À faites-vous que, selon la Dictionnaire anglais Oxford , deprioritization a été introduit pour la première fois en tant que substantif dans les années 1970 ? Il est amusant de constater que nous négligeons souvent ce mot. Au lieu de cela, nous avons tendance à nous concentrer sur la priorisation, pensant que l'élaboration de priorités listes à faire en priorité est la clé ultime d'une productivité optimale.
Pourtant, dans un monde où les professionnels sont aux prises avec des charges de travail écrasantes, il y a une vérité que nous ne pouvons pas éluder : on ne peut pas vraiment donner la priorité à toutes les tâches "importantes" sans déprioriser celles qui ne le sont pas tout à fait.
Dans cet article, nous allons nous plonger dans 10 techniques pour déprioriser efficacement votre charge de travail. Elles vous aideront à améliorer votre bien-être, atteindre des objectifs avec un minimum d'effort, et en fin de compte doper votre productivité globale . Sautons à pieds joints ! 🤸
Qu'est-ce que la dépriorisation ?
La dépriorisation est un processus actif de réorganisation et de suppression de vos tâches de votre agenda. Il s'agit de remanier, d'assigner ou d'écarter des tâches en fonction de vos objectifs et de vos priorités du moment. 🚩
Lorsque vous dépriorisez, vous réévaluez vos tâches - qu'elles soient forfaitaires, commencées ou en cours de travail - et décidez si elles sont actuellement prioritaires. Si la réponse est non, il est temps de modifier vos priorités .
Alors que l'établissement de priorités guide vos investissements en temps immédiats, la dépriorisation détermine les tâches que vous pouvez reporter à plus tard.
Avantages de la dépriorisation
Maîtriser l'art de la dépriorisation offre de nombreux avantages et sert de pierre angulaire à l'amélioration de la productivité. Ses principaux avantages sont les suivants :
- Une concentration accrue: En réduisant vos objectifs, vous pouvez vous concentrer plus clairement sur ce qui compte vraiment, en réduisant les distractions et..améliorer la concentration
- Augmentation de la productivité: En toute confianceen hiérarchisant les tâches permet de gagner du temps et de l'argentl'allocation des ressourcesce qui résulte en une meilleure utilisation de l'énergie
- Réduction du stress: La création d'une liste de tâches plus facile à gérer peut réduire le stress en éliminant les charges de travail trop lourdes et en permettant une approche plus équilibrée des responsabilités
- Sentiment d'accomplissement: Le fait d'achever régulièrement des objectifs classés par ordre de priorité favorise le sentiment d'accomplissement,et stimule la motivation et la confiance
- Amélioration de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée: Éviter le surengagement et le surmenageprévient l'épuisement professionnel et favorise le bien-être général
Comment utiliser la dépriorisation pour améliorer la productivité
Vous vous sentez enseveli sous une pile de tâches, vous ne savez pas lesquelles aborder en premier et lesquelles mettre de côté ? La dépriorisation est votre chevalier en armure étincelante !
Mais devinez quoi ? Il y a plus d'une façon de booster votre productivité avec cette méthode. Accrochez-vous pour 10 techniques qui changent la donne pour appliquer la dépriorisation afin de décupler votre motivation et de travailler plus intelligemment. Et en prime, nous vous présenterons quelques outils géniaux pour éclairer votre chemin dans ce voyage épique ! 🕯️
1. Utiliser un outil de gestion des tâches Augmentation de la productivité des employés et
une gestion efficace des tâches vont de pair. Une bonne gestion des tâches signifie qu'il faut dire adieu aux baisses de motivation, à l'épuisement professionnel et au stress lié au tri des priorités et des objectifs. C'est la raison pour laquelle un système de gestion des tâches robuste est essentiel outil de gestion des tâches est un must absolu ! 🙌
Entrer ClickUp -votre outil de gestion des tâches et de de productivité qui vous aide à définir des objectifs, à établir des priorités et à suivre les tâches au sein d'une seule et même plateforme ! Tâches ClickUp constituent la boîte à outils phare de la plateforme pour les tâches de la collaboration entre équipes et la maîtrise des tâches personnelles qui offre des fonctionnalités pratiques telles que :
- Quatre niveaux d'urgence
- Listes d'À faire
- Modèles de blocage de temps
- Suivi des jalons pour une motivation accrue
- Un code couleur pour une meilleure organisation
- Paramètres d'objectifs flexibles
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Task-types-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Types de tâches simplifiés /$$$img/
Améliorez la clarté de vos projets grâce aux types de tâches personnalisables et améliorez l'organisation de vos efforts de gestion de tâches
Vous avez de gros projets qui vous obsèdent ? Découpez-les en petites tailles grâce aux sous-tâches ! Vous souhaitez modifier plusieurs tâches en même temps ? L'outil Barre d'action en bloc ClickUp vous soutient.
Pour les entreprises très occupées, ClickApps offre plus de 35 options permettant de personnaliser les flux de travail sans avoir à coder. Et comme si cela ne suffisait pas, ClickUp Automatisations interviennent pour vous débarrasser du travail. Choisissez parmi plus de 100 options prêtes à l'emploi ou créez vos propres règles d'automatisation.
Pour accélérer l'installation du flux de travail et la hiérarchisation des tâches, explorez la section Modèle de gestion des tâches ClickUp simple . Il assure un suivi efficace des tâches et des objectifs quotidiens par le biais d'une simple liste à faire. 🥅
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Managing-Automations-list.png ClickUp 3.0 Liste de gestion des automatisations /$$img/
Affichez et gérez rapidement les Automatisations actives et inactives à travers les Espaces avec les mises à jour et les descriptions des utilisateurs
2. Créer une liste "à ne pas faire
L'établissement de priorités est peut-être l'essence même de la la réussite d'un projet mais il est tout aussi important d'établir des priorités. C'est pourquoi la création d'une liste "à ne pas faire " peut faire des merveilles pour votre productivité !
Disons que vous voulez travailler sur un projet personnel, mais que vous ne pouvez pas lui accorder tout de suite l'attention qu'il mérite. C'est à ce moment-là que le fait de le noter comme une tâche "le mois prochain" sur votre liste à faire peut vous sauver la vie. 🦸♂️
ClickUp est un peu le couteau suisse de l'entreprise Listes À faire en ligne ! Il vous aide à créer des listes multifonctionnelles que vous pouvez gérer sans effort depuis n'importe quel endroit, que ce soit votre bureau, votre téléphone ou un onglet de votre navigateur. C'est l'outil idéal pour se souvenir de ce qui est à venir dans l'agenda et de ce que l'on peut reporter.
Vous pouvez configurer ces listes exactement comme vous le souhaitez ! Transformez de simples listes en forfaits réalisables et personnalisez-les avec :
- Mise en forme
- Couleurs
- Tâches liées
- Assignés
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/ClickUp-Daily-To-Do-List-Template-Example-1400x1352.png Modèle de liste à faire quotidienne de ClickUp /$$img/
Organiser et déprioriser les tâches quotidiennes facilement avec le modèle de liste ClickUp Daily To-Do
Vous n'avez même pas besoin de partir de zéro ! Le modèle Modèle de liste quotidienne à faire de ClickUp rationalise le processus, en rendant l'ajout et l'organisation des tâches rapides et simples. Grâce à diverses options d'organisation des tâches, de paramétrage des priorités et d'organisation de l'emploi du temps, le modèle de liste des tâches quotidiennes de ClickUp vous permet d'ajouter des tâches et de les organiser rapidement et simplement l'organisation des flux de travail c'est un véritable gain de temps.
3. Définir les paramètres de priorité
Pour une dépriorisation efficace, il est essentiel de distinguer les tâches qui apportent le plus et le moins de valeur à votre organisation. Cela vous permet de mettre de côté les tâches moins importantes pour plus tard et de vous concentrer sur celles qui auront un impact immédiat. 🎯
Dans ClickUp, l'urgence est mise en évidence par un système d'alerte système de priorité à quatre niveaux conçu pour former votre processus de décision :
- Urgent: Attention immédiate nécessaire
- High: Tâches vitales à achever rapidement
- Normal: Peut attendre un peu, mais important pour la planification stratégique et la recherche
- Faible: Tâches de moindre priorité ou moins urgentes
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Setting-Task-Priority.png ClickUp 3.0 Paramétrage de la priorité des tâches /$$img/
Définir rapidement la priorité des tâches au sein d'une tâche afin de communiquer ce qui doit être traité en premier
Attribution Priorité de la tâche est un jeu d'enfant : il suffit de cliquer sur l'icône du drapeau et de choisir le niveau d'urgence dans le menu déroulant. Le système de code couleur assure une reconnaissance rapide : les drapeaux rouges indiquent les tâches urgentes, tandis que le gris clair signale les tâches moins cruciales, mûres pour être dépriorisées. 🏳️
Pour vous concentrer sur les questions urgentes, placez les tâches hautement prioritaires dans votre Barre des tâches pour un accès facile.
4. Limitez vos heures de travail
Vous est-il déjà arrivé de surcharger votre journée avec trop de priorités, vous laissant à bout de souffle au moment où elle s'achève ? Deux raisons à cela : une mauvaise gestion du temps et le fait de négliger de déprioriser. ⏳ Suivi du temps du projet ClickUp les fonctionnalités de ClickUp Project viennent à la rescousse ! Avec son extension Chrome gratuite, vous pouvez suivre votre temps sans effort depuis votre bureau, votre mobile ou votre navigateur web. Démarrez et arrêtez le temps sur tous les appareilset passez en toute transparence d'une tâche à l'autre à l'aide du chronomètre global. Ajoutez facilement du temps rétroactivement ou créez des entrées par intervalle de dates avec le suivi du temps manuel.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Time-Tracking-1-1400x934.png ClickUp Suivi du temps /$$img/
Suivez le temps dans votre compte ClickUp avec une extension Chrome gratuite et obtenez des aperçus de l'allocation de votre temps
Affichez une vue détaillée de votre temps suivi par jour, semaine, mois ou tout intervalle personnalisé à l'aide de feuilles de temps complètes. Consultez les totaux de temps regroupés par dates et accédez aux tâches individuelles et aux entrées de temps pour une analyse approfondie de votre allocation de temps.
Ne perdez jamais de temps grâce à Rappels ClickUp ! Recevez des notifications par e-mail, bureau ou mobile pour ne pas perdre de vue vos tâches. Personnalisez vos rappels avec :
- Des photos
- Mémos vocaux
- Emplacements sur le plan
Tirez parti des intégrations avec des outils tels que les calendriers Google et Outlook, Zoom, Alexa et Microsoft Teams pour synchroniser vos notifications de manière transparente entre les différentes plateformes.
5. Réévaluer les priorités chaque semaine
Pour vous assurer que vos tâches en cours reçoivent l'attention qu'elles méritent, il est essentiel de réévaluer fréquemment les priorités. Vous pouvez le faire tous les jours, au début ou à la fin de votre journée. Vous pouvez aussi donner le ton pour la semaine à venir en faisant le point le vendredi après-midi et en modifiant les paramètres chaque jour suivant. 🌞
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Priority-Matrix-Template.png Modèle de matrice des priorités ClickUp /$$img/
Utilisez ce modèle de matrice des priorités ClickUp pour identifier les tâches critiques en fonction de leur urgence, de leur impact et de leur importance
Une évaluation claire et organisée des priorités est la première étape pour séparer les tâches moins urgentes des tâches hautement prioritaires. Heureusement, la matrice des priorités de ClickUp Modèle de matrice des priorités ClickUp vous couvre - il propose une matrice 2×2 équipée des variables Urgence et Importance pour une priorisation sans faille.
Il suffit d'ajouter les noms des tâches à des notes autocollantes codées en couleur dans les codes respectifs pour les classer par ordre de priorité ou les déprioriser à l'aide de ces catégories :
- Haute importance, haute urgence : À faire en premier
- Faible importance, grande urgence : À faire ensuite
- Importance élevée, urgence faible : Faire plus tard
- Faible importance, faible urgence : Faire en dernier
6. Déprioriser les sous-tâches
Êtes-vous partagé entre la rédaction d'un projet complet de analyse financière ou la présentation des principaux points financiers ? Ou peut-être envisagez-vous une refonte totale de l'interface d'un logiciel plutôt que de peaufiner une section particulière pour améliorer l'expérience de l'utilisateur ?
Déprioriser ne signifie pas toujours renoncer à une tâche dans son ensemble - il s'agit de réorganiser des parties spécifiques au sein d'une tâche ou d'un projet. De cette façon, vous gardez ce qui compte le plus et vous laissez tomber le reste. 👋
Un moyen facile de gérer cela est de créer des checklists de tâches et des sous-tâches. Cela vous permet de hiérarchiser les tâches essentielles tout en privant de priorité les sous-tâches qui n'apportent pas de valeur immédiate à votre entreprise.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Task-View-Checklist.png Liste de contrôle affichée des tâches /$$img/
Créer des checklists avec des sous-tâches imbriquées pour une priorisation et une dépriorisation simples dans ClickUp
Utiliser Checklists des tâches ClickUp à rendre ce processus plus fluide . Les éléments de votre checklist peuvent avoir des sous-éléments que vous pouvez facilement organiser par glisser-déposer. C'est ainsi que vos tâches de première priorité restent en haut de la liste, tandis que celles que vous souhaitez déprioriser se retrouvent en bas. De plus, vous pouvez assigner des tâches, définir leurs paramètres de priorité et les délais, et suivre la progression à l'aide de champs personnalisés.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Weekly-Checklist-Template.png Modèle de checklist hebdomadaire ClickUp /$$img/
Visualisez votre semaine en un coup d'œil et hiérarchisez vos tâches quotidiennes grâce au modèle de checklist hebdomadaire ClickUp
Si l'élaboration d'une checklist à partir de zéro vous semble décourageante, essayez le modèle de checklist hebdomadaire de ClickUp Modèle de checklist hebdomadaire ClickUp . Il est parfait pour les débutants et les organise vos tâches quotidiennes en fonction des statuts personnalisés. Vous verrez facilement quelles tâches sont :
- Annulées
- Achevées
- En cours de progression
- À faire
Vous pouvez même personnaliser ces statuts, par exemple en ajoutant un statut "À faire" pour simplifier la suppression des priorités. De plus, vous pouvez suivre les niveaux de priorité, les dates d'échéance et même votre humeur pour éviter de vous épuiser. 🔥
7. Visualisez vos disponibilités
Quand la gestion de plusieurs projets dans la gestion de projets multiples, nous insérons souvent des tâches sans vérifier leur priorité. Le résultat est que nous nous attaquons à dix tâches qui auraient pu attendre et que nous passons à côté de tâches plus importantes. Visualiser sa disponibilité est clé. 🔑
Tirez parti de la ClickUp Vue Charge de travail pour connaître la charge de travail de chaque membre de l'équipe pour la période choisie. Cela permet de repérer les membres surchargés et d'améliorer la planification des effectifs et le partage des ressources.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Charge de travail-on-a-Échéancier-View.png Vue de la charge de travail sur un échéancier /$$img/
Utilisez la vue Charge de travail avec des échéanciers pour visualiser sans effort votre emploi du temps dans ClickUp
Pendant ce temps, la vue Affichage du Calendrier simplifie l'ordonnancement des tâches avec des fonctionnalités telles que :
- Glisser-déposer pour une organisation facile
- Champs personnalisés pour personnaliser votre planning par jour, semaine ou mois
- Étiquettes avec code couleur pour suivre la progression et éviter les conflits entre les priorités ⚔️
Utilisez la vue Échéancier pour un aperçu rapide des tâches sur une seule ligne ou le diagramme Gantt pour des calendriers détaillés de projets et d'équipes. Les deux offrent des perspectives distinctes pour maîtriser le temps, gérer efficacement les tâches et s'assurer que les tâches de haute priorité sont prises en charge.
8. Éliminer les distractions
Incorporer la dépriorisation dans votre routine, c'est avant tout être proactif avec votre temps et votre charge de travail. C'est pourquoi le blocage du temps est la solution idéale - il vous permet de créer un emploi du temps sur votre Calendrier pour les tâches les plus importantes. De cette façon, vous montrez à votre équipe quand vous êtes disponible et vous protégez votre emploi du temps de la surcharge et de la saturation. 😩
Le blocage du temps divise votre journée en "blocs" de temps gérables, chacun dédié à une tâche spécifique. Contrairement à une simple liste de choses à faire, le bloc de temps attribue des délais précis pour achever certaines tâches.
Heureusement, ClickUp dispose d'un trésor de de modèles qui bloquent le temps et des fonctionnalités pour améliorer votre jeu de dépriorisation.
Commencez par paramétrer vos liste de tâches -trie vos tâches quotidiennes en trois catégories : To-Do, _In Progress, et Complete. Vous pouvez ignorer les dates d'échéance et les assignés si la liste n'est destinée qu'à vous.
Ajoutez des colonnes à suivre vos tâches en fonction de facteurs tels que
- Le moment de la journée (matin, après-midi, soir)
- Le temps nécessaire à chaque tâche
- Le moment où vous avez l'intention de la faire Terminé
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/451f3ad5-1000.png Modèle de blocage d'horaire ClickUp /$$img/
Le ClickUp Blocage de l'horaire Le modèle vous aide à organiser votre emploi du temps en dépriorisant les tâches les jours où vous êtes le plus occupé
L'utilisation de modèles prêts à l'emploi pour le blocage des heures quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles peut faire toute la différence et vous faire gagner beaucoup de temps. Consultez le Modèle de blocage d'horaire ClickUp , conçu pour maîtriser les calendriers et déprioriser les tâches.
Il divise soigneusement les tâches en catégories personnelles, travail, soins personnels et réunions, ce qui facilite l'organisation. De plus, vous pouvez le personnaliser à l'aide de champs personnalisés pour assurer la cohérence des informations.
Le modèle vous permet d'indiquer à quel point vous êtes occupé en paramétrant votre statut de disponibilité comme suit :
- Free: Vous êtes disponible pour faire la tâche
- Partiellement occupé: Vous êtes en train de faire quelque chose, mais vous êtes disponible pour les appels et les discussions
- Occupé: Vous n'êtes pas disponible
Cela vous permet de mieux comprendre votre propre emploi du temps et d'annuler ou de déléguer des tâches pendant les périodes où vous avez déjà assez à faire. 🍽️
9. Communiquez avec votre équipe
Si vous avez du mal à décider des tâches à déprioriser pour faire place à un travail de haute priorité, votre équipe pourrait avoir de précieuses idées à vous donner. Lorsque plusieurs esprits travaillent ensemble, les possibilités sont presque infinies.
ClickUp prend en charge une collaboration efficace super sérieusement et offre une plateforme consolidée dotée de tous les outils nécessaires pour une communication sans faille au sein de l'équipe !
Imaginez un scénario dans lequel toutes vos tâches vous paraissent soudain aussi urgentes les unes que les autres lors de votre réévaluation hebdomadaire. Tableaux blancs ClickUp intervient, vous permettant de partager votre toile numérique avec l'ensemble de l'équipe pour des un brainstorming collaboratif . 🧠
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Whiteboards-Collaboration.png Tableau blanc Collaboration /$$img/
Collaborez de manière créative avec toute l'équipe en utilisant les Tableaux blancs interactifs de ClickUp
Grâce à la flexibilité et aux options de personnalisation de cet outil, planifier des solutions potentielles devient un véritable plaisir ! Vous pouvez résoudre des problèmes de manière créative avec des diagrammes, des graphiques et des formes codées en couleur et partager des idées à l'aide de notes, de commentaires, de documents, de fichiers multimédias et de liens.
Besoin d'une aide immédiate ? Documents ClickUp vous soutient avec collaboration en temps réel fonctionnalités ! Les équipes peuvent modifier collectivement des documents, attribuer des éléments d'action, étiqueter des membres dans des commentaires et transformer rapidement du texte en tâches exploitables, ce qui garantit une organisation et une efficacité sans faille.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Assigned-Comments-in-ClickUp-Docs.png Commentaires assignés dans ClickUp Docs /$$img/
Utilisez les documents pour la modification en cours, les commentaires et les étiquettes en temps réel dans ClickUp
ClickUp est une plateforme tout-en-un, éliminant le besoin de passer d'un système à l'autre tableaux de bord de gestion de projet et les applications de messagerie. Les Affichage du chat permet une communication instantanée et maintient les discussions spécifiques à une tâche dans un fil unifié, ce qui permet à chacun de rester connecté et impliqué. 💬
10. Penser à la situation dans son ensemble
Prendre du recul et afficher une vue d'ensemble de votre projet peut mettre en lumière la gestion du temps et la productivité pour vous aider à hiérarchiser vos priorités de manière plus efficace.
Entrer Tableaux de bord ClickUp -une vue affichée de l'ensemble de votre projet ! Plongez dans la charge de travail de votre équipe, que ce soit à travers les points de mêlée ou les tâches assignées. C'est votre hub pour les discussions sur :
- La priorisation et la dépriorisation
- Le suivi de la progression
- L'évaluation des performances de l'équipe
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Dashboard-Simplified-1400x934.png Tableau de bord ClickUp /$$img/
Obtenez un aperçu à 360 degrés de votre projet en utilisant les tableaux de bord pour évaluer la progression dans ClickUp
Choisissez parmi plus de 50 cartes pour concevoir le tableau de bord de vos rêves. Visualisez votre progression dans le style que vous préférez - utilisez des graphiques à secteurs, à lignes ou à barres.
Suivez les performances de l'équipe par rapport à une cible définie et comparez les projets à l'aide des diagrammes de combustion et d'épuisement. Partagez le tableau de bord dans votre environnement de travail ou affichez-le en plein écran au bureau pour des discussions d'équipe sur les priorités des tâches. 🖥️
Maîtriser l'art de la dépriorisation avec ClickUp
Lors de l'élaboration de votre liste de tâches hebdomadaires, n'oubliez pas le pouvoir de la dépriorisation en même temps que l'établissement de paramètres. Ces 10 techniques efficaces de dépriorisation peuvent améliorer les performances au travail , maintenir la motivation et donner la priorité à votre bien-être ! Commencez avec ClickUp gratuitement et accédez à une suite d'outils de dépriorisation ! Avec plus de 1 000 modèles pré-conçus des listes de tâches, suivi des dates d'échéance et une collaboration transparente entre les équipes, la réussite est à portée de clic. 🏆