ra mắt trang" và sau đó chia nhỏ nó thành các công việc con như "Viết nội dung" và "Kiểm thử QA" bằng tính năng quản lý nhiệm vụ này. Giao chúng cho các thành viên nhóm phù hợp, thêm thẻ, ngày đáo hạn, mô tả và thậm chí liên kết chúng với nhau.
Để tăng tính trách nhiệm, hãy đánh dấu từng công việc bằng một trong bốn mức độ ưu tiên do ClickUp Task Priorities cung cấp. Chọn từ Urgent (Cấp bách), High (Cao), Normal (Bình thường) hoặc Low (Thấp) để nhóm của bạn luôn biết công việc nào cần ưu tiên xử lý trước.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản của đội ngũ marketing của bạn đang có kế hoạch cho một sự kiện ra mắt sản phẩm có thể đánh dấu:
- Khẩn cấp: Sửa lỗi thanh toán trước khi ra mắt
- Cấp độ cao: Hoàn thiện các tài liệu quảng cáo.
- Thông thường: Lên lịch đăng bài trên mạng xã hội
- Thấp: Kế hoạch cho cuộc họp đánh giá lại.
Các công việc có thể được sắp xếp theo ưu tiên và ước lượng thời gian, giúp mỗi thành viên trong nhóm có một lộ trình hàng ngày rõ ràng.
ClickUp phụ thuộc bổ sung một lớp ngữ cảnh khác. Đánh dấu một công việc thiết kế là 'khối' quá trình phát triển, và ưu tiên của nó ngay lập tức báo hiệu tính cấp bách cho những người liên quan. Bạn cũng có thể lưu bộ lọc để tạo các chế độ xem tùy chỉnh, chẳng hạn như chỉ hiển thị các công việc 'Cao' và 'Cấp bách' cần hoàn thành trong tuần này.
Video này hướng dẫn bạn cách ưu tiên các công việc như một chuyên gia:
Làm công việc thông minh hơn với ClickUp Brain
So với công cụ quản lý dự án truyền thống, ClickUp Brain bổ sung trí tuệ bối cảnh vào quy trình làm việc của dự án.
Nó hiểu bối cảnh nơi làm việc của bạn và các dự án đa dạng mà bạn quản lý.
ClickUp Brain được thiết kế để kết nối các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại thành một hệ thống thông minh. Dưới đây là cách sử dụng AI cho quản lý quy trình làm việc:
- Quản lý Kiến thức Trí tuệ Nhân tạo (AI): Thay vì phải lục lọi qua hàng đống tài liệu, chỉ cần hỏi: ‘Trạng thái chiến dịch quý 4 của chúng ta hiện tại thế nào?’ hoặc ‘Hãy cho tôi xem phản hồi của khách hàng từ cuộc gọi tuần trước. ’ Nó sẽ lấy câu trả lời từ các công việc, tài liệu và trò chuyện ngay lập tức.
- Quản lý dự án AI: Tự động hóa các cập nhật tốn thời gian như viết báo cáo hàng ngày hoặc tóm tắt tiến độ bằng cách yêu cầu nó, ‘Tóm tắt các công việc đã hoàn thành cho dự án ứng dụng di động trong tuần này’
- AI Writer for Công việc: Cần một email cập nhật cho khách hàng? Brain có thể soạn thảo nó trong vài giây, phù hợp với giọng điệu và vai trò của bạn. Hãy yêu cầu nó: ‘Viết một email cho các bên liên quan giải thích lý do tại sao việc phát hành bị trì hoãn và những gì đang được thực hiện để khắc phục nó’ và voila ✨
Tích hợp ClickUp Brain trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn giúp bạn dành ít thời gian hơn cho việc theo dõi dữ liệu dự án (dòng thời gian giao hàng, rủi ro dự án, v.v.) và nhiều thời gian hơn cho việc đưa ra các quyết định chiến lược.
Video này hướng dẫn bạn cách tối ưu hóa quản lý dự án với ClickUp Brain:
Tự động hóa ưu tiên với ClickUp Automations
ClickUp Automations cho phép bạn tạo các quy tắc không cần mã (no-code rules) để kích hoạt các hành động trên nhiều dự án. Sử dụng logic đơn giản "nếu điều này xảy ra, thì làm điều kia" (if this, then that), bạn có thể tự động hóa việc thay đổi ưu tiên, phân công công việc, cập nhật trạng thái và chuyển giao công việc. Không cần đang theo dõi thủ công.
Bạn có thể cài đặt các tự động hóa để cập nhật ưu tiên hoặc quyền sở hữu khi:
- Một công việc được chuyển sang trạng thái cụ thể.
- Ngày đáo hạn đang đến gần hoặc đã quá hạn.
- Một công việc được tạo trong một danh sách công việc hoặc dự án cụ thể.
- Một trường tùy chỉnh, như Ưu tiên hoặc Tên khách hàng, được cập nhật.
Ví dụ:
- Tự động giao công việc cho người phụ trách dự án khi ưu tiên = Cao
- Di chuyển các công việc vào "Khối" khi một phụ thuộc bị trì hoãn.
Các trợ lý AI sẽ giúp bạn thực hiện những việc cần làm.
ClickUp Autopilot Agents đưa tự động hóa lên một bước mới bằng cách thực hiện các thay đổi ưu tiên ngay khi chúng xảy ra. Khác với các quy tắc tự động hóa dựa trên quy tắc, các tác nhân AI này liên tục theo dõi các công việc, bình luận và tài liệu, sau đó cập nhật ưu tiên hoặc thông báo cho chủ sở hữu dựa trên ngữ cảnh.
Bạn có thể sử dụng một Autopilot Agent đã được xây dựng sẵn hoặc tạo một Autopilot Agent tùy chỉnh cho quy trình làm việc của mình.
Sử dụng các tác nhân tự động hóa sẵn có (Prebuilt Autopilot Agents ) khi bạn cần tự động hóa nhanh chóng và sẵn sàng sử dụng cho các quy trình làm việc thông thường, chẳng hạn như báo cáo trạng thái hàng ngày/hàng tuần hoặc cập nhật tự động.
Mặt khác, các Trình tự động hóa tùy chỉnh (Custom Autopilot Agents) là lựa chọn tốt nhất khi bạn cần các trình tự động hóa tuân theo logic riêng của mình (các trình kích hoạt nhiều bước, điều kiện hoặc quy tắc cụ thể cho không gian làm việc) để quản lý ưu tiên theo cách tùy chỉnh.
Các tính năng khóa của ClickUp
- Quản lý quy trình tài liệu: Lưu trữ các quy trình tiêu chuẩn (SOPs), bản tóm tắt dự án và ghi chú chiến lược tại một nơi duy nhất, luôn được liên kết trực tiếp với các công việc mà chúng hỗ trợ thông qua ClickUp Tài liệu.
- Tối ưu hóa các cuộc hội thoại nội bộ: Sử dụng ClickUp Chat để thảo luận phản hồi, chia sẻ cập nhật, đề cập đến đồng nghiệp và hoàn thành công việc trong cùng một công cụ quản lý dự án.
- Quản lý dự án và công việc theo thời gian thực: Theo dõi các công việc khẩn cấp, bị khối và cần phê duyệt trên nhiều dự án thông qua bảng điều khiển ClickUp.
- Hình dung quy trình làm việc của bạn: Chuyển đổi giữa hơn 15 chế độ xem để lập kế hoạch, đánh giá lại và sắp xếp lại các ưu tiên dựa trên nhu cầu thay đổi của dự án.
- Theo dõi thời gian để ưu tiên hiệu quả hơn: Xem nhóm của bạn đang dành thời gian vào đâu, so sánh với ước tính và điều chỉnh ưu tiên với ClickUp Thời Gian Đang Theo Dõi.
- Hình dung quy trình làm việc một cách hợp tác: Tạo bản đồ phụ thuộc, brainstorm ý tưởng, sắp xếp lại công việc và điều chỉnh ưu tiên theo thời gian thực bằng ClickUp Bảng trắng.
- Tích hợp với hệ thống công nghệ của bạn: Sử dụng ClickUp Integrations để chuyển đổi dữ liệu mượt mà giữa các công cụ mà nhóm và khách hàng của bạn sử dụng.
ClickUp pros
- Các tính năng tùy chỉnh và tính linh hoạt có thể mở rộng phù hợp với bất kỳ loại nhóm hoặc dự án nào.
- Theo dõi thời gian và quản lý khối lượng công việc để phân bổ tài nguyên tối ưu trong các dự án phức tạp.
- Báo cáo chi tiết và bảng điều khiển thời gian thực để đảm bảo tính minh bạch trong các dự án.
ClickUp cons
- Một bộ tính năng phong phú có thể khiến người dùng mới cảm thấy choáng ngợp.
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 10.000 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.000 đánh giá)
Tại sao nó tuyệt vời cho việc quản lý nhiều ưu tiên
Với khả năng thực thi dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), ClickUp loại bỏ chi phí chuyển đổi công cụ và tập trung quản lý tác vụ. Công việc tiến triển mà không cần bạn phải tìm kiếm cập nhật. Nó chuyển đổi ngữ cảnh thành hành động bằng cách tự động gắn thẻ, phân công và nâng cấp tác vụ.
ClickUp tích hợp các nhiệm vụ ClickUp, tài liệu, dòng thời gian, trò chuyện và trí tuệ nhân tạo (AI) vào một không gian làm việc AI tích hợp (Converged AI Workspace ) để mọi ưu tiên luôn đồng bộ với nguồn thông tin chính xác duy nhất.
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Đánh giá này trên G2 thực sự nói lên tất cả:
ClickUp đã trở thành một công cụ thay đổi cuộc chơi trong việc tổ chức dự án và giữ cho nhóm của tôi luôn đồng bộ. Tôi thích tính linh hoạt của nó — dù tôi cần bảng Kanban, biểu đồ Gantt hay chỉ một danh sách công việc đơn giản, tất cả đều có sẵn. Khả năng tạo tài liệu, theo dõi mục tiêu và thậm chí trò chuyện trực tiếp trong nền tảng giúp chúng tôi tránh phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ. Tuy nhiên, tính linh hoạt này có thể hơi choáng ngợp ban đầu. Đội ngũ của chúng tôi mất một thời gian để tìm ra cách thiết lập tối ưu, và việc đào tạo thành viên mới cũng đòi hỏi một chút thời gian.
ClickUp đã trở thành một công cụ thay đổi cuộc chơi trong việc tổ chức dự án và giữ cho nhóm của tôi luôn đồng bộ. Tôi rất thích tính linh hoạt của nó — dù tôi cần bảng Kanban, biểu đồ Gantt hay chỉ một danh sách công việc đơn giản, tất cả đều có sẵn. Khả năng tạo tài liệu, theo dõi mục tiêu và thậm chí trò chuyện trực tiếp trong nền tảng giúp chúng tôi tránh phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ. Tuy nhiên, tính linh hoạt này có thể hơi choáng ngợp ban đầu. Đội ngũ của chúng tôi mất một thời gian để tìm ra cách thiết lập tối ưu, và việc đào tạo thành viên mới cũng đòi hỏi một chút thời gian.
2. Asana (Phù hợp nhất cho việc đang theo dõi dự án có cấu trúc và quy trình làm việc của các nhóm chức năng khác nhau)
Asana là phần mềm quản lý công việc giúp tập trung danh sách việc cần làm của bạn vào một địa điểm trung tâm. Bằng cách kết nối công việc với danh sách việc cần làm, nó giúp bạn ưu tiên các tác vụ một cách hiệu quả.
Khác với những mảnh ghi chú rải rác, Asana cung cấp cho bạn chế độ xem thống nhất về tất cả công việc trên bàn làm việc của bạn, bao quát nhiều dự án và nhóm.
Chế độ xem MyTasks tổng hợp tất cả các công việc được giao vào một danh sách dễ quản lý. Nó cũng quản lý mối quan hệ giữa các công việc. Khi một sản phẩm đầu ra ảnh hưởng đến nhiều dự án, bạn có thể gán công việc cho nhiều dự án thay vì tạo bản sao.
Tính năng Danh mục đầu tư đóng vai trò như trung tâm điều hành cho các quản lý dự án giám sát nhiều dự án cùng lúc. Với bảng điều khiển, bạn có thể theo dõi các dự án đang chậm tiến độ và xác định nơi nhóm có thể bị quá tải trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.
Asana AI tích hợp các tính năng thông minh trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn. AI cung cấp thông tin chi tiết về kế hoạch dự án, trả lời các câu hỏi về các bước tiếp theo và tạo tóm tắt về tiến độ mới nhất. AI Studio cho phép bạn tạo các quy trình làm việc AI không cần mã để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại mà không phụ thuộc vào nhóm kỹ thuật.
Các tính năng khóa của Asana
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để viết kế hoạch dự án và tạo tóm tắt về các công việc, dự án hoặc danh mục đầu tư, giúp bạn luôn cập nhật mà không cần đọc từng chi tiết.
- Triển khai các trợ lý AI theo dõi dữ liệu dự án, xác định rủi ro hoặc điểm nghẽn, và đề xuất các hành động cho bạn.
- Lập kế hoạch sức chứa và cân bằng khối lượng công việc bằng cách sử dụng Quản lý Tài nguyên để xác định ai đang bị quá tải và điều chỉnh ưu tiên trước khi xảy ra tình trạng tắc nghẽn.
- Kết nối các công việc hàng ngày với mục tiêu của công ty bằng các tính năng Mục tiêu và Báo cáo để quản lý ưu tiên với tầm nhìn hướng đến tác động.
- Tạo quy tắc, biểu mẫu và tự động hóa để di chuyển công việc giữa các giai đoạn mà không cần can thiệp thủ công, giảm thiểu rào cản trong các dự án.
Ưu điểm của Asana
- Phù hợp cho các dự án phức tạp, nhiều người dùng và kế hoạch tài nguyên.
- Tự động hóa rộng rãi, mẫu có sẵn và tích hợp để giảm thiểu công việc thủ công.
Asana cons
- Nếu mỗi bản cập nhật không được gắn thẻ cho từng thành viên, các thành viên trong nhóm sẽ không thấy nó, điều này làm mất đi mục đích của tính năng hiển thị dự án chia sẻ trong phần mềm quản lý dự án.
- Asana hỗ trợ các mối quan hệ phụ thuộc, nhưng thiếu tính năng tự động điều chỉnh lịch trình, do đó bạn sẽ cần khám phá các giải pháp thay thế cho Asana.
Giá cả của Asana
- Miễn phí
- Gói Starter: $13.49/tháng cho mỗi người dùng
- Nâng cao: $30,49/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
- Enterprise+: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Asana
- G2: 4. 4/5 (12.300+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (13.500+ đánh giá)
Tại sao nó tuyệt vời cho việc quản lý nhiều ưu tiên
Asana kết nối các dự án, mối quan hệ phụ thuộc và khối lượng công việc để đảm bảo hiển thị rõ ràng và điều chỉnh nhanh chóng. Các chế độ xem phân lớp hỗ trợ đang theo dõi công việc ở các quy mô khác nhau, ngay cả khi ưu tiên thay đổi. Tự động hóa và cập nhật thời gian thực đảm bảo hợp tác đa chức năng mà không làm mất mục tiêu.
Người dùng thực tế nói gì về Asana?
Từ một đánh giá trên G2:
Bố cục của Asana rất hấp dẫn và tương tác, với nhiều tính năng như tự động hóa, các trường dữ liệu được điền trực tiếp vào dự án từ các biểu mẫu yêu cầu đã tạo, và khả năng báo cáo vô cùng mạnh mẽ ở nhiều cấp độ của quy trình làm việc. Nó cũng tích hợp với rất nhiều nền tảng bên ngoài mà các công ty thường sử dụng, cho phép mọi thứ được tập trung vào một nơi duy nhất cho các nhóm và khách hàng của bạn.
Bố cục của Asana rất hấp dẫn và tương tác, với nhiều tính năng như tự động hóa, các trường dữ liệu được điền trực tiếp vào dự án từ các biểu mẫu yêu cầu đã tạo, và khả năng báo cáo vô cùng mạnh mẽ ở nhiều cấp độ của quy trình làm việc. Nó cũng tích hợp với rất nhiều nền tảng bên ngoài mà các công ty thường sử dụng, cho phép mọi thứ được tập trung vào một nơi duy nhất cho các nhóm và khách hàng của bạn.
🧠 Thông tin thú vị: Nhà tâm lý học Bluma Zeigarnik phát hiện ra rằng con người có xu hướng nhớ các công việc chưa hoàn thành hoặc bị gián đoạn tốt hơn so với các công việc đã hoàn thành. Hiện tượng này, được gọi là Hiệu ứng Zeigarnik, cho thấy rằng các công việc chưa hoàn thành tạo ra một căng thẳng nhận thức khiến chúng luôn nằm trong tâm trí, từ đó nâng cao khả năng ghi nhớ.
3. Trello (Phù hợp nhất cho quản lý công việc trực quan bằng bảng)
Lập kế hoạch và lịch trình cho một dự án duy nhất là điều đơn giản từ góc độ sức chứa. Tuy nhiên, khi nhiều dự án được triển khai đồng thời với chế độ xem phân mảnh, các công việc sẽ nhanh chóng tích tụ trên bàn làm việc của bạn. Trước khi bạn nhận ra, bạn sẽ phải hoàn thành ba công việc cùng lúc.
Công cụ quản lý dự án và hợp tác trực quan Trello giúp bạn chủ động quản lý tất cả các ưu tiên và sức chứa của mình.
Để hiểu rõ nhóm của bạn đang xử lý bao nhiêu công việc tại bất kỳ thời điểm nào, Trello cung cấp các chế độ xem khác nhau.
Chế độ xem Lịch hiển thị công việc sắp tới để bạn không quá tải các ngày hoặc tuần cụ thể. Bảng điều khiển nổi bật các chỉ số khối lượng công việc như ngày đáo hạn và thẻ được giao để tránh tình trạng tắc nghẽn.
Bảng tổng hợp các công việc từ tất cả các bảng vào một danh sách có thể sắp xếp. Và Dòng thời gian hiển thị các công việc theo phong cách Gantt.
Bạn có thể thêm các tài nguyên liên quan, chẳng hạn như tệp đính kèm và cuộc hội thoại, vào thẻ. Tập trung các bình luận, cập nhật trạng thái và cuộc hội thoại dự án trên thẻ.
Tạo danh sách kiểm tra nâng cao để ghi lại chi tiết các công việc dự án. Sử dụng Bảng điều khiển để đang theo dõi bất kỳ tập hợp công việc nào trên các bảng Trello của bạn, chẳng hạn như các công việc hoặc dự án quá hạn, mỗi tháng.
Trello Inbox AI phân tích các tin nhắn từ Slack và Teams được lưu trữ trong Trello Inbox để trích xuất ngày đáo hạn, ưu tiên và các mục cần thực hiện.
Các tính năng khóa của Trello
- Cài đặt quy tắc để tự động di chuyển thẻ, phân công thành viên nhóm hoặc tạo danh sách kiểm tra dựa trên các kích hoạt cụ thể với Butler, công cụ tự động hóa của Trello.
- Mở rộng khả năng của không gian làm việc bằng cách kết nối nó với hệ thống công nghệ hiện có của bạn thông qua Power-Ups.
- Với Trello Hộp thư đến, bạn có thể ghi lại các tác vụ từ ghi chú cuộc họp, tin nhắn, email và ghi chú giọng nói.
- Kéo và thả các công việc từ hộp thư đến hoặc bảng Trello của bạn trực tiếp vào Planner.
- Các mẫu quản lý dự án có sẵn cho phép bạn ghi lại tất cả chi tiết liên quan đến nhiều dự án một cách có cấu trúc.
Ưu điểm của Trello
- Giao diện trực quan hỗ trợ truy cập cả trên thiết bị di động và máy tính để bàn, giúp công việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi.
- Tích hợp với hơn 200 công cụ thông qua Power-Ups
Trello cons
- Báo cáo nâng cao và đang theo dõi xuyên dự án yêu cầu các gói nâng cấp trả phí.
- Các dự án lớn hoặc phức tạp thường cần nhiều bảng để duy trì sự tổ chức.
Giá cả của Trello
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: $6/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: $12.50/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: $17,50/tháng (thanh toán hàng năm)
Đánh giá và nhận xét về Trello
- G2: 4.5/5 (13.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (23.600+ đánh giá)
Tại sao nó tuyệt vời cho việc quản lý nhiều ưu tiên
Trello nổi bật với việc ưu tiên dự án thông qua các tín hiệu trực quan, giúp thay đổi nhanh chóng trên các bảng. Tự động hóa và tích hợp giúp tối ưu hóa việc di chuyển công việc khi kế hoạch thay đổi. Nó đặc biệt hiệu quả trong môi trường động.
Người dùng thực tế nói gì về Trello?
Dưới đây là chia sẻ của một người dùng Capterra:
Tôi đã sử dụng Trello hơn một thập kỷ. Phiên bản miễn phí đã trải qua nhiều lần cập nhật, nhưng vẫn mang lại giá trị tốt cho tiền – đặc biệt trong môi trường agency/tư vấn, nơi việc tính phí theo từng người dùng được cấp phép cho việc sử dụng thỉnh thoảng của khách hàng là không khả thi về mặt chi phí. Tôi nhận thấy khách hàng của mình rất thích sự dễ sử dụng so với các lựa chọn khác.
Tôi đã sử dụng Trello hơn một thập kỷ. Phiên bản miễn phí đã trải qua nhiều lần cập nhật, nhưng vẫn mang lại giá trị tốt cho tiền – đặc biệt trong môi trường agency/tư vấn, nơi việc tính phí theo từng người dùng được cấp phép cho việc sử dụng thỉnh thoảng của khách hàng là không khả thi về mặt chi phí. Tôi nhận thấy khách hàng của mình rất thích sự dễ sử dụng so với các lựa chọn khác.
📮 ClickUp Insight: Chỉ 7% chuyên gia cho biết họ chủ yếu dựa vào trí tuệ nhân tạo (AI) cho quản lý tác vụ và tổ chức công việc. Một lý do có thể là phần lớn các công cụ chỉ tập trung vào các lĩnh vực hẹp như lịch, danh sách việc cần làm hoặc email.
Với ClickUp, trí tuệ nhân tạo (AI) được mở rộng hơn nữa. Nó kết nối email, giao tiếp, lịch, công việc và tài liệu của bạn trong một nền tảng duy nhất. Bạn thậm chí có thể hỏi, “Những ưu tiên của tôi hôm nay là gì?” và ClickUp Brain sẽ quét không gian làm việc của bạn để cung cấp một danh sách rõ ràng, dựa trên mức độ cấp bách. Bằng cách này, ClickUp kết hợp sức mạnh của năm hoặc nhiều ứng dụng khác nhau thành một ứng dụng siêu tiện lợi duy nhất.
Các đề cập đáng chú ý khác
Dưới đây là một số công cụ quản lý dự án khác giúp tránh xung đột ưu tiên:
- Monday.com: Cho phép bạn phân công ưu tiên, hiển thị khối lượng công việc và tự động hóa việc theo dõi tiến độ trên nhiều dự án. Các chế độ xem Timeline, Calendar và Workload giúp phát hiện sớm các vấn đề về sức chứa công việc, từ đó bạn có thể điều chỉnh lại khối lượng công việc.
- Notion: Kết hợp các công việc, tài liệu, ghi chú cuộc họp và cơ sở dữ liệu trong một nền tảng duy nhất để tránh việc thông tin bị phân tán. Các cơ sở dữ liệu liên kết cho phép bạn xem cách các công việc trong các dự án khác nhau liên quan đến nhau, giúp dễ dàng nhận ra sự thay đổi trong ưu tiên và cập nhật chúng tại một nơi duy nhất.
- Jira: Đối với các nhóm sản phẩm và kỹ thuật, Jira sử dụng các sprint, backlog và đang theo dõi phụ thuộc để xếp hạng ưu tiên. Các bản đồ lộ trình cho thấy cách thay đổi trong một dự án ảnh hưởng đến các dự án khác, giúp tránh tình trạng tắc nghẽn khi quản lý các dự án song song.
- Smartsheet: Công cụ quản lý dự án dạng bảng tính với các chế độ xem Gantt, Grid và Card. Theo dõi đường dẫn quan trọng và quản lý phụ thuộc giúp việc điều chỉnh ưu tiên và lịch trình trở nên dễ dàng. Rất hữu ích khi nhiều dòng thời gian di chuyển đồng thời.
- Wrike: Bảng điều khiển thời gian thực và tự động hóa dựa trên trạng thái giúp thay đổi ưu tiên được hiển thị ngay lập tức. Biểu đồ khối lượng công việc nổi bật các thành viên trong nhóm bị quá tải, trong khi biểu mẫu yêu cầu định tuyến công việc đến mà không làm gián đoạn các ưu tiên hiện có.
- Airtable: Một trình quản lý công việc theo phong cách cơ sở dữ liệu, kết nối các dự án liên quan thông qua các bản ghi liên kết. Các chế độ xem như Gallery, Kanban và Dòng thời gian giúp bạn hình dung sự thay đổi của các ưu tiên và sức chứa giữa các nhóm.
- Teamwork: Được thiết kế dành cho các agency quản lý nhiều khách hàng cùng lúc. Theo dõi thời gian, biểu đồ khối lượng công việc và lợi nhuận theo dự án giúp nhóm ưu tiên các công việc mang lại doanh thu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Theo quy tắc ‘Peak-End’, con người đánh giá trải nghiệm chủ yếu dựa trên cảm xúc tại thời điểm đỉnh cao và kết thúc, chứ không phải thời lượng. Trong quản lý công việc, hoàn thành các ưu tiên khóa sớm hoặc kết thúc ngày làm việc với những thành công nhỏ có thể tăng cường động lực.
Cách Quản Lý Nhiều Ưu Tiên Hiệu Quả (Mẹo + Thực Hành Tốt Nhất)
Công cụ chỉ có thể giúp bạn đến một mức độ nhất định. Khi bạn gặp khó khăn trong việc tổ chức và quản lý công việc trên nhiều dự án, những chiến lược này sẽ giúp bạn duy trì mọi thứ đang theo dõi:
Lưu trữ quy trình làm việc của bạn và tạo mẫu cho chúng.
Hãy tưởng tượng: Bạn vừa hoàn thành chiến dịch tiếp thị cho quý cuối cùng của năm và đang chuẩn bị cho năm tiếp theo. Bạn không nhớ cách mình đã cài đặt bảng điều khiển báo cáo.
Ngoài ra, bạn đang quản lý nhiều dự án. Bạn không chắc chắn về các thành phần ban đầu, vậy làm thế nào để nhân rộng chiến dịch mà không bỏ sót các công việc và chi tiết quan trọng?
✅ Giải pháp: Tạo mẫu cho các quy trình làm việc quan trọng. Như vậy, khi bắt đầu một dự án mới, bạn chỉ cần nhập dữ liệu và sử dụng ngay. Tăng tốc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng mẫu Báo cáo Trạng thái Dự án Đa dạng của ClickUp để giữ cho tất cả các dự án của bạn dễ truy cập và được tổ chức gọn gàng.
Bạn có chế độ xem chi tiết về tất cả các thông tin cần thiết, bao gồm giai đoạn dự án, tình trạng, chi phí, chất lượng và dòng thời gian. Với tính năng gắn thẻ, tác vụ con, nhãn ưu tiên và nhiều người được giao nhiệm vụ, bạn sẽ được thông báo ngay lập tức khi có sự chậm trễ hoặc rào cản.
2. Ưu tiên công việc một cách quyết liệt
Khi quản lý nhiều ưu tiên, mọi thứ đều cảm thấy cấp bách.
Bạn nhảy từ công việc này sang công việc khác, trả lời tin nhắn và tham gia các cuộc họp. Đến cuối ngày, công việc ưu tiên thực sự của bạn vẫn chưa được tiến triển.
✅ Giải pháp: Áp dụng phương pháp Ivy Lee.
Cuối mỗi ngày làm việc, ghi lại sáu công việc quan trọng nhất cho ngày hôm sau và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Tập trung hoàn thành từng công việc một, chỉ chuyển sang công việc tiếp theo sau khi đã hoàn thành công việc trước đó.
⚒️ Mẹo nhanh: Vào cuối ngày, khi trí óc bạn đã mệt mỏi, hãy để ClickUp Brain giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Sử dụng nó để:
- Nói danh sách ưu tiên của bạn thay vì gõ nó. Brain MAX’s Talk to Văn bản ghi lại giọng nói của bạn và chuyển đổi suy nghĩ của bạn thành các công việc.
- ClickUp Brain tìm kiếm qua các công việc, trò chuyện, tài liệu, tệp đính kèm—thậm chí bên trong các tệp PDF—và cung cấp câu trả lời cho bạn thông qua tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp. Bạn không mất thời gian lọc qua dữ liệu dự án và nhận được thông tin cần thiết ngay lập tức.
- Trợ lý ghi chú AI tự động tham gia cuộc gọi, ghi chép, trích xuất các mục cần thực hiện, phân công cho người phù hợp và liên kết chúng trở lại dự án.
- Loại bỏ sự phức tạp của AI với một ứng dụng duy nhất cho tất cả công việc của bạn. Brain kết nối các ưu tiên giữa các tác vụ, tài liệu, tin nhắn, bảng tính, ghi chú cuộc họp—thậm chí cả các ứng dụng của bên thứ ba—để công việc quan trọng nhất không thể bị bỏ qua.
3. Xác định mục tiêu, kế hoạch và kỳ vọng ngay từ đầu.
Nếu không có quy trình kế hoạch dự án tiêu chuẩn hoặc phương pháp quản lý dự án rõ ràng, mỗi dự án mới sẽ được quản lý theo cách khác nhau.
Kết quả? Các sản phẩm đầu ra trở nên không nhất quán, quản lý dự án phải tự mày mò lại từ đầu, và các nhóm làm việc dựa trên những giả định khác nhau. Không ai có chế độ xem thống nhất về ưu tiên, quyền sở hữu hoặc dòng thời gian.
✅ Giải pháp: Lập kế hoạch quy trình và trách nhiệm ngay từ trước khi dự án bắt đầu.
Ở cấp độ dự án, xác định mục tiêu, cột mốc, phụ thuộc và các bước phản hồi/duyệt. Ở cấp độ chương trình, thiết lập mục tiêu cấp nhóm và thể hiện cách chúng kết nối với mục tiêu kinh doanh.
Khi các kỳ vọng được xác định rõ ràng từ đầu, việc hợp tác trong nhóm trở nên dễ dàng hơn và quá trình thực hiện trở nên có thể lặp lại—đặc biệt khi phần mềm quản lý công việc của bạn hỗ trợ các mẫu và khởi động dự án.
⚒️ Mẹo nhanh: Sau khi xác định mục tiêu, cột mốc, sản phẩm đầu ra và quyền sở hữu trong tài liệu dự án, hãy thêm thẻ AI vào bảng điều khiển ClickUp của bạn để giữ cho các kỳ vọng này luôn hiển thị và được cập nhật tự động.
Sử dụng thẻ AI để:
- Hiển thị mục tiêu và trạng thái dự án theo thời gian thực.
- Thêm thẻ Tóm tắt Điều hành AI vào bảng điều khiển dự án của bạn để có cái nhìn tổng quan về tình trạng, chi phí, dòng thời gian và rủi ro.
- Sử dụng thẻ AI StandUp Card trong Home để mỗi chủ sở hữu có thể thấy chính xác những gì họ phải chịu trách nhiệm hôm nay.
4. Cân bằng khối lượng công việc bằng cách xem xét công việc trên các dự án khác nhau.
Khi bạn có kế hoạch cho từng dự án ở các nơi khác nhau, bạn không có cách nào để xem toàn bộ công việc mà người đó đang làm trên các dự án khác nhau.
Bạn phụ thuộc vào người đó để thông báo cho bạn biết nếu khối lượng công việc quá ít hoặc quá nhiều. Bạn chỉ phát hiện ra điều đó khi có hạn chót bị bỏ lỡ hoặc khi họ cuối cùng mới lên tiếng. Điều này làm mất đi mục đích của việc phân bổ tài nguyên hiệu quả.
✅ Giải pháp: Bước đầu tiên để giải quyết vấn đề này là quản lý tất cả các dự án của bạn tại một nơi duy nhất (gợi ý: công cụ quản lý dự án). Sau đó, bạn sẽ muốn xem tất cả các công việc trong mỗi dự án và người được giao nhiệm vụ.
Dựa trên điều này, bạn có thể loại bỏ hoặc phân công công việc để duy trì tiến độ dự án và ngăn ngừa tình trạng quá tải. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng không phải tất cả các công cụ quản lý dự án đều bao gồm công cụ quản lý tài nguyên hoặc bộ lọc chế độ xem khối lượng công việc. Vì vậy, hãy lựa chọn một cách khôn ngoan.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp cho phép bạn hiển thị sức chứa của từng người dựa trên ước lượng thời gian, điểm câu chuyện hoặc trường nỗ lực tùy chỉnh. Sức chứa của từng người được hiển thị bằng màu đỏ, xanh lá cây hoặc vàng, giúp bạn nhanh chóng nhận biết khối lượng công việc của họ.
👀 Bạn có biết? ‘Đa nhiệm’ là một thuật ngữ không chính xác. Não người không thể thực hiện hai hoặc nhiều công việc cùng lúc. Nghiên cứu cho thấy khi chúng ta cố gắng xử lý nhiều công việc cùng lúc, não bộ sẽ chuyển đổi giữa các công việc. Yêu cầu tăng cao đối với các hệ thống thần kinh nhận thức hỗ trợ kiểm soát và sự chú ý liên tục dẫn đến hiệu suất chậm hơn và nhiều lỗi hơn so với việc tập trung vào một công việc duy nhất.
Quản lý ưu tiên hiệu quả với phần mềm quản lý dự án ClickUp
Hãy tạm biệt sự hỗn loạn khi phải đối phó với nhiều ưu tiên bằng cách áp dụng những chiến lược đơn giản nhưng hiệu quả này.
Khi kết hợp với công cụ quản lý dự án như ClickUp, bạn có thể đang theo dõi tiến độ dự án, duy trì sự tổ chức và đạt được mục tiêu hiệu suất dự án mỗi lần.
Để thành thạo việc ưu tiên công việc, hãy đăng ký ClickUp miễn phí.