¿Los proveedores le ignoran? No es culpa suya, es culpa de su solicitud de información. 🤷
Ningún proyecto comienza con todo el equipo y los suministros necesarios ya disponibles. Para obtener un hardware específico o un nuevo software, debe seguir el proceso de adquisición estándar, que comienza con la solicitud de información a los proveedores o prestadores de servicios.
Para formalizar el proceso, primero debe enviar un documento de solicitud de información (RFI) al proveedor, que lo utilizará para determinar si desea trabajar con usted.
Las plantillas de solicitud de información son esenciales si desea causar una buena impresión a los proveedores con un aspecto y un tono más profesionales. Contar con un proceso estandarizado para su documento de solicitud de información también garantiza el éxito de los procesos de adquisición de su equipo y el suyo propio.
Estos documentos tienen campos prediseñados para recopilar datos de manera formal, lo que agiliza y facilita el proceso de recopilación de información para ambas partes. ¿No sabe dónde encontrar la plantilla perfecta? ¡Nosotros nos encargamos!
Hemos seleccionado las 10 plantillas de solicitud de información más funcionales que harán que la comunicación con los proveedores sea pan comido.
¿Qué es una solicitud de información?
Una solicitud de información es un documento formal utilizado por los gestores de proyectos y tareas, así como por los equipos de planificación, para preguntar a los posibles proveedores si tienen la capacidad de proporcionar los servicios o materiales necesarios para un proyecto concreto.
El documento también se puede utilizar para solicitar información sobre un producto, elemento o servicio que ya se haya adquirido. La mayoría de las solicitudes de información se clasifican en estas cinco categorías:
- Nombre e información de contacto de la empresa solicitante.
- Una panorámica del proyecto que necesita los suministros.
- Consultas sobre el producto o servicio prospectado (capacidades del producto, experiencia y precios) ❓
- Fecha límite para enviar las respuestas.
- Instrucciones contextuales
Por lo general, se envía la solicitud de información a varios proveedores y se crean listas de proveedores para recopilar información y comparar opciones en función de los criterios de selección. Dado que los proveedores pueden responder en el mismo documento, este sirve como registro del intercambio de información.
Por qué necesita una plantilla de solicitud de información
Para redactar una hoja de solicitud de información perfecta, debe estar concentrado y ser preciso. Por eso, los gerentes expertos confían en plantillas de solicitud de información elaboradas por expertos para que el trabajo pesado quede pendiente. 🏋️
Una plantilla de solicitud de información agiliza el proceso de solicitud de información a los proveedores. Sigue una estructura formalizada para extraer la información. Sus secciones definidas garantizan la coherencia, la claridad y la concisión en su comunicación externa y le ahorran tiempo y esfuerzo.
El uso de plantillas de solicitud de información ofrece numerosas ventajas, entre las que se incluyen:
- Personalización: Son fácilmente editables para adaptarse a los requisitos únicos de cada escenario de adquisición, al tiempo que mantienen un marco uniforme.
- Fácil comparación: los formatos estandarizados simplifican el proceso de comparación de las respuestas de los proveedores, lo que agiliza la selección.
- Documentación: Las plantillas facilitan el seguimiento de todas las conversaciones que mantienes con los proveedores, ya que sirven como descripción detallada o prueba de que has tomado tu decisión de forma justa.
- Reducción de costes: ayudan a reducir los costes administrativos asociados a las operaciones de adquisición al agilizar el proceso de solicitud de información.
10 plantillas y formularios de RFI útiles que puede probar
Hay una gran variedad de plantillas de RFI disponibles en línea, ¡y hemos recopilado las mejores para usted! Tenemos opciones fáciles de usar de proveedores líderes como ClickUp y TemplateLab. Eche un vistazo más de cerca a sus funciones exclusivas a continuación. 👀
1. Plantilla estándar de solicitud de información de ClickUp
Manténgase centrado y organizado en cualquier iniciativa de solicitud de información o proceso de adquisición con la plantilla estándar de solicitud de información de ClickUp. Esta plantilla versátil y gratuita le ayuda a recopilar datos de todo tipo de proveedores, mantener las respuestas centralizadas y realizar comparaciones justas y fluidas. ⚖️
Para utilizar el documento, solo tiene que descargarlo y crear un formulario de solicitud de información para proveedores potenciales. Añada tantos detalles como desee, como el nombre del solicitante, el departamento y la fecha límite. Envíe el formulario y realice el seguimiento a través de estados como Nueva solicitud, Confirmación, Cancelada, Completada y Entregada. Compare las respuestas recibidas a través de múltiples vistas personalizables.
La vista Lista de solicitudes muestra las solicitudes de información organizadas por categoría, como Problema, Sugerencia y Modificación. También existe la vista Tablero de procesos de solicitud de información, que representa visualmente las solicitudes como tarjetas en un tablero Kanban. Estas tarjetas se agrupan por estado y prioridad para una mejor visualización de las tareas.
Mueva una solicitud de una fase a otra con una sencilla herramienta de arrastrar y soltar. O establezca criterios de evaluación en todos sus estados para agilizar el proceso.
En la vista Calendario de entregas , la atención se centra principalmente en las fechas límite de cada solicitud, lo que le permite ver rápidamente qué se ha cumplido y qué se ha pasado por alto. Puede reprogramar los plazos haciendo clic en el botón Plazo de la pantalla.
2. Plantilla de solicitud de información de ClickUp
¿Busca una forma sencilla de recopilar datos de proveedores o contratistas con mayor claridad? No busque más: la plantilla de solicitud de información de ClickUp es un potente formulario de solicitud de información diseñado específicamente para crear un proceso de recopilación de información fácil de seguir y coherente. 🧐
Utilice esta plantilla para recopilar fácilmente datos de los proveedores, como cualificaciones, materiales y precios. Puede gestionar los datos de varios contratistas a través de una única interfaz y realizar el seguimiento del progreso con actualizaciones en tiempo real, como cambios en la programación, tiempos de respuesta o precios.
Esta función resulta especialmente útil en sectores como la construcción y la fabricación, donde los frecuentes cambios en los costes pueden causar estragos en los presupuestos. Realice el seguimiento de las respuestas a las solicitudes de información a través de cuatro vistas intuitivas:
- Vista del formulario de envío de RFI: ayuda a verificar los detalles de la RFI, como el título y la descripción, el nombre del proyecto, el alcance y la prioridad.
- Vista Lista de registros de RFI: proporciona un resumen de todos sus datos de RFI agrupados por estado y ofrece campos personalizados para respuesta, cambio en el coste y cambio en el cronograma.
- Vista del tablero del proyecto: Muestra las solicitudes de información agrupadas por nombre de proyecto, lo que mejora la correspondencia entre departamentos.
- Vista Tabla del alcance de la solicitud de información: muestra las solicitudes de información ordenadas por alcance, lo que permite a los gerentes decidir la aprobación necesaria (si la hay).
Recomendamos utilizar el correo electrónico en ClickUp para enviar un documento de solicitud de información a los proveedores sin cambiar de plataforma.
3. Plantilla de compras de ClickUp
Adquirir productos de los proveedores a tiempo y en la cantidad adecuada es una tarea estresante que requiere una planificación y una colaboración meticulosas. ¡Confíe en la plantilla de adquisiciones de ClickUp para que todo el proceso sea pan comido! 🌳
Cuando se trata de adquirir materias primas, esta plantilla de entorno de trabajo cubre todo, desde la planificación y la coordinación hasta la ejecución de tareas, la aceptación de propuestas de precios, la supervisión del inventario y la estandarización del proceso de entrega.
Incluye ocho vistas diferentes que le permiten controlar todas las fases críticas del proceso de adquisición. Por ejemplo, la vista «Documento de procedimientos operativos estándar de adquisición» es ideal para asignar roles al equipo y definir la matriz de aprobación.
Obtendrá varias vistas centradas en los proveedores, como el Directorio maestro de proveedores y las vistas de Riesgo de proveedores, para clasificar a sus proveedores y tener en cuenta los riesgos de entrega asociados a cada uno de ellos. Utilice la vista Nivel de proveedores para clasificar a los proveedores según la importancia de sus suministros para un proyecto.
La plantilla incluye un formulario de solicitud de admisión integrado para recopilar las solicitudes de adquisición internas. Utilice estados como «Abierto», «En revisión», «Negociación activa» y «Se necesita aclaración» para mantener a su equipo al día sobre las tareas de adquisición en curso.
Personalice la plantilla para el control de tiempo, las advertencias de dependencia y el seguimiento de hitos utilizando las configuraciones de ClickApp.
4. Plantilla de proceso de solicitud de propuestas de ClickUp
¿Listo para recibir las propuestas de proyecto de los licitadores más entusiastas? ¡La plantilla de proceso de solicitud de propuestas de ClickUp está aquí para ayudarte! Esta plantilla de tareas optimiza los atributos del proyecto y los criterios comunes para la evaluación objetiva, lo que facilita el proceso de evaluación de propuestas. 🌬️
Una solicitud de propuesta (RFP) se utiliza normalmente para solicitar ofertas o propuestas a proveedores o prestadores de servicios potenciales, detallando cómo planean ejecutar el proyecto si son seleccionados para el trabajo. Esta plantilla de tarea incorpora listas de control, expectativas y Campos personalizados para facilitar un proceso de RFP fluido y garantizar una asociación fiable con los proveedores.
Por lo general, puede añadir detalles clave sobre su proyecto en cinco categorías predeterminadas:
- Fase del proceso: Incluye un menú desplegable para seleccionar la fase del proceso en curso, como Redacción, Planificación o Revisión. Compruebe el progreso de sus tareas y subtareas utilizando la función de progreso automático.
- Presupuesto: especifique el presupuesto asignado para toda la tarea de solicitud de propuestas o para una subtarea concreta.
- Adjuntos: Un campo de archivo que almacena las entradas y/o salidas necesarias de una subtarea.
- Fecha de adjudicación: Campo de fecha para especificar cuándo se adjudicará el contrato.
- Fecha límite de la propuesta: un campo de fecha que muestra la fecha límite para enviar las propuestas.
Aunque la plantilla incluye una lista de control predefinida, sus listas de tareas y subtareas son totalmente personalizables. Una vez que tenga sus propuestas, utilice Hitos en ClickUp para negociar y cerrar acuerdos.
5. Plantilla de declaración de trabajo para solicitud de propuestas de ClickUp
Redactar una declaración de trabajo (SOW) desde cero es todo un reto. Afortunadamente, la plantilla de declaración de trabajo RFP de ClickUp ayuda a elaborar propuestas completas y profesionales en muy poco tiempo. ⏳
Para los no iniciados, un SOW proporciona una comprensión común de los resultados del proyecto y las condiciones de pago, lo que añade claridad y orientación al proyecto. Esta plantilla de ClickUp Doc, fácil de usar para principiantes, incluye campos prediseñados para redactar fácilmente un SOW de calidad. Empiece por definir los detalles cuantificables relativos al trabajo requerido, su duración, los procesos implicados y los recursos necesarios para alcanzar cada resultado.
Si tiene dificultades para navegar por una sección, la guía integrada en la plantilla puede ayudarle. Por ejemplo, si no está seguro de qué añadir a la sección «Autorización», el documento le sugerirá que explique si la ejecución de su proyecto requiere algún permiso de hardware o software. También puede solicitar ayuda para incorporar segmentos como derechos de autor y marcas comerciales, privacidad de datos y leyes de seguridad relevantes para su sector.
ClickUp ofrece compatibilidad con IA para una variedad de tareas de redacción. Pruebe la función de ClickUp AI para generar rápidamente SOW, presentaciones y propuestas con un tono y estilo específicos.
Esta plantilla le permite tanto a usted como a su proveedor realizar la edición conjunta de la declaración de trabajo (SOW) y realizar revisiones en tiempo real a través de un enlace compartible.
6. Plantilla POE de ClickUp para la compra de materias primas
La plantilla POE de ClickUp para la compra de materias primas es otra opción fácil de usar para las compras que figura en nuestra lista. Ayuda a mantener las relaciones con los proveedores, gestionar los flujos de trabajo de compra y optimizar los niveles de inventario con entregas puntuales y gestión de residuos.
Esta plantilla le permite definir el procedimiento operativo estándar (POE) para mantener un suministro constante de materias primas, promoviendo la eficiencia operativa con mínimas discrepancias.
Utilice las secciones predefinidas de esta plantilla para redactar su POE de forma eficaz. Puede indicar el propósito y el alcance. A continuación, describa los pasos precisos para realizar el pedido en la sección Procedimiento.
Si delega la tarea de adquisición, le recomendamos que establezca normas para los proveedores preferidos, la cantidad deseada y el coste presupuestado para evitar malentendidos. El marco incluye una sección de preguntas frecuentes personalizable al final de la plantilla.
Puede almacenar esta plantilla en ClickUp Docs para facilitar el acceso a todo el equipo o adjuntarla a los contratos de proveedores o vendedores con solo unos clics. Una vez que haya realizado un pedido de compra, realice el seguimiento del progreso en los paneles de ClickUp mediante etiquetas de estado como Pedido realizado, En espera de aprobación y Materiales recibidos. Puede utilizar las automatizaciones de ClickUp para recibir notificaciones en situaciones críticas, como niveles bajos de inventario y retrasos en las entregas.
7. Plantilla de formulario de pedido de suministro de ClickUp
¿Recibes varios pedidos a la vez? Optimiza el proceso de pedidos de suministro con la plantilla de formulario de pedido de suministro de ClickUp. 🎁
Esta plantilla tiene como objetivo simplificar la carga administrativa que conllevan los ciclos de pedidos complejos. Funciona tanto para proveedores como para compradores. Obtendrá una guía de inicio que le mostrará cómo navegar por esta herramienta repleta de funciones, organizar el inventario y la logística de entrega, y colaborar con los proveedores.
La plantilla le proporciona un formulario de pedido de suministro sencillo para facilitar la introducción de datos. Rellene los campos con información como el número de pedido de suministro, la información del solicitante y del proveedor, el departamento y el tipo de suministro.
Realice un seguimiento del flujo de sus pedidos de suministro/compra con estas prácticas etiquetas de estado:
- Nueva solicitud
- De pago
- Enviar al proveedor
- Añadido al inventario
- Completada
- Rechazado
- Factura recibida
- Para aprobación
- En tránsito
- Suministros recibidos
Si es proveedor, abra la vista Lista de nuevos pedidos en la plantilla para ver las últimas solicitudes de pedidos agrupadas por su estado. También puede obtener visibilidad de los pedidos por departamento y realizar el seguimiento de las fechas límite de los pagos.
8. Plantilla de solicitud de información sobre cultura de seguridad
Los documentos de solicitud de información para trabajos de construcción requieren preguntar sobre una multitud de especificaciones y referencias de proyectos anteriores. La plantilla de solicitud de información sobre cultura de seguridad puede ayudarle a buscar datos con referencias adecuadas para elementos como planos propuestos, permisos de construcción y cuestiones de salud y seguridad.
Esta plantilla fácil de usar contiene campos predeterminados como el número de solicitud de información, la fecha de la solicitud y el ID del proyecto, que puede utilizar para facilitar la colaboración con las partes interesadas del proyecto. Ofrece una sección dedicada a la descripción general de la solicitud de información, que permite incluir referencias de imágenes y texto.
En lo que respecta a las preguntas de la solicitud de información, puede ser tan detallado como desee. Para utilizar esta plantilla, debe registrarse en la plataforma Safety Culture (antes iAuditor).
Una vez que tenga su cuenta, podrá ubicar fácilmente una solicitud de información específica buscando su ID único. Además, puede enviar la plantilla de solicitud de información como un informe PDF, exportarla a Word, Excel, Hojas de cálculo de Google y Documentos de Google, o asignarla a un destinatario externo por correo electrónico. ✉️
9. Plantilla de informe de solicitud de información (RFI) de Word de TemplateLab
Si busca una solicitud de información muy detallada con secciones estándar comunes, aproveche la plantilla de Word para solicitudes de información (RFI) de TemplateLab.
Esta plantilla de Word de ocho páginas consta de las secciones estándar, junto con títulos, subtítulos, un índice y una portada de aspecto formal. Solo tiene que sustituir el texto escrito en rojo para personalizar la plantilla según sus necesidades.
Esta plantilla sirve como guía paso a paso para redactar una solicitud de información detallada. Obtendrá instrucciones para abordar secciones esenciales como el propósito de la solicitud de información, los objetivos, los datos de referencia, la descripción del sistema actual y el problema en cuestión, la información solicitada y la información técnica.
Además, son totalmente personalizables, lo que le permite cambiar el estilo, el tamaño y el color de la fuente, añadir tablas e insertar imágenes para garantizar la claridad.
10. Plantilla de solicitud de información más completa de Word, de RFP360.
Si no le gustan las plantillas largas y prolijas, la plantilla Word Best All-Around RFI Template de RFP360 puede resultarle interesante.
Tanto si busca información sobre servicios de consultoría como si tiene en mente un proyecto concreto que requiere asistencia, esta plantilla de solicitud de propuestas es su herramienta para transmitir eficazmente los requisitos a los proveedores en un formato conciso.
La plantilla le permite personalizar su solicitud de información a través de cinco secciones:
- Información sobre la empresa: Ofrezca información sobre su organización o tipo de industria.
- Requisitos del proveedor: describa las especificaciones/habilidades que busca en los proveedores potenciales.
- Descripción del proyecto: Proporcione detalles sobre las metas del proyecto y una panorámica del reto.
- Directrices para el envío: Especifique claramente cómo desea recibir y tener el formato de las respuestas.
- Información solicitada: haga una serie de preguntas que profundicen en la empresa del proveedor, su experiencia, la solución propuesta y los precios.
¡Optimice el proceso de pedidos de suministro!
Si se encuentra en un entorno competitivo centrado en los proveedores, las solicitudes de información de calidad le proporcionan una ventaja estratégica como empresa. Crean una buena primera impresión y le ayudan a encontrar socios valiosos. Afortunadamente, redactar y enviar formularios de solicitud de información de primera calidad es muy fácil con nuestras plantillas.
Puede echar un vistazo a la biblioteca de plantillas de ClickUp para encontrar más de 1000 plantillas multiuso diseñadas para optimizar las operaciones de su empresa. 🦸