Danh sách công việc dài có thể khiến ngay cả những người năng động nhất cũng cảm thấy choáng ngợp. Và khi những mục tiêu đầy tham vọng của bạn bị vướng vào những việc vặt vãng, tình hình sẽ chỉ trở nên tồi tệ hơn.
Phương pháp Ivy Lee là một khung năng suất đơn giản nhưng hiệu quả, hứa hẹn sẽ giúp bạn sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và đạt được nhiều thành quả hơn trong thời gian ngắn hơn bằng cách quản lý thời gian tốt hơn.
Bằng cách tập trung vào sáu công việc quan trọng mỗi ngày, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn và cảm thấy bớt căng thẳng hơn. Hãy cùng xem cách thực hiện nhé!
Phương pháp Ivy Lee là gì?
Phương pháp Ivy Lee là một kỹ thuật năng suất tập trung vào việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và giải quyết các công việc quan trọng nhất trước tiên. Vẻ đẹp của phương pháp này nằm ở sự đơn giản: Vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra sáu việc quan trọng nhất bạn cần hoàn thành vào ngày hôm sau. Sắp xếp sáu công việc đó theo thứ tự quan trọng. Khi bắt đầu ngày làm việc, hãy tập trung hoàn toàn vào công việc đầu tiên cho đến khi hoàn thành. Sau đó, chuyển sang công việc thứ hai, thứ ba, và tiếp tục như vậy.
Phương pháp quản lý thời gian đơn giản này giải quyết vấn đề cơ bản là cảm giác bị quá tải bởi danh sách công việc dài dằng dặc. Bằng cách buộc bạn phải chọn và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chỉ sáu công việc, phương pháp Ivy Lee giúp bạn loại bỏ sự lộn xộn và tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
Lịch sử của phương pháp Ivy Lee
Ivy Ledbetter Lee, một nhà tiên phong trong lĩnh vực quan hệ công chúng, được ghi nhận là người phát triển kỹ thuật năng suất này.
Vào khoảng năm 1918, Charles M. Schwab, một nhà công nghiệp rất thành công dẫn dắt Bethlehem Steel Corporation, đã tìm cách nâng cao năng suất của nhóm mình. Ông đã gặp Ivy Lee để tham vấn.
Câu chuyện kể rằng Schwab yêu cầu: "Hãy chỉ cho tôi cách để hoàn thành nhiều việc hơn. " Câu trả lời của Lee rất khác thường: "Hãy cho tôi 15 phút với mỗi giám đốc điều hành của ông. "
Lee đã mạo hiểm thử nghiệm hiệu quả của phương pháp này. Ông nói với Schwab: "Nếu không hiệu quả thì không có gì cả. Sau ba tháng, bạn có thể gửi cho tôi một tấm séc với số tiền mà bạn thấy phù hợp với giá trị của phương pháp này"
Kết quả đã nói lên tất cả. Sau ba tháng áp dụng phương pháp Ivy Lee, Schwab đã gửi cho Lee một tấm séc với số tiền rất lớn, tương đương khoảng 500.000 đô la ngày nay. Điều này đã củng cố danh tiếng của phương pháp này như một công cụ mạnh mẽ để tăng năng suất.
Mặc dù có ý nghĩa lịch sử, phương pháp Ivy Lee vẫn rất đơn giản, tập trung vào việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và giải quyết công việc một cách hiệu quả.
Đọc thêm: Thông tin chi tiết về phương pháp Ivy Lee
Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về phương pháp Ivy Lee, tôi khuyên bạn nên đọc các tài liệu sau:
- Phương pháp Ivy Lee: Thói quen hàng ngày được các chuyên gia khuyên dùng để đạt năng suất cao nhất của James Clear : Tác giả của cuốn sách bán chạy Atomic Habits, James Clear, cung cấp những hiểu biết toàn diện về kỹ thuật năng suất này trong bài viết này. Ông khám phá các yếu tố khóa làm cho phương pháp Ivy Lee hiệu quả
Phương pháp này yêu cầu bạn chỉ tập trung vào một công việc. Xã hội hiện đại rất ưa chuộng việc làm nhiều việc cùng một lúc. Có một lầm tưởng rằng làm nhiều việc cùng một lúc đồng nghĩa với làm việc hiệu quả hơn. Thực tế hoàn toàn ngược lại.
Phương pháp này yêu cầu bạn chỉ tập trung vào một công việc. Xã hội hiện đại rất ưa chuộng việc làm nhiều việc cùng một lúc. Có một lầm tưởng rằng làm nhiều việc cùng một lúc đồng nghĩa với làm việc hiệu quả hơn. Thực tế hoàn toàn ngược lại.
- Phương pháp Ivy Lee: Thói quen hàng ngày được các chuyên gia khuyên dùng để đạt năng suất cao nhất của Sikandar Sami: Cuốn sách này tổng hợp các nguyên tắc cơ bản của phương pháp Ivy Lee theo định dạng đơn giản. Cuốn sách có thể là cẩm nang tham khảo nhanh khi bạn cần ôn lại chiến lược năng suất của mình mà không đi quá sâu vào chi tiết
- Free to Focus của Michael Hyatt: Cuốn sách này khám phá sức mạnh của việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và có thể là một tài liệu tham khảo quý giá để hiểu về phương pháp Ivy Lee. Cuốn sách nhấn mạnh việc tập trung vào những việc đúng đắn thay vì chỉ hoàn thành nhiều việc hơn. Cuốn sách cũng đề xuất khung Stop-Cut-Act để xác định các mục tiêu lớn, từ chối các công việc không cần thiết và áp dụng các hoạt động giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình
Các thành phần chính của phương pháp Ivy Lee
Phương pháp Ivy Lee được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản:
1. Xếp hạng ưu tiên: Vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy dành một chút thời gian để xác định sáu công việc quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành vào ngày hôm sau
Hãy tự hỏi bản thân: "Có sáu việc nào tôi nhất định phải hoàn thành vào ngày mai để cảm thấy một ngày của mình thành công?" Hãy lựa chọn một cách quyết liệt — sáu công việc là giới hạn.
2. Xếp thứ tự công việc: Sau khi xác định được sáu công việc, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng. Bắt đầu với công việc quan trọng nhất, công việc có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu trong ngày của bạn. Đừng chuyển sang công việc thứ hai cho đến khi công việc thứ nhất hoàn thành
Mẹo nhanh: Theo Harvard Business Review, nhân viên tri thức có thể tiết kiệm tới 20% thời gian làm việc hàng tuần bằng cách xác định các công việc không quan trọng và giao cho người khác.
3. Làm một việc tại một thời điểm: Tập trung toàn bộ năng lượng vào việc hoàn thành công việc đầu tiên trong danh sách công việc của bạn. Đừng để mình bị phân tâm bởi email, mạng xã hội và các yếu tố gây gián đoạn khác. Sau khi hoàn thành công việc đầu tiên, hãy chuyển sang công việc thứ hai.
Ví dụ, tối qua, tôi đã ưu tiên viết một bài báo (bài này!) là công việc quan trọng nhất trong ngày hôm nay. Bằng cách tập trung hoàn toàn vào công việc này, tôi đã có thể hoàn thành nó trong trạng thái luồng trước khi bất cứ điều gì khác làm tôi phân tâm. Kết quả là, tôi cảm thấy ngay lập tức có cảm giác thành tựu sau khi hoàn thành công việc này. Điều đó đã tạo ra một tâm trạng tích cực cho cả ngày.
Vào cuối ngày làm việc, hãy tạo thói quen xem lại danh sách công việc ưu tiên của bạn. Di chuyển bất kỳ công việc chưa hoàn thành nào lên đầu danh sách của ngày hôm sau. Ngoài ra, hãy thêm các công việc quan trọng mới cho ngày hôm sau.
Lợi ích của phương pháp Ivy Lee
Cách tiếp cận năng suất của Ivy Lee mang lại cho bạn những lợi ích sau:
- Tập trung hơn và giảm thiểu sự phân tâm: Bằng cách chỉ xác định sáu công việc quan trọng mỗi ngày, phương pháp này giúp loại bỏ danh sách công việc dài dằng dặc. Điều này cho phép tôi tập trung toàn bộ sự chú ý vào những việc quan trọng nhất, giảm thiểu sự phân tâm và tạo ra trạng thái làm việc sâu sắc
- Hiểu rõ hơn về mục tiêu của bạn: Phương pháp Ivy Lee buộc bạn phải đối mặt trực tiếp với các ưu tiên của mình. Việc lựa chọn chỉ sáu công việc đòi hỏi bạn phải cân nhắc kỹ lưỡng các hành động mang lại kết quả tốt nhất. Ngoài ra, quá trình này giúp bạn hiểu rõ hơn về mục tiêu của mình và các bước cần thiết để đạt được mục tiêu đó
- Loại bỏ sự mệt mỏi khi ra quyết định: Ý chí của chúng ta là một nguồn lực có hạn. Mỗi quyết định, dù lớn hay nhỏ, đều làm cạn kiệt ý chí, giết chết năng suất. Phương pháp Ivy Lee giảm thiểu sự mệt mỏi khi ra quyết định bằng cách loại bỏ việc liên tục suy nghĩ về "việc cần làm tiếp theo". Với công việc quan trọng nhất đã được xác định trước, bạn có thể bắt đầu ngày làm việc với một hướng đi rõ ràng
- Cảm giác thành công: Hoàn thành sáu công việc được lựa chọn kỹ càng mang lại cảm giác đáng kể. Phương pháp Ivy Lee thúc đẩy thái độ chiến thắng, có thể là động lực mạnh mẽ và thúc đẩy năng suất hơn nữa
Mẹo sử dụng hiệu quả phương pháp Ivy Lee
Dưới đây là một số mẹo thực tế để giúp bạn tận dụng tối đa phương pháp Ivy Lee:
- Dành thời gian riêng vào cuối mỗi ngày làm việc để xác định sáu công việc cho ngày hôm sau. Điều này đảm bảo bạn tiếp cận công việc với tâm trí minh mẫn và tránh được cám dỗ trì hoãn
- Khi chọn sáu công việc, hãy thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành trong một ngày. Đừng quá tải danh sách công việc của bạn, vì điều này có thể dẫn đến nản lòng và làm chậm tiến độ của bạn
- Mặc dù phương pháp Ivy Lee nhấn mạnh sự tập trung, nhưng nó không khuyến khích bạn làm việc đến kiệt sức. Lên lịch nghỉ ngơi ngắn trong ngày để tinh thần sảng khoái và duy trì năng lượng
- Theo dõi các công việc đã hoàn thành mỗi ngày. Điều này mang lại cảm giác thành tựu và thúc đẩy bạn tiếp tục sử dụng phương pháp này
- Vào cuối mỗi tuần, hãy dành thời gian để xem lại danh sách công việc của bạn. Xác định bất kỳ công việc lặp lại hoặc lĩnh vực nào mà bạn có thể cải thiện việc sắp xếp thứ tự ưu tiên
Cách sử dụng phổ biến và ví dụ về phương pháp Ivy Lee
Thành công của Schwab với phương pháp Ivy Lee giống như một làn sóng trong ao tĩnh lặng. Tin tức lan truyền ra ngoài, đầu tiên là trong giới công nghiệp. Các giám đốc điều hành, khao khát tìm kiếm lợi thế trong môi trường cạnh tranh, đã tìm hiểu mọi thông tin có thể về "phương pháp kỳ diệu" của Lee.
Các bài báo xuất hiện trên các tạp chí thương mại, ca ngợi sự đơn giản và hiệu quả của việc tập trung vào chỉ sáu công việc hàng ngày. Cuối cùng, phương pháp này đã lan rộng ra ngoài các nhà máy thép và xí nghiệp. Các doanh nhân, nhà văn và thậm chí cả các chính trị gia cũng bắt đầu thử nghiệm phương pháp Ivy Lee.
Nhiều câu chuyện về việc tăng năng suất và cảm giác mới mẻ về khả năng kiểm soát cuộc sống hàng ngày đã được chia sẻ rộng rãi. Phương pháp này không phức tạp — chỉ cần bút, giấy và một chút kỷ luật — nên bất kỳ ai cũng có thể áp dụng, bất kể nghề nghiệp.
Ngày nay, các nguyên tắc cốt lõi của phương pháp này phù hợp với nhiều khung năng suất. Ý tưởng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và tập trung vào một công việc tại một thời điểm là nền tảng của quản lý dự án hiện đại.
Tuy nhiên, một số chỉ trích đối với phương pháp này bao gồm quá đơn giản, tính linh hoạt giới hạn và thiếu ước lượng thời gian — một số thách thức phổ biến vẫn còn tồn tại đến ngày nay.
Bất chấp những thách thức này, thông điệp cốt lõi của phương pháp Ivy Lee về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và tập trung vẫn rất có giá trị. Đây là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho bất kỳ ai cảm thấy quá tải với danh sách công việc cần làm, và sự đơn giản của nó giúp dễ dàng tích hợp vào quy trình làm việc hiện có.
Phương pháp Ivy Lee rất linh hoạt, có thể thích ứng với các phong cách và sở thích công việc khác nhau. Dưới đây là một vài ví dụ:
- Danh sách công việc kỹ thuật số: Tôi thích sử dụng các ứng dụng danh sách công việc kỹ thuật số để quản lý công việc của mình. Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh các ứng dụng này để phù hợp với phương pháp Ivy Lee — tôi thường tạo một danh sách riêng cho sáu công việc quan trọng nhất trong ngày hôm sau
- Bullet journaling: Những người yêu thích bullet journaling có thể tích hợp phương pháp Ivy Lee bằng cách dành một trang mỗi ngày để liệt kê và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho sáu công việc quan trọng nhất của họ và phản ánh tiến độ thực hiện vào cuối ngày
- Làm việc nhóm: Đây cũng có thể là một công cụ hữu ích cho các nhóm. Trưởng nhóm có thể sử dụng phương pháp này để sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục tiêu của nhóm và phân công công việc dựa trên mức độ quan trọng
- Quản lý dự án: Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng phương pháp Ivy Lee để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc hàng ngày liên quan đến các dự án cụ thể, đảm bảo chúng được thực hiện đúng tiến độ và đáp ứng thời hạn
- Công việc sáng tạo: Các nhà văn, nghệ sĩ và các chuyên gia sáng tạo khác có thể sử dụng kỹ thuật năng suất này để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc liên quan đến động não, nghiên cứu, thực hiện và sửa chữa
- Học tập: Học sinh có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc học tập, bài tập và dự án, đảm bảo tập trung và tránh việc học vội vàng vào phút chót
Mẹo từ người dùng Reddit:
Tôi làm như thế này. Danh sách việc cần làm của bạn có thể có nhiều công việc hơn và bạn phải cập nhật nó thường xuyên. Tôi đặt tất cả các mục liên quan đến phân công hoặc làm việc nhóm lên trên cùng (bất kỳ công việc nào thuộc bước quan trọng phụ thuộc vào người khác). Mọi thứ khác được liệt kê trong danh sách bên dưới. Tôi in trang 1 và bắt đầu viết ngay ở đầu trang. Không có khả năng tôi sẽ viết đến trang 2. Những việc mới và ghi chú được viết ở mặt sau trang và danh sách được cập nhật trên máy tính xách tay của tôi ngay trước khi tôi kết thúc công việc trong ngày.
Tôi để danh sách công việc điều khiển mình thay vì email. Tôi kiểm tra email sau khi hoàn thành phần phân công và chuyển mọi việc mới vào danh sách. Email chỉ là danh sách do người khác lập cho bạn, vì vậy bạn sẽ hoàn toàn mất kiểm soát nếu để nó điều khiển một ngày của mình. [sic]
Tôi làm như thế này. Danh sách việc cần làm của bạn có thể có nhiều công việc hơn và bạn phải cập nhật nó thường xuyên. Tôi đặt tất cả các mục liên quan đến phân công hoặc làm việc nhóm lên trên cùng (bất kỳ công việc nào thuộc bước quan trọng phụ thuộc vào người khác). Mọi thứ khác được liệt kê trong danh sách bên dưới. Tôi in trang 1 và bắt đầu viết ngay ở đầu trang. Không có cơ hội nào để tôi viết đến trang 2. Những việc mới và ghi chú được viết ở mặt sau trang và danh sách được cập nhật trên máy tính xách tay của tôi ngay trước khi tôi kết thúc công việc trong ngày.
Tôi để danh sách công việc điều khiển mình thay vì email. Tôi kiểm tra email sau khi hoàn thành phần phân công công việc và chuyển mọi việc mới vào danh sách. Email chỉ là danh sách do người khác lập cho bạn, vì vậy bạn sẽ hoàn toàn mất kiểm soát nếu để email điều khiển một ngày của mình. [sic]
Phương pháp đơn giản này rất hiệu quả vì bạn giảm được sự mệt mỏi khi phải ra quyết định và tiết kiệm năng lượng cho những công việc ưu tiên nhất. Nếu bạn không hoàn thành tất cả công việc, chỉ cần thêm những công việc chưa hoàn thành vào danh sách công việc của ngày hôm sau.
Phương pháp đơn giản này rất hiệu quả vì bạn giảm được sự mệt mỏi khi phải ra quyết định và tiết kiệm năng lượng cho những công việc ưu tiên nhất. Nếu bạn không hoàn thành tất cả công việc, chỉ cần thêm những công việc chưa hoàn thành vào danh sách công việc của ngày hôm sau.
Thách thức khi áp dụng phương pháp Ivy Lee
Hãy nói rõ: Phương pháp Ivy Lee cũng có những thách thức nhất định. Tôi đã thử áp dụng phương pháp này ở nhiều nơi làm việc và trong các vai trò khác nhau, và đó là khi tôi nhận thấy một số lĩnh vực mà phương pháp này không hiệu quả như bình thường.
- Không linh hoạt: Số lượng công việc giới hạn (sáu) có thể khiến một số người dùng có khối lượng công việc lớn cảm thấy bị hạn chế. Có thể có những ngày cần phải hoàn thành hơn sáu công việc
- Khả năng thích ứng hạn chế: Tôi cảm thấy phương pháp này có thể không phù hợp với môi trường làm việc có tính động cao, nơi các ưu tiên có thể thay đổi nhanh chóng. Phương pháp này cũng phù hợp nhất với các công việc có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Phương pháp này có thể kém hiệu quả hơn đối với các dự án mở hoặc đang diễn ra
- Khó khăn trong việc ước lượng công việc: Việc lập chiến lược chính xác về thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc có thể rất khó khăn. Đánh giá thấp thời lượng công việc có thể dẫn đến cảm giác nản lòng khi danh sách công việc không được hoàn thành
Dưới đây là một số phương pháp năng suất thay thế mà bạn có thể thấy hữu ích:
- Ma trận Eisenhower: Phương pháp Ivy Lee sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, nhưng không tính đến mức độ khẩn cấp. Ma trận Eisenhower phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng, giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng cần được xử lý ngay lập tức cùng với những công việc quan trọng nhưng ít khẩn cấp hơn, đảm bảo bạn không bỏ lỡ thời hạn
- Kỹ thuật Pomodoro: Phương pháp Ivy Lee không giải quyết vấn đề tập trung hoặc khả năng bị quá tải và tê liệt khối lượng công việc. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro tập trung vào quản lý thời gian hiệu quả bằng cách tạo ra thời gian nghỉ ngơi. Các khoảng thời gian được định sẵn và các giờ nghỉ theo lịch trình giúp khắc phục những thách thức của phương pháp Ivy Lee bằng cách thúc đẩy công việc tập trung thành các phần nhỏ dễ quản lý, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và giúp bạn tràn đầy năng lượng suốt cả ngày
- Getting Things Done (GTD): Trong khi phương pháp của Ivy Lee khá cứng nhắc với danh sách công việc hàng ngày duy nhất, kỹ thuật Getting Things Done lại linh hoạt hơn
GTD cung cấp một hệ thống toàn diện để ghi lại tất cả các công việc và dự án của bạn, sau đó xử lý và sắp xếp chúng thành các bước có thể thực hiện được. Sự linh hoạt này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc lớn hơn và thích ứng với các ưu tiên thay đổi
Bạn luôn có thể sử dụng các giải pháp công nghệ để vượt qua những thách thức trong Phương pháp Ivy Lee. Ví dụ, ClickUp cung cấp một nền tảng quản lý công việc đa năng với các công cụ chuyên dụng để hỗ trợ bạn trong từng bước.
Cách triển khai phương pháp Ivy Lee bằng ClickUp
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn bắt đầu sử dụng phương pháp Ivy Lee với ClickUp:
Bước 1: Xác định 6 nhiệm vụ hàng đầu của bạn bằng cách sử dụng Nhiệm vụ ClickUp và danh sách việc cần làm
Tạo danh sách công việc chuyên dụng bằng cách sử dụng Nhiệm vụ ClickUp hoặc Ứng dụng danh sách việc cần làm trực tuyến của ClickUp. Tiêu đề có thể đơn giản như "6 việc quan trọng nhất ngày mai". Danh sách này sẽ là danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn cho sáu công việc quan trọng nhất.
Bạn có thể chọn chế độ xem Danh sách đơn giản trong Nhiệm vụ ClickUp để hiển thị các công việc quan trọng nhất của mình ở một nơi. Vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy tạo một danh sách mới cho ngày làm việc tiếp theo và thêm tất cả các công việc đang chờ xử lý vào danh sách mới.
Bước 2: Ưu tiên các công việc và đặt ngày đáo hạn theo mức độ khẩn cấp và quan trọng
Sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để xếp hạng các công việc của bạn từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Bạn có thể kéo và thả các công việc vào danh sách ưu tiên tương ứng: khẩn cấp, ưu tiên cao, bình thường và ưu tiên thấp.
Công việc ở trên cùng trở thành ưu tiên số một của bạn (hoàn toàn phù hợp với phương pháp Ivy Lee, tập trung vào việc giải quyết công việc quan trọng nhất trước tiên).
Hãy tập trung vào việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và giới hạn danh sách công việc của bạn chỉ bao gồm sáu công việc quan trọng nhất trong ngày. Tôi thường xóa hoặc chuyển các công việc ít quan trọng hơn sang danh sách riêng "Ngày hôm sau" hoặc "Sau này".
Có một chỉ báo trực quan cho các mức độ ưu tiên (ví dụ: mã màu, hệ thống sao) trong danh sách sáu công việc của bạn có thể giúp bạn nhận ra sáu công việc quan trọng nhất ngay lập tức và giữ chúng ở vị trí ưu tiên trong tâm trí.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp được tạo sẵn. Mẫu này giúp bạn phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, đồng thời có thể tùy chỉnh để chứa hơn sáu công việc.
Sử dụng mẫu để:
- Ưu tiên công việc: Động não và xác định những công việc quan trọng nhất trong danh sách công việc cần làm. Mẫu này giúp bạn hình dung các ưu tiên của mình để có thể nhanh chóng đánh giá mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng
- Tinh chỉnh các công việc quan trọng nhất: Khi bạn đã hiểu rõ về các ưu tiên, hãy chọn ra các công việc quan trọng nhất từ ma trận và thu hẹp chúng xuống còn sáu công việc quan trọng nhất trong ngày
Mẫu sắp xếp thứ tự ưu tiên này có thể là bước xử lý trước để giúp bạn xác định các ứng cử viên tiềm năng cho sáu công việc hàng ngày của Ivy Lee.
Gán ngày đáo hạn thực tế cho từng nhiệm vụ để đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng và tránh cảm giác quá tải. Bạn có thể thực hiện việc này trong Nhiệm vụ ClickUp bằng cách mở từng nhiệm vụ và nhấp vào trường Ngày ở trên cùng để chọn ngày và giờ đáo hạn.
Bạn cũng có thể mã hóa màu sắc cho các ngày để chỉ ra công việc đã quá hạn hay đã hoàn thành đúng hạn.
Theo mặc định, ngày và giờ đáo hạn được đặt theo múi giờ địa phương của bạn. Ngày đáo hạn không có thời gian cụ thể sẽ được coi là đáo hạn vào lúc 4 giờ sáng theo múi giờ địa phương của người tạo công việc.
Bước 3: Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm với Lịch và Hẹn giờ ClickUp
ClickUp cung cấp một số tính năng giúp bạn tập trung sâu và tránh bị phân tâm:
- Lên lịch các khối thời gian dành riêng trong Chế độ xem Lịch ClickUp để tập trung hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể từ danh sách "6 nhiệm vụ quan trọng nhất ngày mai" của bạn. Kỹ thuật này giúp bạn chuẩn bị tinh thần cho từng nhiệm vụ và giảm thiểu sự gián đoạn
- Trong khi làm việc, tắt thông báo và giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng. Nền tảng tập trung của ClickUp giúp bạn lưu trữ tất cả công việc của mình ở một nơi, loại bỏ việc phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau và giảm thiểu sự cám dỗ của việc làm nhiều việc cùng một lúc
- Tích hợp ClickUp với ứng dụng theo dõi thời gian như Toggl Track hoặc PomoDone Integration bản địa của ClickUp để áp dụng Kỹ thuật Pomodoro . Phương pháp này bao gồm làm việc tập trung trong khoảng thời gian 25 phút với các khoảng nghỉ ngắn giữa các khoảng thời gian đó. Bộ đếm thời gian giúp bạn tập trung vào công việc đang làm và tránh bị kiệt sức
Bước 4: Theo dõi công việc của bạn với các mẫu ClickUp
Tính năng yêu thích của tôi để triển khai phương pháp Ivy Lee trên nền tảng ClickUp là Mẫu Lập kế hoạch hàng ngày ClickUp — nó cung cấp một cái nhìn tổng quan trực quan về tất cả các công việc của tôi. Bạn có thể sử dụng các mẫu này để theo dõi tiến độ của sáu công việc quan trọng nhất và điều chỉnh lịch trình hàng ngày của mình nếu cần.
Sắp xếp các công việc thành các danh mục, sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp và trực quan hóa tiến độ bằng biểu đồ và bảng biểu.
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng mẫu này một cách hiệu quả nhất:
- Sử dụng Chế độ xem bảng để xem tổng quan về thói quen của bạn và dễ dàng đánh dấu các công việc đã hoàn thành
- Chế độ xem Danh sách sẽ giúp bạn sắp xếp và lọc công việc để giúp bạn tập trung hơn
- Sử dụng Chế độ xem Hướng dẫn bắt đầu để thiết lập thói quen và mục tiêu của bạn
- Sắp xếp công việc thành hai trạng thái khác nhau, Đang thực hiện và Đã hoàn thành, để theo dõi tiến độ
- Cập nhật trạng thái để theo dõi tiến độ
- Theo dõi và phân tích thói quen của bạn để đảm bảo năng suất tối đa
Tương tự, Mẫu Lập kế hoạch hàng tuần của ClickUp rất phù hợp để theo dõi nhiều công việc hàng tuần. Bạn có thể xem toàn bộ tuần sắp tới trong một chế độ xem tổng hợp và theo dõi các thời hạn, sự kiện và cuộc họp.
Bạn có thể sử dụng mẫu này để:
- Tạo công việc với trạng thái tùy chỉnh như Mở và Hoàn thành để theo dõi tiến độ
- Phân loại và thêm thuộc tính hoặc trường tùy chỉnh để quản lý công việc và dễ dàng hình dung kế hoạch trong tuần của bạn
- Mở hai chế độ xem khác nhau trong các cấu hình ClickUp khác nhau, chẳng hạn như Hướng dẫn Bắt đầu và Bảng Lập kế hoạch, để giúp bạn lập kế hoạch cho tuần làm việc của mình
- Cải thiện kế hoạch hàng tuần với nhiều người được giao nhiệm vụ, theo dõi thời gian, ngày đáo hạn và nhãn ưu tiên
Tìm điểm tối ưu cho năng suất của bạn
Trải nghiệm của tôi với phương pháp Ivy Lee thực sự đã mang lại sự thay đổi đáng kể.
Tôi gần như coi nó như một trò chơi quản lý thời gian. Bằng cách tập trung vào một số công việc đã định mỗi ngày, tôi đã sắp xếp công việc của mình để đạt được thành công và trải nghiệm cảm giác mới mẻ về sự kiểm soát đối với ngày làm việc của mình.
Mặc dù phương pháp này có những giới hạn, nhưng ClickUp đã cung cấp sự linh hoạt và các tính năng để khắc phục những giới hạn đó và nâng cao năng suất của tôi hơn nữa.
Chìa khóa thành công nằm ở việc tìm ra hệ thống phù hợp nhất với bạn. Hãy thử nghiệm các phương pháp khác nhau và đừng ngại điều chỉnh phương pháp Ivy Lee để phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc cụ thể của bạn.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!