L'intera giornata di lavoro è passata e avete lavorato come dei campioni, ma non siete ancora riusciti a fare tutto quello che avreste dovuto. Il vostro livello di stress è alle stelle e il lavoro continua ad accumularsi, tanto che pensate di poter prendere fuoco.
Vi chiedete: "Come fanno gli altri a gestire il loro lavoro con tanta disinvoltura? I miei compagni di ufficio Jim e Dwight sono semplicemente più intelligenti di me?" No, non lo sono. La chiave del loro esito positivo sul lavoro sta in una buona organizzazione. 💡
Probabilmente starete pensando: "Lo so, ma non sono capace di farlo". Da fare. L'organizzazione non è qualcosa con cui si nasce, ma si può sviluppare con la pratica.
In questo articolo vi offriremo 15 consigli pratici per essere più organizzati nel lavoro e ottenere di più in meno tempo.
In che modo la mancanza di organizzazione sul lavoro influisce sul vostro team?
La scarsa organizzazione sul lavoro diminuisce la produttività e aumenta lo stress. Prima o poi si perde il controllo del carico di lavoro, si perdono le scadenze e le opportunità di crescita e si va incontro al burnout. Questo, ovviamente, fa salire ulteriormente i livelli di stress e si finisce per rimanere bloccati in un circolo vizioso senza fine.
Le cose peggiorano notevolmente quando si lavora in team. La mancanza di organizzazione di un membro può portare a una cattiva comunicazione, a un comportamento scorretto o inefficiente allocazione delle risorse morale basso, scadenze non rispettate, insoddisfazione dei clienti e persino conflitti.
Quando fate parte di un team, siete un ingranaggio della ruota: se una parte è rotta, la ruota non può muoversi. Migliorando le vostre capacità organizzative, mantenete la macchina del team ben oliata e in movimento verso i vostri obiettivi. ⚙️
Organizzare le note, le liste di controllo e le attività in un unico posto
Vantaggi dell'organizzazione nel lavoro
Un'organizzazione eccellente riduce lo stress, migliore produttività efficienza e tempestività nel completare le attività. Con il tempo, una buona capacità organizzativa può farvi ottenere promozioni e opportunità di crescita e aiutarvi a crearvi la reputazione di membro del personale dedicato con un'eccellente capacità di organizzazione abitudini di lavoro .
Se fate parte di un team, i vostri colleghi vi riconosceranno come affidabili e non avranno paura di lavorare con voi ai progetti. Inoltre, non avrete problemi a comunicare con i colleghi e a completare il vostro lavoro in tempo, garantendo che il progetto non rimanga indietro.
15 Tecniche pratiche su come essere più organizzati al lavoro
Abbiamo raccolto 15 consigli e strategie organizzative per migliorare le vostre capacità e aiutarvi a raggiungere gli obiettivi di lavoro.
1. Centralizzare il lavoro con una piattaforma di gestione dei documenti
Saltare da un'app all'altra e da una piattaforma all'altra per trovare le informazioni di cui avete bisogno può essere un'operazione che vi distrae e vi stanca mentalmente. Migliorate le vostre capacità organizzative mantenendo il vostro lavoro centralizzato con ClickUp Docs.
Questa straordinaria funzionalità/funzione è un hub di gestione dei documenti che consente di creare, gestire, modificare e condividere i documenti relativi al lavoro. Manuali per i dipendenti informazioni sui progetti, documentazione tecnica, contratti, reportistica, fatture o registri delle spese: assicuratevi che siano al sicuro in ClickUp Docs. Lavorate con il vostro team per perfezionare i documenti esistenti e crearne di nuovi con la massima personalizzazione.
Tenere tutto in un unico posto può ridurre lo stress e garantire che non si perda tempo a cercare file importanti.
2. Suddividere il carico di lavoro in attività
Supponiamo di essere un giornalista e di dover consegnare un grosso articolo entro la fine della settimana. Invece di farsi prendere dal panico per il numero di parole da produrre, suddividete il carico di lavoro in attività.
Supponiamo che dobbiate scrivere 9.000 parole in cinque giorni. L'articolo ha 30 sottotitoli, il che significa che potreste completarne sei al giorno. Oppure, potete impostare un traguardo giornaliero di parole. Il raggiungimento di questi obiettivi giornalieri vi aiuterà a rimanere sulla strada giusta e a monitorare il vostro stato. Attività di ClickUp può aiutare a organizzare e gestire il carico di lavoro senza sentirsi sopraffatti. La funzionalità/funzione è adatta a chi lavora da solo e in team. Aggiungere assegnatari, impostazione delle priorità dividere le attività in attività secondarie, monitoraggio e gestione del tempo , aggiungere dettagli con Campi personalizzati e salite a bordo del treno dell'organizzazione. 🚂
3. Organizzate le vostre giornate in un pannello Kanban
A Bacheca Kanban è un Agile project management ma da cosa dipende l'organizzazione? Se usata nel modo giusto, la Bacheca può aiutare a visualizzare i flussi di lavoro e a migliorare la vostra organizzazione la gestione delle attività competenze.
Dividete il vostro lavoro in attività e raggruppatele in base al loro stato o a un altro criterio a scelta. Ad esempio, è possibile creare tre categorie:
- Da fare
- In corso
- Completato
Ordinate le attività nella categoria corrispondente e spostatele man mano che le cancellate dall'elenco per mantenere la concentrazione e tenere traccia del carico di lavoro. Bacheca ClickUp offrono un'interfaccia drag-and-drop e tonnellate di opzioni personalizzate, quindi non si può sbagliare. In più, supportano la collaborazione del team e sono adatti a progetti più complessi.
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Personalizzate il vostro sistema di project management organizzando le colonne in base alle vostre preferenze, come lo stato, l'assegnatario, le priorità e altro ancora
4. Perfezionate l'organizzazione della vostra scrivania La ricerca mostra che il disordine può causare stress, portando a scarsa organizzazione, procrastinazione e caos. Per di più, una
disordinata può essere un segnale di allarme per i colleghi -che potrebbero percepirvi come disorganizzati e menefreghisti. Cancellare la scrivania non risolverà il problema alla radice. Ma è certamente il primo passaggio per rimettersi in carreggiata. Molte persone riferiscono di sentirsi più produttive quando mettono in ordine la scrivania. Non è una sorpresa: quando si ha un ambiente di lavoro ordinato, si può navigare facilmente, si hanno meno distrazioni e ci si sente meno sopraffatti. Questo vale anche per i dispositivi digitali. Rimuovere il disordine digitale sul desktop e sulle app mobili per dare spazio alle informazioni di valore.
Eliminate le scartoffie inutili, organizzate i documenti in cassetti con etichette, utilizzate contenitori per l'archiviazione e trasformatevi in una macchina per la produttività. 🤖
5. Visualizzare i flussi di lavoro con le mappe mentali
Se siete dei tipi visivi, provate a migliorare le vostre capacità organizzative con le mappe mentali, ovvero dei diagrammi che delineano le vostre idee, i vostri pensieri e i vostri flussi di lavoro.
Potete mettere il vostro piano su carta o utilizzare un'opzione avanzata come ClickUp Mappe mentali . Oltre a consentirvi di visualizzare visualmente mappare i propri processi questa funzionalità/funzione consente di connettere le attività, creare dipendenze e invitare i membri del team a contribuire. In questo modo sarete sempre al corrente dei vostri incarichi attuali e futuri!
Se non volete o non sapete come costruire mappe mentali da zero, potete utilizzare uno dei seguenti programmi Dei modelli di mappe mentali di ClickUp .
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Organizzare le varie attività su una Mappa Mentale di ClickUp
6. Migliorare la concentrazione con Pomodoro Pomodoro è una
tecnica di gestione del tempo che in genere prevede di lavorare per 25 minuti e fare una pausa di cinque minuti, con una pausa più lunga (di solito 15 minuti) dopo quattro intervalli di lavoro.
Questa tecnica può aiutare a ridurre le distrazioni, ad affinare la concentrazione, a mantenere la motivazione e a diminuire l'affaticamento e la stanchezza mentale.
A seconda del tipo di lavoro e del livello di concentrazione, è possibile regolare la durata degli intervalli. Ad esempio, potete lavorare per 30 minuti e fare una pausa di sette minuti, se ritenete che questo sia più efficace per voi.
Sebbene il Pomodoro si sia dimostrato utile per molte persone, non è adatto a tutti. Se non funziona per voi, non forzatelo: ci sono molte altre opzioni per aumentare l'organizzazione.
7. Usare le app per il monitoraggio degli obiettivi
Raggiungere gli obiettivi è soddisfacente e motivante. Se avete problemi di organizzazione, potreste trarre beneficio da app di monitoraggio degli obiettivi . Consentono di suddividere la giornata lavorativa in obiettivi più piccoli e di cancellarli dal proprio elenco man mano che si procede. Funzionalità/funzione come le promemoria e strumenti di monitoraggio del tempo vi impediscono di allontanarvi dal vostro percorso. Utilizzate app con grafici dello stato di avanzamento per essere responsabili e vedere come siete migliorati nel tempo.
L'aspetto positivo di queste app, rispetto alla scrittura degli obiettivi su un foglio di carta, è la loro flessibilità. Potete cambiare rapidamente le attività cardine man mano che fate progressi e vi impegnate a migliorare continuamente.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2019/03/Execute-and-revise.png Eseguire e monitorare lo stato di avanzamento /$$$img/
Rimanete in carreggiata per raggiungere i vostri obiettivi con Sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatizzato dello stato con ClickUp Obiettivi
8. Imparate a stabilire le priorità
La radice dei vostri problemi organizzativi potrebbe risiedere in una scarsa definizione delle priorità. La verità è che non tutto quello che Da fare ha la stessa importanza. Cercare di destreggiarsi contemporaneamente porta a una mancanza di concentrazione e a uno spreco di energia e tempo per attività che non è necessario completare immediatamente. ClickUp e le sue oltre 15 visualizzazioni possono aiutarvi a prioritizzare le attività giuste. Iniziate mettendo insieme un elenco di tutte le vostre attività. Poi:
- Confrontarli tra loro
- Determinare la priorità usando campi personalizzati
- Classificare le attività utilizzando colori, tag o scale
- Ordinare le attività in base all'urgenza
È possibile stabilire delle scadenze, determinare il lavoro richiesto per completare le attività o aggiungere un altro criterio che aiuti a stabilire le priorità in modo efficiente. Ogni tanto tornate sugli elenchi e riorganizzateli, se necessario.
9. Non avere paura di delegare
Cercare di fare tutto da soli e rifiutare l'aiuto dei colleghi dimostra dedizione, ma può stancare rapidamente. Se lavorate in un team, non abbiate paura di delegare di delegare le attività ai vostri collaboratori -dividere il carico di lavoro aiuterà a trovare un equilibrio tra vita privata e lavoro e vi garantirà di avere abbastanza tempo per organizzare le vostre giornate senza sentirvi sopraffatti o stressati.
Delegare il lavoro può essere più impegnativo se si è lavoro da remoto . Fortunatamente, strumenti come ClickUp consentono a voi e al vostro team di lavorare come un'unica persona e di comunicare chiaramente anche se non vi trovate nella stessa posizione.
Delegare attività e assegnare commenti da attività di ClickUp
10. Creazione di elenchi di Da fare Elenchi Da fare sono i pilastri di una buona organizzazione. Sia che si tratti di un elenco della spesa o di una
riepilogare/riassumere il proprio programma di lavoro mettere insieme un elenco di cose da fare può permettervi di affrontare la giornata senza intoppi.
Potete seguire la strada tradizionale: prendere una penna e un pezzo di carta e annotare le vostre attività per rimanere concentrati e organizzati. Oppure, potete prendere un modello di ClickUp con sezioni preconfezionate per gestire i flussi di lavoro . Qualunque sia la vostra scelta, è saggio dare una priorità alle attività e stabilire un periodo di tempo per completarle evitare la procrastinazione .
11. Ridurre le distrazioni
Le distrazioni sono il vostro peggior nemico: il telefono, la TV, l'ambiente ingombro e i social media continuano ad allontanarvi dal vostro lavoro.
Se volete rimanere concentrati, dovete dire addio alle distrazioni. Naturalmente, questo non significa buttare via i dispositivi. Al contrario, mettete il telefono in DND (Da fare), spegnete la TV e mettete in pausa le notifiche dei social media. Declutterate la vostra scrivania e lo spazio che vi circonda per assicurarvi che nulla possa ostacolare la vostra concentrazione.
12. Usate un calendario per monitorare le vostre attività
Se volete migliorare la vostra organizzazione, dovete iniziare a pensare in anticipo e scrivere le cose in un calendario può essere la vostra strada verso l'esito positivo. Da fare una riunione importante tra due settimane? Annotatelo per non dimenticarvene. Annotate tutto, dalle piccole attività ai grandi progetti ed eventi.
Potete anche aggiungere elementi personali e assegnare attività al calendario. In questo modo eviterete sovrapposizioni e confusione e avrete un'idea chiara della vostra disponibilità e del carico di lavoro. Visualizzazione del calendario di ClickUp può aiutare a pianificare e gestire le sequenze e le impostazioni, a colorare le voci per facilitare la navigazione e a stabilire le priorità.
Gestire le attività importanti direttamente dalla visualizzazione Calendario di ClickUp
13. Fare pause regolari
Non siete una macchina e non potete lavorare senza sosta: le pause regolari sono una parte importante di una giornata di lavoro sana. Durante le pause si ha il tempo di decomprimere, concentrarsi e riposare la mente. Inoltre, potete fare stretching e prendere un po' d'aria fresca.
Quando non si fanno pause, la concentrazione è destinata a calare a un certo punto. Vi sentirete sopraffatti ed esausti, quindi il vostro rendimento diminuirà. Le attività si accumulano e si perde il controllo delle priorità e del carico di lavoro, con conseguente disorganizzazione.
Le pause possono sembrare una perdita di tempo, ma in realtà aumentano la produttività. Programmatele con saggezza e migliorate le vostre giornate lavorative.
14. Provate a bloccare il tempo
Da fare: la creazione di un programma dettagliato vi rende responsabili e organizzati? Potreste provare il blocco del tempo, una tecnica di produttività che si basa sulla divisione della giornata in fasce orarie dedicate a diverse attività. Questo ibrido tra elenco delle cose da fare e calendario può ridurre al minimo le perdite di tempo e mantenere la concentrazione sugli obiettivi.
Costruite i vostri programmi da zero o utilizzate uno dei seguenti strumenti Modelli di blocco del tempo di ClickUp . Delineate ogni attività lavorativa e personale, aggiungete intervalli di tempo e godetevi il senso di soddisfazione che proverete quando rispetterete il vostro programma.
Tenete traccia delle riunioni o degli eventi attuali, passati e futuri con ClickUp
15. Creare una routine quotidiana
Gli orari flessibili e il lavoro da remoto vi danno la libertà di lavorare quando vi sentite più produttivi. Questo non vuol dire che si debba aspettare e rimandare il lavoro fino all'ultimo momento.
Per molti è utile creare delle routine. La ricerca mostra che un comportamento può diventare abituale quando viene eseguito con costanza. Ciò significa che se iniziate a lavorare alle 9 del mattino tutti i giorni, alla fine diventerà un'abitudine, a patto di attenervi al programma.
Create una routine che non si concentri esclusivamente sul lavoro. Fate una passeggiata prima di iniziare la giornata lavorativa, programmate delle pause e premiatevi per aver rispettato i vostri piani guardando un nuovo episodio di quella serie TV che è rimasta nel vostro elenco! 📺
3 Modelli per rimanere organizzati al lavoro
I modelli con sezioni predefinite possono aiutarvi a rimanere organizzati, a pianificare le vostre giornate e a mantenere la concentrazione. Date un'occhiata a questi tre modelli ClickUp che vi trasformeranno in un mago dell'organizzazione! 🧙
1. Modello di piano di lavoro semplice di ClickUp
Organizzate le vostre attività essenziali e mantenete unito il vostro team con ClickUp
Avete bisogno di visualizzare le vostre attività e la vostra Sequenza? Il Modello di piano di lavoro semplice di ClickUp fornisce le basi per creare programmi dettagliati, organizzare il carico di lavoro e collaborare con il team.
Il modello offre due visualizzazioni: Piano del progetto e Gantt del progetto.
La vista Piano di progetto è quella in cui si elencano tutte le attività e si forniscono informazioni su di esse utilizzando campi personalizzati. Per impostazione predefinita, sono disponibili Assegnatario, Data di inizio e di scadenza, Priorità, Fase del progetto, Stato del progetto e Commenti. Potete essere il più dettagliati possibile e tenere tutti al corrente.
La Vista Gantt del progetto visualizza l'attività della vista precedente in un'unica schermata Grafico Gantt . Aiuta a comprendere la Sequenza e a prevenire le sovrapposizioni, migliorando così l'organizzazione in generale.
2. Modello ClickUp Simple To-Dos
Categorizzare le attività urgenti, essenziali e non essenziali in un Elenco ClickUp per una facile visualizzazione
Organizzare e gestire i flussi di lavoro non è complicato se si utilizzano gli strumenti giusti. Il Modello semplice di ClickUp per i compiti da svolgere è l'opzione perfetta per chi vuole creare riepiloghi/riassunti di attività facili da seguire.
Con questo modello si ottengono due viste Elenco e una vista Bacheca. La prima visualizzazione, più generale, è Tutti i Teams, dove si inseriscono le attività proprie e del team. È possibile aggiungere:
- Assegnatari
- Date di scadenza
- Stato
- Priorità
- Commenti
La visualizzazione classifica automaticamente le attività per stato (Da fare, In corso, Bloccate o Completate) per facilitare la navigazione.
Per ordinare ulteriormente le attività, la visualizzazione Prioritized Tasks filtra le attività urgenti contrassegnate come ad alta priorità. Questo aiuta a cancellare il rumore e a concentrarsi sulle attività che richiedono un'attenzione immediata.
La visualizzazione Status Bacheca è una bacheca Kanban che trasforma le attività in schede raggruppate in base al loro stato. Utilizzate l'interfaccia drag-and-drop di ClickUp per spostare le schede e organizzare il vostro lavoro.
3. Modello di agenda giornaliera ClickUp
Tenete sotto controllo le vostre attività quotidiane con il modello di agenda giornaliera di ClickUp
Uno dei modelli più produttività che si possa fare per migliorare le vostre capacità organizzative è creare un piano dettagliato delle vostre attività. In questo modo sarete responsabili, avrete il massimo controllo sulla vostra giornata e ridurrete al minimo il rischio che qualcosa sfugga alla rete. Il Modello di agenda giornaliera ClickUp è una soluzione senza fronzoli per i vostri problemi organizzativi.
Per impostazione predefinita, il modello si concentra sugli obiettivi personali. La visualizzazione Tutti i compiti mostra le attività raggruppate in due categorie: Tracker delle abitudini e Compiti personali. Tuttavia, poiché i modelli di ClickUp sono noti per la loro personalizzabilità, è possibile modificare questa visualizzazione per catturare anche le attività in ritardo.
Utilizzate i campi personalizzati (come Stato, Assegnatario, Data di scadenza e Priorità) per fornire dettagli sulle vostre attività e gestire i flussi di lavoro con sicurezza.
La visuale Bacheca visualizza le attività su un tabellone Kanban, mentre la visuale Calendario aiuta a pianificare le sequenze temporali e i programmi.
Tieni organizzato il mio lavoro con ClickUp
Una scarsa organizzazione può impedirvi di brillare come la stella che siete. ⭐
Qualunque sia la causa della vostra mancanza di organizzazione, ClickUp può aiutarvi. I suoi modelli, le integrazioni con oltre 1.000 app , 15+ visualizzazioni, opzioni di mappatura dei processi e gli strumenti di gestione del tempo possono aiutarvi a rimanere sulla strada giusta e a diventare un esperto di organizzazione. Provate la versione gratuita di ClickUp e scoprite perché il mondo è impazzito per questa piattaforma di facile utilizzo!