Avez-vous déjà eu l'impression que votre agence tenait à un fil et dépendait de messages Slack frénétiques ? Gérer des projets, satisfaire les clients et synchroniser vos brillants esprits peut parfois ressembler à un véritable parcours du combattant.
Mais que se passerait-il s'il existait un outil capable de dompter le chaos qui règne dans les agences ? Découvrez ClickUp, la plateforme de productivité qui promet de transformer le chaos de votre agence en une machine parfaitement gérée.
ClickUp offre une solution qui permet de centraliser les opérations de votre agence, d'éliminer le besoin de passer d'une application à l'autre, de réduire les pertes de temps et de vous équiper d'outils de productivité.
Oubliez le passage d'une application à l'autre et les tâches perdues dans les limbes : nous vous expliquons comment les fonctionnalités, les avantages concrets et les astuces de ClickUp peuvent vous aider à rationaliser vos flux de travail et à enfin mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.
Propriétaires d'agences, démêlons tout cela ensemble.
Qu'est-ce que ClickUp ?
Le travail en agence est désorganisé. Les projets de nos clients, nos connaissances et notre communication sont dispersés dans des outils autonomes, et la fragmentation de ces outils, données et processus s'aggrave avec le temps.
Tout aussi important, alors que la concurrence s'intensifie, il est essentiel que vous tiriez parti de tous les outils technologiques à votre disposition pour fournir des services meilleurs, plus rapides et à valeur ajoutée.
ClickUp résout ce problème grâce à son application tout-en-un pour le travail, qui regroupe tous vos outils essentiels sur une seule plateforme. Elle combine la planification de projets, la création de contenu, le suivi de campagnes, la gestion de la relation client (CRM), la discussion et le partage de connaissances en interne afin que vous puissiez tout gérer au même endroit.
ClickUp est alimenté par l'IA et aide votre agence à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Résultats avec ClickUp : 🚀 Découvrez comment Amara, une agence de marketing et de vente entrant pour les entreprises STEAM, utilise ClickUp pour la gestion de projets d'agence. Le PDG, Amara Omoregie, explique également comment vous pouvez le configurer pour votre agence.
Pourquoi choisir ClickUp pour les agences ?
ClickUp résout les défis courants des agences numériques, tels que la gestion de plusieurs clients, l'amélioration de la communication au sein de l'équipe, la gestion de la relation client (CRM) et le suivi de la portée et de la progression des projets.
Découvrons les avantages uniques de la mise en œuvre de ClickUp pour transformer les flux de travail des agences et des clients :
- Fournit une plateforme centralisée qui permet aux agences numériques d'organiser le travail par clients, équipes et projets grâce à sa hiérarchie intuitive d'Espaces, de Dossiers et de Listes ✅
- Améliorez la collaboration au sein de votre équipe grâce à des fonctionnalités telles que les commentaires, le chat en temps réel et le partage de documents. Ces fonctionnalités favorisent des discussions fluides autour des projets, permettant aux équipes de donner leur avis et de prendre des décisions rapidement ✅
- Permet aux agences numériques de surveiller en temps réel le statut des tâches, les délais et les performances de l'équipe, ce qui permet d'ajuster proactivement la gestion de projet pour rester sur la bonne voie.
- La fonctionnalité intégrée de suivi du temps vous permet de facturer avec précision les services rendus à vos clients, améliorant ainsi le contrôle financier ✅
- Évoluez avec votre organisation et prenez en charge des projets plus importants et plus complexes. Grâce à son modèle de tarification compétitif, les agences numériques peuvent commencer modestement et passer progressivement à des fonctionnalités plus avancées à mesure que leurs besoins évoluent. ✅
- Offre une recherche alimentée par l'IA via ClickUp Brain, qui indexe les tâches, les documents et les discussions afin que les équipes puissent trouver instantanément les informations dont elles ont besoin ✅
Ou utilisez ClickUp AI pour créer des présentations commerciales et des images personnalisées.
👀 Le saviez-vous ? Les intégrations natives et Zapier de ClickUp vous permettent de vous connecter à plus de 1 000 autres applications. Vous pouvez ainsi lier ClickUp à votre CRM, à votre plateforme d'e-mail marketing et même à votre planificateur de réseaux sociaux, créant ainsi un flux d'informations fluide.
Par exemple, vous pouvez éliminer la saisie manuelle des données en créant automatiquement des tâches ClickUp à partir des nouveaux prospects clients dans votre CRM.
ClickUp vs autres outils populaires pour les agences
Voici une brève comparaison entre ClickUp et certaines alternatives dans le domaine de la gestion de projet pour agences:
| Fonctionnalité | ClickUp | Trello | Asana |
| Assistance pour l'organisation hiérarchique | ✅ Oui | Limité | Oui |
| Affichages personnalisés | ✅ Oui | Limité | Oui |
| Suivi du temps | ✅ Intégré | Nécessite une intégration | Nécessite une intégration |
| Tableaux de bord personnalisables | ✅ Oui | Non | Limité |
| Évolutivité | ✅ Haut | Modérer | Modérer |
| Génération de contenu optimisée par l'IA | ✅ Oui | Non | Non |
| Tarifs | ✅ Forfait Free Forever, options de personnalisation pour les entreprises | Forfait Free disponible ; forfaits payants à partir de 5 $/utilisateur/mois* | Forfait Free disponible ; forfaits payants à partir de 10,99 $/utilisateur/mois* |
Si chaque plateforme offre des fonctionnalités précieuses, ClickUp se distingue par sa combinaison unique de fonctionnalités complètes, d'interface intuitive et de prix compétitifs.
📖 À lire également : Meilleur logiciel pour agences de marketing
Fonctionnalités clés de ClickUp pour les agences
Le logiciel de gestion de projet ClickUp pour agences créatives dispose de fonctionnalités spécialement conçues pour répondre aux besoins uniques des agences numériques.
Découvrez quelques-uns de ses outils les plus puissants et comment ils peuvent transformer les flux de travail de votre agence :
1. Gestion des clients et des projets
Utilisez les Espaces ClickUp pour classer les services ou les clients. Créez des dossiers pour chaque client dans ces Espaces. Ajoutez des listes dans chaque dossier pour des projets spécifiques.
Tirez parti des champs personnalisés ClickUp pour suivre les informations spécifiques aux clients (par exemple, le secteur d'activité, la personne à contacter) et les détails du projet (par exemple, le budget, le public cible). Gérez les livrables sous forme de tâches dans vos listes, joignez les fichiers pertinents et définissez des dates d'échéance.
💡Conseil de pro : Vous souhaitez disposer de plus de ressources pour améliorer votre productivité, votre rentabilité et la gestion de votre charge de travail ? Utilisez les ressources de gestion de projet ClickUp pour les équipes d'agence.
Il comprend le Big Book pour la gestion de projet en agence, plusieurs modèles pour agences, des webinaires et des guides pratiques.
2. Attribution des tâches et dépendances
Les agences peuvent attribuer des tâches ClickUp aux membres de leur équipe, fixer des délais et créer des dépendances entre les tâches afin de garantir le bon déroulement des projets.
Les dépendances entre tâches sont particulièrement utiles pour gérer des projets complexes, car elles garantissent que certaines tâches ne peuvent être achevées tant que les tâches préalables ne sont pas terminées.
Par exemple, si « Conception graphique » ne peut pas commencer tant que « Rédaction » n'est pas terminée, ClickUp facilite le suivi. Affichez ces dépendances de manière visuelle dans la vue Diagramme de Gantt de ClickUp pour mieux comprendre le flux de votre projet.
Vous pouvez également configurer des automatisations ClickUp qui déclenchent un changement de statut ou informent un assigné lorsqu'une action spécifique se produit. C'est le meilleur moyen de rationaliser les flux de travail et de gérer les transferts de projets. Mais nous y reviendrons plus en détail ci-dessous ! 👇🏼
📮ClickUp Insight : 92 % des travailleurs utilisent des méthodes incohérentes pour suivre les éléments d'action, ce qui se traduit par des décisions manquées et des retards d'exécution. Qu'il s'agisse d'envoyer des notes de suivi ou d'utiliser des feuilles de calcul, le processus est souvent dispersé et inefficace.
La solution de gestion des tâches ClickUp garantit une conversion fluide des discussions en tâches, afin que votre équipe puisse agir rapidement et rester alignée.
3. Tableaux de bord personnalisés
Vous dirigez une agence numérique ? Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour obtenir un aperçu des projets, de la charge de travail de l'équipe et des indicateurs de performance clés, le tout dans un emplacement centralisé.
Les équipes peuvent surveiller les informations essentielles dans un emplacement centralisé en ajoutant diverses cartes, telles que les statuts des tâches, les rapports de suivi du temps et les échéanciers des projets. Cette fonctionnalité permet aux chefs de projet de prendre des décisions rapides basées sur des données en temps réel.
📖 À lire également : Nouveau marketing de portée : comment ClickUp a aidé notre agence à atteindre un chiffre d'affaires annuel récurrent de 800 000 dollars
4. Suivi du temps
La fonctionnalité de suivi du temps de ClickUp permet aux membres de l'équipe d'enregistrer les heures consacrées à des tâches spécifiques directement dans la plateforme ClickUp. Cette fonctionnalité aide les agences numériques à contrôler le temps par rapport aux budgets, aux estimations de durée et aux délais.
Utilisez les relevés de temps ClickUp pour obtenir un rapport complet sur le temps passé sur chaque tâche, ce qui vous permettra de mieux répartir les ressources et de respecter le calendrier des projets.
Le saviez-vous ? Le milieu du XXe siècle a vu l'essor de campagnes publicitaires emblématiques créées par des agences de publicité légendaires et des professionnels de la publicité, une période souvent romancée dans la culture populaire, comme dans la série « Mad Men ». Cette époque était connue pour sa créativité et l'influence considérable de la publicité.
5. Partage de fichiers et collaboration
Votre équipe peut utiliser ClickUp pour simplifier le partage de fichiers et la collaboration. Vous pouvez partager des fichiers, des mises à jour et des commentaires directement dans les tâches, en joignant des documents, des images ou des liens vers des tâches spécifiques, ce qui élimine les allers-retours par e-mail.
La fonctionnalité Commentaires de ClickUp permet aux membres de l'équipe de laisser des commentaires ou de poser des questions. Cette communication centralisée permet d'organiser les discussions et de les relier directement au travail.
6. Rationalisation des processus des agences
Les agences créatives peuvent simplifier leurs flux de travail grâce aux automatisations ClickUp et à la fonctionnalité de dépendances. Créez des automatisations intelligentes adaptées à vos processus uniques sans écrire une seule ligne de code.
De plus, le paramétrage des dépendances entre les tâches permet aux membres de l'équipe de comprendre la séquence des opérations, ce qui évite les retards. Les objectifs ClickUp permettent aux agences numériques d'aligner la gestion de projet sur des objectifs plus larges, en assurant le suivi de la progression vers ces objectifs en un seul endroit.
📖 À lire également : Marketing de marque : comment les automatisations et les modèles de tâches ClickUp ont amélioré notre flux de travail
7. Modèles pour agences
ClickUp propose plusieurs modèles spécialement conçus pour les agences créatives. Ces modèles constituent un point de départ structuré que les équipes des agences créatives peuvent personnaliser en fonction de leurs besoins :
💜 Le modèle de calendrier de contenu ClickUp
Le modèle Calendrier de contenu ClickUp offre un aperçu visuel du calendrier de contenu de votre agence, vous aidant à planifier, créer et publier du contenu efficacement. Il s'agit d'un hub central pour toutes vos activités liées au contenu, garantissant que tous les membres de l'équipe sont alignés et respectent les délais.
Imaginons que votre agence planifie une campagne d'un mois sur les réseaux sociaux pour un nouveau client. Vous pouvez utiliser le calendrier de contenu pour mapper les publications sur Instagram, Facebook, Twitter et LinkedIn.
Chaque tâche du calendrier est une publication, accompagnée de détails tels que le texte, les visuels, le public cible et la date de publication. La vue Calendrier vous offre une vue d'ensemble de la campagne, ce qui vous permet de repérer facilement les lacunes ou les chevauchements dans votre stratégie de contenu.
📖 À lire également : Modèles gratuits pour la rédaction de contenu pour une création plus rapide
💜 Le modèle ClickUp pour la gestion d'agence
Le modèle de gestion d'agence ClickUp offre à votre agence une structure prête à l'emploi pour gérer l'intégration des clients, les plans marketing, l'exécution des campagnes et les rapports.
Un cadre standardisé pour les projets, les tâches et les ressources permet de rester organisé et efficace, afin que votre équipe puisse toujours fournir un travail de qualité supérieure.
Anecdote : La première agence de publicité aux États-Unis a été fondée par Volney B. Palmer en 1841 à Philadelphie. Son agence, l'American Newspaper Subscription and Advertising Agency, s'est d'abord concentrée sur le courtage d'espaces publicitaires dans les journaux. Palmer est également crédité d'être le premier à avoir utilisé le terme « agence de publicité »
Organiser le travail dans ClickUp pour votre agence
La création d'une structure de gestion d'agence bien planifiée dans ClickUp vous permettra de gagner du temps et d'augmenter votre productivité à long terme.
Avant de vous lancer, tenez compte des éléments suivants :
- Définissez votre hiérarchie : déterminez la structure de votre agence, y compris les départements, les équipes et les rôles individuels
- Standardisez les conventions de nommage : pour éviter toute confusion, établissez des conventions de nommage claires et cohérentes pour les clients, les projets, les tâches et les fichiers. Par exemple, utilisez des préfixes tels que « NomClient – NomProjet – NomTâche » ou des conventions basées sur la date
- Identifiez les flux de travail clés : documentez les processus fondamentaux de votre agence, de l'intégration des clients à la livraison des projets
- Envisagez des intégrations : déterminez les outils de votre agence (par exemple, Slack, Google Drive) et planifiez leur intégration avec ClickUp pour un flux de travail fluide
Structurez le travail de votre agence dans ClickUp à l'aide des Espaces, des Dossiers et des Listes
Considérez l'environnement de travail ClickUp de votre agence comme un classeur bien organisé. Les Espaces font office de grands tiroirs pour les principaux départements ou fonctions. À l'intérieur de chaque Espace, des Dossiers regroupent les projets connexes, et dans ces Dossiers, des Listes contiennent les tâches réelles.
En utilisant la hiérarchie des Espaces, Dossiers et Listes de ClickUp, vous pouvez créer un environnement de travail adapté aux besoins de votre agence, où tout est organisé et facile à naviguer.
Exemple : agence de marketing
- Créez trois Espaces principaux
- Croissance : pour les efforts de l'équipe commerciale et du marketing de contenu
- Livraison : pour gérer les résultats des projets des clients
- Administration : pour les tâches RH et financières
- Les dossiers se trouvent dans les Espaces et vous aident à regrouper des projets ou des processus connexes. Dans l'Espace Livraison, vous pouvez avoir des dossiers pour : Projets : vous pouvez créer des dossiers pour différentes catégories de services, telles que les campagnes, la gestion des réseaux sociaux ou le développement de sites web Projets achevés : archivez le travail terminé pour référence
- Projets : vous pouvez créer des dossiers pour différentes catégories de services, telles que les campagnes, la gestion des réseaux sociaux ou le développement de sites web
- Projets achevés : archivez les travaux terminés pour référence ultérieure
- Projets : vous pouvez créer des dossiers pour différentes catégories de services, telles que les campagnes, la gestion des réseaux sociaux ou le développement de sites web
- Projets achevés : archivez les travaux terminés pour référence
- Dans chaque dossier client ou campagne, créez des listes pour les tâches en cours : projets actuels et tâches associées, demandes de commentaires : tâches nécessitant une intervention du client, livrables : résultats finaux à remettre au client
- Tâches en cours : Projets actuels et tâches associées
- Demandes de commentaires : Tâches nécessitant une intervention du client
- Livrables : les résultats finaux doivent être remis au client
- Tâches en cours : Projets actuels et tâches associées
- Demandes de commentaires : Tâches nécessitant une intervention du client
- Livrables : les résultats finaux doivent être remis au client
Grâce à cette structure simple, vous avez créé une hiérarchie claire pour vos projets en cours, ce qui facilite le suivi de la progression et la collaboration efficace.
📖 À lire également : Comment développer une agence de marketing numérique : un guide étape par étape
Notre agence utilise ClickUp comme outil pour gérer tous nos projets, nos échéanciers de tâches et notre facturation. Il a remplacé un ancien système et nous a permis de passer à un flux de gestion de projet plus agile, tout en améliorant les communications internes.
Notre agence utilise ClickUp comme outil pour gérer tous nos projets, nos échéanciers de tâches et notre facturation. Il a remplacé un ancien système et nous a permis de passer à un flux de gestion de projet plus agile, tout en améliorant les communications internes.
Personnalisez les vues pour différents rôles au sein de l'agence grâce aux tableaux de bord et aux cartes
Les tableaux de bord et les cartes ClickUp vous permettent de créer des vues personnalisées en fonction des rôles afin que chaque membre de l'équipe voie précisément ce qui l'intéresse.
Les tableaux de bord et les cartes ClickUp vous permettent de créer des vues personnalisées en fonction des rôles afin que chaque membre de l'équipe voie précisément ce qui lui importe.
Comment créer un widget dans ClickUp
- Accéder aux tableaux de bord : accédez à la section Tableaux de bord dans ClickUp et sélectionnez ou créez un tableau de bord. Vous pouvez partir de zéro ou utiliser un modèle adapté
- Ajoutez des cartes au tableau de bord : cliquez sur le bouton « Ajouter une carte » pour commencer. Vous pouvez choisir parmi différentes cartes telles que des listes de tâches, le suivi du temps, des diagrammes, etc.
- Personnalisez la carte : vous pouvez la personnaliser pour afficher les données spécifiques dont vous avez besoin. Cela inclut la configuration de filtres, le choix des sources de données et l'ajustement des paramètres d'affichage
- Enregistrez et partagez : une fois vos cartes configurées, enregistrez votre tableau de bord et partagez-le avec les membres de l'équipe concernés
Voyons comment vous pouvez personnaliser les affichages pour différents rôles au sein d'une agence à l'aide des tableaux de bord et des widgets ClickUp.
1. Aperçu général pour les fondateurs d'agence
📊 Données requises : un aperçu des revenus, des performances de l'équipe et des indicateurs clés.
💻 Installation du tableau de bord :
- Widget Profits et pertes → Suivez vos revenus par rapport à vos dépenses
- Widget de suivi du temps → Analysez les heures facturables et non facturables
- Widget Activité de l'équipe → Voyez qui travaille sur quoi en temps réel
🏆 Exemple de scénario : le fondateur d'une agence de marketing se connecte et constate que les heures facturables ont baissé de 20 % ce mois-ci. En quelques clics, il vérifie la distribution de la charge de travail, se rend compte que trop de temps est consacré aux réunions internes et décide d'adopter un format de réunion résumé rapide.
2. L'environnement de travail dédié à l'équipe créative
📊 Données requises : une vue simplifiée des tâches assignées sans détails superflus.
💻 Installation du tableau de bord :
- Widget Tâches assignées → Affiche uniquement les tâches avec une date d'échéance
- Widget Calendrier → Visualisez les échéances sans changer d'onglet
- Widget Commentaires et mises à jour → Suivez les commentaires sur les ressources créatives en un seul endroit
🏆 Exemple de scénario : un graphiste se connecte sans avoir à fouiller dans ses e-mails ou ses messages Slack et voit le travail qui lui a été attribué pour la semaine, avec des liens directs vers les fichiers Figma et les commentaires des clients.
3. Le suivi des transactions de l'équipe commerciale
📊 Données requises : un pipeline en temps réel des prospects et des négociations avec les clients.
💻 Installation du tableau de bord :
- Widget Tableau CRM → Suivez les prospects, le statut des transactions et les prochaines étapes
- Widget E-mails → Affichez les communications avec vos clients directement dans ClickUp
- Widget de progression des tâches → Suivez l'approbation des propositions et des contrats
🏆 Exemple de scénario : le responsable commercial filtre rapidement le pipeline pour voir quelles propositions sont en attente d'approbation. Il remarque qu'un client de grande valeur est bloqué à l'étape du contrat et peut immédiatement assurer le suivi.
💡 Rappel : vous pouvez partager les tableaux de bord ClickUp avec n'importe quelle personne ou équipe de votre environnement de travail. Les tableaux de bord disposent d'options de contrôle d'accès, de sorte que seules les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager des données pourront y accéder. N'est-ce pas génial ?
Formation et intégration
Une formation pratique et un processus d'intégration fluide sont essentiels pour maximiser l'adoption et garantir que votre entreprise ou agence tire le meilleur parti de la mise en œuvre de ClickUp.
1. Formez votre équipe au logiciel ClickUp et à vos attentes
Avant de vous lancer dans vos projets, formez votre équipe à ClickUp.
ClickUp University offre une multitude de ressources gratuites, allant de courts tutoriels vidéo à des cours complets, couvrant tout, de la navigation de base aux fonctionnalités avancées.
Complétez cette formation avec des webinaires en direct, préenregistrés ou organisés par ClickUp, axés sur des cas d'utilisation et des flux de travail spécifiques aux agences. Adaptez les webinaires aux besoins spécifiques des parties prenantes internes, telles que les chefs de projet, les concepteurs ou les gestionnaires de compte.
Définissez clairement les attentes concernant l'utilisation de ClickUp au sein de l'agence, notamment les conventions de dénomination, les protocoles de gestion des tâches et les directives de communication.
2. Concevez un plan de lancement et de migration fluide
Identifiez une équipe ou un projet pilote pour tester l'installation et les flux de travail de ClickUp avant de le déployer dans toute l'agence. Cela vous permettra de régler les derniers détails.
La migration des données est un autre aspect crucial. Si vous migrez depuis un autre outil de gestion de projet, planifiez soigneusement l'importation de vos données existantes dans ClickUp afin d'éviter toute perte d'informations précieuses.
Communiquez clairement le plan de lancement à l'ensemble de l'agence, en précisant l'échéancier, le travail en cours, le calendrier de formation et les ressources d'assistance. Envisagez un déploiement progressif, en commençant par les petites équipes et les tâches ou projets récurrents avant de passer à des tâches plus complexes.
3. Garantissez la responsabilité après la mise en œuvre grâce à l'attribution des rôles et des permissions
Une fois ClickUp mis en place, il est essentiel de garantir la responsabilité et l'intégrité des données. Utilisez les fonctionnalités d'attribution des rôles de ClickUp pour définir qui est responsable de chaque tâche et projet.
Au fur et à mesure que votre agence se développe, revoyez régulièrement les permissions des utilisateurs afin de vous assurer qu'elles sont toujours appropriées. Cela permet de maintenir la qualité des données et garantit une utilisation efficace de ClickUp dans toute l'agence.
Exemples d'utilisation de ClickUp pour les agences
Par exemple, le projet du restaurant « Eastern Spice » comprend une campagne de rebranding et de marketing pour un petit restaurant panasiatique. L'agence utilise ClickUp pour gérer tous les aspects de ce projet, de la planification initiale aux efforts de marketing continus.
Voici comment ClickUp peut vous aider dans différents scénarios :
1. Gestion des campagnes
Votre agence lance une campagne sur les réseaux sociaux pour l'inauguration d'Eastern Spice.
La plateforme de gestion de projet ClickUp rassemble tout sur une seule plateforme afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de la meilleure campagne possible.
Votre équipe peut utiliser les statuts ClickUp pour définir chaque étape (planification, création de contenu, installation des publicités, prise de contact avec les influenceurs, promotion de l'événement d'inauguration), attribuer des tâches aux membres de l'équipe (rédacteur, designer, responsable des réseaux sociaux, coordinateur d'événements) et suivre la progression.
Vous pouvez également tirer parti du modèle de gestion des campagnes et des promotions de ClickUp. Il vous permet d'organiser les tâches promotionnelles, de suivre leur progression et d'évaluer les performances à l'aide d'outils de rapports personnalisables.
2. Rapports clients
L'agence doit montrer au propriétaire d'Eastern Spice les performances de la campagne. À l'aide de ClickUp CRM, vous pouvez créer un tableau de bord ClickUp avec des cartes affichant les indicateurs clés (portée, engagement, clics sur le site web, nombre de réservations en ligne, etc.
Ce tableau de bord en direct est partagé avec le client, fournissant des mises à jour transparentes en temps réel, éliminant le besoin de rapports statiques et favorisant une communication ouverte.
Le modèle pour agences marketing de ClickUp peut également fournir un espace préconfiguré pour gérer les clients et les campagnes. Suivez la progression de tous vos projets dans un seul espace.
3. Collaboration créative
Le designer crée et télécharge le logo et les designs du menu dans la tâche ClickUp correspondante.
Le client utilise ensuite la fonctionnalité de commentaire de ClickUp pour fournir ses commentaires directement sur l'image. Il peut utiliser des annotations sur l'image pour mettre en évidence les zones à réviser. Le designer télécharge ensuite les versions révisées, et le client utilise les fonctionnalités de révision de ClickUp, comme le marquage de la tâche comme « Approuvée », pour valider officiellement le design final.
L'équipe marketing peut ensuite utiliser la fonctionnalité Documents de ClickUp pour collaborer sur le contenu du site web, en utilisant les commentaires et l'historique des versions pour suivre les modifications et garantir la cohérence de la marque.
De plus, le modèle de gestion de contenu ClickUp peut vous aider à développer un système efficace pour planifier, organiser et suivre le contenu de l'agence.
4. Gestion des ressources
Le chef de projet de l'agence souhaite équilibrer la charge de travail de l'équipe Eastern Spice et peut utiliser la vue Charge de travail de ClickUp pour voir les tâches attribuées à chaque membre de l'équipe et le temps estimé pour toutes les activités liées à Eastern Spice.
Cela permettra au manager de prendre des décisions telles que l'externalisation des tâches de création de contenu à des rédacteurs externes si l'équipe interne est surchargée, évitant ainsi le burnout et garantissant que le projet reste sur la bonne voie.
ClickUp peut également vous aider à gérer d'autres ressources telles que le matériel (appareils photo, espace studio), l'allocation budgétaire et les actifs numériques tels que les logiciels de marketing de contenu.
5. Opérations internes
L'agence peut utiliser ClickUp pour gérer la planification de son calendrier de contenu interne, ses articles de blog, ses études de cas et son contenu sur les réseaux sociaux.
Pour les opérations financières, il peut suivre les heures facturables de chaque membre de l'équipe dans ClickUp. Les cartes de suivi du temps de ClickUp vous permettent d'exporter des données détaillées sur le temps passé, ce qui est également parfait pour la facturation des clients.
Pour l'équipe RH, la mise en œuvre de ClickUp peut aider à gérer l'intégration, à suivre les évaluations de performance des employés et à gérer les demandes de congés, le tout au sein de la même plateforme.
Cette approche centralisée des opérations internes garantit le bon déroulement de toutes les tâches, de la gestion de projet aux ressources humaines en passant par les finances.
ClickUp a également permis des intégrations qui rationalisent notre travail d'une plateforme à l'autre. Notre équipe de direction a réduit les retards dans les projets de plus de 70 % au cours de notre première année d'utilisation de ClickUp.
ClickUp a également permis des intégrations qui rationalisent notre travail d'une plateforme à l'autre. Notre équipe de direction a réduit les retards dans les projets de plus de 70 % au cours de notre première année d'utilisation de ClickUp.
Bonnes pratiques et défis courants à surmonter
En mettant en œuvre les bonnes pratiques suivantes et en anticipant les défis potentiels, vous pouvez faire de ClickUp un outil indispensable pour votre agence, qui vous permettra de gagner en efficacité, d'améliorer la collaboration et d'obtenir de meilleurs résultats pour vos clients.
Bonnes pratiques
Voici quelques-unes des bonnes pratiques à suivre :
- Commencez petit, puis développez-vous : commencez avec quelques équipes ou projets clés de votre agence, puis étendez progressivement l'utilisation de ClickUp à mesure que votre équipe se familiarise avec la plateforme ✔️
- Modèles standardisés : Utilisez des modèles pour les tâches répétitives, les projets, l'intégration des clients et les propositions. Vous gagnerez ainsi du temps, garantirez la cohérence et rationaliserez vos flux de travail ✔️
- Établissez des protocoles de communication clairs : définissez comment votre équipe communiquera au sein de ClickUp. Utiliserez-vous les commentaires, les @mentions ou la fonctionnalité de discussion ? La définition de directives claires évite toute confusion ✔️
- Adoptez l'automatisation : Explorez les fonctionnalités d'automatisation de ClickUp pour rationaliser les processus récurrents tels que l'attribution des tâches, les mises à jour de statut et la génération de rapports, afin que votre équipe puisse se concentrer sur des tâches plus stratégiques ✔️
Surmontez les défis courants
Voici comment vous pouvez surmonter les défis courants :
1. Surcharge d'informations
‼️ Cela peut se traduire par un trop grand nombre de tâches, de notifications et de points de données, ce qui entraîne une confusion et une baisse de la productivité.
✅ Pour éviter cela, utilisez les tableaux de bord et les vues ClickUp afin de filtrer et d'afficher uniquement les données les plus pertinentes pour chaque rôle.
2. Maintenir l'exactitude des données
‼️ Des données inexactes peuvent entraîner des décisions erronées et des retards dans les projets.
✅ Établissez des protocoles clairs pour la saisie des données et vérifiez régulièrement votre environnement de travail ClickUp afin de garantir l'exactitude des informations.
3. Intégration avec les outils existants
‼️ L'intégration d'outils implique de connecter ClickUp à d'autres applications logicielles utilisées par votre organisation. Des défis apparaissent lorsque les intégrations sont complexes, mal planifiées ou rencontrent des difficultés techniques.
✅ Pour éviter cela, planifiez et testez soigneusement vos intégrations afin de garantir la fluidité des flux de données via l'API de ClickUp vers d'autres plateformes.
Transformez les flux de travail de votre agence avec ClickUp
En mettant en œuvre les stratégies décrites dans cet article, votre agence pourra tirer parti de ClickUp pour booster sa productivité, améliorer la communication et satisfaire ses clients.
De l'installation initiale à la personnalisation des flux de travail, en passant par l'utilisation des tableaux de bord et des intégrations, ClickUp fournit les outils dont votre agence a besoin pour prospérer.
En centralisant les informations, en automatisant les tâches et en fournissant des informations en temps réel sur les projets, ClickUp permet à votre équipe de se concentrer sur ce qui compte le plus : fournir un travail exceptionnel à vos clients.
Prêt à transformer le flux de travail de votre agence et à découvrir la puissance de ClickUp ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour obtenir un compte ClickUp gratuit.