Minął cały dzień pracy, a ty pracowałeś jak mistrz, ale wciąż nie osiągnąłeś wszystkiego, co powinieneś. Twój poziom stresu sięga zenitu, a pracy wciąż przybywa, więc jesteś w punkcie, w którym myślisz, że możesz stanąć w płomieniach.
Zastanawiasz się: "Jak wszyscy inni radzą sobie z pracą tak bez wysiłku? Czy moi koledzy z biura Jim i Dwight są po prostu mądrzejsi ode mnie?" Nie, nie są. Kluczem do ich powodzenia w pracy jest dobra organizacja. 💡
Prawdopodobnie myślisz sobie: "Wiem o tym, ale po prostu nie mam tego w sobie". Organizacja nie jest czymś, z czym się rodzisz - możesz ją rozwinąć poprzez praktykę.
W tym artykule przedstawimy 15 praktycznych wskazówek, jak być bardziej zorganizowanym w pracy i osiągać więcej w krótszym czasie.
Jak brak organizacji w pracy wpływa na Twój Teams?
Słaba organizacja w pracy obniża wydajność i zwiększa stres. W pewnym momencie tracisz kontrolę nad obciążeniem pracą, tracisz terminy i możliwości rozwoju, a także doświadczasz wypalenia zawodowego. To oczywiście jeszcze bardziej podnosi poziom stresu i kończy się niekończącym się kołem.
Sprawy mają się znacznie gorzej, gdy pracujesz w zespole. Brak organizacji jednego z członków może prowadzić do słabej komunikacji, niesprawiedliwego lub nieefektywnego działania alokacji zasobów , niskie morale, niedotrzymane terminy, niezadowolenie klientów, a nawet konflikty.
Kiedy jesteś częścią zespołu, jesteś trybikiem w kole - jeśli jedna część jest zepsuta, koło nie może się poruszać. Poprawiając swoje umiejętności organizacyjne, utrzymasz maszynę zespołu dobrze naoliwioną i będziesz dążyć do swoich celów. ⚙️
Organizuj notatki, listy kontrolne i zadania w jednym miejscu
Korzyści z bycia zorganizowanym w mojej pracy
Najwyższa organizacja prowadzi do zmniejszenia stresu, zwiększoną wydajność i efektywność oraz terminowo zakończone zadania. Z biegiem czasu, dobre umiejętności organizacyjne mogą zapewnić ci promocję i możliwości rozwoju, a także pomóc ci zbudować reputację zaangażowanego członka personelu z doskonałymi umiejętnościami organizacyjnymi nawyki pracy .
Jeśli jesteś częścią zespołu, twoi współpracownicy uznają cię za godnego zaufania i nie będą obawiać się pracy z tobą nad projektami. Co więcej, nie będziesz mieć problemów z komunikowaniem się ze współpracownikami i zakończeniem pracy na czas, dzięki czemu projekt nie zostanie opóźniony.
15 praktycznych technik jak być bardziej zorganizowanym w pracy
Zebraliśmy 15 wskazówek i strategii organizacyjnych, aby zwiększyć twoje umiejętności i pomóc ci osiągnąć cele związane z pracą.
1. Scentralizuj swoją pracę dzięki platformie do zarządzania dokumentami
Przeskakiwanie między aplikacjami i platformami w celu znalezienia potrzebnych informacji może być wyczerpujące i rozpraszające. Podnieś swoje umiejętności organizacyjne poprzez zcentralizowanie swojej pracy dzięki ClickUp Docs.
Ta wyjątkowa funkcja jest hubem do zarządzania dokumentami - pozwala tworzyć, zarządzać, edytować i udostępniać dokumenty związane z pracą. Podręczniki dla pracowników , informacje o projektach, dokumentacja techniczna, umowy, raporty płacowe, faktury lub rejestry wydatków - upewnij się, że są bezpieczne w ClickUp Docs. Współpracuj ze swoim zespołem, aby dopracować istniejące dokumenty i tworzyć nowe z maksymalnymi możliwościami dostosowywania.
Przechowywanie wszystkiego w jednym miejscu może zmniejszyć stres i sprawić, że nie będziesz tracić czasu na szukanie ważnych plików.
2. Podziel obciążenie pracą na zadania
Powiedzmy, że jesteś dziennikarzem i musisz dostarczyć ogromny artykuł do końca tygodnia. Zamiast panikować z powodu liczby słów, które musisz wyprodukować, podziel obciążenie pracą na zadania.
Załóżmy, że masz do napisania 9000 słów w ciągu pięciu dni. Artykuł ma 30 podtytułów, co oznacza, że możesz zakończyć sześć każdego dnia. Możesz też ustawić dzienny cel liczby słów. Osiąganie tych codziennych celów pomoże ci pozostać na właściwej ścieżce i monitorować swój postęp. Zadania ClickUp może pomóc w organizacji i zarządzaniu obciążeniem pracą bez poczucia przytłoczenia. Funkcja jest odpowiednia dla osób latających solo i w zespołach. Dodawanie osób przypisanych, ustawienie priorytetów , podziel zadania na podzadania, śledzenie czasu i zarządzanie nim , dodaj szczegóły za pomocą Pola niestandardowe i wskoczyć na pokład pociągu organizacyjnego. 🚂
3. Organizuj swoje dni na tablicy Kanban
A Tablica Kanban jest Zwinne zarządzanie projektami narzędzie, ale co ma do zrobienia w organizacji? Jeśli używasz go we właściwy sposób, tablica może pomóc wizualizować cykl pracy i poprawić Twoje zarządzanie zadaniami umiejętności.
Podziel swoją pracę na zadania i pogrupuj je według ich statusu lub innego wybranego kryterium. Na przykład, możesz utworzyć trzy kategorie:
- Do zrobienia
- W trakcie realizacji
- Zakończone
Posortuj swoje zadania w odpowiedniej kategorii i przesuwaj je w miarę skreślania ich z listy, aby utrzymać koncentrację i śledzić obciążenie pracą. Tablice Kanban ClickUp oferują interfejs przeciągnij i upuść i mnóstwo niestandardowych opcji, więc nie możesz się pomylić. Dodatkowo, mają wsparcie dla współpraca Teams i są odpowiednie dla bardziej złożonych projektów.
Niestandardowy system zarządzania projektami poprzez ustawienie kolumn zgodnie z własnymi preferencjami, takimi jak status, osoba przypisana, priorytety i inne
4. Dopracuj organizację swojego biurka Badania pokazują że zagracenie może powodować stres, prowadząc do złej organizacji, prokrastynacji i chaosu. Co więcej, a
niechlujne biurko może być czerwoną flagą dla współpracowników -mogą postrzegać cię jako niezorganizowanego i niedbałego. Wyczyszczone biurko nie rozwiąże źródła problemu. Ale z pewnością jest to pierwszy krok w kierunku powrotu na właściwe tory. Wiele osób raportuje, że czują się bardziej wydajni, gdy posprzątają swoje biurka. Nie jest to zaskoczeniem - gdy masz uporządkowane środowisko pracy, możesz łatwo się po nim poruszać, masz mniej rozpraszaczy i czujesz się mniej przytłoczony. Dotyczy to również urządzeń cyfrowych. Usuń cyfrowy bałagan na pulpicie i w aplikacjach mobilnych, aby zrobić przestrzeń dla informacji o wysokiej wartości.
Pozbądź się niepotrzebnej papierkowej roboty, uporządkuj dokumenty w szufladach z etykietami, użyj pojemników do przechowywania i zmień się w maszynę do zwiększania wydajności. 🤖
5. Wizualizacja cyklu pracy za pomocą map myśli
Jeśli jesteś typem wzrokowca, spróbuj zwiększyć swoje umiejętności organizacyjne za pomocą map myśli -diagramów, które przedstawiają twoje pomysły, myśli i cykle pracy.
Możesz przelać swój plan na papier lub skorzystać z zaawansowanej opcji, takiej jak Mapy myśli ClickUp . Oprócz tego, że pozwala wizualnie mapę procesów ta funkcja umożliwia połączenie zadań, tworzenie zależności i zapraszaj członków Teams do współtworzenia. Dzięki temu zawsze będziesz na bieżąco z bieżącymi i przyszłymi zadaniami!
Jeśli nie chcesz lub nie wiesz, jak tworzyć mapy myśli od zera, skorzystaj z jednej z następujących aplikacji Szablony map myśli ClickUp .
Organizowanie różnych zadań na mapie myśli ClickUp
6. Zwiększ koncentrację dzięki Pomodoro Pomodoro to
technika zarządzania czasem która zazwyczaj obejmuje pracę przez 25 minut i pięciominutową przerwę, z dłuższą przerwą (zazwyczaj 15 minut) po czterech przerwach w pracy.
Technika ta może pomóc zmniejszyć rozproszenie uwagi, wyostrzyć koncentrację, utrzymać motywację i zmniejszyć zmęczenie psychiczne i wyczerpanie.
Zależnie od rodzaju wykonywanej pracy i poziomu skupienia, można dostosować długość przerw. Na przykład, możesz pracować przez 30 minut i zrobić siedmiominutową przerwę, jeśli uznasz, że tak jest dla ciebie lepiej.
Chociaż Pomodoro okazało się przydatne dla wielu osób, nie każdemu przypadnie do gustu. Jeśli nie działa to w twoim przypadku, nie zmuszaj się do tego - istnieje wiele innych opcji zwiększenia organizacji.
7. Korzystaj z aplikacji do śledzenia celów
Osiąganie celów jest satysfakcjonujące i motywujące. Jeśli masz problemy z organizacją, możesz skorzystać z aplikacje do śledzenia celów . Pozwalają one podzielić dzień pracy na mniejsze cele i skreślać je z listy na bieżąco. Funkcje takie jak przypomnienia i time tracker zapobiegają zbaczaniu z obranej ścieżki. Korzystaj z aplikacji z wykresami postępu, aby pozostać odpowiedzialnym i zobaczyć, jak poprawiłeś się w czasie.
Zaletą tych aplikacji, w przeciwieństwie do zapisywania celów na kartce papieru, jest ich elastyczność. Możesz szybko zmieniać kamienie milowe w miarę postępów i dążyć do ciągłej poprawy.
Bądź na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów dzięki jasnym ośmiom czasu, mierzalnym celom i automatyzacji śledzenia postępów dzięki ClickUp Goals
8. Naucz się ustalać priorytety
Źródłem problemów organizacyjnych może być niewłaściwe ustalanie priorytetów. Prawda jest taka, że nie wszystko do zrobienia jest równie ważne. Próba żonglowania wszystkim jednocześnie prowadzi do braku koncentracji i marnowania energii i czasu na zadania, które nie muszą być natychmiast zakończone. ClickUp i jego ponad 15 widoków może pomóc w nadaniu priorytetu właściwym zadaniom. Zaczynasz od stworzenia listy wszystkich swoich zadań. Następnie
- Porównać je ze sobą
- Określić priorytet za pomocą pól niestandardowych
- Uszeregować zadania za pomocą kolorów, etykiet lub skali
- Sortować je na podstawie pilności
Możesz ustawić terminy, określić wysiłek niezbędny do zakończenia zadań lub dodać inne kryterium, które pomoże ci skutecznie ustalić priorytety. Wracaj do swoich list raz na jakiś czas i reorganizuj je w razie potrzeby.
9. Nie bój się oddelegowanych zadań
Próba osiągnięcia wszystkiego na własną rękę i odrzucanie pomocy współpracowników pokazuje poświęcenie, ale może szybko cię zmęczyć. Jeśli pracujesz w zespole, nie bój się oddelegowanych zadań swoim współpracownikom -podział obciążenia pracą pomoże zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i zapewni, że będziesz mieć wystarczająco dużo czasu na zorganizowanie swoich dni bez poczucia przytłoczenia lub stresu.
Oddelegowanie pracy może być większym wyzwaniem, jeśli jesteś praca zdalna . Na szczęście narzędzia takie jak ClickUp pozwalają tobie i twojemu zespołowi pracować jako jedność i komunikować się wyraźnie, nawet jeśli nie jesteście w tej samej lokalizacji.
Oddelegowane zadania i przypisywanie komentarzy z zadań ClickUp
10. Tworzenie list do zrobienia Listy do zrobienia są filarami dobrej organizacji. Niezależnie od tego, czy sporządzasz listę zakupów, czy
podsumowując swój harmonogram pracy sporządzenie listy do zrobienia może sprawić, że przejdziesz przez dzień bez czkawki.
Możesz pójść tradycyjną drogą - chwycić długopis i kartkę papieru i zanotować swoje zadania, aby pozostać skupionym i zorganizowanym. Możesz też skorzystać z szablonu ClickUp z gotowymi sekcjami, aby zarządzać cyklem pracy . Cokolwiek wybierzesz, mądrze jest nadać zadaniom priorytety i ustawić ramy czasowe dla ich zakończenia, aby zapobiec prokrastynacji .
11. Ogranicz rozpraszanie uwagi
Rozpraszanie uwagi to twój najgorszy wróg - telefon, telewizor, zagracone otoczenie i media społecznościowe wciąż odciągają cię od mojej pracy.
Jeśli chcesz pozostać skupiony, musisz pożegnać się z rozpraszaczami. Oczywiście nie oznacza to wyrzucenia urządzeń. Zamiast tego ustaw swój telefon na DND (nie przeszkadzać), wyłącz telewizor i wstrzymaj powiadomienia z mediów społecznościowych. Uporządkuj swoje biurko i przestrzeń wokół siebie, aby upewnić się, że nic nie zakłóca Twojej koncentracji.
12. Używaj kalendarza do śledzenia swoich zadań
Jeśli chcesz poprawić swoją organizację, musisz zacząć myśleć z wyprzedzeniem, a zapisywanie rzeczy w kalendarzu może być drogą do powodzenia. Masz ważne spotkanie za dwa tygodnie? Zapisz je, aby o nim nie zapomnieć. Zapisuj wszystko, od mniejszych zadań po duże projekty i wydarzenia.
Możesz także dodawać osobiste elementy i przypisywać zadania w kalendarzu. W ten sposób zapobiegniesz nakładaniu się zadań i zamieszaniu oraz stworzysz jasny obraz swojej dostępności i obciążenia pracą. Widok kalendarza ClickUp może pomóc w planowaniu i zarządzaniu osią czasu i harmonogramami, oznaczaniu wpisów kolorami dla łatwiejszej nawigacji i ustawieniu priorytetów.
Zarządzaj ważnymi zadaniami bezpośrednio z widoku kalendarza ClickUp
13. Rób regularne przerwy
Nie jesteś maszyną i nie możesz pracować bez przerwy - regularne przerwy są ogromną częścią zdrowego dnia pracy. Podczas przerw masz czas na dekompresję, ponowne skupienie i odpoczynek umysłu. Ponadto możesz się rozciągnąć i zaczerpnąć świeżego powietrza.
Jeśli nie robisz przerw, w pewnym momencie twoja koncentracja spadnie. Poczujesz się przytłoczony i wyczerpany, więc twoja wydajność spadnie. Zadania będą się nawarstwiać, a ty stracisz poczucie priorytetów i obciążenia pracą, co doprowadzi do dezorganizacji.
Przerwy mogą wydawać się stratą czasu, ale w rzeczywistości zwiększają wydajność. Zaplanuj je mądrze, a Twoje dni pracy staną się strzałem w dziesiątkę.
14. Spróbuj blokowania czasu
Czy tworzenie szczegółowego harmonogramu pozwala ci być odpowiedzialnym i zorganizowanym? Warto wypróbować blokowanie czasu - technikę zwiększającą wydajność, która polega na podzieleniu dnia na przedziały czasowe dedykowane różnym zadaniom. Ta hybryda listy rzeczy do zrobienia i kalendarza może zminimalizować marnowanie czasu i sprawić, że skupisz się na swoich celach.
Zbuduj swój harmonogram od podstaw lub użyj jednego z Szablony bloków czasowych ClickUp . Nakreśl każde zadanie związane z pracą i osobiste, dodaj zakresy czasowe i ciesz się poczuciem spełnienia, które poczujesz, gdy będziesz przestrzegać swojego harmonogramu.
Śledź bieżące, przeszłe i przyszłe spotkania lub wydarzenia za pomocą ClickUp
15. Stwórz codzienną rutynę
Elastyczne godziny pracy i praca zdalna dają ci swobodę pracy wtedy, gdy czujesz się najbardziej wydajny. Nie oznacza to kręcenia się w kółko i odkładania pracy na ostatnią chwilę.
Wiele osób uważa, że tworzenie rutyny jest pomocne. Badania pokazują że zachowanie może stać się nawykiem, gdy jest wykonywane konsekwentnie. Oznacza to, że jeśli zaczniesz pracować codziennie o 9 rano, w końcu stanie się to nawykiem, o ile trzymasz się harmonogramu.
Stwórz rutynę, która nie skupia się wyłącznie na pracy. Wyjdź na spacer przed rozpoczęciem dnia pracy, zaplanuj przerwy i nagradzaj się za trzymanie się swoich planów, oglądając nowy odcinek serialu, który znajduje się na twojej liście! 📺
3 szablony ułatwiające organizację w mojej pracy
Szablony z gotowymi sekcjami mogą pomóc ci pozostać zorganizowanym, planować dni i utrzymać koncentrację. Sprawdź te trzy szablony ClickUp, które zmienią cię w organizacyjnego czarodzieja! 🧙
1. Szablon prostego planu pracy ClickUp
Zorganizuj swoje najważniejsze zadania i utrzymuj swój zespół w jedności w ClickUp
Chcesz zwizualizować swoje zadania i oś czasu? ClickUp Szablon prostego planu pracy ClickUp stanowi podstawę do tworzenia szczegółowych harmonogramów, organizowania obciążenia pracą i współpracy z zespołem.
Szablon oferuje dwa widoki - Plan projektu i Gantt projektu.
W widoku Planu Projektu znajduje się lista wszystkich zadań i informacje o nich za pomocą pól niestandardowych. Domyślnie są to: osoba przypisana, data rozpoczęcia i termin, priorytet, faza projektu, postęp projektu i komentarze. Możesz być tak szczegółowy, jak to tylko możliwe i informować wszystkich na bieżąco.
Widok Project Gantt wizualizuje zadanie z poprzedniego widoku w postaci Wykres Gantta . Pomaga zrozumieć oś czasu i zapobiegać nakładaniu się zadań, zwiększając w ten sposób organizację we wszystkich obszarach.
2. Szablon ClickUp Simple To-Dos
Kategoryzuj pilne, istotne i nieistotne zadania na liście ClickUp dla łatwego widoku
Organizowanie i zarządzanie cyklami pracy nie jest skomplikowane, jeśli korzystasz z odpowiednich narzędzi. Lista Szablon prostych zadań do wykonania ClickUp to idealna opcja dla każdego, kto chce tworzyć łatwe do wykonania podsumowania zadań.
Wraz z tym szablonem otrzymujesz dwa widoki list i jeden widok Tablicy. Pierwszy, bardziej ogólny widok to Wszystkie zadania, w którym wprowadzisz zadania swoje i swojego zespołu. Możesz dodać:
- Osoby przypisane
- Terminy
- Status
- Priorytet
- Uwagi
Widok automatycznie kategoryzuje zadania według statusu (Do zrobienia, W trakcie, Zablokowane lub Zakończone) dla łatwiejszej nawigacji.
W celu dalszego sortowania zadań, widok Prioritized Tasks odfiltrowuje pilne zadania oznaczone jako priorytetowe. Pomaga to usunąć szum i skupić się na zadaniach, które wymagają natychmiastowej uwagi.
Widok Status Tablica to tablica Kanban, która zamienia zadania w karty pogrupowane według ich statusu. Użyj interfejsu przeciągnij i upuść ClickUp, aby przesuwać karty i organizować swoją pracę.
3. Szablon dziennego planera ClickUp
Bądź na bieżąco z codziennymi zadaniami dzięki szablonowi ClickUp Daily Planner
Jeden z najbardziej DO ZROBIENIA aby zwiększyć swoje umiejętności organizacyjne jest stworzenie szczegółowego planu swoich zadań. W ten sposób pozostaniesz odpowiedzialny, będziesz mieć maksymalną kontrolę nad swoim dniem i zminimalizujesz ryzyko, że cokolwiek wypadnie z sieci. The Szablon dziennego planera ClickUp to proste rozwiązanie problemów organizacyjnych.
Domyślnie szablon koncentruje się na celach osobistych. Widok Wszystkich zadań pokazuje zadania pogrupowane w dwie kategorie - Tracker nawyków i Zadania osobiste. Ponieważ jednak szablony ClickUp znane są ze swoich możliwości dostosowania, możesz to zmienić, aby przechwytywać również zaległe zadania.
Użyj pól niestandardowych (takich jak Status, Osoba przypisana, Termin i Priorytet), aby dostarczyć szczegółowych informacji o swoich zadaniach oraz zarządzać cyklami pracy z pewnością.
Widok Tablicy wizualizuje zadania na tablicy Kanban, podczas gdy widok Kalendarza pomaga planować oś czasu i harmonogramy.
Uporządkuj moją pracę dzięki ClickUp
Słaba organizacja może sprawić, że nie będziesz błyszczeć jak gwiazda, którą jesteś. ⭐
Niezależnie od przyczyny braku organizacji, ClickUp może pomóc. Jego szablony, integracje z ponad 1000 aplikacji , 15+ widoków, opcje mapowania procesów i narzędzia do zarządzania czasem mogą pomóc ci pozostać na właściwym torze i stać się ekspertem organizacyjnym. Wypróbuj ClickUp w wersji Free i dowiedz się, dlaczego świat oszalał na punkcie tej przyjaznej dla użytkownika platformy!