Que la caja registradora suene no significa que todos los proyectos sean un éxito. El rendimiento financiero de un proyecto no se limita a las cifras de ingresos. Para medir el éxito hay que tener en cuenta elementos como el presupuesto utilizado, el plazo de ejecución y los beneficios relativos derivados.
Ahora, la pregunta del millón: por supuesto, aplicando un sistema equilibrado de contabilidad de proyectos.
Imagínese esto: ingresos cuestionables, presupuesto que se va de las manos y ningún registro tangible de los costes reales; es una pesadilla tanto para los contables como para los gestores de proyectos 🥳
Estamos aquí para desglosar la contabilidad basada en proyectos y mostrarle cómo puede cambiar las reglas del juego de su negocio. Sin jerga extravagante, sólo ideas directas sobre:
- El concepto y las ventajas de la contabilidad por proyectos
- Principios establecidos y mejores prácticas
- El proceso de implantación de la contabilidad de proyectos
¿Qué es la contabilidad de proyectos?
Puede que esté familiarizado con la contabilidad financiera general, pero la contabilidad de proyectos es una bestia diferente. En términos sencillos, se trata de hacer un seguimiento de las finanzas del proyecto a cualquier escala para medir la rentabilidad de un trabajo. Usted puede seguir los centros de coste y los beneficios de los proyectos individuales de su empresa.
A diferencia de la contabilidad general, que proporciona una visión general de la situación financiera global de una empresa, la contabilidad de proyectos profundiza en los detalles de la salud financiera de cada proyecto. Su visión microscópica le permite ver los detalles intrincados que de otro modo podrían perderse en el panorama más amplio de sus estados financieros. 🔬
Como propietario de una empresa, siempre está buscando métodos para aumentar la rentabilidad de los proyectos, y la contabilidad de proyectos permite precisamente eso. Al realizar un seguimiento de los gastos e ingresos de cada proyecto, puede determinar qué iniciativas son las más lucrativas y cuáles deben revisarse, perfeccionarse o incluso abandonarse.
Además, con un conocimiento detallado de cómo se gasta y se gana dinero en cada proyecto, podrá anticiparse más rápidamente a posibles problemas de tesorería, planificar la gestión de recursos con mayor eficacia y tomar decisiones informadas sobre futuros proyectos.
Consejo de bonificación: Ahora puede utilizar ClickUp para gestionar las finanzas del proyecto para obtener una visión completa de la rentabilidad de sus proyectos. Desde el seguimiento del presupuesto de tu proyecto hasta la gestión de los plazos de pago, manéjalo todo desde una única plataforma. 🤠
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Contabilidad de proyectos: Principios a seguir
Si conoce bien los principios de contabilidad de proyectos, podrá garantizar una flujo de trabajo más fluido y una mejor gestión financiera de su cartera. He aquí los cinco principios fundamentales que debes seguir:
- Utilizar un sistema de contabilidad de proyectos distinto: Segregue los sistemas contables proyecto por proyecto para obtener métricas de rendimiento más claras. Por ejemplo, Proyecto A y Proyecto B siguen métodos distintos de reconocimiento de ingresos: el primero utiliza el método del porcentaje de realización, mientras que el segundo calcula los beneficios basándose en el sistema de contabilidad de devengo. Con un sistema de contabilidad independiente para cada uno, podrá hacer un seguimiento preciso de los costes e ingresos de cada proyecto
- _Prevea su presupuesto* Una interfaz fácil de usar que permite un uso eficiente del software a todos los miembros del equipo
Es sencillo añadir valores monetarios a las tareas para mantener los presupuestos de los proyectos al día
Aunque invertir en un buen software es vital, tiene que ajustarse al tamaño de su cartera. Por suerte, este software de gestión de proyectos es como un par de pantalones elásticos: ¡crece contigo! Y lo mejor es que viene con funciones gratuitas, de bolsillo y personalizables para empresas .
Paso 3: Establecer los costes del proyecto con estimaciones cuidadosas
Lo creas o no, un presupuesto y una estimación de costes precisos son la base de una gestión de proyectos eficiente, ya que garantizan la viabilidad financiera y la sostenibilidad del proyecto. He aquí cómo hacerlo:
- Identifique todos los posibles gastos generales: Tenga en cuenta todos los centros de coste posibles, desde los recursos y la mano de obra hasta los imprevistos
- Estimar los costes: Utilizar datos históricos, precios de mercado u opiniones de expertos para cuantificar estos costes
- Preparar el presupuesto: Combine sus estimaciones de costes en un presupuesto global
- Revisar y modificar: Supervisar y ajustar continuamente el presupuesto a medida que avanza el proyecto
Es más fácil decirlo que hacerlo, pero también nos ocupamos de la parte de "hacerlo". En Plantilla de propuesta de presupuesto de ClickUp actúa como su GPS financiero. Desglosa los costes del proyecto en trozos del tamaño de un bocado, garantizando que tanto tú como las partes interesadas dispongáis de una hoja de ruta financiera fiable. 🛣️
La plantilla de propuesta de presupuesto de ClickUp está diseñada para ayudarle a crear y realizar un seguimiento de sus propuestas de presupuesto
Paso 4: Definir los ingresos
No todos los proyectos de una empresa generan ingresos de inmediato. Algunos proyectos, como la simplificación de un sistema de fichas horarias, ni siquiera generan dinero directamente, pero sientan las bases para un mayor margen de beneficios en el futuro. Por otro lado, proyectos como la construcción de una casa, la construcción de una carretera o la creación de un nuevo producto de software pueden generar ingresos que cubran sus costes en un plazo definido.
Cuando se trata de cobrar por proyectos, el reconocimiento de ingresos varía, y su sistema de contabilidad de proyectos debe adaptarse a ello. Algunos proyectos se pagan una vez terminado el trabajo, mientras que otros siguen el método de coste a coste y registran pagos parciales a medida que avanza el trabajo.
Lo más inteligente es establecer normas claras sobre cuándo se cobra y cuándo se contabiliza ese dinero como ingresos; hazlo antes de poner en marcha el proyecto. 💲
Puedes hacer un seguimiento de los ingresos y el crecimiento de los proyectos individuales con la función Plantilla de seguimiento de KPI de crecimiento de ingresos de ClickUp . Cree copias de esta plantilla y personalícela con estilos exclusivos de reconocimiento de ingresos y parámetros de rendimiento.
Paso 5: Configurar el seguimiento de gastos y tiempo en tiempo real
¿Por qué debería implantar el seguimiento de gastos y tiempo en tiempo real? Es fácil: Para asegurarse de que todo se ajusta al presupuesto y al calendario. Podrá identificar cualquier gastos imprevistos o retrasos en cuanto aparecen, lo que le permite tomar medidas rápidas para el éxito del proyecto.
Puede utilizar Seguimiento del tiempo de proyectos ClickUp para realizar un seguimiento de las horas de trabajo, las hojas de horas segregadas y los gastos, y obtener una instantánea al minuto del progreso del proyecto. ⏳
Para una forma aún más rápida de controlar sus gastos consulte la Plantilla de gestión de costes de proyectos ClickUp . Supongamos que se encarga de la contabilidad de costes de un proyecto de construcción. Esta plantilla facilita el seguimiento de los costes del proyecto para diferentes elementos, como materiales, mano de obra, permisos y equipos. Vea cómo se mantiene su presupuesto en tiempo real y actualícelo en caso de subidas de precios y cambios similares.
Realice un seguimiento de los costes de diferentes elementos en función del tipo de proyecto
Paso 6: Generar informes periódicos del proyecto
La contabilidad de proyectos es muy parecida a la contabilidad de gestión: hay que entender qué representan los números y cómo influyen en el éxito del proyecto. Con opciones nativas de informes dentro de ClickUp, es más fácil obtener informes numéricos y visuales de distintos parámetros de los proyectos, incluidos los recursos del equipo y las pistas presupuestarias. Utilice esta información para mejorar sus prácticas de contabilidad de proyectos, aumentar la eficacia e incrementar la rentabilidad. 💯
Dos consejos adicionales:
- Genera y revisa regularmente estos informes para controlar la salud financiera del proyecto: hazlo semanal o mensualmente en función del volumen de tareas del proyecto
- Mantenga un estilo de elaboración de informes flexible: personalice los informes con parámetros relevantes que le permitan conocer el rendimiento del proyecto
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¿Necesita una herramienta? En Plantilla de informes de proyectos ClickUp permite al gestor de proyectos centrarse en aquellas áreas que necesitan más atención, ofreciendo una imagen detallada de kPI de alto nivel y el rendimiento general. Le ayuda a controlar elementos cruciales como las tareas del proyecto, los gastos y las tareas pendientes.
Paso 7: Identificar posibles problemas y tomar medidas correctivas
No se quede con los datos recopilados; analícelos de inmediato. Utilícelos para identificar tendencias, prever resultados e identificar riesgos de finalización. Esté atento a cualquier problema potencial que pueda hacer descarrilar las finanzas del proyecto. Pueden ir desde sobrecostes y retrasos en los plazos hasta necesidades imprevistas de asignación de recursos.
Supongamos que algunos de estos escenarios se hicieran realidad. ¿Cómo los gestionaría? ClickUp puede ayudarle a mejorar la gestión de incidencias:
- Agile-Scrum*Cuadros de mando*: Obtenga una visión rápida y completa de su flujo de trabajo y controle el progreso de su equipo en la gestión de defectos
- Sprints de ClickUp : Las empresas de ingeniería pueden hacer que la eliminación de errores sea pan comido conplanificación ágil de sprints* Asignación de tareas: Con una*Suite de Gestión de Tareas*no hay confusión sobre quién se ocupa de qué
- Hojas de ruta: Mapee los detalles de su flujo de trabajo correctivo y compártalos fácilmente con su equipo de proyecto
- Estados de tareas personalizados : Cree un flujo de procesos de contabilidad de proyectos personalizado asignando estados personalizados a las actividades de resolución de problemas en curso
- Diagramas de Gantt ClickUp : Afronte los retrasos y los problemas de gestión de recursos con confianza mediantela priorización de tareas exigiendo una atención inmediata en un plazo flexible 🆘
La lista de seguimiento de incidencias de ClickUp facilita el control de las incidencias abiertas, quién está trabajando en ellas y cuál es el estado de la tarea, todo de un vistazo
**Sea proactivo aquí, ya que una acción correctiva rápida puede mitigar cualquier impacto adverso en la rentabilidad del proyecto
Mejores prácticas de contabilidad de proyectos
Las mejores prácticas de contabilidad de proyectos giran en torno a procesos, controles y procedimientos eficaces de gestión de proyectos a la hora de abordar problemas. Hay algunas mejores prácticas que se pueden seguir al tomar decisiones sobre precios, licitaciones, procesos contractuales y disposiciones contractuales. El objetivo es mejorar el desarrollo de controles y documentación.
He aquí algunas mejores prácticas que conviene seguir:
Mantener un programa de valores (SOV)
Para la contabilidad de proyectos en empresas de ingeniería, mantenga un SOV detallado que describa el coste de las distintas partes del trabajo en un contrato finalizado. Esto permite un cálculo transparente del porcentaje de finalización.
Revisar las actas de las reuniones y los informes de progreso
Revisar periódicamente las actas de las reuniones y informes de progreso para detectar desviaciones del acuerdo original y alertar a su equipo contable en consecuencia.
Prefiera informes de costes basados en pruebas
Controle sistemáticamente los informes del proyecto, especialmente los informes de costes, para asegurarse de que no haya transacciones financieras sin justificar. Utilice Solicitud de información (RFI) para colmar lagunas de información en planes, contratos, documentos o especificaciones cuando sea necesario.
Esté atento a las órdenes de cambio
Las órdenes de cambio que señalan alteraciones del plan de trabajo original pueden confundir a todo el equipo y provocar trastornos en el presupuesto del proyecto y la paralización de las obras. Desarrolle un plan de órdenes de cambio que permita a los gestores del proyecto ajustar con cuidado cada centro de coste.
Revise siempre las horas de mano de obra y las facturas de los subcontratistas
Revise periódicamente la documentación de las horas de trabajo, posiblemente cada semana, para alinearla con la previsión del proyecto. Verifique que todas las facturas de subcontratistas corresponden a cargos aprobados.
Revise el calendario del proyecto a intervalos regulares
Recalcule el calendario del proyecto con regularidad, empezando por el nivel de tarea y avanzando hasta el nivel global del proyecto y macro (toda la empresa), asegurándose de que los plazos se ajustan a las expectativas.
Utilice ClickUp para respaldar la contabilidad basada en proyectos
La implantación de la contabilidad de proyectos es imprescindible para que las empresas de servicios prosperen. Fomenta la transparencia y ofrece a los gestores de proyectos la información necesaria para optimizar el rendimiento financiero y lograr el éxito del proyecto a largo plazo.
El software de contabilidad de proyectos, distinto de los sistemas tradicionales de contabilidad financiera, se erige como un método probado para que las organizaciones de servicios mejoren la utilización de los recursos.
Tanto los contables como los gestores de proyectos hacen malabarismos con diversas tareas, a menudo utilizando un montón de herramientas distintas. Pero al registrarse en ClickUp podrá gestionarlo todo a la perfección en una única y completa plataforma de gestión de proyectos 😎