I documenti sono fondamentali per il funzionamento delle aziende, ma la loro gestione non dovrebbe rallentare il lavoro dei team. Nessuno vuole passare la giornata immerso nella versione 17 di un contratto con un client o a ricontrollare un contratto alla ricerca di segnaposto mancanti. Eppure, per molti team, dal 60 al 70% del tempo è dedicato ad attività che potrebbero essere automatizzate.
Ecco perché le soluzioni di automazione dei documenti stanno diventando indispensabili. Aiutano a recuperare tempo, migliorare la precisione e fare un uso più oculato dei talenti. Che tu lavori nel settore legale, delle risorse umane, finanziario o commerciale, il software giusto può trasformare la generazione dei documenti da un collo di bottiglia a un vantaggio competitivo.
In questo post del blog esploreremo le funzionalità/funzioni indispensabili dei software di automazione dei documenti, il loro funzionamento e il loro impatto sulle prestazioni del tuo team.
⚡️ Bonus: ti mostreremo anche come piattaforme come ClickUp danno vita a queste funzionalità, rendendo la gestione dei documenti più intelligente, veloce e collaborativa.
Che cos'è un software di automazione dei documenti?
Il software di automazione dei documenti è uno strumento digitale che ti aiuta a generare documenti, gestire le versioni, formattare e approvare i documenti e consegnarli senza perdere tempo in processi manuali e lavori ripetitivi.
Pensalo come un assistente intelligente che crea contratti, proposte, report e lettere utilizzando modelli predefiniti, regole e dati inseriti. Invece di riscrivere lo stesso contenuto o copiare e incollare da vecchi file, il software fa il lavoro pesante al posto tuo.
Come funziona?
Le soluzioni di automazione dei documenti utilizzano modelli basati su logica. È possibile inserire i dati manualmente, tramite moduli o automaticamente tramite integrazioni (come la piattaforma CRM o HR) e il software inserisce le informazioni giuste nei punti giusti. Il risultato? Un documento personalizzato e curato creato in una frazione del tempo.
Chi lo utilizza?
Non sono solo per le grandi aziende. Oggi, le soluzioni di automazione dei documenti vengono utilizzate da:
- Team legali per contratti e accordi di riservatezza
- Team commerciali per proposte e preventivi
- Team HR per documenti relativi all'inserimento dei nuovi assunti e alle politiche aziendali
- Team finanziari per fatture e rendiconti
- Startup e PMI che desiderano crescere senza aumentare i costi generali
Perché è importante un software di automazione dei documenti?
✅ Dati reali: il mercato dei software di automazione dei documenti è stato valutato a 6,82 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede che raggiungerà i 24,34 miliardi di dollari entro il 2032, con un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 15,18%.
Ciò significa che le aziende stanno puntando con decisione su sistemi più intelligenti che riducono il lavoro manuale, eliminano gli errori e liberano le persone, consentendo loro di concentrarsi su ciò che conta davvero.
I documenti sono al centro di quasi tutte le transazioni aziendali. Che si tratti di assumere un nuovo dipendente, chiudere un accordo commerciale o redigere un contratto legale, il processo inizia e finisce solitamente con le pratiche burocratiche.
Ecco dove l'automazione dei documenti dà il meglio di sé:
Elimina i colli di bottiglia causati dall'intervento umano
Immaginate un rappresentante commerciale che sta cercando di chiudere un affare, ma è bloccato in attesa che l'ufficio legale rediga un contratto. Con uno strumento di automazione dei documenti, può generare un contratto pronto per il client in pochi minuti utilizzando modelli di documenti pre-approvati, senza ritardi né gatekeeping.
Protegge il tuo marchio e la conformità
Una singola clausola obsoleta in un documento legale può creare responsabilità. L'automazione garantisce che ogni contratto includa i termini, le dichiarazioni di non responsabilità e la formattazione più recenti, il che è particolarmente importante in settori come quello finanziario o sanitario, dove la conformità è imprescindibile.
Si adatta alle tue esigenze
Supponiamo che il tuo team delle risorse umane stia assumendo 30 nuovi dipendenti in questo trimestre. Invece di preparare manualmente le singole lettere di offerta, utilizza un modello dinamico che estrae i dati dall'HRIS. Ciò che prima richiedeva ore, ora avviene con pochi clic.
⚡️ Archivio modelli: modelli gratuiti per l'inserimento dei dipendenti per processi HR efficaci
Riduce le rielaborazioni
Hai mai inviato una proposta di progetto con il nome del cliente sbagliato o i dettagli sui prezzi errati? Le automazioni utilizzano origini dati verificate (come il tuo CRM) per compilare accuratamente i campi vuoti, così non dovrai correggere o rivedere i documenti all'ultimo minuto.
Libera il tuo team per ciò che conta davvero
Nessuno è stato assunto per formattare elenchi puntati o cercare la versione giusta di un documento. L'automazione elimina il rumore, dando ai team legali più tempo per rivedere clausole complesse, ai team commerciali più tempo per vendere e alle risorse umane più tempo per costruire la cultura giusta.
📮 ClickUp Insight: il 74% dei dipendenti utilizza due o più strumenti solo per trovare le informazioni di cui ha bisogno, passando da email, chat, note, strumenti di project management e documentazione. Questo continuo cambio di contesto fa perdere tempo e rallenta la produttività. Come app completa per il lavoro, ClickUp unifica tutto il tuo lavoro (email, chat, documenti, attività e note) in un'unica area di lavoro ricercabile, in modo che tutto sia esattamente dove ti serve.
Funzionalità/funzioni chiave del software di automazione dei documenti
Esploriamo le principali funzionalità/funzioni di automazione dei documenti che rendono questi strumenti essenziali per le aziende moderne.
1. Assemblaggio dinamico dei documenti
L'assemblaggio dinamico dei documenti è ciò che rende l'automazione dei documenti davvero "intelligente". Invece di creare ogni documento da zero, questa funzionalità consente al software di generare automaticamente i documenti riunendo le sezioni giuste in base alle informazioni inserite.
Si inizia con un modello e il software compila gli spazi vuoti utilizzando le informazioni provenienti da un modulo o dai sistemi collegati, come un software CRM. Sa anche quali clausole o sezioni includere o saltare, a seconda delle regole impostate.
📌 Esempio:
Immaginate un team commerciale che crea contratti per clienti di diversi settori. Grazie all'assemblaggio dinamico dei documenti, il software sa che deve aggiungere una clausola specifica per i clienti del settore sanitario, ma non per quelli del settore retail. Tutto ciò che il rappresentante commerciale deve fare è selezionare il tipo di cliente e il contratto viene creato correttamente e istantaneamente.
💡 Perché è importante:
Questa funzionalità consente di risparmiare ore di modifica manuale, evita errori come clausole mancanti e aiuta il team a generare documenti e inviarli molto più rapidamente.
2. Gestione dei modelli di documenti
I modelli sono alla base di un sistema di gestione dei documenti. Si tratta di documenti preformattati che includono contenuti statici (come il logo aziendale, il linguaggio standard o i termini legali) e segnaposto per campi dinamici (come i nomi dei client, le date o i prezzi).
La gestione dei modelli è la funzionalità che consente di creare, organizzare, modificare e archiviare tutti i modelli in un unico posto. Aiuta i team a mantenere la coerenza e garantisce che nessuno debba ricominciare da zero ogni volta che ha bisogno di un nuovo documento.
⚡️ Archivio modelli: elaborazione di modelli di documentazione in Word e ClickUp per ottimizzare le operazioni
📌 Esempio:
Il tuo team HR potrebbe avere modelli diversi per lettere di offerta, accordi di riservatezza e documenti di onboarding. Con la gestione dei modelli, è possibile aggiornare facilmente l'intervallo salariale in tutte le lettere di offerta o aggiungere una nuova clausola a ogni accordo di riservatezza, senza dover modificare manualmente decine di file.
💡 Perché è importante:
Una buona gestione dei modelli garantisce che i documenti siano privi di errori, conformi al marchio e legalmente validi. Inoltre, consente di risparmiare tempo e garantisce che ogni membro del team utilizzi la versione più aggiornata, evitando che qualcuno invii un contratto formattato in modo obsoleto
🚀 Come può aiutarti ClickUp:
ClickUp semplifica e rende efficiente la gestione dei modelli grazie ai suoi modelli di documenti. Gli utenti possono creare, salvare e organizzare modelli per contratti, proposte, procedure operative standard (SOP), documenti di onboarding e altro ancora, il tutto all'interno di una libreria centralizzata.
Ancora meglio, ClickUp ti consente di collegare i modelli ad attività, progetti o flussi di lavoro di automazione. Ad esempio, ogni volta che viene avviato un nuovo progetto per un client, è possibile allegare automaticamente un modello di contratto specifico all'attività, pronto per l'uso immediato.
3. Libreria e gestione dei contenuti
Una solida libreria di contenuti e un sistema di gestione dei documenti consentono alle aziende di organizzare, archiviare e accedere ai propri modelli di documenti, documenti e contenuti riutilizzabili in una posizione centralizzata e ricercabile. Ciò garantisce la coerenza nella creazione dei documenti e semplifica il processo di aggiornamento o recupero dell'ultima versione dei contenuti standardizzati.
Grazie a una libreria di contenuti, gli utenti possono gestire varie risorse, come clausole di uso frequente, descrizioni dei prodotti o testi di marketing, consentendo loro di assemblare rapidamente i documenti ogni volta.
📌 Esempio:Un team legale archivia tutte le clausole contrattuali e le dichiarazioni di non responsabilità in una libreria centralizzata. Quando si crea un nuovo contratto, il software inserisce automaticamente le clausole approvate più recenti, riducendo il rischio di utilizzare un linguaggio obsoleto.
💡 Perché è importante:Una libreria di contenuti e modelli ben gestita migliora l'efficienza centralizzando le risorse e consentendo ai team di assemblare rapidamente documenti accurati e conformi. Riduce inoltre gli errori garantendo che venga utilizzato solo il contenuto più aggiornato.
🚀 Come può aiutarti ClickUp:
ClickUp offre una libreria centralizzata di documenti e modelli in cui i team possono creare, archiviare e organizzare tutte le loro risorse documentali. Oltre allo spazio di archiviazione di base, funge da sistema completo di gestione delle conoscenze, consentendo ai team di creare wiki, hub di procedure operative standard e centri di risorse interne.
Con la funzionalità Ricerca connessa di ClickUp, gli utenti possono trovare immediatamente il documento giusto cercando parole chiave in tutti i documenti, le attività e i progetti. Le autorizzazioni e le gerarchie delle cartelle mantengono tutto strutturato e sicuro.
Un team remoto può mantenere aggiornato il wiki aziendale all'interno di ClickUp, garantendo a tutti di trovare facilmente le politiche, le guide di onboarding o altri modelli di documenti senza confusione.
3. Logica condizionale e campi intelligenti
È qui che le soluzioni di automazione dei documenti diventano davvero intelligenti. La logica condizionale consente di modificare i documenti in base a regole o input specifici. Combinandola con i campi intelligenti o i segnaposto dinamici, il documento può adattarsi autonomamente a diversi casi d'uso. È possibile aggiungere o rimuovere sezioni, modificare la lingua o inserire dati a seconda di ciò che si seleziona.
📌 Esempio:
Immagina di generare un contratto di lavoro. Se il ruolo è contrassegnato come "remoto", il sistema include una politica sul lavoro da remoto. Se il ruolo è "in sede", include invece una clausola sulla presenza in ufficio.
Non dovrai più affidarti a processi manuali: il documento si aggiorna automaticamente in base al ruolo che scegli
💡 Perché è importante:
Questa funzionalità ti evita noiose modifiche, riduce il rischio di inviare informazioni errate e velocizza l'intero processo di creazione dei documenti. Il risultato è un documento sempre accurato e su misura per il destinatario.
🚀 Come può aiutarti ClickUp:Sebbene ClickUp non offra ancora i tradizionali "campi condizionali" all'interno dei documenti, supporta la logica condizionale tramite i moduli ClickUp.
In ClickUp è possibile creare un modulo di registrazione in cui i campi appaiono o cambiano in base alle risposte precedenti, ad esempio mostrando diverse opzioni di contratto a seconda del tipo di client selezionato. Questa configurazione condizionale garantisce che i dati corretti confluiscano nei documenti o nelle attività allegati, riducendo le regolazioni manuali e mantenendo accurata la generazione dei documenti.
4. Integrazione dei dati con CRM e altri strumenti aziendali
Affinché un software di automazione dei documenti funzioni davvero su larga scala, deve integrarsi facilmente con gli strumenti su cui la tua azienda già fa affidamento. Ciò include piattaforme di archiviazione cloud come Google Drive e OneDrive per la sincronizzazione automatica dei documenti e l'accesso centralizzato, nonché sistemi aziendali fondamentali come CRM, ERP, strumenti di contabilità, sistemi HR e piattaforme di project management come ClickUp.
Queste integrazioni garantiscono che i documenti vengano creati utilizzando dati accurati in tempo reale e vengano automaticamente archiviati o inoltrati ai sistemi corretti, eliminando la necessità di caricamenti manuali, inserimento di dati o monitoraggio delle versioni.
📌 Esempio:
Immagina che il tuo team finanziario stia generando contratti mensili con i fornitori. Invece di inserire manualmente i termini di pagamento o i dettagli fiscali, il sistema li estrae direttamente dal tuo software di contabilità. Aggiorna persino il contratto se l'indirizzo di fatturazione o il ciclo di fatturazione del fornitore cambiano.
💡 Perché è importante:
Questo tipo di integrazione non solo consente di risparmiare tempo, ma riduce anche il rischio di errori. Aiuta a mantenere i documenti sincronizzati con il resto dei dati aziendali, garantendo accuratezza e velocizzando i cicli di approvazione.
🚀 Come ti aiuta ClickUp:ClickUp si connette con oltre 1.000 strumenti in modo nativo o tramite integrazioni come Zapier e Make, consentendo la sincronizzazione dei dati in tempo reale tra il tuo CRM, le piattaforme di contabilità e i sistemi di project management.
Ad esempio, puoi estrarre automaticamente i dati dei client da un CRM come HubSpot nelle attività o nei documenti di ClickUp, semplificando la generazione di contratti, proposte o report personalizzati senza dover passare da una piattaforma all'altra. Queste integrazioni garantiscono che i flussi di lavoro dei documenti rimangano aggiornati con i dettagli più recenti sui clienti e sui progetti, senza dover ricorrere al copia-incolla manuale.
5. Controllo delle versioni e cronologia dei documenti
Le funzionalità di controllo delle versioni e della cronologia dei documenti consentono di monitorare ogni modifica apportata a un documento, garantendo che nulla vada perso o trascurato. È possibile ripristinare facilmente le versioni precedenti, visualizzare chi ha apportato le modifiche e vedere l'ora esatta in cui sono state apportate.
Questa funzionalità è particolarmente utile quando si collabora con più persone, garantendo trasparenza e responsabilità durante tutto il ciclo di vita del documento.
📌 Esempio:
Immaginate un team di marketing che collabora alla realizzazione di una brochure di prodotto. Un membro del team cancella accidentalmente una sezione chiave. Grazie al controllo delle versioni, il team può tornare rapidamente a una versione precedente in cui quella sezione era intatta. Inoltre, è possibile vedere esattamente chi ha apportato la modifica, garantendo una chiara responsabilità.
💡 Perché è importante:
Il controllo delle versioni garantisce che tutte le modifiche siano monitorate, riducendo al minimo il rischio di errori o contenuti mancanti. Migliora inoltre la responsabilità fornendo una chiara traccia di controllo.
🚀 Come può aiutarti ClickUp: La funzionalità controllo delle versioni integrata in ClickUp Docs consente ai team di monitorare ogni modifica apportata a un documento. Ogni volta che un documento viene modificato o aggiornato, ClickUp salva automaticamente le versioni precedenti, consentendo agli utenti di visualizzare, ripristinare o confrontare le bozze precedenti.
Ciò consente di mantenere i documenti organizzati e garantisce la completa responsabilità, soprattutto quando sono coinvolti più soggetti interessati.
6. Collaborazione in tempo reale sui documenti
La collaborazione in tempo reale nel software di automazione dei documenti consente a più utenti di lavorare contemporaneamente su un documento, indipendentemente dalla loro posizione. Che si tratti di aggiungere commenti, modificare il testo o suggerire modifiche, questa funzionalità rende il lavoro di squadra più fluido e veloce.
Tutti gli utenti coinvolti possono visualizzare le modifiche e i commenti in tempo reale, garantendo che sia sempre accessibile la versione più aggiornata del documento.
📌 Esempio:
Immagina che il tuo team di marketing stia redigendo una proposta per un nuovo client e che il team legale debba rivedere i termini. Grazie alla collaborazione in tempo reale, entrambi i team possono lavorare contemporaneamente sul documento, apportando modifiche e lasciando commenti che tutti possono vedere immediatamente. Non sarà più necessario inviare documenti via email avanti e indietro o perdere traccia delle modifiche.
💡 Perché è importante:
La collaborazione in tempo reale accelera il processo di revisione dei documenti e migliora la comunicazione tra i team. Assicura che tutti siano sulla stessa pagina, in senso letterale e figurato, consentendo approvazioni più rapide e documenti di qualità superiore.
🚀 Come ti aiuta ClickUp:ClickUp rende la collaborazione sui documenti in tempo reale semplice e immediata grazie a ClickUp Docs. Più membri del team possono lavorare contemporaneamente su un documento, aggiungendo commenti, modificando il testo e condividendo feedback in tempo reale. Le modifiche vengono riportate immediatamente, consentendo a tutti di rimanere sulla stessa pagina senza bisogno di scambiarsi email.
7. Approvazioni e flussi di lavoro automatizzati
In qualsiasi processo basato sui documenti, i ritardi derivano spesso da revisioni manuali e percorsi di approvazione poco chiari. Le approvazioni e i flussi di lavoro automatizzati risolvono questo problema impostando sequenze chiare e basate su regole che fanno passare i documenti attraverso ogni fase, come la stesura, la revisione, l'approvazione e la finalizzazione, senza intervento manuale.
Con questa funzionalità/funzione è possibile definire chi deve approvare cosa, in quale ordine e a quali condizioni. Il sistema gestisce l'inoltro, le notifiche e il monitoraggio.
📌 Esempio: un team addetto agli acquisti crea un contratto di acquisto che viene immediatamente inoltrato all'ufficio legale per i controlli di conformità, quindi all'ufficio finanziario per l'approvazione del budget e infine al responsabile del reparto per l'approvazione. Non sono necessarie email, follow-up o controlli dello stato.
💡 Perché è importante:Elimina le ambiguità, riduce i colli di bottiglia nell'approvazione e garantisce che ogni documento venga revisionato dalle persone giuste al momento giusto. Ciò significa tempi di consegna più rapidi, meno errori e un flusso di lavoro più efficiente tra i reparti.
🚀 Come può aiutarti ClickUp:ClickUp consente ai team di automatizzare l'intero processo del flusso di lavoro, comprese le approvazioni dei documenti, l'assegnazione delle attività e le notifiche. Con ClickUp Automazioni, le aziende possono impostare flussi di lavoro personalizzati in cui documenti, attività e approvazioni seguono automaticamente il percorso corretto in base a regole predefinite.
8. Notifiche e promemoria automatizzati
Notifiche e promemoria automatizzati avvisano gli utenti nelle fasi chiave del processo di documentazione, ad esempio quando è necessaria la loro approvazione, quando è il momento di apporre una firma o quando si avvicina la scadenza di un documento.
Ciò consente a tutti di rimanere in linea con gli obiettivi e garantisce azioni tempestive, soprattutto in ambienti frenetici.
📌 Esempio:
Immagina di lavorare su un contratto urgente con un partner. Il sistema avvisa automaticamente sia il tuo team che il partner quando è il momento di rivedere e approvare il contratto. Se il partner non lo firma entro il termine specificato, il software invia un promemoria gentile, garantendo la chiusura tempestiva dell'accordo.
💡 Perché è importante:
I promemoria automatici mantengono attivo il flusso di lavoro e garantiscono il rispetto delle scadenze. Riducono il rischio di perdere passaggi importanti e mantengono tutti informati sullo stato del documento. Ciò si traduce in operazioni più fluide e tempi di consegna più rapidi.
🚀 Come ti aiuta ClickUp: I promemoria e le notifiche automatiche di ClickUp informano le parti interessate quando è necessario prestare attenzione ad attività o documenti, quando le scadenze si avvicinano o quando un documento è pronto per la revisione. Ciò si traduce in follow-up tempestivi, aiuta a prevenire ritardi e garantisce che il flusso di lavoro continui senza intoppi senza intervento manuale.
9. Suggerimenti di contenuti basati sull'IA
I suggerimenti sui contenuti basati sull'IA migliorano il processo di creazione dei documenti offrendo raccomandazioni in tempo reale e contestualizzate. Questi suggerimenti possono includere formulazioni alternative, clausole mancanti o persino bozze di paragrafi completi, il tutto in base al contesto del documento, all'input dell'utente o ai dati passati.
L'IA migliora la qualità dei documenti man mano che procedi, imparando dal lavoro precedente per fornire consigli migliori nel tempo.
📌 Esempio:
Immagina di creare un contratto legale e di dimenticare di includere una clausola di conformità obbligatoria. L'IA rileva l'omissione e ti chiede di aggiungere la clausola sulla base di contratti simili che hai generato in precedenza. In una proposta commerciale, l'IA potrebbe suggerire di riformulare un paragrafo conclusivo per aumentare le probabilità che la proposta venga accettata, sulla base delle risposte precedenti dei clienti.
💡 Perché è importante:
I suggerimenti dell'IA velocizzano la creazione dei documenti riducendo le modifiche manuali e migliorando la precisione. Garantiscono che i contenuti chiave non vengano mai tralasciati e ottimizzano la formulazione per ottenere risultati migliori. Nel tempo, l'IA diventa più intelligente, migliorando l'efficienza.
🚀 Come ti aiuta ClickUp: ClickUp Brain, integrato con ClickUp Docs, analizza i tuoi contenuti esistenti e fornisce consigli intelligenti per migliorare o espandere i tuoi documenti, risparmiando tempo e riducendo la necessità di modifiche manuali. Può anche suggerire strutture di documenti in base a ciò che viene redatto (come proposte, relazioni o contratti). Questa assistenza IA intelligente aiuta a semplificare la creazione di contenuti e garantisce la coerenza tra i documenti.
Hai bisogno di maggiori dettagli? Ecco i nostri migliori consigli su come utilizzare l'IA per creare documentazione più rapidamente!
10. Analisi e reportistica
Gli strumenti di analisi e reportistica integrati nei software di automazione dei documenti offrono informazioni dettagliate sui flussi di lavoro documentali, sulle prestazioni e sulle aree di miglioramento. Le aziende possono perfezionare i propri processi e ottimizzare l'efficienza raccogliendo dati sulla creazione dei documenti, sui tempi di approvazione e sui tassi di completamento.
📌 Esempio:
Un project manager può utilizzare l'analisi dei dati per vedere quanto tempo impiegano i membri del team ad approvare un documento. Se i tempi di approvazione sono più lunghi del previsto, il manager può modificare il flusso di lavoro o concentrarsi su aree specifiche che potrebbero causare ritardi.
💡 Perché è importante:
Le analisi aiutano le aziende a identificare le inefficienze nei flussi di lavoro documentali e a ottimizzare i propri processi. Ciò consente un processo decisionale migliore, riduce i ritardi e migliora la produttività complessiva.
🚀 Come può aiutarti ClickUp: Le dashboard personalizzabili di ClickUp offrono ai team un potente strumento per visualizzare e monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI), tra cui lo stato di avanzamento dei documenti, il completamento delle attività e l'efficienza del flusso di lavoro. Gli utenti possono creare widget personalizzati per monitorare in tempo reale lo stato dei documenti, le sequenze temporali di approvazione e altre metriche critiche del progetto.
11. Personalizzazione del marchio e dello stile dei documenti
Il branding personalizzato e lo stile dei documenti consentono alle aziende di personalizzare i propri documenti in modo che siano in linea con l'identità del marchio. Questa funzionalità consente agli utenti di aggiungere loghi, scegliere combinazioni di colori, impostare font e applicare stili predefiniti per creare documenti sempre coerenti e dall'aspetto professionale.
📌 Esempio:
Immagina di inviare una proposta di partnership a un client di alto profilo. Con il branding personalizzato, ogni documento riflette automaticamente il logo, i colori della firma e il layout della tua azienda, rendendo la proposta elegante e in linea con i tuoi standard professionali.
💡 Perché è importante:
Il branding personalizzato garantisce la coerenza di tutti i documenti, rafforza l'identità del marchio e fa risparmiare tempo eliminando la formattazione manuale. Inoltre, aumenta la professionalità, contribuendo a creare fiducia e a migliorare la percezione dei client.
🚀 Come può aiutarti ClickUp:ClickUp offre opzioni di personalizzazione flessibili all'interno di ClickUp Docs per mantenere la coerenza del marchio. Gli utenti possono creare modelli di documenti che includono elementi del marchio come font preferiti, intestazioni, temi colore e immagini di copertina personalizzate.
Inoltre, ClickUp offre un modello di guida allo stile del marchio pronto all'uso, che aiuta i team a impostare rapidamente le linee guida del marchio che tutti possono seguire.
12. Sicurezza dei dati e conformità
Le funzionalità/funzioni di sicurezza e conformità dei dati garantiscono che i documenti siano archiviati ed elaborati in modo sicuro, assicurando al contempo la conformità normativa. Ciò include crittografia, controlli di accesso sicuri, audit trail e conformità a standard quali GDPR, HIPAA e altre leggi regionali.
Queste funzionalità aiutano le aziende a proteggere le informazioni sensibili e a garantire la conformità legale in tutti i processi documentali.
📌 Esempio:
Un provider sanitario che utilizza l'automazione dei documenti garantisce che le cartelle cliniche dei pazienti siano archiviate con crittografia end-to-end, limitando l'accesso solo al personale autorizzato. Ciò contribuisce a soddisfare i requisiti di conformità HIPAA, mantenendo la privacy e la sicurezza dei dati dei pazienti.
💡 Perché è importante:
La sicurezza dei documenti protegge le informazioni sensibili da accessi non autorizzati e violazioni dei dati. Aiuta le aziende a rispettare le normative legali, riducendo i rischi associati alla non conformità e garantendo la fiducia dei clienti.
🚀 Come può aiutarti ClickUp: ClickUp prende molto sul serio la sicurezza, offrendo misure di livello aziendale, come la conformità SOC 2 Tipo II, la preparazione al GDPR e l'autenticazione a due fattori (autenticazione a due fattori), per proteggere i documenti sensibili e i dati degli utenti.
Per le organizzazioni che gestiscono contratti sensibili con i client, politiche HR o documenti legali, ClickUp offre controlli granulari delle autorizzazioni. È possibile limitare l'accesso ai documenti per area di lavoro, cartella, elenco o persino singolo documento, semplificando il mantenimento di standard di conformità rigorosi in tutti i team.
13. Accessibilità mobile
Nel mondo ibrido e remoto di oggi, il lavoro non si ferma quando sei lontano dall'ufficio. L'accessibilità mobile consente agli utenti di creare, rivedere, firmare e gestire documenti dai propri telefoni o tablet, sia che si trovino in viaggio, in viaggio o in riunione con i clienti.
I moderni strumenti di automazione dei documenti sono dotati di piattaforme web reattive o app mobili dedicate che offrono funzionalità complete su schermi più piccoli. Molti forniscono anche l'accesso offline, consentendo ai team di agire in tempo reale, ovunque si trovino.
📌 Esempio:Un rappresentante commerciale può generare una proposta da modelli di documenti pre-approvati sul proprio telefono durante una riunione. Può ottenere il feedback del client in tempo reale e inviarlo per la firma digitale, il tutto prima di lasciare la stanza.
💡 Perché è importante:L'accesso mobile elimina i ritardi causati dalla posizione, garantendo un'elaborazione più rapida dei documenti. Migliora la flessibilità senza compromettere la sicurezza o il controllo.
🚀 Come ti aiuta ClickUp: l'app mobile di ClickUp mette a portata di mano tutte le funzionalità dei documenti. Che tu utilizzi un dispositivo iOS o Android, puoi creare, modificare, commentare e condividere documenti direttamente dal tuo telefono o tablet.
14. Integrazione delle firme elettroniche
L'integrazione delle firme elettroniche consente agli utenti di firmare digitalmente i documenti all'interno del sistema di automazione dei documenti, eliminando la necessità di firme fisiche. Questa funzionalità semplifica il processo di firma, rendendolo più veloce, più sicuro e conforme alla legge.
Grazie all'integrazione delle firme elettroniche, le parti possono firmare da qualsiasi luogo, riducendo i ritardi e rendendo l'esecuzione dei documenti perfettamente integrata.
📌 Esempio:
Un team commerciale invia un contratto a un client per la firma digitale. Grazie all'integrazione della firma elettronica, il client può firmare il contratto digitalmente sul proprio telefono o laptop e il documento firmato viene automaticamente salvato nel sistema, velocizzando l'intero processo.
💡 Perché è importante:
L'integrazione delle firme elettroniche semplifica il processo di firma dei documenti, risparmiando tempo e riducendo lo spreco di carta. Migliora inoltre la sicurezza e la conformità, garantendo che le firme siano legalmente vincolanti e autenticate.
🚀 Come può aiutarti ClickUp:Sebbene ClickUp non offra funzionalità di firma elettronica integrate, si collega facilmente a strumenti di firma elettronica popolari come DocuSign e Dropbox Sign tramite piattaforme di automazione come Zapier
Ad esempio, è possibile automatizzare un flusso di lavoro in cui il completamento di un'attività di ClickUp attiva una richiesta di firma tramite DocuSign. Questo approccio di integrazione flessibile garantisce la gestione senza interruzioni dei flussi di lavoro delle firme senza uscire dall'ambiente di gestione dei progetti.
Perché affidarsi a ClickUp per l'automazione dei documenti?
ClickUp si distingue perché riunisce funzionalità che la maggior parte degli strumenti per documenti autonomi non offre:
- Un'unica area di lavoro per documenti e attività: gestisci i documenti e le attività ad essi correlate, come approvazioni, modifiche e revisioni, all'interno della stessa piattaforma senza dover passare da un'app all'altra
- Collaborazione contestuale: aggiungi commenti, assegna azioni e collega discussioni direttamente alle sezioni dei documenti, in modo che il feedback non vada mai perso o isolato
- Viste di progetto unificate: Tieni traccia dello stato dei documenti, delle scadenze e dei passaggi successivi attraverso le viste flessibili di ClickUp, come Elenco, Bacheca e Sequenza, tutte collegate ai documenti
- Scalabile per team di qualsiasi dimensione: che tu sia una startup che crea poche proposte o un'azienda che gestisce migliaia di contratti, ClickUp adatta i tuoi processi documentali senza perdere il controllo
- Automazioni personalizzate oltre i documenti: Trigger attività di follow-up, notifiche o persino avvia flussi di lavoro completi in base alle azioni sui documenti, senza alcun intervento manuale
- Visibilità sull'intero percorso dei documenti: dalla bozza all'approvazione fino all'archiviazione, monitora lo stato dei documenti in tempo reale senza bisogno di strumenti separati
- Integrazione in una gestione del lavoro più ampia: collega i documenti in modo trasparente con obiettivi, sprints, pipeline CRM, portali client e altro ancora, in modo che i tuoi documenti non siano isolati dai flussi di lavoro aziendali
- Progettato per team remoti e ibridi: con app mobile, accesso offline e collaborazione compatibile con diversi fusi orari, ClickUp si adatta perfettamente alla cultura del lavoro da remoto di oggi
ClickUp non tratta i documenti come file isolati, ma li rende parte integrante dei flussi di lavoro, dei team e degli obiettivi.
L'automazione dei documenti non può aspettare
Se gestisci ancora le attività documentali manualmente, stai perdendo tempo, compromettendo l'accuratezza e perdendo opportunità. L'automazione dei documenti non significa solo lavorare più velocemente, ma anche lavorare in modo più intelligente, liberando il tuo team che potrà così concentrarsi su obiettivi più importanti invece che sulle pratiche burocratiche.
ClickUp rende questo passaggio facile. Dalla creazione dinamica dei documenti alla collaborazione in tempo reale e alle automazioni intelligenti, offre tutto ciò di cui hai bisogno in un'unica piattaforma pulita e potente, senza il caos di dover passare da uno strumento all'altro.
Non limitarti all'automazione dei documenti. Migliora il tuo modo di lavorare. 👉 Inizia oggi stesso con ClickUp.