Avez-vous déjà eu l'impression que votre agence ne tenait qu'à un fil et dépendait de messages Slack frénétiques ? Gérer des projets, satisfaire les clients et synchroniser vos brillants esprits peut parfois ressembler à un véritable casse-tête.
Mais que se passerait-il s'il existait un outil capable de dompter le chaos de la vie en agence ? Découvrez ClickUp, la plateforme de productivité qui promet de transformer le chaos de votre agence en une machine parfaitement gérée.
ClickUp offre une solution qui permet de centraliser les opérations de votre agence, d'éliminer le besoin de passer d'une application à l'autre, de réduire les pertes de temps et de vous équiper d'outils de productivité.
Oubliez les applications multiples et les tâches perdues dans les limbes : nous allons vous montrer comment les fonctionnalités de ClickUp, ses avantages concrets et ses astuces peuvent vous aider à rationaliser vos flux de travail et à enfin mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.
Propriétaires d'agences, démêlons ensemble cette question.
Qu'est-ce que ClickUp ?
Le travail des agences est fragmenté. Nos projets clients, nos connaissances et nos communications sont dispersés dans des outils autonomes, et la fragmentation de ces outils, données et processus s'aggrave avec le temps.
Tout aussi important, alors que la concurrence s'intensifie, il est essentiel que vous tiriez parti de tous les outils technologiques à votre disposition pour fournir des services meilleurs, plus rapides et à valeur ajoutée.
ClickUp résout ce problème grâce à son application tout-en-un pour le travail, qui rassemble tous vos outils essentiels sur une seule plateforme. Elle combine la planification de projets, la création de contenu, le suivi de campagnes, la gestion de la relation client (CRM), la possibilité de discuter et le partage de connaissances en interne afin que vous puissiez tout gérer en un seul endroit.
ClickUp est alimenté par l'IA et aide votre agence à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Résultats avec ClickUp : 🚀 Découvrez comment Amara, une agence de marketing et de vente entrante pour les entreprises STEAM, utilise ClickUp pour la gestion de projet d'agence. La PDG, Amara Omoregie, explique également comment vous pouvez le configurer pour votre agence.
Pourquoi choisir ClickUp pour les agences ?
ClickUp résout les défis courants des agences numériques, tels que la gestion de plusieurs clients, l'amélioration de la communication au sein de l'équipe, la gestion de la relation client (CRM) et le suivi de la portée et de l'avancement des projets.
Découvrons les avantages uniques de la mise en œuvre de ClickUp pour transformer les flux de travail des agences et des clients :
- Offre une plateforme centralisée qui permet aux agences numériques d'organiser leur travail par clients, équipes et projets grâce à sa hiérarchie intuitive d'espaces, de dossiers et de listes ✅
- Améliorez la collaboration au sein de votre équipe grâce à des fonctionnalités telles que les commentaires, le chat en temps réel et le partage de documents. Celles-ci favorisent des discussions fluides autour des projets, permettant aux équipes de donner leur avis et de prendre des décisions rapidement ✅.
- Permet aux agences numériques de surveiller en temps réel l'état du statut des tâches, les échéances et les performances de l'équipe, ce qui leur permet d'apporter des ajustements proactifs pour maintenir la gestion de projet sur la bonne voie.
- La fonctionnalité intégrée de suivi du temps vous permet de facturer avec précision les services rendus à vos clients, améliorant ainsi le contrôle financier ✅.
- Évoluez avec votre organisation et prenez en charge des projets plus importants et plus complexes. Grâce à son modèle de tarification compétitif, les agences numériques peuvent commencer modestement et passer progressivement à des fonctions plus avancées à mesure que les besoins de l’entreprise évoluent ✅.
- Offre une recherche alimentée par l'IA grâce à ClickUp Brain, qui indexe les tâches, les documents et les discussions afin que les équipes puissent trouver instantanément les informations dont elles ont besoin ✅
Ou utilisez ClickUp AI pour créer des présentations commerciales et des images personnalisées.
👀 Le saviez-vous ? Les intégrations natives et Zapier de ClickUp vous permettent de réaliser des connexions avec plus de 1 000 autres applications. Cela signifie que vous pouvez lier ClickUp à votre CRM, à votre plateforme de marketing par e-mail et même à votre planificateur de réseaux sociaux, créant ainsi un flux d'informations fluide.
Par exemple, vous pouvez éliminer la saisie manuelle des données en créant automatiquement des tâches ClickUp à partir des nouveaux prospects clients dans votre CRM.
ClickUp par rapport à d'autres outils populaires pour les agences
Voici une brève comparaison entre ClickUp et certaines alternatives dans l’espace de la gestion de projet pour les agences:
| Fonctionnalité | ClickUp | Trello | Asana |
| Offre d'assistance pour l'organisation hiérarchique | ✅ Oui | Limité | Oui |
| Vues personnalisées | ✅ Oui | Limité | Oui |
| Suivi du temps | ✅ Intégré | Nécessite une intégration | Nécessite une intégration |
| Tableaux de bord personnalisables | ✅ Oui | Non | Limité |
| Évolutivité | ✅ Élevé | Modérer | Modérer |
| Génération de contenu optimisée par l'IA | ✅ Oui | Non | Non |
| Tarifs | ✅ Forfait Free Forever, options de personnalisation pour les entreprises | Forfait Free disponible ; forfaits payants à partir de 5 $/utilisateur/mois*. | Forfait Free disponible ; forfaits payants à partir de 10,99 $/utilisateur/mois*. |
Si chaque plateforme offre des fonctionnalités précieuses, ClickUp se distingue par sa combinaison unique de fonctionnalités complètes, d'interface intuitive et de prix compétitifs.
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Principales fonctionnalités de ClickUp pour les agences
Le logiciel de gestion de projet pour agences créatives de ClickUp dispose de fonctionnalités spécialement conçues pour répondre aux besoins spécifiques des agences numériques.
Découvrons quelques-uns de ses outils les plus puissants et comment ils peuvent transformer les flux de travail de votre agence :
1. Gestion des clients et de la gestion de projet
Utilisez ClickUp Espaces pour classer les services ou les clients. Créez des dossiers pour chaque client dans ces espaces. Ajoutez des listes dans chaque dossier pour des projets spécifiques.
Tirez parti des champs personnalisés ClickUp pour suivre les informations spécifiques aux clients (par exemple, secteur d'activité, personne de contact) et les détails du projet (par exemple, budget, public cible). Gérez les livrables comme des tâches dans vos listes, joignez les fichiers pertinents et fixez des dates d'échéance.
💡Conseil de pro : vous souhaitez disposer de plus de ressources pour améliorer votre productivité, votre rentabilité et la gestion de votre charge de travail ? Utilisez les ressources de gestion de projet de ClickUp pour les équipes d'agences.
Il propose le Big Book for Agency Project Management(Grand livre de la gestion de projet pour les agences), plusieurs modèles pour les agences, des webinaires et des guides pratiques.
2. Attribution des tâches et dépendances
Les agences peuvent attribuer des tâches ClickUp aux membres de leur équipe, fixer des délais et créer des dépendances entre les tâches afin de garantir le bon déroulement des projets.
Les dépendances entre tâches sont particulièrement utiles pour gérer des projets complexes, car elles garantissent que certaines tâches ne peuvent être achevées tant que les tâches préalables ne sont pas terminées.
Par exemple, si la tâche « Conception graphique » ne peut pas commencer tant que la tâche « Rédaction du texte » n'est pas terminée, ClickUp facilite le suivi. Visualisez ces dépendances dans la vue Gantt de ClickUp pour mieux comprendre le flux de votre projet.
Vous pouvez également configurer des automatisations ClickUp qui déclenchent un changement de statut ou informent un responsable lorsqu'une action spécifique se produit. C'est le meilleur moyen de rationaliser les flux de travail et de gérer les transferts de projets. Mais nous y reviendrons plus en détail ci-dessous ! 👇🏼
📮ClickUp Insight : 92 % des employés utilisent des méthodes incohérentes pour suivre les éléments à mener, ce qui entraîne des décisions manquées et des retards dans l'exécution. Qu'il s'agisse d'envoyer des notes de suivi ou d'utiliser des feuilles de calcul, le processus est souvent dispersé et inefficace.
La solution de gestion des tâches de ClickUp garantit une conversion fluide des discussions en tâches, afin que votre équipe puisse agir rapidement et rester coordonnée.
3. Tableaux de bord personnalisés
Vous dirigez une agence numérique ? Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour obtenir un aperçu des projets, de la charge de travail de l'équipe et des indicateurs de performance clés, le tout à partir d'un seul et même emplacement.
Les équipes peuvent surveiller les informations essentielles dans un emplacement centralisé en ajoutant diverses cartes, telles que l'état des tâches, les rapports de suivi du temps et les échéanciers des projets. Cette fonctionnalité permet aux chefs de projet de prendre des décisions rapides basées sur des données en temps réel.
📖 À lire également : New Reach Marketing : comment ClickUp a aidé notre agence à atteindre un chiffre d'affaires annuel récurrent de 800 000 dollars
4. Suivi du temps
La fonctionnalité de suivi du temps de ClickUp permet aux membres de l'équipe d'enregistrer les heures consacrées à des tâches spécifiques directement dans la plateforme ClickUp. Cette fonctionnalité aide les agences numériques à contrôler le temps par rapport aux budgets, aux estimations de durée et aux délais.
Utilisez les relevés de temps ClickUp pour obtenir un rapport complet sur le temps consacré à chaque tâche, ce qui vous permettra de mieux répartir les ressources et de respecter le calendrier des projets.
Le saviez-vous ? Le milieu du XXe siècle a vu l'essor de campagnes publicitaires emblématiques créées par des agences de publicité et des professionnels légendaires, une période souvent romancée dans la culture populaire, comme dans la série « Mad Men ». Cette époque était réputée pour sa créativité et l'influence considérable de la publicité.
5. Partage de fichiers et collaboration
Votre équipe peut utiliser ClickUp pour simplifier le partage de fichiers et la collaboration. Vous pouvez partager des fichiers, des mises à jour et des commentaires directement dans les tâches, joindre des documents, des images ou des liens à des tâches spécifiques, éliminant ainsi les échanges d'e-mails inutiles.
La fonctionnalité « Commentaires » de ClickUp permet aux membres de l'équipe de laisser des commentaires ou de poser des questions. Cette communication centralisée permet d'organiser les discussions et de les relier directement au travail.
6. Rationalisation des processus des agences
Les agences créatives peuvent simplifier leurs flux de travail à l'aide des automatisations ClickUp et de la fonctionnalité de dépendances. Créez des automatisations intelligentes adaptées à vos processus uniques sans écrire une seule ligne de code.
De plus, la définition des dépendances entre les tâches permet aux membres de l'équipe de comprendre la séquence des opérations, ce qui évite les retards. Les objectifs ClickUp permettent aux agences numériques d'aligner la gestion de projet sur des objectifs plus larges, en effectuant le suivi de la progression vers ces objectifs en un seul endroit.
📖 À lire également : Marketing de marque efficace : comment les automatisations et les modèles de tâches ClickUp ont amélioré notre flux de travail
7. Modèles pour les agences
ClickUp propose plusieurs modèles spécialement conçus pour les agences créatives. Ces modèles constituent un point de départ structuré que les équipes des agences créatives peuvent personnaliser en fonction de leurs besoins :
💜 Le modèle de calendrier de contenu ClickUp
Le modèle de calendrier de contenu ClickUp offre un aperçu visuel du calendrier de contenu de votre agence, vous aidant à planifier, créer et publier du contenu de manière efficace. Il s'agit d'une plateforme centrale pour toutes vos activités liées au contenu, garantissant que tous les membres de l'équipe sont alignés et respectent les délais.
Imaginons que votre agence planifie une campagne d'un mois sur les réseaux sociaux pour un nouveau client. Vous pouvez utiliser le calendrier de contenu pour planifier vos publications sur Instagram, Facebook, Twitter et LinkedIn.
Chaque tâche du calendrier est un article, accompagné de détails tels que le texte, les visuels, le public cible et la date de publication. La vue calendrier vous offre une vue d'ensemble de la campagne, ce qui vous permet de repérer facilement les lacunes ou les chevauchements dans votre stratégie de contenu.
📖 À lire également : Modèles gratuits pour une création de contenu plus rapide
💜 Le modèle ClickUp pour la gestion d'agence
Le modèle de gestion d'agence ClickUp offre à votre agence une structure prête à l'emploi pour gérer l'intégration des clients, les plans marketing, l'exécution des campagnes et les rapports.
Un cadre standardisé pour les projets, les tâches et les ressources permet de rester organisé et efficace, afin que votre équipe puisse toujours fournir un travail de qualité supérieure.
Anecdote : La première agence de publicité aux États-Unis a été fondée par Volney B. Palmer en 1841 à Philadelphie. Son agence, l'American Newspaper Subscription and Advertising Agency, se concentrait initialement sur la vente d'espaces publicitaires dans les journaux. Palmer est également considéré comme le premier à avoir utilisé le terme « agence de publicité ».
Organiser le travail dans ClickUp pour votre agence
La création d'une structure de gestion d'agence bien planifiée dans ClickUp vous permettra de gagner du temps et d'augmenter votre productivité à long terme.
Avant de le configurer, tenez compte des éléments suivants :
- Définissez votre hiérarchie : déterminez la structure de votre agence, y compris les départements, les équipes et les rôles individuels.
- Standardisez les conventions de nommage : pour éviter toute confusion, établissez des conventions de nommage claires et cohérentes pour les clients, les projets, les tâches et les fichiers. Utilisez par exemple des préfixes tels que « NomClient – NomProjet – NomTâche » ou des conventions basées sur la date.
- Identifiez les flux de travail clés : documentez les processus fondamentaux de votre agence, de l'intégration des clients à la livraison des projets.
- Envisagez des intégrations : déterminez les outils utilisés par votre agence (par exemple, Slack, Google Drive) et planifiez leur intégration à ClickUp pour un flux de travail fluide.
Structurez le travail de votre agence dans ClickUp à l'aide d'espaces, de dossiers et de listes.
Considérez l'environnement de travail ClickUp de votre agence comme un classeur bien organisé. Les espaces font office de grands tiroirs pour les principaux départements ou fonctions. À l'intérieur de chaque espace, des dossiers regroupent les projets connexes, et à l'intérieur de ces dossiers, des listes contiennent les tâches réelles.
En utilisant la hiérarchie des espaces, dossiers et listes de ClickUp, vous pouvez créer un environnement de travail adapté aux besoins de votre agence, où tout est organisé et facile à naviguer.
Exemple : agence de marketing
- Créez trois espaces principaux
- Croissance : pour les efforts de vente et de marketing de contenu
- Livraison : pour gérer le résultat des projets clients
- Administration : pour les tâches liées aux ressources humaines et aux finances
- Les dossiers se trouvent dans les Espaces et vous aident à regrouper les projets ou processus connexes. Dans l'espace Livraison, vous pouvez avoir des dossiers pour : Projets : vous pouvez créer des dossiers pour différentes catégories de services, telles que les campagnes, la gestion des réseaux sociaux ou le développement de sites web. Projets achevés : archivez les travaux achevés à des fins de référence.
- Projets : vous pouvez créer des dossiers pour différentes catégories de services, telles que les campagnes, la gestion des réseaux sociaux ou le développement de sites web.
- Projets achevés : archivez le travail achevé pour référence.
- Projets : vous pouvez créer des dossiers pour différentes catégories de services, telles que les campagnes, la gestion des réseaux sociaux ou le développement de sites web.
- Projets achevés : archivez les travaux achevés pour référence.
- Dans chaque dossier client ou campagne, créez des listes pour les tâches en cours : les projets en cours et les tâches associées les demandes de commentaires : les tâches qui nécessitent l'intervention du client les livrables : les résultats finaux à remettre au client
- Tâches en cours : projets actuels et tâches associées
- Demandes de commentaires : Tâches nécessitant la participation du client
- Livrables : les résultats finaux doivent être remis au client.
- Tâches en cours : projets actuels et tâches associées
- Demandes de commentaires : Tâches nécessitant la participation du client
- Livrables : les résultats finaux doivent être remis au client.
Grâce à cette structure simple, vous avez créé une hiérarchie claire pour vos projets en cours, ce qui facilite le suivi de la progression et une collaboration efficace.
📖 À lire également : Comment développer une agence de marketing numérique : guide étape par étape
Notre agence utilise ClickUp comme outil pour gérer tous nos projets, nos échéanciers de tâches et notre facturation. Il a remplacé un ancien système et nous a permis de passer à un flux de gestion de projet plus agile, tout en améliorant les communications internes.
Notre agence utilise ClickUp comme outil pour gérer tous nos projets, nos échéanciers de tâches et notre facturation. Il a remplacé un ancien système et nous a permis de passer à un flux de gestion de projet plus agile, tout en améliorant les communications internes.
Personnalisez les vues pour les différents rôles au sein de l'agence à l'aide de tableaux de bord et de cartes.
Les tableaux de bord et les cartes ClickUp vous permettent de créer des vues personnalisées en fonction des rôles, afin que chaque membre de l'équipe voie précisément ce qui l'intéresse.
Les tableaux de bord et les cartes ClickUp vous permettent de créer des vues personnalisées en fonction des rôles, afin que chaque membre de l'équipe voie précisément ce qui l'intéresse.
Comment créer un widget dans ClickUp
- Accédez aux tableaux de bord : accédez à la section Tableaux de bord dans ClickUp et sélectionnez ou créez un tableau de bord. Vous pouvez partir de zéro ou utiliser un modèle adapté.
- Ajoutez des cartes au tableau de bord : cliquez sur le bouton « Ajouter une carte » pour commencer. Vous pouvez choisir parmi différentes cartes telles que des listes de tâches, le suivi du temps, des diagrammes, etc.
- Personnalisez la carte : vous pouvez la personnaliser pour afficher les données spécifiques dont vous avez besoin. Cela inclut la configuration de filtres, le choix des sources de données et l'ajustement des paramètres d'affichage.
- Enregistrez et partagez : une fois vos cartes configurées, enregistrez votre tableau de bord et partagez-le avec les membres concernés de votre équipe.
Voyons comment vous pouvez personnaliser les vues pour différents rôles au sein de l'agence à l'aide des tableaux de bord et des widgets de ClickUp.
1. Aperçu du fondateur de l'agence
📊 Données requises : aperçu des revenus, des performances de l'équipe et des indicateurs clés.
💻 Installation du tableau de bord :
- Widget Profits et pertes → Suivez vos revenus par rapport à vos dépenses
- Widget de suivi du temps → Analysez les heures facturables et non facturables
- Widget Activité de l'équipe → Voyez qui travaille sur quoi en temps réel
🏆 Exemple de scénario : le fondateur d'une agence de marketing se connecte et constate que les heures facturables ont baissé de 20 % ce mois-ci. En quelques clics, il vérifie la distribution de la charge de travail, se rend compte que trop de temps est consacré aux réunions internes et décide d'adopter un format de réunion debout.
2. L'environnement de travail dédié à l'équipe créative
📊 Données nécessaires : une vue simplifiée des tâches assignées, sans détails superflus.
💻 Installation du tableau de bord :
- Widget « Tâches assignées » → Affiche uniquement leurs tâches avec des dates d'échéance.
- Widget d'affichage du calendrier → Visualisez les échéances sans changer d'onglet
- Widget Commentaires et mises à jour → Suivez les commentaires sur les ressources créatives en un seul endroit
🏆 Exemple de scénario : un graphiste se connecte sans avoir à fouiller dans ses e-mails ou ses messages Slack et voit le travail qui lui a été attribué pour la semaine, avec des liens directs vers les fichiers Figma et les commentaires des clients.
3. Le suivi des transactions de l'équipe commerciale
📊 Données requises : un pipeline en temps réel des prospects et des négociations avec les clients.
💻 Installation du tableau de bord :
- Widget CRM Table → Suivez les prospects, le statut des transactions et les prochaines étapes
- Widget e-mails → Affichez les communications avec vos clients directement dans ClickUp.
- Widget de progression des tâches → Suivez les approbations des propositions et des contrats
🏆 Exemple de scénario : le directeur de l'équipe commerciale filtre rapidement le pipeline pour voir quelles propositions sont en attente d'approbation. Il remarque qu'un client important est bloqué à l'étape du contrat et peut immédiatement assurer le suivi.
💡 Rappel amical : vous pouvez partager les tableaux de bord ClickUp avec n'importe quelle personne ou équipe de votre environnement de travail ClickUp. Les tableaux de bord disposent d'options de contrôle d'accès, de sorte que seules les parties prenantes avec lesquelles vous souhaitez partager des données pourront y accéder. N'est-ce pas génial ?
Formation et intégration
Une formation pratique et un processus d'intégration fluide sont essentiels pour maximiser l'adoption et garantir que votre entreprise ou agence tire le meilleur parti de la mise en œuvre de ClickUp.
1. Former votre équipe à l'utilisation du logiciel ClickUp et à vos attentes
Avant de vous lancer dans vos projets, formez votre équipe à ClickUp.
ClickUp University propose une multitude de ressources gratuites, allant de courts tutoriels vidéo à des cours complets, couvrant tout, de la navigation de base aux fonctionnalités avancées.
Complétez-le par des webinaires en direct, préenregistrés ou organisés par ClickUp, axés sur des cas d'utilisation et des flux de travail spécifiques aux agences. Adaptez les webinaires aux besoins spécifiques des parties prenantes internes telles que les chefs de projet, les concepteurs ou les gestionnaires de comptes.
Définissez des attentes claires quant à l'utilisation de ClickUp au sein de l'agence, notamment en matière de conventions de nommage, de protocoles de gestion des tâches et de directives de communication.
2. Concevoir un plan de lancement et de migration fluide
Identifiez une équipe ou un projet pilote pour tester votre installation et vos flux de travail ClickUp avant de les déployer dans toute l'agence. Cela vous permettra de régler les éventuels problèmes.
La migration des données est un autre aspect crucial. Si vous migrez depuis un autre outil de gestion de projet, planifiez soigneusement l'importation de vos données existantes dans ClickUp afin d'éviter toute perte d'informations précieuses.
Communiquez clairement le plan de lancement à l'ensemble de l'agence, en précisant l'échéancier, les tâches à accomplir, le programme de formation et les ressources d'assistance. Envisagez un déploiement progressif, en commençant par les petites équipes et les tâches récurrentes avant de passer à des projets plus complexes.
3. Garantir la responsabilité après la mise en œuvre grâce à l'attribution des rôles et des permissions
Une fois ClickUp mis en place, il est essentiel de garantir la responsabilité et de maintenir l'intégrité des données. Utilisez les fonctionnalités d'attribution des rôles de ClickUp pour définir qui est responsable de chaque tâche et projet.
À mesure que votre agence se développe, vérifiez régulièrement les permissions des utilisateurs afin de vous assurer qu'elles sont toujours appropriées. Cela permet de maintenir la qualité des données et garantit une utilisation efficace de ClickUp dans toute l'agence.
Exemples d'utilisation de ClickUp pour les agences
Par exemple, le projet du restaurant « Eastern Spice » consiste en une campagne de rebranding et de marketing pour un petit restaurant panasiatique. L'agence utilise ClickUp pour gérer tous les aspects de ce projet, de la planification initiale aux efforts de marketing continus.
Voici comment ClickUp peut vous aider dans différents scénarios :
1. Gestion des campagnes
Votre agence lance une campagne sur les réseaux sociaux pour l'inauguration d'Eastern Spice.
La plateforme de gestion de projet ClickUp rassemble tout en un seul endroit afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de la meilleure campagne possible.
Votre équipe peut utiliser les statuts ClickUp pour définir chaque étape (planification, création de contenu, installation des publicités, prise de contact avec les influenceurs, promotion de l'évènement d'inauguration), attribuer des tâches aux membres de l'équipe (rédacteur, designer, responsable des réseaux sociaux, coordinateur d'évènements) et suivre la progression.
Vous pouvez également tirer parti du modèle de gestion des campagnes et des promotions de ClickUp. Il vous permet d'organiser les tâches promotionnelles, de suivre la progression et d'évaluer les performances à l'aide d'outils de rapports personnalisables.
2. Rapports clients
L'agence doit montrer au propriétaire d'Eastern Spice les performances de la campagne. À l'aide de ClickUp CRM, vous pouvez créer un tableau de bord ClickUp avec des cartes affichant les indicateurs clés (portée, engagement, clics sur le site web, nombre de réservations en ligne, etc.).
Ce tableau de bord en direct est partagé avec le client, fournissant des mises à jour transparentes en temps réel, éliminant le besoin de rapports statiques et favorisant une communication ouverte.
Le modèle Marketing Agency Template de ClickUp peut également fournir un espace préconfiguré pour gérer les clients et les campagnes. Suivez la progression de tous vos projets dans un seul et même espace.
3. Collaboration créative
Le designer crée et télécharge les designs du logo et du menu dans la tâche ClickUp correspondante.
Le client utilise ensuite la fonctionnalité de commentaire de ClickUp pour fournir des commentaires directement sur l'image. Il peut utiliser des annotations sur l'image pour mettre en évidence les zones spécifiques à réviser. Le concepteur télécharge ensuite les versions révisées, et le client utilise les fonctionnalités de révision de ClickUp, comme le marquage de la tâche comme « Approuvée », pour approuver officiellement la conception finale.
L'équipe marketing peut ensuite utiliser la fonctionnalité Docs de ClickUp pour collaborer sur le contenu du site web, en utilisant les commentaires et l'historique des versions pour suivre les modifications et garantir la cohérence de la marque.
De plus, le modèle de gestion de contenu ClickUp peut vous aider à développer un système efficace pour planifier, organiser et assurer le suivi du contenu de l'agence.
4. Gestion des ressources
Le chef de projet de l'agence souhaite équilibrer la charge de travail au sein de l'équipe Eastern Spice et peut utiliser la vue « Charge de travail » de ClickUp pour voir les tâches attribuées à chaque membre de l'équipe et l'estimation de durée pour toutes les activités liées à Eastern Spice.
Cela permettra au responsable de prendre des décisions telles que l'externalisation des tâches de création de contenu à des rédacteurs externes si l'équipe interne est surchargée, afin d'éviter le surmenage et de garantir le bon déroulement du projet.
ClickUp peut également vous aider à gérer d'autres ressources telles que le matériel (appareils photo, espace de studio), l'allocation budgétaire et les actifs numériques tels que les logiciels de marketing de contenu.
5. Opérations internes
L'agence peut utiliser ClickUp pour gérer la planification de son calendrier de contenu interne, ses articles de blog, ses études de cas et son contenu sur les réseaux sociaux.
Pour les opérations financières, il permet de suivre les heures facturables de chaque membre de l'équipe dans ClickUp. Les cartes de suivi du temps de ClickUp vous permettent d'exporter des données détaillées sur le temps passé, ce qui est également parfait pour la facturation des clients.
Pour l'équipe RH, la mise en œuvre de ClickUp peut aider à gérer l'intégration des nouveaux employés, à suivre les évaluations de performance des employés et à gérer les demandes de congés, le tout sur la même plateforme.
Cette approche centralisée des opérations internes garantit le bon déroulement de tout ce qui concerne la gestion de projet, les ressources humaines et les finances.
ClickUp a également permis des intégrations qui rationalisent notre travail d'une plateforme à l'autre. Notre équipe de direction a réduit les retards dans les projets de plus de 70 % au cours de notre première année d'utilisation de ClickUp.
ClickUp a également permis des intégrations qui rationalisent notre travail d'une plateforme à l'autre. Notre équipe de direction a réduit les retards dans les projets de plus de 70 % au cours de notre première année d'utilisation de ClickUp.
Bonnes pratiques et surmonter les défis courants
En mettant en œuvre les bonnes pratiques suivantes et en anticipant les défis potentiels, vous pouvez faire de ClickUp un outil indispensable pour votre agence, qui vous permettra de gagner en efficacité, d'améliorer la collaboration et d'obtenir de meilleurs résultats pour vos clients.
Bonnes pratiques
Voici quelques-unes des bonnes pratiques à suivre :
- Commencez petit, puis développez-vous : commencez avec quelques équipes ou projets clés de l'agence, puis étendez progressivement votre utilisation de ClickUp à mesure que votre équipe se familiarise avec la plateforme ✔️.
- Modèles standardisés : utilisez des modèles pour les tâches répétitives, les projets, l'intégration des clients et les propositions. Cela vous permet de gagner du temps, de garantir la cohérence et de rationaliser vos flux de travail ✔️.
- Établissez des protocoles de communication clairs : définissez la manière dont votre équipe communiquera au sein de ClickUp. Utiliserez-vous les commentaires, les @mentions ou la fonctionnalité de chat ? La définition de directives claires permet d'éviter toute confusion ✔️.
- Adoptez l'automatisation : explorez les fonctionnalités d'automatisation de ClickUp pour rationaliser les processus récurrents tels que l'attribution des tâches, les mises à jour de statut et la génération de rapports, afin de permettre à votre équipe de se concentrer sur du travail plus stratégique ✔️.
Surmonter les défis courants
Voici comment vous pouvez surmonter les défis courants :
1. Surcharge d'informations
‼️ Cela peut se traduire par un trop grand nombre de tâches, de notifications et de points de données, ce qui entraîne une certaine confusion et une baisse de productivité.
✅ Pour éviter cela, utilisez les tableaux de bord et les vues ClickUp afin de filtrer et d'afficher uniquement les données les plus pertinentes pour chaque rôle.
2. Maintenance de l'exactitude des données
‼️ Des données inexactes peuvent entraîner des décisions erronées et des retards dans les projets.
✅ Établissez des protocoles clairs pour la saisie des données et vérifiez régulièrement votre environnement de travail ClickUp afin de garantir l'exactitude des informations.
3. Intégration avec les outils existants
‼️ L'intégration d'outils consiste en la connexion de ClickUp à d'autres applications logicielles utilisées par votre organisation. Des difficultés peuvent survenir lorsque les intégrations sont complexes, mal planifiées ou rencontrent des problèmes techniques.
✅ Pour éviter cela, planifiez et testez soigneusement vos intégrations afin de garantir la fluidité des flux de données via l'API de ClickUp vers d'autres plateformes.
Transformez les flux de travail de votre agence avec ClickUp
En mettant en œuvre les stratégies décrites dans cet article, votre agence pourra tirer parti de ClickUp pour booster sa productivité, améliorer la communication et satisfaire ses clients.
De l'installation initiale et la personnalisation du flux de travail à l'utilisation des tableaux de bord et des intégrations, ClickUp fournit les outils dont votre agence a besoin pour prospérer.
En centralisant les informations, en effectuant l'automatisation des tâches et en fournissant des informations en temps réel sur les projets, ClickUp permet à votre équipe de se concentrer sur ce qui compte le plus : fournir un travail exceptionnel à vos clients.
Prêt à transformer le flux de travail de votre agence et à découvrir la puissance de ClickUp ? Créez gratuitement un compte ClickUp dès aujourd'hui.