¿Los vendedores te están dejando de lado? No eres tú-es tu RFI. 🤷
Ningún proyecto se inicia con todos los equipos y suministros necesarios ya disponibles. Para obtener un hardware específico o una nueva pieza de software, debe seguir la norma proceso de adquisición que comienza con la solicitud de información a proveedores o prestadores de servicios.
Para formalizar el proceso, primero hay que enviar un documento de solicitud de información (RFI) al proveedor, y éste lo utiliza para determinar si quiere trabajar con usted.
Las plantillas de RFI son esenciales si quiere causar una buena impresión a los proveedores con un aspecto y un tono más profesionales. Contar con un proceso estandarizado para el documento de solicitud de información también contribuye al éxito de los procesos de adquisición de sus equipos.
Estos documentos tienen campos prediseñados para capturar datos de manera formal, lo que hace que el proceso de recopilación de información sea rápido y sencillo para ambas partes. ¿No sabe dónde encontrar la plantilla perfecta? Nosotros le ayudamos
Hemos seleccionado las 10 plantillas de solicitud de información más funcionales que harán que la comunicación con los proveedores sea facilísima.
¿Qué es una solicitud de información?
Una solicitud de información es un documento formal que utilizan los gestores de proyectos y tareas, así como los equipos de planificación, para preguntar a los posibles proveedores si tienen capacidad para proporcionar los servicios o materiales necesarios para un proyecto concreto.
También puede utilizarse para preguntar por un producto, elemento o servicio ya adquirido. La mayoría de los RFI se escriben siguiendo estas cinco categorías:
- Nombre e información de contacto de la empresa solicitante
- Panorámica del proyecto que necesita los suministros
- Consultas sobre el producto o servicio solicitado (capacidades del producto, experiencia y precios) ❓
- Un plazo para enviar las respuestas
- Instrucciones contextuales
Normalmente se envía la solicitud de información a varios proveedores y se crea listas de proveedores para recabar información y comparar opciones en función de sus criterios de selección. Dado que los proveedores pueden responder dentro del mismo documento, éste sirve como registro del intercambio de información.
Por qué necesita una plantilla de RFI
Para redactar un pliego de solicitud de manifestaciones de interés perfecto, hay que estar centrado y ser preciso. Por eso, los directivos con más experiencia confían en plantillas de RFI elaboradas por expertos para hacer el trabajo más pesado. 🏋️
Una plantilla de RFI agiliza el proceso de solicitar información a los proveedores. Sigue la estructura formalizada para extraer información. Sus secciones definidas garantizan coherencia, claridad y concisión en tu comunicación externa y te ahorran tiempo y esfuerzo.
El uso de plantillas de solicitud de información ofrece numerosas ventajas, entre ellas:
- Personalización:Se pueden editar fácilmente para adaptarlas a los requisitos específicos de cada situación de contratación, manteniendo al mismo tiempo un marco uniforme
- Fácil comparación:Los formatos estandarizados simplifican el proceso de comparación de las respuestas de los proveedores, lo que contribuye a una selección más rápida
- Documentación: Las plantillas facilitan el seguimiento de todas las conversaciones mantenidas con los proveedores y sirven como descripción detallada o prueba de que se ha hecho una elección justa
- Reducción de costes: Ayudan a reducir los costes administrativos asociados a los ejercicios de contratación al agilizar el proceso de solicitud de información
10 prácticas plantillas y formularios de RFI que puede probar
Hay una gran variedad de plantillas de RFI disponibles en Internet, ¡y hemos reunido lo mejor de lo mejor para usted! Disponemos de opciones fáciles de usar de proveedores líderes como ClickUp y TemplateLab. Echa un vistazo más de cerca a sus funciones exclusivas a continuación. 👀
1. Plantilla de RFI estándar de ClickUp
Manténgase organizado y realice un seguimiento de todas las solicitudes de información sin problemas con la plantilla estándar de solicitud de información de ClickUp
Manténgase centrado y organizado para cualquier iniciativa de RFI o proceso de adquisición con la plantilla estándar de RFI de ClickUp Plantilla estándar de solicitud de manifestaciones de interés de ClickUp . Esta plantilla de RFI versátil y gratuita le ayuda a recopilar datos de todo tipo de proveedores, mantener las respuestas centralizadas y realizar comparaciones justas y sin problemas. ⚖️
Para utilizar el documento, sólo tiene que descargarlo y crear un Formulario de solicitud de RFI para proveedores potenciales. Añada tantos detalles como desee, como el nombre del solicitante, el departamento y la fecha límite. Envíe el formulario y realice su seguimiento a través de estados como Nueva solicitud, Confirmación, Cancelado, Completado y Entrega. Compare las respuestas recibidas a través de múltiples vistas personalizables.
La vista Lista de solicitudes muestra los RFI organizados por categorías, como problemas, sugerencias y modificaciones. También está la vista Tablero de procesos de RFI, que representa visualmente las solicitudes como tarjetas en un tablero Tablero Kanban . Estas tarjetas están agrupadas por estado y prioridad para una mejor visualización de tareas .
Mueva una solicitud de una fase a otra con una sencilla herramienta de arrastrar y soltar. O establezca criterios de evaluación en todos sus estados para agilizar el proceso.
En la vista Calendario de plazos de entrega, la atención se centra principalmente en las fechas límite de cada solicitud, lo que le ofrece una visión rápida de lo que se ha cumplido o pasado por alto. Puede reprogramar los plazos haciendo clic en el botón Plazo de la pantalla.
2. Plantilla de solicitud de información ClickUp
Recopile datos de RFI y mantenga un registro claro de todos los detalles esenciales con facilidad utilizando esta plantilla de respuesta a RFI de ClickUp diseñada para proyectos de construcción
¿Busca una forma sencilla de recopilar datos de proveedores o contratistas con mayor claridad? No busque más Plantilla de solicitud de información ClickUp , un potente formulario de solicitud de información diseñado específicamente para construir un proceso de recopilación de información fácil de seguir pero coherente. 🧐
Utilice esta plantilla para recopilar datos de proveedores como cualificaciones, materiales y precios con facilidad. Puede gestionar los datos de varios contratistas a través de una única interfaz y realizar un seguimiento del progreso con actualizaciones en tiempo real, tales como cambios en la programación tiempos de respuesta o precios.
Esta función es especialmente útil en los siguientes casos industrias como la construcción y la fabricación, donde los frecuentes cambios de costes pueden causar estragos en los presupuestos. Realice el seguimiento de las respuestas a las solicitudes de información a través de cuatro vistas de fácil manejo:
- Vista del Formulario de envío de RFI: Ayuda a comprobar los detalles de la solicitud de información, como el título y la descripción, el nombre del proyecto, el alcance y la prioridad
- Vista Lista de registro de RFI: Proporciona un resumen de todos sus datos de RFI agrupados por estado y ofrece campos personalizados para Respuesta, Cambio en el coste y Cambio en el cronograma
- Vista Tablero del proyecto: Muestra los RFI agrupados por nombre de proyecto, mejorando la correspondencia departamental
- Vista Tabla de Alcance de RFI:Muestra los RFI ordenados por alcance, permitiendo a los gestores decidir la aprobación necesaria (si la hubiera)
Recomendamos utilizar Correo electrónico en ClickUp para enviar un documento RFI a los proveedores sin mover plataformas.
3. Plantilla de contratación ClickUp
Navegue eficazmente por todo el proceso de adquisición a través de tablas, listas y documentos para diversos fines utilizando la plantilla de adquisiciones de ClickUp
Adquirir bienes de los proveedores a tiempo y en la cantidad adecuada es una tarea estresante que requiere una planificación y colaboración meticulosas. Confíe en la Plantilla de adquisiciones ClickUp para que todo el proceso sea un paseo 🌳
Cuando se trata de adquisición de materias primas esta plantilla de entorno de trabajo lo abarca todo, desde la planificación y coordinación hasta la ejecución de tareas, la aceptación de propuestas de precios supervisar el inventario y estandarizar el proceso de entrega.
Dispone de ocho vistas diferentes para controlar todas las fases críticas del aprovisionamiento. Por ejemplo, la vista Documento de procedimientos operativos estándar de aprovisionamiento es ideal para asignar roles de equipo y definir la matriz de aprobación.
Dispone de varias vistas centradas en los proveedores, como las vistas Directorio maestro de proveedores y Riesgo de los proveedores, para clasificar a sus proveedores y tener en cuenta los riesgos de entrega asociados a cada uno de ellos. Utilice la vista Nivel de proveedores para clasificar a los proveedores en función de la importancia de sus suministros para un proyecto.
La plantilla incluye un Formulario de solicitud de admisión integrado para recopilar las solicitudes de aprovisionamiento internas. Utilice estados como Abierto, En revisión, Negociación activa y Se necesitan aclaraciones para informar a su equipo de las tareas de aprovisionamiento en curso.
Personalice la plantilla para el control de tiempo, las advertencias de dependencia y el seguimiento de hitos utilizando Configuraciones de ClickApps .
4. Plantilla ClickUp del Proceso RFP
Plantilla del proceso de solicitud de propuestas de ClickUp
Listo para atraer a los propuestas de proyectos de licitadores ansiosos? En Plantilla del proceso de solicitud de propuestas de ClickUp está aquí para ayudarle Esta plantilla de tareas racionaliza los atributos del proyecto y los criterios comunes para una evaluación objetiva, haciendo que el proceso de evaluación de propuestas sea pan comido. 🌬️
Una Solicitud de Propuesta (RFP) se utiliza normalmente cuando se piden ofertas o propuestas a posibles proveedores o prestadores de servicios, detallando cómo planean ejecutar el proyecto si son seleccionados para el trabajo. Esta plantilla de tarea incorpora listas de control, expectativas y Campos personalizados para facilitar un proceso de RFP sin problemas y asegurar una asociación fiable con el proveedor.
Por lo general, puede añadir detalles clave sobre su proyecto en cinco categorías predeterminadas/a:
- Fase del proceso:Cuenta con un menú desplegable para seleccionar la fase del proceso en curso, como Redacción, Planificación o Revisión. Compruebe el progreso de sus tareas y subtareas mediante el menúfunción de progreso automático2. Presupuesto: Especifique el presupuesto asignado a toda la tarea de la RFP o a una subtarea en particular
- Anexos:Un campo de archivo que almacena las entradas y/o salidas necesarias de una subtarea
- Fecha de adjudicación:Un campo de fecha para especificar cuándo se adjudicará el contrato
- Fecha límite de propuesta: Un campo de fecha que muestra la fecha límite para presentar propuestas
Aunque la plantilla viene con una lista de control prefabricada, sus listas de control de tareas y subtareas son totalmente personalizables. Una vez que tenga sus propuestas, utilice Hitos en ClickUp para negociar y cerrar acuerdos.
5. ClickUp Plantilla de declaración de trabajo de RFP
Cree un resumen de su primer proyecto junto con su proveedor compartiendo la plantilla de declaración de trabajo de ClickUp RFP, un documento SOW prediseñado totalmente personalizable
Esbozar una Declaración de Trabajo (SOW) desde cero es todo un reto. Afortunadamente, la Plantilla de declaración de trabajo ClickUp RFP ayuda a figurar propuestas completas y profesionales en un abrir y cerrar de ojos. ⏳
Para los no iniciados, un pliego de condiciones proporciona un entendimiento compartido del proyecto entregables del proyecto y las condiciones de pago, aportando claridad y orientación al proyecto. Esta plantilla de ClickUp Doc para principiantes incluye campos prediseñados para redactar fácilmente un SOW de calidad. Comience por definir los detalles mensurables relativos al trabajo requerido, su duración, los procesos implicados y los recursos necesarios para lograr cada entregable.
Si tienes problemas para navegar por alguna sección, la guía integrada en la plantilla puede ayudarte. Por ejemplo, si no está seguro de qué añadir a la sección Autorización, el documento le sugerirá que explique si su ejecución del proyecto requiere ningún permiso de hardware o software. También puede solicitar ayuda para incorporar segmentos como derechos de autor y marcas registradas, privacidad de datos y leyes de seguridad relevantes para su sector.
ClickUp ofrece compatibilidad con IA para una gran variedad de aplicaciones tareas de escritura . Pruebe el ClickUp AI función para generar rápidamente SOWs, lanzamientos y propuestas con un tono y estilo específicos.
Esta plantilla le permite tanto a usted como a su proveedor editar la Declaración de Trabajo (SOW) juntos y hacer revisiones en tiempo real a través de un enlace compartible.
6. Plantilla de POE de ClickUp para la compra de materias primas
Redacte fácilmente un Procedimiento Operativo Estándar para la obtención de materiales para su empresa rellenando las secciones predefinidas con la Plantilla de POE para la Compra de Materias Primas de ClickUp
En Plantilla POE de ClickUp para la compra de materias primas es otra de las opciones de nuestra lista. Ayuda a mantener las relaciones con los proveedores, gestionar los flujos de trabajo de compra y optimizar los niveles de inventario con entregas puntuales y gestión de residuos.
Esta plantilla le permite definir las procedimiento operativo estándar (POE) para mantener un suministro constante de materias primas, promoviendo la eficacia operativa con discrepancias mínimas.
Utilice las secciones predefinidas de esta plantilla para redactar su POE de forma eficaz. Puede indicar la finalidad y el ámbito de aplicación. A continuación, describa los pasos precisos del pedido en la sección Procedimiento.
Si delega la tarea de adquisición, le recomendamos que ajuste los proveedores preferidos, la cantidad deseada y el coste presupuestado para evitar malentendidos. El marco incluye una sección de preguntas frecuentes personalizable al final de la plantilla.
Puede guardar esta plantilla en Documentos de ClickUp para facilitar el acceso a todo el equipo o adjuntarlo a contratos con proveedores o vendedores con sólo unos clics. Una vez que coloque un pedido seguimiento de su progreso en Paneles de ClickUp mediante etiquetas de estado como Pedido realizado, En espera de aprobación y Materiales recibidos. Puede utilizar Automatizaciones en ClickUp para recibir notificaciones en situaciones críticas como niveles bajos de inventario y retrasos en las entregas.
7. Plantilla de formulario de pedido de suministros ClickUp
Realice un seguimiento de los pedidos de suministros y controle los plazos de entrega en un solo lugar con la plantilla de formulario de pedido de suministros de ClickUp
¿Tiene varios pedidos a la vez? Agilice el proceso de pedido de suministros con la plantilla Plantilla de formulario de pedido de suministros ClickUp . 🎁
Esta plantilla pretende simplificar la carga administrativa que conllevan los ciclos de pedido complejos. Sirve tanto para proveedores como para compradores. Dispones de una Guía de introducción que te enseña a navegar por esta herramienta repleta de funciones, a organizar el inventario y la logística de entrega y a colaborar con los proveedores.
La plantilla le proporciona un Formulario de pedido de suministros para facilitar la entrada de datos. Rellene campos con información como el número de pedido, los datos del solicitante y del proveedor, el departamento y el tipo de suministro.
Haga un seguimiento del flujo de sus pedidos de suministros/compras con estas prácticas etiquetas de estado:
- Nueva solicitud
- Pagado
- Enviar al proveedor
- Añadido al inventario
- Completada
- Rechazado
- Factura recibida
- Para aprobación
- En tránsito
- Suministros recibidos
Si es proveedor, abra la vista Lista de nuevos pedidos de la plantilla para ver los últimos pedidos agrupados por su estado. También puede obtener visibilidad de los pedidos por departamento y realizar un seguimiento de las fechas límite de pago.
8. Plantilla de solicitud de información sobre cultura de la seguridad
Redacte y comparta RFIs, adjunte imágenes para una referencia más clara, y elija a su proveedor sin esfuerzo usando la plantilla de solicitud de información de cultura de seguridad
Los documentos RFI para trabajos de construcción requieren preguntar sobre multitud de especificaciones y referencias de proyectos anteriores. La plantilla de solicitud de información sobre cultura de seguridad puede ayudarle a buscar datos con referencias adecuadas para elementos como los planos propuestos, los permisos de construcción y cuestiones de salud y seguridad.
Esta plantilla fácil de usar contiene campos predeterminados, como el número de RFI, la fecha de solicitud y el ID del proyecto, que puede utilizar para facilitar la colaboración con las partes interesadas del proyecto. Ofrece una sección dedicada a la Panorámica de la RFI, que permite incluir referencias de texto e imágenes.
En cuanto a las preguntas de la RFI, puede ser tan detallado como desee. Para utilizar esta plantilla, debe registrarse en la plataforma Safety Culture (antes iAuditor).
Una vez que tenga su cuenta, podrá localizar fácilmente un RFI específico buscando su ID único. Además, puede enviar la plantilla de RFI como informe en PDF, exportarla a Word, Excel, Hojas de cálculo de Google y Documentos de Google, o asignarla a un destinatario externo por correo electrónico. ✉️
9. Plantilla Word de solicitud de informes (RFI) de TemplateLab
Utilice esta plantilla de Word para crear RFIs personalizables para diferentes escenarios de requisición
Si está buscando un RFI muy detallado con secciones comunes, aproveche la plantilla de Word de solicitud de informe de información (RFI) de TemplateLab.
Esta plantilla de Word de ocho páginas consta de las secciones estándar junto con títulos, subtítulos, una tabla de contenidos y una página de portada de aspecto formal. Pendiente sólo tiene que sustituir el texto escrito en rojo para personalizar la plantilla a su intención.
Esta plantilla le servirá de guía paso a paso para redactar una solicitud de manifestaciones de interés detallada. Incluye instrucciones para abordar secciones esenciales como el propósito de la solicitud de manifestaciones de interés, los objetivos, los antecedentes, la descripción del sistema actual y el problema, la información solicitada y la información técnica.
Además, es totalmente personalizable, lo que le permite cambiar el estilo, tamaño y color de la fuente, añadir tablas e insertar imágenes para garantizar la claridad.
10. Word La mejor plantilla completa de RFI por RFP360
Utilice esta plantilla de Word para crear solicitudes de manifestaciones de interés personalizables para diferentes escenarios de solicitud
Si no le gustan las plantillas largas y prolijas, la plantilla Word Best All-Around RFI de RFP360 puede resultarle atractiva.
Tanto si busca información sobre servicios de consultoría como si tiene en mente un proyecto concreto que requiere ayuda, esta plantilla de Plantilla RFP es su herramienta para transmitir eficazmente los requisitos a los proveedores en un formato conciso.
La plantilla le permite personalizar su RFI a través de cinco secciones:
- Información sobre la empresa: Ofrezca información sobre su organización o tipo de sector
- Requisitos del proveedor: Describa las especificaciones y aptitudes que busca en los posibles proveedores
- Descripción del proyecto: Proporcione detalles sobremetas del proyecto y una panorámica del reto
- Directrices de envío: Especifique claramente cómo desea recibir y dar formato a las respuestas
- Información solicitada: Formular una serie de preguntas que profundicen en la empresa del proveedor, su experiencia, la solución propuesta y los precios
Agilice el proceso de pedido de suministros
Si se encuentra en un entorno competitivo centrado en los proveedores, las RFI de calidad le proporcionan una ventaja estratégica como empresa. Crea una buena primera impresión y le ayuda a encontrar socios dignos. Por suerte, redactar y enviar formularios de RFI de primera calidad es pan comido con nuestras plantillas de la lista.
Puede echar un vistazo a la plantilla Biblioteca de plantillas ClickUp para encontrar más de 1.000 plantillas multiuso diseñadas para optimizar las operaciones de su empresa. 🦸