Panduan Pengelolaan Proyek Smartsheet (Laporan, Dashboard, Diagram Gantt)

Smartsheet manajemen proyek adalah pilihan utama bagi bisnis yang menganggap kolaborasi sebagai bekerja bersama di spreadsheet. 😛

Tapi apakah itu benar-benar praktis?

Dan apakah Smartsheet project management adalah pilihan yang tepat untuk Anda?

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu Smartsheet, fitur utama, keunggulan, dan keterbatasannya. Kita juga akan menyebutkan beberapa solusi cerdas untuk masalah tersebut.

Seberapa cerdas Smartsheet? Mari kita cari tahu!

Apa itu Smartsheet?

Smartsheet adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis spreadsheet yang memungkinkan Anda mengelola, melacak, dan merencanakan beberapa proyek secara real-time.

Sesuai dengan namanya, Smartsheet berusaha untuk membuat spreadsheet menjadi 'cerdas' dengan fitur-fitur untuk:

Dan kami akui, Smartsheet memang mampu menangani proyek-proyek sederhana dengan baik.

Pandangannya yang real-time terhadap tugas-tugas di seluruh proyek membuat segalanya menjadi transparan, yang mungkin menjadi alasan mengapa beberapa perusahaan memilih Smartsheet sebagai alat manajemen proyek mereka.

Jika Anda mencari alternatif, baca blog kami tentang Alternatif Smartsheet .

5 Fitur Utama Smartsheet

Berikut ini adalah panduan singkat tentang cara menggunakan Smartsheet untuk manajemen proyek:

1. Kolaborasi

Kolaborasi merupakan inti dari setiap alat manajemen proyek.

Dan tidak, kami tidak sedang membicarakan trik spreadsheet atau rumus dengan rekan kerja Anda. 😝

Smartsheet hadir untuk memberikan otak Anda yang menyukai spreadsheet lebih banyak opsi kolaborasi tim:

Meskipun Smartsheet masih merupakan alat berbasis spreadsheet, Anda tidak akan mengalami banyak kesulitan dalam berkolaborasi dengan tim Anda.

2. Perencanaan Anggaran

Kita semua tahu betapa praktisnya spreadsheet untuk perhitungan dan rumus. Dan hal ini membuat Smartsheet menjadi alat yang baik untuk penganggaran.

Namun, alat manajemen proyek ini membawa pengelolaan anggaran ke level berikutnya, membantu Anda menghubungkan pengeluaran yang dihitung, direncanakan, dan aktual dengan aktivitas tim.

Pengguna Smartsheet juga dapat menggunakan templat anggaran proyeknya untuk mempermudah pelacakan anggaran dan membandingkannya dengan biaya aktual. Dengan cara ini, tidak ada pengeluaran yang terlewat.

3. Pelaporan

Fitur pelaporan Smartsheet sangat berguna saat Anda perlu membagikan metrik kinerja proyek dan portofolio dengan pemangku kepentingan proyek Anda.

Anda juga dapat mengakses data real-time dari beberapa lembar kerja, semua berkat tampilan berbasis widget.

Bagikan laporan Smartsheet dengan siapa saja yang memiliki akses ke lembar kerja yang mendasari laporan tersebut! Anda bahkan dapat mengatur jadwal berulang, dan laporan akan dikirim secara otomatis.

Dashboard Smartsheet memungkinkan kustomisasi yang lebih lanjut, dengan anggota tim dapat memantau status proyek, berkomunikasi dengan rekan kerja, dan mengambil keputusan penting. Simpan data dan informasi kritis di satu dashboard Smartsheet yang terpusat dan tambahkan widget berbeda untuk menampilkan berbagai jenis laporan.

4. Template

Smartsheet menyediakan paket template yang dilengkapi dengan lembar kerja, dasbor, formulir, dan laporan yang sudah siap pakai.

Dan pre-built hanya berarti satu hal… banyak waktu yang dihemat! ⌚

Misalnya, set template pelacakan proyek dan rollup adalah cara mudah dan cepat untuk memulai proyek apa pun. Ini juga merupakan cara tercepat untuk melaporkan risiko dan tonggak pencapaian kepada pemangku kepentingan Anda.

Smartsheet bahkan memiliki galeri template lengkap untuk Anda, di mana Anda dapat menemukan template untuk:

Dan jika Anda tidak menemukan apa yang Anda butuhkan, Anda selalu dapat membuat templat Anda sendiri.

Penyesuaian 101!

5. Integrasi

Integrasi seperti hidangan penutup. 🎂

Mereka tidak pernah cukup, dan selalu ada ruang untuk lebih banyak lagi.

Smartsheet dapat dengan mudah terintegrasi dengan aplikasi dan layanan lain. Anda mendapatkan integrasi tanpa ribet dengan Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip, dan lain-lain, untuk meningkatkan kemampuan manajemen pekerjaan Anda.

Tapi seperti yang kami katakan, integrasi saja tidak cukup.

Dan terkadang Anda tidak menemukan aplikasi yang Anda butuhkan.

Itulah saatnya Anda dapat menggunakan Zapier untuk menghubungkan Smartsheet dengan aplikasi lain seperti Zoho Projects, Asana, dll., atau bekerja dengan API terbuka Smartsheet untuk menambahkan integrasi kustom ke perangkat lunak tersebut.

Bandingkan Asana vs Smartsheet!

4 Keunggulan Manajemen Proyek Smartsheet

Berikut ini adalah keunggulan utama menggunakan Smartsheet untuk manajemen proyek:

1. Kontrol dan keamanan untuk memberikan ketenangan pikiran

Manajemen proyek perusahaan menempatkan keamanan data sebagai prioritas utama. Smartsheet menjalani audit keamanan tahunan dan penilaian oleh kontraktor pihak ketiga. Anda dapat tenang mengetahui bahwa data Anda dilindungi oleh teknologi Transport Layer Security (TLS) dari penyedia terpercaya.

Selain itu, Smartsheet menyimpan data secara aman dengan enkripsi dan protokol pemindaian biometrik, serta membatasi akses ke data hanya untuk anggota tim Operasi Teknis yang berwenang.

Wow, itu level berikutnya.

Ini adalah salah satu keunggulan utama Smartsheet dan alasan utama mengapa hampir 80% perusahaan Fortune 500 menggunakannya.

2. Otomatisasi yang membantu menghemat waktu

Dengan otomatisasi alur kerja Smartsheet, Anda dapat menentukan tindakan apa yang akan memicu reaksi tertentu. Hal ini akan mengotomatisasi tugas-tugas berulang, menghemat waktu dan tenaga Anda.

Selain itu, sangat mudah untuk membuat alur kerja otomatis ketika Anda memiliki alat yang memungkinkan Anda melihat semua pernyataan ‘if’ dan ‘then’.

3. Aplikasi seluler untuk membawa spreadsheet Anda ke mana saja

Smartsheet memiliki aplikasi seluler untuk perangkat iOS dan Android. 📱

Karena spreadsheet tidak mudah digunakan di ponsel, Smartsheet telah mengoptimalkan aplikasi mobile-nya untuk pengalaman pengguna yang terbaik.

Namun, aplikasi seluler hanya berfungsi dengan baik untuk memeriksa file atau berkomunikasi dengan tim Anda.

Membuat jadwal proyek? Tidak begitu.

4. Antarmuka pengguna yang sederhana dan berbasis spreadsheet

Jika spreadsheet adalah pilihan Anda, Anda pasti akan menyukai Smartsheet.

Antarmuka spreadsheet yang intuitif memudahkan Anda mengimpor file dari Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, dan Trello.

Smartsheet hanya menyediakan empat tampilan yang esensial untuk manajemen proyek: Grid, Card (versi Smartsheet dari Kanban), Gantt, dan Kalender.

Misalnya, dengan diagram Gantt Smartsheet, Anda dapat menambahkan ketergantungan dan jalur kritis, serta menerapkan format kondisional.

Kami kira itu…

Sekarang setelah Anda tahu bagaimana Smartsheet dapat berguna, sudah sepantasnya kami memberitahu Anda di mana Smartsheet kehilangan keunggulannya.

5 Batasan Pengelolaan Proyek Smartsheet (dengan Solusi)

Alat yang sempurna tidak ada.

Tapi apakah Smartsheet sebanding?

Nu-uh! 🙅

Inilah alasannya:

1. Spreadsheet tidak praktis untuk manajemen proyek modern

Mengapa perangkat lunak manajemen proyek ada di era modern ini?

Agar tim tidak kehabisan tenaga saat bekerja dengan spreadsheet sepanjang hari!

Spreadsheet cenderung memiliki efek seperti itu.

Lagi pula, melihat sel demi sel yang dipenuhi data bisa sangat melelahkan. 😩

Tapi tunggu dulu. Ada lagi.

Berikut beberapa alasan lain mengapa spreadsheet tidak cocok untuk manajemen proyek:

Kami tahu apa yang Anda pikirkan: kapan daftar ini akan berakhir?

Jadi, kecuali Anda ingin terus menghadapi batasan spreadsheet selamanya, Smartsheet bukanlah solusi manajemen proyek yang Anda butuhkan.

Meskipun Smartsheet menawarkan beberapa tampilan non-spreadsheet, namun ia kurang fleksibel dibandingkan dengan alat manajemen proyek modern yang Anda harapkan.

Bahkan saat Anda beralih dari tampilan grid ke tampilan kalender atau Gantt, sebagian besar pekerjaan Anda akan bergantung pada pemformatan bersyarat di dalam lembar kerja tertentu.

Lalu apa yang harus dilakukan sekarang?

Mari kenalkan Anda pada ClickUp.

Ini adalah salah satu perangkat lunak manajemen proyek terbaik di dunia, digunakan oleh tim-tim di organisasi kecil dan besar.

ClickUp menawarkan berbagai fitur yang jauh lebih unggul daripada Smartsheet, menjadikannya sebagai alternatif terbaik untuk Smartsheet. 💪

Begini cara ClickUp jauh lebih cerdas daripada Smartsheet:

Solusi ClickUp #1: Tampilan

Berbeda dengan Smartsheet, ClickUp menawarkan beberapa tampilan fleksibel.

Beberapa di antaranya meliputi:

Opsi tampilan tugas di ClickUp

Dan berbeda dengan Smartsheet, Anda tidak perlu repot dengan format kondisional atau masalah spreadsheet lainnya di ClickUp. Kami peduli dengan semua sudut pandang. 😉

Solusi ClickUp #2: Email ClickApp

ClickUp punya pesan baru! 📬

Kirim dan terima semua email Anda langsung dari ClickUp, dengan dukungan untuk penyedia layanan email favorit Anda, termasuk Gmail, Outlook, Office 365, dan lainnya.

Anda tidak perlu meninggalkan platform, dan hal itu akan menghemat banyak waktu.

Hah! Coba itu di spreadsheet.

Kirim dan terima email di ClickUp

Solusi ClickUp #3: Notepad

Kami menyukai ide-ide dan, yang lebih penting, cara praktis untuk mencatatnya.

Dan itulah mengapa ClickUp memiliki Notepad serbaguna untuk Anda.

Tunggu, multifungsi?

Ya! Anda dapat membuat catatan biasa, tetapi Anda juga dapat memanfaatkan catatan tersebut dengan mengubahnya menjadi tugas.

Menakjubkan, bukan? 🤯

Mengubah catatan menjadi tugas di ClickUp

Solusi ClickUp #4: Dokumen

Apakah Anda sedang panik mengatur tujuh tab browser untuk berbagi layar hanya beberapa menit sebelum panggilan video Anda? 🤯

Dengan ClickUp, gunakan hubungan untuk melihat tugas terkait dan Dokumen… dan presentasikan dalam jendela yang sama!

Akses tautan halaman di bawah "Relationships" di bagian atas dokumen ClickUp

Buat dokumen profesional dengan mudah menggunakan fitur-fitur ini:

Organisasi dokumen membantu merapikan kekacauan pekerjaan proyek yang terus berubah. Anda dapat meningkatkan aktivitas harian Anda dengan semua informasi proyek tersedia di satu tempat.

Dari proyek skala kecil hingga besar, cari dan kelola semuanya dari satu dokumen! 💫

2. Tampilan kalender terbatas

Tampilan kalender Smartsheet menawarkan beberapa fungsi penjadwalan, tetapi tidak cukup.

Segala hal yang tidak terkait dengan tanggal merupakan keterbatasan.

Misalnya, tampilan kalender tidak menyediakan fitur manajemen sumber daya. Anda juga tidak dapat menjadwalkan tugas untuk dilakukan pada waktu tertentu.

Solusi ClickUp #1: Tampilan Kalender

Di ClickUp, manajemen waktu adalah prioritas utama. Dan kami tidak akan membiarkan Anda menunda penjadwalan tugas dengan tanggal dan waktu spesifik saat kami memiliki tampilan kalender yang powerful.

Kontrol apa yang ingin Anda lihat di kalender Anda, baik itu satu hari, empat hari, satu minggu, atau sebulan penuh untuk tampilan keseluruhan.

Anda juga dapat mengelola sumber daya Anda langsung di tampilan Kalender, membantu Anda menghemat waktu daripada harus beralih tampilan.

Anda tahu, kalender kami bisa melakukan lebih dari sekadar menjadwalkan tugas. 😎

Lihat opsi di Tampilan Kalender ClickUp

Solusi ClickUp #2: Tampilan Garis Waktu

Fitur Timeline view kami adalah opsi lain untuk melihat gambaran keseluruhan proyek Anda dalam format linear.

Dengan mudah seret dan lepas tugas Anda untuk menjadwalkan, mengatur ulang, dan sebagainya.

Seret dan lepas tugas di tampilan Timeline ClickUp

Ingin menyesuaikan garis waktu?

Sempurna, karena kami semua mendukung kustomisasi!

Anda dapat:

Ini adalah jadwal Anda, dan kami di sini untuk membantu Anda membangun yang Anda bayangkan.

3. Fitur pelaporan tim yang terbatas

Smartsheet memiliki fitur pelaporan tim, tetapi tidak intuitif.

Anda harus menginput data secara manual untuk melacak kemajuan proyek Anda menggunakan diagram Gantt yang detail.

Selain itu, Anda tidak dapat membatasi pelaporan Anda hanya pada diagram Gantt.

Apa ini? Tahun 90-an? 🤦‍♂️

Seorang manajer proyek membutuhkan lebih banyak hal, seperti grafik kecepatan, grafik burnup, dan grafik burndown, untuk melihat bagaimana proyek mereka berjalan.

Solusi ClickUp: Dashboard

Dashboard di ClickUp membantu mengintegrasikan semua aktivitas proyek Anda dalam satu tempat.

Anda dapat membuat laporan dan mendapatkan wawasan tentang tugas, kemajuan, tim, sprint, dan lainnya, menggunakan 50+ Widget.

Membuat Dashboard di ClickUp

Berbicara tentang sprint, Anda dapat menggunakan Sprint Widgets untuk mengakses berbagai data yang bermanfaat, termasuk aliran kumulatif, burnup, kecepatan, waktu tunggu, dan grafik burndown.

Grafik Burndown di ClickUp

Dan kami tidak mundur dalam menawarkan opsi penyesuaian di dasbor kami.

Buat dasbor Anda dengan Widget Kustom untuk memvisualisasikan pekerjaan Anda sesuai keinginan Anda.

Anda dapat menggunakan widget untuk:

Siap untuk membuat dashboard yang powerful sendiri?

Lihat panduan detail kami tentang cara membuat dashboard manajemen proyek untuk memulai segera!

4. Pelacakan waktu manual

Perangkat lunak Smartsheet memungkinkan Anda melacak waktu dengan berbagai cara, termasuk ‘1/2 hari’, ‘jam dan menit’, dan ‘jam dan menit terperinci’

Namun, Anda harus secara manual menyetujui perkiraan waktu atau memasukkan durasi sendiri untuk menggunakan ini.

Anda juga dapat melacak aktivitas untuk hari tertentu dengan mengklik tombol mulai timer.

Tapi tahukah Anda?

Anda masih harus menambahkan waktu yang dilacak ke lembar waktu secara manual. Seolah-olah mengelola spreadsheet saja sudah tidak cukup merepotkan! 😫

Solusi ClickUp #1: Pelacakan waktu bawaan

Biarkan ClickUp melacak waktu Anda sementara Anda fokus pada pekerjaan Anda.

Cukup klik mulai untuk mulai melacak waktu untuk tugas tertentu.

Ingin bekerja pada tugas lain?

Langsung mulai dan atur timer untuk tugas tersebut.

Pelacakan waktu di ClickUp

Mulai dan hentikan timer sesuka Anda. Kami akan menghitung dan menghasilkan laporan penggunaan waktu yang detail sehingga Anda bisa bersantai.

Tahukah Anda bahwa Anda bahkan dapat berpindah antar perangkat dan melanjutkan pelacakan waktu untuk tugas yang sama?

Itulah keunggulan timer global kami!

Solusi ClickUp #2: Integrasi pelacakan waktu

Kami yakin ClickUp dapat memenuhi semua kebutuhan Anda.

Tapi selalu ada ruang untuk integrasi, kan?

Dan itulah mengapa ClickUp memungkinkan Anda melacak waktu menggunakan aplikasi pelacak waktu favorit Anda seperti Everhour, Time Doctor, Toggl, atau Harvest.

Integrasi pelacakan waktu Harvest dengan ClickUp

5. Harga

Smartsheet tidak memerlukan informasi kartu kredit Anda, dan juga menawarkan uji coba gratis selama 30 hari.

Kedengarannya bagus, bukan?

Nah…

Rencana dasar Individual berharga $14/bulan, sementara rencana Business mulai dari $25/pengguna per bulan. Setelah itu, harga akan naik secara signifikan seperti gedung pencakar langit.

Harga Smartsheet cukup mahal baik untuk individu maupun organisasi besar.

Bukan jenis kesetaraan yang kami cari!

Tapi ada kabar baiknya:

Solusi ClickUp: Rencana Gratis Selamanya

Kami serius ketika kami mengatakan bahwa kami ideal untuk tim kecil, organisasi besar, bahkan jika Anda seorang freelancer atau individu.

Semua orang dapat mengakses Free Forever Plan ClickUp yang kaya fitur, yang mendukung tugas dan pengguna tanpa batas.

Dan "Forever" benar-benar berarti selamanya. Tanpa syarat apa pun!

Bagaimana dengan paket berbayar? Satu kata: Terjangkau!

Lihat sendiri:

Tapi itu belum semuanya.

Anda tidak perlu meninggalkan fungsi spreadsheet sepenuhnya karena kami juga menyediakan tampilan Tabel. Di sini Anda dapat menghitung total, rata-rata, dan lain-lain dari kolom, serta menambahkan gambar.

Tapi kami belum selesai.

Format tabel di tampilan Tabel ClickUp

Berikut ini sekilas apa saja yang bisa dilakukan ClickUp:

Apakah Smartsheet Pilihan yang Tepat?

Aplikasi Smartsheet benar-benar berusaha membuat spreadsheet lebih menyenangkan dan kurang rumit daripada Excel. Namun, hanya karena lebih baik dari Excel tidak berarti Smartsheet adalah pilihan ideal.

Terutama jika Anda memiliki ClickUp!

ClickUp adalah alat yang ideal untuk semua jenis organisasi dan individu yang tidak akan meminta Anda untuk melihat spreadsheet. ( kecuali Anda ingin, maka pilihlah Tampilan Tabel . )

Dan berbeda dengan Smartsheet, ClickUp dapat menjadi apa pun yang Anda inginkan.

Manajer tugas, alokasi sumber daya, pelacak waktu, pencatat catatan, pengelola dokumen …

Jadi, jika Anda ingin alat yang benar-benar 'cerdas', dapatkan ClickUp secara gratis hari ini! 👋