Naviguer dans les priorités : 10 techniques tactiques de dépriorisation pour une performance optimale

Saviez-vous que, selon l'Oxford English Dictionary, le terme « deprioritization » (dépriorisation) a été introduit pour la première fois comme nom dans les années 1970 ? Curieusement, nous négligeons souvent ce mot. Au contraire, nous avons tendance à nous concentrer sur la « prioritization » (priorisation), convaincus que l'élaboration de listes de tâches ayant une priorité élevée est la clé ultime pour atteindre une productivité maximale.

Cependant, dans un monde où les professionnels sont confrontés à des charges de travail écrasantes, il existe une vérité à laquelle nous ne pouvons échapper : il est impossible de hiérarchiser toutes les tâches « importantes » sans déprioriser celles qui ne sont pas tout à fait à la hauteur.

Dans cet article, nous allons nous pencher en détail sur 10 techniques pour déprioriser efficacement votre charge de travail. Elles vous aideront à améliorer votre bien-être, à atteindre vos objectifs avec un minimum d'efforts et, au final, à booster votre productivité globale. C'est parti ! 🤸

Qu'est-ce que la dépriorisation ?

La dépriorisation est un processus actif qui consiste à réorganiser et à supprimer des tâches de votre agenda. Elle implique de réorganiser, d'attribuer ou de supprimer des tâches afin de les adapter à vos objectifs et priorités actuels. 🚩

Lorsque vous dépriorisez, vous réévaluez vos tâches (planifiées, commencées ou en cours) et décidez si elles sont actuellement des priorités. Si la réponse est non, il est temps de modifier vos priorités.

Alors que la hiérarchisation des priorités guide vos investissements immédiats en temps, la dépriorisation détermine les tâches que vous pouvez reporter à plus tard.

Avantages de la dépriorisation

Maîtriser l'art de la dépriorisation offre de nombreux avantages et constitue la pierre angulaire de l'amélioration de la productivité. Ses principaux avantages sont les suivants :

Comment utiliser la dépriorisation pour améliorer la productivité

Vous vous sentez submergé par une pile de tâches, ne sachant pas par laquelle commencer et laquelle mettre de côté ? La dépriorisation est votre chevalier servant !

Mais devinez quoi ? Il existe plusieurs façons de booster votre productivité grâce à cette méthode. Préparez-vous à découvrir 10 techniques révolutionnaires pour appliquer la dépriorisation afin de stimuler votre motivation et de travailler plus intelligemment. Et en bonus, nous vous présenterons quelques outils géniaux qui vous guideront dans cette aventure épique ! 🕯️

1. Utilisez un outil de gestion des tâches

L'augmentation de la productivité des employés et la gestion efficace des tâches vont de pair. Une gestion rigoureuse des tâches permet de dire adieu à la baisse de motivation, au burn-out et au stress lié au tri des priorités et des objectifs. C'est pourquoi il est absolument indispensable de disposer d'un outil de gestion des tâches performant ! 🙌

Découvrez ClickUp, votre outil de gestion des tâches et de productivité incontournable qui vous aide à définir des objectifs, à établir des priorités et à suivre vos tâches au sein d'une seule et même plateforme !

Les tâches ClickUp sont l'outil phare de la plateforme pour la collaboration en équipe et la maîtrise des tâches personnelles. Elles offrent des fonctionnalités pratiques telles que :

Vous avez de gros projets qui vous attendent ? Divisez-les en petites sous-tâches plus faciles à gérer ! Vous souhaitez effectuer des modifications sur plusieurs tâches à la fois ? La barre d'action en bloc ClickUp est là pour vous aider.

Pour les personnes très occupées, ClickApp propose plus de 35 options pour personnaliser les flux de travail sans codage. Et comme si cela ne suffisait pas, ClickUp Automations intervient pour éliminer le travail fastidieux. Choisissez parmi plus de 100 options prêtes à l'emploi ou créez vos propres règles d'automatisation.

Pour une installation plus rapide du flux de travail et une hiérarchisation plus efficace des tâches, découvrez le modèle de gestion de tâches simple ClickUp. Il permet un suivi efficace des tâches et des objectifs quotidiens grâce à une liste de tâches simple. 🥅

2. Créez une liste de « choses à ne pas faire »

La hiérarchisation des priorités est peut-être l'essence même d'une exécution de projet réussie, mais la dépriorisation est tout aussi importante. C'est pourquoi la création d'une liste de « choses à ne pas faire » peut faire des merveilles pour votre productivité !

Imaginons que vous souhaitiez travailler sur un projet personnel, mais que vous ne puissiez pas lui accorder toute l'attention qu'il mérite dans l'immédiat. Dans ce cas, le noter comme tâche « à faire le mois prochain » sur votre liste de tâches peut vous sauver la vie. 🦸‍♂️

ClickUp est le couteau suisse des listes de tâches en ligne! Il vous aide à créer des listes multifonctionnelles que vous pouvez gérer sans effort depuis n'importe où : votre bureau, votre téléphone ou votre onglet de navigateur. C'est l'outil idéal pour vous rappeler ce qui est prévu dans votre agenda et ce que vous pouvez reporter.

Vous pouvez adapter ces listes exactement comme vous le souhaitez ! Transformez de simples listes en plans d'action et personnalisez-les à l'aide des éléments suivants :

Vous n'avez même pas besoin de partir de zéro ! Le modèle de liste de tâches quotidiennes ClickUp simplifie le processus, rendant l'ajout et l'organisation des tâches rapides et faciles. Avec diverses options pour organiser les tâches, définir les priorités et organiser les flux de travail, il vous fait gagner un temps précieux.

3. Définissez des niveaux de priorité

Pour une dépriorisation efficace, il est essentiel de distinguer les tâches qui apportent le plus et le moins de valeur à votre organisation. Cela vous permet de mettre de côté les tâches moins importantes pour plus tard et de vous concentrer sur celles qui auront un impact immédiat. 🎯

Dans ClickUp, l'urgence est mise en avant grâce à un système de priorité à quatre niveaux conçu pour façonner votre processus décisionnel :

Attribuer des étiquettes Priorité de tâche est un jeu d'enfant : il suffit de cliquer sur l'icône en forme de drapeau et de sélectionner le niveau d'urgence dans le menu déroulant. Le système de codes couleurs permet une reconnaissance rapide : les drapeaux rouges indiquent les tâches urgentes, tandis que le gris clair signale celles qui sont moins cruciales et peuvent être dépriorisées. 🏳️

Pour vous concentrer pleinement sur les questions urgentes, placez les tâches à haute priorité dans votre barre des tâches afin de pouvoir y accéder facilement.

4. Limitez vos heures de travail

Vous est-il déjà arrivé de surcharger votre journée avec trop de priorités, vous laissant à bout de souffle à la fin de la journée ? Il y a deux raisons à cela : une mauvaise gestion du temps et le fait de négliger de déprioriser. ⏳

Les fonctionnalités de suivi du temps de projet ClickUp viennent à votre secours ! Grâce à son extension Chrome gratuite, vous pouvez suivre votre temps sans effort depuis votre ordinateur de bureau, votre mobile ou votre navigateur web. Démarrez et arrêtez le temps sur tous vos appareils et passez facilement d'une tâche à l'autre à l'aide du chronomètre global. Ajoutez facilement du temps rétroactivement ou créez des entrées par intervalle de dates grâce au suivi manuel du temps.

Obtenez une vue détaillée du temps que vous avez suivi par jour, semaine, mois ou tout autre intervalle personnalisé à l'aide de feuilles de temps complètes. Consultez les totaux de temps regroupés par date et accédez aux tâches individuelles et aux entrées de temps pour une analyse approfondie de votre répartition du temps.

Ne manquez jamais rien grâce aux rappels ClickUp! Recevez des notifications par e-mail, sur votre bureau ou votre mobile pour rester au courant de vos tâches. Personnalisez vos rappels avec :

Tirez parti des intégrations avec des outils tels que Google et Outlook Calendars, Zoom, Alexa et Microsoft Teams pour synchroniser vos notifications de manière transparente sur toutes les plateformes.

5. Réévaluez vos priorités chaque semaine

Pour vous assurer que vos tâches en cours reçoivent l'attention qu'elles méritent, il est essentiel de réévaluer fréquemment les priorités. Vous pouvez le faire quotidiennement, au début ou à la fin de votre journée. Vous pouvez également donner le ton pour la semaine à venir en effectuant une révision le vendredi après-midi et en modifiant les priorités chaque jour par la suite. 🌞

Une évaluation claire et organisée des priorités est la première étape pour distinguer les tâches moins urgentes de celles qui sont hautement prioritaires. Heureusement, le modèle de matrice des priorités ClickUp vous aide dans cette tâche : il propose une matrice 2×2 équipée de variables d'urgence et d'importance pour une hiérarchisation transparente.

Il vous suffit d'ajouter les noms des tâches à des notes autocollantes de différentes couleurs dans les cellules correspondantes pour hiérarchiser ou déprioriser les tâches à l'aide des catégories suivantes :

6. Déprioriser les sous-tâches

Êtes-vous partagé entre la rédaction d'une analyse financière complète et la présentation des principaux points financiers ? Ou peut-être envisagez-vous une refonte totale de l'interface d'un logiciel plutôt qu'une mise au point d'une section particulière afin d'améliorer l'expérience des utilisateurs ?

Déprioriser ne signifie pas toujours abandonner une tâche dans son ensemble, mais plutôt réorganiser certaines parties d'une tâche ou d'un projet. De cette façon, vous conservez ce qui est le plus important et laissez tomber le reste. 👋

Une façon simple d'y parvenir consiste à créer des checklists de tâches et des sous-tâches. Cela vous permet de donner la priorité aux tâches essentielles tout en dépriorisant les sous-tâches qui n'apportent pas de valeur ajoutée immédiate à votre entreprise.

Utilisez ClickUp Task Checklists pour faciliter ce processus. Les éléments de votre checklist peuvent comporter des sous-éléments que vous pouvez facilement organiser par glisser-déposer. Ainsi, vos tâches prioritaires restent en haut de la liste, tandis que celles que vous souhaitez déprioriser se retrouvent en bas. De plus, vous pouvez attribuer des tâches, définir leurs niveaux de priorité et leurs délais, et suivre leur progression à l'aide de champs personnalisés.

Si créer une checklist à partir de zéro vous semble intimidant, essayez le modèle de checklist hebdomadaire ClickUp. Il est parfait pour les débutants et organise vos tâches quotidiennes en fonction de statuts personnalisés. Vous verrez facilement quelles sont les tâches :

Vous pouvez même personnaliser ces statuts, par exemple en ajoutant un statut « À ne pas faire » pour simplifier la dépriorisation. De plus, vous pouvez suivre les niveaux de priorité, les dates d'échéance et même votre humeur pour éviter le burn-out. 🔥

7. Visualisez votre disponibilité

Lorsque nous gérons plusieurs projets, nous avons souvent tendance à planifier des tâches sans vérifier leur priorité. Nous nous retrouvons alors à traiter dix tâches qui auraient pu attendre, au détriment de tâches plus importantes. Il est essentiel de visualiser votre disponibilité. 🔑

Tirez parti de la vue Charge de travail de ClickUp pour voir la charge de travail de chaque membre de l'équipe pour la période que vous avez choisie. Cela permet d'identifier les membres surchargés, ce qui facilite la planification de la main-d'œuvre et le partage des ressources.

Par ailleurs, la vue Calendrier simplifie la planification des tâches grâce à des fonctionnalités telles que :

Utilisez la vue Échéancier pour obtenir un aperçu rapide des tâches sur une seule ligne ou le diagramme de Gantt pour obtenir des calendriers détaillés des projets et des équipes. Les deux offrent des perspectives distinctes pour maîtriser le temps, gérer efficacement les tâches et s'assurer que les tâches à haute priorité sont prises en charge.

8. Éliminez les distractions

Intégrer la dépriorisation dans votre routine consiste à gérer votre temps et votre charge de travail de manière proactive. C'est pourquoi le time blocking est la solution idéale : il vous permet de créer un planning dans votre Calendrier pour les tâches les plus importantes. Ainsi, vous indiquez à votre équipe quand vous êtes disponible et vous évitez que votre Calendrier ne soit trop chargé et ne devienne trop stressant. 😩

Le time blocking consiste à diviser votre journée en « blocs » de temps gérables, chacun étant dédié à une tâche spécifique. Contrairement à une simple liste de tâches, le time blocking attribue des délais spécifiques pour achever certaines tâches.

Heureusement, ClickUp dispose d'une mine de modèles de blocage de temps et de fonctionnalités pour améliorer votre stratégie de dépriorisation.

Commencez par établir votre liste de tâches — classez vos tâches quotidiennes en trois catégories : À faire, En cours et Terminé. Vous pouvez ignorer les dates d'échéance et les personnes assignées si la liste est uniquement destinée à votre usage personnel.

Ajoutez des colonnes supplémentaires pour suivre vos tâches en fonction de facteurs tels que :

L'utilisation de modèles prêts à l'emploi pour le blocage de temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel peut faire toute la différence et vous faire gagner beaucoup de temps. Découvrez le modèle de blocage de temps ClickUp, conçu pour maîtriser les calendriers et déprioriser les tâches.

Il divise clairement les tâches en catégories : Personnel, Travail, Soins personnels et Réunions, ce qui facilite grandement l'organisation. De plus, vous pouvez le personnaliser avec des champs personnalisés pour garantir la cohérence des informations.

Le modèle vous permet d'indiquer votre niveau d'activité en définissant votre statut de disponibilité comme suit :

Cela vous permettra de mieux comprendre votre propre emploi du temps et vous permettra d'annuler ou de déléguer des tâches pendant les périodes où vous en avez déjà assez à faire. 🍽️

9. Communiquez avec votre équipe

Si vous avez du mal à décider quelles tâches déprioriser pour vous consacrer au travail hautement prioritaire, votre équipe pourrait vous apporter des idées précieuses. Lorsque plusieurs esprits travaillent ensemble, les possibilités sont presque infinies.

ClickUp prend très au sérieux la collaboration efficace et offre une plateforme consolidée équipée de tous les outils nécessaires pour une communication fluide au sein de l'équipe!

Imaginez un scénario dans lequel toutes vos tâches semblent soudainement aussi urgentes les unes que les autres lors de votre réévaluation hebdomadaire. ClickUp Tableaux blancs intervient alors, vous permettant de partager votre canevas numérique avec toute l'équipe pour un brainstorming collaboratif. 🧠

La flexibilité et les options de personnalisation de cet outil facilitent considérablement la recherche de solutions potentielles ! Vous pouvez résoudre les problèmes de manière créative à l'aide de diagrammes, de graphiques et de formes codées par couleur, et partager vos idées à l'aide de notes autocollantes, de commentaires, de documents, de fichiers multimédias et de liens.

Besoin d'aide immédiate ? ClickUp Docs vous accompagne grâce à ses fonctionnalités de collaboration en temps réel! Les équipes peuvent effectuer des modifications en cours sur des documents, attribuer des tâches, taguer des membres dans les commentaires et transformer rapidement du texte en tâches exploitables, garantissant ainsi une organisation fluide et une efficacité optimale.

ClickUp est une plateforme tout-en-un qui vous évite d'avoir à passer d'un tableau de bord de gestion de projet à une application de messagerie. La vue Chat permet une communication instantanée et regroupe les discussions spécifiques à une tâche dans un fil de discussion unifié, afin que tout le monde reste connecté et impliqué. 💬

10. Ayez une vision globale

Prendre du recul et avoir une vue d'ensemble de votre projet peut vous éclairer sur la gestion du temps et la productivité, vous aidant ainsi à déprioriser plus efficacement.

Découvrez ClickUp Dashboards, une vue d'ensemble complète de votre projet ! Plongez-vous dans la charge de travail de votre équipe, que ce soit à travers les points scrum ou les tâches assignées. C'est votre hub pour les discussions sur :

Faites votre choix parmi plus de 50 cartes pour concevoir le tableau de bord de vos rêves. Visualisez votre progression dans le style que vous préférez : utilisez des graphiques circulaires, linéaires ou à barres.

Suivez les performances de votre équipe par rapport à une cible définie et comparez les projections à l'aide de diagrammes Burnup et Burndown. Partagez le tableau de bord au sein de votre environnement de travail ou affichez-le en plein écran au bureau pour discuter en équipe des priorités des tâches. 🖥️

Maîtrisez l'art de la dépriorisation avec ClickUp

Lorsque vous établissez votre liste de tâches hebdomadaire, n'oubliez pas l'importance de la dépriorisation parallèlement à la définition des priorités. Ces 10 techniques efficaces de dépriorisation peuvent améliorer vos performances professionnelles, maintenir votre motivation et donner la priorité à votre bien-être !

Commencez à utiliser ClickUp gratuitement et accédez à une suite d'outils de dépriorisation ! Avec plus de 1 000 modèles prédéfinis, des listes de tâches, le suivi des dates d'échéance et une collaboration fluide entre les équipes, la réussite est à portée de clic. 🏆