Une étude de McKinsey montre que si de nombreuses entreprises parviennent à adapter leurs produits au marché, près de 80 % d'entre elles ont du mal à dépasser la première réussite. La raison ? Les systèmes internes, les processus et les capacités organisationnelles ne parviennent souvent pas à suivre le rythme de la croissance.
Cela signifie-t-il que l'hypercroissance et l'organisation sont incompatibles ?
Pas vraiment. En fait, c'est plutôt le contraire.
L'hypercroissance ne pénalise pas l'organisation, mais son absence. C'est la structure qui transforme l'élan en quelque chose de durable.
Ce guide explique comment 15 entreprises à croissance rapide parviennent à rester organisées pendant leur phase d'hypercroissance.
Vous découvrirez des exemples concrets d'équipes qui ont su gérer une croissance rapide en concevant des solutions évolutives, en effectuant l'automatisation des flux de travail et en harmonisant les tâches interfonctionnelles dans un environnement de travail centralisé. Nous vous présenterons également les systèmes, outils et stratégies spécifiques qu'elles utilisent et que vous pouvez appliquer à votre propre entreprise.
Ce qui permet aux entreprises à croissance rapide de rester organisées
Lorsque votre entreprise est petite, l'organisation se fait naturellement. Vous pouvez demander des informations à voix haute à travers la pièce, suivre les projets sur un Tableau blanc et conserver les fichiers importants dans un dossier partagé.
Mais à mesure que vous vous développez, ces systèmes informels s'effondrent. Soudain, personne ne sait où trouver le dernier argumentaire de l'équipe commerciale. Les ingénieurs travaillent à partir de spécifications obsolètes et les nouvelles recrues passent leur premier mois à essayer de comprendre à qui s'adresser pour obtenir telle ou telle information.
C'est là que le « Work Sprawl » et le « Context Sprawl » font leur apparition.
- La prolifération des tâches survient lorsque les tâches, les documents et les mises à jour sont répartis entre trop d'outils.
- Le contexte La prolifération survient lorsque la raison d'être du travail est noyée dans les fils de discussion, les boîtes de réception et les réunions.
Lorsque le travail est fragmenté entre des systèmes déconnectés qui ne communiquent pas entre eux, les équipes perdent du temps à passer d'une application à l'autre pour rassembler les informations dont elles ont besoin pour faire leur travail. C'est le tueur silencieux de la croissance de la productivité dans les nouvelles entreprises.
Les entreprises à croissance rapide restent organisées en luttant contre ce chaos à l'aide de systèmes intentionnels. Elles se tournent vers des systèmes évolutifs, centralisant les informations et éliminant la prolifération des outils avant que celle-ci ne les ralentisse. Vous les verrez créer une source unique de vérité où tout le travail, les connaissances et la communication cohabitent.
Elles ont très tôt compris quelques principes fondamentaux :
- Documentation centralisée: toutes les informations, des politiques de l'entreprise aux briefs de projet, sont regroupées dans un seul endroit consultable.
- Responsabilité claire : chaque tâche, projet et décision est clairement attribué à une seule personne qui en est responsable.
- Transfert automatisé : les flux de travail passent d'une étape à l'autre sans que personne n'ait besoin d'envoyer un e-mail ou un message Slack pour effectuer un rappel concernant la tâche à accomplir.
- Tableaux de bord en temps réel : les dirigeants peuvent voir d'un seul coup d'œil le statut des projets, la charge de travail des équipes et la progression par rapport aux objectifs, sans avoir à rechercher les mises à jour.
- Processus évolutifs: les systèmes que vous mettez en place pour une équipe de 50 personnes ne s'effondrent pas lorsque vous embauchez votre 500e employé.
Un environnement de travail centralisé qui regroupe les tâches, les documents, la communication et l'IA aide les équipes à réduire les changements de contexte et à améliorer la collaboration interfonctionnelle à mesure que la complexité augmente.
📮ClickUp Insight : 44 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage utilisent entre 1 et 5 onglets lorsqu'elles naviguent sur Internet, mais 8 % vivent dans le « chaos » avec plus de 31 onglets ouverts.
Même si ce n'est pas toujours intentionnel, cela arrive aux meilleurs d'entre nous : un tableau Miro pour le brainstorming, un document Google Doc pour les procédures opératoires normalisées, un onglet de gestion de projet, puis ChatGPT pour une assistance supplémentaire. 👀
Mais chaque changement d'application ou de fenêtre ajoute une « taxe de commutation », c'est-à-dire un coût mental caché qui réduit votre bande passante mentale et vous donne l'impression d'être dispersé. Avec ClickUp, vous pouvez centraliser tous vos outils : tableaux blancs, documents, tâches, recherche sur le Web, modèles d'IA tels que ChatGPT, Gemini et Claude, et bien plus encore, dans un seul environnement de travail convergent basé sur l'IA. Il est temps de bannir les changements de contexte et de fermer définitivement ces onglets supplémentaires !
15 exemples concrets d'entreprises à croissance rapide qui restent organisées
C'est une chose de parler de systèmes, mais c'en est une autre de les voir en action. Voici les histoires réelles de croissance d'entreprises de réussite qui ont surmonté les difficultés initiales liées à leur expansion. Chacune d'entre elles offre une leçon pratique que vous pouvez appliquer à votre propre équipe. 🛠️
En toute transparence : certaines de ces entreprises sont clientes de ClickUp et ont utilisé ClickUp pour réorganiser leur travail de manière à faire de leur croissance un avantage et non un obstacle.
1. Cartoon Network
- Qui sont-ils ? Une grande marque mondiale dans le domaine des médias qui produit et publie du contenu multimédia.
- Leur défi : l'équipe chargée des réseaux sociaux jonglait entre plusieurs outils de gestion de projet pour la planification, l'exécution et la publication, ce qui entraînait des mises à jour en double et une faible visibilité sur le travail.
- La solution : elles ont regroupé toute la planification, la gestion des tâches, les pièces jointes et les rapports dans un seul environnement de travail (avec ClickUp), offrant ainsi à chacun une source unique d'informations fiables.
- Résultat/conclusion : le temps nécessaire à la création et à la publication de contenu a diminué d'environ 50 %, et l'équipe a doublé le nombre de réseaux sociaux qu'elle gère avec le même effectif. La centralisation du travail et la standardisation des vues du flux de travail éliminent les efforts inutiles et accélèrent la production.
2. Pigment
- Qui sont-ils ? Une entreprise de logiciels de planification commerciale en pleine croissance, dont l'équipe a rapidement augmenté après une levée de fonds de série B.
- Leur défi : la croissance rapide des effectifs a mis à rude épreuve l'intégration des nouveaux employés, la communication entre les équipes et le rythme opérationnel.
- La solution : elles ont adopté une plateforme de travail unifiée (ClickUp) pour harmoniser les équipes, standardiser la planification inter-équipes et relier la documentation à l'exécution.
- Résultats/conclusions : l'efficacité de l'intégration a bondi de 88 %, la durée du cycle de correction des bugs a été réduite de 83 % et l'efficacité de la communication au sein des équipes s'est améliorée de 20 %. La mise en place de processus évolutifs et d'une visibilité opérationnelle partagée permet d'éviter les goulots d'étranglement en matière d'intégration et d'alignement lors d'une croissance exponentielle.
3. Spotify
- Qui sont-ils ? L'une des plus grandes plateformes mondiales de streaming musical, avec des millions d'utilisateurs à travers le monde.
- Leur défi : à mesure que Spotify se développait, l'entreprise devait continuer à innover rapidement sans ralentir ses équipes avec des processus d'approbation fastidieux ou la reconstruction de hiérarchies rigides.
- La solution : ils ont organisé les équipes d'ingénieurs et de produits en « squads ». Les squads sont de petits groupes autonomes et interfonctionnels qui sont responsables d'une fonctionnalité ou d'une mission spécifique. Ils ont regroupé les squads en « tribes » afin de maintenir le contexte et la coordination. Cette structure a donné aux équipes une liberté et un langage commun pour le travail, ce qui a permis d'éviter les cloisonnements qui accompagnent souvent la croissance.
- Conclusion/point à retenir : l'autonomie peut stimuler la rapidité et l'innovation, mais sans transparence ni pratiques de documentation partagée, les équipes indépendantes risquent de travailler de manière isolée. L'approche de Spotify montre que donner la propriété aux équipes fonctionne lorsque l'information et le contexte ont un flux libre entre elles.
👀 Le saviez-vous ? Les équipes de Spotify peuvent choisir leur propre méthode de travail, qu'il s'agisse de Scrum, Kanban ou d'une autre méthode. Cela signifie que deux équipes peuvent suivre des processus complètement différents, même au sein de la même entreprise !
4. GitLab
- Qui sont-ils ? Un pionnier technologique du télétravail, avec des milliers d'employés dans des dizaines de pays.
- Leur défi : avec tout le monde en télétravail, il était difficile de maintenir la cohésion sans pouvoir compter sur les réunions ou les discussions synchronisées.
- La solution : GitLab a instauré une culture axée sur le « manuel », dans laquelle presque toutes les politiques, tous les processus et toutes les décisions sont documentés et accessibles au public. Au lieu de communications verbales ou cloisonnées, le manuel est la référence incontournable pour l'intégration, les règles et les pratiques de l'entreprise.
- Résultat/conclusion : les documents publics et consultables deviennent la seule source d'information fiable dans les entreprises en situation de distribution et travaillant à distance, ce qui réduit les changements de contexte et permet aux employés de trouver des réponses sans interrompre leurs collègues.
5. Netflix
- Qui sont-ils ? Un service de divertissement mondial qui diffuse en streaming à des centaines de millions d'abonnés.
- Leur défi : l'innovation rapide et l'expansion mondiale exigeaient à la fois une liberté d'action pour les équipes et un moyen de partager le contexte afin que les décisions restent alignées sur la stratégie.
- La solution : Netflix a instauré une culture de « liberté et responsabilité », dans laquelle les employés jouissent d'une grande autonomie, mais doivent être parfaitement informés des priorités de l'entreprise et responsables des résultats. Les dirigeants privilégient le partage du contexte plutôt que l'application rigide des processus.
- Conclusion/point à retenir : lorsque les équipes connaissent la stratégie et le contexte, et pas seulement les tâches à accomplir, elles prennent de meilleures décisions de manière autonome. Cela bouleverse la bureaucratie et permet de maintenir la clarté organisationnelle même lorsque les équipes s'agrandissent.
6. Couvercles
- Qui sont-ils ? Une marque de vente au détail en pleine expansion, connue pour son modèle de franchise et la croissance de ses magasins.
- Leur défi : les équipes manquaient de cohérence dans le suivi des projets et croulaient sous les réunions et les suivis pour coordonner les initiatives des magasins.
- La solution : en créant des flux de travail standardisés et en centralisant le travail dans ClickUp, ils ont remplacé les mises à jour chaotiques par des tableaux de tâches et des tableaux de bord structurés.
- Résultat/conclusion : les réunions hebdomadaires ont gagné 66 % en efficacité et les équipes ont économisé collectivement plus de 100 heures par semaine. La standardisation des livrables clients et des protocoles de communication améliore la clarté opérationnelle dans les organisations distribuées.
« Tous nos fournisseurs collaborent dans ClickUp. Chacun dispose d'un outil de suivi, et lorsque j'ai un nouveau projet de magasin pour lequel je souhaite que des entrepreneurs soumettent des offres, je l'ajoute à leur outil de suivi. C'est comme une demande d'offre par sondage. Ils déposent leur devis dans ClickUp et je m'en occupe à partir de là. »
« Tous nos fournisseurs collaborent dans ClickUp. Chacun dispose d'un outil de suivi, et lorsque j'ai un nouveau projet de magasin pour lequel je souhaite que des entrepreneurs soumettent des offres, je l'ajoute à leur outil de suivi. C'est comme une demande d'offre par sondage. Ils déposent leur devis dans ClickUp et je m'en occupe à partir de là. »
7. Shopify
- Qui sont-ils ? Une plateforme de commerce électronique de premier plan qui alimente des millions de boutiques en ligne à travers le monde.
- Leur défi : avec l'augmentation rapide du nombre de commerçants, l'intégration manuelle et l'installation des comptes sont devenues des obstacles à la réussite des commerçants et aux opérations internes.
- La solution : Shopify met l'accent sur des flux de travail d'intégration structurés et les bonnes pratiques, notamment des conseils étape par étape, des instructions claires et des options d'automatisation. Cela a aidé les nouveaux commerçants à achever l'installation rapidement et correctement.
- Conclusion : la croissance de la base d'utilisateurs exige une intégration prévisible et automatisée. Sans cela, la mise à l'échelle est ralentie par des tâches manuelles répétitives qui épuisent les équipes internes. Dans le contexte des entreprises, les formulaires automatisés et les flux d'intégration évitent les allers-retours manuels et accélèrent le retour sur investissement.
8. Stripe
- Qui sont-ils ? Une entreprise d'infrastructure de paiement dont les API permettent aux entreprises internationales d'effectuer des transactions.
- Leur défi : synchroniser la documentation avec le développement rapide de l'ingénierie est un combat permanent pour les équipes techniques et produit telles que celles de Stripe.
- La solution : Stripe donne la priorité aux documents à long terme qui sont mis à jour dans le cadre du flux de travail et regroupés avec des références de code ou d'API. Cette approche rigoureuse garantit que les connaissances restent à jour et faciles à trouver, et ne sont pas noyées dans des discussions éphémères.
- Conclusion : la documentation doit être traitée comme du code : elle doit être versionnée, maintenue et intégrée au flux de travail lui-même, sinon elle devient obsolète et inutile.
🧠 Anecdote amusante : Stripe prend l'écriture tellement au sérieux qu'elle gère sa propre maison d'édition, Stripe Press, et a même lancé Increment, un magazine d'ingénierie au format long. Pour Stripe, la clarté de la pensée ne s'arrête pas aux documents : elle se retrouve dans des livres, des essais et des analyses approfondies magnifiquement éditées.
9. Health Tech Pro
- Qui sont-ils ? Une plateforme numérique dédiée à la santé et à la télémédecine qui gère plus de 450 000 dossiers de patients et plus de 2 000 fournisseurs de soins de santé.
- Leur défi : les systèmes hospitaliers et les grandes entreprises clientes refusaient de signer car la plateforme n'était pas conforme aux normes HIPAA, SOC 2 et RGPD, ce qui bloquait environ 18 millions de dollars de revenus potentiels.
- La solution : elles ont mis en œuvre une stratégie de conformité unifiée, obtenant les trois certifications en seulement 8 semaines en identifiant les contrôles d'audit qui se chevauchaient et en effectuant l'automatisation du suivi de la conformité.
- Conclusion : intégrée dès le début dans les flux de travail et l'infrastructure, la conformité devient un moteur de croissance. Pour la start-up, elle a débloqué la conclusion de contrats avec des entreprises et accéléré la croissance du chiffre d'affaires annuel récurrent (ARR) de 82 % en 12 mois.
10. Shipt
- Qui sont-ils ? Un réseau de livraison gérant des opérations de distribution à grand volume dans plus de 5 000 villes aux États-Unis.
- Leur défi : l'équipe Data Platform était le hub interne chargé de traiter toutes les demandes de données au sein de l'organisation, qu'il s'agisse de requêtes analytiques ou d'informations opérationnelles. À mesure que les demandes augmentaient, le suivi et la hiérarchisation du travail sont devenus chaotiques, des informations critiques ont été perdues et il était difficile de s'accorder sur le statut ou l'urgence des projets.
- La solution : elles ont centralisé le traitement des demandes et utilisé des formulaires structurés et des automatisations dans ClickUp pour rationaliser les affectations et les boucles de rétroaction.
- Résultat/conclusion : grâce à ClickUp comme système d'enregistrement unique, l'équipe a amélioré son efficacité opérationnelle, clarifié ses priorités et pris des décisions stratégiques basées sur des rapports en temps réel. La coordination manuelle a considérablement diminué et la satisfaction de l'équipe a augmenté, car le flux de travail était plus clair et moins stressant.
11. Chick-fil-A
- Qui sont-ils ? L'une des plus grandes chaînes de restauration rapide aux États-Unis, avec plus de 3 000 emplacements.
- Leur défi : les responsables jonglaient entre des feuilles de calcul, des carnets et des systèmes disparates pour suivre l'intégration, la formation, la planification et les demandes RH. Cette dispersion rendait difficile la mesure du temps consacré au travail administratif ou la compréhension de l'utilisation réelle de la main-d'œuvre, ce qui sapait la productivité et limitait la concentration sur les activités génératrices de revenus.
- La solution : l'équipe opérationnelle a centralisé la gestion des employés dans l'environnement de travail unifié de ClickUp. Elle a structuré les documents d'intégration et de formation dans des dossiers et des tableaux de bord organisés, standardisé les flux de travail à l'aide de processus fiables et utilisé des formulaires et l'automatisation pour traiter les demandes telles que les congés payés et les promotions, afin que les informations parviennent au bon endroit au bon moment.
- Résultat/conclusion : grâce à la mise en place de ces systèmes, les responsables ont récupéré plus de 10 heures par semaine auparavant perdues au travail administratif. Les frais généraux ont baissé d'environ 33 % et une intégration plus cohérente a permis à la franchise de se classer dans les 10 % des meilleures entreprises en matière de fidélisation des talents sur l'ensemble de ses emplacements.
12. Made in Cookware
- Qui sont-ils ? Une marque d'ustensiles de cuisine haut de gamme qui propose des ustensiles et des accessoires de cuisine de qualité professionnelle aux cuisiniers amateurs et aux chefs professionnels.
- Leur défi : le suivi manuel des tickets et des outils disparates ralentissaient les temps de réponse et rendaient impossible toute cohérence.
- La solution : les files d'attente centralisées, le routage automatisé des tickets et les flux de travail structurés de ClickUp ont remplacé le suivi ad hoc.
- Résultat/conclusion : ils ont gagné 3 à 5 minutes par ticket, atteint un taux d'adoption d'environ 80 % en moins de quatre mois et achevé une migration de données majeure avant la date prévue. L'automatisation des transferts répétitifs et la centralisation du travail éliminent les freins dans les équipes opérationnelles à haute vitesse.
Nous utilisions Airtable, Monday, Trello, Notion... c'était le chaos. Rien ne fonctionnait. Après avoir terminé l'évaluation de ClickUp, nous n'avions vraiment plus envie de continuer. Nous avons réalisé que cet outil était génial et que nous n'avions pas besoin d'en chercher d'autre.
Nous utilisions Airtable, Monday, Trello, Notion... c'était le chaos. Rien ne fonctionnait. Après avoir terminé l'évaluation de ClickUp, nous n'avions vraiment plus envie de continuer. Nous avons réalisé que cet outil était génial et que nous n'avions pas besoin d'en chercher d'autre.
13. Lulu
- Qui sont-ils ? Une entreprise leader dans le domaine de l'auto-édition et de l'impression à la demande.
- Leur défi : à mesure que les équipes s'agrandissaient, les connaissances et les responsabilités ont commencé à se disperser dans des documents, des chats et des disques partagés fragmentés.
- La solution : elles sont passées à une plateforme unique où la planification, la documentation, la responsabilité des tâches et le suivi du statut cohabitaient (oui, c'est ClickUp !).
- Résultat/conclusion : l'adoption de la plateforme à l'échelle de l'entreprise a atteint 100 % et l'efficacité du travail s'est améliorée de 12 % grâce à une transparence accrue entre les silos.
14. Université de Miami
- Qui sont-ils ? L'un des établissements d'enseignement supérieur publics les plus réputés des États-Unis.
- Leur défi : le centre d'orientation professionnelle de l'université de Miami organise plus de 200 évènements étudiants par an, notamment des salons de l'emploi, des séminaires, des tables rondes d'anciens élèves et des programmes hybrides. Avant d'adopter des outils structurés, le travail était dispersé entre les e-mails, Google Docs, Formstack et les réunions. Le transfert de connaissances était incohérent, de sorte que lorsque des membres de l'équipe quittaient l'entreprise, les étapes de planification des évènements partaient souvent avec eux.
- La solution : grâce à ClickUp, l'équipe a adopté un espace de travail centralisé pour unifier la planification des évènements et la collaboration. Elle a créé un référentiel de connaissances sur les évènements, standardisé les flux de travail à l'aide de modèles et commencé à suivre le travail de manière transparente.
- Résultat/conclusion : le Centre de carrière gère désormais des portefeuilles d'évènements hybrides complexes avec clarté et cohérence. L'équipe a élargi sa portée et dessert désormais plus de 19 000 étudiants grâce à un processus plus transparent et reproductible. Lorsque le travail et les connaissances cohabitent, il devient plus facile de planifier à grande échelle, de partager les connaissances institutionnelles et de maintenir la cohérence dans des portefeuilles complexes.
15. RevPartners
- Qui sont-ils ? Une société de services professionnels en pleine croissance qui développe et adapte les opérations de revenus pour ses clients dans les domaines de l’équipe commerciale, du marketing et des opérations.
- Leur défi : avec une main-d'œuvre à distance et une liste de clients en pleine expansion, RevPartners avait du mal à adapter ses opérations : la planification des projets était lente, les flux de travail étaient dispersés sur plusieurs plateformes et il était difficile d'assurer une cohérence entre les différents groupes de clients.
- La solution : l'entreprise a regroupé ses outils dans un environnement de travail unique grâce à ClickUp. En standardisant les modèles de processus et en centralisant la planification, la transparence et l'automatisation, l'équipe a harmonisé plus efficacement les équipes à distance et éliminé le besoin de passer d'un outil à l'autre.
- Résultat/conclusion : RevPartners livre désormais les projets de ses clients 64 % plus rapidement, a réduit le temps de planification des projets de 83 % et réalise 50 % d'économies grâce à la rationalisation du travail et à l'utilisation de modèles.
Lorsque vous prenez du recul et examinez tous les exemples (startups, scale-ups et entreprises internationales), vous constatez que les schémas sont étonnamment cohérents. Les entreprises à croissance rapide ne gagnent pas en ajoutant davantage d'outils ou de réunions. Elles gagnent en mettant en place quelques systèmes intelligents dès le début, puis en laissant ces systèmes faire le gros du travail.
📮ClickUp Insight : les équipes peu performantes sont 4 fois plus susceptibles d'utiliser plus de 15 outils, tandis que les équipes très performantes maintiennent leur efficacité en limitant leur boîte à outils à 9 plateformes ou moins. Mais pourquoi ne pas utiliser une seule plateforme ?
Application tout-en-un pour le travail, ClickUp regroupe vos tâches, projets, documents, wikis, chats et appels sur une seule plateforme, avec des flux de travail optimisés par l'IA. Prêt à travailler plus intelligemment ? ClickUp convient à toutes les équipes, apporte de la visibilité au travail et vous permet de vous concentrer sur l'essentiel pendant que l'IA s'occupe du reste.
Stratégies organisationnelles clés des entreprises à croissance rapide
Sur la base des exemples concrets ci-dessus, voici les stratégies organisationnelles qui reviennent sans cesse et comment vous pouvez les mettre en pratique. ✨
Documentez tout, puis effectuez l'automatisation de l'accès
Le moyen le plus rapide pour une entreprise en pleine croissance de ralentir est de laisser les connaissances rester dans la tête des gens, ou pire, dispersées dans des documents, des chats et des boîtes de réception. Les connaissances institutionnelles se transforment alors en connaissances tribales. Lorsqu'un employé clé quitte l'entreprise, son expertise part avec lui, et soudain, chaque réponse nécessite de taper sur l'épaule de quelqu'un.
Évitez cela en créant une base de connaissances centrale. Faites en sorte que votre base de connaissances soit facile à mettre à jour et toujours pertinente.
Créez une bibliothèque vivante avec ClickUp Docs, où vous pouvez créer des wikis, des procédures opératoires normalisées et des briefs de projet. Avec ClickUp Docs, vous pouvez co-éditer du contenu en temps réel et laisser des commentaires directement dans le contexte grâce à des commentaires en ligne. Les documents ne sont pas mis de côté, ils sont liés aux tâches, aux projets et aux flux de travail. C'est ce qui les maintient à jour.
Lorsque vous avez besoin de réponses, ClickUp Brain vous permet de poser des questions en langage simple et extrait des informations à partir de tâches, de documents, de commentaires et de projets. Vous n'avez donc pas besoin de passer au crible cinq outils différents ni d'interrompre vos collègues. Les connaissances restent centralisées, consultables et utilisables.
Créez des modèles avant d'en avoir besoin.
Réinventer la roue pour chaque nouveau projet ou client est une perte de temps considérable et une source d'incohérence. La plupart des équipes attendent trop longtemps avant de se standardiser. Lorsque la situation devient chaotique, les processus sont déjà difficiles à démêler.
Les entreprises à croissance rapide font le contraire. Elles transforment le travail répétitif en modèles alors que le processus est encore récent.
Dans ClickUp, vous pouvez choisir parmi plus de 1 000 modèles prédéfinis ou créer vos propres modèles pour vos projets, tâches, documents, flux d'intégration, etc. Les modèles de tâches ClickUp vous permettent d'enregistrer l'ensemble de la structure, y compris les tâches et sous-tâches ClickUp, les personnes assignées, les dates d'échéance et les checklists ClickUp, afin que vous puissiez lancer un nouveau travail en un seul clic.
Les modèles deviennent des guides opérationnels qui évoluent avec vous.
Centralisez la communication dans son contexte
Lorsque les discussions ont lieu dans un outil (comme Slack) et que le travail est effectué dans un autre (comme votre gestionnaire de projet), le contexte est perdu et les décisions sont noyées dans la masse.
La solution est simple mais efficace : centralisez la communication et liez-la au travail lui-même.
- Avec ClickUp Comments, vous pouvez discuter des tâches exactement là où le travail est effectué.
- Vous pouvez également utiliser un canal ClickUp Chat dédié pour des discussions plus larges sur les projets liés à votre dossier ClickUp ou à votre liste ClickUp.
- Et lorsque vous devez passer un « appel rapide », SyncUps dans ClickUp vous permet d'appeler vos collègues sans changer d'onglet !
Découvrez comment ClickUp Chat rassemble vos discussions et vos tâches en un seul endroit !
Créez des tableaux de bord avant que la direction ne vous le demande.
« Pouvez-vous m'envoyer une mise à jour ? » est une question qui traduit un manque de visibilité. Au lieu de vous précipiter pour établir des rapports à l'intention de la direction, créez des tableaux de bord proactifs. Suivez les progrès de votre équipe sans avoir à établir de rapports manuellement.
Créez des rapports visuels de haut niveau grâce aux tableaux de bord ClickUp en direct qui s'actualisent automatiquement, afin d'avoir toujours à portée de main les dernières mises à jour concernant la progression, les risques, les charges de travail et les objectifs.
💡 Conseil de pro : ajoutez des cartes IA aux tableaux de bord ClickUp pour vous aider à comprendre ce qui se passe dans votre travail, sans avoir à fouiller manuellement dans les tâches, les listes ou les rapports.
Au lieu d'afficher des indicateurs statiques, les cartes IA analysent les données en temps réel de l'environnement de travail (telles que les tâches, les propriétaires, les priorités et les dates d'échéance) et génèrent des informations claires et compréhensibles. Elles peuvent mettre en évidence les risques, résumer la progression, identifier les obstacles ou signaler les problèmes liés à la charge de travail, afin que les équipes disposent d'un contexte et d'une orientation, et non pas seulement de nombres sur un écran.
Automatisez les tâches fastidieuses
Nos recherches montrent que 21 % des personnes déclarent consacrer plus de 80 % de leur journée de travail à des tâches répétitives, telles que modifier le statut d'une tâche, effectuer un rappel concernant une date d'échéance ou transférer une tâche à la personne suivante. Il s'agit là d'un travail à faible valeur ajoutée qui se prête parfaitement à l'automatisation.
Vous souhaitez gagner du temps et vous assurer que vos processus se déroulent sans accroc à chaque fois ? Configurez des règles « si-alors » simples avec ClickUp Automatisations, comme l'attribution automatique de tâches lorsque leur statut change.
Concevez votre organisation en fonction de la taille future de votre équipe, et non de sa taille actuelle.
Un système qui fonctionne pour 20 personnes ne fonctionnera presque jamais pour 50. Les entreprises à croissance rapide anticipent ce changement et conçoivent leurs systèmes en prévoyant une marge de manœuvre.
ClickUp vous aide à y parvenir en vous permettant d'augmenter progressivement la complexité (plus de champs personnalisés, plus d'automatisation, des rapports plus détaillés) sans vous obliger à changer de plateforme. La structure évolue au fur et à mesure que votre organisation se développe, ce qui correspond exactement aux exigences de la croissance.
Comment ClickUp fournit l'assistance pour les stratégies d'organisation des entreprises à croissance rapide : en bref
| Stratégie | Sans système centralisé | Avec ClickUp |
|---|---|---|
| Accès aux connaissances | Effectuez des recherches dans plus de 5 outils, posez des questions à vos collègues | Demandez à ClickUp Brain, obtenez des réponses instantanées. |
| Mises à jour de statut | Contrôles manuels, réunions | Tableaux de bord en temps réel, mises à jour automatiques |
| Transfert des processus | Chaînes d'e-mails, balles manquées | Les automatisations déclenchent les étapes suivantes |
| Intégration des nouveaux employés | Documents éparpillés, savoir tribal | Documents connectés et modèles de tâches |
Nous allons maintenant examiner les erreurs commises par les équipes qui négligent cette étape, et comment les éviter avant qu'elles ne vous ralentissent.
Erreurs organisationnelles courantes commises par les entreprises à croissance rapide
Une croissance rapide peut amplifier les petites fissures dans vos fondations et les transformer en gouffres. De nombreuses nouvelles entreprises commettent les mêmes erreurs prévisibles qui transforment une phase de croissance passionnante en une période de chaos. Voyons quelles sont ces erreurs et comment les éviter :
Ajouter des outils au lieu de consolider
Un nouveau défi se présente, vous ajoutez donc un nouvel outil. L'équipe marketing se dote d'un planificateur de réseaux sociaux, l'équipe commerciale d'un CRM distinct et l'équipe produit de son propre logiciel de planification. Félicitations, vous souffrez désormais d'une prolifération d'outils.
Les informations sont fragmentées entre une douzaine d'applications qui ne communiquent pas entre elles, ce qui oblige votre équipe à perdre du temps à changer de contexte et à transférer manuellement les données.
✅ La solution ? Regroupez vos outils dans un environnement de travail IA convergent, tel que ClickUp. Grâce à sa conception, vos tâches, documents, communications, tableaux de bord et IA sont regroupés en un seul endroit, ce qui réduit la dette organisationnelle au lieu de l'alourdir.
ClickUp offre une flexibilité inégalée avec des vues personnalisables (liste, Tableau, diagramme de Gantt, Calendrier), des automatisations puissantes et des documents, des objectifs et un suivi du temps intégrés, le tout dans un seul environnement de travail. Il centralise la collaboration entre les équipes et la gestion de projets, ce qui nous permet de remplacer plusieurs outils tels que Trello, Asana et Notion par un seul système cohérent.
ClickUp offre une flexibilité inégalée avec des vues personnalisables (liste, Tableau, diagramme de Gantt, Calendrier), des automatisations puissantes et des documents, des Objectifs et un suivi du temps intégrés, le tout dans un seul espace de travail. Il centralise la collaboration entre les équipes et la gestion de projets, ce qui nous permet de remplacer plusieurs outils tels que Trello, Asana et Notion par un seul système cohérent.
Attendre que le chaos impose la systématisation
Lorsque vous êtes une petite équipe, vous pouvez vous contenter de processus informels. Vous vous dites que vous vous organiserez « lorsque les choses se calmeront ».
Attention, spoiler : les choses ne ralentissent jamais. Vous finissez par essayer de mettre en place des systèmes en pleine crise, ce qui revient à essayer de construire un bateau après avoir déjà commencé à couler.
✅ Les équipes en pleine croissance évitent cela en mettant en place une structure pendant les périodes plus calmes, lorsque les processus sont encore faciles à définir et à documenter. Et avant que l'échelle ne rende tout plus difficile à changer.
Surutilisation des réunions pour assurer la cohésion
Si votre réponse au désalignement est « ajoutons une autre façon de synchroniser », vous n'êtes pas seul. C'est l'une des réactions les plus courantes pendant la croissance.
Le problème ? Les réunions ne sont pas évolutives. À mesure que les équipes s'agrandissent, les réunions deviennent trop nombreuses, les décisions sont ralenties et le contexte est perdu pour tous ceux qui ne sont pas présents dans la salle. Ce système nuit activement à la productivité.
Selon notre sondage sur l'efficacité des réunions, 12 % des personnes interrogées trouvent que les réunions sont surchargées, 17 % estiment qu'elles durent trop longtemps et 10 % pensent qu'elles sont pour la plupart inutiles.
✅ Mais la bonne nouvelle, c'est que vous pouvez remplacer les réunions de mise à jour par des méthodes asynchrones telles que des tableaux de bord en temps réel, des clips audiovisuels enregistrés et des mises à jour écrites.
📮ClickUp Insight : Les résultats de notre sondage sur l'efficacité des réunions indiquent que 42 % des équipes utilisent des clips enregistrés (21 %) ou des outils de gestion de projet (21 %) pour le travail asynchrone. Mais ces outils peuvent souvent nécessiter des outils supplémentaires, des abonnements distincts, des identifiants de connexion et un certain temps d'apprentissage.
En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp facilite la communication asynchrone. Accédez à des clips vidéo, des messages vocaux, des flux de travail de projet, des documents collaboratifs et un bloc-notes IA intégré, le tout dans un seul environnement de travail. Pourquoi gérer plusieurs abonnements et des informations dispersées alors qu'une seule solution peut rationaliser l'ensemble de votre flux de travail ?
💫 Résultats concrets : les équipes qui utilisent les fonctionnalités de gestion des réunions de ClickUp rapportent une réduction impressionnante de 50 % des discussions et réunions inutiles !
Laisser la documentation se détériorer
Lorsque le travail change et que les documents restent inchangés, votre documentation devient un musée d'informations obsolètes auxquelles personne ne fait confiance.
✅ Des entreprises telles que GitLab et Stripe résolvent ce problème en considérant la documentation comme un système vivant, et non comme une archive.
Dans un outil tel que ClickUp, les documents sont directement liés aux tâches et aux flux de travail, de sorte que les mises à jour s'effectuent parallèlement au travail lui-même. Cette connexion permet d'éviter la détérioration de la documentation et de maintenir à jour les connaissances institutionnelles.
Ignorer l'expansion de l'IA
L'adoption de l'IA reflète souvent l'adoption précoce du SaaS : une équipe utilise un outil, une autre équipe en utilise un autre, et rapidement, les connaissances sont cloisonnées entre plusieurs systèmes d'IA.
👀 Le saviez-vous ? 78 % des utilisateurs d'IA apportent déjà leurs propres outils d'IA au travail.
Le résultat ? L'expansion de l'IA.
L'expansion incontrôlée de l'IA désigne la prolifération non planifiée d'outils, de modèles et de plateformes d'IA, sans supervision, stratégie ni idée de qui utilise quoi.
✅ Les entreprises à croissance rapide évitent cela en centralisant les capacités d'IA là où le travail est déjà effectué.
Avec ClickUp, l'IA est directement intégrée à votre environnement de travail. ClickUp Brain est votre assistant IA contextuel qui peut accéder à vos tâches, documents, commentaires et projets, offrant ainsi à vos équipes une intelligence partagée plutôt que des résultats isolés.
De plus, grâce à votre application IA de bureau, ClickUp BrainGPT, vous avez également accès à plusieurs modèles d'IA, notamment Claude, Gemini et ChatGPT, ainsi qu'à la saisie vocale Talk to Text pour une productivité 4 fois supérieure !
Maintenant que vous savez quelles erreurs éviter, découvrez les outils qui peuvent vous aider à y parvenir !
Avec ClickUp, l'IA est directement intégrée à votre environnement de travail. ClickUp Brain est votre assistant IA contextuel qui peut accéder à vos tâches, documents, commentaires et projets, offrant ainsi à vos équipes une intelligence partagée plutôt que des résultats isolés.
De plus, grâce à votre application IA pour ordinateur de bureau, ClickUp BrainGPT, vous avez également accès à plusieurs modèles d'IA, notamment Claude, Gemini et ChatGPT, ainsi qu'à la saisie vocale Talk to Text pour une productivité 4 fois supérieure !
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Les outils utilisés par les entreprises à croissance rapide pour rester organisées
Vous savez que vous devez vous organiser, mais le nombre d'outils disponibles est tout simplement écrasant. La plus grande erreur est de penser que vous avez besoin d'un outil « haut de gamme » distinct pour chaque fonction. C'est ainsi que vous vous retrouvez avec une pile technologique lourde, coûteuse et déconnectée qui crée plus de problèmes qu'elle n'en résout.
Les entreprises à croissance rapide les plus intelligentes s'éloignent de cette approche de solution ponctuelle pour se tourner vers des environnements de travail convergents. Elles choisissent de regrouper les fonctions essentielles dont chaque équipe a besoin.
Voici comment cette évolution se traduit dans les différentes catégories d'outils :
- Gestion de projet : il s'agit de la base pour suivre votre travail. Vous devez être capable de créer des tâches, de fixer des délais et de voir comment tout s'articule. Dans ClickUp, vous pouvez voir votre travail sous tous les angles sans dupliquer les données. Les vues ClickUp vous permettent de visualiser les mêmes tâches dans une liste, un tableau ClickUp, un calendrier ClickUp ou un diagramme de Gantt ClickUp, le tout au même endroit.
- Documentation : la documentation perd toute son utilité lorsqu'elle est séparée de l'exécution. Les équipes oublient de la mettre à jour ou cessent tout simplement de s'y fier. Avec ClickUp Docs, vous pouvez créer et établir des connexions avec de la documentation directement à vos projets, afin que vos documents de processus ne deviennent jamais obsolètes.
- Communication : les discussions sur le travail doivent avoir lieu pendant le travail. Dans ClickUp, vous pouvez laisser des commentaires sur des tâches spécifiques ou créer un canal de discussion pour l'ensemble de votre projet. Les équipes peuvent collaborer de manière asynchrone, garder les décisions visibles et éviter la surcharge de réunions.
- Rapports : vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer. Obtenez des rapports personnalisables en temps réel sur l'avancement des projets et les performances de l'équipe sans outils supplémentaires. Les tableaux de bord ClickUp extraient les données en direct de votre environnement de travail, afin que vous disposiez toujours des dernières informations.
- Automatisation : les tâches manuelles répétitives nuisent à la productivité. Automatisez les transferts, les mises à jour de statut et les notifications pour gagner du temps et réduire le travail manuel. ClickUp Automations vous permet de configurer ces flux de travail sans avoir besoin d'outils tiers.
🧠 Fait amusant : 4 clients ClickUp sur 10 ont déjà utilisé ClickUp pour remplacer plus de 3 outils et réaliser des économies.
À quoi ressemble la consolidation des outils dans la pratique ?
| Approche traditionnelle | Outils nécessaires | Approche convergente (ClickUp) |
|---|---|---|
| Gestion de projet + Documents + Chat + Rapports | Plus de 4 outils distincts | Un environnement de travail |
| Recherche d'informations | Vérifiez chaque outil séparément | Demandez une fois à ClickUp Brain ou utilisez Enterprise AI Search. |
| Automatisation des flux de travail | Créez des intégrations entre les outils | Automatisations natives |
Lorsque vous avez encore besoin d'autres outils
Aucune plateforme ne remplace tout. Mais lorsque vous avez besoin d'outils externes, les intégrations natives de ClickUp vous permettent de les connecter à vos flux de travail de manière transparente, sans rompre le contexte ni créer de processus déconnectés.
Comment mettre en place des systèmes organisationnels qui évoluent avec votre équipe
Prêt à mettre en place une structure organisationnelle capable de gérer une croissance fulgurante ? Suivez ce cadre étape par étape. 🤩
- Faites le point sur vos outils actuels : la première étape consiste à comprendre le problème. Dressez la liste de toutes les applications utilisées par votre équipe pour accomplir son travail, de la gestion de projet et de la messagerie instantanée au stockage de fichiers et aux wikis. Identifiez les outils qui se chevauchent et les informations qui passent entre les mailles du filet.
- Identifiez votre source unique de vérité : sur la base de votre audit, choisissez une plateforme qui servira de hub névralgique pour tout votre travail. C'est la décision la plus importante que vous aurez à prendre. Conservez tout votre travail, vos documents et vos communications au même endroit pour faciliter l'accès et la coordination. Un environnement de travail IA convergent tel que ClickUp vous servira de source unique de vérité.
- Cartographiez vos principaux flux de travail: avant de pouvoir automatiser quoi que ce soit, vous devez comprendre comment le travail est actuellement effectué. Cartographiez rapidement vos flux de travail et organisez-les à l'aide de ClickUp Docs.
- Créez des modèles pour les tâches courantes : transformez désormais ces flux de travail documentés en modèles exploitables. Standardisez vos processus et gagnez du temps en créant des modèles de tâches et des modèles de documents ClickUp pour n'importe quel flux de travail dans ClickUp.
- Configurez des tableaux de bord pour plus de visibilité : ne comptez plus sur les mises à jour manuelles. Offrez à toutes les parties prenantes une vue en temps réel des indicateurs qui comptent. Configurez les tableaux de bord ClickUp afin que les chefs d'équipe et les dirigeants disposent toujours des dernières informations.
- Automatisez les transferts et les notifications : revenez à vos cartes de flux de travail et identifiez chaque transfert manuel. Supprimez les transferts manuels et assurez le bon déroulement du travail. Configurez les automatisations ClickUp pour attribuer des tâches et envoyer des notifications automatiquement lorsque le travail est prêt à être révisé.
- Formez votre équipe à l'utilisation du système : un système performant est inutile si personne ne sait s'en servir. Investissez du temps dans la formation de votre équipe, non seulement sur le « comment », mais aussi sur le « pourquoi ». Expliquez-leur en quoi le nouveau système leur facilitera la vie et aidera l'entreprise à atteindre ses objectifs.
- Révision et itération trimestrielles : la croissance modifie les priorités, la structure et la complexité. Définissez une tâche récurrente pour réviser vos flux de travail, vos modèles et vos tableaux de bord chaque trimestre. Recueillez les commentaires de l'équipe, identifiez les nouveaux goulots d'étranglement et améliorez continuellement le système.
Le système que vous mettez en place aujourd'hui déterminera si la croissance sera source de dynamisme ou de chaos. Traitez-le avec sérieux !
Pourquoi les meilleures entreprises considèrent l'organisation comme une stratégie
Les entreprises à croissance rapide restent organisées pour une raison simple : pour elles, l'organisation n'est pas une corvée bureaucratique, mais une arme stratégique. Elles mettent en place des systèmes qui favorisent la clarté, la responsabilité et la dynamique. Elles comprennent que les méthodes informelles qui fonctionnent pour une petite start-up s'effondreront inévitablement sous le poids de la croissance, entraînant le chaos, l'épuisement et des opportunités manquées.
Les entreprises qui réussissent le mieux leur expansion centralisent leur travail en une seule source fiable, effectuent l'automatisation des tâches répétitives afin de libérer leur équipe pour des tâches à forte valeur ajoutée, et mettent en place des processus conçus pour l'entreprise qu'elles souhaitent devenir, et non seulement pour l'entreprise qu'elles sont aujourd'hui. Elles savent que l'excellence opérationnelle est un facteur multiplicateur. Plus elles investissent tôt, plus leur croissance est durable.
Prêt à mettre en place des systèmes organisationnels qui évoluent avec votre équipe ? Essayez ClickUp gratuitement et découvrez comment un environnement de travail IA convergent élimine la prolifération des outils qui ralentit les entreprises en pleine croissance.